gestión de expedientes y tramitación de títulos

SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD DE LOS TÍTULOS OFICIALES DE LA UCAM
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GESTIÓN DE EXPEDIENTES Y TRAMITACIÓN DE TÍTULOS
Código PCL13
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GESTIÓN DE EXPEDIENTES Y
TRAMITACIÓN DE TÍTULOS
SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD
ÍNDICE
1.
OBJETO ............................................................................................................................................. 2
2.
ALCANCE ......................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................ 2
4.
DEFINICIONES ................................................................................................................................ 2
5.
RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 3
6.
DESARROLLO.................................................................................................................................. 4
7.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES ......................................................... 5
8.
ARCHIVO REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS......................................................................... 5
9.
RENDICIÓN DE CUENTAS............................................................................................................ 6
10. DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................................. 7
11. ANEXOS............................................................................................................................................. 8
RESUMEN DE REVISIONES
Edición
Fecha
Apartado
ELABORADO POR: Grupos AUDIT
Motivo de la modificación
REVISADO POR: CPA
Director de calidad
FECHA:
Febrero 2010
APROBADO POR: PRESIDENCIA
Rectora
FECHA:
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Universidad Católica San Antonio
Presidente
FECHA:
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1 OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto garantizar la correcta gestión de los expedientes y
la tramitación administrativa de los títulos oficiales que se imparten en la Universidad
Católica San Antonio de Murcia.
2 ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todos los títulos oficiales impartidos en la
Universidad Católica San Antonio.
3 NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
RD 1496/1987, de 6 de noviembre, sobre obtención, expedición y homologación de
títulos universitarios.
•
Orden de 22 de marzo 1995, del MEC, su adecuación a la condición masculina y
femenina de quienes obtengan títulos oficiales.
•
RD 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el tercer ciclo de estudios
universitarios, la obtención y expedición del título de doctor y otros estudios de
postgrado.
•
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
•
RD 1044/2003, de 1 de agosto, por el que se establece el procedimiento para la
expedición por las universidades del Suplemento Europeo al Título.
•
RD 49/2004, de 19 de enero, sobre homologación de planes de estudios y títulos de
carácter oficial y validez en todo territorio nacional.
•
RD 56/2005, de 21 de enero, por el que se regulan los estudios universitarios oficiales de
postgrado.
•
Orden ECI/2514/2007, de 13 de agosto, sobre expedición de títulos universitarios
oficiales de Máster y Doctor.
•
RD 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas
universitarias oficiales.
4 DEFINICIONES
Certificación supletoria del título (CST): En tanto no se produzca la efectiva entrega del
título oficial, el alumno tiene derecho a la emisión de una certificación de que el título se halla
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en trámite de expedición. La certificación supletoria del título es firmada por la Rectora y
surte los mismos efectos legales del título hasta que éste se edite.
Integridad: proceso informático de la aplicación InfUCAM, a través del cual el estado
del expediente del alumno cambia de activo a finalizado. Al ejecutar este proceso se puede
tramitar el título del alumno y facilitar los impresos de solicitud de expedición del mismo.
Suplemento Europeo al Título (SET-Diploma Supplement): Es un anexo al título original
diseñado para proporcionar una descripción de la naturaleza, nivel, contexto, contenido y
estatus de los estudios realizados y finalizados satisfactoriamente. Es un modelo de
información unificado y personalizado para el titulado universitario, sobre los estudios
cursados, su contexto nacional y las competencias y capacidades profesionales adquiridas.
Tiene como objetivo incrementar la transparencia de las diversas acreditaciones europeas y
facilitar su reconocimiento por otras instituciones. El Suplemento Europeo al Título es un
documento abierto a incorporar actualizadamente el aprendizaje a lo largo de la vida,
configurando los conocimientos acreditados a una persona por instituciones europeas de
enseñanza superior.
Título oficial: es el expedido por las universidades, acreditativo de la completa
superación de un plan de estudios de carácter oficial, con validez académica y profesional en
todo el territorio nacional.
Título propio: es el expedido por las universidades, acreditativo de la superación de otras
enseñanzas impartidas en el uso de su autonomía, carente de los efectos que las disposiciones
legales otorgan a los títulos oficiales.
5 RESPONSABILIDADES
Unidad de Gestión Económica (UGE): Es responsabilidad de los miembros de la UGE la
comprobación de los pagos de los alumnos en disposición de finalizar sus estudios de Grado
en la Universidad.
Sección de Títulos (ST): Es responsabilidad de los miembros de la ST comprobar la
documentación, gestión y custodia de los expedientes y tramitación del título oficial de Grado
para la posterior entrega al interesado.
Servicio de Doctorado y Secretaría Central: Gestiona los expedientes de los alumnos
que han finalizado sus estudios y los remite a la Sección de Títulos para la emisión del
resguardo del título, la certificación supletoria y el título oficial.
