Manual de Registro en UNGM.

Claves y pautas generales para tramitar y
actualizar el registro en la nueva versión del
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Diciembre 2013
INDICE
PAUTAS GENERALES PARA EL REGISTRO DE LA EMPRESA DENTRO DEL UNGM.................. 3
INFORMACIÓN EXIGIDA EN CADA NIVEL DE REGISTRO....................................................... 8
Requisitos del nivel básico .............................................................................................................. 9
Requisitos del nivel 1 ...................................................................................................................... 9
Requisitos del nivel 2 ...................................................................................................................... 9
ESTADO DE REGISTRO DE LAS COMPAÑIAS ........................................................................ 9
OPORTUNIDADES DE NEGOCIO ......................................................................................... 12
ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS ........................................................................................ 13
CENTRO VIRTUAL DEL CONOCIMIENTO............................................................................. 14
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PAUTAS GENERALES PARA EL REGISTRO DE LA EMPRESA DENTRO DEL UNGM
Desde hacía bastante tiempo, los funcionarios de Naciones Unidas que se encargaban de
tramitar los registros de las empresas solicitantes dentro de la plataforma de registro de
proveedores UNGM, nos habían avisado sobre cambios considerables dentro de esta
plataforma.
Independientemente de que la usabilidad de la página sea más intuitiva (cosa que hacía
bastante falta), para los usuarios hispano parlantes se ha facilitado bastante el trámite del
registro, ya que ahora todo este proceso lo podremos hacer en español
Como habitualmente recomendamos a las empresas en las jornadas en las que tenemos la
oportunidad de ser invitados, seguimos rogando encarecidamente que el proceso de registro
esté siempre supervisado por personal con poder ejecutivo dentro de la organización, así
podremos analizar y comprobar el compromiso de la Dirección sin que esta nueva alternativa
de negocio se vea afectada por circunstancias ajenas al registro de la empresa, ya que
también hemos podido comprobar que este registro generalmente se asigna a empleados sin
acceso a documentación confidencial de la compañía, demorando así todo este proceso e
incluso a que esta nueva línea de negocio se interprete como una mera declaración de
intenciones que generalmente acaba en el olvido.
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Una de las grandes novedades es que esta nueva versión del UNGM va a suponer que todas
aquellas empresas que no se encuentren activas, los registros duplicados, triplicados e incluso
en algunos casos quintuplicados y empresas que no actualicen el registro, en el plazo de UN
MES, serán eliminadas automáticamente de la lista de proveedores aceptados.
Esto va a suponer una gran ventaja ya que sabremos las empresas que realmente se
encuentran activas como proveedoras de bienes o servicios. Recordad que hace un tiempo
hicimos un ejercicio sobre el panorama de las empresas españolas que “supuestamente”
estaban registradas como proveedores en el UNGM con datos que diferían bastante de la
realidad.
En la nueva versión, todas las empresas que se encuentren registradas tendrán un buzón de
correo personal
en el que podremos comprobar toda la correspondencia que los
funcionarios de las agencias nos envíen para cuestiones relativas el registro. Asimismo
recibiremos en la cuenta de correo que utilizamos para el alta de la empresa en el UNGM un
aviso de notificación para que revisemos el correo personal.
Para los nuevos usuarios, este cambio no va a suponer ninguna novedad, principalmente
porque no tienen ningún conocimiento de la versión anterior del UNGM que se componía de
14 pasos y hasta que no se cumplimentase toda la documentación no nos daba la alternativa
de pulsar el tan esperado botón de “Submit”.
Para los que hemos “sufrido” la versión anterior este nuevo portal cuenta con novedades
considerables, la primera ya la hemos citado anteriormente, ahora podemos tramitar todo el
registro en español sin necesidad de utilizar ningún traductor externo.
Para nosotros, uno de los cambios más importantes por no decir el más importante, es que
ahora las empresas NO vamos a tener que elegir a las agencias en las que podemos “intuir”
potencial de éxito en función del producto o servicio demandado por dichas agencias.
Simplemente, a modo de repaso, recordad que antes, en el “Step 2: Select Agencies” del
registro, las empresas teníamos que elegir las agencias con las que queríamos hacer negocio,
de entre una gran lista repleta de siglas, generalmente desconocidas.
Al final terminábamos eligiendo todas sin tener en cuenta que en el “Step 3: Agency
Questions” cada una de estas agencias seleccionadas nos iba a solicitar documentación de
la que que en gran parte de los casos las empresas carecíamos, y lo que empezó por un
listado de 24 agencias, al final se quedaba en cinco como mucho.
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En esta nueva versión las agencias nos van a elegir a nosotros y eso va a estar condicionado
por la codificación de nuestros productos o servicios. Así, si antes era muy importante elegir
estas agencias, ahora lo que se ha convertido en crucial es el proceso de codificación ya
que va a determinar las agencias que se van a interesar por nuestra empresa.
