Guía para organizar conferencias por Liya Palagashvili (2010) Traducción al castellano: Guillermo Villalba: [email protected] Daniel Duarte: [email protected] 2013 ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD Llevar a cabo una conferencia o una charla es una de las mejores maneras de difundir las ideas de la libertad en el campus universitario. Proporciona a tu grupo un foro para presentar tus ideas y atraer a nuevos miembros. La siguiente es una guía paso a paso con consejos sobre cómo sacar el máximo provecho de tus eventos. Recuerda que en todo momento la clave es ser lo más proactivo posible. Hazte cargo de los detalles anticipadamente y no esperes hasta el último minuto. Esto te ahorrará toneladas de estrés, ¡asegurado! Los diez pasos para organizar una conferencia exitosa son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Fijar el orador y la fecha - TEMPRANO Reservar el salón - TEMPRANO Confirmar el orador Lidiar con la administración y la burocracia Crear un evento en Facebook Publicidad estratégica Confirmar la logística Último Gran Impulso ¡Día D! Después del evento Paso 1: Fijar el orador y la fecha El aspecto más importante de organizar un evento estudiantil exitoso es hacer las cosas lo más pronto posible. El primer paso es mostrar interés en el orador. Ya has hablado con el orador en persona sobre realizar un evento y ahora estás haciendo el seguimiento, o has contactado por correo electrónico a un orador por vez primera para mostrar interés. Como sea que te comuniques con el orador, asegúrate de que sea hecho temprano. Esta etapa debe ser de 2 a 3 meses antes del evento planificado. Durante la comunicación inicial con el orador, conversa sobre posibles fechas disponibles para el orador y diferentes temas para la conferencia. El orador te dirá los días y horarios en que esté disponible, o que esté en la zona para dar la conferencia. Llegado a este punto, deberías empezar a descartar las fechas que entran en conflicto con cualquier otro suceso importante que ocurra en su campus (esto es muy importante). Fechas de un gran juego de baloncesto o de fútbol, fiestas, vacaciones, etc. son malas para tratar de llamar la atención de la multitud estudiantil. Si tu universidad se encuentra en grandes áreas metropolitanas como Washington, D.C. o Filadelfia, asegúrate de comprobar que otros grupos aliados de estudiantes por la libertad no estarán realizando un evento en esa fecha y hora. Además, asegúrate de que tú y los demás encargados del evento no tengan una clase o conferencia a la que tengan que asistir. Elegir el mejor momento depende de la comunidad en tu universidad. Si tu universidad es una cuyos estudiantes viajan diariamente desde lejos, trata de elegir un momento al anochecer mientras los estudiantes todavía se encuentran en el campus. Lunes, martes, miércoles y tienden a ser los mejores días para los eventos. Paso 2: Reservar el salón [email protected] │ Por Una Sociedad Libre │ www.eslibertad.org ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD Durante el Paso 1 debes haber conseguido un par de fechas en las que el orador estaría disponible para realizar el evento. Llegado este punto, deberías reservar el salón apenas tengas esas fechas (y después de haber descartado las que entran en conflicto con otros grandes eventos). Dependiendo de la universidad, podrías tener que reservar hasta 2 meses por adelantado para conseguir siquiera un salón. Reservarlo con 1-2 meses de anticipación es clave. Esto te da una mejor oportunidad de conseguir el salón del tamaño y ubicación que desees. También te coloca en ventaja para que puedas empezar a anunciar el evento tan pronto tengas el salón confirmado. La mejor ubicación es la que está cerca de las zonas más utilizadas del campus. Reserva el salón por suficiente tiempo para dar al orador lo que necesite para explayarse, para una larga sesión de preguntas y respuestas, y para que los estudiantes que quieran quedarse después del evento puedan conversar con el orador. Además, antes de reservar el salón, asegúrate de verificarlo físicamente si nunca has estado allí antes. Asegúrate de que la habitación y la zona presenten un ambiente acogedor y abierto, sean apropiadas acústica y visualmente, y tengan bastante espacio para los asientos del público esperado. No cometas el error de reservar un salón que es demasiado grande para el evento. Es mucho mejor tener una habitación pequeña totalmente llena que una habitación enorme que