GENERALIDADES. DOCUMENTOS NORMATIVOS

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES
Objetivo: Organizar y Administrar los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Circulares) y contractuales (Contratos Y
Convenios)
Alcance: Todos los documentos normativos y contractuales que produce
la Entidad a nivel nacion
Responsable:
• Grupo Administración de Documentos de la Dirección General
• Unidades de Correspondencia de Regionales y Centros de
Formación Profesional
• Grupos de Apoyo Administrativo, Areas de contratacion,
Grupos de Formación Profesional, Empleo y SNF de Regionales y
Centros de Formación Profesional
DEFINICIONES
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor
probatorio del original.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos
que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
N°
1
2
3
GENERALIDADES. DOCUMENTOS NORMATIVOS
Por cada tipo documental (Acuerdo, Resolución, Instructivo o Circular) existe un consecutivo de radicación
independiente.
La numeración de los documentos normativos es consecutiva durante el año. Se inicia y cierra cada año calendario.
Se elabora unicamente un (1) original que queda en la Unidad de Correspondencia de la Regional o del Centro de Formación
Profesional y en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General. Para la oficina productora se entrega copia si
se debe conformar la serie documental en el archivo de gestión, sí no, se remitirá por correo electronico para la divulgación
correspondiente.
GENERALIDADES. DOCUMENTOS CONTRACTUALES
1
En la Entidad se denominan documentos contractuales a los Convenios y Contratos.
2
Por cada tipo documental existe un consecutivo independiente. La numeración de los documentos contractuales es consecutiva
durante el año. Se inicia y cierra cada año calendario.
3
Para el registro y control de los documentos contractuales se utilizará el aplicativo para la gestión electrónica documental que haya
implementado la Entidad a nivel nacional.
4
Para la radicación se entrega original de la minuta del contrato o convenio, con todos los documentos soporte de las etapas
preparatoria y precontractual. Lla minuta original radicada, queda en el Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional y/o Centro de
Formación Profesional, o en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General. Se entrega una copia a la oficina
productora, otra al contratista, para la legalización del contrato (póliza y/o publicación en el Diario Único de Contratación) y otra al
Grupo de Presupuesto con copia del CDP, Cédula de Ciudadania, RUT, RIT Y certificación de cuenta bancaria, para el registro
presupuestal.
5
6
Los documentos que soportan los expedientes contractuales se deben organizar en orden cronológico (iniciando por el documento
más antiguo y terminando con el documento más reciente). El ingreso de los documentos al expediente debe registrarse de acuerdo
con el orden de llegada en el Formato de Control de Ingreso de Documentos al expediente "F001-P003-GD". Se deben foliar de
manera consecutiva, con lápiz sobre el margen superior derecho y deben estar rotulados de acuerdo con el procedimiento
establecido por la Entidad. Los expedientes de contratos y convenios se conservarán en el archivo de gestión por el tiempo
establecido en la Tabla de Retención Documental y cumplido el tiempo deben transferirse al archivo central.
Las oficinas productoras y el área financiera y contable, son las responsables de allegar los documentos que soporten en el
desarrollo y ejecución de la contratación (Informes de actividades y soportes de pago, entre otros), para que se archiven en el
expediente único de Contratos, a cargo del Grupo de Apoyo Administrativo de la Regional y/o Centro de Formación Profesional o en
el Grupo de Administración de Documentos, y en el expediente de Convenios, a cargo del Grupo de Formación Profesional y Empleo
o en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General.
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
Objetivo: Organizar y Administrar los documentos normativos
(Acuerdos,
Resoluciones, Circulares) y contractuales (Contratos Y
Manual
del usuario del aplicativo para la gestión electrónica documental
Convenios)
GD-F-001 Formato de Control de Ingreso de Documentos al Expediente
GD-F-001 Formato Único de Inventario Documental
Plantilas de Acuerdos, Resoluciones, Circulares, Contratos y Convenios
Tablas de Retención Documental
GD-G-001 Guía Gestión documental dependencias (Procedimiento de Control de Registros)
NORMATIVIDAD
•Manual de Contratación, Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo
• Resolución 2340 de 2010 (Oficina sin papel)
GD-P-003. V.01
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE DE LA
ACTIVIDAD
REGISTRO
INICIO
Recibir, revisar y radicar los documentos Normativos (Acuerdos,
Resoluciones, y/o Circulares) y Contractuales (Convenios y
Contratos), con sus anexos y/o documentos soportes.
