El ahorro de costes

10 fórmulas rápidas
para ahorrar costes y
aumentar los
ingresos de tu
empresa
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Tabla de contenidos
Introducción
SECCIÓN PRIMERA: LOS GASTOS DE PERSONAL
1. Ayudas públicas
2. Nueva reforma laboral y alternativas al despido
3. Externalización de recursos humanos
SECCIÓN SEGUNDA: GASTOS GENERALES Y OTRAS TÉCNICAS.
4. “La pasta está en la compra”
5. Gastos generales
SECCIÓN TERCERA: INNOVACIÓN Y TECNOLOGÍA.
6. Racionalización horaria
7. Teletrabajo
8. Optimizar los sistemas tecnológicos
9. La nube
10. La gestión de las personas
11. Conclusiones
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Introducción
A lo largo de esta guía se recogen diez formas rápidas para ahorrar costes y aumentar los ingresos
de tu empresa. La inmediatez y la facilidad de aplicación de la mayoría de las propuestas que aquí se
presentan son la clave de su efectividad. Los beneficios que reportan al balance de la empresa son
fundamentales para recuperar la confianza y el buen rumbo.
Para una visualización más sencilla de los contenidos, éstos han sido agrupados en tres categorías
distintas:
- Gastos de personal: es una de las partidas más importante en lo que a gastos se refiere, pero
también una de las más estratégicas para las organizaciones, por eso mismo es la primera que
analizaremos.
- Gastos Generales: la segunda en importancia para las empresas de servicios, según los
especialistas, y probablemente donde se puede actuar mucho y rápidamente, algo que nos interesa
llevar a cabo sin mayor demora.
- Innovación y tecnología: porque está demostrado que la tecnología ayuda las empresas a ahorrar y
ser más competitivas y porque es necesario innovar e implementar nuevas formas de trabajo que no
sólo permitan ahorrar en gastos, sino que también aporten incrementos de productividad y grandes
beneficios, tanto para las empresas, como para las personas que las componen.
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SECCIÓN PRIMERA:
LOS GASTOS DE
PERSONAL
Ayudas públicas,
bonificaciones fiscales y
alternativas al despido.
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1. Ayudas públicas
Los gastos de personal son los más importantes para las empresas y, a veces, pueden representar
un obstáculo a la contratación o generar despidos cuando las organizaciones no pueden asumir
estos costes. Veremos aquí como la incentivación pública se traduce en ayudas que se presentan a
las empresas en forma de bonificaciones, subvenciones, planes de formación o proyectos.
A la hora de encontrar el ahorro, sobre todo en lo referente a los gastos de personal que tiene toda
empresa y que suponen tamaño esfuerzo, en especial en el caso de las PYMES, optamos por este
tipo de propuestas que suponen un importante desahogo y una inyección de liquidez, por otra parte
muy necesaria, mientras que no conllevan tantas contrapartidas como otras soluciones de tipo
puramente financiero que acarrean obligaciones que quizás no estamos dispuestos a asumir como
empresa o frente a las que no nos podemos arriesgar. Este tipo de ayudas públicas promocionan la
contratación de determinados sectores más desfavorecidos en el panorama laboral, y también las
hay que fomentan la investigación y desarrollo, la mejora tecnológica y la formación continua.
En las siguientes líneas se recogen las propuestas más interesantes y las convocatorias que aún
permanecen abiertas para este periodo.
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1.1. Bonificaciones
Una forma de ahorrar costes en tu empresa es beneficiándote de alguna de las bonificaciones que el
SEPE ofrece a las empresas. Las más destacables son las que tiene que ver con la contratación y
las que benefician a aquellos empresarios que apuestan por el mantenimiento de empleo.
Existe una multitud de bonificaciones que potencian tanto las contrataciones de personal mayor
como de personal muy joven, siempre que cumplan un requisito común para ambos casos: que se
hallen inscritos como demandantes de empleo.
Bonificación por contratación para empresas de menos de 50 trabajadores:
- Contratación de mayores de 45 años inscritos en la oficina de empleo: bonificación anual de 1.300€
durante 3 años
- Contratación de jóvenes de 16 a 30 años inscritos en la oficina de empleo: 1.er año, 1.000€;
2.º,1.100€ y 3.º, 1.200€
Otras bonificaciones tratan de fomentar los contratos indefinidos, sobre todo en personas que se
hallan ya en los últimos estadios de su vida laboral.