está medio vacía. Si todos los salones están reservados para la primera fecha de tu elección, pasa a otra fecha que el orador te haya dado y compruébela, así sucesivamente, hasta que hayas asegurado una buena ubicación. Debes tener en cuenta que otros estudiantes están pasando por el mismo proceso de reserva, por lo que el personal de las instalaciones puede estar sobrecargado o tener que manejar muchas de las mismas solicitudes al mismo tiempo. Haz tu mejor esfuerzo para trabajar con ellos y entender que pueden ser tus mejores amigos o tus peores enemigos —y que sin duda recordarán a los grupos que no fueron cooperativos. Ten esto en cuenta, y sé paciente cuando se trata de reservar el espacio. Paso 3: Confirmar el orador Una vez que el lugar ha sido confirmado, asegúrate de que el orador lo sepa y confirma con él. De ninguna manera asumas que sólo porque el orador te dio un par de fechas disponibles, que él sigue disponible. Es necesario confirmar con el orador tan pronto como el salón esté reservado. Si tomas demasiado tiempo, el orador podría empezar a hacer otros arreglos. Asegúrate de obtener un definitivo "Sí, estaré allí". Si estás pagando el viaje del orador, éste es el momento para discutir los arreglos de viaje y alojamiento. Reserva los vuelos y habitaciones una vez que hayas confirmado con el orador. Asegúrate de enviar cualquier información de vuelos y hotel directamente al orador. Por último, da las gracias al orador. Dile que estás ansioso por recibirlo. Paso 4: Lidiar con la administración y la burocracia La administración de la universidad tiene muchas, muchas reglas que necesitas seguir y que te hacen la vida más difícil. Aprende estas reglas para que no te tomen por sorpresa el día del evento. Deberías encontrar respuestas a preguntas tales como: ¿Puedes servir comida en el salón? ¿Y fuera de él? ¿Cómo conseguirás un micrófono o un proyector LCD para el salón? ¿Cuál es el número máximo de alumnos que pueden estar en el salón? ¿Cómo se [email protected] │ Por Una Sociedad Libre │ www.eslibertad.org ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD consiguen sillas adicionales o un podio? Estas y muchas otras preguntas son importantes saber de antemano. Una vez que hayas aprendido las políticas y procedimientos de la universidad, trabaja con ella para asegurarse de que solicitó correctamente un proyector LCD, micrófono, o podio para el Salón. De nuevo, es importante dar estos pasos logísticos temprano. Cuanto más esperas, más difícil será conseguir los equipos que necesitas. Paso 5: Crear un evento en Facebook ADVERTENCIA: esta forma de publicidad es necesaria pero, por supuesto, no es suficiente. Grupos estudiantiles en el pasado han tenido concurrencias insatisfactorias porque sólo utilizaron Facebook como método de publicidad. Facebook es genial, pero los otros métodos de publicidad son fundamentales para llevar a cabo una exitosa conferencia. No caigas en la "trampa de Facebook" —no dejes de hacer publicidad sólo porque hiciste un evento en Facebook. Los eventos de Facebook son una forma importante de hacer llegar el mensaje acerca del evento. Si ya tienes un grupo de Facebook para tu organización, utiliza el grupo de Facebook para "crear un evento". Esto te permitirá invitar a todas las personas en el grupo sin tener que individualmente solicitar amistad e invitar a cada uno de ellos. Elige un título interesante para el evento de Facebook. Generalmente, si el orador es de gran renombre, quizás quieras incluir su nombre en el título del evento con un tema pegadizo. Por ejemplo, "Michael Tanner: ‘¿Quién paga por tu cobertura médica?’". Esto engloba al orador, al tema y una pregunta interesante para atraer a gente al evento. Asegúrate de que todos los detalles estén presentes —agrega direcciones hasta el edificio, un link a un mapa, cualquier detalle sobre la ubicación del salón, e información de estacionamiento si corresponde. Añade links a las publicaciones del orador. Invita a tus amigos al evento. Haz administradores a todos los encargados del evento de tu grupo y anímales a invitar a todos sus amigos también. Al acercarse al evento, envía mensajes de aviso a todos los que marcaron “asistiré” en recordándoles del evento y pidiéndoles que pasen la invitación a sus amigos. Paso 6: Publicidad Estratégica Si quieres una buena concurrencia, debes hacer publicidad de manera estratégica. Podrás tener el mejor orador del mundo, pero si no haces llegar el mensaje, el evento no