1
Recibir,revisar y radicar los documentos
normativos y contractuales
Si el documento es normativo, continuar con la actividad (2), si el
documento es contractual continuar con la actividad (3).
Es normativo o
Act. 2
Digitalizar y registrar diariamente en el aplicativo los documentos
normativos radicados, de acuerdo con el tipo documental al cual
correspondan: Acuerdos, Resoluciones, Circulares
2.
Digitalizar y registrar en el aplicativo de
gestión electronica
Act. 3
3.
Alistar, digitalizar y registrar los
documentos en el aplicativo
Si el documento es normativo, continuar con la actividad (4), si el
documento es contractual continua con la actividad (5).
Es normativo o
Contractual ?o
Act.4
4.
Archivar y organizar documentos normativos y
generar indices
Act.5
5.
Archivar y Organizar expedientes
contractuales
6.
Generar índices consecutivos por serie
documental
7.
Transferir expedientes organizados por
serie documental al archivo central
Alistar los contratos y/o los convenios con sus anexos y/o
documentos soportes , digitalizarlos y registrarlos en el aplicativo.
Matricular los expedientes, archivar los documentos en soporte
físico, foliarlos, registrarlos en la Hoja de Control de Ingreso y
conservarlos en el archivo de gestión por el tiempo establecido en
la Tabla de Retención Documental.
Archivar y organizar documentos normativos (Acuerdos,
Resoluciones, Circulares) y generar indices. Se genera reporte de
indice consecutivo por cada 100 radicados y se conforma
expediente por tipo documental en carpetas desacidificadas de
cuatro (4) aletas. Se organizan los originales sin perforar y sin
material abrasivo junto a los anexos y documentos soporte (Actas
de posesión o diligencias de Notificación y constancias de
ejecutoria), se matricula el expediente y se amarra con cinta de
faya.
Archivar y organizar expedientes contractuales. Clasificar los
documentos soporte de los contratos o convenios por etapas
(preparatoria, precontractuual, contractual y poscontractual),
registrar en la hoja de control de ingreso de cada una de las etapas
y archivar en carpetas divifolder.
En cada una de las etapas el documento de fecha más antigua
debe estar ubicado al inicio del capitulo y el de fecha más reciente
al final del capitulo. Archivados los documentos, se folian en el
extremo superior derecho con foliación continua sin tener en
cuenta la etapa. Cuando se requiere más de un expediente, el
segundo y subsiguientes se folian de forma consecutiva.
Generar índices consecutivos por serie documental normativos
(Acuerdos, Resoluciones o Circulares) y contractuales (Contratos y
convenios), en soporte electrónico en formato Excel, para
facilitar la consulta. Se conserva de acuerdo con lo estipulado en la
TRD.
Transferir expedientes organizados por serie documental al archivo
central, de acuerdo con lo estipulado en la Tabla de Retención
Documental
Unidad de Correspondencia
de las Regionales, CF.P ,
Grupos de Apoyo
Documento
Administrativo y Grupo
radicado
Administración de
Documentos
Unidad de Correspondencia
de las Regionales, CF.P y
Grupo Administración de
Documentos
Unidad de Correspondencia
de las Regionales, CF.P y
Documentos
Grupo Administración de
digitalizadoss
Documentos
Grupo de Apoyo
Administrativo (Área de
Contratación) y Grupo de
Administración de
Documentos.
Reportes del
aplicativo y
expedientes
organizados
Grupo de Apoyo
Administrativo (Área de
Contratación) y Grupo de
Administración de
Documentos.
Grupo de Apoyo
Administrativo (Área de
Contratación) y Grupo de
Administración de
Documentos.
Expedientes físico
y electrónico
organizado
Grupo de Apoyo
Administrativo (Área de
Contratación) y Grupo de
Administración de
Documentos.
Expedientes
Fisicos
Formato de
control de ingreso
de documentos al
expediente "F001P003-GD"
Grupo de Apoyo
Administrativo (Área de
Contratación) y Grupo de
Administración de
Documentos.
Grupo de Apoyo
Administrativo (Área de
Contratación) y Grupo de
Administración de
Documentos.
Indices físicos y
electrónicos
Formato Único de
Inventario
Documental "GDF-001"
FIN
GD-P-003. V.01