principales cuentas del balance general y su movimiento

FORMALIDADES O REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR EN EL BALANCE
GENERAL
Los documentos donde se presentan los Estados Financieros deben ser claros y estéticos.
No se pueden presentar datos desordenados, si no, a como está estipulado por las normas
contables, con el propósito de que el encargado de leerlos los entienda y que representen
fielmente la situación de la empresa. Entre estas formalidades se tienen las siguientes:
1- El encabezado del documento debe ir al centro del mismo
2- Se debe expresar claramente el nombre del negocio, el tipo de documento que se
presenta y la fecha a que corresponde el informe que se presenta (En el encabezado)
3- El nombre de activo, pasivo y capital contable, deben ir al centro de la columna donde
se presentan las cuentas (preferiblemente en mayúsculas).
4- Si se van a especificar el corriente o el no corriente, se deben poner al margen
izquierdo de la columna donde van las cuentas
5- Todas las cuentas que se presentan en el balance deben llevar un margen diferente de los
Nombres del grupo de cuentas(corriente o no corriente), para que no haya lugar a
confusiones
6- Solamente a la primera cantidad de cada columna se le pone el signo monetario o
después de un corte en cualquier columna. Recuerde que los datos representan
DINERO por lo tanto, no se olvide de presentar el signo monetario en sus informes
Financieros.
7- No está permitido efectuar operaciones con cantidades de diferentes columnas. Ejemplo:
Sumar o restar una cantidad de la segunda columna con otra cantidad de la tercera
Columna
8- Se permite poner el resultado de una suma a la par de la última cantidad en la siguiente
columna. En este caso no se pone el título de suma, subtotal o total.
9- Una suma o total se puede poner en la misma columna o en la siguiente. En el primer
caso se debe poner el signo monetario a la suma y cortar en la última cantidad. En el
segundo caso, se debe cortar la última cantidad y se pondrá signo monetario si arriba
en la columna no hay cantidades. Los cortes deben abarcar toda la columna
10- Solamente la última respuesta se debe cortar con doble línea
11- NUNCA se debe dejar líneas en blanco(vacías). La ley no lo permite. Si al final del
balance le resultan espacios vacíos, córtelos con una línea inclinada de modo que cruce
todos los espacios
12- La presentación del balance general o cualquier otro estado financiero debe hacerse
con tinta o a máquina
13- Indispensablemente la firma o firmas que certifican el documento; sin firmas no vale,
no sirve.
14- Utilice paréntesis o notas al pie de página se desea ser mas claro(a) en la presentación
de los datos
15- No presente un estado financiero sin los anexos correspondientes que verifican la
certeza de su información.
La mayoría de estos requisitos o formalidades las pueden observar en los balances
presentados en las páginas que más adelante se presentan, y recuerde ser ordenado (a) en su
trabajo.
Una de las características especiales del contador es su pulcritud, su estética en la
presentación de sus trabajos, si no tiene letra o números adecuados, ejercítelos, practique a
mejorarlos, a veces de esto depende una buena imagen ante sus superiores.
PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO
La estructura más conocida y simple del activo es la ya mencionada como Corriente y No
Corriente, ubicando en el activo corriente a los recursos y derechos cuya disponibilidad es
a menos de un año y en el No Corriente a los recursos y derechos disponibles a más de dos
años.
Las cuentas principales del activo se ordenan de acuerdo a su “grado de disponibilidad”.
Esto es, ordenarlas de acuerdo a la facilidad de convertirse en dinero en efectivo. Por esta
razón la cuenta Caja aparecerá siempre en primer lugar.
ACTIVO CORRIENTE
Caja
Banco
Mercancías o Inventarios
Mercancías en Tránsito
Inventarios deteriorados
Clientes
(Provisión cuentas incobrables)
Valores Negociables
Documentos x Cobrar
Deudores Diversos
Deudores Socios
Deudores Empleados
Papelería y Útiles de Oficina
Intereses Pag. X Anticipado
Gastos de Instalación
Gastos de Organización
Propaganda o Publicidad
Primas de Seguros
Alquileres Pag. X Anticipado
Otros
ACTIVO NO CORRIENTE
Terrenos
Edificios
Mobiliario y Equipo de Oficina
Vehículos
Equipo pesado de transporte
Equipo de informática
Maquinaria
Herramientas y equipos
Mejoras en Arrendamiento
(Depreciación Acumulada de AF)
Marca Registrada
Capital Intelectual
Crédito Mercantil
Franquicias
Depósitos entregados en Garantía
Inversiones en Acciones y Valores
Inversiones en Activos Fijos
Otras Inversiones a LP
Documentos x Cobrar a LP
otros
DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL
ACTIVO CORRIENTE
La característica principal de estas cuentas es de que son de mucho movimiento, de rápida
circulación, están relacionadas con la operatividad de la empresa, representan el grupo de
cuentas más importante del negocio por cuanto de ellas depende el grado de liquidez o
capacidad de pago que se tenga. Estas cuentas son las siguientes:
1. Caja: Es el dinero en efectivo con que cuenta la empresa producto de las ventas,
pagos de clientes, etc. Puede estar en moneda nacional, moneda extranjera, cheques,
Boucher recibidos giros, etc. aumenta cada vez que alguien entrega dinero en caja y
disminuye con los depósitos que se hacen al Banco o pagos que se hacen
directamente de caja (Esto no es recomendable).