tendrá éxito. Hay cuatro métodos principales de publicidad: Medios de comunicación (blogs, correos electrónicos, páginas web, artículos de opinión en periódicos universitarios) Facebook Universidad (aulas, otros estudiantes, profesores, secretarías de departamento) Volantes/ Afiches / Pintatas Medios de Comunicación: [email protected] │ Por Una Sociedad Libre │ www.eslibertad.org ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD Blogs: anuncia el evento en tu blog, pide a tu orador que lo anuncie en su blog o que enlace al tuyo, y consigue que otros amigos u otras organizaciones estudiantiles publiquen en sus blogs sobre el tema. Si hay otros grupos de estudiantes por la libertad en tu campus o en la zona, pídeles que lo publiquen en su blog, sitio web, y que envíen un correo electrónico a sus listas de correo. Esto es especialmente importante para grupos ubicados en grandes ciudades y en torno a otros campus. Estudiantes por la Libertad puede ayudarte a encontrar los grupos estudiantiles alrededor de tu campus, pero es tu trabajo acercarte a ellos y pedirles que anuncien tu evento a sus miembros. Correos electrónicos: ¡envía correos electrónicos a tu lista de correo de miembros! Haz que tus aliados también lo hagan. No envíes demasiados de estos mensajes porque la gente empezará a hacer caso omiso de los mensajes y perderá información importante. Periódico escolar: escribe tu propio artículo sobre el evento y vincúlalo a una idea central. Alternativamente, consigue que el periódico de la universidad cubra el evento. Envía un correo electrónico al periódico diciendo: "éste es un evento que ocurrirá tal día". Diles el número de asistentes que se esperan. El periódico o bien escribirá sobre ello o lo añadirá a su sección "Próximos eventos". Utiliza la misma técnica para las estaciones de radio, canales de YouTube escolares u otros medios de comunicación del campus. Facebook: ADVERTENCIA: Una vez más, esta forma de publicidad es necesaria pero NO suficiente para llevar a cabo una conferencia exitosa. No te limites a crear el evento en Facebook y asumir que recorrerá la red de Facebook. Es necesario publicar el evento en los muros de tus amigos, que lo publiques en tu muro, que lo conviertas en tu estado de Facebook, y que lo publiques en los muros de otras organizaciones. Asegúrate de enviar mensajes a quienes marcaron que asistirán al evento con actualizaciones y recordatorios. Universidad: Esta forma de publicidad estratégica es absolutamente crucial, especialmente si estás en una gran universidad. El evento contará con una gran concurrencia si haces tantos tipos de publicidad universitaria como sea posible. Conéctate con otros grupos de estudiantes, tanto en el campus como al su alrededor. Pide a los grupos de estudiantes por la libertad que envíen la información a todos sus miembros. Con relación a esto, asegúrate de que estás haciendo conexiones cercanas con los encargados de las otras organizaciones estudiantiles, en tu universidad y en otras. Una buena relación es necesaria para realizar anuncios mutuos; diles que te encantaría ayudar a promover sus eventos y pídeles que devuelvan el favor mediante la promoción de tus eventos. De esta manera, la totalidad de sus miembros aprenderán acerca de tu organización estudiantil también. Diles por qué sus miembros estarían interesados —no envíes solamente un correo electrónico genérico invitándolos al evento. Explícales que la conferencia toca temas por los que su organización se preocupa. Recuerda que eres un vendedor, tienes que vender a otros el valor de tu evento. Visita los grupos en persona si es posible para responder cualquier pregunta y ayudar a añadir un toque personal al evento. [email protected] │ Por Una Sociedad Libre │ www.eslibertad.org ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD Utiliza las secretarías departamentales universitarias. Si el evento es sobre salud pública, por ejemplo, envía un correo electrónico a todas las secretarías de los departamentos de Economía, de Políticas de Salud Pública, de Biología, Química y así sucesivamente. Indica a las secretarías: "Éste es un evento que puede ser de interés para los estudiantes de biología. ¿Puedes por favor enviarles la siguiente información?"Asegúrate de personalizar los correos electrónicos. No tienes que mencionar tu organización en el correo electrónico, puedes mencionar sólo el evento. Por ejemplo, si estás enviando un correo electrónico al departamento de Historia y