fundamentos de contabilidad

DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
MÓDULO EN REVISIÓN
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL CARIBE-CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
MÓDULO
FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
COMPILADO POR:
EDGAR JOSE ANAYA VELEZ
CARLOS OLARTE CARAZO
CONTADORES PÚBLICOS ESPECIALIZADOS
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
2014
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INFORMACIÓN DE LOS COMPILADORES
7
INTRODUCCIÓN
8
JUSTIFICACIÓN
9
INSTRUCCIONES DE MANEJO
11
REFERENTES TEORICOS
12
ESTRUCTURA DEL MODULO
14
UNIDAD 1. CONCEPCIÓN BÁSICA DE LA CONTABILIDAD Y
NATURALEZA DE LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE
INFORMACIÓN
PRESENTACIÓN
15
PROBLEMA
16
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
16
DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
17
EVALUACIÓN INICIAL
18
1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
20
1.1.1. Concepto
20
1.1.2. Importancia
22
1.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD
24
1.3 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD
25
1.3.1. Según el origen de capital
25
1.3.2 Según la clase de actividad y relación con otras áreas del
conocimiento
1.4. DIVISION DE LA CONTABILIDAD
25
1.4.1. Contabilidad Financiera
27
1.4.2. Contabilidad Administrativa
28
1.4.2.1 Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad
administrativa
1.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA
28
1.6 USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
33
1.6.1 Usuarios Internos
33
1.6.2 Usuarios externos
33
1.7 CONTABILIDAD DE COSTOS
33
16
27
31
1
1.8 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
34
1.9 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE
ACEPTADOS.
1.9.1 Entidad o Ente económico
34
1.9.2 Equidad
35
1.9.3 Continuidad o negocio en marcha
35
1.9.4 Periodo Contable
35
1.9.5 Unidad de medida
35
1.9.6 Valuación o medición
36
1.9.7
Realización
36
1.9.8
Prudencia
36
1.9.9
34
Importancia relativa o materialidad
36
1.10 TIPOS DE INFORMES CONTABLES
37
1.10.1 Informes internos
37
1.10.2 Informes especiales
37
1.10.3 Informes Externos
38
1.11 LA EMPRESA
38
1.11.1 Clasificación
38
1.11.1.1 Según su procedencia de capital
39
1.11.1.2. Según la actividad o giro
39
1.12.1.3. Según la forma jurídica
41
1.12.1.4 Según su tamaño
44
1.12.1.5. Según su ámbito de actuación
46
1.12.1.6. Según la cuota de mercado que poseen las empresas
46
1.12.2 Contrato de Sociedad
47
1.12.3 Marco Jurídico
47
RESUMEN
48
AUTOEVALUACIÓN
49
2
UNIDAD 2 LA CUENTA Y EL PLAN UNICO DE CUENTA
52
PRESENTACIÓN
53
PROBLEMA
53
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
53
DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
54
EVALUACIÓN INICIAL
55
2.1 La cuenta
56
2.1.1 Concepto
56
2.2 Elementos de la Cuenta
57
2.2.1 Cuenta “T”
58
2.2.2 Partes de la cuenta
59
2.3. Como se determinan los saldos en una cuenta
59
2.3.1 Saldo Debito
59
2.3.2 Saldo Crédito
60
2.4 Clasificación de las cuentas
60
2.4.1 Cuentas Reales o de Balance
61
2.4.2 Cuentas de resultado, nominales, transitorias o temporales
61
2.4.3 Cuentas principales
62
2.4.4 Cuentas auxiliares
62
2.4.5 Cuentas de Valuación
63
2.4.6 Cuentas de Orden
63
2.5 EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC)
64
2.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
64
2.5.2 APLICACIÓN
65
2.5.3 CONTENIDO
66
2.5.4 ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS
67
RESUMEN
72
AUTOEVALUACIÓN
73
3
UNIDAD 3 LA ECUACION CONTABLE
76
PRESENTACIÓN
77
PROBLEMA
77
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
77
DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
78
EVALUACIÓN INICIAL
79
3.1 Concepto e importancia
82
3.2 Elementos: Activo, Pasivo y Patrimonio
85
3.3 Efectos de las transacciones económicas en la ecuación contable
87
3.4 Ilustración
88
3.5 Principio de partida doble
92
3.5.1 Concepto e importancia
93
3.6 Las transacciones
95
3.7 Concepto de débito y crédito
95
3.8 Modalidades de registros
97
3.8.1. Registros simples
97
3.8.2 Registros Compuestos
97
3.9 Taller de aplicación
98
3.10 Balance de prueba
104
RESUMEN
104
AUTOEVALUACIÓN
105
4
NIDAD 4 SOPORTES CONTABLES Y LIBROS DE
107
CONTABILIDAD
PRESENTACIÓN
108
PROBLEMA
108
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
108
DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
109
EVALUACIÓN INICIAL
110
4.2 Clases de soportes
112
4.2.1 Soportes internos
112
4.2.1.1 Recibo de caja o comprobante de ingreso
112
4.2.1.2. Comprobante de banco o egreso
113
4.2.1.3 Salida de almacén o remisión
113
4.2.1.4 Notas de contabilidad
113
4.2.2 Factura de Venta
114
4.2.3 Nota Crédito
116
4.2.4 Comprobante de diario o resumen
116
4.3 Comprobantes externos
117
4.3.1 Cheque
117
4.3.2 Pagaré
118
4.3.3 Letra de Cambio
119
4.3.4 Consignaciones bancarias
119
4.3.5 Soportes de compras efectuadas
120
4.3.6 Entrada de almacén o informe de recepción de mercancías
121
4.3.7 Notas bancarias débito y crédito
121
4.4 Libros de contabilidad
122
4.4.1 Importancia de los libros de contabilidad
122
4.4.2 Registro de los Libros
123
4.4.3 Lugar Donde se Exhiben y Forma de Llevar los Libros de
Contabilidad
4.4.4 Prohibiciones
124
4.4.5 Corrección de Errores
125
4.4.6 Conservación y Destrucción de Libros
126
4.4.7 Clases
127
125
5
4.4.7.1 Libros Principales
127
4.4.7.2 Libros Auxiliares
127
4.4.8 Características
128
4.4.9 Libros Principales
128
4.4.9.1 Diario Columnario
128
4.4.9.2 Mayor y Balances
129
4.4.9.3 Inventarios y Balances
129
4.4.9.4 Libros Auxiliares
130
4.4.10 Diligenciamiento
132
4.4.11 Libro de actas
133
4.4.12 Libro de actas de la asamblea general
133
RESUMEN
134
AUTOEVALUACIÓN
136
BIBLIOGRAFÍA
141
6
INFORMACIÓN DE LOS COMPILADORES
Los compiladores del módulo son Edgar José Anaya Vélez y Carlos Olarte
Carazo, contadores públicos especializados, con amplia experiencia en
docencia universitaria y desempeño profesional en el área contable.
Actualmente prestan sus servicios profesionales como docentes de la Facultad
de Ciencias Económicas y Administrativas
y de los programas de
Administración de Empresas y Administración Publica de la División de
Educación Abierta y a Distancia de CECAR.
7
INTRODUCCIÓN
La Contabilidad desde sus orígenes, cuando se dieron las primeras
manifestaciones comerciales, ha demostrado su versatilidad en el control de las
operaciones mercantiles que se celebran en cualquier tipo de organización.
Con el paso de los años y el advenimiento del gran auge económico como
consecuencia de la apertura económica, globalización y planetarización
vigentes, la Contabilidad sigue manteniendo, aún, su innegable importancia.
Históricamente, la Contabilidad ha demostrado su gran dinámica y capacidad
de innovación frente a cada uno de los retos que le impone el contexto social y
económico, así como en la época feudal se dio paso de la partida simple a la
partida doble ante los nuevos cambios económicos y a las imposiciones
exigidas por la Iglesia de aquel entonces, al prohibir el “agio” en las
operaciones de crédito celebradas; de igual manera, sigue hoy desarrollando
importantes cambios de fondo y forma: de los registros en arcilla hace más de
6.000 años a. de C. se ha pasado al procesamiento electrónico de la
información y a la comunicación satelital en tiempo real; de la partida doble
difundida por Benedetto Cotrugli Rangeo y Lucas Pacioli, a la contabilidad
matricial y vectorial; de los registros en el “Codex” y la “Adversaria” a la usanza
romana, a las formas más avanzadas de grabación y reproducción digital; de la
genialidad de Cicerón por su famosa ley “Paetelia Papiria” para imponer en
Roma
la obligación de llevar contabilidad, se cuenta hoy con los más
novedosos instrumentos legales y de normatización contable: Estándares
Internacionales de la Contabilidad (IAS).
8
JUSTIFICACIÓN
En el proceso de formación de los futuros Administradores de Empresas,
resulta de vital importancia el acceso al conocimiento contable, en sus
componentes técnico, científico y humanístico, ya que de plano descartamos su
mero carácter de herramienta instrumental, superada con creces en la
actualidad. Para quienes han de tener la encomiable labor de administrar y
dirigir el destino de las organizaciones modernas, el control, análisis e
interpretación de la información contable deberá trascender por una gran dosis
de creatividad e imaginación para lograr el manejo estratégico de los recursos
encomendados por sus propietarios, socios y accionistas. Tomando en cuenta
el reto que nos une a formadores y estudiantes, resulta de mucho agrado
colocar en sus manos el módulo de Fundamentos de Contabilidad
rigurosamente actualizado y profusamente ilustrado con suficientes ejercicios y
talleres. De igual manera, y en un esfuerzo por extraer la esencia misma de
cada uno de los contenidos temáticos propuestos, encontrara a su inicio un
análisis esquemático de sus aspectos más relevantes. El orden a la hora de
abordar las diferentes unidades y temas se ha dispuesto en una secuencia
lógica para lograr los resultados más efectivos en el aprendizaje:
En la primera unidad, se ha considerado el estudio del
concepto de
contabilidad desde diferentes puntos de vista, la importancia y su relación con
otras disciplinas, el estudio de las organizaciones, como también las diferencias
y similitudes entre la contabilidad financiera y administrativa, se le propone al
estudiante superar con la práctica los aspectos teórico–conceptuales de los
principios fundamentales de la Contabilidad: la Ecuación patrimonial y el
sistema de registro de partida doble.
En la Segunda unidad, conscientes de la importancia que reviste la cuenta
como unidad de control de la información contable, se presenta en forma
ordenada y lógica su aspecto conceptual, clasificación y elementos que la
integran, hasta abordar su aplicación mediante el uso del catálogo de cuentas
vigente (D.R. 2650/93).
9
En la tercera unidad, se estudia la ecuación patrimonial y su relación en forma
detallada con las cuentas, activo, pasivo, patrimonio.
En la Cuarta Unidad, Se le da la importancia que el administrador de empresas
(privado o público) adquiera las competencias necesarias
para el
diligenciamiento de todos y cada uno de los comprobantes, soportes contables
y libros de contabilidad
La bibliografía sugerida y recomendada en cada una de las temáticas descritas,
ha sido cuidadosamente seleccionada tomando en cuenta dos aspectos
básicos: su actualidad y pertinencia.
Con el fin de darle profundidad y
continuidad a lo aprendido, se recomienda adquirir y mantener el hábito del
permanente estudio a través de la consulta y la investigación, única forma
posible de superar nuestras propias limitaciones intelectuales.
Gracias y
muchos éxitos amigo estudiante
10
INSTRUCCIONES DE MANEJO
Amigo(a) Estudiante:
Para facilitar el buen manejo del módulo, es recomendable que sigas las
siguientes instrucciones de manejo:
 La temática ha sido previamente organizada en orden lógico; por lo tanto
inicie su lectura y estudio en el orden en que aparecen las secciones y
contenidos aunque ya tenga algunas nociones de que tratan.
 Es conveniente que usted realice una lectura de forma analítica de cada
Unidad, trate de comprender los contenidos, reflexione sobre los alcances e
interrelaciones de las temáticas tratadas.
 Desarrolle las diferentes pruebas, ejercicios, actividades, y consultas,
participe en los conversatorios, discusiones y exposiciones que le ayudarán
a adquirir experiencia y a saber expresar sus ideas en público.
 No intente seguir adelante con las actividades propuestas en el módulo si
antes no tiene claro los conceptos claves que se enumeran en la sección de
autoevaluación. Pregunte, discútalos con sus compañeros o profesor y,
después de su perfecta comprensión, siga adelante.
 Complemente sus actividades con la consulta de documentos, revistas
afines, páginas Web, etc., que fortalezcan su estudio de los temas
propuestos en el módulo.
 No olvide que el aprendizaje se puede lograr en forma individual y colectiva;
si usted logra una buena integración con sus compañeros de equipo, si
logra aclarar las dudas, si estudia de manera cuidadosa el presente módulo,
alcanzará el éxito deseado por el diseñador del presente módulo de
Fundamentos de Contabilidad.
11
REFERENTES TEORICOS
El presente módulo, es un texto especializado dentro del pensum académico
de todo administrador de empresas, y llega en el momento correcto, cuando el
estudiante tiene las bases suficientes para comprenderlo y para profundizar en
esta rama de la Contabilidad.
Está apoyado en una diversa bibliografía de autores y diferentes especialistas
que
han tratando siempre de dar a conocer lo más relevante de la
Contabilidad, destacándose en especial al doctor Jorge Sánchez Noguera,
quien desarrollo en su momento los módulos de Contabilidad I y II, los que
constituyen importantes referentes desde el punto metodológico y didáctico.
ÁLVAREZ R., Néstor. Curso Básico de Contabilidad, Bogotá, McGraw-Hill,
1986. 88 p.
BOLAÑOS A., César A. y ÁLVAREZ NIÑO Jorge. Contabilidad Comercial,
Mejorar Recursos Humanos en la Empresa, Bogotá, Norma, 1993. 368 p.
CODIGO DE COMERCIO, Bogotá, Legis, 2013
CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA.
Contaduría Pública, Bogotá, Ecoe, 2013. 162 p.
Doctrinas Sobre
CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia.
Contabilidad Universitaria, Bogotá, McGraw-Hill Interamericana S. A., 1996.
311 p.
FERNANDEZ CENTENO, Eliseo y VELEZ RESTREPO, Gonzalo. Contabilidad
al Alcance de Todos, Bogotá, Norma, 1976. 175 p.
GERTZ MANERO, Federico. Origen y Evolución de la Contabilidad, Ensayo
histórico, México, Trillas, 1982.
MANUAL DE IVA Y TIMBRE, Bogotá, Legis, 2013. 252p.
MANUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE, Bogotá, Legis, 2013. 225 p.
MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones
Comerciales, Bogotá, McGraw-Hill, 1982. 540 p.
NIÑO ÁLVAREZ, Raúl. Contabilidad Intermedia I, México, Trillas, 1989. 373
p.
12
OSORIO MARIN, Iván. Elementos Básicos de la Contabilidad General,
Medellín, Ediciones Previas, 1988. 294 p.
OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera, Análisis, Diagnóstico y
Pronóstico, Bogotá, USTA, 1989. 593 p.
PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES, Bogotá, Legis, 2013.
345 p.
REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO, Bogotá, Legis, 2013. 852 p.
RÉGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS,
Bogotá, Legis. 2013.
RÉGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS, Bogotá, Legis. 2013
RIOS MEJIA, Aquilino. Curso de Contabilidad, Medellín, Bedout, 1984. 317 p.
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Módulo de Contabilidad I. Corporación
Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo – Colombia 2003
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Módulo de Contabilidad II. Corporación
Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo – Colombia 2003
SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Información para las
Organizaciones, Bogotá, McGraw-Hill, 1992. 338 p.
13
ESTRUCTURA DEL MODULO
14
CONCEPCIÓN
BÁSICA
DE
LA
CONTABILIDAD Y NATURALEZA DE
LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA
DE INFORMACIÓN
o
UNIDAD 1
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
PRESENTACIÓN
Al iniciar el estudio de la contabilidad, es pertinente comenzar por los
conceptos generales, tales como concepto de contabilidad, importancia,
división de la contabilidad, relación con otras áreas del conocimiento, los las
organizaciones y los tipos existentes en la actualidad, los usuarios de la
contabilidad, diferencias y similitudes existente entre la contabilidad
financiera con la administrativa, como también los principios y fundamentos
que en la actualidad se siguen para el registro de todas las transacciones
comerciales relacionándolos con los soportes contables que soportan
dándole la debida legitimidad a las mismas usados por las empresas
diariamente en el desarrollo del objeto social, por último se desarrolla el tema
de la importancia de la información financiera, como también se explica de
una forma puntual y exacta cada una de las definiciones para que el alumno
no se confunda y asimile más rápido el conocimiento.
PROBLEMA
Comprender el desarrollo histórico de la contabilidad como sistema de
información financiera, precisar su campo de conocimiento y su relación con
otras disciplinas.
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
Al terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:
 Conceptuar sobre el concepto de contabilidad.
 Conceptuar sobre la relación de la contabilidad con otras
disciplinas.
 Explicar la importancia de la contabilidad en el proceso de toma
de decisiones empresariales
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
16
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
 Conocer y clasificar la contabilidad según origen de capital y su
actividad.
 Conceptuar y conocer sobre la información contable, los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
 Informarse y conocer sobre los usuarios de la información
contable. Cuales son y en qué áreas se aplican.
 Conceptuar sobre empresa y los criterios que existen para
clasificarlas.
DINÁMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
UNIDAD 1.
Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:
ACTIVIDADES.
 Lea detenidamente la Unidad N° 1.
 Resuelva los cuestionarios que aparecen en la “evaluación”.
 Desarrolle los cuestionarios que aparecen como Autoevaluación.
 Realice un resumen de toda la unidad 1 el cual será debatido
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad 1 y socialice
los cuestionarios correspondientes a la Autoevaluación
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
17
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
EVALUACIÓN INICIAL
1.
¿Qué entiendes por Contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
2.
¿Qué relación tiene la contabilidad con la administración?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
3.
¿Por que la contabilidad sirve para el proceso de toma de
decisiones en las empresas en materia financiera?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
18
CECAR
4.
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
¿Cuáles son los principios de contabilidad generalmente
aceptados?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
5.
¿Qué es un informe contable?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
6.
¿Cuáles son los usuarios de la información contable?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
19
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
LA CONTABILIDAD
1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
1.1.1. Concepto
El concepto de contabilidad ha venido evolucionando en forma paralela al
desarrollo económico y social. Son variados, y tradicionalmente se han dado
varios de ellos, sobre la Contabilidad y que, de alguna manera, responden a
propósitos y criterios particulares de sus diferentes autores. En si la
contabilidad es un sistema de información que permite recopilar, clasificar y
registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles
realizadas por una empresa, con el fin de producir informes, que analizados e
interpretados, permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la
actividad de la empresa. A continuación se relacionan algunas definiciones
de contabilidad que hacen relación al avance que ha tenido esta área del
conocimiento y a su carácter científico.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
20
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
Como ciencia:
Según el diccionario de contabilidad de José María Codera Martín: “La
Contabilidad es la ciencia del control de los negocios, que consiste en
registrar las variaciones que experimenta el patrimonio de un comerciante y
la cantidad y clase de ganancias o pérdidas que obtiene”.1
Como método:
“La Contabilidad como método que brinda información financiera más
detallada, muy valiosa para los negocios, el gobierno y las personas, porque
permite evaluar situaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el
futuro por medio de los cuales pueden alcanzar sus metas financieras”. 2
Como arte:
“La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir sistemática y
ordenadamente las transacciones u operaciones comerciales, en términos
monetarios, de una persona o empresa, de acuerdo con ciertos principios y
leyes comerciales propios de cada país”.3
Al igual que: “La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e
interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias
de los varios intereses que se afectan por las operaciones de una empresa”. 4
Como proceso:
“Es el proceso de identificar, medir y comunicar la información económica
que permite formular juicios basados en información y la toma de decisiones,
por aquellos que se sirven de la información”.5
1
CODERA MARTÍN, José María. Diccionario de Contabilidad. 3ª. Ed. Madrid, Pirámide.
P.53
2
KESTER, Roy B. Contabilidad. España, Labor, 1982. p.18
3
ROJAS, Demóstenes. Bogotá, McGraw-Hill, 1983.p.2
4
HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Bogotá, Norma. p.11
5
MARTINEZ, Enrique. Teoría contable básica. México, Uteha.p.2
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
21
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
Como sistema:
“La Contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas
funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la
información financiera de las organizaciones”.6 O también se puede decir
que es “un sistema de control, análisis e interpretación de los flujos de
recursos financieros de los entes económicos, provenientes de fuente interna
(patrimonio), externas (pasivo) y otras fuentes de recursos” 7
Modernamente, la Contabilidad, acorde con su proceso evolutivo, ha tomado
una connotación más significativa y en tal sentido se dice que “La
Contabilidad, como cuerpo de conocimiento, es una ciencia empírica, de
naturaleza económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa
y cuantitativa, del estado y la evolución económica de una entidad específica,
realizada a través de métodos propios de captación, medida, valoración,
representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a sus usuarios
información, económica y social, objetiva, relevante y válida para la toma de
decisiones”.8
1.1.2. Importancia
Los últimos y más recientes fenómenos y concepciones de reorganización de
la economía a nivel nacional y mundial: internacionalización, globalización
planetarización, entre otros, aunado a los sistemas de comunicación más
modernos y versátiles, han desarrollado las formas más variadas y complejas
de organización: hipermercados; banca virtual; negocios y edificios
inteligentes; televentas y ventas por Internet, entre otras formas; las cuales
independientemente del tipo de organización, tamaño de empresa o actividad
6
SINISTERRA, Gonzalo y otros. Contabilidad. Bogotá, McGraw-Hill, 1992.p.2
SÁNCHEZ NOGUERA, Jorge. La contabilidad: Flujo de recursos, Sincelejo, s.e., 2003.
p.1
8
REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Bogotá, Legis, 2003. p. 3
7
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
22
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
económica, requieren de la contabilidad como columna vertebral para un
eficiente control de sus operaciones comerciales.
Sin embargo, a pesar de su complejidad y diversidad de negocios y
actividades económicas, la Contabilidad adquiere su mayor importancia en el
cumplimiento de los siguientes objetivos:

Registra sistemáticamente las operaciones comerciales.

Permite determinar y presentar en cualquier momento la situación
financiera.

Controla en forma efectiva los bienes, recursos, derechos y
obligaciones.

Analiza e interpreta cada uno de los hechos económicos, lo que facilita
reconocer el éxito financiero de las empresas o negocios.

Permite proyectar las actividades económicas.

Determina los resultados obtenidos en cada periodo.

Posibilita la protección de los recursos y obligaciones de manera
confiable ante terceros: Estado, banca, socios, etc.

Sirve de fundamento para:

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a la administración en la planeación, organización y
dirección de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

Evaluar la gestión de los administradores.

Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y
tarifas.

Ayuda a la conformación de la información estadística nacional.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
23
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA

Contribuye a la evaluación del beneficio o impacto social que la
actividad económica de una empresa o negocio representa
para la comunidad.
1.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD
 Obtener en cualquier momento una información ordenada y
sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la
empresa.
 Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas
y el patrimonio que posee la empresa.
 Llevar un control de los ingresos y egresos.
 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
 Ayudar a la conformación de la estadística nacional.
 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social.
 Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
 Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y
tarifas.
 Facilitar la planeación, organización y dirección de los negocios; ya
que no solo da a conocer los efectos de una operación mercantil,
sino que permite prever situaciones futuras.
 Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo
contable.
 Servir
de
fuente
fidedigna
de
información
ante
terceros
(proveedores, bancos, u Estados financieros).
 Ejercer control sobre operaciones del ente económico y fundamentar
la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
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1.3 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD
1.3.1. Según el origen de capital
Según el campo o sector de la economía donde se aplique, la Contabilidad
se divide:
 Contabilidad Privada o Particular: Hace referencia a las operaciones
comerciales celebradas por las empresas cuyo propietario o
propietarios son particulares.
 Contabilidad Oficial o Gubernamental: Tiene su ámbito de aplicación
en aquellas instituciones u organismos estatales. A diferencia de las
entidades del sector privado, las empresas del Estado no tienen como
objetivo la generación de utilidades.
1.3.2 Según la clase de actividad y relación con otras áreas del
conocimiento
La Contabilidad como parte que es de la actividad económica, se relaciona
con otras disciplinas:
 Contabilidad Comercial: Se aplica en aquellas empresas o negocios
cuya actividad económica esta orientada a la compra y venta de toda
clase de mercancías.
 Contabilidad de Costos: Tiene su aplicación en el sector industrial,
manufacturera o empresas extractivas, entre otras.
Permite
determinar el costo de los productos terminados o extraídos.
 Contabilidad Bancaria o Financiera: Está relacionada con aquellas
entidades cuyos servicios se orientan a captar dinero por depósitos en
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cuentas corrientes y/o de ahorros, créditos, giros y otras actividades
propias del sector financiero.
 Economía Solidaria: Entidades tales como cooperativas, fondos de
empleados, entre otras, que buscan satisfacer las necesidades de sus
asociados a través de variadas actividades, tales como: vivienda,
transporte, producción, distribución, consumo, ahorro y crédito, salud,
educación, recreación, etc.
 Contabilidad Hotelera y Turística: Registra todas las operaciones que
realizan las entidades propias de este sector de la economía.
 Contabilidad Agropecuaria: Tiene que ver básicamente con las
actividades de la agricultura y ganadería.
 Contabilidad de Servicios: Contempla todas las actividades que tienen
que ver con la venta de bienes intangibles (Servicios): Transporte,
educación, salud, asesorías profesionales, lavautos,
teatros, entre
otras.
 Con la Economía:
La economía tiene sus propios principios y
postulados sobre la riqueza, las actividades humanas y la satisfacción
de las necesidades de toda la sociedad en su conjunto, pero estos
postulados quedarían en el vacío sin el auxilio de la contabilidad, que
recopila, resume, clasifica,
registra, analiza e interpreta la riqueza
tanto en el sector público como privado.
 Con la Estadística: Es una auxiliar importante en la presentación de
los informes financieros para la toma de decisiones a nivel de la
Administración, por cuanto le facilita, la tabulación, representación,
análisis, interpretación, comparación y proyección de la información
que procesa la Contabilidad.
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 Con el Derecho en general: Especialmente con el Derecho Laboral,
Comercial y Tributario. Toma atenta nota de los derechos que afectan
a las distintas partes que intervienen en las distintas fases de la
producción, intercambio y consumo.
 Con la Matemática: En especial con la Matemática Financiera, para
el cálculo, procesamiento e interpretación de las operaciones
financieras que surgen de las transacciones comerciales de cualquier
empresa.
 Con la Administración: Las funciones administrativas de planeación,
organización, dirección, coordinación y control, se ejecutan mediante
un proceso cíclico de acción humana, que consiste en tomar
decisiones, programarlas, comunicarlas, controlarlas y evaluarlas.
La función principal de la Contabilidad en este campo es la de
suministrar información financiera para facilitar la planeación y el
control.
1.4. DIVISION DE LA CONTABILIDAD
1.4.1. Contabilidad Financiera
Se dirige a personas ajenas al negocio interesadas en la situación financiera,
y tiene en cuenta los principios básicos de la contabilidad. Esta información
proviene de la gerencia y con base en ella se producen los informes
financieros de propósito general que ayudan a la empresa a cumplir sus
obligaciones fiscales, que son de carácter obligatorio.
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1.4.2. Contabilidad Administrativa
Sistema de información en cualquier tipo de organización con el propósito de
presentar informes para uso interno, que contribuyan a facilitar algunas de
las funciones propias de la administración, en los aspectos relacionados con:
La plantación, el control, y la toma de decisiones por parte de los
responsables de la gestión administrativa.
1.4.2.1 Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad
administrativa
a. Discrepancias
Hemos comentado que la contabilidad financiera y la administrativa emanan
de un mismo sistema de información, destinado a facilitar la toma de
decisiones de sus diferentes usuarios; sin embargo, tienen diferencias y
similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisión.
Primero analizaremos las diferencias entre ambas contabilidades:
1. La
contabilidad
administrativa
está
organizada
para
producir
información de uso interno de la administración. Por ejemplo:
· Formular, mejorar y evaluar políticas.
· Conocer dentro de la empresa las áreas que son eficientes y aquéllas que
no lo son.
· Planear y controlar las operaciones diarias.
· Conocer los costos de los diferentes productos o procesos.
· Otros usos.
La labor de administrar una organización requiere, por parte de su
responsable, una serie de datos que no son los mismos que se presentan a
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los interesados externos relacionados con la organización,, como los
accionistas, las instituciones de crédito, etc. Ello obliga a que exista un
sistema de información especializado para ayudar a tomar decisiones de
todo tipo. La diferencia básica radica en la forma como se presenta la
información hacia el exterior, que difiere de la requerida para usos internos.
La contabilidad administrativa nunca requiere un modelo o formato
específico, como es el caso en la contabilidad financiera.
2. La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro, a diferencia
de la contabilidad financiera, que genera información sobre el pasado o
hechos históricos de la organización; obviamente, esta última información
se utiliza como punto de referencia para planificar con vistas al futuro. La
contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una de
las funciones esenciales del ejecutivo es la planeación, dirigida al diseño
de acciones que proyectan a la empresa hacia el porvenir. Para realizar
dicho diseño de acciones es necesario contar con información histórica
que diagnostique la situación actual de la empresa e indique sus
carencias y puntos fuertes, para que se fijen las rutas y estrategias a
seguir.
3. La contabilidad administrativa no está regulada por principios de
contabilidad, a diferencia de la contabilidad financiera, porque la
información que se genera con fines externos tiene que ser producida con
determinados principios o reglas, de tal forma que el usuario esté
plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas
empresas existe uniformidad en lo relativo a su presentación y, por tanto,
puede haber comparabilidad; por esto es necesario que la información
esté plenamente regulada. En cambio, la información requerida por los
administradores se ajusta a las necesidades de cada uno de ellos; por
ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o
ignorar la depreciación para fijar precios, etcétera.
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4. La contabilidad financiera como sistema es necesaria, lo que no ocurre
con la contabilidad administrativa, que es un sistema de información
opcional.
De
acuerdo
con
nuestra
legislación
mercantil,
deben
presentarse a la consideración de la asamblea de accionistas los
resultados del ejercicio tres meses después del cierre de éste, obligando
de esta forma a que exista la contabilidad financiera. La misma
información es requerida por las instituciones de crédito para llevar a cabo
sus análisis. En cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la
contabilidad administrativa: no existe obligatoriedad.
Prueba de ello es que sólo un pequeño porcentaje de las empresas
mexicanas se han dado a la tarea de diseñar un sistema interno de
información para toma de decisiones.
5. La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la
precisión de la contabilidad financiera. La contabilidad administrativa
otorga más relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el
análisis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones o
estimaciones que se efectúan para predecir el futuro de la empresa, no
siendo necesario preocuparse por la exactitud y precisión que regula a la
contabilidad financiera para determinar correctamente la utilidad.
6. La contabilidad administrativa hace hincapié en las áreas de la empresa
como células o centros de información (como divisiones, líneas de
producto, etc.) para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la
componen, más que de toda la empresa vista globalmente, tarea que
tiene a su cargo la contabilidad financiera al informar sobre los sucesos
ocurridos en la empresa.
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7. La
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contabilidad
administrativa,
corno
sistema
de
información
administrativo, recurre a disciplinas como la estadística, la economía, la
investigación de operaciones, las finanzas, etcétera, para completar los
datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la
organización; de ahí que exista gran relación con otras disciplinas,
circunstancia que no sucede en la contabilidad financiera.
b. Similitudes
Entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera Como se ha
comentado al hablar de las diferentes ramas o áreas de la contabilidad,
existe también gran similitud entre ellas:
1. Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información:) las
dos parten del mismo banco de datos (sería ilógico e incosteable
mantener un sistema de captación de datos diferentes para cada
área). Cabe aclarar que cada una agrega o modifica ciertos datos,
según las necesidades específicas que se quieran cubrir.
2. Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la
administración
de
los
recursos
puestos
en
manos
de
los
administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor
a nivel global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por
áreas o segmentos.
1.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA
En su calidad de herramienta de la administración, la información financiera
seguirá siendo un medio indispensable para evaluar la efectividad con que la
administración logra mantener intacta la inversión de los accionistas y
obtener adicionalmente un rendimiento justo.
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La información financiera seguirá siendo el mejor apoyo para la toma de
decisiones de los negocios; recordemos que a mejor calidad en la
información, corresponde mejor probabilidad de éxito en las decisiones. Pero
para lograr la calidad en la información, ésta deberá incorporar a su
contenido datos que satisfagan las necesidades de los diferentes usuarios.
En la actualidad, los parámetros o subsistemas que más interesan a
cualquier usuario son liquidez, rentabilidad, crecimiento, apalancamiento y
productividad. La variable de más importancia en la información financiera es
la utilidad, concepto esencial para la evaluación de la actuación de los
administradores. Recordemos que la mejor definición de utilidad es la
diferencia, en términos reales, entre el patrimonio final de un periodo y el que
se tenía al inicio.
Definición de los conceptos básicos integrantes de los estados financieros.
Lo mínimo que se pide a un administrador es mantener el capital y generar
en forma adicional un rendimiento justo.
A raíz de los cambios económicos que hemos sufrido en la década de los
ochenta, el gobierno en conjunto con la Junta Central del Contadores hsn
elaborado y promulgaron muchas normatividad, documentos de gran valor,
debido a que en ellos se plasmaron definiciones esenciales de tal forma, que
los usuarios de los estados financieros dispongan de información de mayor
calidad y por lo tanto más útil en la toma de decisiones.
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1.6 USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
1.6.1 Usuarios Internos
Quienes tienen un interés directo en la empresa y posibilidad de determinar,
por tener autoridad jerárquica o poder legal, la forma y contenido de la
información financiera que satisfaga sus necesidades.
1.6.2 Usuarios externos
Se distinguen por tener un interés indirecto, relacionado no tanto con la
empresa sino con su influencia en el entorno socioeconómico.
1.7 CONTABILIDAD DE COSTOS
Forma parte de la contabilidad gerencial y se ocupa de proporcionar informes
sobre la utilización de los recursos en la relación de todo tipo de actividad,
ocupándose fundamentalmente de la acumulación, análisis e interpretación
de los costos de adquisición, producción distribución, administración, y
funcionamiento para uso interno, sirviendo a la vez de base para la
producción de los informes externos.
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1.8 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
La información contable debe ser:

COMPRENSIBLE: Es decir, clara, y fácil de entender.

UTIL: Cundo es confiable y oportuna.

CONFIABLE: Cuando representa fielmente los hechos económicos.