2. Banco: Es el dinero de la empresa que se tiene depositado en los bancos, ya sea en
cuenta corriente, en cuentas de ahorro o en depósitos a plazo. Aumenta con los
depósitos que se hacen a las cuentas y disminuye con los retiros que se efectúan. La
cuenta corriente se maneja generalmente en cheques, pero se puede tener cuentas de
ahorro en bancos.
3. Mercancías o Inventarios: Es el valor de los productos que tiene la empresa y que
son objeto de la compra y de las ventas. Representan el giro normal del negocio, a
lo que la empresa se dedica. De donde la empresa obtiene sus utilidades. Ejemplo:
En las empresas comerciales mercancía es el valor de los electrodomésticos, sofás,
televisores, o ropa, etc., que la empresa tiene para la venta. En los medios de
comunicación escrita la mercancía son los periódicos y los servicios que presta.
Cuando la mercancía comprada aún no se ha recibido en bodega, entonces este valor
se registra en otra cuenta llamada Mercancía en Tránsito.
La cuenta de Mercancías aumenta cuando se compra mercancía a los proveedores o
los clientes devuelven mercancía y disminuye cuando se vende mercancía o la
empresa devuelve mercancía a los proveedores.
4. Clientes: Esta cuenta representa el dinero que personas deben a la empresa por
haber comprado mercancías al crédito.
Aumenta cada vez que la empresa vende mercancía al crédito y disminuye con los
pagos que hacen los clientes a sus deudas, por las devoluciones de mercancías que
hacen a la empresa aplicadas a sus cuentas y por las rebajas que se le apliquen a sus
cuentas.
5. Valores Negociables: en esta cuenta se debe registrar el valor que tiene invertido el
negocio en valores convertibles en dinero en forma rápida. Estos pueden ser Bonos,
Cédulas Hipotecarias, e incluso documentos como pagaré y letras de cambio que
fueron adquiridas con el propósito de negociarlas al mejor postor. Estos tipos de
valores comúnmente se comercializan a través de la Bolsa de Valores.
Esta cuenta aumenta cuando se adquieren nuevos valores negociable se disminuye
cuando se venden se comercian o se entregan como pago.
6. Documentos x Cobrar: Estos son valores expresados en pagaré y letras de cambio
mayormente, que la empresa adquirió por las ventas al crédito, ya sea de mercancías
o cualquier otro activo. La diferencia fundamental que existe con los Valores
Negociables es que estos se adquirieron con el propósito de negociarlos y las
ganancias que se obtienen son consideradas como Otros Ingresos por no ser del giro
normal de la empresa, representan simplemente una inversión. Mientras que los
Documentos por Cobrar pueden resultar del giro normal de la empresa o por otras
transacciones efectuadas a favor de la empresa que no involucra mercancías, pero
que serán cobrados al vencimiento.
Documentos x Cobrar aumenta cada vez que a la empresa le firmen nuevos
documentos a su favor y disminuye por las cancelaciones que se hacen de dichos
documentos o por los endosos que la empresa haga de esos documentos a terceras
personas.
El vencimiento de estos documentos debe ser a menos de un año, de lo contrario se
reflejarán en activos no corrientes.
7-
Deudores Diversos: es el dinero que ciertas personas le deben a la empresa por
haber comprado al crédito algo diferente de mercancía o por haber adquirido un
compromiso con la empresa como un préstamo por ejemplo.
Aumenta por las ventas que hace la empresa al crédito de algo que no es mercancía
o por los compromisos que empleados de la empresa o personas ajenas adquieren
con ella. Disminuye con los pagos que estas personas hacen a sus deudas o
compromisos.
