manual interno del sistema de adm de bodegas

HOIRMATIVA
''''TERNA
"MANUAL INTERNO
ADMINISTRACiÓN
DEL SISTEMA DE
DE BODEGAS"
REVISION
N.- 00
FECHA
21-11-2011
D.:SAJ!ROLLO
CO~PORATIVO
HOJA
RESOLUCiÓN
N"
1 d. 20
OO3
OTHÓN ZEVALLOS MORENO,
GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA
POTABLE Y SANEAMIENTO
DE AGUA
CONSIDERANDO:
Que,
Que,
Que,
Que,
Que,
Que,
Que,
el 16 de abril de 2010, el Concejo Metropolitano de Quito, aprobó la Ordenanza'
Metropolitana No. 0309, publicada en el Registro Oficial No. 186, de 5 de mayo de
2010, a través de la cual se crean las empresas públicas metropolitanas, entre ellas, la
"Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento~
el artículo 3, numerales 3 y 6, de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, dispone que
éstas se rigen, entre otros, por los principios de eficiencia, rentabilidad, preservación y
control de la propiedad estatal y empresarial pública;
las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y
Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos,
expedidas mediante Acuerdo No. 039-CG de la Contraloría General del Estado,
publicadas en el Supiemento del Registro Oficial No. 87, del 14 de diciembre de 2009,
de manera especial los códigos 406-04, 406-05, 406-06, 406-07, 406-10 Y 406-11,
regulan lo relativo a la Administración de Bienes;
es necesario mejorar el sistema de administración, custodia, entrega y control de los
bienes de la Empresa, implementando una adecuada gestión de las bodegas;
para mantener el stock de bienes en las bodegas, que pemita proveer al área operativa
de la Empresa, se requiere el instrumento que nome sus actividades;
la Empresa requiere establecer canales de comunicación entre las bodegas centrales,
las periféricas, y entre éstas; y, las gerencias de área, con el propósito de optimizar el
uso de los recursos;
es indispensable implementar un sistema de administración
permanentemente un correcto flujo operacional;
de bodegas que mantenga
En ejercicio de las atribuciones conferidas por los artículos 11, numeral 8, de la Ley Orgánica
de Empresas Públicas; 16 inciso segundo y 20 literales b y 1,de la Ordenanza Metropolitana
N° 301, sancionada el 4 de septiembre de 2010; y, 12, literal h, del Reglamento Orgánico
Funcional de la Empresa,
("
"MANUAL
INTERNO
ADMINISTRACIÓN
Ne-RMATIVA
Ir/TERNA
DEL SISTEMA DE
DE BODEGAS"
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FECHA
DESARROLLO
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N .• 00
I
Z1.11.2011
,
2 d. 20
RESUELVE:
Expedir el siguiente
80DEGAS
MANUAL
INTERNO
DEL
SISTEMA
DE ADMINISTRACiÓN
DE
CAPITULO I
OBJETO
Art.
1.
Y AMBITO DE APLICACiÓN
OBJETO
El presente Manual establece el sistema de administración de bodegas por el que se
determinan los procedimientos de custodia, almacenamiento, entrega y control de las
existencias de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas; asi como el ingreso de
maquinaria, equipo y demás bienes muebles que se utilizan en el desarrollo de las actividades
de la Empresa.
Art.
2.
AMBITO DE APLICACiÓN
I
I
Las disposiciones contenidas en el presente Manual, regulan tanto, las actividades de
custodia, almacenamiento, entrega y control de los bienes, materiales, suministros, repuestos
e insumas de la Empresa, desarrolladas por el Departamento de Abastecimientos, a través de
la Unidad de Bodegas, como el ingreso, transferencia y egreso de estos, según los
requerimientos de las diferentes áreas.
CAPITULO 11
DE LA ORGANIZACiÓN
Art. 3.
Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES
ALMACENES
DE LA ORGANIZACiÓN
DE LAS BODEGAS
Y
DE BODEGAS
La Gerencia de Administración y Gestión del Talento Humano, a través del Departamento de
Abastecimientos
y de la Unidad de Bodegas, son los responsables de la administración,
custodia, entrega y control de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas de la
Empresa. La Unidad de Bodegas está conformada por: Bodega Central, Almacenes
y
Bodegas. Periféricas de Unidades Operativas, de plantas de tratamiento, de suministros y de
conexiones domiciliarias, y cuya organización se describe a continuación:
a)
La Bodega Central se encuentra ubicada en el Sector de la Chorrera, en la avenida
Occidental y prolongación de la avenida Mariana de Jesús; está organizada en
almacenes por tipo de material, desde los que se realiza la transferencia de los
bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas a las diferentes bodegas
periféricas, en horario de 08hOO hasta las 16h30, de lunes a viernes.
I
I
1
I
I
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I
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NO
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ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS"
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HOJA
b)
Los Almacenes se encuentran ubicados en la Bodega Central, funcionan de manera
independiente, y se encuentran organizados de acuerdo a la clasificación,
organización y estandarización de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o
insumos que custodian, tal como se describe a continuación:
1.
2.
3.
Almacén 111.- uniones mecánicas, válvulas, bridas, hidrantes y tapas.
Almacén 112.- cemento, productos químicos y papel filtro.
Almacén 113.- bienes o materiales que se encuentran obsoletos, ínservibles o
que se han dejado de usar y se mantienen para ejecutar el proceso de
enajenación o baja.
4.
Almacén 114.- bienes y materiales
agua potable.
5.
6.
7.
8.
9.
para la reparación
de las conexiones
de
Almacén 115.- bienes y materiales para el mantenimiento
de equipos
específicos de construcción de pozos.
Almacén 116.- bienes y materiales que son ingresados y entregados
inmediatamente a los usuarios finales, como son los bienes de larga duración
(activos fijos), o los bienes que por su naturaleza deben ser instalados
directamente en los proyectos que mantiene la Empresa.
Almacén 118.- tuberia de honmigón, PVC y materiales para alcantarillado.
Almacén 119.- tubería de acero y piezas especiales de acero.
Almacén 120.-lubricantes
10. Almacén 121.- suministros, materiales, uniformes, y equipos de protección
el personal.
c)
3 de 20
para
Las Bodegas periféricas de Unidades Operativas se encuentran distribuidas en las
diversas dependencias
e instalaciones
de la Empresa, dentro del Distrito
Metropolitano de Quito; en ellas se custodian, almacenan, entregan y controlan
bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos, para la reparación de
conexiones domiciliari~s, redes de agua y alcantarillado de manera descent:alizada
en el DMQ, en horano de 07hOO hasta las 19hOO, de lunes a Viernes, sabados,
domingos y días feriados, de 08hOO hasta las 16hOO, los 365 días del año.
Se encuentran distribuidas físicamente de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
Bodega Sur.- Ubicada en el Pasaje S/N y avenida Alpahuasí; interior de la
Unidad Operativa Sur de la Gerencia de Operaciones.
Bodega Centro.- Ubicada en la calle Niño de Balderrama y avenida Mariana de
Jesús; interior de la Unidad Operativa Centro de la Gerencia de Operaciones.
Bodega Norte.- Ubicada en las calles Juan Barrezueta y Juan de Céliz esquina;
interior de la Unidad Operativa Norte de la Gerencia de Operaciones.