Como ejemplos de bonificación por Mantenimiento- empleo tendríamos:
- Mayor de 59 años con contrato indefinido y 4 años de antigüedad: Reducción 40 % cuota
empresarial por contingencias comunes.
- Mayor de 65 años con 35 años de cotización efectiva a la SS y contrato indefinido (nuevo o
vigente): Reducción 100% cuota empresarial por contingencias comunes.
Contratos que se celebren beneficiando a grupos más desfavorecidos, como mujeres o personas con
discapacidad; contratación que fomente la conciliación de la vida personal, laboral y familiar, como
los de interinidad para sustituir a trabajadores en situación de excedencia para el cuidado de
familiares, o los que supongan la prolongación del período de actividad en el caso de trabajadores
fijos-discontinuos también podrán optar a estas bonificaciones.
Para más información, puede consultarse la guía de bonificaciones del SEPE a través del siguiente
enlace: http://www.sepe.es/contenido/conocenos/publicaciones/pdf/Guia_Bonificaciones.pdf
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1.2. Subvenciones
En ocasiones no se trata de bonificaciones sino de subvenciones que el Estado otorga para impulsar
las contrataciones de un determinado sector. En este caso, proponemos algunas orientadas a
impulsar I+D, a través de un aporte de liquidez del que se beneficiarán las entidades o empresas que
decidan presentarse a algunas de las dos convocatorias que se detallan a continuación:
El programa Torres de Quevedo
El Programa Torres de Quevedo trata de fomentar la contratación de doctores para desarrollar
proyectos de investigación industrial, desarrollo tecnológico y estudios previos de I+D en el marco de
asociaciones empresariales, centros tecnológicos, centros de apoyo a la innovación tecnológica y
parques científicos y tecnológicos.
A través de un sistema de subvención directa, que variaría entre el 25% y el 75% dependiendo de la
entidad beneficiaria y el tipo de proyecto de que se trate, se otorgan ayudas que cubrirían los costes
de contratación de un doctor para desarrollar dichos proyectos durante un máximo de tres años.
Pueden
consultarse
más
detalles
sobre
esta
convocatoria
en
el
siguiente
enlace:
http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.edc7f2029a2be27d7010721001432ea0/?v
gnextoid=645aac279aba6310VgnVCM1000001d04140aRCRD
El Subprograma Torres de Quevedo
El Subprograma Torres de Quevedo persigue un objetivo muy similar al anterior. La convocatoria
para solicitar subvenciones que se acojan a este subprograma estará abierta hasta el trece de
diciembre de 2012 y establece como beneficiarios a empresas, entre las que se incluyen las
empresas “spin-off” y las Jóvenes Empresas Innovadoras (JEIs), Centros Tecnológicos, Centros de
Apoyo a la Innovación Tecnológica, Asociaciones Empresariales y, Parques Científicos y
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Tecnológicos que desarrollen proyectos de investigación industrial, de desarrollo experimental o
estudios de viabilidad técnica previos.
El presupuesto destinado a esta convocatoria es superior a los veintidós millones de euros,
provenientes del Fondo Social Europeo.
Puede
obtenerse
más
información
sobre
ella
a
través
el
siguiente
enlace:
http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.791459a43fdf738d70fd325001432ea0/?vg
nextoid=89dbf09c14578310VgnVCM1000001d04140aRCRD&vgnextchannel=423a282978ea0210Vg
nVCM1000001034e20aRCRD&vgnextfmt=formato2&id3=d6dbf09c14578310VgnVCM1000001d0414
0a
También pueden resultar de interés los siguientes programas en la misma línea:
- Subprograma Juan de la Cierva
(http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.dbc68b34d11ccbd5d52ffeb801432ea0/?v
gnextoid=fdf669dad3f88310VgnVCM1000001d04140aRCRD&vgnextchannel=76c9282978ea0210Vg
nVCM1000001034e20aRCRD)
- Subprograma Ramón y Cajal
(http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.dbc68b34d11ccbd5d52ffeb801432ea0/?v
gnextoid=d24669dad3f88310VgnVCM1000001d04140aRCRD&vgnextchannel=48a9282978ea0210V
gnVCM1000001034e20aRCRD)
Créditos fotográficos: Merce Blanco
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1.3. Formación
Todas las empresas privadas que cotizan en concepto de Formación Profesional, disponen de un
crédito anual que las habilita como beneficiarias de bonificaciones para cursos de formación que
aumenten la cualificación y especialización profesional de su plantilla.