A continuación os vamos a dar los pasos previos al registro para que observéis los cambios
más significativos del nuevo portal. Nuestro punto de partida va a ser el que a continuación os
mostramos
Esta fase es relativamente sencilla, tendremos que poner el “Nombre de la Compañía”, tal y
como figura en la escritura de constitución, “País o Territorio” donde se encuentra inscrita la
sociedad y el resto de la información la que proceda.
Muy importante, para hacer negocios con las Naciones Unidas, es obligatorio que se acepte
el “Código de Conducta” para los proveedores de las Naciones Unidas. Este debe ser
aceptado por un oficial con la autoridad pertinente, pues estará comprometiendo a la
compañía con el contenido del Código y en la promoción de sus valores.
Una vez hayamos cumplimentado toda la información OBLIGATORIA que figura con un
asterisco (*) seguiremos al paso siguiente pulsando el botón “Continuar con el registro como
proveedor”
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En la siguiente fase nos aparecerá la siguiente imagen.
Para no tener que volver a repetir la información que aportamos antes, el portal nos da la
alternativa de importar los datos que se aportaron en el paso anterior, simplemente activando
el cuadro donde pone “Misma información que antes”
A continuación tendremos que aportar la dirección de correo electrónico bajo el cual se va a
desarrollar todo el registro. Nosotros, generalmente recomendamos que se utilicen cuentas de
correo genéricas y que tengan acceso varias personas.
En esta nueva versión, la clave de acceso no va a estar determinada por el portal, como
antiguamente ocurría que cuando íbamos a proceder con el alta de la empresa, el propio
programa nos asignaba un “Password” alfanumérico casi imposible de recordar, por lo menos
las quince primeras veces. También es cierto que nos permitía cambiarla pero muchas
personas no sabían ni dónde se podría tramitar dicho cambio.
Esta “Contraseña” tendrá que estar compuesta de al menos ocho caracteres de los que
obligatoriamente tendrá que figurar al menos una mayúscula, una minúscula y un número
como por ejemplo “MiemprEsa0432”
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A continuación pulsaremos el botón “Registrar”
Una vez hayamos pulsado el botón de registro, nos aparecerá la siguiente página en la que
nos comunican que vamos a recibir un correo a la cuenta que previamente aportamos para
proceder a la activación
Para activar la cuenta, deberemos hacer clic una sola vez en el enlace que figurará en el
correo que nos manden o también podremos copiarlo en nuestro. Este permanecerá activo
hasta que active su cuenta.
Si más adelante no encontramos este correo electrónico, recuerda que puedes iniciar sesión
con tu nueva cuenta utilizando tu dirección de correo electrónico y contraseña. Puedes
reenviarte este enlace de activación haciendo clic en el icono con forma de sobre
de la
barra superior de la página.
En cualquier momento del proceso de registro o al utilizar https://www.ungm.org/, podrás
hacer clic en el botón “Ayuda” situado en la parte superior derecha de esta pantalla y os
contestarán en cuanto les sea posible. Generalmente suelen contestar todas las consultas en
48 horas.
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Una vez que hayamos activado la cuenta, tendremos que meternos en nuestro registro
rellenando el campo al correo electrónico y la contraseña en el apartado de “Cuenta de
Usuario”.
Nada más entrar nos aparecerá la siguiente imagen
La barra de estado de la parte superior izquierda nos muestra la evolución en la que se
encuentra nuestro registro. El objetivo principal que nos tenemos que centrar es que las
pestañas, General, Dirección, País o territorio, Contactos, etc…… cambien del estado ROJO al
VERDE, eso querrá decir que hemos aportado toda la información que nos solicitan
INFORMACIÓN EXIGIDA EN CADA NIVEL DE REGISTRO
La mayoría de los organismos de las Naciones Unidas exigen a sus proveedores un registro
básico. Sin embargo, algunos pueden solicitar a sus proveedores que se registren en los niveles
1 ó 2, que se determina por el valor monetario de los posibles contratos.
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Requisitos del nivel básico
1. Información general: nombre de la compañía, número de licencia, dirección, teléfono, datos
de las personas de contacto, etc.
2. Información sobre los países en los que trabaja.
3. Clasificación de bienes y servicios de su compañía.
Requisitos del nivel 1
4. Criterios del 1 al 3.
5. Certificado de incorporación o documento equivalente que verifique su capacidad o estado
legal.
6. Datos y direcciones de correo electrónico de al menos tres referencias, todas independientes
y no afiliadas a su compañía, con los que haya hecho negocios anteriormente.
