3. Descripción del funcionamiento 3. Descripción del

Mejoras organizativas y de gestión en el Departamento
de Ofertas de una empresa para el tratamiento del agua
3. Descripción del funcionamiento del
departamento de ofertas de la empresa
Samper Soluciones Sostenibles S.A.
Pablo Espinar López
Universidad de Sevilla
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Mejoras organizativas y de gestión en el Departamento
de Ofertas de una empresa para el tratamiento del agua
3. Descripción del funcionamiento del departamento de ofertas de la empresa
Samper Soluciones Sostenibles S.A.
El departamento de ofertas de “Samper Soluciones Sostenibles S.A.” es el
encargado de redactar proyectos para concurso ofrecidos por las distintas
Administraciones Públicas tanto a nivel nacional como internacional.
Para realizar esta función, el Departamento dispone de personal dedicado a las
siguientes funciones parciales:
-Jefe del departamento (1 persona).
-Obra civil (5 personas).
-Precios (2 personas).
-Responsable de Ofertas (9 personas).
-Delineación (5 personas).
-Dirección técnica (3 personas).
Además de la función objeto del departamento de elaboración y seguimiento
de
las
ofertas,
la
propia
unidad
ha
implementado
un
rudimentario
procedimiento de detección de problemas y de propuesta e implantación de
mejoras. Estos problemas son referentes a los recursos del departamento
(equipos, mobiliario, instalaciones, personal, etc.), a la organización del propio
Departamento o a los procesos de gestión.
Quedando básicamente el siguiente esquema:
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Funciones del Departamento de Ofertas
Elaboración y seguimiento de proyectos para
concursar a nivel nacional e internacional
Detección
de
problemas
y mejoras
Estudio y
solución
Acción de
mejora
A continuación se describen esquemáticamente cada uno de los grandes
procesos que se acaban de enunciar.
3.1. Elaboración y seguimiento de proyectos
proyectos para concursar a nivel nacional
e internacional
El trabajo se desarrolla de acuerdo con el proceso que se describe a
continuación:
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•
Informarse de licitaciones que se adecuen a su género (entendiendo por
tal que requiera una clasificación que posea dicha empresa o pueda
conseguirse presentándose en unión temporal con otra/s empresa/s y
que sea de un importe y categoría que se ajusten a la estrategia tanto
de objetivos económicos como de introducción en el mercado buscados
por ella).
•
Una vez se ha localizado una licitación “admisible”, se estudian las
posibilidades que existen de presentación a dicho concurso tanto por
recursos humanos que se podrían destinar en dicho momento a éste
cliente (ya que puede que en momentos puntuales no se pueda realizar
una mayor carga de trabajo al departamento, pues se estén estudiando
otras ofertas) o las posibilidades que existen de ganar dicho concurso o
no ganarlo pero sea importante la presentación de la empresa al
concurso por temas comerciales usando para ello la información que se
posea de dicho cliente. Con lo que se puede declarar como oferta
prioritaria, pendiente de analizar o rechazada.
•
Una vez tomada la decisión de estudiar la presentación del proyecto, se
designa un responsable de oferta (con un posible apoyo en casos
prioritarios o de proyectos de gran envergadura), un encargado o en su
caso dos (dependiendo del tipo de proyecto) de obra civil, delineantes,
etc.
Es decir, se hace una previsión de recursos tanto para el estudio, la
entrega y el seguimiento del concurso de licitación.
Cada uno de estos pasos se va cargando en una aplicación informática
común a modo de archivador, clasificado según cliente y según oferta,
para que se disponga de dicha información con cierta facilidad.
•
Tras ello se redacta la oferta y se realiza un seguimiento del concurso
(aperturas económicas, técnicas, visitas, reuniones, etc.) todo lo cual se
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va cargando en la aplicación descrita y una vez se decide el adjudicado,
sea o no dicha empresa, se cierra la oferta y se introducen en su caso
algún comentario que se considere importante para una próxima oferta.
Pasando ya si fuera la empresa “Samper Soluciones Sostenibles S.A.” la
adjudicada, al departamento encargado de la ejecución de obra.
3.2.
3.2. Detección de problemas y propuesta e implantación de mejoras
El proceso que se sigue es el que se describe a continuación:
•
Si en algún momento durante el trabajo cotidiano se detecta algún
problema o capacidad de mejora, se informa a todos de dicho problema
mediante una aplicación informática que clasifica los problemas a modo
de archivador, separando por persona que detectó el problema y fase o
personal a que afecta dicho problema.
•
En el momento que alguien encuentra una posible solución lo pone en
conocimiento del jefe del departamento (en la mayoría de los casos es él
mismo quien propone la solución) y en caso de ser admitida la
propuesta, se introduce la solución hallada en la aplicación informática
y se realiza la consiguiente acción de mejora.
Por lo cual, no existía en el departamento personal dedicado expresamente
a realizar esta función del departamento de ofertas, siendo éste un tema
“llevado por todos en general” y regulado por el jefe del departamento.
Existiendo temas complejos no tratados por falta de tiempo, ya que no se
contaba con personal dedicado a esta función, y sólo se detectaban cuando
estos problemas eran una dificultad obvia para la forma de trabajo.
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Además, puesto que no era una labor específica de nadie muchas veces no
se seguía realizando mejoras, cortándose así la cadena:
Detección
de
problemas
y mejoras
Estudio y
solución
Acción de
mejora
Con lo que se comprueba se pierde irremediablemente un potencial
enorme de desarrollo.
De ello surge la idea de realizar un estudio por fases de las posibilidades
de mejoras en la organización del Departamento para cubrir las deficiencias
existentes en esta última función interna.
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