Bodega Sur Rural.- Ubicada en las calles el Cisne y San Juan de Dios,
esquina; Sector Mirasierra-EI Tingo; interior de la Unidad Operativa Sur
Orientales de la Gerencia de Operaciones.
5.
Bodega Norte Rural.- Ubicada en la calle Las Semillas y Panamericana Norte
sector Calderón, interior de la Unidad Operativa Parroquias Norte de la
Gerencia de Operaciones.
6.
Bodega Centro Rural.- Ubicada en la calle Gaspar de Carvajal sector Tumbaco;
interior de la Unidad Operativa Parroquias Orientales de la Gerencia de
O erac/ones.
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7.
Bodega Noroccidente.sector Pomasqui.
Ubicada en las calles Manuel Jordán e Independencia
8.
Bodega Mica Quito Sur.- Ubicada en la avenida Mariscai Sucre s/n sector
Fundeporte-Chil/ogallo.
de
Las Bodegas periféricas de plantas de tratamiento se encuentran ubicadas en las
plantas de tratamiento de agua potable, en las que se almacena, custodia, entrega
y controla bienes, materiales, suministros, insumas y repuestos, en horario de
07hOO hasta las 15h30, de lunes a viemes.
Se encuentran distribuidas fisicamente de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
e)
Bodega Bel/avista en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,
materiales, suministros, insumos y repuestos necesarios para la operación de
la Planta de Tratamiento
de Bellavista, y para el mantenimiento
de
Conducciones y Captaciones, Sistema Papal/acta, Sistema Mica Quito Sur y
las generadoras de energía eléctrica.
Bodega El Placer en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,
materiales, suministros, insumos y repuestos necesarios para la operación de
la Planta de Tratamiento de El Placer y los Sistemas Menores.
Bodega Puengasí en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,
materiales, suministros, insumos y repuestos necesarios para la operación de
las Plantas de Tratamiento Puengasí y Conocoto; y, para el mantenimiento del
Sistema Pitatambo
Bodega El Troje en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,
materiales, suministros, insumas y repuestos necesarios para la operación de
la Planta de Tratamiento El Troje.
En la Bodega periférica de suministros se almacena, custodia, entrega y contrala
suministros de oficma y aseo, se encuentra ubicada en el edificIo Matnz, y atIende
en horario de 08hOO hasta las 16h30, de lunes a viernes.
f)En la Bodega Periférica de Conexiones Domiciliarias se almacena, custodia, entrega y
controla los materiales para las conexiones domiciliarias que realiza la Gerencia
Comercial
y se encuentra ubicada en el edificio de la Gerencia Comercial, y
atiende en horario de 08hOO hasta las 16h30 de lunes a viernes.
El número de bodegas como los horarios de atención pueden ser modificados de acuerdo
a los requerimientos e intereses de la EPMAPS.
Art. 4.
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE BODEGAS
a) Establecer y controlar
insumo y/o repuesto.
los stocks máximos y mínimos por bien, material, suministro,
b) Establecer la clasificación de los diferentes materiales con base en criterios técnicos,
de utilidad y funcionamiento.
c) Generar las requisiciones, de los bienes (materiales tipo "A"), que son solicitados por
las áreas requirentes, de acuerdo con el Plan Anual de Contrataciones, que garanticen
su provisión oportuna a las diferentes unidades de la Empresa y que aseguren su
o eración normal.
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8.
Bodega Noroccidente.sector
Pomasqui.
Ubicada en las calles Manuel Jordán e Independencia
Bodega Mica Quito Sur.- Ubicada en la avenida Mariscal Sucre s/n sector
Fundeporte-ChillogaIJo.
I
de
/
d)
I
Las Bodegas periféricas de plantas de tratamiento se encuentran ubicadas en las
plantas de tratamiento de agua potable, en las que se almacena, custodia, entrega
y controla bienes, materiales, suministros, insumas y repuestos, en horario de
07hOO hasta las 15h30, de lunes a viernes.
I
I
I
..
Se encuentran distribUidas flslcamente de la siguiente manera .
I
,
1.
2.
3.
4.
e)
Bodega BeIJavista en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,
materiales, suministros, insumas y repuestos necesarios para la operación de
la Planta de Tratamiento
de Bellavista, y para el mantenimiento
de
Conducciones y Captaciones, Sistema Papallacta, Sistema Mica Quito Sur y
las generadoras de energia eléctrica.
Bodega El Placer en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,
materiales, suministros, insumas y repuestos necesarios para la operación de
la Planta de Tratamiento de El Placer y los Sistemas Menores.
Bodega Puengasi en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,
materiales, suministros, insumas y repuestos necesarios para la operación de
las Plantas de Tratamiento Puengasí y Conocoto; y, para el mantenimiento del
Sistema Pitatambo
Bodega El Troje en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,
materiales, suministros. insumas y repuestos necesarios para la operación de
la Planta de Tratamiento El Troje.
En la Bodega periférica de suministros se almacena, custodia, entrega y contrala
. suministros de oficina y aseo, se encuentra ubicada en el edificio Matriz, y atiende
en horario de 08hOO hasta las 16h30, de lunes a viernes.
f)En la Bodega Periférica de Conexiones Domiciliarias se almacena, custodia, entrega y
controla los materiales para las conexiones domiciliarias que realiza la Gerencia
Comercial
y se encuentra ubicada en el edificio de la Gerencia Comercial, y
atiende en horario de 08hOO hasta las 16h30 de lunes a viernes.
El número de bodegas como los horarios de atención pueden ser modificados de acuerdo
a los requerimientos e intereses de la EPMAPS.
Art.
4.
I
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE BODEGAS
a) Establecer y controlar
insumo y/o repuesto.
los stocks máximos
y mínimos por bien, material, suministro,
b) Establecer la clasificación ce los diferentes materiales Con base en criterios técnicos,
de utilidad y funcionamiento.
c) Generar las requisiciones, de los bienes (materiales tipo "A'), que son solicitados por
las áreas requirentes, de acuerdo con el Plan Anual de Contrataciones, que garanticen
su provisión oportuna a las diferentes unidades de la Empresa y que aseguren su
ooeración normal.
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d) Realizar la recepción física de 105 bienes adquiridos, y verificar conjuntamente con el
delegado, administrador del contrato o comisión técnica respectiva, la cantidad,
calidad, propiedad y conformidad de los bienes recibidos con las condiciones y
especificaciones técnicas contractuales;' y, legalizar las actas de entrega recepción.
e) Administrar, custodiar y conservar en forma adecuada los inventarios físicos de las
bodegas y almacenes, así como registrar el ingreso y salida de los bienes, materiales,
insumas y repuestos almacenados, en base de la información' proporcionada por los
responsables de ceda una de las Bodegas y Almacenes.
".
f) Participar en la toma física de inventarios.
y
g) Determinar con base en criterios técnicos, de utilidad
funcionamiento, los materiales
obsoletos que deben so me tersa al trámita de baja.
' .'.
h) Coordinar IB3 entregas y devoluciones de materiales en obras que se realizan POi'
administración directa.
" '" ,." .• '....,:••.' ''>'.
i) Las demás que le asigne la Ley, las normas juridicas ,igente.'3,aplic.ab!es y asta
manual.
Art. 5.