Son muchas las entidades que gestionan cursos financiados por esta vía, que supone una inversión
en el futuro de su empresa a coste cero, dado que el importe de esta formación es una cantidad que
su organización ya habrá pagado a la Seguridad Social.
Uno de estos organismos es la Fundación Tripartita, que propone el acceso a distintos tipos de
ayudas y facilidades a través de su portal, con el fin de cubrir las necesidades de una empresa en
materia formativa. Algunas de sus ventajas destacables:
- Ayudas económicas del 50% al 100% de la inversión en formación, reembolsable en bonificaciones
a la Seguridad Social.
- Asistentes y metodología para planificar los Planes de Formación.
- Contenidos necesarios.
- Posibilidad de gestionarlos directamente, o bien a través de la contratación de consultores
autorizados.
La diferencia entre el coste de la formación y la bonificación aplicada correspondería a la aportación
privada que cada empresa debería destinar. Sin embargo, hay exenciones y reducciones que
suponen que muchas PYMEs pueden beneficiarse de esta formación a coste cero o a cambio de una
cuota muy baja que puede estar en torno al cinco o el diez por ciento del coste total de la formación
que se está contratando.
Para más información se puede consultar el siguiente enlace: http://www.fundaciontripartita.org
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1.4. Proyectos
Con objeto de potenciar la innovación y la mejora tecnológica del tejido empresarial de nuestro país,
es frecuente que los distintos Ministerios propongan ayudas o créditos a bajo interés que permitan a
determinados sectores obtener subvenciones o financiación para sufragar sus inversiones en esta
materia.
La característica común a este tipo de programas es su temporalidad, determinada principalmente
por la frecuencia con que son revisados y
por su duración, bastante limitada, que obliga a las
empresas (o Administraciones Públicas) que puedan estar interesadas a una continua actualización
que les permita acceder a las ayudas durante su frugal plazo de vigencia.
Entre las más destacables se encontrarían, provenientes del Ministerio de Economía y
Competitividad:
- Ayudas: para potenciar la incorporación de talento e innovación, subvenciones a los procesos de
selección, formación y retribución de recursos para proyectos de mejora competitiva e I+D, entre los
que destacan: “Inncorpora”, “Innplanta” o “Innpacto”.
A pesar de estar muy enfocados a sectores tecnológicos y científicos, son de espectro amplio y
también son aplicables a todos los sectores excepto a la administración. Para más información puede
consultarse el siguiente enlace:
http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.00d7c011ca2a3753222b7d1001432ea0/?
vgnextoid=f4c81f4368aef110VgnVCM1000001034e20aRCRD
- Créditos a bajo interés: el pasado 26/1O se aprobaron las condiciones de CDTI para financiación de
proyectos de Innovación que pueden cubrir el 75% del coste, hasta 175.000€, reembolsable en 3
años y con Intereses inferiores al 2%.
Y desde el Ministerio de Industria, Energía y Turismo nos llegarían las siguientes:
- Ayudas y Créditos: subvencionan y financian las inversiones en mejora tecnológica de las empresas
(Conectividad, Cloud, Software, Seguridad, etc.) Este tipo de ayudas también son aplicables a las
administraciones.
Destacan programas de ayuda como AVANZA 2 (https://www.planavanza.es)
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2. Nueva reforma laboral y
alternativas al despido
La nueva reforma laboral ha flexibilizado las reglas permitiendo un desahogo a los empresarios que,
al contrario de lo que sus detractores opinan, no pasa necesariamente por el despido de la plantilla o
parte de ella. De hecho, esta flexibilización lo que da pie es a la inclusión de técnicas sobre las que
apoyarse de forma temporal, para poder mantener algunos puestos de trabajo, que de otra forma
peligrarían, pero sin renunciar a reducir costes.
Las ventajas de la nueva normativa pasan precisamente por este ahorro que permite reflejar en las
cuentas de gastos (puede llegar a ser de miles de euros por trabajador y año), sin que las medidas
tomadas repercutan en la economía del trabajador, o al menos no en la misma proporción.
Se plantean las reducciones de jornada como alternativas al despido. De esta forma se
consigueretener a este activo en la empresa pero a la mitad de su coste.
Lo que implica la reducción de jornada
Con una reducción de jornada de un 50%, la empresa reduce a la mitad el coste del empleado,
quien por otra parte comienza a percibir una ayuda del Gobierno que puede llegar a ser del 20% de
su salario. En el empleado no impacta tanto la decisión tomada, pero en la cuenta de gastos de la
empresa el impacto es notable y los efectos inmediatos.
