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Policy Document
POLÍTICA DE DENUNCIA DE IRREGULARIDADES (WHISTLE BLOWER)
La Política para denunciar irregularidades (la “Política”) se desarrolló para mantener el
compromiso de Dumas Contracting Ltd. con los más altos estándares de conducta ética
y de integridad. Su objetivo es alentar y permitir que los empleados de Dumas
Contracting Ltd. (la Empresa) planteen inquietudes acerca de violaciones reales o
supuestas del Código de ética y conducta comercial sin temor a sufrir acosos o
represalias. Esta Política establece los procedimientos para lo siguiente: (a) la
recepción, la retención y el tratamiento de reclamaciones relacionadas con informes
financieros, contaduría, controles internos y asuntos de auditoría cuestionables
(conjuntamente “Asuntos Financieros”); y (b) el envío, de parte de los empleados de la
Empresa, o de cualquier miembro del público, en forma anónima y confidencial, de
inquietudes relacionadas con fraudes, incumplimientos de los procedimientos de
seguridad, incumplimientos del Código de Ética y conducta comercial o de cualquier
acción inapropiada relacionada con las operaciones de la Empresa en general
(conjuntamente “Asuntos Operacionales”). Esta Política es complementaria al Código de
Ética y Conducta Comercial de la Empresa.
1. Procedimiento para Someter Reclamaciones
Todas las reclamaciones se tratarán en forma confidencial y de acuerdo a la Política de
Privacidad de la Empresa actual vigente y a todas las leyes aplicables. Si una
reclamación se realiza en forma anónima, la Empresa mantendrá el anonimato en la
medida de lo posible para asegurar que se lleve a cabo una investigación exhaustiva.
Todas las reclamaciones deben contener datos suficientes sobre la supuesta conducta
inapropiada para permitir un análisis completo de la situación. Al recibir una
reclamación, se evaluará si la conducta en cuestión es impropia o si viola alguna política
de la Empresa, que incluyen, pero no es limitado a, el Código de Ética y Conducta
Comercial, y si justifica una sanción. Si un empleado desea tratar algún asunto con el
Comité de Auditoría, el empleado también debe incluir esta al someter el reclamo
Algunas reclamaciones se pueden gestionar a nivel administrativo, cuando el Comité de
Auditoría lo considere adecuado.
Las reclamaciones o las inquietudes relacionadas con Asuntos Financieros y
Operacionales se deben enviar por escrito en un sobre cerrado al Presidente del Comité
de Auditoría (el “Presidente”) de la Empresa, como se detalla a continuación:
Favor de anotar: Personal y Confidencial
The Chair of the Audit Committee
Dammstrasse 19
6300 Zug
Switzerland
Tel:
+41 41 560 9070
Correo electrónico: [email protected]
Juillet 2010
2.
Sin Consecuencias Adversas
Para la revisión de cualquier asunto relacionado con Finanzas u Operacionales por un
funcionario o un empleado de la Empresa se llevara a cabo sin temor a ser despedido ni
a recibir acciones disciplinarias o represalias de cualquier tipo. La empresa no destituirá,
sancionará, bajará de categoría, suspenderá, amenazará ni discriminará de ninguna
manera a funcionarios o empleados en relación al informe realizado de buena fe, en
beneficio de la Empresa y no para beneficio personal. Las acusaciones
malintencionadas pueden generar acciones disciplinarias.
3.
Revisión de Propuestas
El Comité de Auditoría revisará y tratará su asunto lo más pronto posible en la forma
que considere adecuada según la importancia de la propuesta y con la ayuda y
consejo de la persona que el Comité de Auditoría designe, pudiendo llegar hasta un
asesoramiento legal externo. El Comité de Auditoría implementará las medidas
correctivas que considere necesarias para tratar el asunto de acuerdo a la importancia
de la denuncia.
La notificación de las medidas correctivas se enviará a la persona que remitió la
denuncia, siempre y cuando esto sea posible y considerado adecuado según el criterio
exclusivo del Comité de Auditoría.
4.
Retención de Documentos
El Comité de Auditoría guardara los documentos relacionados con los asuntos
reportes acerca de actos de represalias para la investigación de dicho caso por un
período no menor a siete años. Los tipos de documentos que el Comité de Auditoría
retendrá incluyen el registro de todas las medidas tomadas en relación con la
investigación y los resultados de esa investigación.
5.
Revisión de la Política de la Empresa
El Comité de Auditoría revisará y evaluará esta Política de cada año para determinar si
es efectiva para proveer los procedimientos adecuados para informar sobre violaciones
o reclamaciones relacionadas con Asuntos Financieros y Operacionales. El Comité de
Auditoría presentara cualquier recomendación al Consejo de Directores para su
aprobación.
6.
Preguntas
Las preguntas acerca de cómo se debe proseguir con la Política de la empresa en un
caso en particular se debe enviar al Presidente del Comité de Auditoría o al Director
General Jurídico.
Juillet 2010