'_,
,
FUNCIONES DE LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE BODEGAS
a) Fomentar, implementar, desarrollar y aplicar la metodología
para el control,
supervisión y administración de los bienes, materiales, suministros, repuestos e
insumos que se manejan en las bodegas y almacenes.
b) Controlar y verificar las transacciones de bienes, materiales, suministros, repuestos e
insumos que se efectúen en el Sistema de Inventarios.
e) Supervisar al personal que labora en los almacenes y bodegas, que se encargan de la
custodia, administración, entrega y control de los bienes, materiales, suministros,
repuestos e insumo s almacenados.
d) Coordinar la entrega de Jos bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas que
por su naturaleza deben ser instalados directamente en los proyectos que mantiene la
Empresa.
; _
e) Tramitar cualquier reclamo o denuncia relacionada con el daño, destrucción o mal uso
_
del bien, determinando en base a los registros que mantiene la Unidad de Bodegas, y
a la información proporcionada por los responsables de cada una de las bodegas y
almacenes.
f) Autorizar el egreso de materiales solicitados, mediante la presentación de la respectiva
Solicitud de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras, debidamente
legalizada por el Área requirente.
g) Elaborar el presupuesto de suministros y materiales de conformidad a la determinación
y planificación entregada por las áreas solicitantes e incorporar en el Plan Anual de
Contratación.
h) Elaborar las Solicitudes de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras,
que competen a su planificación y presupuesto para iniciar el proceso de adquisición
de los mismos.
i) Legalizar y suscribir las actas de entrega recepción de los bienes, materiales, insumos,
repuestos y suministros que ingresan a los almacenes y bodegas de la Empresa.
j) Preparar la documentación
8 informes
necesarios para iniciar el proceso de
enajenación o baja de los materiales que se encuentran obsoletos o que se han
dejado de usar.
k) Solicitar el pago de los contratos que se encuentran bajo administración
de Bodenas.
de la Unidad
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de la
I
m)Aplicar normas técnicas de seguridad de inventario tales como: justo a tiempo, control
de stocks, stock mínimo de seguridad, entre otras.
n) Receptar bienes por reposición o restitución derivados del acaecimiento de un
siniestro.
I
1) Proponer un mejor manejo en la Administración de inventarios,
aplicación de la normativa establecida para el efecto.
a través
o) Las demás que le asigne la Ley, las normas jurídicas vigentes aplicables y este
manual.
Art. 6.
para adquisición
de bienes, materiales,
suministros,
b) Codificar los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos que ingresen al
Sistema de Inventarios.
c) Supervisar las transacciones de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos
que se efectúen en el Sistema de Inventarios.
d) Supervisar y controlar los procesos que se desarrollen en las Bodegas y Almacenes.
e) Coordinar y supervisar al personal que se.desempeña en las Bodegas y Almacenes de
la Empresa.
f) Elaborar solicitudes de compras en el Sistema de Inventarios.
g) Colaborar en la elaboración del presupuesto de la Unidad de Bodegas.
h) Coordinar la entrega de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos para las
bodegas periféricas.
i) Coordinar el proceso de enajenación o baja de materiales obsoletos y que no han
tenido movimiento.
j) Verificar la existencia de stock de los bienes, materiales, suministros, insumos y/o
repuestos.
k) Determinar stocks de seguridad, que le permitirá mantener el control de los bienes que
precisa la operación de la Empresa y que permitirá establecer límites reales para no
llegar a un estado crítico-forzoso.
1) Coordinar la elaboración de actas de entrega recepción de los bienes, materiales,
suministros, repuestos e insumos que ingresan y salen de los almacenes y bodegas.
m)Coordinar los arqueos y conteos físicos de los bienes, materiales, suministros,
insumas y/o repuestos.
n) Las demás que le asigne la Ley, las normas jurídicas vigentes aplicables y este
manual.
Art.
7.
FUNCIONES
GUARDALMACES
Y
RESPONSABILIDADES
DE
LOS
I
I
I
I
I
,
FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES DE BODEGAS
a) Elaborar informes técnicos
insumos y/o repuestos.
I
BODEGUEROS
Y
a) Recibir, almacenar, custodiar y entregar los bienes, materiales, suministros, repuestos
e insumos existentes en la bodega o almacén respectivo y observar
los
procédimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de los
mismos.
1)
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CORPORATIVO
d) Realizar la recepción física de los bienes adquiridos, y verificar conjuntamente con el
delegado, administrador del contrato o comisión técnica respectiva, la cantidad,
calidad, propiedad y conformidad de los bienes recibidos con las condiciones y
especificaciones técnicas contractuales; y, legalizar las actas de entrega recepción.
e) Administrar, custodiar y conservar en forma adecuada los inventarios fisicos de las
bodegas y almacenes, así como registrar el ingreso y salida de los bienes, materiales,
insumas y repuestos almacenados, en base de la información' proporcionada por los
responsables de cada una de las Bodegas y Almacenes.
'.
f) Participar en la toma física de inventarios.
g) Determinar con base en criterios técnicos, de utilidad y funcionamiento, los materiales
obsoletos que deben someterse al trámite de baja.
h) CoordinA' ,,,,,,,"'-"Q'las y devoluciones 06 materiales en ob,a:; que se realizan ¡::Di
administración directa.
. •.•...,'.'<,(. '" _.
i) Las. demás que le asig;:e
manual.
Art. 5.
la Ley. las ,Iormas juridicas
FUNCIONES DE LA JEFATURA
''';gen!e.~ :oplicab!esy
e::;:¡;
DE LA UNIDAD DE BODEGAS
a) Fomentar, implementar,
desarrollar y aplicar la metodología para el contrel,
supervisión y administración de los bienes, materiales, suministros, repuestos e
insumas que se manejan en las bodegas y almacenes.
b) Controlar y verificar las transacciones de bienes, materiales, suministros, repuestos e
insumas que se efectúen en el Sistema de Inventarios.
c) Supervisar al personal que labora en los almacenes y bodegas, que se encargan de la
custodia, administración, entrega y control de los bienes, materiales, suministros,
repuestos e insumas almacenados.
d) Coordinar la entrega de los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas que
por su naturaleza deben ser instalados directamente en los proyectos que mantiene la
Empresa,
e) Tramitar cualquier reclamo o denuncia relacionada con el daño, destrucción o mal uso
del bien, determinando en base a los registros que mantiene la Unidad de Bodegas, y
a la información proporcionada por los responsables de cada una de las bodegas y
almacenes.
f) Autorizar el egreso de materiales solicitados, mediante la presentación de la respectiva
Solicitud de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras, debidamente
legalizada por el Área requirente.
g) Elaborar el presupuesto de suministros y materiales de conformidad a la determinación
y planificación entregada por las áreas solicitantes e incorporar en el Plan Anual de
Contratación.
h) Elaborar las Solicitudes de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras,
que competen a su planificación y presupuesto para iniciar el proceso de adquisición
de los mismos.
i) Legalizar y suscribir las actas de entrega recepción de los bienes, materiales, insumas,
repuestos y suministros que ingresan a los almacenes y bodegas de la Empresa.
j) Preparar la documentación
e informes necesarios para iniciar el proceso de
enajenación o baja de los materiales que se encuentran obsoletos o que se han
dejado de usar.
k) Solicitar el pago de los contratos que se encuentran bajo administración
de Bode as.
de la Unidad
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b) Verificar y tramitar la documentación correspondiente, en coordinación con el Jefe de
la Unidad de Bodegas, para la entrega de los bienes que por su naturaleza deben ser
instalados directamente en los proyectos que mantiene la Empresa.
e) Registrar el ingreso y salida de los bienes, materiales, suministros, repuestos e
insumas almacenados en las Bodegas, y remitir periódicamente esta información a la
Unidad de Bodegas
d) Acreditar en la guia' de remisión o nota de entrega, su conformidad con los bienes,
materiales, suministros, repuestos e insumas que ingresan a la bodega o almacén a
su cargo, debiendo verificar el cumplimiento de las especificaciones
técnicas
requeridas, así como las cantidades y demás características establecidas
con
antelación.
e) Verifiear,y acreditar con .el documento de egreso ,emitido perel sistema de inventarios, ,la salida de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas de la bodega o
,.almacén a su cargo.