COMPARABLE: Cuando se prepara sobre bases uniformes.
1.9 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.
La contabilidad debe llevarse conforme a principios y normas de carácter
general y técnico, acorde con las necesidades que debe satisfacer la
información. La legislación colombiana es enfática en ordenar, que los
comerciantes ajusten su contabilidad a los principios y técnicas según los
artículos 208. Ordinales 3 y 3; 277, ordinales 2; 450 del Código de Comercio.
De conformidad con el artículo 6 de la Ley 43 de 1990, se entiende por
principio o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el
conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al
registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de
personas naturales o jurídicas. Los principios contables mas importantes son:
1.9.1 Entidad o Ente económico
Establece que la actividad económica, la realizan entidades independientes,
las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de los dueños. Cada
empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas
dueñas de la misa.
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1.9.2 Equidad
La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es
decir el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos
han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin
favorecer a ninguno en particular.
1.9.3 Continuidad o negocio en marcha
Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su
inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños invierten
su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida
suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar
utilidades.
1.9.4 Periodo Contable
Ante
la
necesidad
de
toma
de
decisiones,
debe
hacerse
cortes
convencionales que nos permitan enfrentar los ingresos de un periodo con
sus costos, y gastos correspondientes. El tiempo transcurrido entre la
emisión de una información y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden
tener cortes de información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.
1.9.5 Unidad de medida
Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con
la misma unidad de medida monetaria funcional; se entiende como funcional
el signo monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo
y lo usa.
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1.9.6
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Valuación o medición
Los hechos económicos que es el proceso contable cuantifica se registran al
costo; es decir, la adquisición de activos esta conformada por su precio mas
todos los costos y gastos incurridos en su adquisición. Cuando ocurran
eventos económicos que hagan perder el significado de estas cifras por
ejemplo, es necesario efectuar los ajustes correspondientes para que la
información financiera sea útil en la toma de decisiones por sus usuarios.
1.9.7
Realización
Un hecho económico se considera realizado cuando:
 Las operaciones y hechos económicos que la contabilidad registra
deben haberse realizado.
 Se ha perfeccionado una transacción con terceros al adquirir derechos
y asumir obligaciones.
 Se han llevado a cabo transacciones internas en la entidad.
1.9.8
Prudencia
Los hechos económicos deben medirse de manera confiable y verificable. En
su medición deben considerarse la probabilidad
de que los ingresos y
ganancias de la entidad no se deben anticipar, sobreestimar ni subestimar.,
Los costos y gastos contabilizados deben corresponder al periodo contable y
las perdidas, incluso las probables, deben contabilizarse, cuando sean
susceptibles de cuantificación.
1.9.9
Importancia relativa o materialidad
La información contable debe mostrar aspectos importantes de la entidad,
susceptibles de ser cuantificados en unidades monetarias.
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1.10 TIPOS DE INFORMES CONTABLES
Definición: Constituyen informes Contables todos los documentos
emanados del sistema contable de un ente y que por lo tanto se refieren a su
patrimonio y lo que respecta a su composición total o parcial en determinado
momento y su evolución en el tiempo. Si bien estos informes contables
pueden designarse naturalmente como Estado Contable; los estados
financieros que suministra la contabilidad varían según su usuario final.
Básicamente hay tres tipos de informes: Internos, especiales y externos.
1.10.1 Informes internos
La gran responsabilidad de los administradores esta en la toma de
decisiones. Por eso necesitan información contable oportuna y veraz, para
cumplir sus funciones de control, planeación y toma de decisiones en materia
de inversiones y crédito. La gerencia obtiene de la contabilidad información
sobre liquidez, niveles y capacidad de endeudamiento, márgenes de utilidad
para cada producto, costo de producción, disponibilidad de recursos, etc.,
datos que le permitan orientar acciones como establecer precios de venta,
para proyectar inversiones, mejorar la capacidad productiva, establecer
políticas de recursos entre otras.
1.10.2 Informes especiales
Son utilizados por los dueños para evaluar el rendimiento y la seguridad de
su inversión y conocer el valor total de sus inversiones.
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1.10.3 Informes Externos
Los utilizan tanto las entidades de vigilancia y control como los proveedores y
las entidades financieras.
Al Estado le interesa conocer si los impuestos han sido bien determinados; a
los proveedores les interesa conocer el riesgo financiero para conceder
plazos o créditos; a las entidades financieras les interesa conocer la
capacidad de endeudamiento, los márgenes de utilidades, etc. Todos estos
informes tienen como fin primordial servir de herramienta para la toma de
decisiones por sus usuarios.
1.11 LA EMPRESA
Se entiende por empresa toda actividad económica organizada para la
producción, transformación, circulación, administración, custodia de bienes o
para la prestación de servicios.
Es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de
fines económicos o comerciales Es un sistema que interacciona con su
entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfacción a
unas demandas y deseo de clientes, a través de una actividad económica.
Requiere de una razón de ser, de una misión, una estrategia, unos objetivos,
unas tácticas y unas políticas de actuación. Se necesita de una visión previa
y de una formulación y desarrollo estratégico de la empresa.
Es el conjunto de capital, administración y trabajo dedicados a satisfacer una
necesidad en el mercado.
1.11.1 Clasificación
Las empresas se pueden clasificar con base en:
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1.11.1.1 Según su procedencia de capital
PRIVADA: Si el capital está en manos de accionistas particulares. Ejemplos:
centros educativos privados, supermercados, etc
OFICIAL O PUBLICA: Si el capital y el control está en manos del estado.
Ejemplos: hospitales departamentales, colegios, etc.
ECONOMIA MIXTA: Si el capital o el control son de origen tanto estatal
como Privado o comunitario.
Empresa de autogestión: Si los propietarios son los trabajadores, etc.
1.11.1.2. Según la actividad o giro
Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo a la actividad que desarrollen,
en:
· Empresas del sector primario
· Empresas del sector secundario
· Empresas del sector terciario.
LA EMPRESA INDUSTRIAL: la actividad principal es la producción de
bienes mediante la transformación de la materia prima o extracción de
materias primas, y de productos semielaborados en productos terminados.
Se clasifican en:
Extractivas: cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya
sean renovables o no renovables. Ejemplo pesqueras, madereras, mineras,
petroleras, etc.
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Manufactureras: son empresas que transforman las materias primas en
Productos terminados, y pueden ser:







PRIVADA OFICIAL
ECONOMIA
MIXTA
COMERCIAL
AGROPECUARIA
SERVICIOS INDUSTRIAL
MINERA
De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las
necesidades del consumidor. Por ejemplo prendas de vestir, muebles,
alimentos, aparatos eléctricos, etc.
De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo:
Maquinaria ligera, productos químicos, etc.
LA EMPRESA COMERCIAL: son intermediarias entre el productor y
consumidor; su función principal es la compra/venta de productos
terminados. Pueden clasificarse en:
· Mayoristas: venden a gran escala o a grandes rasgos.
· Minoristas (detallistas): venden al por menor.
· Comisionistas: venden de lo que no es suyo, dan a consignación.
LA EMPRESA DE SERVICIOS: son aquellas que brindan servicio a la
comunidad que a su vez se clasifican en: transporte, turismo, instituciones
financieras, servicios públicos (energía, agua, comunicaciones), servicios
privados (asesorías, ventas, publicidad, contable, administrativo), educación,
finanzas, salud. Etc.
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1.12.1.3. Según la forma jurídica
Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus
Propietarios. Podemos distinguir:
EMPRESAS LIMITADAS: Se constituye mediante escritura pública entre
mínimo dos socios y máximo veinticinco, quienes responden con sus
respectivos aportes, y en algunos casos según el Código de Comercio
artículos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y
solidaria, para alguno de los socios.
Los socios deben definir en la escritura pública el tiempo de duración de la
empresa y podrán delegar la representación legal y administración en un
gerente, quien se guiará por las funciones establecidas en los estatutos.
El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesión, se
pueden vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los
respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deberá
estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda" que de no
aclararse en los estatutos hará responsable a los asociados solidaria e
ilimitadamente
EMPRESAS UNIPERSONALES: Es el individuo, una y solo una persona que
se constituye como empresario mediante escritura o documento privado ante
Cámara de Comercio o ante notario con el debido reconocimiento de firma y
contenido del documento. Basta con el Registro Mercantil para que sea una
persona jurídica, quien responderá limitadamente con los activos, cuotas de
igual valor nominal, descritos en el documento constitutivo. Corresponde al
constituyente, administrar la empresa o delegar a un tercero, caso en el cual,
el empresario inicial no podrá realizar actos ni contratos a nombre de la
empresa unipersonal. Esta podrá tener razón social seguida de la frase
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"Empresa Unipersonal" o su abreviatura "E.U" so pena de que el empresario
responda ilimitadamente con su patrimonio.
EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO: Se constituye mediante
escritura, acta de constitución o estatuto ante notario o juez con el debido
reconocimiento de firma y contenido del documento. Sus miembros serán
mínimo tres y máximo diez si es para producciones de bienes, pues si es una
empresa de servicios sus socios serán 20 máximo. Todos ellos estarán
representados por su aporte laboral y adicionalmente en especie o bienes y
responderán de acuerdo a la norma del Código de Comercio. Particularmente
ésta empresa constituida con su persona jurídica debe registrarse ante el
Ministerio de Protección Social. El tiempo de duración debe estar claramente
determinado y su capital esta expresado en aportes laborales, de tecnología,
propiedad industrial o intelectual debidamente registrada, en activos y dinero.
Será un director ejecutivo el representante legal de este tipo de empresa y
hará lo que le ordene los estatutos, creados por la junta de asociados, a su
vez la razón social debe acompañarse con la denominación "Empresa
Asociativa de Trabajo".
SOCIEDAD ANONIMAS: Se constituye mediante escritura pública entre
mínimo cinco accionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de
capital respectivo que han suministrado para la sociedad. Se debe definir en
la escritura pública el tiempo de duración de la empresa y que lo hayan
expresado en su documento de fundación o estatutos. La administración de
ésta sociedad se desarrolla con la asamblea general de accionistas quienes
definen el revisor fiscal y la junta directiva, quien a su vez define al gerente,
quien es la persona que asume la representación legal de la sociedad. El
capital se representa en acciones de igual valor que son títulos negociables,
todo ello es el capital autorizado y se debe aclarar cuánto de esto es capital
suscrito y cuánto capital pagado. Su razón social será la denominación que
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definan sus accionistas pero seguido de las palabras "Sociedad Anónima" o
su abreviatura "S.A."
SOCIEDAD COLECTIVAS: Se constituye mediante escritura pública entre
dos o más socios quienes responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente
por todas las operaciones sociales. Cuando se constituye este tipo de
sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la
empresa, el que deseen sus socios, quienes a su vez podrán delegar la
administración de la sociedad en otras personas extrañas, pero perdiendo así
la posibilidad de diligenciar o gestionar negocios. Cada socio deberá entregar
sus aportes en capital, especie o con trabajo, definiendo de ésta manera el
capital social de la empresa, el cual no tiene ni un mínimo ni un máximo
según la ley comercial. Es importante saber que la razón social de estas
sociedades se forma con el nombre completo o solo apellido de uno de los
socios, seguido de la palabra "y compañía", "hermanos" o "e hijos". Esto
quiere decir que no podrá ir un nombre de un extraño en la razón social.
SOCIEDAD COMANDITA SIMPLE: Se constituye mediante escritura pública
entre uno o más socios gestores y uno o más socios comanditarios o
capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente
por las operaciones y los socios capitalistas o comanditarios solo responden
por sus respectivos aportes. Cuando se constituye éste tipo de sociedad, se
debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa. Solo
los socios gestores podrán administrar la sociedad o delegar esta
administración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios capitalistas.
Los socios capitalistas o comanditarios aportan capital mientras los gestores
aportan la administración de los capitales y el desarrollo de los negocios. Se
debe tener claridad en la razón social de estas sociedades, la cual se forma
exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o más socios
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colectivos comanditarios o gestores; seguido de la palabra "y compañía" o su
abreviatura "& Cia" y seguido de la abreviación "S. en C".
SOCIEDAD COMANDITA POR ACCIONES: Se constituye mediante
escritura pública entre uno o más socios gestores y por lo menos 5 socios
capitalistas o comanditarios. Los socios gestores responden solidaria,
ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas solo
responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye éste tipo de
sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la
empresa, solo los socios gestores podrán administrar la sociedad o delegar
esta administración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios
capitalistas. El capital se representa en acciones de igual valor, que son
títulos negociables aportados por los capitalistas e inclusive por los socios
gestores, quienes separan su aporte de industria el cual no forma parte del
capital. Se debe tener claridad en la razón social de estas sociedades, la cual
se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o
más socios colectivos, seguido de la palabra "y compañía" o su abreviatura
"& Cia" seguido en todo caso por las palabras "Sociedad en Comandita por
Acciones" o su abreviatura "SCA".
1.12.1.4 Según su tamaño
En Colombia, y mientras se reglamenta el artículo 43 de la Ley 1450 de
2011, los parámetros vigentes para clasificar las empresas por su tamaño
son las siguientes ( artículo 2º de la Ley 590 de 2000, modificado por el
artículo 2º de la Ley 905 de 2004). Disposición que exige el cumplimiento de
las dos condiciones de cada uno de los tipos de empresa.
Adicional a ello no hay unanimidad entre los economistas a la hora de
establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que si existe un
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criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales
indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, el número de
trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de
trabajadores:
MICROEMPRESA:
a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores
b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500)
salarios mínimos mensuales legales vigentes.
PEQUEÑA EMPRESA: Si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.
a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores.
b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil
(5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
MEDIANA EMPRESA: Si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.
a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200)
trabajadores.
b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000)
salarios mínimos mensuales legales vigentes.
GRAN EMPRESA: Si posee más de 250 trabajadores.
MULTINACIONAL: Si posee ventas internacionales
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1.12.1.5. Según su ámbito de actuación
En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su
actividad, se pueden distinguir:
EMPRESAS LOCALES: Son aquellas empresas que venden sus productos
o servicios dentro de una localidad determinada.
REGIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o
servicios a varias localidades o provincias de un país.
NACIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o
servicios dentro de los límites de un país. Pueden tener sus instalaciones en
varias partes del país.
MULTINACIONALES, TRANSNACIONALES Y MUNDIAL
1.12.1.6. Según la cuota de mercado que poseen las empresas
LA EMPRESA ASPIRANTE: Aquella cuya estrategia va dirigida a ampliar su
cuota frente al líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los
Objetivos que se plantee, actuará de una forma u otra en su planificación
estratégica.
EMPRESA ESPECIALISTA: Aquélla que responde a necesidades muy
concretas, dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a
los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio.
Este segmento debe tener un tamaño lo suficientemente grande como para
que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
46
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FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
EMPRESA LIDER: Aquélla que marca la pauta en cuanto a precio,
innovaciones, publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de las
actuantes en el mercado.
EMPRESA
SEGUIDORA:
Aquélla
que
no
dispone
de
una
cuota
suficientemente grande como para inquietar a la empresa líder.
1.12.2 Contrato de Sociedad
Es un negocio jurídico (contrato) por el que una o varias personas físicas y
jurídicas acuerdan realizar sendas aportaciones para conseguir un fin común.
Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte
en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de
repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la actividad social.
Los estatutos de la sociedad, aprobados por el contrato de sociedad, será la
norma que regirá el funcionamiento de la sociedad, siendo nulos aquellos
preceptos que contravengan las normas imperativas contenidas en leyes y
reglamentos. Para todo aquello que no quede regulado en los estatutos
societarios (si es que estos existen).
1.12.3 Marco Jurídico.
· Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, articulo 98 y
subsiguientes.
· Ley 80 de 1993 articulo 7 parágrafo 3º.
· Ley 222 de 1995.
· Ley 1014 del 26 de enero de 2006.
· Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006
· Estatuto Tributario articulo 79
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
47
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RESUMEN
Se
manejaron conceptos básicos de contabilidad bajo diferentes criterios
tales como: ciencia, arte, proceso y sistema, la
importancia de la
contabilidad frente a los procesos de internacionalización y globalización de
la economía, en las empresas, las cuales independientemente del tipo de
organización, tamaño de empresa o actividad económica, requieren de la
contabilidad como columna vertebral para un eficiente control de sus
operaciones comerciales.
Se estudia la relación de la contabilidad con otras disciplinas del saber y en
especial con la administración y su articulación con la planeación,
organización, dirección y control y su importancia en el proceso de toma de
decisiones en el área financiera.
Se estudia la comparación entre la contabilidad financiera y la contabilidad
administrativa desde el punto de vista de las similitudes y las diferencias.
Se trabaja el concepto de empresa y se hace una clasificación considerando
diferentes aspectos, tales como tamaño, actividad económica, tipo de
actividad, origen del capital, entre otros.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
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AUTOEVALUACION
A. TEMAS DE REFLEXION:
1. Comente los siguientes enunciados:
¿Considera que las funciones más importantes de la contabilidad son
recolectar, ordenar, registrar, clasificar y resumir?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
¿Cómo se puede financiar una empresa?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Según el esquema de los usuarios internos y externos de la información
contable, analice el interés particular que cada uno de ellos tiene por la
contabilidad.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
B. DESARROLLA TUS HABILIDADES
1. Según la actividad económica indique al frente de cada enunciado la clase
de empresa.
 Bavaria
_________________
 Ecopetrol
_________________
 Banco de Bogotá
_________________
 Colegio
_________________
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
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 Seguros Bolívar
_________________
 Almacén El Vaquero
_________________
 Fábrica de muebles Iván Botero
_________________
 Carbocol S.A.
_________________
 Finca el Porvenir
_________________
2. Relacione la columna A con la columna B, coloque el numeral
correspondiente en el espacio adecuado.
a. Carvajal S.A.
_____Sociedades de capital
b. Monroy Hermanos
_____ Sociedad anónima
c. Elaborar la minuta de constitución
_____ Responsabilidad Limitada
d. Ente económico
_____ Operaciones comerciales
e. Comanditarios
_____ Responsabilidad ilimitada
f. Gestores
_____ Empresa unipersonal
g. Capital autorizado, suscrito y pagado
_____ Sociedad Colectiva
h. Jaramillo Jaime E.U.
_____ Cámara de comercio
i. Hecho económico
_____ Notaria
j. Registro mercantil
_____ Empresa
k. atributos que permiten que la información
Satisfaga las necesidades de los usuarios.
_____Cualidades
de
la
información contable
3. Desarrollar, a nivel grupal, el siguiente cuestionario de reflexión y
análisis.

