SERVICIO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS DE LOS

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"SERVICIO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS DE LOS PROCESOS DEL ECAV”
TÉRMINOS DE REFERENCIA
A. Antecedente:
Mediante los siguientes Pedidos de Servicio se realizaron los servicios de:
• “Servicio de digitación, etiquetado y archivo en racks en el archivo central de
Sedapal” con Pedido de Servicio Nº 4300039781, NAL Nº 489-2010/S por un
período de 03 meses.
• “Servicio de digitación, etiquetado y archivo en racks en el archivo del Equipo
Comercial Ate Vitarte” con Pedido de Servicio Nº 4300044122, NAL Nº 0271-2011SEDAPAL/S por un período de 04 meses.
B. N° PAC 2012:
67
C. Objeto del Servicio:
El presente proceso de selección tiene por objeto la contratación del servicio de
ordenamiento, digitación, etiquetado y ubicación de los documentos del Archivo del Equipo
Comercial Ate Vitarte, provenientes de las actividades comerciales de los diferentes
Procesos del referido Equipo.
La Finalidad Pública es optimizar y modernizar los archivos, mejorando y
fortaleciendo la gestión empresarial. El presente servicio es solicitado por el Equipo
Comercial Ate Vitarte.
D. Lugar de Ejecución del Servicio:
El servicio se realizará en los ambientes del Equipo Comercial de Ate Vitarte, de la
Gerencia Comercial, en el Centro de Servicios Ate Vitarte ubicado en la Av. Nicolás Ayllón
N° 2309 – Ate Vitarte.
E. Descripción General del servicio:
El contratista trabajará con documentos almacenados en cajas, archivadores de
palanca, en expedientes, en paquetes u otros medios de almacenamiento. Los
documentos institucionales del servicio solicitado se considerarán como series
documentales y entre ellos tenemos a los siguientes: informes técnicos, órdenes de
servicio, Formatos de reclamo, Resoluciones, Hojas de Coordinación, Memorandos y
otras correspondencia interna y externa, etc.
Tomando en cuenta los siguientes aspectos:
1.
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3.
4.
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8.
9.
Clasificación de documentos
Ordenamiento de documentos
Rotulación de documentos
Inventario de documentos
Codificación de documentos
Reubicación física de documentos
Generación de base de datos
Anexado de documentos
Transferencia de documentos al archivo central
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1. Clasificación de documentos
Se clasificarán los archivos por series documentales propias del Equipo Comercial
Ate Vitarte.
2. Ordenamiento de documentos
Se ordenarán los documentos de manera correlativa, alfabética, numérica,
alfanumérica y cronológica, según sea necesario.
3. Rotulación de documentos
Se realizará un rotulo a manera de carátula para cada documento donde se
describirá de manera resumida su información para poder ubicarlos.
4. Inventario de documentos
Todos los documentos serán descritos e inventariados detallando sus características
y ubicación física correspondiente.
5. Codificación de documentos
Se asignará un código a cada tipo de documentos para poder llevar el control de
sus movimientos.
6. Reubicación física de los archivos
Se reubicará, según la organización realizada, toda la documentación en las
estanterías metálicas asignadas ya sea en el Archivo de Gestión, Archivo Periférico o
Archivo Central.
7. Generación de Base de Datos
Toda la información inventariada será registrada en el Sistema de Archivo Central
(SAC) y serán entregadas las base de datos al personal designado por el Equipo
Comercial Ate Vitarte.
8. Anexado de documentos
Los documentos sueltos y prestados serán ubicados y anexados en sus respectivos
expedientes o files.
9. Transferencia de documentos al archivo central
Se realizará un trabajo de selección documental donde se determinarán los valores
y periodos de retención de documentos para así detectar aquellos que por su
antigüedad ya no son consultados y tienen que ser transferidos a la siguiente etapa
de archivos (Archivo Central de la Empresa).
F. Descripción Específica del servicio:
El servicio solicitado comprende las siguientes actividades:
•
•
•
•
•
Realizar la organización documental, mediante la clasificación de series
documentales, ordenación cronológica, numérica, alfabética de la documentación
archivada por el Equipo Comercial.
Realizar la descripción documental, utilizando instrumentos de gestión como los
inventarios de series documentales, catálogos e índices del archivo de gestión.
Elaborar inventarios de series documentales, inventarios de transferencias al
archivo central, inventarios electrónicos.
En el caso de inventarios de eliminación de documentos, se requiere presentar el
proyecto de eliminación con las muestra de las series documentales a eliminarse.
Verificar, integrar, depurar la documentación y conservación de los mismos,
contenida en los medios de almacenamiento: cajas, files, etc.
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•
•
Transferir documentación periódicamente del archivo del Equipo Comercial de Ate
Vitarte al Archivo Central, dicha documentación podría ser objeto de consulta por
parte del personal del Equipo.
Paralelo a todas las actividades de organización de archivos el contratista, deberá
durante el periodo de ejecución del trabajo, brindar los servicios archivísticos de
búsqueda de documentos y control de los préstamos y devoluciones del área
usuaria competente.