' .
..
' ....
f) Informar al Jefe de Bodegas acerca de cualquier novedad encontrada en los bienes,
materiales, suministros, repuestos y/o insumas que ingresan a la bodega o almacén a
su cargo.
g) Vigilar que única y exclusivamente ingresen a la bodega o almacén las personas que
laboran en esa dependencia, restringiendo el acceso a las instalaciones de personas
ajenas.
h) Ingresar infonmación relacionada con los bienes, materiales, suministros, repuestos e
insumas bajo su custodia en el Sistema de Inventarios.
i) Presentar mensualmente un informe sobre la bodega o almacén a su cargo, en el cual
se detallarán los ingresos, egresos, movimientos de bienes, materiales, suministros,
repuestos e insumas y demás circunstancias que considere necesario poner en
conocimiento del Jefe de la Unidad de Bodegas.
j) Atender las solicitudes de egreso de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o
insumas requeridos con la Solicitud de Bienes Prestación de Servicios y/o Ejecución
de Obras debidamente legalizada para su registro y control.
k) Las demás que le asigne la Ley, las normas jurídicas vigentes aplicables y este
manual.
CAPITULO 111
ADMINISTRACiÓN DE LAS BODEGAS Y ALMACENES
Art. 8.
ADMINISTRACIÓN DE LAS BODEGAS Y ALMACENES
a) La recepción, almacenamiento, control, supervisión, custodia, entrega y administración
de todos los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas que se manejan en
los almacenes y bodegas, asl como del personal que los custodia, será de
responsabilidad de la Unidad de Bodegas del Departamento de Abastecimientos de la
Gerencia de Administración y Gestión del Talento Humano.
b) Las bodegas y almacenes que mantiene la Empresa están bajo la administración y ~
control de la Unidad de Bodegas del Departamento de Abastecimientos de la Gerencia
de Administración y Gestión del Talento Humano.
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HOJA
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c) Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas, deberán ser almacenados
de conformidad a los espacios físicos existentes con el propósito de que faciliten la
manipulación y el control de inventarios.
d) Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas, deberán ser identificados
con su código y nombre para lo cual se deberá realizar ta~etas de identificación que
serán ubicadas en un lugar visible.
e) La administración de los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas se
realizará a través del Sistema Automatizado de Inventarios INFOINV o cualquiera que
permita su control, el cual integrará a las Bodegas y Almacenes, a efecto de que el
departamento de Contabilidad disponga de información actualizada.
f) La programación de bienes, materiales e insumas se basa en la clasificación de los
inventarios por tipo de materiales, para esto se ha utilizado la técnica
de
administración de inventarios denominado "Sistema ABC" para lo cual se ha definido:
I
1) Materiales tipo A
2) Materiales tipo B
3) Materiales tipo C
I
,
I
I
g) Los registros de ingreso, egreso y transferencias que realicen las bodegas y
almacenes serán respaldados con los documentos que genere el sistema de
inventarios.
h) La información que se ingrese y mantenga en el sistema de inventarios será de
responsabilidad de cada bodeguero y guardalmacén, que justificará su registro.
i) Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos que son adquiridos a
contratistas domiciliados en provincias, se receptarán en calidad de "Consignación
Temporal", hasta la emisión de los informes técnicos de cumplimiento contractual o
especificaciones técnicas, que faculten su ingreso.
D
Los registros de ingreso, egreso y transferencia, asi como los reportes de inventarios
que manejen los bodegueros o guardalmacenes será únicamente en cantidades.
k) La Gerencia Financiera, levantará inventarios de las existencias en bodegas, mediante
verificaciones físicas, por lo menos una vez al año, o cuando lo requieran, en base a
saldos contables.
Art. 9.
PLANIFICACiÓN
Y PROGRAMACIÓN
El proceso de programación y planificación para la adquisición y control de los bienes,
materiales, suministros, insumos y repuestos de la Unidad de Bodegas es el siguiente:
a) El Jefe de Unidad de Bodegas, presentará la programación para la adquisición de
materiales tipo A, de redes de agua y alcantarillado, que se requieren para su
operación, basándose para el efecto en los requerimientos efectuados por las áreas
operativas de la Empresa, y en estadísticas de consumo que permitan mantener
stocks de seguridad y garantizar el abastecimiento oportuno de bienes, materiales,
suministros, insumas y repuestos, para lo cual se realizará una sola contratación con
entregas parciales mensuales dentro de los primeros cinco dias de cada mes.
b) Para la ejecución de proyectos de inversión y de ampliación de redes, las
adquisiciones se sustentarán en los pedidos que formulen las áreas competentes, esto
es, las Gerencias Técnica de Infraestructura y de Operaciones, en base a las
cantidades determinadas en el presupuesto técnico de estas Gerencias.
I
I
I
I
I
j
I
I
"MANUAL
INTERNO
ADMINISTRACiÓN
NORMATIVA
I"'TERNA
DEL SISTEMA DE
DE BODEGAS"
REVISION
N.• 00
FECHA
21.11.2011
HOJA
9 d. 20
D.SARRCLLO
COR::JORATIVO
c) El Jefe de Unidad de Bodegas, consolidará la información de los bienes, materiales
repuestos, suministros e insumas necesarios para la operación y mantenimiento,
asi
como los de inversión; y, elaborará el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del
siguiente año, que será puesto a consideración de la Gerencia de Administración
y
Gestión del Talento Humano, para su aprobación e incorporación al Plan General de
dicha dependencia.
CAPITULO IV
PROCEDIMIENTOS PARA EL INGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,
REPUESTOS E INSUMaS A BODEGAS Y ALMACENES
Art.
10.
DEL INGRESO DE BIENES, MATERIALES,
INSUMaS A BODEGAS Y ALMACENES
SUMINISTROS,
REPUESTOS
E
El ingreso bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas consiste en la incorporación
de estos a los inventarios de la Empresa. Estos ingresos se registran a su costo de
adquisición o valor en libros, y corresponde a:
a) Adquisiciones que deben ser generadas a través del sistema de compras.
b) Devoluciones de materiales no utilizados.
c) Donaciones.
d) Entrega de bienes por concepto de terminación unilateral o por mutuo acuerdo de
contratos de obra celebrados con contratistas.
e) Consignación temporal.
,
I
Art.
-
11.
PROCEDIMIENTOS
PARA
EL INGRESO
DE BIENES,
MATERIALES,
SUMINISTROS, INSUMOS y REPUESTOS A LAS BODEGAS Y ALMACENES
Para el ingreso de bienes, materiales, suministros,
según el caso, los siguientes procedimientos:
a)
insumas y repuestos,
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES, MATERIALES,
REPUESTOS E INSUMaS ADQUIRIDOS POR LA EMPRESA
se observarán,
SUMINISTROS,
Una vez concluido ei proceso de adquisición de los bienes, materiales, suministros, repuestos
de Abastecimientos
remite el expediente del mismo al
administrador del contrato y copia del contrato suscrito a la Unidad de Bodegas.
y/o insumas, el Departamento
/1
1. El proveedor adjudicado entrega los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o
insumas, objeto del contrato, con el documento "Guía de Remisión o Nota de Entrega" a 'l.
la Bodega o Almacén correspondiente.