Para poder llevar a la práctica esta medida, denominada ERE temporal de reducción de jornada, es
necesario:
- Llegar a un acuerdo con el Comité de Empresa.
- Que se den las circunstancias que justifiquen dicha decisión (pérdida de clientes, disminución de los
ingresos,etc.…).
- Que se aplique por un máximo de 18 meses.
- Que afecte mínimo al 10% de la jornada y máximo al 70%.
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- Que se informe de ello en la Delegación General de Empleo de la Comunidad Autónoma
correspondiente.
Durante el periodo de tiempo que abarque dicha reducción de jornada, el trabajador puede ser
beneficiario de la prestación legal por desempleo por la parte de la jornada que haya sido objeto de
reducción.
Las ventajas de la reducción de jornada
Las ventajas de esta medida para el empresario serían:
- Ahorra el pago de la parte reducida (ej: ½ jornada = 50% salario).
- Aunque paga 100% Seguridad Social tiene una bonificación del 11,8% sobre la parte reducida.
- Alternativa no traumática al despido y mejor negociación.
- Ajusta recursos a las necesidades transitorias.
- Retiene el talento y ahorra en reincorporaciones y formaciones futuras.
Y las ventajas para el empleado serían las siguientes:
- No es un despido.
- Adicionalmente a su nuevo salario, cobrará desempleo por la parte reducida.
- Continúa cotizando el 100%.
- No pierde días de prestación (hasta 180 días).
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Un caso práctico para comprobar los efectos de la
reducción de jornada
Para ilustrar toda esta teoría, lo mejor es aplicarla a un ejemplo práctico. Puede tratarse el caso de
un contrato indefinido con un salario mensual neto de 1.700€, con 12 pagas y dos hijos a su cargo
reduciendo la jornada por ERE un 50%.
Las circunstancias planteadas supondrían para el empleado:
Neto sin ERE 1.700,00 €
Neto 50% ERE 850,00 €
Importe INEM (6 meses) 505,83 €
Importe para empleado 1.355,83 €
Diferencia -344,17 €
Importe INEM fin del periodo 361,30 €
Importe empleado 1.211,30 €
Diferencia -488,70 €
Mientras que tomar esta medida significaría para la empresa:
Coste Mensual sin ERE 2.252,80 €
Coste Mensual con ERE 1.207,07 €
Ahorro (8 primeros meses) 8.365,84 €
Ahorro (4 últimos meses) 3.674,36 €
Total Ahorro 12.040,20 €
(Fuente: RRHHpress.com – Entrevista Miguel Ángel Ferrer Garcerán, socio director general de
Arrabe Asesores)
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3. Externalización de
recursos humanos
La decisión estratégica de externalizar los recursos humanos responde a la necesidad de mejorar la
situación de la empresa, tanto a nivel económico, como a nivel de resultados. Se busca optimizar el
balance de la empresa a través de la implantación de un modelo de este tipo, que generalmente
responde a dos motivaciones fundamentales:
- Externalizar tareas “mecánicas” para mantener nuestros empleados en funciones estratégicas.
- Conseguir know how.
El ahorro que implica la externalización
Como estamos valorando cada propuesta desde la perspectiva del ahorro, cabe destacar que
introduciendo un cambio de este tipo en la organización se pretende reducir costes, ya que en la
mayoría de los casos el servicio que se obtiene a través de la subcontratación es más barato que el
que se puede conseguir si es nuestra propia plantilla la que tiene que responsabilizarse de ello.
Además, la externalización de los recursos humanos implica un doble beneficio: el know how (el
saber hacer) que se obtiene de sus procesos y de la forma de abordar el trabajo, y la posibilidad de
emplear a nuestra plantilla en actividades más estratégicas y de mayor valor para los resultados
finales, liberándoles de la carga de responsabilidades más accesorias para los objetivos de la
organización.
Las reglas a seguir para externalizar
Antes de tomar la decisión final de externalizar un área de los recursos humanos de la empresa se
deben tener en cuenta una serie de factores. Hay ciertos pasos que se tienen que dar y de los que
no se puede prescindir:
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- Llevar a cabo un análisis de viabilidad.
- Tener claro que el objetivo a cumplir es que los costes a corto y largo plazo, las inversiones y los
riesgos aporten siempre un balance positivo a favor del proceso de externalización.
- Practicar un análisis de riesgos: “abandono” por parte del proveedor – errores por parte del
proveedor.