tu grupo estudiantil se llama el Club de Economía, es posible que desees dejar de lado el nombre del grupo y centrarte en el evento, "La Gran Depresión", el cual sonaría atractivo sin añadir que el Club de Economía lo organiza. Éste es un método muy importante de publicidad que la mayoría de los grupos obvian. Tienes que ser capaz de llegar a diferentes disciplinas y encontrar o crear allí estudiantes prolibertad. Algunas secretarías universitarias deberían recibir correo electrónico acerca de casi cualquier evento, como las de Economía, Filosofía y Administración Pública / Ciencias Políticas. Utiliza a tus profesores y sus clases. Si tienes profesores orientados al libre mercado, pídeles anunciar el evento a sus alumnos y, posiblemente, ofrecer crédito adicional a los estudiantes para asistir al evento si es relativo a la clase. Pregunta a tus profesores si puedes dar una charla rápida sobre el evento. Durante tus visitas o charlas en las clases, distribuye volantes. ¡Si habrá comida gratis en el evento, menciónalo! Volantes / afiches / pintatas : Distribuye volantes en el campus como loco. Los oradores pueden caminar por el campus antes del evento y esperan ver volantes y afiches que promuevan el evento. Mantén los volantes sencillos pero atractivos. Pégalos en las aulas, patios de comida, baños y cualquier otro lugar que pueda ser observado en el campus. Comienza a distribuirlos con 2 semanas aproximadamente de antelación. En los campus donde los volantes y afiches son comunes, tendrás que volver a visitar estos lugares y mantener tu afiche a la vista. Comienza a publicitar con tiza con una semana de antelación aproximadamente. Mantén el mensaje muy, muy corto. Hazlo en el área del patio, pasillos a los más grandes edificios académicos y de aulas y otras áreas públicas. Usa colores brillantes — esto llamará la atención. En los últimos cinco días antes del evento hazlo al menos dos veces, en especial el día antes y el día del evento. Asegúrate de saber acerca de las regulaciones para escribir con tiza en tu universidad, es decir, dónde se permite la tiza. Revisa el informe del clima para ver si se esperan lluvias, ya que no hay nada peor que sentir que sus esfuerzos se van con el agua. Para ambos métodos es importante tener un mensaje pegadizo. Para un evento sobre política de atención de la salud, no sólo diga: "¡Venga y aprenda acerca de la salud!" Haga una pregunta en su mensaje, como: "¿Debe el gobierno estar involucrado en TU atención médica?" o "¿Sabes quién está pagando por TU atención médica? Ven a descubrirlo. Jueves, 05 de septiembre, 6 pm en el Edificio X, Salón Y. Habrá COMIDA GRATIS." El volumen es imprescindible en ambos métodos para hacerlos efectivos. Reúne a un grupo de tus miembros para volantear, pegar afiches y llenar de tiza el campus, y [email protected] │ Por Una Sociedad Libre │ www.eslibertad.org ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD recompénsalos con pizza después. Si tu grupo es suficientemente grande, establece un Comité de Marketing/Publicidad para que sea responsable de la organización de estos esfuerzos. No te desanimes si tus volantes o afiches son retirados. Le pasa a todo el mundo —sólo tienes que redistribuir los volantes y pegar de vuelta los afiches en la zona. Ambos son un proceso continuo, no algo de una sola vez. Paso 7: Confirmar la logística Faltando alrededor de una semana para el evento, éste es el momento de volver a confirmar con el orador. Envía un correo electrónico al orador y hablen de la logística. ¿Cuándo llegará el orador? ¿Cuándo pasarás a buscarlo? ¿Está interesado en compartir con los asistentes luego del evento (si estás pensando llevar a cabo una fiesta o reunión informal)? ¿Tiene alguna biografía en particular que quiere que se lea? También cabe mencionar el tamaño de su audiencia esperada y la programación/tiempo para el evento. Por ejemplo, el orador habla durante una hora, hay una ronda de preguntas y respuestas de 15 minutos, y luego se pasa a la reunión informal con los asistentes. Asegúrate de informar al orador sobre la programación del evento. Confirme los otros aspectos logísticos: catering, proyector LCD, micrófono, etc. Cualquier otra tarea administrativa que tenía que realizarse, confírmalas mientras todavía tienen tiempo. Nunca asumas que alguien estará en la misma sintonía a menos que confirmes varias veces. Decide quién introducirá al orador. Debe estar listo un discurso de apertura que introduzca a tu