{'.
~\
-.\
NORMATIVA
INTERNA
"MANUAL INTERNO DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACiÓN DE BODEGAS"
REVISION
N.- 00
FECHA
ll-11-2011
HOJA
10 de 20
I
DESARROUO
CORPORATIVO
2. El administrador del contrato, con el apoyo de un delegado técnico, de ser el caso, emite
el informe de cumplimiento de especificaciones técnicas de los bienes, materiales,
suministros, repuestos y/o insumas a recibir en la bodega o almacén.
3. El bodeguero o guardalmacén en coordinación con el supervisor recepta los bienes
adjudicados, verificando la cantidad y caracteristicas, firma y registra la fecha de
recepción en la Guia de Remisión o Nota de Entrega.
4. El Jefe de la Unidad de Bodegas o Supervisor solicita al Departamento de Contabilidad
aplicación' del ingreso en el Sistema de Inventarios.
(
la
5. El Bodeguero o 'Guardalmacén registra en el Sistema de Inventarios el ingreso de los
bienes, ..materiales, suministros,
repuestos y/o insumas que cumplan con las
especificaciones técnicas establecidas en el contrato.
'.
I
I
I
I
I
6. El bodeguero genera el documento "Ingreso de Materiales' en el sistema de Inventarios y
adjunta la Guía de Remisión o Nota de Entrega, fotocopia de contrato e informe de
cumplimiento de especificaciones técnicas.
7.
8.
El Jefe de la Unidad de Bodegas envía a Contabilidad el documento
Materiales' con la información de respaldo, para el registro contable.
"Ingreso
de
PROCEDIMIENTO
PARA
EL
REINGRESO
DE
BIENES,
SUMINISTROS, REPUESTOS E INSUMOS NO UTILIZADOS
I
I
Para los casos en los que las entregas son parciales, el proceso se repite.
I
El Jefe de la Unidad de Bodegas, junto con el administrador del contrato, delegado técnico y
el proveedor, suscriben el Acta de Entrega Recepción de los bienes, materiales, suministros,
repuestos y/o insumas objeto del contrato celebrado.
b)
)
MATERIALES,
1. El Jefe Departamental correspondiente, mediante memorando solicita a la Unidad de
Bodegas la recepción de los bienes, materiales, insumas, repuestos y/o suministros que
no han sido utilizados, adjuntando una copia de la Solicitud de bienes, Prestación de
Servicio y/o Ejecución de Obras y el Egreso del Sistema de Inventarios con la cual se
autorizó.
2.
El Jefe de la Unidad de Bodegas o el Supervisor, autoriza el reingreso de los bienes,
materiales, insumas, repuestos y/o suministros no utilizados.
3.
El bodeguero o guardalmacén responsable de la recepción registra el ingreso en el
Sistema de Inventarios y genera el documento "Ingreso de Materiales' y archiva copia de
la documentación de soporte.
4.
El Jefe de la Unidad de Bodegas envia a Contabilidad el "!ngrese de Materiales' con la
documentación de respaldo.
I
I
..,
NORMATIVA
INTERNA
"MANUAL INTERNO DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACiÓN DE BODEGAS"
REVISION
I
N.- 00
.
FECHA
21.11.2011
J
12 do 20
I
DaSARROLLQ
CORPORATIVO
HOJA
,
I
6.
Conforme la valoración entregada por el Departamento de Contabilidad, el Bodeguero o
Guardalmacén genera el documento "Ingreso de Materiales" y archiva la documentación
de respaldo.
7.
El Jefe de la Unidad de Bodegas envia a Contabilidad
Materiales" con la información de respaldo.
,I
I
el documento
"Ingreso
de
El Jefe de la Unidad de Bodegas, junto con el contratista suscriben el Acta de Entrega
Recepción de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas entregados
CAPITULO V
PROCEDIMIENTOS PARA EL EGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,
REPUESTOS E INSUMaS A BODEGAS Y ALMACENES
Art.
12.
DE LOS EGRESOS DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,
E INSUMOS A BODEGAS Y ALMACENES.-
REPUESTOS
A efecto de proceder con el egreso de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos
de las Bodegas y Almacenes de la Empresa, se observarán de fonma general, los siguientes
lineamientos:
1.
Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas serán requeridos por cualquier
dependencia de la Empresa, mediante solicitud de bienes, prestación de servicios y/o
ejecución de obra debidamente autorizada y legalizada.
2.
La solicitud de bienes, prestación de servicios y/o ejecución
los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas,
siguiente información: destino, cantidad, unidad y descripción
de bienes, prestación de servicios y/o ejecución de
correcciones, tachaduras o enmendaduras.
3.
Los egresos de materiales por procesos de enajenación o baja, se sustentará con el Acta
de la Junta de Remates o la Resolución de la máxima autoridad o su delegado, según el
caso.
4.
Cuando se solicitare el egreso de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas
para efectuar el reemplazo de estos, los sustituidos serán entregados a la bodega o
almacén correspondiente.
5.
La bodegas y almacenes realizarán las entregas de bienes, materiales, suministros,
repuestos e insumas a través de la requisición de bienes generadas por el Sistema de
Inventarios INFOINV o cualquier otro sistema automatizado.
de obra, para la entrega de
contendrá, entre otras, la
de los mismos. La solicitud
obra no deberá contener
La utilización de los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas, cuya salida ha
sido solicitada, será justificada por. Jefes Departamentales y los Jefes de Unidades
Operativas dentro de las 48 horas posteriores a la entrega de los mismos; caso contrario,
no se entre arán nuevas remesas
or órdenes de traba'o.
I
II
/fORMATIVA
"MANUAL
INTERNO
ADMINISTRACiÓN
DEL SISTEMA
DE BODEGAS"
DE
REVlSION
N.• 00
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21.11-2011
HOJA
11 d. 20
INTERNA
D•• ARROlLO
CO,,"PORATIVQ
c)
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES, MATERIALES,
REPUESTOS E INSUMOS DONADOS A LA EMPRESA
SUMINISTROS,
1. La Gerencia de Administración y Gestión del Talento Humano autoriza el ingreso de los
bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas objeto de donación, debidamente
valorados.
2.
El Jefe de la Unidad de Bodegas recepta la documentación y coordina con los donantes la
entrega recepción de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas donados,
determinando la fecha y verificando de manera previa la cantidad y estado de los mismos.
3.
En caso de que los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas donados no
reúnan las condiciones establecidas en la documentación autorizada, no se procederá a
su recepción.
4.
Una vez recibida la donación, el Donante y el Jefe de la Unidad de bodegas suscriben el
acta entrega recepción de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas
especificando que fueron donados a favor de la Empresa y, entre otras, el origen de los
mismos.
5.
El bodeguero registra el ingreso de los bienes en el Sistema de Inventarios, genera el
documento "Ingreso de Materiales" y archiva la documentación.
6.