- Estudiar y analizar las diferentes ofertas: costes vs propuesta de valor.
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SECCIÓN SEGUNDA:
GASTOS GENERALES
Y OTRAS TÉCNICAS.
Ahorros energéticos,
aplicación del Principio de
Pareto, Facility Management
y otras negociaciones.
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4. “La pasta está en la
compra”
La reducción de costes en las empresas es hoy más que nunca una necesidad. Las empresas se
preocupan en aplicar políticas de contención y ahorro en energía, flotas y desplazamientos, gastos
generales etc.
La mentalidad de ahorro y su reflejo en un plan
estratégico
La teoría está clara pero hay organizaciones que se encuentran con verdaderas dificultades a la hora
de definir el plan de ahorro y ponerlo en marcha. Si es el caso de tu empresa, antes de seguir
adelante quédate con esta premisa:
“Nunca compres nuevo lo que puedas comprar de segunda mano; nunca compres de segunda mano
lo que puedas alquilar; nunca alquiles lo que puedas pedir prestado; nunca pidas prestado lo que
puedas mendigar, y nunca mendigues lo que puedas rescatar de un naufragio”
(Fuente: Creación de empresas para emprendedores)
En esta frase se resume lo que se conoce como mentalidad de ahorro y es precisamente lo contrario
a la forma en que se han vivido algunos de los últimos años, en los que el derroche de recursos era
la política más habitual en muchas empresas.
Ahorrar en las compras
El dinero sale por la puerta en el momento que necesitamos realizar algún tipo de adquisición, es en
este tipo de operaciones en las que tenemos que controlar el gasto más de cerca. Ejemplos de
buenas prácticas que nos ayudarán a reducir costes son:
- Las alianzas estratégicas para negociar volúmenes, si formas parte de un Grupo o asociación.
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- La negociación de precios con proveedores, estableciendo una política de concurso de ofertas para
nuevas contrataciones, y revisando y renegociando las existentes
Respecto a las negociaciones de este tipo, que se pueden poner en marcha en cualquier momento, y
¿por qué no? Inmediatamente, es importante tener en cuenta las siguientes reglas:
- Siempre hay una oportunidad de re-negociación de costes al vencimiento del contrato con tu
proveedor.
- Si no tienes liquidez, pide ampliar los plazos de pago.
- Si tienes liquidez, intenta negociar descuentos por pago puntual.
Créditos fotográficos: 401(k)2012
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5. Gastos generales
Pedro García Carro, vicepresidente de IFMA, afirma que los gastos generales “suponen la segunda
partida de gastos más importante para las empresas de servicios después de los de personal y el
tercero en las empresas industriales".
Esta inquietante afirmación, real como la vida misma por otra parte, nos hace pensar que un buen
comienzo sería recortar en la medida de lo posible en este tipo de partidas. Si aplicamos el Principio
de Pareto llegamos a la conclusión de que el 80% de los costes está en 20% de las partidas.
Esto significa que hay que emplearse a fondo con ellas:
- Se necesita listar las partidas: gastos energéticos, gastos de representación, papelería, mensajería
y envíos por correo, software y aplicaciones, Fax, llamadas, suministros diversos, alquiler del local…
- A continuación se deberán ordenar las partidas: por importe en orden descendente de mayor a
menor. Sumar aquellas que suman un 80% del gasto y empezar por ellas.
De esta forma determinaremos en qué partidas debemos empezar a trabajar ya que sabremos qué
partidas son las que generan ese 80% del gasto. Nuestro siguiente cometido es definir qué iniciativas
nos ayudarán a controlar y reducir algunos de estos gastos.
Gastos de representación: viajes y otros
Viajes, gastos de gasolina, taxis, transporte: es muy importante y tiene un gran impacto definir una
política corporativa de gastos. Debemos mentalizar a toda la plantilla de que esta es una partida
crítica para el ahorro en la empresa.
Los pasos a dar son los siguientes:
- Elaboración de una política corporativa y su comunicación y difusión a todos los niveles de la
organización.
-
Mentalización y compromiso personal. Un ejercicio constante de reflexión personal sobre la
necesidad o no del desplazamiento, podría eliminar el 50% de los viajes.
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10 fórmulas rápidas para ahorrar costes 20
- Anticipación en la contratación es una de las claves del ahorro, hay que evitar viajes de última hora
- Ahorro en gastos administrativos y de gestión, en la medida de lo posible.
