163. Procedimiento para la certificación de documentos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: NA
Departamento de Asunto s Jurídicos
Rev. O
163. Procedimiento pala la certificación de documentos
Hoja: 1 de 8
163. PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACiÓN DE DOCUMENTOS
Autorizó:
Nombre
Firma
Fecha
1.0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: NA
Departamento de Asuntos Juridicos
Rev.O
163. Procedimiento para la certificación de documentos
Hoja: 2 de 8
Propósito.
1.1 Establecer el mecanismo adecuado que permita acreditar la autenticidad de un docu mento que obre
en los archivos del Centro Regional de Alta Especialidad de Chiapas.
2.0
Alcance.
2. 1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a los servidores públicos y estructura orgánica
autorizada del Centro Regional de Alta Especialidad de Chiapas que así lo solicite.
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a cualquier persona, institución pública o privada que
así lo solicite.
3.0
Políticas de operación, normas y lineamientos.
3. 1 Para el proceso de certificación, es obligación del requirente presentar solicitud por escrito al
Departamento de Asuntos Jurídicos acompañado de los documentos originales y copias simples para
su cotejo.
3.2 Cuando no sea posible al requirente presentar los documentos originales, será responsabilidad del
Departamento de Asuntos Jurídicos verificar la autenticidad de las copias simples presentadas para
certificación según los documentos originales que obren en los archivos del Centro Regional de Alta
Especialidad.
3.3 La estructura orgánica autorizada del Centro Regional de Alta Especialidad que tenga archivos a su
custodia, tienen la obligación de proporcionar a la brevedad posible, los documentos en originales que
sean solicitados por el Departamento de Asuntos Jurídicos para su cotejo.
3.4 Es responsabilidad del Departamento de Asuntos Jurídicos ejecutar el proceso de certificación de
documentos que obren en los arch ivos del Centro Regional de Alta Especialidad de Chiapas.
3.5 Cuando el procedimiento de certificación sea solicitado al Departamento de Asuntos Jurídicos
derivado de un proceso de solicitud de información, forzosamente el Comité de Información del Centro
Regional de alta Especialidad de Chiapas, deberá solicitarlo por escrito acompañado de los documentos
originales.
SECRETARIA DE SALUD
DGPOP
O CeJaN DE DISE~O y DESARROlLO
ORGANIZACIO
CONTROL DE EMISiÓN
Nombre
Finna
Fecha
l
r
4.0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: NA
Departamento de Asuntos Jurídicos
Rev. O
163. Procedimiento para la certíficación de documentos
Hoja: 3 de 8
Descripción del procedimiento.
Secuencia de
Etapas
1.0.
Solicita
certificación de
documentos
Actividad
Responsable
1.1 . Presenta solicitud al Departamento de
Asuntos Jurídicos de certificación de
documentos que obren en los archivos del
Centro Regional de Alta Especialidad de
Chiapas.
• Oficio.
• Memorándum.
• Documentos originales para cotejo.
• Copias simples para certificación.
Direcciones
Generales
Adjuntas,
Direcciones
Direcciones de
Médicas,
Operación, Dirección de
Planeación, Enseñanza e
Investigación, Dirección de
Planeación y Finanzas,
cualquier servidor público y
Comité
de
Información
todos del Centro Regional
de Alta Especialidad de
Chiapas,
entidad
o
dependencia
pública
o
privada externa
2.1. Solicita a la estructura orgánica
autorizada del Centro Regional de Alta
Especialidad de Chiapas en donde obre la
información que se solicita certificación, que
envíe a la brevedad, los documentos
originales para cotejo.
2.0.
Solicita Procede:
documentos
No: Regresa a la actividad 1
originales
Si: Analiza los documentos, coteja y
devuelve inmediatamente al área de
procedencia.
• Oficio.
• Memorándum.
• Documentos ori inales para cotejo.
3.1. Recibe, revisa y coteja los documentos
originales contra las copias simples.
Enumera cada una de los documentos que
form
an parte del legajo para cotejo, rubrica,
3.0.
Certifica
incorpora redacción de certificación en la
documentos
última hoja y estampa su firma original.
• Documentos originales para cotejo.
• Documentos certificados.
CONTROL DE EMISiÓN
Nombre
Firma
Fecha
Lic,
Departamento de Asuntos
Jurídicos
Departamento de Asuntos
. SECRETARIADE
Jurídi
DGPOP
DlRECCION DE DISEf;lOY-"'Á""­
OR
______
[
_
~~
Departamento de Asuntos Jurídicos
__________M
_A
_N_U_A_L_D_E_P_R_O_C_E_DI_M_IE_N_T_O_S__________
163. Procedimiento para la certificaci ón de documentos
Secuencia de
Etapas
Actividad
~
____________
~__~C_. _19O:NA
___ ~
Rev. O
__
Hoja: 4 de 8
Responsable
4.1. Hace entrega de los documentos
debidamente certificados.