El Jefe de la Unidad de Bodegas envia al Departamento
"Ingreso de Materiales" con la información de respaldo.
d)
de Contabilidad el documento
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES Y MATERIALES ENTREGADOS
POR CONTRATISTAS EN CASO DE TERMINACION UNILATERAL O POR MUTUO
ACUERDO
1. Una vez concluido el procedimiento de terminación unilateral o por mutuo acuerdo de un
contrato suscrito por la Empresa, la Gerencia de área, solicita a la Bodega Central, el
ingreso de los bienes y materiales adjuntando
el informe de cumplimiento de
especificaciones técnicas y la documentación legal correspondiente.
2.
Ei Jefe de la Unidad de Bodegas verifica la documentación
entrega del material a ser receptado.
3.
El contratista entrega los bienes y materiales en la Bodega o almacén correspondiente,
mediante una Guía de Remisión/Nota de Entrega y un listado valorado de los bienes,
copia del Contrato y del Acta de Terminación Uniiateral o por Mutuo Acuerdo.
4.
El Bodeguero o Guardalmacén recibe los bienes o materiales verificando su cantidad y
calidad, para constancia de lo cual suscribe la Guía de Remisión/Nota de Entrega. En
caso de que no cumplan con las especificaciones técnicas, no se recibirán los bienes.
:'f ~5.
El Jefe de Unidad de Bodegas solicita al Departamento
los bienes o materiales entreoados.
y coordina con el contratista la
de Contabilidad la valoración de
=/
/
I,
/¡~j
"'ORMATIVA
INTERNA
"MANUAL
INTERNO
ADMINISTRACiÓN
DEL SISTEMA DE
DE BODEGAS"
REVISION
N .• 00
FECHA
21-11-2011
HOJA
13 de 20
oeSARROu.O
CORPORATIVO
7.
Los Jefes Departamentales y los Jefes de Unidades Operativas son responsables de
verificar y controlar la utilización de los bienes, materiales, suministros, repuestos e
insumos.
Art.
13.
AUTORIZACiÓN
MATERIALES,
ALMACENES.-
PARA
PROCEDER
CON
SUMINISTROS,
REPUESTOS
E
EGRESOS
INSUMOS
Están facultados para autorizar el egreso de bienes, materiales,
insumos los siguientes servidores:
1.
2.
3.
4.
Art.
DE BIENES,
BODEGAS
y
suministros,
repuestos
Los Jefes Departamentales o Jefes de Unidades Operativas autorizarán el retiro de los
bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas que se encuentran en las bodegas y
almacenes relacionados con el ámbito de su competencia.
Los jefes de las Unidades Operativas de saneamiento autorizarán el egreso de materiales
para el mantenimiento de redes de alcantarillado.
Los jefes de las Unidades Operativas de agua potable autorizarán los egresos de
materiales para el mantenimiento de redes de agua.
El retiro de los bienes y materiales de seguridad industrial será autorizado por el Jefe del
Departamento de Seguridad y Salud o su delegado.
14.
PROCEDIMIENTOS
PARA
EL EGRESO
DE BIENES,
MATERIALES,
SUMINISTROS, INSUMOS y REPUESTOS A LAS BODEGAS Y ALMACENES
Para el egreso de bienes, materiales, suministros, insumos y repuestos, se observarán,
el caso, los siguientes procedimientos:
según
al
PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,
REPUESTOS
E INSUMOS
CON SOLICITUD
DE BIENES, PRESTACiÓN
DE
SERVICIOS Y/O EJECUCiÓN DE OBRA DE ALMACENES Y BODEGAS
1.
La Gerencia de Área, mediante la presentación de la Solicitud de Bienes, Prestación de
Servicios y/o Ejecución de Obras, debidamente legalizada, requiere la entrega de bienes,
materiales, suministros, repuestos e insumos, a bodegas.
El Jefe de Unidad de Bodegas o supervisor verifica la documentación presentada y
autoriza la entrega de los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas, que
constan en la solicitud de bienes, prestación de servicios y/o ejecución de obras,
determinando la Bodega o Almacén del cual retirará el requerimiento. En caso de las
Bodegas Periféricas, la verificación la realizará el Bodeguero de Planta.
El Bodeguero o Guardalmacén deberá ubicar físicamente los
bíenes, materiales,
suministros, repuestos e ínsumos solicitados; realiza el egreso y lo registra en el sistema
de inventarios, considerando el centro de costos al cual se cargarán los mismos, el
nombre del responsable que los recibe, así como las observaciones, si es el caso;
entre a
le aliza la rece ción de estos; ,
rocede a remitir la Solicitud de Bienes,
2.
3.
e
NORMATIVA
INTERNA
"MANUAL INTERNO
ADMINISTRACiÓN
DEL SISTEMA DE
DE BODEGAS"
I
N. 00
I
FECHA
21.11.2011
I
HOJA
14 d. 20
REVISION
I
O.SARROLLO
CORPORATIVO
4,
Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras y el egreso de materiales emitido por el
sistema, al Jefe de la Unidad de Bodegas y archiva los documentos de respaldo.
En caso de no existir el stock, la Solicitud de Bienes, Prestación de Servicios y/o
Ejecución de Obras será devuelta.
5.
El Jefe de Unidad de Bodegas envía la documentación
Contabilidad.
b)
PROCEDIMIENTO
PARA EL EGRESO DE MATERIALES
CON ÓRDENES
TRABAJO DE LAS BODEGAS PERIFÉRICAS DE UNIDADES OPERATIVAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
original al Departamento
de
DE
El Plomero solicita mediante Orden de TrabaJO, los matenales necesanos para la
reparación o mantenimiento de conexiones o redes de agua.
El Bodeguero o Guardalmacén elabora el formulario "Registro de Control de Materiales",
legaliza con el Plomero y entrega los bienes solicitados.
El Plomero, dentro de las 4a horas siguientes, debe justificar la utilización de los
materiales, detallando en la "Orden de Trabajo" los bienes que fueron empleados en la
reparación, documento que será suscrito, previa la verificación correspondiente, por parte
del Inspector y el Plomero.
El Bodeguero o Guardalmacén recepta los materiales no utilizados, liquida la orden de
trabajo con el formulario "Registro de Control de Materiales", coordina el ingreso de la
información al Sistema de Inventarios, generando la "Requisición de Materiales".
El Bodeguero o Guardalmacén, con la "Requisición de Materiales" y el formulario
"Registro de Control de Materiales" valida el consumo de los materiales utilizados en la
reparación establecida en la "Orden de Trabajo".
El Jefe.. de la Unidad' Operativa, aprueba y firma la "Requisición de Materiales",
documento que es entregado al Bodeguero.
El Bodeguero o Guardalmacén elabora y registra el egreso, envía a la Bodegas Central y
archiva los documentos de respaldo.
a.
El Jefe de Unidad de Bodegas envia la documentación
Contabilidad.
c)
PROCEDIMIENTO
1.
El servidor asignado de cada dependencia realiza la requisición de suministros a través
del sistema de inventarios, indicando la cantidad y el detalle de los suministros.
El Bodeguero aprueba la solicitud de los suministros requeridos según el stock
disponible.
2.
3.
PARA LA ENTREGA DE SUMINISTROS
original al Departamento
de
DE OFICINA
4.
El servidor asignado imprime la solicitud aprobada por el Bodeguero y requiere la
autorización del jefe departamental, jefe de Unidad o Director.
