ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 0 Fecha: 2007- 10-12 Código: OCSGC- PRO-005 Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS NTC -ISO-IEC 17021:2006. Requisitos para los Organismos que realizan Auditorías y Certificación de Sistemas de Gestión. ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 0 Fecha: 2007- 10-12 Código: OCSGC- PRO-005 Página 2 de 9 TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 4. OBJETIVO ....................................................................................................... 3 ALCANCE ........................................................................................................ 3 DEFINICIONES / ABREVIATURAS ................................................................. 3 CONTENIDO.................................................................................................... 3 4.1. Selección Auditores Internos ................................................................... 4 4.2. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS ................................ 4 4.3. PLAN DE AUDITORÍAS INTERNAS ......................................................... 5 4.4. reporte e informe de auditorías internas ................................................... 5 4.5. ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS ................................... 5 4.6. socialización de resultados de auditorías internas y registros .................. 6 4.7. evaluación de auditores internos .............................................................. 6 5. RESPONSABILIDADES................................................................................... 7 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................. 8 7. ANEXOS .......................................................................................................... 9 ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 0 Fecha: 2007- 10-12 Código: OCSGC- PRO-005 Página 3 de 9 1. OBJETIVO Planificar, implementar y mantener el programa de auditorías internas, con el fin de verificar si se cumplen los requisitos de la Norma ISO/IEC 17021, los del Sistema de Gestión y si se mantiene la eficacia dentro del OCSGC de la UTP. 2. ALCANCE El procedimiento aplica a los procesos y documentos del OCSGC de la UTP. 3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Auditoría Interna: También denominada de primera parte, se realizan por o en nombre de la propia organización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado dirigidas hacia un propósito específico. OCSGC/UTP: Organismo Certificador de Sistemas de Gestión de la Calidad de la Universidad Tecnológica de Pereira. 4. CONTENIDO ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 0 Fecha: 2007- 10-12 Código: OCSGC- PRO-005 Página 4 de 9 Las auditorías internas son coordinadas por el Jefe de Calidad del OCGSC/UTP y se realizan mínimo una vez cada 12 meses. 4.1. SELECCIÓN AUDITORES INTERNOS El OCSGC de la Universidad Tecnológica de Pereira nombra el grupo de auditores internos que ejerce la labor durante un año, con el fin de revisar el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO/IEC 17021, la implementación y la eficacia del Sistema de Gestión. Para esta selección se tienen en cuenta los requisitos definidos en la Norma ISO 19011:2002, los cuales se encuentran descritos en el Manual de Funciones y Responsabilidades (OCSGC-MFR-001), específicamente Auditor Interno. Los procesos a auditar se asignan a auditores que pertenezcan a otra dependencia de la Universidad o en los casos en que se considere pueden ser contratados externamente. Los auditores internos revisan el Sistema de Gestión de acuerdo al Programa Anual de Auditorías Internas (OCSGC-FOR-005-01). 4.2. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS Cada auditor o equipo de auditores elabora el Programa Anual de Auditorías Internas (OCSGC-FOR-005-01) para el proceso que le fue asignado, el cual es revisado y aprobado por el Director del Organismo y el Jefe de Calidad, garantizando que se evalúa el cumplimiento del ciclo para los numerales de la Norma 17021, los establecidos por el Organismos y los requisitos legales. ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 0 Fecha: 2007- 10-12 Código: OCSGC- PRO-005 Página 5 de 9 Una vez es aprobado el Programa se realiza reunión con los auditados para validar el programa y realizar ajustes pertinentes. 4.3. PLAN DE AUDITORÍAS INTERNAS Los auditores realizan el Plan de Auditorías Internas (OCSGC-FOR-005-02) y lo dan a conocer a los auditados dejando copia a los mismos y copia en el Organismo. En la preparación de la auditoría los auditores se apoyan en la Hoja de Chequeo (OCSGC-FOR-005-03), la cual es una herramienta para el desarrollo de la auditoría, y por lo tanto no se exige su almacenamiento dado que la información de este registro es incorporada al Reporte de Auditorías Internas (OCSGC-FOR-005-04). 