Sección de Postgrado y Títulos Propios: Es responsabilidad de los miembros de la
Sección de Postgrado y Títulos Propios la comprobación de los pagos de los alumnos en
disposición de finalizar sus estudios de Postgrado o Títulos Propios en la Universidad.
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Además, gestiona los expedientes de los alumnos que han finalizado sus estudios de
Postgrado o Títulos Propios e inicia la tramitación del título oficial o propio emitiendo el
resguardo del título y remitiendo a la Sección de Títulos la documentación necesaria para la
emisión de la certificación supletoria y el título oficial.
Rectorado: Firma las certificaciones supletorias del título y el título oficial.
6 DESARROLLO
6.1. Generalidades
El desarrollo de este procedimiento supone la realización de unas actuaciones
centralizadas tanto en la Sección de Títulos de la UCAM y su centro de postgrado.
6.2. Estudio previo de alumnos en disposición de finalizar.
Para Grado
La ST dispone de una aplicación informática, InfUCAM, para la consulta y gestión de
expedientes. El programa permite emitir los listados de los alumnos en disposición de
finalizar sus estudios con los datos necesarios para comprobar, en una primera fase los
créditos superados, matriculados y la verificación del abono de matrícula, y en una segunda
fase la superación de la totalidad de los créditos exigidos en su plan de estudios.
Para Postgrado y Titulos Propios
La Sección de Postgrado y Títulos Propios dispone de una aplicación informática,
InfUCAM, para la consulta y gestión de expedientes. El programa permite emitir los listados
de los alumnos en disposición de finalizar dichos estudios con los datos necesarios para
comprobar, en una primera fase los créditos superados, matriculados y la verificación del
abono de matrícula, y en una segunda fase la superación de la totalidad de los créditos
exigidos en su plan de estudios.
6.3. Volcado informático de actas desde Jefatura de Estudios y Secretaría de Postgrado.
Desde la Secretaría Central (Jefatura de Estudios), Secretaría de Postgrado y Servicio
Doctorados se realiza un volcado informático de las actas emitidas por cada una de las
titulaciones. Tras la finalización de este proceso, en el caso de los títulos de Grado, se notifica
a la ST para efectuar la integridad. La Sección de Postgrado y Títulos Propios lleva a cabo la
integridad de dichos estudios.
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6.4. Gestión de títulos oficiales.
Los miembros de la ST son los encargados de realizar las siguientes actuaciones para la
correcta tramitación en el caso de los títulos de Grado:
¾
Recibir y diligenciar la solicitud de expedición del título de los alumnos hasta la
obtención del título oficial, así como la emisión del resguardo de expedición del título
oficial y la certificación supletoria, previo pago de las tasas correspondientes.
¾
Emitir los certificados académicos personales de finalización de estudios y los
certificados de títulos propios de especialización universitaria solicitados por los
alumnos. Así como la emisión de la certificación académica para el expediente del
alumno.
¾
Revisión del pago de las tasas que deben abonar los interesados.
¾
Mecanización de datos en el programa oficial de títulos y revisión de los registros que
conforman el lote a expedir. Posteriormente se remite el lote al Ministerio de
Educación. Con las claves ya asignadas por el Ministerio, el lote es enviado a Signe,
S.A. para que los títulos sean impresos. A su vez, en Signe se inscribe en la base de
datos el código alfanumérico de la cartulina que se utiliza para su impresión. La
empresa imprime, además, un facsímil, y una copia que incluye un cuadro de retiré.
¾
La firma de las cartulinas correspondientes a los títulos que expide la UCAM
corresponde a la Rectora y al Jefe de Títulos.
¾
Registro y entrega de Títulos. Se inscriben los Títulos expedidos en el libro de registro
correspondiente, y se procede a informar al interesado para su retirada. El interesado
también puede solicitar que se lo remitan por correo a la Delegación del GobiernoAlta Inspección de Educación, remitiendo posteriormente los retires a la Universidad.
O bien recoger por otra persona mediante la entrega de un poder notarial.
Respecto a los títulos de Postgrado o Propios, los miembros de la Sección que gestiona
dichas titulaciones son los encargados de realizar las siguientes actuaciones para la correcta
tramitación de sus títulos:
¾
Recibir y diligenciar la solicitud de expedición del título de los alumnos emitiendo el
resguardo de expedición del título oficial, previo pago de las tasas correspondientes.
¾
Emitir los certificados académicos personales de finalización de estudios y los
certificados de títulos propios solicitados por los alumnos. Así como la emisión de la
certificación académica para el expediente del alumno.
¾
Revisión del pago de las tasas que deben abonar los interesados.
En cuanto a los títulos de Postgrado y Propios, la ST es responsable de:
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¾
Emitir la certificación supletoria.