El Bodeguero verifica la documentación, entrega los suministros de oficina al servidor
asignado, imprime el egreso y lo legaliza con el responsable del retiro de suministros de
oficina, envía la documentación al Jefe de Unidad de Bodegas y archiva la
documentación de respaldo.
5.
El Jefe de Unidad de Bodegas remite la documentación
Contabilidad
original al departamento
de
"MANUAL INTERNO DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACiÓN DE BODEGAS"
NORMATIVA
REVlSION
N.• 00
FECHA
21.11.2011
HOJA
15 d. 20
INTERNA
DISARROLlO
CO~PORATIVO
d) PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,
REPUESTOS E INSUMOS POR TRANSFERENCIAS ENTRE BODEGAS Y
ALMACENES
1.
El responsable de la bodega o almacén solicitante verifica los saldos de los bienes,
materiales, suministros, repuestos e insumas que necesita y realiza por medio del
sistema de inventarios el pedido de los que se encuentran con bajo stock.
2.
El Bodeguero o Guardalmacén verifica la solicitud realizada a través del sistema de
inventarios, aprueba las cantidades solicitadas o ajusta el pedido de confonnidad con el
stock disponible, imprime las transferencias, mismas que serán suscritas por el Jefe de la
Unidad de Bodegas o el supervisor, quien además las autorizará en el sistema.
3.
El Bodeguero o Guardalmacén genera a través del sistema de inventarios el egreso por
transferencia, la suscribe y entrega el pedido.
4.
Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas solicitados serán entregados a
las bodegas o almacenes de acuerdo con el siguiente cronograma:
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Miércoles:
Unidad Operativa Centro Rural (Tumbaco)
Unidad Operativa Sur Rural (EL Tingo)
Jueves:
Unidad Operativa Sur Ciudad (Alpahuasi)
Unidad Operativa Mica Quito Sur (Chillogallo)
Operativa
Operativa
Operativa
Operativa
Centro Ciudad (La Granja)
Norte Ciudad (Carcelén)
Noroccidente (Pomasquí)
Norte Rural (Calderón)
5.
El Bodeguero o Guardalmacén recibe los bienes, materiales, suministros, repuestos e
insumas solicitados, suscribe y legaliza la transferencia, envía la documentación al Jefe
de Unidad de Bodegas y archiva la información de respaldo.
6.
El Jefe de Unidad de Bodegas remite la documentación
Contabilidad
e)
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,
REPUESTOS E INSUMOS POR ENAJENACiÓN
1.
La Junta de Remates, una vez que se hubiere suscrito el Acta de adjudicación, conforme
a lo establecido en el Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de
bienes del Sector Público, autorizará la entrega de los bienes, materiales, suministros,
repuestos e insumas mediante memorando de la secretaría de la Junta.
El Jefe de la Unidad de Bodegas, dispondrá, en base a Jos documentos remitidos, el
egreso correspondiente.
2.
\/n
Martes:
3.
de respaldo al Departamento de
El Bodeguero o Guardalmacén registra en el sistema de inventarios la salida de los
bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas enajenados, entrega al adjudicado
I
NORMATIVA
INTERNA
"MANUAL
INTERNO
ADMINISTRACiÓN
DEL SISTEMA DE
DE BODEGAS"
REVISION
FECHA
DISARROLLO
COIt.PORATIVO
mismos, conforme al detalle constante en el Acta de adjudicación
documentación al Jefe de Unidad de Bodegas.
/05
5.
6.
J
2"11.2011
I
I
I
HOJA
4.
N. 00
y remite
la
El Jefe de Unidad de Bodegas elabora e/ "Acta de Entrega Recepción" de los bienes,
materiales, suministros, repuestos e insumas entregados y legaliza con el adjudicatario
(persona natural o jurídica).
El Jefe de la Unidad de
documentación de respaldo.
Bodegas
entrega
al Departamento
de Contabilidad
la
El Jefe de la Unidad de Bodegas envía los documentos que sustentan la entrega de los
bienes enajenados a la Junta de Remates, registra el egreso en el sistema de inventarios
y archiva la documentación de respaldo.
f)
.
g)
PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO Y ENTREGA DE BIENES, MATERIALES,
SUMINISTROS, REPUESTOS E INSUMOS EN CASOS DE EMERGENCIA
1.
El responsable de la atención de la emergencia o el jefe de cuadrilla solicita a la Central
de Radio la localización del Jefe de Unidad de Bodegas para la entrega de materiales.
Una vez realizada la petición verbal por parte del responsable de atención de la
emergencia o del jefe de cuadrilla, conjuntamente con el Jefe de Unidad de Bodegas,
verifican la entrega de material necesario para la reparación emergente.
El Jefe de Unidad de Bodegas elabora la "Hoja de Control Despacho de Materiales"
entregados por emergencias,
en la que consta la siguiente información: unidad
solicitante, fecha, nombre de jefe de la unidad requirente, denominación de la bodega,
código del material, descripción del material, unidad, cantidad, nombre y código de quien
recibe los bienes, descripción de la emergencia que se está atendiendo, lugar, dirección y
la información necesaria para justificar la entrega. Documento que será suscrito por el
Jefe de la Unidad de Bodegas y quien recibe los bienes.
El Jefe de Unidad de Bodegas, al día siguiente, entrega al responsable del Almacén o
Bodega una copia de la "Hoja de Control
Despacho de Materiales", debidamente
suscrita, para que realice el descargo del material entregado.
El Bodeguero o Guardalmacén realiza el registro del ~greso en el sistema de inventarios, .
envía al Jefe de Unidad de Bodegas la documentación del egreso y archiva la
documentación de respaldo.
PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO DE BIENES , MATERIALES
SUMINISTROS
REPUESTOS E INSUMOS POR BAJA (PERDIDA, ROBO O HURTO)
1.
El Jefe de la Unidad de Bodegas comunicará a través del Departamento
de
Abastecimientos por escrito del siniestro al: Gerente de Administración de Gestión del
Talento Humano, Gerencia General, Dirección Jurídica y Unidad de Seguros, dentro de
los dos días hábiles siguientes al perpetuado el hecho.
2. Una vez que se ha concluido el trámite legal correspondiente, el Jefe de Unidad de
Bodegas procederá a realizar el registro del egreso en el sistema de Inventarios.
3.
E/ Jefe de la Unidad de Bodegas enviará al Departamento de Contabilidad la
documentación de respaldo y archiva los documentos del proceso de baja.
2.
3.
4.
5.
6.
El Jefe de la Unidad de Bodegas remite la documentación
de Contabilidad.
I
16 de 20
de respaldo al Departamento
I
I
1
)
,
I
I
"MANUAL INTERNO DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS"
HORMATIVA
REVISION
N.- 00
FECHA
21.11.2011
HOJA
17 de 20
INTERNA
DESARROLLO
CORPO RATIVO
CAPITULO VI
INVENT ARIOS
Art.
15.
TOMA FíSICA DE INVENTARIOS
La toma física de inventarios se ejecutará como una práctica sana de comprobación del
manejo de los materiales. bienes, repuestos, insumas y suministros almacenados, que
permitirá medir el grado de eficiencia alcanzado por los controles administrativos y el
adecuado sistema de almacenamiento. La toma física puede ser parcial o total.
Para la constatación de los bienes se procederá a la identificación, conteo y/o pesado y/o
medida de los materiales, bienes, repuestos, insumas y suministros almacenados, según sea
el caso.