4.0. Entrega los
documentos
certificados
•
•
•
Oficio.
Memorándum.
Documentos certificados.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO.
Nombre
Firma
Fecha
Lic.
Departamento de asuntos
jurídicos
E
Código: NA
Departamento de Asuntos Jurídicos
Rev. O
163. Procedimiento para la certificación de documentos
--...-&--­
5.0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Hoja:
Diagrama de Fl ujo.
Dirección General, Direcciones Generales Adj untas, Oirecc:;iones Médicas,
D/recclón de Planeación, Enseñanza e InvestigacIón, Dirección de Administración y Finanzas, Departamento de Asuntos Jurídicos (
Departamento de Asuntos Juridicos
INICIO
f
SolICita certifrcat; ión de documentos l
Oficio
]
I
Memor<lndum
J
Documentos
originales para
r,n'p.in
""Docu,m§J
_ntos
simples para
1
cA rtifir,;:::H1(hn
2
Solicita
documentos
I
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No
Procede
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documentos.
cot~ja
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SECRETARIA DE SALUD
DGPO?
DIRECCION DE DISEflO VDESARROL
ORGANIZACIONAL
~EP 2.5
AU7
) 0.4
CONTROL DE EMISiÓN
Nombre
Firma
Fecha
1)
de 8
- - - - - - - ' - - - - - " - - - - ­
~morandLJr~
Documentos
priginales para
O
coteio
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Departamento de Asuntos Jurídicos
Rev. O
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Hoja: 6 de 8
Dirección General, Direcci ones Generales Adjuntas, Direcciones Méchcas,
Dirección de Planeacion , Ensefianza e Investigación, DireccJón de
Departamento de Asuntos JurídIcos
Administraci ón y Finanzas, Departamento de Asuntos Juridicos
3
Certificü
documentaos
Documentos
originales para
cotejo
E ntr-ega
d oc um ~n t(1'5.
" artlflcados
CONTROL DE EMISiÓN
Nombre
Firma
Fec ha
Lic
6.0
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: NA
Departamento de Asuntos Jurídícos
Rev. O
163. Procedimiento para la certificación de documentos
Hoja: 7 de B
Documentos de referencia.
Documentos
Código (cuando aplique)
DECRETO por el que se crea el Centro Regional de Alta Especialidad
de Chiapas, como Organismo Descentralizado de la Administración
Pública Federal. En el Diario Oficial de la Federación en fecha 29 de
Noviembre de 2006, Primera Sección del Tomo DCXXXVIII No. 20
No Aplica
Estatuto Orgánico del Centro Regional de Alta Especialidad de
Chiapas. Pri mera Sesión Extraordinaria de la H. Junta de Gobierno a
los treinta días de Enero de 2007
No Aplica
Manual de Organización Específico del Centro Regional de Alta
Especialidad de Chiapas, autorizado vigente
No Aplica
Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimiento
No Aplica
7.0
Registros.
Registros
Tiempo de
conservación
Responsable de conservarlo
Código de registro o
identificación única
Oficio/memorandum de
solicitud de certificación
de documentos
3 Años
Departamento de Asuntos
Jurídicos
No aplica
Oficio/memorandum de
solicitud de documentos
originales para cotejo
3 años
Departamento de Asuntos
Jurídicos
No aplica
Oficio/memorandum de
entrega de documentos
para certificación
3 años
Departamento de Asuntos
Jurídicos
No aplica
8.0
Glosario.
8.1 Certificación: Hacer constar que la copia de un documento es fiel del original o que en éste se
asientan datos fided ignos confo rme a los archivos que obran en el Centro Regional de Alta
Especialidad de Chiapas.
UD
CONTROL DE EMISiÓN
Nombre
Firma
Fecha
MANUAl. DE PROCEDIMIENTOS
Código: NA
Departamento de Asuntos Jurldicos
Rev.
183. Procedimiento para la certificación de documentos
o
Hoja: 8 de 8
~----------~-------------------------------------------~------------~----------~
9.0
Cambios de esta versión.
Número de Revisión
Fecha de la actualización
Descripción del cambio
No aplica
No aplica
No aplica
10.0
Anexos.
10.1 No Aplica .
SECRETARIA DE SALUD
DGPOP
DlREccrON DE DIS~O y O
r
_ORGANIZACI NALc."lIo'\J!'(RO
Nombre
Firma
Fecha
O SEp:=I
AUTORIzg
u.o