Papelería y Útiles de Oficina: es el valor invertido por la empresa en papeles, folders,
blocks, cartulinas, impresiones, papel carbón, engrapadoras, saca-grapas, lapiceros, etc.,
para uso exclusivo de las oficinas.
Aumenta por las compras que se han de estos artículos, y disminuyen con el gasto que se
hace de ellos.
Gastos de Instalación: es el valor gastado en mejorar el local para dar mayor comodidad a
los empleados, a los clientes o para mejorar la imagen visual del negocio. Por ejemplo,
pintar el local, cambiar el piso, comprar plantas para adornar etc.
Aumenta con nuevos gastos que se hagan para mejorar el local, y disminuye con las
amortizaciones que se van haciendo a través del tiempo para absorber el gasto.
Gastos de Organización: valor de los gastos en que incurre la empresa para el montaje del
sistema contable, por la legalización y elaboración de los estatutos de constitución de la
sociedad y por asesorías en el campo económico y financiero, inversiones en capacitaciones
del personal, etc..
Aumenta con los gastos que se hagan en este campo, y disminuye con las amortizaciones
que se hacen a través del tiempo.
Propaganda o Publicidad: es el valor que se paga a las agencias de publicidad o a los
medios de difusión masiva para propagandizar el negocio o producto y lograr de este modo
un aumento en las ventas.
Aumenta por los nuevos contratos de publicidad que la empresa suscriba, y disminuye por
las amortizaciones que se hacen de este valor a través del tiempo según la duración del
contrato.
Primas de Seguros: es el valor que se paga a las compañías aseguradoras para proteger el
negocio de posibles percances como incendios, inundaciones, terremotos, robos, etc.
Aumenta con los pagos de nuevos contratos de seguros que hace la empresa y disminuye
con la amortización que se hace del gasto a través del tiempo según la duración del
contrato.
Alquileres o Rentas Pagadas por Anticipado: el valor pagado al propietario del bien
rentado, con el propósito de tener derecho a su uso durante determinado tiempo según la
duración del contrato.
Aumenta con nuevos contratos de alquiler que la empresa pague, y disminuye con las
amortizaciones que se hacen del valor del contrato a través del tiempo y según el tiempo
pactado en dicho contrato.
Intereses Pagados por Anticipado: es el valor de los intereses pagados anticipadamente
por la empresa producto de préstamos obtenidos del sistema financiero.
Aumenta con las nuevas gestiones de préstamo que la empresa pague anticipadamente los
intereses y disminuye con la amortización que se hace de ese valor a través del tiempo,
según el tiempo en que se cancelará el préstamo.
Todas estas cuentas definidas en el activo corriente y en el no corriente, representan los
bienes o recursos y derechos de la empresa, esto es, lo que la empresa tiene o posee.
DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO
NO CORRIENTE.
Los Activos no corrientes se clasifican en Tangibles e Intangibles y su característica
principal es que son bienes permanentes, duraderos, fijos. No se adquieren para venderse o
comercializarlos, si no para que sirvan de apoyo a las operaciones de la empresa. Ahora
bien, para que un activo duradero pueda reflejaras dentro del activo no corriente, este debe
estar en función del giro de la empresa, de otro modo, sería conveniente mejor clasificarlo
en Otros activos o en el de Inversiones a PL., para que no desvirtúe los resultados del
negocio.
El activo no corriente es intangible cuando tiene una característica especial que lo
diferencia del resto de los activos fijos, como por ejemplo: Crédito Mercantil, Marca
Registrada, Franquicias, Patentes, Derechos de Autor, etc.
Hay activos no corrientes que no son tangibles ni intangibles, por lo que se pueden ubicar
como Otros Activos no corrientes, como acciones y valores, documentos x cobrar a LP,
etc.
B.1- Activo Fijo Tangible
Terrenos: es el valor de los predios baldíos que son propiedad de la empresa, pero que
están al servicio de sus operaciones normales, quiere decir, que están siendo utilizados por
la empresa. En el caso de que no estén siendo utilizados, es conveniente clasificarlos en el
rubro de Inversiones a L.P para no desvirtuar los resultados de las operaciones del negocio.
La cuenta de terrenos aumenta cuando se compran nuevos terrenos y cuando se revaloran
por la plusvalía. Disminuye cuando se venden o cuando se construye un edificio sobre él,
ya que su valor será absorbido por el del edificio.