¾
Mecanización de datos en el programa oficial de títulos y revisión de los registros que
conforman el lote a expedir. Posteriormente se remite el lote al Ministerio de
Educación. Con las claves ya asignadas por el Ministerio, el lote es enviado a Signe,
S.A. para que los títulos sean impresos. A su vez, en Signe se inscribe en la base de
datos el código alfanumérico de la cartulina que se utiliza para su impresión. La
empresa imprime, además, un facsímil, y una copia que incluye un cuadro de retiré.
¾
La firma de las cartulinas correspondientes a los títulos que expide la UCAM
corresponde a la Rectora y al Jefe de Títulos.
¾
Registro y entrega de Títulos. Se inscriben los Títulos expedidos en el libro de registro
correspondiente, y se procede a informar al interesado para su retirada. El interesado
también puede solicitar que se lo remitan por correo a la Delegación del GobiernoAlta Inspección de Educación, remitiendo posteriormente los retires a la Universidad.
O bien recoger por otra persona mediante la entrega de un poder notarial.
En la actualidad, la Universidad Católica San Antonio está trabajando en la
implementación de las bases necesarias para la expedición del SET, cumpliendo así con la
normativa vigente.
7 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES
Identificación del
Indicador
Código del Indicador
asociado al proceso
Informático
permanente
Responsable de su
custodia
Sección de Títulos
grado/Sección de títulos
de postgrado
PCL13-IN02
Informático o papel
1 año
Sección de Títulos
grado/Sección de títulos
de postgrado
PCL13-IN03
Informático
Tiempo total en la
tramitación de títulos
PCL13-IN01
Encuesta de satisfacción
realizada a los egresados
sobre el proceso de
tramitación de títulos
Número de títulos
expedidos por curso
académico
Tipo soporte y tiempo
de archivo
Sección de Títulos
grado/Sección de títulos
de postgrado
8 ARCHIVO REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS
Identificación del
registro
Listado de Infucam para
la verificación de alumnos
en disposición de finalizar
estudios (créditos
superados y matriculados)
Código del proceso
asociado al registro
PCL13
Tipo soporte y tiempo
de archivo
Informático
permanente
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Responsable de su
custodia
Sección de Títulos
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PCL13
Informático
permanente
Sección de Títulos
PCL13
Informático/papel
permanente
Sección de Títulos
PCL13
Informático/papel
permanente
Sección de Títulos
Resguardo expedición del
título oficial
PCL13
Informático/papel
permanente
Sección de Títulos
Certificación supletoria
del título oficial
PCL13
Informático/papel
permanente
Sección de Títulos
Facsímil y retiré del título
oficial
PCL13
Papel
permanente
Sección de Títulos
Libro de registro
PCL13
Informático/papel
permanente
Sección de Títulos
Solicitud de expedición y
pago de tasas
Certificación académica
de Finalización de
estudios
Certificación académica
de Finalización de
Secretaría General (SG) a
Sección de Títulos (ST)
9 RENDICIÓN DE CUENTAS
De forma anual, la ST recoge la información necesaria para proceder al análisis del
proceso de gestión de expedientes y tramitación de títulos de los que la Universidad Católica
San Antonio es responsable, e informa a Presidencia/Consejo de Gobierno de los resultados
de dicho análisis, estableciendo en caso necesario las propuestas de mejora.
A través del procedimiento de Información Pública PCL11, se procede a informar a los
grupos de interés internos y externos de forma global.
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10 DIAGRAMA DE FLUJO
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11 ANEXOS
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Anexo nº1: Listado de Infucam para la verificación de alumnos en disposición de finalizar
estudios (créditos superados y matriculados).
Anexo nº2: Solicitud de expedición y pago de tasas.
Anexo nº3: Certificación académica de Finalización de estudios.
Anexo nº4: Certificación académica de Finalización de Secretaría General (SG) a Sección de
Títulos (ST).
Anexo nº5: Resguardo expedición del título oficial.
Anexo nº6: Certificación supletoria del título oficial.
Anexo nº7: Facsímil y retiré del título oficial.
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ANEXO 1
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Anexo nº1: Listado de Infucam para la verificación de alumnos en disposición de
finalizar estudios (créditos superados y matriculados).
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ANEXO 3
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Anexo nº2: Solicitud de expedición y pago de tasas.
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ANEXO 3
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Anexo nº3: Certificación académica de Finalización de estudios.
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ANEXO 4
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Anexo nº4: Certificación académica de Finalización de Secretaría General (SG) a
Sección de Títulos (ST).
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ANEXO 5
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Anexo nº5: Resguardo expedición del título oficial.
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ANEXO 6
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Anexo nº6: Certificación supletoria del título oficial.
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ANEXO 7
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Anexo nº7: Facsímil y retiré del título oficial.
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