gestion secretaria general caracterización proceso secretaria general

GESTION SECRETARIA GENERAL
CARACTERIZACIÓN PROCESO SECRETARIA GENERAL
CODIGO
AP-GSG-CP-01
VERSION
1
VIGENCIA
2013
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OBJETIVO DEL PROCESO
Contribuir en la adecuada interacción entre la Universidad y la sociedad, mediante la expedición, publicación, comunicación, notificación y custodia de los
actos administrativos emanados por los Consejos Superior Universitario, Académico y Rectoría.
LÍDER DEL PROCESO
Secretaria General
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
Directiva
Todos los procesos
Comunidad Universitaria
Parte interesadas
Entes gubernamentales
Órganos de control y
regulación
Lineamientos
generales SGC.
Información de los
Consejos Superior
Universitario y
Académico.
Información sobre
elecciones
convocadas por la
Universidad.
Solicitudes internas y
externas
 Políticas, directrices
internas y externas.
 Normativa interna y
externa.
Peticiones, Quejas,
Reclamos,
Sugerencias y
Denuncias -PQRSD
PLANEAR
Respuestas a PQRSD
Actos
administrativos
(Acuerdos,
resoluciones,
circulares, directrices)
Autenticaciones
Planes de trabajo
Informes de Gestión
Actas de auto-control
Actas de los consejos
Superior Universitario y
Académico.
Calendario de las sesiones
de los consejos Superior y
Académicos
Mediciones y análisis de
indicadores
Proceso estandarizado y
en mejoramiento continuo.
Resultados electorales.
Normativa legal aplicable.
Peticiones
contestadas
dentro del término legal.
Proyectar plan de trabajo de la Secretaria General
Planificar el calendario y logística para el desarrollo de las sesiones de los
Consejos Superior y Académico
Estructurar directrices para la presentación de proyectos de actos
administrativos y sus respectivos soportes
Planificar los procesos de convocatorias estamentarias, elecciones de
Rector y Decanos.
Diseñar lineamientos internos para el tratamiento de los derechos de
petición.
HACER
Elaborar y comunicar la agenda para los Consejos Superior Universitario y
Académico de cada una de las sesiones.
Desarrollar la programación de las agendas de los Consejos Superior
Universitario y Académico conforme al calendario establecido.
Revisar la normativa, sus novedades e impacto en la actividad de la
Institución.
Ejecutar el plan de trabajo de la Secretaria General
Manejar y custodiar adecuadamente el archivo de gestión de la Secretaria
General
Desarrollar reuniones de auto-control del equipo de trabajo.
Autenticar documentación Institucional
Elaborar, refrendar, publicar, notificar y comunicar los actos administrativos
USUARIOS
Alta Dirección
Todos los procesos
Comunidad Universitaria
Parte interesadas
Entes gubernamentales
Órganos de control
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de los Consejos Superior Universitario, Académico y la Rectoría.
Responder los derechos de petición que se dirijan a la a la Secretaria
General.
Aplicar los mecanismos y actividades para seguimiento, medición y control
del proceso de Secretaría General.
Elaborar, publicar, comunicar y notificar los actos administrativos de
resultados de las convocatorias para elegir Rector, Decanos y
representantes de los estamentos ante cuerpos colegiados.
Organizar y preparar la información de la gestión adelantada en la
respectiva vigencia para la construcción y presentación del informe de
rendición de cuentas de la Universidad
Elaborar documentos para mantener informada a la comunidad
universitaria.
VERIFICAR
Verificar la oportuna comunicación mediante oficio o correos electrónicos
de recibido de las agendas por parte de los consejeros.
Mediante actas de los Consejos Superior Universitario y Académico se
verifica el desarrollo de las sesiones programadas para la vigencia.
Verificar que la notificación, comunicación y publicación de los actos
administrativos (Consejos Superior Universitario, Académico y Rectoría) se
efectúen conforme los requisitos y procedimientos vigentes. .
Verificar la oportuna respuesta a las PQRSD a través de las
comunicaciones oficiales y correos electrónicos o guías de correo
certificado.
Revisar la adecuada elaboración de las Actas de los Consejos Superior
Universitario y Académico
organizar y revisar el inventario documental del Archivo de gestión de la
Secretaria General.
Analizar los resultados de la aplicación de los mecanismos y actividades
para seguimiento, medición y control del proceso de Secretaría General.
