DGT-R-034-2011

Publicado en La Gaceta No. 209 del 01 de noviembre del 2011
HACIENDA
DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN
No. DGT-R-034-2011.- San José, a las doce horas del dieciocho de octubre del
dos mil once.
Considerando:
I.- Que el artículo 99 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios
faculta a la Administración Tributaria, para dictar normas generales para la
correcta aplicación de las leyes tributarias dentro de los límites que fijen las
disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
II.- Que de conformidad con los artículos 251 y siguientes y 303 del Código de
Comercio, los libros legales que están obligados a llevar los comerciantes que
cita el artículo 5º del Código de Comercio y corredores de bolsa deben ser
legalizados por la Dirección General de Tributación. Asimismo, los artículos 51
de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, así como el
artículo 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, disponen la
obligatoriedad de los contribuyentes de llevar libros de contabilidad y otros
registros, debidamente legalizados.
III.- Que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos,
Ley Nº 8454 del 30 de agosto del 2005, dispone en su artículo 1º que esta ley
es aplicable a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o
privados, salvo disposición legal en contrario, o que la naturaleza o los
requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles.
Asimismo, añade que el Estado queda expresamente facultado para utilizar los
documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.
IV.- Que esa misma ley establece en su artículo 3, que cualquier manifestación
con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un
medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los
documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos; y que
en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a
un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los
electrónicos como los físicos.
V.- Que el artículo 5º de la Ley Nº 8454 establece los casos de excepción de
los actos que no se podrán consignar en documentos electrónicos. Dichos
supuestos no son aplicables a la obligación legal establecida en los artículos
251 y 252 del Código de Comercio, 51 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y
53 de su Reglamento, así como del artículo 128 del Código de Normas y
Procedimientos Tributarios.
VI.- Que en ese mismo sentido, según Pronunciamiento Nº C-077-2011, de
fecha 5 de abril del 2011, emitido por la Procuraduría General de la República,
a partir del artículo 3º de la Ley de Firma Digital y Certificados Digitales, el
ordenamiento costarricense claramente reconoce que existe equivalencia
funcional entre documento físico o en papel y los documentos electrónicos o
digitales.
VII.- Que de igual manera, el órgano procurador, considera que dicho artículo
obliga a interpretar cualquier norma jurídica en que se haga referencia a un
documento, como comprensiva tanto al documento electrónico como al físico.
VIII.- Que de conformidad con la resolución Nº DGT-R-027-201 de las nueve y
quince horas del trece de setiembre del dos mil once, se estableció que
respecto a los libros que regula el Código de Comercio en su artículo 252,
cuando se dispusiera de las tecnologías que garanticen la inalterabilidad y
fiabilidad de los soportes electrónicos, la aplicación de los principios que
conforman la Ley Nº 8454, el reconocimiento de la equivalencia funcional, la
calificación jurídica y fuerza probatoria de los documentos electrónicos,
establecidos en los artículos 2, 3, 4 y 6 de esta misma ley, la Administración
Tributaria establecería un sistema de registro de estos libros legales
electrónicos, que garantice el registro y validación de tales libros y que luego
de múltiples consultas técnicas tanto con el Registro Nacional como con el
Programa de Gobierno Digital que ha desarrollado las plataformas tecnológicas
mediante las cuales se pueda constituir por medios electrónicos una persona
jurídica en Costa Rica, se ha llegado a la conclusión de que se cuenta con los
medios tecnológicos y con el respaldo legal para autorizar la legalización de
libros legales llevados por medios electrónicos y establecer un sistema de
registro confiable de las personas jurídicas que deseen acogerse a este
sistema, logrando con ello igualmente que toda sociedad mercantil que nazca a
la vida jurídica, cuente con la legalización de libros por parte de esta
dependencia.
IX.- Que con fundamento en las normas anteriores, es posible jurídicamente
que los libros que están obligados a legalizar los contribuyentes, puedan ser
llevados en forma electrónica, de conformidad con las políticas que promueven
la conservación y la protección del ambiente; así como la simplificación de los
trámites administrativos, a fin de racionalizar las gestiones que realizan los
particulares ante la Administración Pública y lograr mayor celeridad y
funcionalidad en la tramitación, reduciendo los gastos operativos, de
conformidad con la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y
Trámites Administrativos, Ley Nº 8220 del 4 de marzo del 2002. Por tanto,
RESUELVE:
Artículo 1.- Libros en formato digital legalizados por la Dirección
General de Tributación. Podrán ser llevados en formato digital todos los
libros sociales y comerciales que esta Dirección debe legalizar, establecidos por
el artículo 53 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en
concordancia con el artículo 51 de dicha Ley, así como los artículos 251 y
siguientes, y 303 del Código de Comercio, a saber: Diario, Mayor, Inventarios
y Balances, Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administración,
Registro de obligaciones, Registro de socios y el libro de Registro de los
corredores jurados.