Edificios: en esta cuenta se registra el valor de todas las edificaciones que son propiedad de
la empresa y que están al servicio de la misma. Si hay edificios que son de la empresa, pero
que no están en función de sus operaciones normales, es conveniente clasificarlos en el
rubro de Inversiones a L.P para no desvirtuar los resultados de las operaciones del negocio.
Aumenta cuando se compran nuevos edificios, cuando se construyen nuevos edificios,
cuando se le hacen mejoras significativas a los ya existentes o cuando se revaloran por la
plusvalía de la zona donde se encuentran.
Si el valor de las mejoras no es muy significativo, se puede reflejar este valor en Gastos de
Instalación o en Adiciones y Mejoras (Activo Fijo Tangibles). Esta cuenta disminuye
cuando e vende algún edificio, por el uso a través del tiempo (Depreciación) o por fuerza
mayor (Terremoto, Incendio).
Mobiliario y Equipo de Oficina: Representa el valor de los muebles como escritorios,
sillas, archivos, mesas de conferencia, estantes, mostradores, libreros, etc., y el equipo de
oficina, como máquinas de escribir, teléfonos, aires acondicionados, tajadores eléctricos,
VHS, televisores, equipos de sonido, etc., y también incluye este rubro algunos utensilios y
aparatos que se utilizan para la atención a visitantes, como cafeteras, refrigeradoras,
tostadoras, cocinas, juegos de vasos, platos, tazas, cubiertos, etc.
Esta cuenta aumenta cada vez que se compra nuevo mobiliario y equipo de oficina y
disminuye por efecto del uso en el tiempo (Depreciación), si se venden o se deterioran.
Vehículos: representa el valor de todos los medios de transporte que son propiedad de la
empresa y pueden tener diferentes usos: como reparto de mercadería, para transporte del
personal o asignados a la gerencia.
Aumenta con las compras que se han de nuevos vehículos y disminuye cuando se venden,
se deprecian o se deterioran (por accidentes).
Equipo de informática o de computación: representa el valor de todas las computadoras
y sus accesorios al servicio de la empresa. Si en la empresa hay solo una o dos
computadoras, este valor se puede registrar en la cuenta Mobiliario y Equipo de Oficina.
Aumenta con la compra de nuevas computadoras o equipos informáticos y disminuye por
venta, depreciación u obsolescencia.
Maquinaria: esta cuenta es propia de las empresas industriales y representa el valor de la
maquinaria destinada para la producción. En las empresas constructoras en esta cuenta se
registra el valor de los tractores, aplanadoras, mezcladoras, etc.
Aumenta por las compras de nuevas maquinarias y disminuye por las depreciaciones o por
venta de las mismas.
Herramientas y Equipo: esta cuenta también es propia de las empresas de producción,
como carpintería, talleres de mecánica, etc. Y representa el valor de todas las herramientas
y equipos menores que se utilizan para desarrollar su trabajo.
Aumenta con las compras de nuevas herramientas o equipos menores y disminuye por las
depreciaciones, deterioro o por la venta de las mismas.
Mejoras de arrendamiento: valor que la empresa ha invertido en un bien que no es
propio, como por ejemplo construir en un terreno alquilado. Este valor se debe amortizar en
el tiempo según el contrato de arrendamiento, o depreciar si la vida útil del bien es menor
que la vida del contrato de arrendamiento.
Aumenta con nuevas mejoras que se han en propiedad ajena y disminuye con las
amortizaciones o depreciaciones aplicadas en el tiempo.
Costo, Vida Útil, Valor de Desecho y Depreciación: Conceptos y efectos.
Costo: Los activos fijos tangibles deben valuarse al costo de adquisición, es decir, el valor
de lo invertido en su compra o construcción. La NIC No. 16 expresa: “Costo es el importe
de efectivo o medios líquidos equivalentes pagados, o bien el valor razonable de la
contraprestación entregada, para comprar un activo en el momento de su adquisición o
construcción por parte de la empresa”.
Vida Útil: Es lo que se piensa que durará el activo en uso aprovechable. Para fines fiscales,
las leyes establecen la vida útil de los activos fijos, pero las empresas pueden en base a
criterios técnicos proyectar la vida útil de un bien. Para este fin es importante tomar en
cuenta ciertos factores, como las limitaciones físicas a que estará sometido el bien o por las
limitaciones económicas durante la vida útil.
Como limitaciones físicas se puede considerar: 1) la intensidad de trabajo que tendrá el
bien, 2) la acción de los elementos de la naturaleza, ejemplo si existe fuerte actividad
sísmica en el territorio, o simplemente la acción del viento, desgaste natural, etc y 3) la
atención que se le brinde como empresa al bien, es decir, se le dará el mantenimiento
adecuado o no.