- Gestión directa del usuario con la agencia externa con procedimiento interno claro y auditoría.
Permite descentralizar las facturas y que éstas lleguen asignadas por cuenta (usuario) con lo que se
identifica claramente el gasto de unos y otros, permitiendo auditar los gastos con facilidad y tomar
medidas correctoras, en caso de que se considere necesario.
Un ejemplo de cómo llevar a la práctica esta última propuesta sería introduciendo el uso de las
Tarjetas “Corporate”, que incorporan reglas de uso y auditoría en lugar de notas de gastos.
Teniendo en cuenta que la automatización permite una revisión más rápida, una mayor facilidad en
reembolsos de IVA internacionales, entre otras ventajas; introducir este elemento permite eliminar
anticipos efectivo (la mitad se devuelven sin utilizar) y aumenta la responsabilidad y racionalización
en el uso de los gastos, frente a las hojas tradicionales de gastos, que provocan que se incluya todo
lo que se pueda y más.
Gastos de representación: desplazamientos y flotas de
vehículos
No son todas pero sí muchas las empresas que cuentan con flotas o comerciales con coche. Este
elemento supone unos costes importantes que en ocasiones ni siquiera se pueden justificar.
Nuestro primer objetivo debe ser precisamente éste: justificar en todo momento cada
desplazamiento. Para ello la tecnología está de nuestra parte y es tan sencillo como instalar un
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10 fórmulas rápidas para ahorrar costes 21
sistema
de
posicionamiento
GPS,
por
ejemplo
un
producto
tipo
”DETECTOR”
http://www.grupodetector.com.
Una maniobra tan sencilla conlleva un gran ahorro a muy distintos niveles, tales como:
• Reducción gastos de comunicación (¿dónde estoy?, ¿dónde estás?).
• Reducción gastos de combustible (los empleados optimizarán el uso del vehículo).
• Control de la jornada laboral.
• Optimización y control de rutas.
• Aumento del número de visitas a clientes.
• Disminución de tiempos muertos o de espera.
• Informes de horas, kilómetros...
• Y también en cuanto a mitigación de riesgos y seguridad:
- Alertas por exceso de velocidad predefinidas
- Alertas de entrada o salida de zonas autorizadas
- Botón de pánico
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10 fórmulas rápidas para ahorrar costes 22
Gastos energéticos
Hay muchas herramientas para moderar el consumo energético y siempre es posible ahorrar en gas,
luz, agua, suministros de internet, etc. La cuestión es planteárselo, invertir el tiempo que requiere el
informarnos de las tarifas que más nos convienen de los distintos proveedores y negociarlas con
quien corresponda.
Aparte del impacto medioambiental que tiene el tomar una decisión de este tipo e implantar una
política de ahorro energético que incluya medidas de reducción de este tipo de gastos, es interesante
por el simple hecho de que supone un ahorro de entre el 10 y el 20% en las facturas de suministros.
Según el Estudio de Eficiencia Energética de las Pymes elaborado por Gas Natural Fenosa, los
ahorros energéticos se podrían traducir en reducciones de hasta 16,8% en factura y, a nivel nacional,
podrían representar la creación de 116.000 puestos de trabajo sin obviar que no se emitiría 19
millones de toneladas de CO2 y representaría un ahorro de energía de 27.038 GWh, equivalente al
consumo anual de todos los hogares de la Comunidad de Madrid.
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SECCIÓN TERCERA:
INNOVACIÓN Y
TECNOLOGÍA.
Teletrabajo, racionalización,
optimización de los sistemas
tecnológicos y novedades en
la gestión de personas.
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6. Racionalización horaria
Es un aspecto fundamental a tener en cuenta para optimizar nuestros recursos y aumentar los
beneficios en nuestra empresa. La realidad es que en España trabajamos una media de 232 horas
más que en el resto de los países Europeos y sin embargo, la productividad en nuestro país es más
baja que la de nuestros vecinos en Europa.
Al mismo tiempo, también nos llegan datos que nos informan acerca de que España es uno de los
primeros países europeos en índice de fracaso escolar y también tiene un índice de separaciones
alto.
No se trata de hechos aislados, sino que todo está relacionado y requiere un cambio, que pasa por la
conciliación de la vida personal, familiar y laboral y la racionalización horaria para conseguirse.
Está demostrado que la conciliación mejora la productividad en un 17% y reduce el absentismo en un
30%: estos se traduce en ahorro.