4.4. REPORTE E INFORME DE AUDITORÍAS INTERNAS Una vez finalizada la auditoría interna, el auditor o el equipo de auditores tiene un plazo de cinco días hábiles, desde el día siguiente a la auditoría para entregar el Reporte de Auditorías Internas (OCSGC-FOR-005-04) en donde son registrados los hallazgos, y el Informe de Auditorías Internas (OCSGCFOR-005-05) que contiene la generalidad de la auditoría, al auditado y copia al Jefe de Calidad firmada por el auditado. 4.5. ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS Las acciones correctivas y preventivas a implementar luego de las auditorías ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 0 Fecha: 2007- 10-12 Código: OCSGC- PRO-005 Página 6 de 9 internas, son responsabilidad de los procesos auditados y se registran en el Reporte de Auditorías Internas (OCSGC-FOR-005-04), si una vez implementadas dichas acciones persisten las problemáticas, estas acciones se registran en el Formato Acción Correctiva (OCSGC-FOR-006-01) o Acción Preventiva (OCSGC-FOR-021-01), según el caso. Los procesos auditados envían estos formatos diligenciados al Jefe de Calidad. Cuando se presenten conflictos entre los auditores y auditados se analiza la situación en una segunda instancia ejercida por el Director del OCSGC/UTP y el Jefe de Calidad. 4.6. SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS DE AUDITORÍAS INTERNAS Y REGISTROS Los informes de auditorías y planes de mejoramiento se consignan en el Formato Resumen y Seguimiento Auditorías Internas (OCSGC-FOR.005-06), con el fin de consolidar los hallazgos y realizar verificación del estado de las no conformidades. Los registros de las auditorías internas se realizan como lo establece el Procedimiento Control de Registros (OCSGC-PRO-003). 4.7. EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS Una vez se finalice el ciclo de auditorías, se evalúa el desempeño de los auditores, en primera instancia por el auditado diligenciado el Formato ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 0 Fecha: 2007- 10-12 Código: OCSGC- PRO-005 Página 7 de 9 Evaluación de Auditores Internos (OCSGC-FOR-005-07) y posteriormente se valida con el Jefe de Calidad. 5. RESPONSABILIDADES RESPONSABLE RESPONSABILIDADES Definir el grupo de auditores internos con el Comité de Calidad. Director del OCSGC/UTP. Revisar y aprobar el Programa Anual de Auditorías Internas. Realizar reunión con auditados para validación del Programa Anual de Auditorías Internas. Dirimir conflictos entre auditores y auditados. Implementar, actualizar y divulgar el procedimiento. Custodiar la documentación que está a su cargo. RESPONSABLE Jefe de Calidad. RESPONSABILIDADES Coordinar las auditorías internas. Revisar y aprobar el Programa Anual de Auditorías Internas. Coordinar reunión con auditados para validación del ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 0 Fecha: 2007- 10-12 Código: OCSGC- PRO-005 Página 8 de 9 Programa Anual de Auditorías Internas. Dirimir conflictos entre auditores y auditados. Presentar informes de auditorías y planes de mejoramiento en Comité de Calidad. Validar evaluación de auditores internos. Implementar, actualizar y divulgar el procedimiento. Custodiar la documentación que está a su cargo. Elaborar Programa Anual de Auditorías Internas. Auditores Elaborar Plan de Auditorías Internas. Internos. Realizar Auditorías Internas. Presentar Reportes e Informes de Auditorías Internas. Plantear y ejecutar las acciones correctivas y preventivas según los resultados de las auditorías. Auditados y Funcionarios. Realizar seguimiento a los hallazgos encontrados. Evaluar a los auditores de su proceso. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC-ISO-IEC 17000:2004. Evaluación de la Conformidad. Vocabulario y Principios Generales. NTC-ISO-IEC 17021:2006. Evaluación de la Conformidad. Requisitos para los Organismos que realizan Auditorías y Certificación de Sistemas de Gestión. NTC-ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC-ISO 9001:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC-ISO 19011: 2002. Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. OCSGC-PRO-001. Procedimiento Fundamental. ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 0 Fecha: 2007- 10-12 Código: OCSGC- PRO-005 OCSGC-PRO-003. Procedimiento Control de Registros. OCSGC-PRO-006. Procedimiento Acciones Correctivas. OCSGC-PRO-021. Procedimiento Acciones Preventivas. OCSGC-MFR-001. Manual de Funciones y Responsabilidades. Página 9 de 9 7. ANEXOS ANEXO 1. OCSGC-FOR-005-01. Programa Anual de Auditorías Internas. ANEXO 2. OCSGC-FOR-005-02. Plan de Auditorías Internas. ANEXO 3. OCSGC-FOR-005-03. Hoja de Chequeo. ANEXO 4. OCSGC-FOR-005-04. Reporte de Auditorías Internas. ANEXO 5. OCSGC-FOR-005-05. Informe de Auditorías Internas. ANEXO 6. OCSGC-FOR-005-06. Resumen y Seguimiento Auditorías Internas. ANEXO 7. OCSGC-FOR-005-07. Evaluación de Auditores Internos. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Cargo: Cargo: Cargo: Fecha: Fecha: Fecha: