Cómo conducir la reunión de negocios de la iglesia

Cómo conducir la reunión de negocios de la iglesia
Por Fulton W. Buntain
Una junta directiva bien administrada en realidad multiplica los esfuerzos del pastor y del
personal para cumplir con el ministerio. El pastor/presidente de la reunión de negocios o de la
junta directiva debe dirigir la reunión de manera ordenada y mantener un horario eficiente al
observar las reglas parlamentarias. El presidente no domina la reunión sino simplemente dirige a
la junta o a la congregación en los asuntos de negocio en un espíritu que dará honor al reino de
Dios. Debemos recordar que aunque hagamos todo lo que podamos para estar organizados y
operar dentro de las debidas reglas, estamos sirviendo al Señor y su obra. Pablo dijo a Timoteo:
“Te escribo. . . para que si tardo, sepas cómo debes conducirte en la casa de Dios, que es la
iglesia del Dios viviente, columna y baluarte de la verdad” (1 Timoteo 3:14,15). La reunión para
conducir los negocios de la iglesia es una reunión espiritual de la misma manera que un estudio
bíblico o un culto de domingo es una reunión espiritual. El enfoque quizás sea un tanto diferente,
pero conducir los negocios de la iglesia es esencial para la salud y el debido funcionamiento de
la iglesia local.
John Maxwell declara: “Dos problemas comunes en las reuniones de juntas directivas son (1)
cada persona tiene su propia agenda, y (2) al pastor se le hace difícil mantener el control de la
reunión.” Maxwell tiene razón. Él recomienda evitar las disgresiones al permanecer fiel a una
agenda preparada antes de la reunión. Ofrece otra sugerencia muy útil de dividir la agenda en
tres categorías: asuntos de información, estudio, y acción.
Asuntos de información
Toda reunión debe comenzar en una nota positiva, y la sección informacional de la agenda hace
esto posible. Incluya cinco o seis informes positivos sobre el ministerio de la iglesia. Informe
sobre cuántas personas asistieron a la clase para nuevos miembros la semana pasad o sobre el
emocionante ministerio del Espíritu Santo en la actividad de las mujeres del día anterior. Dé
noticias de actividades por venir, reuniones, o cultos especiales. Use este tiempo para informar y
recordar de la razón para tener la reunión. Esta parte de la agenda es diferente del plan de
“negocios viejos/negocios nuevos”, que es un tanto infructífero, aburrido, y negativo.
En las reuniones tradicionales, la mayoría de las veces, las finanzas es el primer tema al que se
dirige, y muchas reuniones nunca pasan de ahí. Por otra parte, los asuntos informacionales se
escogen específicamente porque son positivos, emocionantes, y fijan el tono para el resto de la
reunión. No pase más de 5 minutos en esto – sólo suficiente tiempo para inspirar los corazones y
prepararlos para el segmento más productivo de la reunión.
Asuntos de estudio
Esta parte de la agenda siempre contiene la mayoría de los asuntos. Noventa y nueve por ciento
del tiempo de la reunión debe pasarse estudiando o ventilando estas cuestiones y asuntos de
interés. Su propósito durante esta parte de la reunión es tener un brainstorming de ideas. Haga
esfuerzo para poner sobre la mesa toda posible sugerencia – y objeción.
Nunca voten por ningún asunto que usted haya puesto en la lista como un asunto de estudio. La
presión de un voto hace que la gente tome lados y desanima el pensamiento libre y creativo.
Nunca voten por un asunto de estudio antes de la próxima reunión.
Usted podría mantener algunos asuntos de estudios durante meses, permitiendo así que toda
opción u objeción sea puesta sobre la mesa y explorada. Otros temas pueden ser asuntos de
estudio sólo para una reunión y luego se debe tomar acción en la próxima sesión. Mantener los
asuntos en la sección de estudio de la agenda permite que la gente procese la información sin
sentirse amenaza, y con el tiempo se llega a un concenso. Sólo entonces es que el asunto está
listo para ser presentado al cuerpo para tomar acción.
Asuntos de acción
La sección final de la agenda contiene asuntos de acción, que ya han estado en la sección de
estudio durante por lo menos una reunión, ya se han discutido, y están listos para un voto. Nunca
pasen más de 5 minutos en esto. Si su junta ha sido cándida y la discusión y estudio han sido
completos, no hay razón para pasar mucho tiemo en esta sección.
Si por el presente usted está frustrado por las reuniones de la junta directiva, no está solo. Todo
pastor sabe lo que es eso, y la mayoría de nosotros ha soñado con un mundo sin comités. Pero la
verdad es que necesitamos a los miembros de nuestra junta. Ellos nos dan la perspectiva,
experiencia, y fortaleza que no tenemos solos. Una junta bien administrada en realidad multiplica
los esfuerzos del pastor y del personal para cumplir con el ministerio.
Las minutas oficiales de una reunión deben incluir (1) el nombre de la organización, (2) la
naturaleza de la reunión – regular o especial, (3) tiempo y lugar, (4) nombre del presidente, (5) el
título o tema devocional, (6) corrección y aprobación de las minutas anteriores, (7) negocios
tramitados, (8) clausura, y (9) firma del secretario y fecha de aprobación. El pastor podría tomar
cierta libertad para arreglar la información identificadora al comienzo o al final de la minutas.
© 2008 Fulton W. Buntain, usado con permiso.
Reimpreso de la publicación Enriquecimiento Q4, 2003.