¿Por qué la Contabilidad tradicionalmente se ha definido como el
lenguaje de los negocios?

¿De qué manera contribuye la contabilidad en el proceso de toma
de decisiones para la administración?
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
50
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4. Desarrolle un concepto personal de contabilidad.
5. Cuales son las cualidades de la información contable.
6. Defina tres principios de contabilidad generalmente aceptados.
7. ¿Para que le sirve la información contable a los administradores, al
Estado, y a los proveedores?
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
51
LA CUENTA Y EL PLAN ÚNICO DE
CUENTAS (PUC)
UNIDAD 2
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PRESENTACIÓN
En la contabilidad se puede afirmar que la cuenta es el paradigma central de
registro y en el que se fundamenta todo el proceso contable, por lo tanto, es
fundamental que el administrador de empresas (privado o Publico) tenga un
conocimiento claro de lo que es una cuenta, cual es su clasificación, los
elementos que la conforman y la dinámica que se utiliza en los procesos de
registros.
Con el objeto de sistematizar y normalizar los procesos de registros, al igual
de establecer mecanismos que permitan obtener las estadísticas nacionales
sectoriales y de comparación, el gobierno nacional ha expedido planes únicos
de cuenta para las diferentes actividades económicas, que es necesario su
comprensión, utilización y análisis en la práctica contable. Aunque para los
efectos de este modulo nos centraremos en el estudio del plan único de
cuentas para comerciantes establecido mediante el decreto 2650 de 1993.
PROBLEMA
Comprender la importancia que tiene la cuenta y su correcta codificación en el
proceso de registro de la información contable.
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
Al terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:
 Conceptuar sobre el concepto de cuenta, clasificación y dinámica
contable.
 Diseñar planes de cuentas de acuerdo a las necesidades de las
empresas.
 Explicar la importancia de los planes de cuenta en la contabilidad.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
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DINÁMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
UNIDAD 2.
Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:
ACTIVIDADES.
 Lea detenidamente la Unidad N° 2
 Resuelva los cuestionarios que aparecen en la “evaluación”.
 Desarrolle
los
cuestionarios
o
ejercicios
que
aparecen
como
Autoevaluación.
 Realice un resumen de toda la unidad 2 el cual será debatido Reunidos
en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad
y socialice los
cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluación
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
54
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EVALUACIÓN INICIAL
1.
¿Qué entiendes por Cuenta?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
2.
¿Cuál son los elementos de una cuenta y como se
clasifican?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
3.
¿Qué es un plan único de cuentas y cual es su utilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
55
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2. LA CUENTA Y EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS
2.1 LA CUENTA
LA CUENTA
Concepto
Clasificación
Elementos de una
Cuenta
Reales o de balance
De resultado
Principales
Código y título de la cuenta
F
Detalle
D
H
Auxiliares
S
De valuación
De orden
Cuenta “T”
2.1.1 Concepto
De manera general una cuenta puede definirse como un registro que se lleva
en los libros de Contabilidad y pueden hacerse a nombre de personas o
entidades, cosas o conceptos. Ejemplo: Cliente: Ricardo Blanco; Proveedor
Nacional: Distribuidora del Caribe S.A.; Construcciones y Edificaciones;
Arrendamientos, entre otras.
También se puede afirmar que las cuentas son nombres bajo las cuales se
registran las transacciones que realiza una empresa en los libros, sean
principales o auxiliares.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
56
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Para los propósitos de la contabilidad, las cuentas representan conjuntos
homogéneos de valores, bienes, derechos, obligaciones, etc. que se expresan
en términos monetarios y que responden bajo un nombre o título y un código
de cuenta. En atención al sistema de partida doble, las cuentas son unidades
de
registro
de
las
variaciones
–aumentos
y
disminuciones-
como
consecuencia de las múltiples operaciones realizadas por la empresa.
Dependiendo de la naturaleza o clase de la cuenta: activo, pasivo, patrimonio,
ingreso, gasto, costo..., los flujos monetarios son registrados en el “Debe” o en
“Haber” (Revisar normas para debitar y acreditar una cuenta).
La importancia de la cuenta, radica en tres aspectos fundamentales:
a. Es un control sistemático de cada una de las operaciones comerciales
que celebra la empresa.
b. Representa la unidad de control para la elaboración de los
comprobantes de contabilidad y de registro en los libros de
contabilidad: Principales y auxiliares.
c. Es la unidad de información y de análisis de los estados financieros
básicos y demás reportes contables emitidos por el ente económico.
2.2 Elementos de la Cuenta
Básicamente una cuenta requiere de los siguientes elementos:
a. Código: Según PUC. (D.R. 2650/93)
b. Nombre o título: Según PUC. (D.R. 2650/93)
c. Fecha de la transacción: día, mes, año
d. Detalle: Explicación sucinta de la operación
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
57
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e. Referencia o No. de Cte.: Para establecer un control entre los libros de
contabilidad.
f. Debe
g. Haber
h. Saldo: Diferencia entre los aumentos y disminuciones.
Ejemplo:
11100501 BANCO DE BOGOTÁ
FECHA
DETALLE
Ref.:
DEBE
HABER
SALDO
2003
Abr.
3 Consignación
015
Abr.
5 Ch. No. 09081 Distr. Norte
022
500.000
2.000.000
Abr.
8 Ch. No. 09082 Sueldos
030
200.000
1.800.000
100.000
1.700.000
Abr.
14 N.D. Chequera
035
Abr.
21 Consignación
040
Abr.
25 Ch. No. 09083 Prov. Nacional
042
Abr.
27 N.C. Préstamo
051
2.500.000
2.500.000
5.400.000
7.100.000
1.400.000
6.000.000
5.700.000
11.700.000
2.2.1 Cuenta “T”
Es una forma simple de representar la cuenta.
Como una herramienta
didáctica y por lo dispendioso de preparar una cuenta con todos los elementos
ya indicados, se prefiere una forma más esquemática de registrar cada una de
las operaciones comerciales que se celebran en un periodo determinado. Se
llama así, por su parecido a una “T” mayúscula, veamos:
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
58
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2.2.2 PARTES DE LA CUENTA
TITULO O NOMBRE: En el Plan Único de Cuentas (PUC) se encuentran los
nombres de las cuentas del sector real de la economía. (Decreto 2650 de
1993)
DESCRIPCION: Corresponde al detalle o concepto por el cual se esta
registrando.
DEBE: Columna donde se anotan los valores que se debitan o se cargan. Por
convención esta ubicada a la izquierda.
HABER: Columna donde se anotan los valores que se acreditan o se abonan.
Es la columna de la derecha.
SALDO: Constituye la diferencia entre DEBE y HABER, según lo la naturaleza
de las cuentas
NOMBRE DE LA CUENTA
Debe
Haber
Saldo
2.3. COMO SE DETERMINAN LOS SALDOS EN UNA CUENTA
Es la diferencia entre los valores registrados en la columna del
debe y los registros en la columna del haber.
2.3.1 Saldo Debito
Una cuenta tiene saldo debito cuando el movimiento debito es
mayor que el movimiento crédito
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
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CUENTA
Debe
80.000
30.000
Haber
50.000
Saldo debito
2.3.2 Saldo Crédito
Una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es
mayor que el movimiento debito.
CUENTA
Debe
Haber
50.000
80.000
30.000
Saldo crédito
2.4 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
Caja,
Activo
Bancos,
Acciones,
cuentas
clientes,
de
ahorro,
mercancías
no
fabricadas por la empresa, equipo de
oficina...
Reales o de Balance
Obligaciones
Pasivo
financieras,
proveedores
nacionales, costos y gastos por pagar,
acreedores varios...
Capital
Patrimonio
suscrito
y
pagado,
aportes
sociales, capital de personas naturales,
reservas obligatorias...
Agricultura, ganadería, caza y silvicultura;
Ingreso
Comercio al por mayor y al por menor;
Hoteles y restaurantes; Otras actividades
de servicios comunitarios, sociales y
Nominales o de
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
personales.
60
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resultado
Gastos
Gasto
La cuenta
de
impuestos,
personal,
honorarios,
arrendamientos,
seguros,
servicios, gastos legales, mantenimiento
y reparaciones...
Agricultura, ganadería, caza y silvicultura;
Costo
Comercio al por mayor y al por menor;
Hoteles y restaurantes; Otras actividades
de servicios comunitarios, sociales y
personales.
Deudoras
Derechos
contingentes,
fiscales,
de
control, derechos contingentes por contra
(Cr.), deudoras fiscales por contra (Cr.)
De orden
Acreedoras
Responsabilidades contingentes, fiscales,
de
control,
responsabilidades
contingentes por contra (Db.), acreedoras
fiscales por contra (Db.), acreedoras de
control por contra (Db.)
2.4.1 Cuentas Reales o de Balance
Son cuentas de carácter permanente y se clasifican en activo, pasivo y
patrimonio. Estas cuentas permiten determinan la situación financiera de una
empresa a una fecha específica a través del Balance General.
2.4.2 Cuentas de resultado, nominales, transitorias o temporales
También se conocen con el nombre de cuentas de ganancias y pérdidas.
Estas cuentas registran las variaciones (aumentos y disminuciones) del
patrimonio. Son temporales o transitorias ya que se deben cancelar al finalizar
cada periodo contable con el fin de determinar la utilidad o pérdida del
ejercicio. Estas cuentas se clasifican en cuentas de ingresos, gastos y costos
y se presentan en el estado de resultados.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
61
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2.4.3 Cuentas principales
Este tipo de cuenta deriva su nombre por el simple hecho de ser registradas
en los libros principales de contabilidad (Diario, mayor y balances e inventarios
y balances).
Estas cuentas sirven de control ya que aglutinan las demás
cuentas auxiliares.
2.4.4 Cuentas auxiliares
Según el Art. 7º del D.R. 2650/93 (Plan único de cuentas PUC.),
adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán
utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del
ente económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del
séptimo dígito.
Estas cuentas son creadas a juicio del contador para el
completo entendimiento de las cuentas y subcuentas.
Ejemplo:
CUENTA PRINCIPAL
CUENTA AUXILIAR
Banco de Bogotá
BANCOS
Banco de Occidente
Banco Davivienda
Bancolombia
Pedro Acosta
CLIENTES
Ricardo Puentes
Almacén éxito
Distribuidora de la Costa Ltda.
Industrias Unidas S.A.
PROVEEDORES NACIONALES
Depósito el surtidor Ltda.
Comercializadora Caribe S. en C.
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2.4.5 Cuentas de Valuación
La finalidad principal de este tipo de cuentas es la de ajustar el saldo de la
cuenta a su valor más real. Por ejemplo: La empresa posee equipo de oficina
por un valor de $8.300.000 y ha calculado para el mes de marzo de 2003 su
depreciación en $69.167.
Al presentar la cuenta Equipo de oficina en el Balance General a 31 de marzo
de 2003, se procede de la siguiente manera:
Equipos de Oficina………………….. $8.300.000.oo
Depreciación Acumulada (Crédito)…$ -69.167.oo
Valor en Libros………………………$8.230.833.oo
2.4.6 Cuentas de Orden
Estas cuentas se registran en el balance general a una fecha determinada,
después de activo, pasivo y patrimonio, con el fin de informar compromisos y
contingencias de la empresa o negocio que a futuro pueden generar un efecto
para la estructura financiera del ente económico.
Igualmente, se incluyen
aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de
activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así
como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos
y las declaraciones tributarias.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
63
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2.5 EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC)
PLAN ÚNICO DE CUENTAS
PUC.
Concepto e Importancia
Busca:
Contenido
Catálogo de Cuentas
a. La uniformidad en los registros,
b. Mejorar la calidad, transparencia
Descripción
y comparabilidad de la información
contable,
c.
Dinámica
Un solo criterio y una sola
codificación,
Estructura
Clase:
El primer dígito
Grupo:
Los dos primeros
dígitos
Cuenta:
Los cuatro
primeros dígitos
Subcuenta:
Los seis primeros
dígitos
APLICACIÓN:
Todas las personas naturales o jurídicas (entes económicos) que estén obligadas a llevar
contabilidad
2.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
Mediante el Decreto Reglamentario 2650, del 29 de diciembre de 1993, el
Gobierno Nacional derogó el plan de cuentas señalado por el Decreto 2195,
del 30 de diciembre de 1992, y presentó un nuevo plan de cuentas.
El Plan Único de Cuentas PUC., “es un instrumento concebido para
armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la
economía colombiana,...”1.
1
PLAN ÚNICO DE CUENTAS. Bogotá, Legis, 2013. p. 119.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
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Según lo anterior, el plan de cuentas es importante porque busca:
 La uniformidad en los registros,
 Mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información
contable,
 Un solo criterio y una sola codificación,
2.5.2 APLICACIÓN
Todas las personas naturales o jurídicas (entes económicos) que estén
obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de
Comercio, deben aplicar el plan único de cuentas.
Para otros sectores de la economía diferentes al de los comerciantes, por
ejemplo: financiero, asegurador, cooperativo, entre otros, se han expedido
planes de cuentas especiales en virtud de legislación especial.
A continuación y a manera de ilustración se transcribe una síntesis de los
planes de cuentas vigentes en Colombia:
PUC
Reglamentación inicial
NORMA
D
M
Entidad que lo expide
A
Para comerciantes
D.R. 2195
30
12
92
Ministerio de Desarrollo Económico
Para el sector financiero, Fogacoop y
Res. 3600
14
10
88
Superintendencia Bancaria
Res. 2300
28
06
90
Superintendencia Bancaria
fogafin
Para el sector asegurador
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Para sociedades administradoras de
Res. 5070
26
12
91
Superintendencia Bancaria
Res. 1720
17
08
94
Superintendencia Bancaria
Res. 2200
10
10
94
Superintendencia Bancaria
Res. 2656
09
11
95
Superintendencia Bancaria
Para el Banco de la República
Res. 534
29
05
97
Superintendencia Bancaria
Para entidades vigiladas por la
Res. 1530
06
12
93
Superintendencia de Valores
Para sociedades titularizadoras
Res. 234
30
04
2002 Superintendencia de Valores
Para entidades vigiladas por
Res. 1515
27
11
2001 Dancoop (hoy Dansocial)
fondos de pensiones y de cesantías
Para sociedades administradoras de
fondos de pensiones
Para fondos de reservas para
pensiones del régimen solidario de
prima media con prestación definida
Fondos de pensiones administrados
por la Caja de Auxilios y de
Prestaciones de la Asociación
Colombiana de Aviadores Civiles,
caxdac
Superintendencia de Valores,
distintas de las sociedades
titularizadoras
Dancoop (hoy Dansocial)
Superintendencia de la Economía
solidaria
Para instituciones prestadoras del
Res. 106
22
01
98
Superintendencia Nacional de Salud
Documento
03
02
93
Superintendencia del Subsidio Familiar
Para entidades públicas
Res. 4444
21
11
95
Contaduría General de la Nación
Para entes prestadores de servicios
Res. 1416
18
04
97
Superintendencia de servicios Públicos
servicio de salud privadas
Para las cajas de compensación
familiar
públicos domiciliarios
2.5.3 CONTENIDO
El plan único de cuentas está compuesto por:
 Un catálogo de cuentas,
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
66
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 La descripción de cada cuenta,
 Dinámica de las cuentas.
Todo lo anterior deberá tenerse en cuenta para el registro contable de todas
las operaciones o transacciones económicas.
Catálogo de Cuentas: Es la relación ordenada y clasificada de las clases,
grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos,
gastos, costo de ventas, costos de producción o de operación y cuentas
de orden identificadas con un código numérico y su respectiva
denominación.
Descripciones: Expresan o detallan los conceptos de las diferentes
clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las
operaciones a registrar en cada una de las cuentas.
Las Dinámicas: indican la forma en que se deben utilizar las cuentas y
realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.
2.5.4 ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS
Para una perfecta comprensión y manejo de cada uno de los elementos que lo
componen, el catálogo de cuentas está estructurado en un sistema de
codificación que considera los siguientes niveles:
Clase: El primer dígito
Grupo:
Los dos primeros dígitos
Cuenta:
Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta: Los seis primeros dígitos
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
67
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Las clases que identifica el primer dígito son:
Clase 1:
Activo
Clase 2:
Pasivo
Clase 3:
Patrimonio
Clase 4:
Ingresos
Clase 5:
Gastos
Clase 6:
Costos de ventas
Clase 7:
Costos de producción o de operación
Clase 8:
Cuentas de orden deudoras
Clase 9:
Cuentas de orden acreedoras
A manera de ejemplo veamos la siguiente ilustración para interpretar el código
de una cuenta:
1
1
1
0
0
5
0
1
Clase: Activo
Grupo: Disponible
Cuenta: Bancos
Subcuenta: Moneda nacional
Cuenta auxiliar: Bancolombia
Interpretación: El código 11100501, pertenece a la clase Activo, grupo
disponible, cuenta principal Bancos, subcuenta Moneda Nacional y a la
cuenta auxiliar Bancolombia: Recuerde que se podrán utilizar las
cuentas auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
68
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ente económico, bastará con que se incorporen a partir del séptimo
dígito.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
69
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RESUMEN
Una cuenta puede definirse como un registro que se lleva en los libros de
Contabilidad y pueden hacerse a nombre de personas o entidades, cosas o
conceptos.
Distribuidora
Ejemplo: Cliente: Ricardo Blanco; Proveedor Nacional:
del
Caribe
S.A.;
Construcciones
y
Edificaciones;
Arrendamientos, entre otras.
También se puede afirmar que las cuentas son nombres bajo las cuales se
registran las transacciones que realiza una empresa en los libros, sean
principales o auxiliares.
La importancia de la cuenta, radica en tres aspectos fundamentales:

Es un control sistemático de cada una de las operaciones
comerciales que celebra la empresa.

