Manual Expositor

EXHIBICION TECNICA
REGLAMENTO STANDS
STANDS AMIGABLES
Mensaje de la Organización Estimado (a) Expositor(a) a la EXHIBICION TECNICA de Concapan 2016:
En nombre del Comité Organizador de Concapan 2016 le reiteramos nuestro agradecimiento por
participar en la Exhibición Técnica de nuestra Convención.
En el siguiente documento le presentamos los lineamientos y sugerencias que agradecemos
cumplir con miras a una participación profesional y exitosa.
Cualquier consulta, no dude en contactarnos.
\
Reglamento
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Dentro de las áreas de exposición, no se permite fumar, ingerir alimentos ni bebidas alcohólicas.
Es prohibido clavar, pintar, fijar objetos con pegamento o cinta adhesiva en las áreas de exposición (paredes,
puertas, ventanas, alfombra, etc.). El utilizar globos con gas flamable para la decoración no está permitido.
Cada expositor debe proteger las instalaciones de cualquier daño y hacerse responsable.
Es absolutamente prohibido pintar, clavar, serruchar o fijar objetos con pegamento en los paneles de los
stands. Únicamente se podrán colocar afiches, rótulos, mantas, etc. con chinches o cinta adhesiva.
En caso de alteración o modificación de los elementos del stand el expositor será responsable de cubrir el
costo de las reparaciones.
Será responsabilidad del expositor velar por la seguridad de los artículos expuestos. Por esta razón, ni el
stand, ni sus elementos deberán permanecer solos durante las horas de negociación.
7. Cada empresa debe traer su personal para el acarreo e instalación de equipo para la decoración de su stand,
preferiblemente identificados con algún distintivo de la empresa, sea gafete o camisa con el logotipo
institucional, tanto durante la decoración como en el desmontaje de stands.
8. La altura que debe tener el stand es de 2.40 mts, no se permitirá la decoración que supere esta altura
incluyendo banners de ese tamaño, salvo en los casos especiales en que el expositor solicitado autorización por
parte de la organización. De no acatarse dicha medida, se podrá solicitar el retiro del expositor de la Feria.
9.El área permitida para decoración será solo la que quede suscrita dentro de los paneles, por lo tanto el uso de
elementos tales como toldos, pisos u otras estructuras que sobrepasen esas medidas deberán ser retiradas por
el personal a cargo.
10.Cada stand tendrá un rótulo con el nombre de la empresa y el número de stand, este deberá permanecer
obligatoriamente de forma visible para la ubicación de los participantes.
Reglamento Uso Salones – Recintos o Áreas en Contrato
1. El recinto asignado para la exposición se considera un centro privado autorizado para actividades privadas voluntarias, por lo
tanto no se permite la entrada de armas, comidas, drogas y bebidas ( excepto agua en recipientes plásticos de uso personal )
menores de 12 años no acompañados por adultos, sin excepción alguna. Tampoco el ingreso de animales salvo excepción
expresa a la administración del recinto. El departamento de Seguridad destacado en el recinto será el responsable de velar por
el cumplimiento de estas normas, a discreción del mismo se reserva el derecho de verificación de personas, bolsos, bultos tanto
a la entrada como a la salida del recinto tanto de participantes como de expositores.
2. Todo tipo de decoraciones que involucren plásticos, maderas, cartones, estereofon, gypsum o cualquier otro deberán traerse ya
listas , ya que dentro del inmueble no se puede cortar, clavar, pegar ni pintar material alguno. Tampoco se permite fijar, clavar
o pegar ningún tipo de material sobre las paredes del inmueble, escenarios, salones, vestíbulos, pasillos y escaleras. Se debe
consultar con el personal descatado del recinto en caso de necesitar colgar algún tipo de material.
3. No se permite el uso de los siguientes productos: escarcha, confeti, fuegos artificiales o llamas, gases inflamables, sprays,
serpentinas americanas salvo se certifique que los mismos no causen ningún daño y sean certificado por la administración del
recinto
4. No se permite el uso o instalación de ninguna estructura de nylon ( tales como redes para globos =
5. Se permite el uso de los siguientes materiales: redes para globos confeccionados en papel crepe, gases para inflar globos aire –
compresor o botellas – nitrógeno y helio – botellas-
Reglamento Uso Salones – Recintos o Áreas en Contrato
6. Si los centros de mesas llevan candelas será responsabilidad del cliente el colocarlas sobre una base que proteja el mantel en caso de incurrir en
cualquier daño el cliente correrá con los gastos de limpieza o reposición de los mismos, cuyo costo deberá ser informado previamente por la
administración del recinto.