Huso horario de Greenwich
La iniciativa liderada por Nuria Chinchilla, catedrática y directora del centro internacional de trabajo y
familia de IESE: “Conciliar presupone regresar a Greenwich”, tratando de recuperar el equilibrio
de 8 horas de trabajo x 8 horas vida personal x 8 horas descanso, supone regresar al huso de
horario de Greenwich y fomentar la jornada continua:
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10 fórmulas rápidas para ahorrar costes 25
-
Levantarse1hora más tarde
-
Desayunar en casa por lo cual se suprime el desayuno a media mañana
-
Máximo 1 hora para comer
-
La comida de 14:00 a 16:00 pasa de 13:00 a 14:00
-
Las 2 cambia de hora de “salida” a hora de “regreso”
-
Acabar con la cultura del presentismo.
-
Establecer un horario de entrada entre las 08:00h y las 09:00h de la mañana, que permitan
abandonar el puesto de trabajo entre las 17:00h y las 18:00h, que permiten disfrutar del
descanso y la vida personal.
Al mismo tiempo, estas medidas suponen menos horas de la plantilla en la oficina, lo que se traduce
en una reducción considerable del gasto energético (pensar que puede llegar a suponer un 20%).
Todo ello, sin hablar ya de los aumentos demostrados en los niveles de productividad, fruto también
de una mayor motivación del trabajador, que se consigue gracias a un mayor equilibrio interno.
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10 fórmulas rápidas para ahorrar costes 26
7. Teletrabajo
El teletrabajo forma parte de una nueva cultura de trabajo, de una economía globalizada y de una
forma nueva de gestionar las personas. Por una parte, incorporar el teletrabajo a nuestra empresa
puede suponer un reto, ya que implica nuevas formas de organizar el trabajo, pero debemos valorar
sus ventajas, que pasan por un incremento en la productividad, un aumento en los niveles de
motivación del personal y un importante ahorro del gasto.
Beneficios del teletrabajo
Los beneficios del teletrabajo son dobles, ya que sus bondades no sólo abarcan el ámbito
empresarial sino que se derivan también en el personal, en forma de ventajas que reportan al
trabajador que se acoge a este modelo.
Entre los beneficios del teletrabajo para la empresa destacarían:
- Aumento de la productividad de todas las personas: se evitan tiempos perdidos en
desplazamientos, interrupciones en el puesto de trabajo,…
- Disminución del absentismo laboral.
- Reducción de costes por ahorro en espacios físicos de oficina e insumos (una personas que
trabaje un solo día a la semana desde su casa puede suponer un ahorro de entre cuatro y seis mil
euros al año).
- Las facilidades de contratación de personal cualificado independientemente de su lugar de
residencia. Puedes contratar a una persona que ni siquiera resida en la misma ciudad en que se
ubica tu empresa.
- Trabajo por objetivos induce una mayor racionalización de los horarios.
- Mayores posibilidades de cobertura geográfica.
- Solventar situaciones de baja por imposibilidad temporal de desplazamiento a la oficina
Entre los beneficios que el teletrabajo reporta a los empleados tendríamos:
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- Una mayor conciliación de la vida laboral, personal y familiar.
- La flexibilidad horaria y planificación del trabajo propio: mayor autonomía.
- Un ambiente laboral sin interrupciones.
- La elección personal del entorno de trabajo.
- La reducción del tiempo y los costes de desplazamiento.
- La reducción de accidentes laborales (también eliminamos los de tipo in itinere).
- Además, facilita el empleo de trabajadores con movilidad reducida.
El teletrabajo es una medida de ahorro para la organización y los empleados que tiene carácter
inmediato y beneficios también inmediatos. En Estados Unidos por ejemplo existe una propuesta que
se llama “Fridays from home”. Y es que además del ahorro energético y en gastos generales que
supone para la empresa, también implica un ahorro para la persona que no se tiene que desplazar y
no se gasta dinero en gasolina, en peajes, en la comida, etc.
El teletrabajo moderniza la gestión y tiene un tremendo impacto en el ahorro.
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8. Optimizar los sistemas
tecnológicos
El 50% del aumento de la competitividad de las Pymes en los últimos 10 años se debe a la
tecnología. Los avances en esta materia nos permiten ahorrar tiempo y reducir el gasto por ejemplo
en cuanto a comunicaciones internas, externas e internacionales.
Gracias a los nuevos sistemas de mensajería, Skype/Googlehangout, vídeo, etc., es posible
planificar conferencias en lugar de viajes para reuniones. Otra ventaja de la mayoría de estos
sistemas es que son gratuitos y muy sencillos de utilizar, pudiendo además adaptarse a la mayoría
de dispositivos electrónicos que se tienen en la empresa tales como ordenadores de sobremesa,
portátiles, tablets e incluso teléfonos móviles de última generación.
Para introducir alguno de ellos en nuestra organización necesitaremos:
- Analizar las necesidades de la compañía.
- Averiguar qué tecnología existe.
- Formar al Staff.
Ejemplos del ahorro que supone la tecnología
NTR Global distribuía una tecnología que permitía dar soporte electrónico del ordenador de forma
remota. Las compañías que empleaban esta tecnología pasaban de un tiempo medio de 27 minutos
a tiempos de 7 minutos en atención al cliente. Esto hizo crecer a la compañía y a sus clientes.
IKEA dispone en su web de una chica q se llama Ana a la que se le pueden hacer preguntas muy
específicas acerca de los productos a la venta, su precio, características, etc. No se trata de una
persona, sino de un asistente virtual que permite responder preguntas de los usuarios de la web, lo
que supone un importante ahorro en costes (evita el tener una centralita de teléfono) y además
contribuye a la satisfacción del cliente, proporcionándole un mejor servicio y sin esperas.
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Las empresa de televenta usaban sistemas manuales de búsqueda de documentos, que suponía
alrededor de una hora y media al día del tiempo laboral. Informatizaron el proceso y redujeron estos
tiempos a menos de media hora al día. Un ahorro en el tiempo y un aumentoo en las ventas.
Tambien el disponer de soluciones que proporcionan datos objetivos sobre el uso de las aplicaciones
y de los sistemas tecnológicos, han permitido casos de éxito como el del Ayuntamiento de Gavá con
su Plan de reducción IT para eliminar hasta un 25% en equipos y licencias, detectados como
innecesarios o que pueden ser explotados de forma rotativa (VDI), con el consiguiente ahorro (en
incidencias, energía, etc.).
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9. La nube
La tecnología ofrece muchas oportunidades, y dentro
de la tecnología encontramos todo un
universo de soluciones con el Software as a Service (SaaS), , que nos permiten variabilizar el gasto,
ya que:
- Se paga en función de uso.
- No hace falta invertir en infraestructuras.
- Tampoco hace falta una inversión en licencias.
- Ni es necesario un gasto en mantenimiento, ya que se paga por el uso.
A cambio obtenemos un servicio profesional, constantemente actualizado y altamente cualificado,
con las ventajas que ello supone en cuanto a ahorro y en cuanto a beneficios, ya que nos pone por
delante de la competencia sin la necesidad de tener que invertir tiempo y dinero en desarrollos y
plataformas a medida, licencias que quedarán obsoletas y personal o servicios para su
mantenimiento
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10. La gestión de las
personas
Tomando conciencia y mejorando nuestra gestión del tiempo se produce una notable mejora de la
productividad. Para optimizar los recursos humanos hay que comenzar por gestionar el tiempo de
manera correcta.
Los estudios demuestran que no somos conscientes de cómo utilizamos nuestro tiempo. Además el
problema se agrava si tenemos en cuenta que normalmente nos faltan datos objetivos para poder
hacerlo.
Una gestión efectiva del tiempo se ve truncada por:
- La falta de consciencia.
- La falta de objetivos.
- El exceso o dispersión del tiempo de trabajo.
- Las malas Prácticas (“reunionitis”, abuso de herramientas como el correo electrónico, Excesivas
interrupciones.
- El presentismo vs trabajo productivo`.
Ebook: “Cómo mejorar la productividad de tu PYME en un 20% en tiempo de crisis”
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11. Conclusiones
- Más allá de las formas tradicionales, hay muchos puntos de ahorro en las organizaciones, y vale la
pena identificarlas, establecer un plan de trabajo y política para cada una de ellas.
- Es difícil conseguir un gran ahorro con una sola iniciativa, es el conjunto de varias iniciativas
agregadas.
- Algunas iniciativas suponen una inversión inicial. Vale la pena hacerlas, si detrás hay un buen ROI
(return of investment), y siempre hay que verificar si existen ayudas públicas.
- El ahorro no debe afrontarse como algo puntual, sino como una política más de la compañía para
que se tenga en consideración de forma continuada.
- Si no se tiene tiempo o capacidad para trabajar en estos planes, se puede buscar empresas o
expertos externos que ayuden a poner en marcha estas iniciativas.
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