Representa la unidad de control para la elaboración de los
comprobantes de contabilidad y de registro en los libros de
contabilidad: Principales y auxiliares.

Es la unidad de información y de análisis de los estados financieros
básicos y demás reportes contables emitidos por el ente
económico.
Por otro lado, mediante el Decreto Reglamentario 2650, del 29 de diciembre
de 1993, el Gobierno Nacional derogó el plan de cuentas señalado por el
Decreto 2195, del 30 de diciembre de 1992, y presentó un nuevo plan de
cuentas.
El Plan Único de Cuentas PUC., “es un instrumento concebido para
armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la
economía colombiana,...”2.
2
PLAN ÚNICO DE CUENTAS. Bogotá, Legis, 2013. p. 119.
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
72
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Según lo anterior, el plan de cuentas es importante porque busca:
 La uniformidad en los registros,
 Mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información
contable,
 Un solo criterio y una sola codificación,
AUTOEVALUACIÓN
1. Ejercicio de Clasificación de cuentas
En el siguiente cuadro usted
encontrará un listado de
cuentas, las cuales deberá
clasificar según su naturaleza.
CLASIFICACIÓN DE CUENTAS
CUENTAS
Caja
Banco de Bogotá
Arrendamientos
Provisión clientes
Bienes y valores entregados en
custodia.
Cuentas de ahorro
Aportes sociales
Gasto: Servicios
Cliente: Carlos López
REALES O
DE BLANCE
A
P
P
C
A
A
T
S
T
I
I
R
V
V
I
O O M
O
N
I
O
RESULT.
I
N
G
R
E
S
O
S
G
A
S
T
O
S
C
O
S
T
O
S
X
X
PRINCIP.
AUX.
DE
VALUAC.
DE
ORDEN
X
X
X
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
X
X
X
73
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
Comercio al por mayor y al por
menor (Ingr.)
Terrenos
Gastos legales
Compras de mercancías
Comisiones (Ingr.)
Bonos
Provisiones (Clientes)
Equipo de comp.. y comunicación
Capital suscrito y pagado
Salarios por pagar
Certificados
Contratos de arrendamiento
financiero.
Depreciaciones (gasto)
Distribuidora El comercio Ltda.
(Prov.)
Crédito mercantil
Cajas menores
Marcas
Construcciones y edificaciones
Gastos de personal
Devoluciones en compras (Cr.)
Cuentas en participación
Pesca (Ingr.)
Anticipos y avances
Reservas ocasionales
Utilidad del ejercicio
2. Interpreta los siguientes códigos de cuenta
Con la ayuda del Catálogo de Cuentas,
interpreta los siguientes códigos de
cuentas.
CÓDIGO
CLASE
110515
Activo
130505
1435
154005
159205
171004
2205
236505
2408
26
311505
3605
4105
GRUPO
Disponible
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
CUENTA
Caja
SUBCUENTA
Moneda extranjera
74
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVA
413536
421040
510506
522010
613536
6205
72
Nota: Socializa los resultados obtenidos en el CIPA de trabajo
MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
74
LA ECUACIÓN CONTABLE
76
UNIDAD 3
PRESENTACIÓN
En esta unidad se pretende que usted como estudiante
y como futuro
administrador de empresas comprenda la necesidad del estudio del activo,
pasivo, patrimonio y cuentas de resultados como elementos fundamentales para
la correcta clasificación de las cuentas y tratamientos especiales de cada una de
las cuentas que conforman estos grupos en la contabilidad.
Se hace necesario conocer y saber que todos los registros contables se basan
en una ecuación matemática, también denominada ecuación patrimonial, que
representa la posición financiera del negocio o ente económico
Como es la partida doble y la ecuación de situación financiera o ecuación
patrimonial, se realizaran ejercicios prácticos que le permitirán entender con
claridad sus aplicaciones.
Se explica de una forma puntual y exacta cada una de las definiciones para que
el alumno no se confunda y asimile más rápido el conocimiento.
PROBLEMA
¿Qué se entiende por ecuación contable, como se relaciona con el principio de
partida doble y cuál es su importancia para la contabilidad?
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
Al terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:
 Conceptuar sobre activo, pasivo, patrimonio y cuentas de resultado.
 Conceptuar sobre el fundamento contable establecido en la
ecuación patrimonial y su concordancia con el principio de partida
doble.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
77
 Describir como afectan las transacciones comerciales la ecuación
patrimonial y por lo tanto la situación financiera de las empresas.
 Conceptuar sobre el principio de partida doble.
 Realizar registros contables en cuentas T
 Clasificar y explicar la dinámica de las cuentas
DINÁMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
UNIDAD 3
Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:
ACTIVIDADES.
 Lea detenidamente la Unidad N° 3
 Resuelva los cuestionarios que aparecen en la “evaluación”.
 Desarrolle los cuestionarios o ejercicios que aparecen como
Autoevaluación.
 Realice un resumen de toda la unidad 3 el cual será debatido
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice
los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluación
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
78
EVALUACION INICIAL
1.
¿Qué entiendes por activo?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
2.
¿Que entiendes por principio de partida doble?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
3.
¿Qué entiendes por pasivo?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
79
4.
¿Cómo se clasifican los pasivos?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
5.
¿Qué entiendes por patrimonio?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
¿Qué es un crédito?
6.
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
80
7.
¿Qué se entiende por ecuación contable?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
8.
¿Qué es una transacción económica?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
¿Qué es un debito?
9.
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
81
3. LA ECUACIÓN CONTABLE
ACTIVO
=
Aplicación de los
recursos
PASIVO
+
Fuente externa
PATRIMONIO
Fuente interna
Fuentes de recursos
3.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
Para entender el concepto mismo de la ecuación patrimonial y reconocer su
importancia, es necesario recordar su origen y evolución: La constitución de
empresas en la época feudal con el fin de llevar y traer mercancías de un
puerto a otro, podía demorar uno, dos o tres meses, y eran, en principio, de
un solo comerciante (propietario). Para entonces, la contabilidad era por el
sistema de partida simple, o sea, por el sistema de listados de los recursos lo
que era suficiente para informar al comerciante respecto de su patrimonio o
capital, ya que los bienes del activo (A) eran iguales a su patrimonio (C), (A
= C). Después, cuando la empresa fue creciendo, el comerciante solo ya no
podía financiarla y debía ser financiada por parte de otras personas. Pero
existìa un inconveniente para ese financiamiento: el agio (beneficio abusivo
obtenido en las actividades de crédito) era prohibido por la iglesia y no
aceptaba este tipo de financiamiento.
Eso obligó a los comerciantes a
asociarse. De ahí surge la sociedad como forma de financiamiento de las
empresas. La primera forma de sociedad por aquel entonces fue la sociedad
comandita. Ahora bien, cuando se asocian los señores D y B y forman la
sociedad X, ya no se le puede informar con un simple listado (partida simple),
una parte de los bienes son del señor D y otra parte del señor B, de tal
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
82
manera que los bienes que llamamos activos (A) deben ahora hacerse igual
a C, pero donde C es igual a (D + B), adoptando la forma: A = (D + B), es
decir ahora el activo era igual a la suma de bienes de propiedad del señor D
con los bienes de propiedad del señor B.
Posteriormente, cuando la sociedad fue financiada por recursos externos, es
decir, distinto del de los socios, los activos (A) ya no eran únicamente igual al
capital (C), o sea (D + B), sino que una parte era financiada por los socios y
otra
la constituían los pasivos (P), es decir la parte de los recursos
financiados por terceras personas que no eran propietarias de la empresa.
Como consecuencia de ello surge la partida doble, o sea, el hecho de igualar
el total
de recursos de la empresa (ACTIVO) a sus fuentes de
financiamiento, por una parte la fuente externa (PASIVO) y por otra, la fuente
interna (PATRIMONIO). En síntesis, la ecuación patrimonial, representa el
equilibrio existente entre los recursos de una empresa y sus fuentes de
financiamiento.
La ecuación patrimonial se conoce también, con los nombres de: ecuación
contable, ecuación fundamental, principio del equilibrio, principio de la
lógica contable o principio del balanceo. Lo anterior, en razón a que la
Contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa
la relación financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuación se
sitúan los recursos o propiedades que posee la empresa o negocio, y en el
lado derecho, las participaciones constituidas por los proveedores y
acreedores en general y los propietarios del negocio. Como consecuencia,
debe existir un permanente equilibrio entre el total de propiedades o recursos
y los derechos de los propietarios y terceros. Dicha relación de equilibrio se
expresa de la siguiente manera:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
83
O también:
PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO
PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO
Ilustración:
A la fecha, el señor Ricardo Blanco organiza un negocio cuyo objeto
social se orienta a la compra y venta de confecciones. Cuenta con los
siguientes recursos:
En efectivo
: $ 6.000.000
En mercancías
: $ 8.000.000
TOTAL DE RECURSOS (Activo) : $14.000.000
Además, un Banco de la ciudad le ha concedido un préstamo por valor de
$3.000.000
La anterior información comercial, representada a través de la ecuación
patrimonial, sería:
PASIVO
ACTIVO
Obligación con el Banco:
Efectivo
Mercancías
: $6.000.000
: 8.000.000
TOTAL ACTIVO
: $14.000.000
$
3.000.000
PATRIMONIO
Recursos del propietario:
$ 11.000.000
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $14.000.000
O simplemente:
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
84
ACTIVO =
PASIVO +
$14.000.000
$3.000.000
PATRIMONIO
$11.000.000
3.2 ELEMENTOS: ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO
Como ya se dejó en claro el concepto de ecuación patrimonial, es
conveniente ahora que analicemos cada uno de los elementos que la
componen. Veamos:
Activo: De manera general, se podría decir que el activo esta formado
por el conjunto de recursos o propiedades que forman parte de la
empresa y que sirven para cumplir con el objeto social para la cual fue
constituida. Sin embargo, en un sentido más estricto, “Un activo es la
representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico
como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan
a la empresa beneficios económicos futuros”.1
Pasivo: Representa las obligaciones que por diferentes conceptos ha
contraído la empresa o negocio en el desarrollo de su actividad
económica. O también, “Un pasivo es la representación financiera de una
obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en
virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o
proveer servicios a otros entes”.2
1
2
PLAN ÚNICO DE CUENTAS. Bogotá, Legis, 2013. p.81
Ibid.,p.81
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
85
Patrimonio: En forma simple se puede decir que representa el derecho
real de los propietarios o “...es el valor residual de los activos del ente
económico, después de deducir todos sus pasivos”.3
En el siguiente cuadro se indicarán algunos ejemplos constitutivos de
la ecuación patrimonial:
ACTIVO
Caja
PASIVO
PATRIMONIO
Obligaciones financieras Capital
suscrito
Bancos
Proveedores nacionales pagado
Cuentas de ahorro
Costos
Acciones
pagar
Capital
Mercancías...
Retención en la fuente
naturales
Maquinaria y equipo
Acreedores varios
Donaciones
Terrenos
Imp. Sobre las ventas Reservas obligatorias
y
gastos
por Aportes sociales
de
personas
Construcciones y edific. por pagar
Utilidad del ejercicio
Equipo de oficina
Cesantías consolidadas
Pérdida del ejercicio
Marcas
Ingresos recibidos por Utilidades acumuladas
Patentes
anticipado
Pérdidas acumuladas
Aplicación
Recuerda que la ecuación patrimonial se puede representar por una balanza,
en el lado izquierdo se indica el activo y en el lado derecho el pasivo y el
patrimonio.
3
Ibid.,p.81
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
y
86
Activo
P + Pt
ECUACIÓN PATRIMONIAL
3.3 EFECTOS DE LAS TRANSACCIONES ECONOMICAS EN LA
ECUACIÓN CONTABLE
Al aplicar la ecuación patrimonial, se debe tener en cuenta que en toda
transacción comercial que celebre la empresa o negocio, siempre se
afectarán uno o más elementos de la ecuación. Las variaciones positivas o
negativas que ocurran se pueden generalizar de la siguiente manera:
 Aumento en el Activo y Disminución en el Activo.
Ejemplo: Se
consigna dinero en el Banco.
 Aumento en el Activo y Aumento en el Pasivo: Ejemplo: Se compra
a crédito equipo de computación.
 Aumento en el Activo y Aumento en el Patrimonio: Ejemplo: Se
reciben aportes de capital, en efectivo y en especie.
 Disminución en el Activo y Disminución en el Pasivo: Ejemplo: Se
cancela factura a un proveedor nacional.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
87
 Disminución en el Activo y Disminución en el Patrimonio: Ejemplo:
Se retira un socio de la compañía y se le devuelven sus aportes
sociales.
3.4 ILUSTRACIÓN
Para una mayor comprensión, a continuación se propone un interesante
juego.
Analiza cada una de las siguientes transacciones comerciales, e
indica frente a ellas si hay aumento (+), disminución (-) o ninguna variación
(0).
A manera de ejemplo encontrará resuelto las primeras dos (2)
situaciones, continua con las siguientes e indaga y reflexiona para determinar
la explicación correcta para cada caso.
No.
TRANSACCIÓN
1. Se compra de contado equipo de oficina.
2. Se recibe un préstamo del Banco Nacional.
3. Se adquiere un vehículo. 60% se cancela con cheque y el
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
A.
0
+
P.
0
+
PT.
0
0
saldo a crédito.
Se cancela un 25% de obligación financiera.
Se consigna dinero en el Banco Nacional.
Se cancela en efectivo arrendamiento de un local comercial.
Se adquiere mercancía. Un 40% se cancela con cheque y el
saldo a crédito.
Se cancela con cheque servicios públicos del mes.
Se reciben aportes de capital representados en un lote de
terreno.
Se cancelan en efectivo intereses por obligación financiera.
Demostración: Cada una de las anteriores situaciones planteadas, pueden
fácilmente ser demostradas a través de la construcción de un sencillo modelo
matemático, acorde con la ecuación patrimonial. Observe:
Para el primer caso: Se compra de contado un equipo de oficina. Al respecto
la solución indica que no hay ninguna variación en el activo, en el pasivo y en
el patrimonio. ¿Por qué?
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
88
Pasos:
1. A falta de información adicional, hay que construir una situación inicial
hipotética:
ACTIVO
=
PASIVO
+
PATRIMONIO
Bancos
Aportes sociales
$5.000.000
$5.000.000
De la representación anterior, se puede deducir que la empresa a una fecha
determinada poseía recursos por valor de $5.000.000 depositados en una
entidad bancaria y proveniente de aportes de capital por el mismo valor.
2. Ahora bien, si la empresa compró de contado un equipo de oficina por
x valor, tendríamos la siguiente representación (Valor supuesto del
equipo $1.000.000):
ACTIVO
=
Bancos
Equipo de oficina
1) $5.000.000
PASIVO
+
PATRIMONIO
Aportes sociales
$5.000.000
2) -1.000.000 + 1.000.000
Saldo: $4.000.000 $1.000.000
=======
Recuerde:
=======
$5.000.000
=========
La empresa en su situación inicial tiene un activo por valor de
$5.000.000, un pasivo $ 0 y un patrimonio por valor de $5.000.000. Ahora
bien, al comprar el equipo por valor de $1.000.000 y pagarlo de contado con
cheque, tiene en Bancos (menos) -$1.000.000 y en equipo de oficina ahora
tiene (más) +$1.000.000. En conclusión, si bien es cierto que tiene más
equipos de oficina, también es cierto que el disponible en bancos se ha
disminuido en la misma proporción.
Por tanto, su activo en términos
generales no ha aumentado con relación a su situación inicial, tenía
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
89
$5.000.000 en Bancos y ahora posee los mismos $5.000.000, pero
representados así: $4.000.000 en Bancos más $1.000.000 en Equipos de
oficina.
El pasivo y patrimonio, como se puede observar, no presentan
ninguna variación por efecto de la transacción celebrada.
Ahora veamos algunos casos de aplicación:
El 31 de diciembre de 2001, la compañía Éxito Ltda. Tenía un activo por valor
de $150.000.000 y su patrimonio equivalía al 60% de dicho activo.
A 31 de diciembre de 2002, la empresa presentaba la siguiente variación en
su situación financiera:
Su pasivo se había aumentado en un 5% con relación al año inmediatamente
anterior por la compra de maquinaria y equipo.
Calcular el valor del activo, pasivo y patrimonio a 31 de diciembre de 2001 y
2002, respectivamente:
Solución: Para su análisis y explicación te invito a construir un modelo como
el siguiente, claro tu puedes mejorarlo, utiliza tu capacidad creativa e
imaginación:
ACTIVO
31-12-2001
$150.000.000
=
PASIVO
¿?
+
PATRIMONIO
$90.000 000
Recuerda que el 60% de $150.000.000 es $90.000.000. Ahora, ¿cómo
encontrar el valor del pasivo? No olvides, que la ecuación patrimonial,
también se puede expresar, como ya se indicó anteriormente, así:
PASIVO = ACTIVO – PATRIMONIO. ¡Claro es la formula perfecta para
hallar el valor del pasivo!
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
90
PASIVO = $150.000.000 - $90.000.000
PASIVO = $60.000.000
Volvamos al modelo anterior:
ACTIVO
31-12-2001
=
$150.000.000
PASIVO
+
$60.000.000
PATRIMONIO
$90.000 000
¡Que interesante!, observa: al sumar el pasivo más el patrimonio
($60.000.000 + $90.000.000 nos da igual a $150.000.000).
Continuemos:
Para calcular el valor del activo, pasivo y patrimonio a 31 de diciembre de
2002, tenemos que identificar las variaciones que se han originado por el
pasivo se había aumentado en un 5% con relación al año inmediatamente
anterior por la compra de maquinaria y equipo.
ACTIVO
31-12-2001
$150.000.000
Variación:
+3.000.000
=
PASIVO
$60.000.000
+
PATRIMONIO
$90.000.000
+3.000.000
¿Por qué +$3.000.000 en el activo y en el pasivo? Primero calculamos el
5% de $60.000.000 que era el valor del pasivo del año inmediatamente
anterior y nos da igual a $3.000.000.
Luego analizamos la información
suministrada: El pasivo había aumentado en un 5% por la compra de
maquinaría y equipo. Es decir, al comprar maquinaria y equipo por valor de
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
91
$3.000.000 es lógico suponer que ahora la empresa tiene más activos, pero
también tiene más obligaciones y en la misma proporción.
Finalmente, podemos calcular el activo, pasivo y patrimonio a 31 de
diciembre de 2002. Para ello bastará con realizar las operaciones indicadas,
así:
ACTIVO
=
PASIVO
+
$60.000.000
PATRIMONIO
31-12-2001
$150.000.000
$90.000.000
Variación:
+3.000.000
31-12-2002
$153.000.000
$63.000.000
$90.000.000
==========
==========
==========
+3.000.000
Observa que al sumar el pasivo y el patrimonio ($63.000.000 + $90.000.000),
se obtiene un total de $153.000.000 que corresponde al valor del activo, es
decir la ecuación está equilibrada. Esa es la razón por la cual al final se
cierra el activo, pasivo y patrimonio con el símbolo igual (=).
3.5 PRINCIPIO DE PARTIDA DOBLE
SISTEMA DE PARTIDA
DOBLE
Benedetto Cotrugli
Rangeo
Representantes
Lucca Paciolo
Personificación de las
Cuentas
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
92
Equilibrio aritmético en cada registro .
Personalidad propia de cada empresa.
El propietario es acreedor de los bienes que conforman su
patrimonio.
Las cuentas abiertas a nombre de personas serán deudoras o
acreedoras.
Las cuentas que representan cosas o valores también serán
deudoras o acreedoras.
Homogeneidad contable de cada cuenta.
No hay deudor sin acreedor y viceversa
Normas para Debitar y Acreditar una Cuenta
Activos, costos y gastos aumentan en el
debe y disminuyen en el haber
Pasivos, patrimonio e ingresos
aumentan en el haber y disminuyen en
el debe
3.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA
Para comprender el concepto y reconocer la importancia del sistema de
partida doble o también llamado sistema digráfico (doble registro), es
necesario hacer una revisión de sus aspectos históricos más sobresalientes.
Este importante sistema de registro, fue conocido con el nombre de “Alla
Veneciana”, o sistema a la veneciana.
Fue pionero Benedetto Cotrugli
Rangeo, nativo de Dalmacia (Italia), quien en su obra “De la mercancía al
mercado perfecto”, terminada el 25 de agosto de 1458, estableció la
identidad de la partida doble, señalando además, el uso de tres libros:
Giornale (Diario), cuaderno (Mayor) y memoriale (borrador o recordatorio).
De igual manera el monje matemático Lucas Pacioli, difusor principal de este
sistema, mediante la publicación de su obra el 10 de noviembre de 1494
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
93
titulado “Summa aritmética, geometría, proporción y proporcionalidad”,
en el cual dedicó una sección para dar a conocer los principios y aplicaciones
de la partida doble.
Pero... ¿en qué consiste
dicho sistema?
El sistema de partida doble, descansa sobre la base de la personificación de
las cuentas que se sustenta en los siguientes principios básicos:
Debe existir equilibrio aritmético en cada registro: El valor anotado en la
columna de una cuenta, deberá ser también indicado en la columna contraría
y por el mismo valor.
La empresa tiene una personalidad propia: La empresa, una vez
constituida, forma una persona distinta al propietario o socios individualmente
considerados.
El propietario es acreedor de los bienes que conforman el patrimonio y
representados por su capital.
Según la naturaleza de las operaciones, las cuentas abiertas a nombre de
personas serán deudoras o acreedoras.
Las cuentas que representan cosas o valores han de considerarse como
“personas” y por tanto también serán deudoras o acreedoras.
Los valores registrados en cada cuenta han de tener entre sí homogeneidad
contable.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
94
En toda operación o transacción no hay deudor sin acreedor y viceversa.
3.6 LAS TRANSACCIONES
Son toda operación con valor monetario que da lugar a cambios en la
ecuación contable, ya sea por aumento o disminución en uno o varios de sus
componentes, activo, pasivo o patrimonio.
Las transacciones comerciales, siempre se trasladan primero en el libro caja
diario, luego los montos acumulados de este libro se trasladan al mayor y
balances.
El libro caja diario: en donde se anota lo que ocurre diariamente en un
negocio.
El libro mayor y balance: muestra los saldos acumulados de las cuentas, que
han ido moviéndose en el libro diario; se identifica como una simple cuenta T.
3.7 CONCEPTO DE DÉBITO Y CRÉDITO
De acuerdo con la naturaleza de la cuenta y según sistema de partida doble,
toda cuenta tendrá para su registro dos columnas “Debe” y “Haber”. Sus
aumentos o disminuciones podrán ser indicados simplemente anotando su
valor en una de las dos columnas, teniendo en cuenta las siguientes normas:
Debito: Es el registro de una disminución en una cuenta de naturaleza
pasiva, o de patrimonio. Es además, el registro de un aumento en la
cuenta de egresos o gastos.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
95
Crédito: Es el registro de un aumento en una cuenta de naturaleza
pasiva o de patrimonio, y una disminución de una cuenta de naturaleza
activa. Es, además, el registro de un aumento en una cuenta de
ingresos.
Cuentas del activo: Toda cuenta del activo aumenta en el “debe” y
disminuye en el “haber”.
ACTIVO
Debe
Haber
Aumentos
Disminuciones
Cuentas del pasivo: Toda cuenta del pasivo aumenta en el “haber” y
disminuye en el “debe”
PASIVO
Debe
Haber
Disminuciones
Aumentos
Cuentas del patrimonio: Toda cuenta del patrimonio aumenta en el “haber”
y disminuye en el “debe”.
PATRIMONIO
Debe
Haber
Disminuciones
Aumentos
Cuentas de gastos: Toda cuenta de gastos aumenta en el “debe” y
disminuye en el “haber”
GASTOS
Debe
Haber
Aumentos
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
Disminuciones
96
Cuentas de ingresos: Toda cuenta de ingresos aumenta en el “haber” y
disminuye en el “debe”.
INGRESOS
Debe
Haber
Disminuciones
Aumentos
3.8 MODALIDADES DE REGISTROS
Se pueden clasificar de dos formas:
3.8.1. REGISTROS SIMPLES
Son aquellos en los cuales las columnas del debe, es afectada por un solo
registro, contra otro registro único en la columna del haber. Es decir, se
afecta una sola cuenta en el debe y una en el haber.
Ejemplo: El 12 de marzo, se consigna en el Banco de Bogotá $1.500.000
Las cuentas que se afectan son Bancos y Caja (Ambas cuentas pertenecen
al activo)
BANCOS
Debe
Haber
1.500.000
CAJA
Debe
Haber
1.500.000
3.8.2 REGISTROS COMPUESTOS
Son aquellos en los que las columnas del debe y el haber son afectadas por
más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se
efectúan una o varias cuentas en el debe y uno o varias cuentas en el haber.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
97
Ejemplo: La compañía Madeflex Ltda. Adquiere mercancías para la venta por
valor de $2.000.000, cancela de contado
$1.000.000, y el resto a cancelar
en 20 días.
Codigo
1435
Cuenta
Mercancias
Debito
2.000.000
1110
Bancos
1.000.000
2205
C x pagar a proveedores
1.000.000
Sumas iguales -------------------------------------- 2.000.000
Crédito
2.000.000
3.9 TALLER DE APLICACIÓN
¿Cómo hago para
llevar mis cuentas en
mi pequeño
negocio?
Si su negocio es pequeño, mediano o grande, sea cual fuere su actividad
económica, llevar su contabilidad aplicando el principio de Ecuación
Patrimonial y el sistema de partida doble, resulta muy práctico y sencillo,
¡Observe!