7. Nombre de los dueños y directores, incluyendo, si procede, la compañía matriz, subsidiaria o
afiliada, nombre del Director general o Director gerente y de aquellos que estén al mando de
los intereses de la compañía. Los nombres de los intermediarios, agentes o consultores
deberán estar relacionados con contratos u ofertas de las Naciones Unidas.
Requisitos del nivel 2
8. Criterios del 1 al 7.
9. Cartas de referencia de tres entidades, todas independientes y no afiliadas a su compañía,
con las que haya hecho negocios anteriormente.
10. Documentos financieros (estados financieros certificados o auditados o equivalente) de los
últimos tres años.
ESTADO DE REGISTRO DE LAS COMPAÑIAS
Enviado: Los organismos de las Naciones Unidas han recibido el perfil de su compañía,
quienes procederán a revisarlo y evaluarlo. Una vez este proceso haya comenzado, no
podrá modificar ningún dato y su estado pasará a ser En progreso. Los procesos de
revisión y evaluación duran una media de diez días laborables.
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En progreso: En este momento, los organismos de las Naciones Unidas están revisando y
evaluando a su compañía. Durante esta fase, no podrá modificar la información de su
perfil. Los procesos de revisión y evaluación duran una media de diez días laborables.
Reenviado: Este estado indica que su registro se ha vuelto a enviar a los organismos de las
Naciones Unidas para que lo revisen y evalúen. Los procesos de revisión y evaluación
duran una media de diez días laborables.
Registrado: Felicidades, su compañía ha sido registrada en UNGM con base a la
información provista en su registro.
Estar registrado en UNGM significa que los datos de su compañía forman parte desde ese
momento de la base de datos de posibles proveedores de las Naciones Unidas. Recuerde
que, en cuanto uno de los organismos haya confirmado su registro, el perfil de su compañía se
hará visible a todo su personal cuando busquen proveedores en la página web.
Sin embargo, el registro no implica precualificación, que realmente es un proceso sistemático
que determina la capacidad de un fabricante de ofrecer productos de calidad de acuerdo
con los estándares internacionales y las especificaciones de los organismos. Con esta
precualificación se busca proteger al comprador y al destinatario final, asegurando la calidad
de los productos adquiridos y distribuidos. Esto hace referencia de forma específica, pero no
exclusiva, a los productos y servicios del campo de la medicina más esencial, equipos
médicos, condones, anticonceptivos y artículos relacionados.
Asimismo, los organismos de las Naciones Unidas se reservan el derecho de valorar y evaluar a
su compañía, ya sea durante un proceso de licitación o tras la adjudicación de un contrato.
Todos los proveedores deberán enviar cotizaciones o propuestas en respuesta a las alertas de
licitaciones y cumplir con los requisitos de garantía de calidad.
Pendiente de actualización: La revisión y evaluación del registro de su compañía no se
han completado debido a que la información provista es insuficiente o incorrecta.
Recibirá por lo tanto un correo electrónico del organismo de las Naciones Unidas que lo
haya calificado como “Pendiente de actualización” en el que se detallará qué
información se requiere. En la bandeja de entrada de UNGM encontrará una copia de
este correo electrónico. Le informamos de que recibirá dos recordatorios automáticos. Si
no añade la información solicitada dentro del plazo, su registro se desactivará hasta que
actualice los datos requeridos.
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El personal de las Naciones Unidas no podrá ver el perfil de las compañías que estén
pendientes de actualización o que hayan sido desactivadas; es decir, los datos de su
compañía no aparecerán en los motores de búsqueda. Dado que el registro es un
requisito para poder trabajar con los organismos de las Naciones Unidas, podría estar
perdiendo oportunidades de negocio. De esta forma, y por su propio interés, le
recomendamos que aporte a tiempo la información requerida.
Sin coincidencias: Su registro en UNGM variará en función de si los productos o servicios
ofrecidos por su compañía coinciden con los adquiridos por los organismos de las
Naciones Unidas. En ocasiones, sucede que dichos organismos cambian sus requisitos, del
mismo modo que un proveedor puede redefinir sus productos y servicios en cualquier
momento. Si una de estas modificaciones hace que su registro ya no coincida con lo
solicitado por los organismos de las Naciones Unidas, el estado de su registro pasará a ser
Sin coincidencias.
Desactivado: Los registros se desactivan cuando un proveedor no accede a su cuenta
durante más de seis meses. Por otro lado, también se puede desactivar una cuenta en
caso de que un proveedor no haya incluido toda la información obligatoria para que su
compañía pase la primera revisión y evaluación. En ambos casos, se mandarán dos
correos electrónicos recordatorios antes de la desactivación. Para reactivar su cuenta,
solo tendrá que iniciar sesión y completar los datos requeridos.