Revisar el cumplimiento de procedimientos, normativa, requisitos y
elaboración de las Resoluciones rectorales y actas de Comité Electoral
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sobre apertura y resultados de las convocatorias de elección de los
representantes de los estamentos ante cuerpos colegiados.
Revisar el cumplimiento de procedimientos, normativa, requisitos y
elaboración de las Actas y actos administrativos del Consejo Superior
Universitario sobre la apertura, desarrollo y resultado del proceso de
designación de Rector y Decanos.
Revisar los documentos generados para informar a la comunidad
universitaria.
ACTUAR
Implementar acciones correctivas, preventivas o de mejora (ACPM) producto
de los resultados obtenidos de la:
Verificación de la oportuna comunicación mediante oficio o correos
electrónicos de recibido de las agendas por parte de los consejeros.
Verificación del desarrollo de las sesiones programadas para la vigencia.
Verificación del cumplimiento de los requisitos procedimientos para la
notificación, comunicación y publicación de los actos administrativos
(Consejos Superior Universitario, Académico y Rectoría).
Verificación de la oportuna respuesta a las PQRSD a través de las
comunicaciones oficiales y correos electrónicos o guías de correo
certificado.
Revisión de la adecuada elaboración de las Actas de los Consejos
Superior Universitario y Académico
organización y revisión del inventario documental del Archivo de gestión
de la Secretaria General.
Análisis de los resultados de la aplicación de los mecanismos y actividades
para seguimiento, medición y control del proceso de Secretaría General.
Revisión del cumplimiento de los procedimientos, normativa, requisitos y
elaboración de las Resoluciones rectorales y actas de Comité Electoral
sobre apertura y resultados de las convocatorias de elección de los
representantes de los estamentos ante cuerpos colegiados.
Revisión del cumplimiento de procedimientos, normativa, requisitos y
elaboración de las Actas y actos administrativos del Consejo Superior
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Universitario sobre la apertura, desarrollo y resultado del proceso de
designación de Rector y Decanos.
Revisión de los documentos generados para informar a la comunidad
universitaria.
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO
NRO
PROCEDIMIENTO
LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
1.
AP-GSG-PR-01 RECEPCION Y TRAMITE DE REQUERIMIENTOS
Secretario General
2.
AP-GSG-PR-02 GESTION DE LOS CONSEJOS ACADEMICO Y SUPERIOR UNIVERSITARIO
Secretario General
3.
AP-GSG-PR-03 CONVOCATORIAS REPRESENTANTES DEL SECTOR PRODUCTIVO Y EX - RECTORES ANTE EL Secretario General
CONSEJO SUPERIOR
4.
AP-GSG-PR-04 CONVOCATORIAS ELECCION DE ESTAMENTOS DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
5.
AP-GSG-PR-05 CONVOCATORIA ELECCIÓN DE RECTOR Y DESIGNACIÓN DE DECANOS DE LA UNIVERSIDAD Secretario General
SURCOLOMBIANA
6.
AP-GSG-PR-06 GESTION DERECHOS DE PETICION
Secretario General
Secretario General
REQUISITOS
LEGALES
NORMATIVOS NTCGP 1000:2009
Ver Normograma
Ver documento de apoyo EV-CAL-DA-07 INTERRELACIÓN REQUISITOS DE LA NORMA NTCGP
1000: 2009 CON LOS PROCESOS DEL SGC
DEL CLIENTE
Ver documento de apoyo AP-SEG-DA-01 REQUISTOS DEL CLIENTE
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DOCUMENTOS ASOCIADOS
Ver link documentación procesos SGC
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INDICADORES DE GESTIÓN
Ver link Indicadores
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RIESGOS
Ver link de Administración del Riesgos
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RECURSOS
Talento Humano Competente
 Instalaciones físicas adecuadas
 Hardware y Software actualizado
 Recursos económicos
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION DEL DOCUMENTO
FECHA Y DOCUMENTO DE APROBACIÓN
1
EV-CAL-FO-17 Agosto de 30 de 2013
Elaboró
JUAN PABLO BARBOSA OTALORA
Secretaría General y Equipo de Trabajo
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Implementación documentación proceso GSG
Reviso
Aprobó
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGC
JÓSE DAVID RIVERA ESCOBAR
Representante de la Dirección
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