El 1 de junio, se organiza la empresa “Lavautos del Caribe Ltda.”. Sus
socios realizan el siguiente aporte de capital: $32.000.000 en efectivo y
$1.500.000 representados en equipos de oficina.
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
98

El 4 de junio, se consigna en el Banco de Occidente (Cuenta corriente)
un 60% del disponible. En la misma fecha, se deposita en cuenta de
ahorros del Banco Davivienda, el 40% del disponible.

El 7 de junio, se adquieren escritorios y archivadores por un valor total
de $4.200.000. Un 40% se cancela con cheque del Banco de Occidente
y el saldo a crédito (60 días de plazo).

El 10 de junio, se adquiere papelería y demás útiles de oficina por valor
de $150.000. Se cancela con cheque del Banco de Occidente.

El 14 de junio, se adquieren equipos y herramientas por valor de
$5.000.000. Se cancela con cheque del Banco de Occidente.

El 17 de junio, se compra un computador por valor de $2.000.000. Un
30% se cancela con cheque del Banco de Occidente y el saldo a 90
días de plazo.

El 20 de junio, se cancela arrendamiento de un local comercial
correspondiente a los meses de junio y julio por valor de $300.000 cada
mes.

El 23 de junio, se prestan servicios de lavado y mantenimiento de
vehículos por valor de $8.000.000. Nos cancelan en efectivo.

El 26 de junio, se consigna en el Banco de Occidente un 55% del
efectivo disponible. El restante 45% se deposita en cuenta de ahorros
del Banco Davivienda.

El 28 de junio, se prestan servicios de mantenimiento de vehículos por
valor de $12.000.000. Un 70% nos cancelan en efectivo y el saldo a
crédito (30 días de plazo).

