ARCHIVO ELECTRÓNICO DE INFORMACIÓN, MENSAJE DE

ARCHIVO ELECTRÓNICO DE INFORMACIÓN, MENSAJE
EQUIVALENCIA FUNCIONAL, RESERVA BANCARIA
Concepto 2007062815-001 del 22 de octubre de 2007.
DE
DATOS,
Síntesis: Cualquier persona natural o jurídica se encuentra facultada para implementar los
sistemas de archivo de información que considere más convenientes, a condición de que acate
el contenido de la Ley 527 de 1999, en particular las reglas sobre equivalencia funcional.
Dicho sistema deberá garantizar, de forma adecuada, la limitación en el acceso de la
información, de suerte que en todo momento se conserve la reserva bancaria sobre el
comportamiento de las inversiones personales.
«(…) consulta sobre la posibilidad de archivar en medios magnéticos los soportes de los
cierres de los fondos. Sobre el particular se hacen los siguientes comentarios:
La Ley 527 de 1999, constituye el régimen general de acceso y uso de los mensajes de datos
para Colombia, para lo cual establece un conjunto de directrices encaminadas a determinar lo
que doctrinariamente se conoce como la equivalencia funcional, en el sentido de posibilitar
que los mensajes de datos, entendidos como el envío y recepción de datos por medio
electrónico 1, puedan ser jurídicamente equiparables a cualquier comunicación escrita.
Sobre el particular, el artículo 6° de la mencionada disposición preceptúa que cuando
“cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará
satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su
posterior consulta”.
En igual sentido el articulo 7° de la Ley 527 de 1999 establece que la presencia de una firma
manuscrita se entenderá satisfecha si se utiliza un método que permita identificar el iniciador
del mensaje de datos y su aprobación en el contenido del mensaje, siempre que dicho método
sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o
comunicado.
Así mismo, respecto de la conservación de ciertos documentos, registros o informaciones, el
artículo 12 de esta ley, establece que ese requisito quedará satisfecho siempre que se cumplan
las siguientes condiciones: (1) Que la información que contengan sea accesible para su
posterior consulta. (2) Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato
en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que
reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y (3) Que se conserve,
de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la
fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
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1. Artículo 2 de la Ley 527 de 1999.
En desarrollo de estos postulados, la Superintendencia de Industria y Comercio en concepto
04044586 del 18 de Junio de 2004 señaló:
“En virtud del principio de los equivalentes funcionales consagrado en la Ley 527 de 1999, a
través de las técnicas electrónicas se pueden cumplir los propósitos y funciones que cumple el
documento escrito, siempre y cuando el mensaje de datos de que se trate cumpla con los
requisitos de fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad.
(...) los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad
que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez,
especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre
que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley.”
Igual criterio lo encontramos en la Corte Constitucional, en Sentencia C-662 de 2000, en la
cual manifestó
“El mensaje de datos como tal debe recibir el mismo tratamiento de los documentos
consignados en papel, es decir, debe dársele la misma eficacia jurídica, por cuanto el mensaje
de datos comporta los mismos criterios de un documento.
Dentro de las características esenciales del mensaje de datos encontramos que es una prueba
de la existencia y naturaleza de la voluntad de las partes de comprometerse; es un documento
legible que puede ser presentado ante las Entidades públicas y los Tribunales: admite su
almacenamiento e inalterabilidad en el tiempo: facilita la revisión y posterior auditoria para
los fines contables, impositivos y reglamentarios; afirma derechos y obligaciones jurídicas
entre los intervinientes y es accesible para su ulterior consulta, es decir, que la información
en forma de datos computarizados es susceptible de leerse e interpretarse.”
Aplicando las anteriores consideraciones al objeto de su consulta, tenemos que cualquier
persona natural o jurídica, se encuentra facultada para implementar los sistemas de archivo de
información que considere más convenientes, a condición de que acate el contenido de la Ley
527 de 1999, en particular las reglas sobre equivalencia funcional.
En todo caso, dicho sistema deberá garantizar, de forma adecuada, la limitación en el acceso
de la información, de suerte que en todo momento se conserve la reserva bancaria sobre el
comportamiento de las inversiones personales.
(…).»