Como limitaciones económicas se puede considerar: 1) el desarrollo del comercio y la
tecnología hace que el bien se vuelva obsoleto y 2) la empresa dentro de su política de
expansión natural, puede considerar que el activo no es adecuado para ese desarrollo.
Valor de desecho o Valor Residual: es el valor que tendrá el bien una vez terminada su
vida útil. Cuando el bien ha sido depreciado totalmente, aún tiene un valor comerciable, a
esto se refiere el valor desechable. Este valor es estimado por la empresa, que generalmente
es un % del costo de adquisición.
La NIC No. 16 expresa: “Valor residual es la cantidad neta que la empresa espera obtener
de un activo al final de su vida útil, después de haber deducido los eventuales costos
derivados de la depreciación”.
Depreciación: es el valor del desgaste físico que tendré el activo durante su vida útil. De
modo que la depreciación tiene una relación muy estrecha con la vida útil del bien, la
relación de la depreciación es inversamente proporcional a la vida útil, es decir a mayor
vida útil, menor el valor de la depreciación anual. Ejemplo: si el costo de adquisición de un
activo fijo es US$60,000 y se estima su vida útil en 5 años, la depreciación anual será de
US$60,000 – 3,000/5 = US$11,400: pero si la vida útil fuera de 6 años, entonces la
depreciación anual será de US$60,000 – 3,000/6 = US$9,500. Lo que significa que
mientras mayor sea la vida útil, menor será el valor de la depreciación anual. Aquí hemos
considerado como valor residual el 5% del costo.
Para calcular la depreciación se pueden utilizar diferentes métodos:
El Método de Línea Recta, donde anualmente se aplica la misma depreciación y durante
toda la vida útil del bien. Si se grafica en un sistema de coordenadas esta depreciación a
través del tiempo, nos resulta una recta paralela al eje de abscisas o de las X.
También existe el Método de Depreciación por Unidades Producidas: en este caso la
empresa hace un cálculo estimado de cuantos productos se fabricarán de por vida con este
activo y de esa manera calcular su depreciación.
Ejemplo: si un bien se espera que produzca 1,000,000 de artículos de por vida y su costo
de adquisición fue de US$20,000, por cada artículo producido se aplicará una depreciación
de US$20,000/1,000,000 = US$0.02; si durante un año la máquina produjo 90,000
artículos, entonces su depreciación de ese año será de US$0.02 x 90,000 = US$1,800.
La depreciación también se puede dar de forma acelerada mediante los métodos de Saldos
Decrecientes o de Suma de Dígitos de los Años.
La depreciación se debe registrar contablemente como un gasto; el tipo de gasto afectado
dependerá del activo depreciado;
 Si el activo es un vehículo de reparto de mercadería, entonces la contracuenta será
un gasto de venta:
 Si es el edificio administrativo, entonces la contracuenta será un gasto de
administración;
 Si el activo es una máquina, entonces se registrará como contracuente en gastos
indirectos de fabricación.
Se habla de contracuente porque la depreciación se debe registrar en “Depreciación
Acumulada de …..” Esto se entenderá mejor más adelante, cuando se halla visto las cuentas
del estado de resultados y el principio de la partida doble.
B.2- Activo Fijo Intangible
El activo fijo intangible no se deprecia como ocurre con los tangibles, si no que se
amortizan y las principales cuentas son las siguientes:
Capital Intelectual
Hoy en día las grandes empresas están valorando el conocimiento, la experiencia y
capacidad de sus empleados y lo reflejan en los estados financieros como un activo de gran
valor. No se concibe el hecho de que los empleados se estén retirando de las empresas por
falta de atención y salarios adecuados, por tanto se trata de mantener a estos empleados en
la empresa, registrando dentro de sus activos intangibles el valor que para esta empresa
tienen esos empleados.
Crédito Mercantil: es el valor que la empresa estima que tiene sobre otras empresas por
tener ciertas condiciones ventajosa, como la ubicación, la calidad del producto, el prestigio,
la capacidad del personal, etc., sin embargo este valor solo es posible incluirlo cuando se
decide la venta del negocio. De modo que el comprador si acepta ese valor en la compra, lo
incluirá en la cuenta Crédito Mercantil dentro del activo fijo intangible. El valor del Crédito
Mercantil puede ser amortizado en los períodos que estime conveniente el nuevo dueño del
negocio hasta hacerlo desaparecer completamente del balance General o bien mantener su
valor de forma permanente.
