LETTER TO EMPLOYEE ABOUT PROBLEM WITH PERSONAL

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LETTER TO EMPLOYEE ABOUT
PROBLEM WITH PERSONAL DATA
Re: SSN (number)
(Date)
Dear (Employee Name):
You represented to us that the social security number (SSN) shown above is yours. We have been
using that SSN to report to the Social Security Administration (SSA) contributions to your social security
account. The SSA, however, has informed us that your name and that SSN do not match its records.
To resolve this problem, please show me your social security card to verify that the name and SSN we
have on file for you is accurate.
If the name or SSN we have on file for you is not your true name or SSN, then you must give us your
true name or SSN so we can correct our records.
If the name and SSN we have for you are your true name and SSN, then you must contact the SSA to
resolve the conflict.
Under the Internal Revenue Code, the Internal Revenue Service (IRS) may fine you $50 each time you
do not give us your correct SSN. Also, every time we do not state your correct SSN on a wage report,
we may be fined by the IRS. So we may both avoid these penalties, please act quickly to resolve this
conflict.
Sincerely,
(company representative’s name)
I acknowledge I received this notice.
Employee’s Signature
Date
CARTA AL EMPLEADO SOBRE PROBLEMAS CON DATOS PERSONALES
Asunto: NSS (número)l
(Fecha)
Estimado (Nombre del Empleado):
Usted nos informó a nosotros, que el número del seguro social (NSS) que nos presentó anteriormente
es suyo. Nosotros hemos estado usando ese NSS para reportar a la Administración del Seguro Social
(ASS) las contribuciones a su cuenta de seguro social. Sin embargo, la ASS nos ha informado que su
nombre y ese NSS no concuerdan con sus registros.
Para resolver este problema, por favor muéstreme su tarjeta de seguro social para verificar que el
nombre y NSS que nosotros tenemos en nuestros archivos es el correcto.
Si el nombre o el NSS que nosotros tenemos en nuestros archivos para usted no es su verdadero
nombre o NSS, entonces usted debe darnos su verdadero nombre o NSS, para que nosotros podamos
corregirlo en nuestros archivos.
Si el nombre y NSS que nosotros tenemos para usted, es en verdad su nombre y NSS, entonces usted
debe ponerse en contacto con la ASS para resolverse ese conflicto.
Bajo el Código de Ingresos Internos, el Servicio de Ingresos Internos (IRS), usted puede recibir una
multa de $50 cada vez que usted no dé su NSS correcto. También, cada vez que nosotros no
declaramos su NSS correcto en el reporte salarial, nosotros podemos recibir una multa de parte del
IRS. Así que para que ambos podamos evitar éstas multas, por favor actúe rápidamente para resolver
este conflicto.
Atentamente,
(nombre del representante de la compañía)
Yo admito que recibí éste aviso.
Firma del Empleado
4
Fecha