El 30 de junio, con cheque del Banco de Occidente se cancelan los
siguientes gastos:
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
99
Sueldos
:
$3.000.000
Servicios públicos:
$ 200.000
¡No quiero perderme ni
un detalle de la
solución!
SOLUCIÓN:
ASIENTOS DE DIARIO:
Se registran en forma cronológica cada una de las cuentas afectadas por las
transacciones comerciales
1 DE JUNIO:
CAJA
Debe
EQ. DE OFICINA
Haber
32.000.000
Debe
Haber
APORTES SOCIALES
Debe
1.500.000
Haber
33.500.000
4 DE JUNIO:
BANCOS
Debe
CTAS. DE AHORRO
Haber
19.200.000
FUNDAMENTOS
Debe
12.800.000
DE
CONTABILIDAD
Haber
CAJA
Debe
Haber
32.000.000
100
7 DE JUNIO:
EQ. DE OFICINA
Debe
Haber
BANCOS
Debe
4.200.000
Haber
ACREEDORES VRS.
Debe
1.680.000
Haber
2.520.000
10 DE JUNIO:
DIVERSOS (Papelería...)
Debe
Haber
BANCOS
Debe
150.000
Haber
150.000
14 DE JUNIO:
MAQ. Y EQUIPO
Debe
Haber
BANCOS
Debe
5.000.000
Haber
5.000.000
17 DE JUNIO:
EQ. DE COMP. Y COM
Debe
Haber
BANCOS
Debe
2.000.000
Haber
600.000
ACREEDORES VRS.
Debe
Haber
1.400.000
20 DE JUNIO:
GASTOS PAG. POR ANT.
BANCOS
(Arrendamientos)
Debe
Haber
Debe
600.000
Haber
600.000
23 DE JUNIO:
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
101
COM. AL POR MAY. Y M.
CAJA
Debe
(Mantenimiento, reparación y...)
Haber
Debe
Haber
8.000.000
8.000.000
26 DE JUNIO:
BANCOS
Debe
CUENTAS DE AHORRO
Haber
4.400.000
Debe
Haber
CAJA
Debe
3.600.000
Haber
8.000.000
28 DE JUNIO:
COM. AL POR MAY. Y M.
CAJA
Debe
INGR. POR COBRAR
Haber
8.400.000
Debe
Haber
(Mantenimiento, reparación y...)
Debe
3.600.000
Haber
12.000.000
30 JUNIO:
GASTOS DE PERSONAL
SERVICIOS
(Sueldos)
Debe
Haber
3.000.000
FUNDAMENTOS
Debe
200.000
DE
CONTABILIDAD
Haber
BANCOS
Debe
Haber
3.200.000
102
MAYORIZACIÓN
Resumir, totalizar y determinar el saldo de cada una de las cuentas afectas
CAJA
Debe
32.000.000
8.000.000
8.400.000
BANCOS
Debe
Haber
Haber
32.000.000
8.000.000
19.200.000
4.400.000
48.400.000 40.000.000
8.400.000
1.680.000
150.000
5.000.000
600.000
600.000
3.200.000
CUENTAS DE AHORRO
Debe
Haber
12.800.000
3.600.000
16.400.000
23.600.000 11.230.000
12.370.000
EQ. DE OFICINA
Debe
Haber
1.500.000
4.200.000
5.700.000
EQ. DE COMP. Y COM
Debe
Haber
2.000.000
GASTOS PAG. POR ANT.
(Arrendamientos)
Debe
5.000.000
GASTOS DE PERSONAL
INGR. POR COBRAR
(Sueldos)
Haber
Debe
3.600.000
Haber
600.000
SERVICIOS
Debe
Haber
200.000
FUNDAMENTOS
MAQUIN. Y EQUIP.
Debe
Haber
DIVERSOS (Papelería,...)
Debe
Haber
150.000
DE
CONTABILIDAD
Debe
Haber
3.000.000
ACREEDORES VARIOS
Debe
Haber
2.520.000
1.400.000
3.920.000
103
COM. AL POR MAY. Y M.
APORTES SOCIALES
Debe
Haber
(Mantenimiento, reparación y...)
Debe
Haber
8.000.000
12.000.000
20.000.000
33.500.000
3.10 BALANCE DE PRUEBA
O Balance de comprobación, es un borrador que prepara el contador con el fin de
verificar que el total de las cuentas con saldo débito sea igual al total de las cuentas
con saldo crédito. Es una etapa previa a la preparación de los Estados financieros.
LAVAUTOS DEL CARIBE LTDA.
BALANCE DE PRUEBA
30 de junio de xxxx
No.
CUENTAS
1.
Caja
2.
Bancos
3.
Cuentas de ahorro
4.
Ingresos por cobrar
5.
Gastos pagados por anticipado
6.
Maquinará y equipo
7.
Equipo de oficina
8.
Equipo de computación y comunicación
9.
Gastos de personal (Sueldos)
10. Servicios
11. Diversos (Útiles, papelería y fotocopias)
12. Acreedores varios
13.. Aportes sociales
14. Comercio al por mayo y al por menor
SUMAS IGUALES:
Débito
Crédito
$8.400.000
12.370.000
16.400.000
3.600.000
600.000
5.000.000
5.700.000
2.000.000
3.000.000
200.000
150.000
57.420.000
$3.920.000
33.500.000
20.000.000
57.420.000
RESUMEN
Se
manejaron conceptos básicos de contabilidad bajo diferentes criterios
tales como: ciencia, arte, proceso y sistema, la
importancia de la
contabilidad frente a los procesos de internacionalización y globalización de
la economía, en las empresas, las cuales independientemente del tipo de
organización, tamaño de empresa o actividad económica, requieren de la
FUNDAMENTOS
DE
CONTABILIDAD
104
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
contabilidad como columna vertebral para un eficiente control de sus
operaciones comerciales.
Se estudia la relación de la contabilidad con otras disciplinas del saber y en
especial con la administración y su articulación con la planeación,
organización, dirección y control y su importancia en el proceso de toma de
decisiones en el área financiera.
La ecuación patrimonial se conoce también, con los nombres de: ecuación
contable, ecuación fundamental, principio del equilibrio, principio de la
lógica contable o principio del balanceo. Lo anterior, en razón a que la
Contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa
la relación financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuación se
sitúan los recursos o propiedades que posee la empresa o negocio, y en el
lado derecho, las participaciones constituidas por los proveedores y
acreedores en general y los propietarios del negocio. Como consecuencia,
debe existir un permanente equilibrio entre el total de propiedades o recursos
y los derechos de los propietarios y terceros.
El sistema de partida doble, descansa sobre la base de la personificación de
las cuentas que se sustenta en los siguientes principios básicos:
Debe existir equilibrio aritmético en cada registro: El valor anotado en la
columna de una cuenta, deberá ser también indicado en la columna contraría
y por el mismo valor.
La empresa tiene una personalidad propia: La empresa, una vez
constituida, forma una persona distinta al propietario o socios individualmente
considerados.
El propietario es acreedor de los bienes que conforman el patrimonio y
representados por su capital.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
105
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
Según la naturaleza de las operaciones, las cuentas abiertas a nombre de
personas serán deudoras o acreedoras.
Las cuentas que representan cosas o valores han de considerarse como
“personas” y por tanto también serán deudoras o acreedoras.
Los valores registrados en cada cuenta han de tener entre sí homogeneidad
contable.
En toda operación o transacción no hay deudor sin acreedor y viceversa.
AUTOEVALUACIÓN
Desarrollar, a nivel grupal, el siguiente cuestionario de reflexión y análisis.
.
1. ¿Con qué nombre también se conoce o conoces La Partida Doble?
2. ¿Cuáles son los elementos de la Ecuación Patrimonial?
3. ¿Qué es para Ti un Pasivo y un Activo? Como lo aplicas, en las
diferentes transacciones dadas?
4. ¿Cuáles efectos suelen surgir de las Transacciones de la Ecuación
Patrimonial?
5. ¿Que debe existir en cada registro para que halla, o se de la Partida
Doble?
6. ¿Cuantas modalidades de registros contables hay y como se
clasifican?
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
105
SOPORTES Y
CONTABILIDAD
LIBROS
UNIDAD 4
DE
PRESENTACIÓN
En la contabilidad para poder registrar una transacción es importante contar
con un documento soporte que sustente la ocurrencia del hecho económico,
de igual forma estos documentos soportes constituyen el punto de partida
para la elaboración de los comprobantes de contabilidad que constituyen la
base para el registro en los libros de contabilidad principales y auxiliares,
todo registro contable debe estar amparado con un soporte contable.
Es importante que el administrador de empresas (privado o público) adquiera
las competencias necesarias para el diligenciamiento de todos y cada uno
de los comprobantes, soportes contables y libros de contabilidad.
PROBLEMA
En el proceso de registro de la información contable, cuáles son los
principales libros de contabilidad y como se soportan las transacciones
realizadas por la empresa.
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
Al terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:
 Diseñar y elaborar los comprobantes de contabilidad.
 Diseñar y elaborar los diferentes soportes contables.
 Registrar la información en los comprobantes de contabilidad
basándose en los documentos soportes.
 Conceptuar sobre los aspectos normativos y contables de los
libros de contabilidad
 Aplicar las técnicas de registros de acuerdo a los principios
normativos vigentes.
MODULO DE CONTABILIDAD
108
DINÁMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
UNIDAD 4
Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:
ACTIVIDADES.
 Lea detenidamente la Unidad N° 4
 Resuelva los cuestionarios que aparecen en la “evaluación”.
 Desarrolle los cuestionarios o ejercicios que aparecen como
Autoevaluación.
 Realice un resumen de toda la unidad 4 el cual será debatido
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice
los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluación
MODULO DE CONTABILIDAD
109
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
EVALUACIÓN INICIAL
1.
¿Qué es un comprobante de contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
2.
¿Qué se entiende por documento fuente o soportes de
contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
3.
¿Cuáles son los Principales soportes utilizados en la
contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
110
CECAR
4.
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
¿Cuáles son los libros de contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
5.
¿Qué aspectos normativos hay que tener en cuenta en el
diligenciamiento de los libros de contabilidad?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
6.
¿Qué es un libro de actas?
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
EVALUACION INICIAL
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
111
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
4. SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD
4.1 CONCEPTO DE SOPORTES CONTABLES
Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes de
contabilidad respectivos o dejar constancia de estos de tal circunstancia. Se
archivan en orden cronológico, de tal manera que sea posible su
verificación. Los soportes contables, son los medios escritos con los cuales
pueden justificarse una transacción u operación comercial realizada por el
ente económico o empresa
4.2 CLASES DE SOPORTES
Los soportes son de orden interno o externo
4.2.1 SOPORTES INTERNOS
Son todos aquellos documentos o soportes elaborados internamente por la
empresa para el control y registro de sus operaciones con terceros. En su
gran mayoría se diseña de acuerdo con la necesidad de información o los
parámetros o los parámetros específicos de control.
4.2.1.1 RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO
Este documento se diligencia cuando, por diferentes conceptos, ingresan
dineros a la empresa y también se conoce como comprobante de ingreso.
Contiene la siguiente información.
Número: Consecutivo para control.
Persona o entidad de quien recibe: Natural o jurídica, número de cédula o
NIT.
Fecha: Día, mes y año de ingreso.
Concepto y valor: Motivo y monto del ingreso en números y letras.
Forma de pago: Cheque, tarjeta de crédito, efectivo.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
112
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
Imputación contable: Código auxiliar de las cuentas
que se debitan y
acreditan y valores.
Firma y sello: Funcionario responsable que recibe el dinero.
Membrete. Indicar en forma preimpresa apellidos y nombre o razón social,
cédula o NIT, dirección de la empresa.
4.2.1.2. COMPROBANTE DE BANCO O EGRESO
Estos comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a
favor
de terceros. Como medida de seguridad y por control interno es
aconsejable que todos los desembolsos se efectúen con cheque. Se
recomienda que en ningún caso se efectúen desembolsos en efectivo, con
excepción de los pagos de menor cuantía, para los cuales se utilizara la caja
menor.. Por lo general se elabora en original y dos copias, original para
contabilidad, una copia para consecutivo y la otra para el beneficiario del
pago.
4.2.1.3 SALIDA DE ALMACEN O REMISION
En las operaciones de venta de mercancía para efectos de control de
inventarios, se generan documentos que se registran contablemente pero
que sirven de soporte de esas facturas. Estos documentos son la remisión
de salida de almacén.
Se elaboran en original y copia; original para el cliente y copia para el
consecutivo y registro de kardex.
4.2.1.4 NOTAS DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
113
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
de corrección, depreciaciones, amortizaciones, ajustes, y sierre además de
las compras al régimen simplificado.
4.2.2 FACTURA DE VENTA
Una vez despachada
la mercancía y recibida la copia de la remisión
debidamente firmada por el comprador, como prueba de haberla recibido a
satisfacción, el vendedor elabora la factura comercial correspondiente.
El objeto fundamental de la factura es la de servir de base para el cobro de
la mercancía despachada o servicio prestado al cliente.
Una factura contiene básicamente los siguientes datos:
Denominación: Indicar expresamente “factura de venta” preimpreso a través
de medios litográficos, tipográficos o similar.
Identificación del vendedor o de quien presta el servicio: Apellidos y nombre
o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, previamente
impresos.
Identificación del adquiriente de los bienes y servicios: Apellido y nombre o
razón social del adquiriente, cuando este exija la discriminación del
impuesto pagado por tratarse de un responsable del impuesto sobre las
ventas con derecho al correspondiente descuento.
Numeración consecutiva: Debe estar preimpreso
a través de medios
litográficos, tipográficos o similares.
Fecha de la expedición: Día, mes y año de facturación. Debe corresponder
a la realización de la operación de venta y/o prestación del servicio.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
114
CECAR
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Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados: Descripción, cantidad, precio unitario, valor de la mercancía o
servicio, descuentos recargos.
Cuando la operación comprenda venta y
prestación de servicios, la descripción comprenderá
igualmente unos y
otros.
Valor total de la operación: Debe incluirse el monto total de la operación,
independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la
factura en varias hojas, el valor de la operación deberá constar en la
última, y podrá subtotalizarse en cada una de ellas.
Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transacción
efectuada, también deberán constar en nueva factura, sin perjuicio de los
comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los
correspondientes libros.
Identificación del impresor. La factura debe contener el nombre o razón
social y el NIT del impresor de la factura, los cuales deben estar
previamente impresos.
Calidad de agente retenedor del IVA: Indicarse mediante cualquier medio
mecánico, manual o sello.
En todo caso deberá constar cuando quien
expide la factura tenga la calidad de agente retenedor del impuesto sobre
las ventas 5por operaciones con responsables del régimen común.
Discriminación del impuesto sobre las ventas: La discriminación del
impuesto sobre las ventas debe efectuarse en todos los casos en que la
factura sea expedida por un responsable del régimen común. Sin perjuicio
de lo anterior el valor del impuesto sobre las ventas, en todos los casos
deberá incluirse en el precio de venta al público.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
115
CECAR
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4.2.3 NOTA CRÉDITO
Este documento es diligenciado cuando se necesita informar a un cliente
que su deuda se ha visto disminuida por algún concepto.
El objetivo fundamental de la nota crédito es informar sobre la disminución o
cancelación de una deuda.
Contiene básicamente los siguientes datos:
Número: Consecutivo para control.
Persona a quien se le notifica: Natural o jurídica.
Identificación: Cédula o NIT.
Dirección: De la persona a quien se notifica.
Fecha: Día, mes y año de la notificación.
Concepto: Motivo específico de la información.
Valor: Monto total acreditado.
Imputación
contable: Código auxiliar de las cuentas que se debitan o
acreditan y valores.
Firma responsables: Quien elabora, aprueba y contabiliza.
4.2.4 COMPROBANTE DE DIARIO O RESUMEN
Cuando la empresa no tiene sistematizada su contabilidad, es decir que no
se apoya en programas de computado, el registro de las operaciones en los
libros tanto auxiliares como oficiales debe hacerse en forma manual. Como
en los libros oficiales se haría dispendioso y poco practico el registro de
cada documento, se acostumbra a resumir en un solo comprobante cada
transacción realizada en un periodo determinado que puede ser semana,
quincenal o mensual; por ejemplo: los comprobantes de egreso o de banco,
los ingresos o recibos de caja, las facturas de venta o facturas de compra.
En este documento de diario o de resumen, se abrevian todas las
transacciones para cada una de las cuentas.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
116
CECAR
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4.3 COMPROBANTES EXTERNOS
Son todos aquellos documentos que sirven de soporte a las transacciones,
pero son elaborados por terceros, como consignaciones bancarias, notas
bancarias debito y crédito, pagares, letras de cambio, remisiones, facturas
de compras entre otras.
4.3.1 CHEQUE
Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta
corriente bancaria ordena al banco que pague determinada cantidad de
dinero a una persona natural o jurídica, previa la presentación del mismo.
Contiene básicamente los siguientes datos:
Nombre del banco girado: Donde se tiene la cuenta corriente. (preimpreso).
Serie y número del cheque: Consecutivo para control. (preimpreso).
Ciudad y fecha de expedición: Lugar, día, mes y año de la orden de pago.
Beneficiario: Nombre de la persona natural o jurídica autorizada para cobrar
el cheque.
Valor: En números y letras del monto que se ordena pagar.
Girador: Firma del titular de la cuenta corriente.
Número de la cuenta corriente: Identificación de la cuenta. (preimpreso).
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
117
CECAR
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4.3.2 PAGARÉ
Es un documento negociable, mediante el cual una persona se compromete
con su firma a pagar a otra cierta cantidad de dinero en un tiempo
determinado. Para su diligenciamiento se utilizan formas preimpresas en
papel de seguridad. Es de circulación privada y lo utilizan principalmente las
entidades de crédito.
Contiene básicamente los siguientes datos:
Número: Consecutivo de control.
Valor: Monto de la obligación en números y letras.
Fecha de vencimiento: Día, mes y año cuando se cancelará la obligación.
Identificación del suscriptor: Nombre de quien se compromete con su firma a
cancelar el pagaré.
Beneficiario: Nombre de la persona o entidad a quien se cancelará el
pagaré.
Interés pactado. Tanto por ciento.
Estipulaciones: Condiciones pactadas para garantizar el pago.
Firmas: Deudor y codeudor.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
118
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4.3.3 LETRA DE CAMBIO
Es un documento negociable, mediante el cual una persona ordena a otra
que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero, en un lugar
determinado y en un tiempo estipulado.
Contiene los siguientes datos.
Número: Consecutivo de control.
Fecha: Día, mes y año de expedición.
Valor: En números y letras.
Girado: Nombre de la persona que deberá efectuar el pago.
Lugar: Sitio donde se hará efectivo el pago.
Fecha de vencimiento: Día, mes y año cuando se efectuará el pago.
Beneficiario: Persona a la orden de quien se hará el pago.
Interés pactado: Tanto por ciento mensual acordado por mora.
Girador o librador: Persona que autoriza el pago.
Aceptada: Firma del girado.
4.3.4 CONSIGNACIONES BANCARIAS
Este comprobante es diligenciado cuando se decide depositar determinada
cantidad de dinero, en efectivo, en cheques o recibos de tarjetas de crédito
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
119
CECAR
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en la cuenta corriente bancaria. Para que el comprobante de consignación
tenga validez, es necesario que lleve el sello y firma del cajero del banco.
El objetivo fundamental del
comprobante de consignación es servir de
constancia del valor depositado en una cuenta corriente bancaria.
Un comprobante de consignación
contiene básicamente, los siguientes
datos:
Fecha: Día, mes y año de la consignación; ciudad y oficina bancaria.
Número de la cuenta corriente: La que se beneficiará con la consignación.
Detalle de los cheques consignados (si los hay): Nombre o código del banco
emisor de los cheques y valor girado.
Nombre del titular de la cuenta: Persona natural o jurídica
Valores consignados: En efectivo, en cheques del mismo banco, en
cheques de otros bancos y recibos de tarjetas de crédito.
Total consignación: La suma de los valores consignados en efectivo y en
cheques.
Cantidad de cheques consignados: Total de cheques que integran la
consignación.
Firma del depositante: Persona encargada de hacer la consignación.
4.3.5 SOPORTES DE COMPRAS EFECTUADAS
Como soporte de las compras de mercancías se recibirán facturas
expedidas por los proveedores. Este comprobante, como se sabe, es
utilizado para acreditar la transferencia de dominio de los bienes o servicios
con su precio unitario, cantidad y valor total. Por disposiciones legales, en
cada país se establecen los requisitos mínimos que deben cumplir las
facturas para que sean aceptadas como deducción. Cuando se compra
deben tenerse en cuenta los requisitos mínimos como: control de
numeración consecutiva, razón social e identificación del vendedor,
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
120
CECAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
dirección, registro y régimen del impuesto a las ventas al cual pertenece,
entre otros.
4.3.6 ENTRADA DE ALMACÉN O INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS
Cuando se efectúa una compra de mercancía, para efectos de control
interno del almacén y de contabilidad, se hace necesario soportar cada
compra con una entrada de almacén o informe de recepción. Este
documento elaborado internamente por la empresa, permitirá en caso de
utilizar el sistema de inventario permanente, el control por articulo o
simplemente verificar el ingreso a la empresa de esas mercancías,
independientemente del sistema de inventario que se utilice.
Este documento se diligencia generalmente en original y una copia, original
para contabilidad, anexo al original de la factura del proveedor.
La copia para control del consecutivo o para su registro en el kardex.
4.3.7 NOTAS BANCARIAS DÉBITO Y CREDITO
Estos documentos recibidos de las entidades bancarias nos permiten
soportar y registrar todas las transacciones diferentes de consignaciones;
por ejemplo: el cargo por intereses sobre obligaciones, suministros de
chequeras con cargo a cuenta corriente, comisiones u omisiones etc.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
121
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4.4 LIBROS DE CONTABILIDAD
ASPECTOS NORMATIVOS
LIBROS DE
CONTABILIDAD
REGISTRO
EXHIBICIÓN
PROHIBICIONES
CORRECCIÓN DE ERRORES
CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN
4.4.1 IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de Contabilidad sirven de base para la elaboración de lo estados
financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe hacerse de tal forma que
garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a
que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y
tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Los libros de Contabilidad son necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones: diariamente,
semanalmente, etc. o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por
cada cuenta.