El Boletín No. 8 emitido por el Colegio de Contadores Públicos de México señala en su
párrafo 38 lo siguiente, referido al crédito mercantil: “El exceso de precio de compra de la
empresa adquirida sobre la suma de los valores asignados a los activos adquiridos
identificados, menos los pasivos asumidos, será reconocido como un activo comúnmente
conocido como Crédito Mercantil o Plusvalía en la compra de un negocio. Los activos
intangibles que no puedan ser valuados confiablemente serán incluidos en el monto
registrado como crédito mercantil”
Franquicias: representa el valor que la empresa desembolsó para tener derecho al uso de
una marca determinada, aprovechando el prestigio y las campañas publicitarias que del
producto hace el dueño de la marca. El valor pagado se amortiza en el tiempo según el
contrato estipulado y se seguirá pagando mientras se siga utilizando la marca del producto.
Existe una gran cantidad de activos intangibles y en algunas empresas solo es aplicable un
tipo de ellos, incluso existen miles de negocios que nunca han utilizado este tipo de
cuentas, pero es conveniente conocer de ellas y la forma en que se registran y manejan,
porque no se sabe cuando el profesional de la contabilidad tendrá que utilizarlas.
Como se observa; los activos fijos tangibles se deprecian y los activos fijos intangibles se
amortizan.
Amortización: Concepto y Efectos.
La amortización es la disminución del valor que van teniendo los activos intangibles a
través del tiempo. En algunos casos el tiempo está definido en un contrato, como en la
publicidad, primas de seguros, rentas pagadas x anticipado, franquicias, etc, en otros casos
los definirá la gerencia, como es el caso de los gastos de instalación, gastos de
organización, crédito mercantil, etc.
La contra cuenta de la amortización es siempre un gasto y afectará directamente la cuenta
del intangible.
A continuación definiremos las principales cuentas que componen el pasivo de la empresa,
o sea, las obligaciones o deudas, lo que la empresa tiene que pagar.
PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO
En primer lugar, las cuentas del pasivo se deben ordenar de acuerdo al grado de
exigibilidad. Esto quiere decir que se ordenarán de acuerdo a la prontitud del pago o
compromiso. Lo más exigible es lo que se debe pagar de inmediato. De modo que en el
pasivo corriente se pondrán las deudas a corto plazo, las que deben ser pagadas en un
término no mayor de un año y se ordenarán de acuerdo a la prioridad de pago.
Las principales cuentas del pasivo son las siguientes:
PASIVO CORRIENTE
Impuesto x Pagar
Proveedores
Doc. x Pagar
Acreedores Diversos
Salarios x pagar
Seguridad Social x pagar
Décimo tercer mes
Dividendos x pagar
Demandas Laborales
Anticipo de clientes
Intereses Cobrados x Anticipado
Rentas Cobradas x Anticipado
Otras cuentas x pagar a CP
PASIVO NO CORRIENTE
Hipotecas x Pagar
Doc. x Pagar a LP
Cédulas Hipotecarias
Préstamos Bancarios
Bonos x pagar
Depósitos recibidos en garantía
Compromisos litigiosos a LP
Otras cuentas x pagar a LP
A. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL
PASIVO CORRIENTE.
IMPUESTOS X PAGAR: Representa la obligación por pagar al Fisco proveniente de las
retenciones efectuadas del IVA y del Anticipo del I.R que antes del 15 de cada mes se debe
cancelar en la Administración de Rentas correspondiente, al igual que los impuestos
municipales que en igual período se deben pagar. Además, al terminar el período fiscal, la
empresa tiene tres meses (del 1 de Julio al 30 de Septiembre) para cancelar el respectivo
30% de las utilidades netas del período en concepto del Impuesto sobre la Renta, según lo
manda el Código Tributario y la Ley de Equidad Fiscal.
Esta cuenta aumenta con las retenciones del IVA que se hacen a los clientes y con cada
venta que se hace (el cliente paga el 15% de su compra en concepto de IVA y la empresa
debe destinar el porciento exigido de cada venta para el pago del Anticipo del IR) y
disminuye con los pagos que la empresa hace al Fisco por estos impuestos.
PROVEEDORES: Representan las deudas de la empresa por haber comprado mercancía
al crédito. A las personas o empresas que nos venden mercancía al crédito se les llama
Proveedores.
Aumenta con las compras de mercancía que la empresa hace al crédito, y disminuye con los
pagos que se hace a los proveedores, con las devoluciones de mercancías que la empresa
hace por no estar de acuerdo con el producto y con las rebajas que los proveedores hacen
aplicándola a la deuda.