Artículo 2.- Solicitud de legalización y asignación de número de registro.
Se entenderá cumplida la prestación tributaria de legalización de los libros
digitales indicados en el artículo 1° de esta resolución una vez que la
Administración Tributaria proporcione un número de registro o entrada
electrónica que será asignado al solicitante. A partir de la fecha de asignación
de ese número, el mismo deberá consignarse en cada uno de los folios de los
libros digitales legalizados.
Tanto quienes legalicen libros digitales por primera vez, como quienes hayan
legalizado libros físicos, que opten por cambiarlos a soportes electrónicos,
podrán solicitarlo mediante la presentación del formulario D-406 “Solicitud de
legalización de libros” ante la Administración Tributaria competente, en el que
se indique claramente sobre el carácter digital de los libros.
Artículo 3.- Fuerza probatoria de los libros digitales legalizados. Una vez
legalizados, los libros referidos en el artículo 1° de esta resolución, tendrán la
fuerza probatoria en las mismas condiciones que los documentos físicos.
Artículo 4.- Conservación del soporte electrónico. De conformidad con el
artículo 6º de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos
Electrónicos Nº 8454, estos libros se conservarán por el plazo establecido por
ley, en soporte electrónico, con la aplicación de las medidas de seguridad
necesarias para garantizar su inalterabilidad y para posibilitar su acceso o
consulta posterior.
Artículo 5.- Contenido de los libros digitales. El contenido de los libros que
se conserven en soporte electrónico deberá constituir fiel respaldo de los actos
que por ley deban consignarse en ellos. Los contribuyentes podrán escoger el
formato de libro que mejor se avenga a sus intereses y consignar en cada
folio, sea este electrónico o de papel, el número de entrada o registro
electrónico otorgado por la Administración Tributaria como razón de
legalización. Las actas de los libros que se lleven en soporte electrónico,
deberán ir firmadas digitalmente.
Artículo 6.- Cancelación de timbres. La facultad de optar por el uso de
registros electrónicos como soporte de los libros legales, no exime de la
cancelación de los timbres que por ley correspondan a la legalización de
libros. La cancelación de los timbres deberá efectuarse mediante formulario
de Entero de Gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado
“Solicitud de legalización de libros”. Igualmente, se admitirán medios de
pago electrónico de las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al
formulario indicado, la impresión de los comprobantes respectivos.
Artículo 7.- Los contribuyentes que continúen utilizando sus libros legalizados
en la forma física tradicional u opten por utilizar los libros indicados en el
artículo 1° de esta resolución de esta forma, deberán estarse a lo dispuesto en
la Resolución Nº 09-2010 de las 11:15 horas del 13 de mayo de 2010 y sus
reformas.
Artículo 8.- Modificación de la resolución DGT-09-2010, de las once horas
quince minutos del trece de mayo del dos mil diez, de la siguiente manera:
Capítulo II: Se cambia su nombre a: “Requisitos para la legalización de
libros empastados y foliados”
Refórmense los siguientes artículos para que se lean:
Artículo 2.- Requisitos.
1.
…
2.
Se entenderá por cumplida la prestación tributaria de legalización de los
libros una vez que la Administración Tributaria proporcione un número de
autorización que será asignado al solicitante. A partir de la fecha de su
asignación, deberá consignarse ese número en la razón de legalización de cada
uno de los libros legalizados. Por lo tanto no será necesario aportar dichos
libros ante la Administración Tributaria, para su respectiva legalización.
3.
…
4.
…
5.
…
6.
… Eliminado.
7.
…
Párrafo último:
La cancelación de los timbres deberá efectuarse mediante formulario de Entero
de Gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado “Solicitud de
legalización de libros”. Igualmente, se admitirán medios de pago electrónico de
las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la
impresión de los comprobantes respectivos.
Artículo 3.- Requisitos para cada tipo de gestión:
a.
Renovación de libros: En el caso de los libros por cerrar se deberá
consignar en el folio siguiente al último utilizado, el número de autorización
otorgado por la Administración Tributaria, para este trámite. De igual manera
para los nuevos libros deberá indicarse dicho número en el primer folio.
b.
