File - Información Financiera para la toma de decisiones

LA CUENTA Y LA ECUACIÓN CONTABLE BÁSICA
Algunos de los términos contables que más utilizaremos a lo largo del curso son:
Transacciones: son las actividades o acontecimientos diarios de un negocio, por
ejemplo la venta de servicios o productos, la adquisición de materiales, etc.
Periodo fiscal: los resultados de las operaciones se resumen y se presentan al
dueño al final de determinado tiempo que se conoce como periodo fiscal, el más
común es de un año.
Cuenta: es el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones de cada partida
de una operación mercantil. Para cada activo, pasivo, capital, ingreso y gasto se
utiliza una cuenta por separado. Los aumentos y disminuciones provocados por las
diferentes operaciones se registran en las cuentas.
Un tipo de cuenta muy utilizado es la cuenta T y su nombre viene de su forma, el
lado izquierdo de la T se le denomina lado del Cargo o Debe y al lado derecho se le
denomina Abono o Haber.
Partes de una cuenta:
Título
Debe
Haber
Saldo
Saldo de la cuenta: es la diferencia entre las columnas del debe y del haber.
Si Debe > Haber se dice que su saldo es deudor.
Si Debe < Haber se dice que su saldo es acreedor.
Saldo Normal o Naturaleza de la cuenta: Así se le llama al lado en donde
cada cuenta se incrementa o se aumenta:
capital e ingresos = acreedor.
Activo y gasto = Deudor
Pasivo,
Catálogo de cuentas: Relaciona los números y los nombres de la cuenta y deben
ir en orden de Activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
Manual contable: Es un libro por separado donde, además de los números y
títulos de las cuentas se describe en forma detallada lo que se debe registrar en
cada una de ellas y también lo que representa su saldo.
Ejemplo:
Cta. 150 Cuentas por cobrar: en esta cuenta se registran los importes que deben
los clientes por concepto de las ventas de servicios a crédito.
Activo Circulante:
Las Cinco cuentas básicas de la Contabilidad:
1) Activo
2) Pasivo
3) Capital
4) Ingreso
5) Gasto
ACTIVO: es todo lo que posee el negocio y que se espera que rinda beneficios en
el futuro. Los tipos de activos varían de acuerdo al tipo de negocio.
El activo se subdivide en dos grandes categorías:
Son los que más rapidamente (menos de un año) pueden convertir en efectivo o
gastarse.
Activos No circulantes:
1) Activos Fijos: representan la propiedad de la empresa respecto a unidades
físicamente tangibles, las cuales contribuyen en la producción y/o distribución de
los servicios y bienes que se dedican al giro normal de operaciones de la empresa,
por ejemplo: maquinaria y equipo, terreno, edificios, etc.
2) Activos diferidos: tienen la peculiaridad de que a medida de que el tiempo pasa,
se van convirtiendo en gastos. Los diferidos que sean menores a un año se presentan
como los ultimos rubros del activo circulante y los diferidos mayores a un año se
presentan en su propia clasificación.
3) Activos intangibles: son aquellos que sin ser materiales o corpóreos son
aprovechables en el negocio.
4) Otros Activos: Son aquellos activos que no entran en las clasificaciones
anteriores.
PASIVO: representan lo que el negocio debe a otras personas o entidades
conocidas como acreedores. Estos tienen derechos prioritarios sobre los activos
del negocio, es decir que si un negoció esta en quiebra se les debe pagar primero a
los acreedores.
Los pasivos se subdividen en dos grupos:
1.- Pasivo a corto plazo: son las deudas contraídas a un plazo menor de un año,
como por ejemplo, dividendos por pagar, intereses por pagar, cuentas por pagar,
impuestos por pagar, etc.
2.- Pasivo a largo plazo: son las deudas contraídas a un plazo mayor de un año y
por lo general se contraen con el fin de financiar la compra de equipo o materiales
para el negocio, como ejemplos tenemos: préstamos bancarios por pagar, hipotecas
por pagar, documentos por pagar, etc.
CAPITAL CONTABLE: Es la aportación que los dueños hacen al negocio más las
utilidades que el propio negocio genera.
Puede aumentar por dos razones:
1) Por la inversión de efectivo o de la aportación de otros activos en el negocio por
parte del socio.
2) Por las utilidades que han sido retenidas
Puede disminuir por dos razones:
1) Por el retiro de efectivo u otros activos por parte del socio.
2) Por las pérdidas netas provenientes de la operación del negocio.
Siempre que el dueño retira activos disminuye su participación o capital
en el negocio y esto se le conoce como retiro.
INGRESOS: son recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o
producto (en efectivo o a crédito). Cuando es a crédito se conoce como cuenta por
cobrar. Se considera un ingreso en el momento en que se vende el producto o se
presta el servicio, no en el momento en que se cobra. Ejemplo: ingresos por
honorarios, ventas, etc.
GASTOS: son activos que se han usado, consumido o gastado en el negocio con el
fin de obtener ingresos.
mantenimiento, etc.