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3. Determinar el valor de los activos del ente económico, el movimiento de
los aportes de capital, entre otros.
Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar
libros auxiliares necesarios para:
a) Identificar las transacciones en forma individual.
b) Controlar los activos y las obligaciones propias de cada establecimiento.
c) Conocer códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así
como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones.
d) Controlar las mercancías.
e) Conciliar estados financieros básicos cuando han sido preparados sobre
otras bases comprensivas de contabilidad.
4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la
dirección, administración y control del ente económico.
NOTA: La ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y
número de libros obligatorios, pero si han señalado que se deben llevar los
libros “necesarios” o “indispensables” para conocer la situación económica y
financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50, 52 y 53 del
Código de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y
balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.
4.4.2 REGISTRO DE LOS LIBROS
Para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado
previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades
competentes en el lugar de su domicilio principal. Los libros auxiliares no
requieren ser registrados. Para registrar los libros deben estar blanco y
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
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además que al anterior le falten pocos folios por utilizar, o que deba ser
sustituido por causas ajenas a la empresa o negocio.
Cuando la falta de un libro de contabilidad se deba a pérdida, extravío o
destrucción,
se
debe
presentar
la
copia
auténtica
del
denuncio
correspondiente.
Los libros pueden ser llevados en formas continuas, hojas removibles, 0
series continuas de tarjetas; en todo caso deben ser autenticadas mediante
un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
NOTA: Aunque la ley no fija expresamente un plazo o término especial para
la inscripción de los libros ante el registro mercantil, se entendería que
inscrita la sociedad en este registro, en forma inmediata debe presentar al
mismo sus libros de comercio con el fin de que sean registrados; además,
los efectos ante terceros solo se producen a partir de la fecha de tal
inscripción.
4.4.3
LUGAR DONDE
SE
EXHIBEN
Y
FORMA
DE
LLEVAR
LOS
LIBROS
DE
CONTABILIDAD
Se deben exhibir o presentar en el domicilio principal de la empresa o
negocio.
Su diligenciamiento puede hacerse mediante procedimientos de reconocido
valor técnico contable, en forma manual, mecanizada o electrónica, en todo
caso la empresa debe asegurar los medios necesarios para consultar y
reproducir los asientos contables.
Al registrar en los libros los comprobantes de contabilidad que respalden las
diferentes transacciones comerciales, se debe anotar el número y fecha de
los mismos.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben
totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
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4.4.4 PROHIBICIONES
En los libros de contabilidad se prohíbe:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los
asientos o a continuación de los mismos.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado
si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.
4.4.5 CORRECCIÓN DE ERRORES
Cuando los errores se deban a trascripción, se corregirá mediante una
anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de
reconocido valor técnico. Si para corregir un error se debe anular folios, se
señalará sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, indicando el
nombre completo del responsable de la anotación. Además, tal como lo
manifiesta El Código de Comercio en su artículo 57 numeral 3º, los errores u
omisiones en los libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento
en la fecha en que ellos se advirtieren.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
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4.4.6 CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LIBROS
Las empresas o negocios deben conservar debidamente ordenados los
libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de
las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada
con sus operaciones, salvo lo dispuesto en normas especiales, los
documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte
(20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento,
documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su
reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos
diez (10) años.
De igual manera, cuando ocurra pérdida, extravío o
destrucción de los libros o papeles, la empresa debe denunciar ante las
autoridades competentes, tal situación. En tal caso, los registros en los
libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su
pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de
contabilidad,
las
declaraciones
tributarias,
los
estados
financieros
certificados, informes de terceros y los demás documentos que se
consideren pertinentes o se pueden remplazar los papeles extraviados,
perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en
poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando
el motivo de la reposición.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
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4.4.7 CLASES
LIBROS DEL COMERCIANTE
Obligatorios para
sociedades
De contabilidad
“Indispensables”
DE ACTAS
Diario Columnario
DE SOCIOS O
ACCIONISTAS
Mayor y Balances
Inventarios y
Balances
Auxiliares
4.4.7.1 LIBROS PRINCIPALES
Aunque la ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y
número de libros obligatorios, sin embargo si han señalado que se deben
llevar los libros “necesarios” o “indispensables” para conocer la situación
económica y financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50,
52 y 53 del Código de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro
mayor y balances, el de inventarios y balance, y el libro diario,
respectivamente.
4.4.7.2 LIBROS AUXILIARES
Son aquellos donde se registran en forma analítica y detallada, los valores e
información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el
número de auxiliares necesarios, de acuerdo con su tamaño y catálogo de
cuentas que maneje. Esto permite dividir las funciones de registro entre
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
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varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas
removibles, donde a cada cuenta y subcuenta de le asigna un folio.
4.4.8 CARACTERÍSTICAS
PRINCIPALES
LIBROS DE
CONTABILIDAD
Diario columnario
Mayor y Balances
Inventarios y
Balances
AUXILIARES
Caja
Bancos
Clientes
Proveedores
nacionales
Gastos, etc.
4.4.9 LIBROS PRINCIPALES
4.4.9.1 DIARIO COLUMNARIO
En este libro registran los comprobantes de diario o de resumen, para luego
trasladar los movimientos débitos y créditos de las cuentas al libro mayor y
balances, cuando el proceso contable se hace manualmente.
Una de las principales características de este libro es el del diseño en
columnas dobles, para registrar en ellas los valores debito y crédito que
resultan del resumen de las transacciones.
Diseño:
. Primera columna: corresponde al año de las operaciones.
. Segunda columna: corresponde a descripción o detalle.
. Tercera columna: para el número de comprobantes.
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. Cuarta columna: a partir de esta, en columnas dobles para registro de los
movimientos debitos y créditos de cada cuenta.
4.4.9.2. MAYOR Y BALANCES
En este libro se registra la información contable proveniente del libro diario
columnario.
Las características de su diseño son las siguientes:
. Primera columna: para anotar el código de la cuenta.
. Segunda columna: debe ser amplia para anotar el nombre de la cuenta.
. Tercera columna: debe ser doble para los saldos anteriores, tanto débitos
como créditos.
. Cuarta columna: debe ser doble para anotar el movimiento de las
operaciones débitos y créditos del mes, traslados del libro diario columnario.
. Quinta columna: debe ser doble, para determinar los nuevos saldos
débitos o créditos de las cuentas, teniendo en cuenta su naturaleza.
4.4.9.3 INVENTARIOS Y BALANCES
Este libro se utiliza para registrar el inventario de iniciación y los balances
generales de cada uno de los ejercicios siguientes:
Su manejo será de una sola vez por año. En el se resume el balance
general en una fecha determinada, final del ejercicio, es decir diciembre 31 y
presenta los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma
global. En la mayoría de las cuentas se hace necesario discriminar como
están conformados esos saldos.
Consta de cinco columnas con las características siguientes:
. Primera columna: codigo de la cuenta y subcuenta.
. Segunda columna: para el nombre de las cuentas
. Tercera columna: corresponde a los parciales de las subcuentas.
. Cuarta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas deudoras.
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. Quinta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas acreedoras.
Para su manejo, en el caso de llevar la contabilidad en forma manual, se
toman los saldos del cierre del ejercicio.
4.4.9.4 LIBROS AUXILIARES
 Auxiliares de Control: Las empresas que realizan operaciones
comerciales con numerosas personas, necesitan detallar y
ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas; para
evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de
muchos registros individuales de una cuenta se abre una cuenta
control, donde de registran los valores totales del movimiento
débito o crédito de cada cuenta, tomados de las columnas
parciales del comprobante de contabilidad.
 De Cuentas Auxiliares: Cada vez que en los libros Diario y Mayor
se registre un valor en unas cuentas principal o grupo, se deben
registrar en los libros auxiliares los valores correspondientes a
las subcuentas y auxiliares.
La información se toma de las
columnas parciales del comprobante de contabilidad. La suma
de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo del
control, y la suma de los saldos de los auxiliares debe coincidir
con el saldo de la respectiva subcuenta.
 El Kárdex: Es una forma de auxiliar para el control de las
mercancías.
Ofrece información inmediata acerca de las
existencias y costo de un producto.
El objeto fundamental del kárdex es el de disponer de un control
permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artículos,
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con el objeto de mantener actualizado el saldo disponible para la
venta.
Contiene los siguientes datos:
Fecha: Día, mes y año de entrada o salida de la mercancía.
Descripción: Detalle de la transacción que afecta el saldo.
Valor unitario: Precio de compra de las existencias según método aplicado
(promedio ponderado, Ueps, Peps).
Entradas: Cantidad y valor de las mercancías recibidas.
Salidas: Cantidad y valor (costo) de las mercancías despachadas.
Saldo: Cantidad y valor de las mercancías disponibles para la venta.
Proveedor: Persona o entidad que surten las mercancías.
Ubicación: Lugar exacto donde se encuentra la mercancía en bodega.
Unidad: Forma de contarse (unidades, docenas, metros, litros, etc.).
Mínimo y máximo: Límites de existencia disponibles en bodega.
Artículo: Nombre y referencia de la mercancía objeto de control
Modelo:
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4.4.10 DILIGENCIAMIENTO
PROCESO DE REGISTRO DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE
COMPROBANTE DE
CONTABILIDAD
CÓD.
DETALLE
P.
Notas D. y C.
D.
$
H.
$
Facturas
$
$
Recibos de caja
$
$
$
$
Sumas iguales
$
$
Auxiliares
FECHA
DETALLE
D.
H.
S.
DIARIO COLUMNARIO
Fecha
Detalle
D
H
D
Compr. Cont. 1
Totales:
H
D
H
D
$
$
H
D
H
$
D
H
D
H
D
H
$
Totales:
MAYOR Y BALANCES
CÓD.
CUENTAS
SALDOS
ANTERIORES
D.
C.
Del:
Al:
MOVIMIENTO
D.
H.
De:
SALDOS
D.
C.
Sumas Iguales:
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D
H
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4.4.11 LIBRO DE ACTAS
La Sociedad llevara un libro, debidamente registrado en el que se anotaran
por orden cronológico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la
junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus
veces y el secretario de la asamblea o junta de Socios.
Así mismo, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente
registrado para inscribir las acciones. En el se anotaran también los títulos
expedidos con indicación de sus números y fechas de inscripción. La
enajenación y traspaso de acciones embargos y demandas judiciales que se
realicen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de
dominio si fueren nominativas.
4.4.12 LIBRO DE ACTAS DE LA ASAMBLEA GENERAL
De acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, todos los
comerciantes, personas naturales o jurídicas deben realizar por lo menos
una vez al año antes de terminar el primer trimestre una asamblea general
ordinaria de accionistas, en el caso de las sociedades de capital o una junta
directiva de socios en las sociedades de personas, con el fin de aprobar los
estados financieros, nombrar junta directiva, revisor fiscal, etc. y elaborar la
correspondiente acta.
Este libro sirve para registrar por escrito los pormenores de los temas
tratados, decisiones y mandatos del máximo órgano social en sus reuniones
ordinarias o extraordinarias.
4.3.8.5 Libro de actas de junta directiva:
En este libro se deben registrar todos los pormenores sobre temas,
decisiones y mandatos de las juntas directivas.
Cada reunión ordinaria o extraordinaria debe tener un acta, a cual debe ser
firmada por presidente y secretario de dicha junta.
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Estos libros deben foliarse previamente y registrarse en la entidad que
corresponda según el tipo de empresa, sea privada o de orden publico o
estatal.
RESUMEN
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operación y en cual se indicará el
número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las
cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexarán los
documentos que lo justifiquen”.
Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente,
soporte para el registro en los libros principales y auxiliares de contabilidad y
además punto de partida del ciclo contable. Las facturas, comprobantes de
pago o egreso, comprobantes de ingreso o recibos de caja, contratos, notas
débito y notas crédito, entre otros, constituyen ejemplos de soportes de
contabilidad, los cuales deben recopilarse
para dar paso al registro
descriptivo y cronológico de las operaciones comerciales de los entes
económicos.
Los libros de Contabilidad sirven de base para la elaboración de lo estados
financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe hacerse de tal forma que
garantice su autenticidad e integridad.
Los libros de Contabilidad son necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones: diariamente,
semanalmente, etc. o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por
cada cuenta.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
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3. Determinar el valor de los activos del ente económico, el movimiento de
los aportes de capital, entre otros.
4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la
dirección, administración y control del ente económico.
La ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y número de
libros obligatorios, pero si han señalado que se deben llevar los libros
“necesarios” o “indispensables” para conocer la situación económica y
financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50, 52 y 53 del
Código de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y
balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.
Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar
libros auxiliares necesarios para:
a) Identificar las transacciones en forma individual.
b) Controlar los activos y las obligaciones propias de cada establecimiento.
c) Conocer códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así
como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones.
d) Controlar las mercancías.
e) Conciliar estados financieros básicos cuando han sido preparados sobre
otras bases comprensivas de contabilidad.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
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AUTOEVALUACIÓN
Te invito a realizar la
siguiente práctica.
Somete a prueba tus
habilidades.
1. TALLER DE APLICACIÓN
 El 1 de junio, se constituye la empresa “Cosmoequipos Ltda.”
(Régimen común). Sus socios realizan el siguiente aporte de capital:
Madeleine Álvarez, aporta:
$75.000.000 representados en efectivo.
$22.000.000 representado en una camioneta
Guillermo Zapata, aporta:
$27.030.000 representados en mercancías, discriminadas así:
12 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno
15 Televisores, Ref. TH-1.000 a $450.000 cada uno
12 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $520.000 cada uno
18 Lavadoras, Ref. TW-700 a $430.000 cada una.
14 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $150.000 cada una
1 lote de terreno urbano por valor de $18.500.000
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 El 5 de junio, se consigna en cuenta corriente del Banco Anglo un
70%
del disponible.
En la misma fecha se deposita en cuenta de
ahorros del Banco Caribe el restante 30% del disponible.
 El 9 de junio, según factura No. D-300 se adquiere para uso del
negocio los siguientes muebles y equipos a Proveedora Central S.A.
(Gran contribuyente y autorretenedor):
5
Escritorios a $320.000 cada uno
1
Maquinas de escribir a $270.000 cada una
2
Computadores a $1.250.000 cada uno
Un 70% se cancela con cheque No. 78901 del Banco Anglo y el 30% a
crédito (60 días de plazo).
 El 10 de junio, se formaliza contrato de arrendamiento de un local
comercial con “Arrendamos Ltda.” (Régimen común), se cancela por
anticipado los meses de junio y julio a razón de $600.000 por mes,
según cheque No. 78902 del Banco Anglo..
 El 14 de junio, según factura No. A-707 compra mercancía a
Distribuidora Comercial del Norte S.A. (Régimen común):
7 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $550.000 cada uno
5 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno
6 Televisores, Ref. TH-1.000 a $470.000 cada uno
9 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $780.000 cada una
5 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $600.000 cada uno
Se cancela de contado con cheque No. 78903 del Banco Anglo. Le
conceden un descuento comercial del 12%.
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 El 17 de junio, según factura No. 001 se vende mercancía a Almacén
Hogar Ltda. (Régimen común):
3 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $1.326.000 cada una
2 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $1.020.000 cada uno
1 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $935.000 cada uno
Un 60% de contado y el saldo a crédito (30 días de plazo).
 El 21 de junio, según factura No. 002 se vende mercancía a Pedro
Blanco (persona natural, régimen simplificado):
2 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $595.000 cada uno
1 Televisores, Ref. TH-1.000 a $799.000
De contado. Se concede un descuento comercial del 8%.
 El 23 de junio, por desperfectos Almacén Hogar Ltda., devuelve 1
nevera, Ref.: WQ-2.000 vendida el pasado 17 de junio.
 El 26 de junio, según factura No. 003 se vende mercancía a Equipos
& Muebles de la Costa S.A. (Gran contribuyente, autorretenedor):
3 Lavadoras, Ref. TW-700 a $731.000 cada una.
4 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $255.000 cada una
5 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $884.000 cada uno
3 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $595.000 cada uno
Un 65% de contado según cheque No. 4562 del Banco Superior y el saldo a
crédito (60 días de plazo).
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 El 26 de junio, según factura No. G-1010 se compra mercancía a
Almacén el Palacio del Mueble (Persona natural, régimen simplificado):
3
Mesas en madera, Ref.: TY-250 a $175.000 cada una
6
Sillas en madera, Ref.: S-300 a $75.000 cada una
4
Camarotes, Ref.: SF-500 a $670.000 cada uno
Un 75% de contado según cheque No. 78904 del Banco Anglo y el
saldo a crédito (30 días de plazo).
 El 28 de junio, según cheque No. 78905 del Banco Anglo, se cancela
servicio de energía por valor de $170.000.
En la misma fecha y según cheque No. 78906 del Banco Anglo, se
cancela servicio telefónico por valor de $350.000.
 El 30 de junio, según cheque No. 78907 del Banco Anglo, se
cancelan sueldos por valor de $3.200.000 correspondientes al mes de
junio.
SE PIDE:
1. preparar en grupos de trabajo los correspondientes documentos
fuente y comprobantes de contabilidad.
2. Consultar
y
examinar
criterios
técnicos
de
organización,
numeración y archivo de la documentación.
3. Socializar resultados a nivel de plenaria.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
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4. Toma cada uno de los comprobantes de contabilidad y documentos
preparados en la actividad propuesta en la unidad anterior para la
empresa “Cosmoequipos Ltda.” Y realiza los correspondientes registros
en el libro de Inventarios y Balances, Diario Columnario, Mayor y
Balances y auxiliares necesarios.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
140
BIBLIOGRAFÍA
ÁLVAREZ R., Néstor. Curso Básico de Contabilidad, Bogotá, McGraw-Hill,
1986. 88 p.
BOLAÑOS A., César A. y ÁLVAREZ NIÑO Jorge. Contabilidad Comercial,
Mejorar Recursos Humanos en la Empresa, Bogotá, Norma, 1993. 368 p.
CODIGO DE COMERCIO, Bogotá, Legis, 2013
CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA.
Contaduría Pública, Bogotá, Ecoe, 2013. 162 p.
Doctrinas Sobre
CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia.
Contabilidad Universitaria, Bogotá, McGraw-Hill Interamericana S. A., 1996.
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FERNANDEZ CENTENO, Eliseo y VELEZ RESTREPO,
Contabilidad al Alcance de Todos, Bogotá, Norma, 1976. 175 p.
Gonzalo.
GERTZ MANERO, Federico. Origen y Evolución de la Contabilidad, Ensayo
histórico, México, Trillas, 1982.
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MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones
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NIÑO ÁLVAREZ, Raúl. Contabilidad Intermedia I, México, Trillas, 1989.
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OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera, Análisis, Diagnóstico
y Pronóstico, Bogotá, USTA, 1989. 593 p.
PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES, Bogotá, Legis, 2013.
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REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO, Bogotá, Legis, 2013. 852 p.
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Bogotá, Legis. 2013.
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SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Módulo de Contabilidad I. Corporación
Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo – Colombia 2003
SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Módulo de Contabilidad II. Corporación
Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo – Colombia 2003
SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Información para las
Organizaciones, Bogotá, McGraw-Hill, 1992. 338 p.
142
DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD
Carretera Troncal de Occidente - Vía Corozal - Sincelejo (Sucre)
Teléfonos: 2804017 - 2804018 - 2804032, Ext. 126, 122 y 123
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