Transformación de libros (cuando tratándose de sociedades se modifica
la razón o denominación social): los libros a transformar deberán llevar
consignado el número de autorización otorgado por la Administración
Tributaria, en el folio siguiente al último utilizado con el nombre o razón social
anterior.
Para este trámite no se requiere aportar timbres. Las sociedades
inscritas deben realizar de previo, el cambio de la razón o denominación social
en el Registro de Contribuyentes mediante el formulario D-140.
c.
Cierre de libros: aquellos libros para los que se solicite la autorización
del cierre respectivo, deberán llevar consignado el número de autorización
otorgado por la Administración Tributaria en el folio siguiente al último
utilizado. En caso de que existieran más folios en blanco, el interesado deberá
trazar en cada uno de ellos una línea diagonal con tinta de un extremo al otro.
d.
Libros legales en hojas sueltas: Se autoriza el uso de hojas sueltas en la
legalización de los libros de actas de Asamblea de Socios, actas de Junta
Directiva y Registro de Socios.
Se entenderá por cumplida la obligación de legalización de los libros que se
lleven bajo esta modalidad, tanto para los sujetos pasivos que ya se
encuentren debidamente registrados como para quienes se registren por
primera vez, una vez cumplida la presentación del formulario D-406 “Solicitud
de legalización de libros” o mediante un simple escrito dirigido a la
Administración Tributaria, para lo cual esta proporcionará un número de
registro o entrada electrónica que será notificado al solicitante y que deberá
consignarse a partir de determinada esa fecha en cada uno de los folios de los
libros indicados.
Cada folio, deberá contener además del número asignado por la Administración
Tributaria, un número consecutivo que garantice la secuencia ordenada de los
mismos, así como el nombre o razón social y el número de cédula jurídica.
En el momento en que se cierre un libro de actas en hojas sueltas, este deberá
ser encuadernado y empastado para su debida conservación.
No será necesario que el interesado aporte ante la Administración Tributaria
las hojas sueltas para su legalización o cierre.
Se modifica el nombre del artículo 6º y su contenido para que se lea de la
siguiente manera:
Artículo 6.- Razón de legalización: Todos los libros indicados en el artículo 5º
de la presente resolución, deberán llevar en el folio1, la razón de legalización
preimpresa, en la cual deben detallarse todos los datos requeridos en la
misma. El interesado deberá transcribir en el espacio correspondiente al Nº de
asiento el número de autorización otorgado por la Administración, así como el
tipo de trámite autorizado por la misma.
Como una forma de garantizar el servicio de legalización a todos aquellos que
así lo soliciten, la Administración recibirá un máximo de tres solicitudes por
interesado o autorizado. En caso de que se requiera presentar más de tres
solicitudes de legalización, el encargado del Área de Servicio de cada
Administración Tributaria tomará las acciones administrativas correspondientes
para dar cumplimiento a los principios fundamentales del servicio público, en
cuanto a la eficiencia, continuidad, igualdad y adaptación al cambio legal
imperante.
Elimínense los artículos 7 y 8.
Artículo 9.- Derogatoria. Deróguese la resolución Nº DGT-R-027-2011 de las
nueve horas y quince minutos del trece de setiembre de dos mil once.
Artículo 10.- Vigencia. Rige a partir de su publicación.
Transitorio I.- En el momento en que se materialice la digitalización de la
solicitud de constitución de una sociedad por medio de Gobierno Digital,
quedará implícita la legalización de los libros digitales para aquellos
interesados que planteen dicha solicitud por este medio, para lo cual la
Administración Tributaria aplicará lo establecido en el artículo 2 de la presente
Resolución, y proporcionará un número de registro o entrada electrónica que
será notificada al solicitante y a partir de tal fecha, dicho número deberá
consignarse en cada uno de los folios de los libros legalizados por este medio.
Transitorio II.- Aquellas solicitudes de legalización de libros que se hubieren
presentado con anterioridad a la vigencia de la presente resolución y
estuvieren pendientes de resolver al momento de su publicación, deberán
tramitarse conforme con los presupuestos establecidos en la resolución DGT09-2010 supra citada. Las administraciones tributarias tendrán un plazo de 15
días, para entregar los libros a legalizar con que cuenten en ese momento.
Publíquese.- Francisco Villalobos Brenes, Director General.- 1 vez.- O. C.
Nº 11138.- Solicitud Nº 2352.- C-121720.- (IN2011084285).