DOCUMENTOS x PAGAR: Representa deudas de la empresa reflejada en documentos
como pagaré, letras de cambio o cualquier otro, que indique generalmente: la fecha de
vencimiento de los mismos, el valor, los intereses pactados y el nombre del acreedor. El
vencimiento de dichos documentos debe ser en un término no mayor de un año.
Aumenta cada vez que la empresa adquiera compromisos de pago mediante la firma de
documentos con vencimiento no mayor de un año y disminuye con los pagos que hace la
empresa de estos documentos.
ACREEDORES DIVERSOS: Son deudas de la empresa por haber comprado al crédito
algo diferente de mercancías.
Aumenta con las compras al crédito que hace la empresa de algo que no es mercancía, y
disminuye con los pagos que efectúa la empresa sobre estas deudas.
RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO: Es el dinero recibido por la empresa
anticipadamente por tener alquilado un bien que no está siendo utilizado por ella. Puede ser
un terreno, un edificio, un vehículo, maquinaria, etc., en este caso la empresa no efectúa
pago alguno, pero tiene la obligación de facilitar el medio rentado por el tiempo que
estipula el contrato de arrendamiento.
Aumenta con nuevos contratos de arrendamiento de bienes de la empresa y por los cuales
cobra anticipadamente y disminuye por la amortización del servicio que presta.
INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO: Es el dinero recibido por la empresa
anticipadamente producto de intereses. Esta actividad es más normal o propia de las
instituciones financieras.
Aumenta con el cobro anticipado de intereses y disminuye a través del tiempo,
convirtiéndose la parte disminuida en ingresos financieros del período.
DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO
NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO.
En el Pasivo no corriente se ubican las cuentas que representan deudas a largo plazo de la
empresa, es decir, deudas que se pagarán en un período mayor de un año.
Las principales cuentas son:
PRESTAMOS BANCARIOS: Deudas o compromisos que la empresa tiene con el sistema
Financiero Nacional, por haber obtenido de ellos un préstamo cuyo vencimiento sea mayor
de un año. Si el préstamo es a cancelarse antes de un año, se registrará este valor en el
pasivo corriente.
Aumenta con nuevos préstamos que se obtengan y disminuye con los pagos que se hacen
por el préstamo.
HIPOTECAS x PAGAR: Es similar a la cuenta anterior, con la diferencia de que la
empresa por el préstamo ofreció un bien en garantía. Ese bien puede ser un terreno, un
edificio, la maquinaria, etc., los cuales quedan “gravados” o en garantía por si acaso la
empresa se ve en dificultades para pagar. Para que el bien se considere hipotecado, debe
contemplarse la hipoteca en Escritura Pública ante Notario e inscribirla en el Registro
Público de la Propiedad del Departamento o ciudad. Este crédito hipotecario debe ser
pagado a más de un año, de lo contrario se clasificará como pasivo corriente.
Aumenta con nuevos créditos hipotecarios que la empresa obtenga y disminuye con los
pagos que la empresa hace a esta deuda.
DOCUMENTOS x PAGAR A LARGO PLAZO: Es similar a Doc. x Pagar que aparece
en el pasivo corriente; la diferencia está en el vencimiento del pago. En este caso el
vencimiento del documento por pagar es más de un año.
La diferencia de esta cuenta con proveedores y acreedores diversos es que estas se pagan en
cuotas mensuales, mientras que este documento se paga generalmente al vencimiento.
BONOS X PAGAR: en ocasiones la empresa tiene la necesidad de financiamiento para
solventar necesidades de pago o para incrementar sus activos, pero al carecer de los
recursos necesarios recurre al financiamiento por medio de la emisión de bonos o
certificados, cédulas hipotecarias, etc. De modo que pone a la venta bonos con garantía
bancaria, con el compromiso que al vencimiento la empresa pagará a los poseedores de los
bonos el valor que estos representan, además que tiene el compromiso de pagar los
intereses pactados en la forma establecida en los bonos.
Generalmente estos bonos o certificados o ya sean Cédulas Hipotecarias se colocan a largo
plazo, dicho plazo está estipulado en el documento.
PRINCIPALES CUENTAS DEL CAPITAL CONTABLE
El Capital Contable es el tercer grupo de cuentas del Estado de Situación Financiera o
Balance General y como dijimos, representa el capital de los socios.