No olvide de que, si se ha registrado correctamente con cualquier organismo de las
Naciones Unidas, el perfil de su compañía será visible a todo su personal que utilice esta
base de datos.
Retirado: En este caso, es su compañía la que ha decidido retirar el registro que tenía con
un organismo de las Naciones Unidas. También puede ocurrir que no haya aceptado el
Código de Conducta de Proveedores, que es un requisito para poder registrarse. En
cualquier momento tiene la opción de recuperar su registro o aceptar dicho Código;
entonces, deberá volver a enviar el registro al organismo en cuestión. Le recordamos que
se mantendrá el estado de registro que tenía en el momento en que decidió retirarlo.
Declinado: El registro de su compañía ha sido declinado en UNGM en base a la
información provista en su registro.
En la mayoría de los casos, un registro se declina debido a que los productos o servicios
de un proveedor no coinciden con aquellos que compra un organismo de las Naciones
Unidas. Además, puede ser declinado por organismos que operen en países o territorios
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en los que un proveedor no haga negocios. En ocasiones, también puede ser por las
normas y regulaciones relacionados con los años de vida que se le exigen a la compañía.
No olvide que, si se ha registrado correctamente con cualquier organismo de las
Naciones Unidas, el perfil de su compañía será visible a todo el personal de las Naciones
Unidas que utilice esta base de datos.
OPORTUNIDADES DE NEGOCIO
El portal UNGM representa, una plataforma excepcional para localizar nuevas oportunidades
de negocio de productos y servicios a numerosas organizaciones, en varios países y regiones.
Participan 35 agencias y colaboradores, que representan un 95% del gasto total de Naciones
Unidas. 3.200 compradores de NNUU utilizan el UNGM para localizar proveedores y hacer
saber sus necesidades de compra, 15 nuevas alertas de licitaciones publicadas cada día, 225
licitaciones activas publicadas de media al día.
Esta nueva versión del portal, también incluye la sección de nuevas oportunidades de
negocio, donde podremos encontrar las licitaciones que se encuentran en plazo de las
distintas agencias, misiones de paz, fondos,
etc. que forman parte del UNGM.
Haciendo un simple clic en cada una de las
columnas,
podremos
clasificar
las
oportunidades de negocio por: título, fecha
límite, fecha de publicación, organismo de
Las Naciones Unidas, tipo de anuncio (RFP,
RFQ, ITB, LTA, EOI) y país beneficiario.
Nosotros siempre solemos recomendar que el criterio de clasificación se realice en función de
la fecha límite “Deadline”.
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Asimismo, en el encabezado de esta sección podremos realizar una búsqueda más avanzada
en función del título, descripción, referencia, rango de fechas de publicación y rango de
fecha límite de presentación de propuestas.
ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS
Al igual que ocurría en la sección anterior, este portal representa una plataforma ideal para
hacer nuestros estudios de prospección, análisis de la competencia, análisis de la demanda y
competitividad de los bienes o servicios que
ofrezca nuestra empresa, ya que podremos
visualizar los contratos adjudicados hasta la
fecha.
Si bien es cierto que históricamente Las
Naciones Unidas es bastante recelosa en
cuanto a la información que publica, hemos
podido observar que actualmente son menos escrupulosos en publicar datos de
adjudicaciones, en cuanto a nombre del adjudicatario e incluso precios unitarios de
adjudicación.
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No obstante, estos criterios sobre la publicación de la información son totalmente
independientes por cada una de las agencias, por ejemplo, en el Fondo para la infancia
UNICEF son muy poco transparentes ya no solo en la publicación de adjudicaciones, sino
también en el trato con los proveedores, pero en cambio la UNRWA publican hasta los precios
unitarios de cada uno de los ítem adjudicados.
Haciendo un simple clic en cada una de las columnas, podremos clasificar las adjudicaciones
de contratos en: título, fecha de adjudicación, organismo de Las Naciones Unidas, referencia
y país beneficiario.
Asimismo, en el encabezado de esta sección podremos realizar una búsqueda más avanzada
en función del título, descripción, referencia, proveedor y rango de fechas de adjudicación.
CENTRO VIRTUAL DEL CONOCIMIENTO
Para los que estábamos familiarizados con la versión anterior del portal toda la información
relativa a publicaciones sobre estadísticas de adjudicaciones, guías generales de negocios
con Naciones Unidas, etc. la podíamos encontrar en una sección llamada “Useful links”.
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En esta nueva versión, se ha diseñado un apartado llamado “Centro virtual del conocimiento”
en el que podremos descargarnos información muy útil ya no solo para saber las tendencias
de adquisiciones, sino que también podremos descargarnos la Guía General de Negocios
para hacer un análisis más exhaustivo sobre las agencias que más se pueden adecuar a los
bienes o servicios que están demandando cada una de las agencias.
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