7. No es permitido fumar dentro de las instalaciones del recinto. Solo se permite en áreas designadas.
8. La administración del recinto asignara una área especifica para los trabajos de arreglos florales una vez finalizada la elaboración el área deberá
limpiarse y despejarse de basura. De igual forma todos estos arreglos, arbustos y/o plantas, asi como vehículos pesados o maquinaria deben de contar
con algún tipo de cobertor con el fin de proteger pisos, paredes, vestíbulos, gradas etc. para evitar el derrame de líquidos. La administración del recinto
debe confirmar las horas previas autorizadas para el montaje y decoraciones así como el tiempo posterior para de desmontaje de las mismas.
9. Todas las decoraciones, stands y sus contenidos deben ser retirados inmediatamente después de terminaa la actividad respectiva, de lo contrario la
administración del recinto no se hará responsable de los mismos y dispondrá de ellos a su conveniencia.
10. La administración del recinto en caso de exposiciones o ferias entregara una mesa, dos sillas un cubre mantel y un mantel, de requerirse material
extra estos tendrán un costo de alquiler adicional el cual será suministrado por la administración.
11. El cliente debe informar por escrito a la persona asignada por la administración sobre el personal o empresa autorizados por el para suplir los
servicios de montaje, decoración u otros, así como las horas y fechas en que se apersonaran a realizar los trabajos contratados.
Reglamento Uso Salones – Recintos o Áreas en Contrato
12.Durante la realización del evento, las empresas o personas contratadas por el cliente serán responsables por los daños en que incurran en la
propiedad a terceros o al recinto. Asimismo el cliente será responsable por el personal o compañía contratados por el, su seguridad o cualquier otro
acto.
13. La administración del recinto no se hace responsable por ningún articulo que sea robado por negligencia o descuido del cliente tales como:
computadoras, laptops, celulares, bolsos, carteras etc., cuando estos vayan a quedar desocupados, por ejemplo en las horas de comida. Se recomienda
el uso de cable de seguridad para las computadoras. En este caso se debe avisar al personal de seguridad para que cierre el salón con llave. El recinto
ofrece seguridad en pasillos, áreas públicas, parqueos o sea seguridad perimetral, por lo que el cliente deberá contratar por su parte el servicio de
seguridad privada en la eventualidad que desee una seguridad más especializada, como sería dentro del seminario o la feria que se realice en el lugar.
14. Debido a lo anterior, es responsabilidad del cliente adquirir, en caso de considerarlo necesario, una póliza que proteja el equipo electrónico en
general, llámense estos computadoras portátiles, de escritorio, palms, video protectores, video beams, grabadoras y cualquier otro equipo de esta
índole, que el organizador y/o los participantes traigan consigo sea para uso personal o bien para uso de su evento.
15. En la eventualidad de que el evento sea considerado masivo por las Autoridades Municipales o el Ministerio de Salud se le debe saber al cliente que
es su responsabilidad obtener los permisos necesarios para realizar dicho evento, ya que no es responsabilidad de la administración del recinto suplir
estos permisos independientes.
Reglamento Uso Salones – Recintos o Áreas en Contrato
16. Es requisito indispensable respetar las salidas de emergencias y que las mismas no sean bloqueadas por ningún expositor, vehículo,
maquinaria o cualquier otro elemento que impida el libre paso. La administración velara por que se cumpla dicho requerimiento fijado por la
autoridades estatales y hará constar de cualquier incumplimiento por parte de los organizadores. Asimismo en cualquier evento masivo debe
haber al menos una ambulancia la cual será responsabilidad del organizador mantener en las instalaciones durante la realización del mismo.
17. El recinto debe comprometerse a la entrega de las copias de las pólizas extendidas por la empresa de seguros asignada.
Stand amigable con el ambiente
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
Elaborar la menor cantidad posible de material impreso, actualmente el mayor volumen de información
circula a través de la Red.
Al realizar impresos promocionales buscar materiales y proveedores amigables con el ambiente
Preguntar al cliente si realmente desea llevar el material impreso
Cuando se trate de exposiciones cuyo principal objetivo sea una actividad de negociación, invertir solo lo
necesario en la decoración del stand.
Utilizar poca decoración floral y procedente de plantaciones certificadas
Realizar un solo viaje para el traslado de todos los materiales de su stand
Al asistir a la exposición compartir el vehículo con su compañero de stand
Utilizar la menor cantidad de aparatos eléctricos
Ser responsable con sus desechos
Promover sus logros y compromisos con la sostenibilidad
Si entrega amenidades procurar el uso de empresarios locales y el comercio justo
Utilizar iluminación de bajo consumo
Cuando sea posible utilizar muebles provenientes de materiales certificados
Buscar proveedores que compartan su filosofía y compromiso con el ambiente