Documento Archivístico digital

Archivos Digitales
Cláudia Lacombe Rocha
Arquivo Nacional
XIII Reunión de la Red de Archivos
Diplomáticos Iberoamericanos
Asunción - Paraguay – 13 de septiembre de 2011
Legado archivístico digital
El avance de la tecnología de la información ha traído consigo un
aumento en la producción, procesamiento, circulación y
almacenamiento de información en una escala nunca antes vista.
Textos
Hojas de cálculo
Imágenes fijas y en movimiento
Documentos sonoros
Mapas y proyectos de ingeniería
Bases de datos
etc
No toda la información que circula es documento archivístico,
pero una gran parte de ella es.
Documento Digital
Información registrada, codificada en sistema binario, accesible e
interpretable por el ordenador.
(Glossário da CTDE, 2009)
Los documentos digitales se presentan de diversas formas
e-book
Telefone celular
Registro de tremor de terra
Documento Archivístico
Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad
práctica ─ya sea como instrumento o derivado de esa actividad ─ y
que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como
referencia.
Documento Archivístico digital
Un documento digital que es tratado y manejado como un
documento archivístico.
Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica
─ya sea como instrumento o derivado de esa actividad─ y que es separado
(apartado, guardado) para acción posterior o como referencia ...
+
… codificada en sistema binario, accesible e interpretable por el
ordenador.
Legado archivístico digital
Siglo XXI
Creación de documentos archivísticos
exclusivamente en formato digital
Individuos
Gobiernos
Organizaciones
DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL
ventajas:
✗
Menos espacio físico
✗
Aumento de productividad
✗
Optimización de los flujos de trabajo
✗
Fácil acceso a la información
✗
Facilidad para la generación y distribución de datos /
información
DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL
problemas:
1- Incapacidad de los actuales sistema electrónicos de información para asegurar la
preservación a largo plazo
2- Complejidad y costes de la preservación digital
3- Fragilidad intrínseca del almacenamiento digital → degradación de los soportes
¿ Que durabilidad tienen
los suportes digitales ?
4- Rápida obsolescencia de la tecnología digital: hardware, software y formatos
➔ Lectores no más disponibles para suportes digitales antiguos
➔ Sistemas operativos y aplicaciones (o versiones anteriores de ellos), ya
no se usa y ya no están disponibles en el mercado
➔Los formatos más antiguos ya no son accesibles cuando los programas
de leerlos ya no se utilizan
5- Dependencia social de la información digital: gobierno, instituciones y individuos
dependen d documentos digitales (no disponibles en otro formato) para el ejercicio de
sus actividades
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
es un
documento oficial.

Sirve para

La administración rendir
cuenta de sus actividades
El ciudadano ejercer sus
derechos
características:
amenaza:
dependientes de tecnología
 mutables


acceso
 autenticidad
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
el principal desafío:
producir, mantener y preservar documentos
confiables, auténticos y accesibles
¿ Cómo hacerlo?
Gestión archivística de documentos
Preservación digital
Gestión archivística de documentos digitales

Identificación de los documentos archivisticos digitales entre la
información digital;

Implementación de política y procedimientos de gestión archivística
de documentos que incluya tanto los documentos archivísticos non
digitales como los digitales;

Implementación de sistema de gestión archivística para los
documentos digitales desde el momento de creación, transmisión y
preservación
– participación de profesionales de administración, de archivo y
informática en la concepción, proyecto, implantación y
administración del sistema.
“Las actividades y procedimientos para la gestión archivística de documentos
digitales no difieren esencialmente de las llevadas a cabo con los documentos en
papel.
Sin embargo, los documentos digitales son más dependientes de un sistema
de gestión archivística de documentos, debido a sus características.”
Gestión archivística de documentos digitales
IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Sistema
Inform. a
Sistema
Inform.
b
REGISTRO
DE PONTO
CORREO
ELECTRÓNICO
SISTEMA
INFORMATIZADO
DE GESTIÓN
ARCHIVÍSTICA
HOJA DE CÁLCULO
Sistema
Inform. n
Gestión archivística de documentos digitales
IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Los documentos archivisticos digitales se presentan:
sueltos
En un sistema información que registra la
actividad de una institución
GED
REGISTRO
DE PONTO
PLANILHAS
CORREIO ELETRÔNICO
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
DIVERSOS
Ex.: pagamento, controle de diárias,
férias, etc
Gestión archivística de documentos digitales
IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Un sistema de información que hace el registro de una
actividad de una institución puede:
A-> Producir documentos archivísticos en papel
en este caso no existe documento digital
B-> Producir documentos archivísticos digitales en forma de
reportes del sistema (PDF, TXT, …)
C-> Mantener el registro de la actividad en medio digital en
la forma de base de datos.
En este caso el banco de dados és manejado y reconocido por el productor
como un documento archivístico digital .
Gestión archivística de documentos digitales
IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
Los documentos archivísticos digitales deven cumplir con las
características basicas de um documento archivístico:
(Projeto InterPARES)

Participar o apoyar una acción;
Forma documental fija (presentación de la misma forma que tenia cuando el
documento fue almacenado);

➢
Contenido estable (el documento debe seguir siendo completo y inalterado);
Vinculo archivístico (vínculo explícito con otros documentos que comparten
la misma acción, dentro o fuera del sistema informático);
➢
Al menos 3 pessoas involucradas (incluso si no aparecen de forma
explicita: autor, escritor y destinatario);

Contexto identificable (ambiente en el cual tiene lugar la acción en la que el
documento participa): jurídico- administrativo, de procedencia, de
procedimientos, documental y tecnológico.

Gestión archivística de documentos digitales
ASPECTOS BÁSICOS
–
FASE DE PRODUCCIÓN
1. Definición de la tecnología utilizada
Elección de software, hardware y formatos que garanticen acceso
a largo plazo (tener en cuenta ciclos de obsolescencia de 5 años):
➢
formatos ampliamente utilizados, no propietarios,
independientes de plataforma tecnológica y especificaciones
disponibles;
➢
dispositivos de almacenamiento y técnicas deben asegurar la
integridad de los documentos, teniendo en cuenta la
durabilidad y la capacidad – la adopción de dispositivos
maduros, estables y ampliamente disponibles en el mercado.
➢
softwares deben leer formatos abiertos; que sean de amplio
uso y interoperables.
Gestión archivística de documentos digitales
ASPECTOS BÁSICOS
–
FASE DE PRODUCCIÓN
2. Organización de los documentos
Con base en el
cuadro o esquema
de clasificación
➢
CLASSE
CLASSE
CLASSE
CLASSE
CLASSE
CLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
SUBCLASSE
GRUPO
GRUPO
GRUPO
GRUPO
No hay agrupación
física – los
documentos digitales
se agrupan en
unidades lógicas, a
través de metadatos
CLASSE
CLASSE
➢
(ex.: identificador, código de
classificación y título)
SUBGRUPO
SUBGRUPO
Unidade de
Unidade de
arquivamento
arquivamento
Unidade de
Unidade de
arquivamento
arquivamento
Item
Item
documenta
documenta
ll
Item
Item
documenta
documenta
ll
[Dossiê,
processo,
pasta ou
volume]
Unidade de
Unidade de
arquivamento
arquivamento
Item
Item
documenta
documenta
ll
Gestión archivística de documentos digitales
ASPECTOS BÁSICOS
–
FASE DE PRODUCCIÓN
3. Captura
Incorporación del documento en el sistema informatizado de gestión
a través del registro y la clasificación
REGISTRO
➢
Asignación de un identificador único
➢
Asignación de metadatos: automática o introducidos por el usuario
CLASIFICACIÓN
➢
Fundamental para la manutención del vínculo archivístico de los documentos
Aspectos importantes:
➢
Definir los documentos que serán capturados
➢
Capacidad de capturar todos los formatos utilizados en la institución
➢
Mantenimiento de contenido, forma y contexto => asegurar la autenticidad
➢
Gestión de documentos híbridos – relación de la parte digital y la no digital
Gestión archivística de documentos digitales
ASPECTOS BÁSICOS
–
FASE DE MANTENIMIENTO Y USO
4. Control de acceso
Protección contra alteración, ocultamiento y supresión que
amenazan la autenticidad del documento
➢
➢
Acceso restringido a usuarios o a grupos de usuario
Clasificación según el grado de confidencialidad - la restricción
de acceso para proteger la privacidad
Los permisos de acceso deben ser mapeados y monitoreados constantemente
Gestión archivística de documentos digitales
ASPECTOS BÁSICOS
–
FASE DE MANTENIMIENTO Y USO
5. Seguridad
Garantizar la permanencia y la autenticidad del documento.
Ejemplos de recursos de seguridad:
➢ backup,
firmas digitales,
➢ cifrado,
➢
➢
marcas d’água digitales.
Seguridad incluye tecnología, individuos, procesos y legislación
Gestión archivística de documentos digitales
ASPECTOS BÁSICOS
–
FASE DE MANTENIMIENTO Y USO
6. Búsqueda, localización y presentación
➢
Capacidad de presentar todos los formatos y salidas necesarios
➢
Mantenimiento de la forma y del contenido de los documentos
Forma fija y contenido estable
Gestión archivística de documentos digitales
ASPECTOS BÁSICOS
–
FASE DE DISPOSICIÓN
7. Disposición
➢
Monitoreo de los plazos y de la disposición de los documentos
Según el calendario de conservación
ELIMINACION
➢ No se puede realizar de forma automática por el sistema
➢ Hay que ser autorizada por la persona responsable, al término de los
procedimientos necesarios
➢ Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos
TRANSFERENCIA
➢ Implica una transferencia de los documentos de un sistema a otro
➢ La autenticidad se ve amenazada
➢ Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos
Preservación digital
Conjunto de acciones de gestión y técnicas necesarias
para superar los cambios tecnológicos y la fragilidad de
los suportes, garantizando el acceso y la interpretación
de los documentos digitales por el tiempo que sea
necesario.
(Glossário CTDE, 2009)
Preservación digital
Estrategias clave para la preservación digital:
Preservación de la tecnología
Encapsulación
Emulación
Otros procedimientos utilizados:
Migración
Normalización
La adopción de formatos abiertos
Ejemplos de acciones de gestión:
El monitoreo constante
Metadatos de preservación
Gracias
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