grupo, incluyendo la fecha/hora de tu próxima reunión o evento, y que presente al orador. Investiga sobre el orador para elaborar una introducción concisa, incluyendo los puntos importantes e interesantes de su biografía. Paso 8: Último gran impulso Éste es el momento de impulsar la publicidad para el evento por última vez. Deberías hacer esto uno o dos días antes del evento. Promociona el evento por todo Facebook. Hazlo tu estado de Facebook y urge a la gente a que "¡Vengan mañana de noche!". Envía el enlace a tus amigos. Anima a los miembros de tu grupo a que hagan lo mismo. Además, envía un mensaje de recordatorio a los que marcaron “asistiré” al evento en Facebook. Añade cualquier detalle, especialmente si tendrán comida gratis y si habrá alguna reunión informal luego. Envía otro correo electrónico a tu lista de correo dando el mismo recordatorio. ¡Pero eso no es suficiente! Es imprescindible que publicites con tiza por el campus y pegues afiches y volantees como parte del "último gran impulso." Haz que tus miembros se planten en el área común del campus y repartan volantes para el evento, invitando a los estudiantes a que "¡vengan mañana de noche!" Conversa con los estudiantes en el patio, explícales el evento y convéncelos de que vengan. Haz que un grupo de estudiantes publiciten con tiza la noche anterior y la mañana del evento. Recuerde: el marketing exitoso en el campus tiene que ver con el volumen. Por lo general, un individuo necesita ver un mensaje 5 veces antes de que le llegue la información. Por cada estudiante que está viendo un volante o afiche por 8º vez, 10 estudiantes más lo acaban de ver por primera vez. [email protected] │ Por Una Sociedad Libre │ www.eslibertad.org ESTUDIANTES POR LA LIBERTAD Paso 9: Día D ¡El gran día del evento finalmente llegó! Aquí hay algunas cosas que necesitas hacer: Alguien debe encargarse de recoger o recibir al orador. o Planee con anticipación dónde esta persona estacionará, intercambie información de contacto y asegúrese de que el orador también conoce el plan. Otra persona debe estar a cargo de permanecer en el salón para asegurarse de que todo esté en orden. o Pon una mesa para tu organización con volantes y materiales relevantes. Si es posible, que esté fuera del salón, pero también en el interior incluye ya sea un estandarte o escribe la información de tu grupo en una pizarra. Asegúrate de tener una botella de agua para el orador en el podio. En todo momento, alguien debe estar tomando fotografías y documentando el evento. Puedes utilizarlas para el sitio web de tu grupo, los medios escolares, registros de asistencia, o simplemente para la posteridad. Asegúrate de dejar tiempo para la ronda de preguntas y respuestas. Alguien que controle el tiempo y pase el micrófono a los asistentes debe sentarse en primera fila para mantener el evento dentro del tiempo previsto. Asegúrate de recoger la información de contacto de todos. No te limites a establecer un formulario de inscripción en el fondo de la sala. Sé proactivo. Haz que alguien se pare en la entrada pidiendo a todos los que entren que proporcionen su nombre y dirección de correo electrónico. Pase una lista de inscripción en una carpeta por los asientos cuando comience el evento. Asegúrate de dar al orador una tarjeta de agradecimiento después del evento. Un pequeño regalo no es necesario, pero sería agradable (una remera de la organización, una botella de vino, una taza de la universidad, etc.) Paso 10: Después del evento Envía un correo electrónico de seguimiento al orador al día siguiente dándole las gracias y diciendo que los estudiantes disfrutaron de la conferencia. Haz un seguimiento a los asistentes con un correo electrónico al día siguiente agradeciéndoles por venir y dándoles información sobre cómo participar en tu organización. Incluye cosas como el tema de su próxima reunión, el próximo evento, reunión semanal, etc. ¡Celebra tu éxito! Date una palmadita en la espalda, y da las gracias a los miembros que pusieron el esfuerzo necesario para que el evento sea un éxito. Da cuenta de lo que ha ido bien, qué se podía haber hecho mejor, y nuevas ideas para el próximo evento. ¡Asegúrate de anotar estas cosas para que tu próximo evento sea aún más increíble! Dile a EPL sobre tu evento. EPL se complace en promocionarte a ti y a los esfuerzos de tu grupo para que todos puedan ver lo dedicados que son los estudiantes por la libertad. [email protected] │ Por Una Sociedad Libre │ www.eslibertad.org