Art.
16.
TOMA FíSICA PARCIAL
La toma física parcial es un procedimiento de control interno, mediante el cual se verifica de
manera aleatoria los saldos físicos de los materiales, bienes, repuestos, insumas y
suministros almacenados, que será efectuada por lo menos una vez al mes. El Jefe de
Unidad de Bodegas designará a los supervisores que realizarán esta actividad, los cuales no
podrán ser los encargados del registro o manejo de los bienes que custodian; y, deberán
contar con la información del corte de inventarios a la fecha de la toma física.
Una vez concluida esta actividad, se elaborará un acta que contenga todas las novedades
encontradas; y, de ser el caso, se tomarán los correctivos necesarios y se efectuarán los
registros del caso.
Art.
17.
TOMA FíSICA TOTAL
Este procedimiento tiene como objetivo la verificación física de los materiales, bienes,
repuestos, insumas y suministros almacenados, es decir, el levantamiento físico de todas las
existencias que se encuentren en las bodegas y almacenes de la Empresa, en forma
meticulosa, determinando su código, cantidad y descripción, de tal manera que los resultados
sean absolutamente confiables.
La Gerencia Financiera será responsable de la toma fisica total del inventario con la
participación de Auditoría Interna.
CAPITULO VII
CODIFICACiÓN Y GLOSARIO DE TÉRMINOS
Art.
18. CODIFICACiÓN
SUMINISTROS
DE
MATERIALES,
BIENES,
REPUESTOS,
INSUMaS
"MANUAL INTERNO DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACiÓN DE BODEGAS"
NORMATIVA
INTERNA
D ••
REVISION
N.- 00
FECHA
ARROLLO
CORPORATIVO
HOJA
18
je
20
En la codificación de los materiales, bienes, repuestos, insumos y suministros se utilizará el
método numérico, de forma secuencial, con cuatro niveles jerárquicos, estructurados de la
siguiente manera:
•
•
•
•
00 Nivel 1
00 Nivel 2
00 Nivel 3
000 Nivel 4
- Nivel 1: determina la Familia, y está compuesto de 2 dígitos,
- Nivel 2: determina el grupo del bien, material, suministro, repuesto o insumo, y está
compuesto por 2 dígitos.
- Nivel 3: determina las características del bien, material, suministro, repuesto o insumo,
yestá compuesto por 2 drgitos.
- Nivel 4: que determina al artículo especifico, yestá compuesto de 3 dígitos.
'.
Como es el caso de:
02
01
Art.
19.
Material de Oficina
útiles de Oficina
01
Papelería
001
Papel Bond A-3
GLOSARIO
DE TERMINaS
En los téminos de este manual se entenderá por.
1)
Acta Entrega - Recepción en Bodega: Documento suscrito por el proveedor y los
representantes de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento,
mediante el cual se verifica la recepción e ingreso en bodega de los bienes que
cumplen con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.
2)
Bodega: Lugar en donde se almacena, clasifica,
custodia y distribuye a los
diferentes almacenes los bienes, materiales, suministros, insumos y repuestos de la
Empresa.
3)
Almacén: Es el espacio físico adecuado, donde se reciben y ordenan, periódica y
sistemáticamente bienes, materiales, suministros, insumos y repuestos de una misma
naturaleza, para su custodia y posterior entrega a las diferentes áreas de la Empresa
4)
Bodeguero o Guardalmacén: Constituye el servidor, caucionado, responsable de la
recepción, almacenamiento y custodia
de los bienes, existentes en bodegas y
almacenes de las difeientes dependencias que confoffil8n la estn..!ctüra organizativa
de la Empresa.
5)
Consignación Temporal: Consiste en la recepción temporal de bienes, materiales,
suministros insumos
re uestos
ue son entre ados or contratistas domiciliados
1
l.'
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NORMATIVA
REVISION
N.• 00
FECHA
21.11.2011
HOJA
19 d.
"MANUAL INTERNO DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACiÓN DE BODEGAS"
INTERNA
D~aARROLLO
CORPORATIVO
fuera del Distrito Metropolitano de Quito, que no son ingresados
inventarios y que están sujetos al control de calidad de la EPMAPS.
al sistema
de
6)
Control de inventarios:
Método utilizado para mantener el control sobre el tamaño y
composición de los inventarios, con la finalidad de surtir los pedidos de los clientes en
forma oportuna, total y exacta, que permita reducir al mínimo la inversión y fluctuación
de inventarios.
7)
Custodia: Conservación, control, cuidado y vigilancia de los bienes, materiales,
suministros, insumas y repuestos almacenados, para el desempeño de las actividades
administrativas o productivas en la EPMAPS.
8)
Egreso de materiales.- es la salida de bienes, materiales, suministros.
repuestos de las Bodegas o Almacenes para gasto o inversión.
9)
Emergencia:
es una circunstancia que sobreviene de forma inesperada
e
imprevista, derivada la actividad humano o de sucesos naturales, o de ambos; que
debe ser determinada como tal por el Jefe de la Unidad Operativa de Turno.
insumas
y '.
10) Materiales tipo A: son aquellos productos de mayor rotación, que son requeridos
frecuentemente.
que requieren controles estrictos de la Unidad de Bodegas;
verificación constante de los stocks y mantener stocks de seguridad; por consiguiente,
en este grupo se encuentran los materiales destinados al mantenimiento de redes de
agua potable de hasta 8" de diámetro, hidrantes de hasta 4"; conexiones domiciliarias
de hasta 1 y," Y los suministros de materiales de oficina.
11) Materiales tipo B: son aquellos que son requeridos con poca frecuencia, que cuentan
con controles menos rigidos por parte de la Unidad de Bodegas ya que son adquiridos
y requeridos sobre la base del consumo definido por cada unidad de la Empresa y
tienen una mínima rotación. En este grupo se ubican los materiales
para
mantenimiento de redes con diámetros superiores a 8" y conexiones domiciliarias en
diámetros superiores a 1 y," (debido a que los trabajos de reparación se contratan con
materiales).
12) Materiales tipo C: son aquellos que se requieren para un proyecto específico y que el
pedido lo genera la unidad ejecutora del proyecto o área respectiva. Se incluyen en
este grupo, aquellas piezas y repuestos que por ser exclusivas deben mantenerse
para solventar emergencias o daños imprevistos en ciertos equipos.
13) Solicitud de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de obras: Documento
mediante el cual las diferentes dependencias de la Empresa Pública Metropolitana de
Agua Potable y Saneamiento, solicitan los bienes, materiales, suministros, insumas y/o
repuestos.
DISPOSICIONES
PRIMERA. Derógase las disposiciones
opongan a este Instructivo.
2D
GENERALES
de igualo menor jerarquía que de alguna manera se
1-
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NORMATIVA
IP«TERNA
"MANUAL INTERNO DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS"
REVISION
N.' 00
FECHA
21-11.2011
HOJA
20 d. 20
DESARROLLO
CORPORATIVO
SEGUNDA.- Encárgase a la Gerencia de Administración y Gestión del Talento Humano,
aplicación del presente Manual, que entrará en vigencia a partir de la presente fecha.
TERCERA.- La presente Resolución deberá publicarse en la página web institucional.
Dada en Quito, Distrito Metropolitano, el
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GERENT
o9
ENE. 2012
h' Zevallos Moreno
GENERAL DE EMPRESA
,
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