Las cuentas principales son las siguientes:
a) El Capital Social: este no es más que el capital que los socios o dueños del negocio
invirtieron en la formación de la empresa. No importa el tipo de sociedad ni su estructura
de capital; puede estar en acciones como en el caso de las Sociedades Anónimas o de las en
comanditas por acciones, o puede estar conformado por las aportaciones de los socios en
dinero o especies como en el caso de las sociedades colectivas.
Este tipo de capital generalmente es invariable a través del tiempo, a menos que los
estatutos o acta de constitución permitan que crezca o que varíe.
Crece con nuevas aportaciones de los socios, si el contrato social lo permite y disminuye si
un socio se retira, pidiendo que se le devuelva su parte del capital social, siempre y cuando
el contrato social lo estipule o permita.
b) Utilidades Acumuladas o Retenidas: Algunas empresas le llaman Utilidades NO
Distribuidas y representan las ganancias o utilidades de los ejercicios anteriores y las cuales
aún no se ha tomado decisión sobre ellas. Ejemplo si las utilidades de 1977 fueron de C$
20,000 y las de 1998 fueron de C$30,000 y aún no se han distribuido, entonces las
Utilidades Acumuladas al llegar al año 1999 son de C$ 50,000.
c) Utilidad Neta: son las utilidades obtenidas por la empresa durante el presente período
fiscal o sea el que se está elaborando y después de pagar el Impuesto sobre la Renta. Si a la
utilidad reflejada no se le ha deducido el I.R, se debe presentar como Utilidad del Ejercicio
(antes del I.R), si ya se le restó el I.R se presenta como Utilidad Neta.
Siguiendo con el ejemplo anterior, si las utilidades netas de 1999 fueron de C$40,000, en el
Balance General en el grupo de cuentas del Capital Contable aparecerá así:
Utilidades Acumuladas
Utilidades del Ejercicio (neta)
C$ 50,000
40,000
d) Superávit: son ganancias obtenidas por la empresa de forma extraordinaria, es decir,
por actividades ajenas al giro normal del negocio. Por ejemplo: utilidades provenientes de
Donaciones, utilidades provenientes de ventas de activo fijo, aumentos del valor de los
activos por efectos de la plusvalía, etc. Pero si ocurren pérdidas extraordinarias como
incendios, accidentes, etc., es conveniente afectar la cuenta de Superávit antes que
cualquier otra. Solamente que no exista esta cuenta o su saldo sea insuficiente se podrá
afectar las utilidades acumuladas y en último caso la cuenta de Capital Social.
Hay empresas que cuando estos ingresos no son muy significativos (con relación a los
ingresos totales), estos valores los registran en la cuenta “Otros Ingresos”, que es una
cuenta del Estado de Resultados.
La decisión sobre el destino del saldo de esta cuenta corresponde a los accionistas o dueños,
que bien pueden decidir:
1) Trasladar el saldo o parte de él a la cuenta de Capital Social como una forma de
incrementar éste,
2) Trasladar el saldo o parte de él a la cuenta de Utilidades Acumuladas con el propósito de
después distribuirlo entre los socios o reinvertirlo en el negocio y
3) Mantener la cuenta inalterable.
Aumenta con nuevos ingresos extraordinarios, y disminuye por los traslados que se hagan
de esta cuenta a otras dentro del Capital Contable o que hayan pérdidas extraordinarias.
e) Reservas: son cantidades de dinero que se extraen de las Utilidades Acumuladas y se
destinan para gastos específicos o imprevistos. Algunas reservas son de origen legal, esto
quiere decir que la ley lo manda, como por ejemplo el Encaje Legal que se le obliga a los
Bancos mantener en el Banco Central.
Pero puede haber fondos de reserva por política de la empresa, y puede ser para:
1) futuras ampliaciones de la empresa,
2) para futuras compras de maquinarias,
3) para reservas de depreciación de activos fijos, etc.)
La cuenta de reserva en el capital debe ser equivalente a una cuenta que la empresa tiene en
el banco que contiene esta reserva. Es decir, si la cuenta de reserva es de US$12,000 quiere
decir que en banco hay una cuenta con ese mismo saldo.
Ejemplo:
 Reserva para mantenimiento de Edificios US$12,000, (cuenta de capital)
 Banco/Reserva Mantenimiento de edificios
US$12,000 (cuenta de activo
corriente)
Existen otras denominaciones para el capital: Económico, Financiero, etc., pero en
contabilidad el que interesa es el Capital Contable por cuanto es el que aparece en el
Balance General y para su cálculo como decíamos, se puede hacer de dos maneras:
A) restando el pasivo total al activo total,
B) sumando las cuentas que conforman el Capital Contable.