Ejemplo: alquiler, seguros, gasolina, reparación,
ACTIVO
------------------------
+
-
INGRESOS
---------------------------
-
+
PASIVO
---------------------
-
+
CAPITAL CONTABLE
--------------------
-
+
GASTOS
--------------------------
+
-
Sistema de partida doble: el registro de los dos componentes de la operación
mercantil (Cargo y abono)
Como ya hemos dicho transacciones son las actividades diarias de un negocio, como
por ejemplo la venta de un servicio o un producto a un cliente, o la adquisición de
servicios o materiales de un proveedor. Cada operación de un negocio afecta al
activo, al pasivo o al capital; por lo tanto todas las operaciones mercantiles traerán
una de las siguientes consecuencias:
1.- Aumentar una cuenta de activo y disminuir otra cuenta de activo. Como por
ejemplo comprar materiales de contado, ya que aumenta el activo MATERIALES y
disminuye el activo EFECTIVO.
2.- Disminuir una cuenta de pasivo o capital y aumentar otra cuenta de pasivo o
capital. Como por ejemplo pagar con un documento la cantidad que se debe a un
acreedor, ya que disminuye el pasivo CUENTAS POR PAGAR y aumenta el pasivo
DOCUMENTOS POR PAGAR.
3.- Aumenta un activo y aumenta una cuenta de pasivo o capital. Como por ejemplo
el dueño invierte en equipo para el negocio, ya que aumenta el activo EQUIPO DE
OFICINA y aumenta la participación del dueño en el negocio CAPITAL.
4.- Disminuir un activo y disminuir una cuenta de pasivo o capital. Como por ejemplo
pagar a un acreedor a cuenta de nuestro adeudo, ya que disminuye el activo
EFECTIVO y disminuye la participación del dueño CAPITAL.
Registro en el Diario o Diario General: es registrar diariamente todas las
operaciones que ocurren en la compañía. Deben registrarse tanto el cargo como el
abono y las sumatorias de ambos deben ser iguales.
Formato:
1) Fecha
2) Número del catálogo de cuentas (Referencia)
3) Nombre de las cuentas (Concepto) y Cantidades
4) Breve explicación de la transacción (Leyenda)
EJEMPLO:
Fecha
Ref.
10-Ene-94 12001
11001
11005
Concepto
Debe
Haber
Maquinaria y Equipo $200,000
Efectivo
$100,000
Cuentas por pagar
$100,000
TOTAL
$200,000 $200,000
Compra de maquinaria pagando la mita a crédito y el resto al contado.
Pases a mayor: el siguiente paso después de registrar en el diario es pasar la
información del diario a las cuentas individuales del mayor.
Formato: Ts.
1) Nombre de la cuenta
2) Fecha
3) Referencia: número correspondiente a la pagina de diario de la operación.
4) Columna del debe
5) Columna del haber
6) Columna del Saldo de la cuenta.
Estados financieros Básicos
BALANCE GENERAL: es un estado financiero que muestra la cantidad de
activos, pasivos y capital en una fecha especifica.
( muestra lo que posee el negocio, lo que debe y lo que es de los socios.)
La ecuación contable básica es:
ACTIVO
=
PASIVO
+
CAPITAL
FORMATO DE UN BALANCE GENERAL: (Ejemplo)
Compañía X
Balance General
al 31 de Diciembre de 1993 (Fecha)
Activo:
Pasivos:
Circulantes:
plazo:
Efectivo
Bancos
Inventarios
A
corto
Cuentas por pagar
A largo plazo:
Hipoteca por pagar
No circulantes:
Fijos:
Terreno
Maquinaria y equipo
Diferidos:
Renta pagada por adel. (2 años)
Intangibles o diferidos:
Patentes
Capital Contable:
Capital Social
Utilidades retenidas
Otros:
Depósitos en garantía
TOTAL ACTIVOS
XXX
TOTAL PASIVO Y CAPITAL
XXX
ESTADO DE RESULTADOS: este estado financiero resume los resultados de
las operaciones de la compañía durante un periodo. Y de aquí podemos deducir la
fórmula de la utilidad neta que se expresa como sigue:
INGRESOS
-
GASTOS = UTILIDAD O PERDID
Si los ingresos son mayores que los gastos la diferencia se llama " utilidad neta",
pero si los ingresos son menores que los gastos la diferencia se llama "pérdida
neta".
La utilidad el capital contable y la pérdida la disminuyen.
FORMATO DE UN ESTADO DE RESULTADOS PARA UNA EMPRESA DE
SERVICIOS:
Empresa "X"
Estado de Resultados
Para el mes terminado al 30 de junio de 199X
INGRESOS:
Por honorarios
Por servicios
Total de Ingresos
Menos:
GASTOS:
Por luz
Por teléfono
Por renta
Total de gastos:
= Utilidad o Pérdida
FORMATO DE UN ESTADO DE RESULTADOS PARA UNA EMPRESA
COMERCIAL:
Empresa "X"
Estado de Resultados
Para el mes terminado al 30 de junio de 199X
VENTAS
Menos:
COSTO DE VENTAS
= UTILIDAD O PÉRDIDA