Los tipos de documentos pueden ser textuales (impresos), iconográficos (planos,
fotografías, diapositivas, etc), sonoros (discos compactos), electrónicos (disquetes,
CD_ROM, base de datos, etc.). Virtuales (webs, blogs, etc.), entre otros.
La cantidad estimada de documentos objeto del servicio de organización, registro,
foliación y digitalización de archivos expresada en cajas para un periodo aproximado 05
meses, se distribuye de la siguiente manera:
Unidad de Medida
Cantidad
Promedio mensual
:
:
:
Cajas de Archivo
2500
500
G. Uso de Instalaciones y/o Recursos de SEDAPAL:
Las labores serán efectuadas en las oficinas del ECAV. En caso que el profesional
requiera un horario especial para ingresar a SEDAPAL deberá comunicarlo
anticipadamente para solicitar los permisos correspondientes.
Proporcionar los ambientes adecuados en el Centro de Servicios para la ejecución del
presente servicio.
H. Confidencialidad:
1. El CONTRATISTA se compromete a mantener en reserva y no revelar a terceros
la información que le sea suministrada.
2. El CONTRATISTA es responsable de la custodia de los documentos que se le
entreguen para el cumplimiento de sus labores, los mismos que por ningún motivo
pueden salir de las instalaciones de SEDAPAL, dado el carácter de RESERVA que
estos tienen.
3. El Contratista no podrá desmembrar, sustraer ni retirar de las instalaciones de
SEDAPAL ningún documento.
I. Entregables:
Clasificación, ordenamiento, etiquetado e inventariado de las 2500 cajas de archivo del
Equipo Comercial Ate Vitarte, realizado por EL CONTRATISTA.
EL CONTRATISTA deberá entregar, un informe cada treinta (30) días, dando cuenta
de las actividades efectuadas de acuerdo a las prioridades establecidas por el Jefe de
Equipo Comercial Ate Vitarte.
EL CONTRATISTA deberá entregar el Inventario de los documentos registrados en la
base de datos del Archivo Central de Sedapal producto del ordenamiento de las 2500
cajas materia del servicio.
EL CONTRATISTA deberá entregar el avance mensual y final del Inventario de
documentos propuestos para eliminación producto del ordenamiento de las 2500 cajas
materia del servicio.
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J. Medio Ambiente y Plan de Seguridad en la ejecución del servicio:
El postor que obtenga la buena pro deberá adoptar procedimientos constructivos,
productos y servicios de reducido impacto ambiental negativo que sean durables, no
peligrosos y susceptibles de reaprovechamiento (Artículo 18 de la Ley 27314 “Ley
General de Residuos Sólidos”).
Así también debe presentar evidencias documentarías de que los residuos que se
generen por las actividades asignadas deben estar dispuestas en locales aprobados por
la autoridad competente, llámese Ministerio de Salud, Municipalidad Metropolitana de
Lima, las cuales deben entregar en su informe mensual.
A fin de garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en párrafo anterior, SEDAPAL a
través del Equipo Gestión Ambiental, puede realizar auditorias planificadas o inopinadas
durante el periodo de contratación.
K. Personal requerido:
Para el desarrollo del servicio se requiere dos (02) personas que realicen el servicio en
las oficinas del Equipo Comercial Ate Vitarte proporcionadas por EL CONTRATISTA.
Supervisor General del Servicio (01).- Quien realizará las actividades operativas y
además tendrá a cargo la supervisión general del servicio a contratar y con quién
SEDAPAL realizará las coordinaciones necesarias relacionadas al servicio.
Perfil:
• Título técnico profesional en Archivo, egresado de la Escuela Nacional de
Archiveros.
Experiencia:
• La experiencia deberá ser acreditada mediante la presentación de copias simples de
certificados y/o constancias que acrediten una experiencia mínima de cinco (05)
años en la supervisión y ejecución de servicios de organización documental en
instituciones públicas y/o privadas.
Auxiliar y/u Operador de Archivo (01).- Quien realizará las actividades operativas
que les asigne el supervisor del servicio, especializado en manejo de documentos,
archivos y registros en base de datos.
Perfil:
• Título técnico profesional en Archivo, egresado de la Escuela Nacional de
Archiveros.
Experiencia:
• La experiencia deberá ser acreditada mediante la presentación de copias simples de
certificados y/o constancias que acrediten una experiencia mínima de tres (03) años
en la ejecución de servicios y/o trabajos de organización documental en
instituciones públicas y/o privadas.
El personal propuesto por el postor deberá presentar copia simple de la documentación
indicada.
Queda expresamente establecido que no existe relación laboral alguna entre SEDAPAL y
el personal del contratista, siendo el contratista responsable del pago de sus
remuneraciones, beneficios sociales, compensaciones por tiempo de servicios,
condiciones de trabajo y cualquier otro derecho que pudiera corresponderle.
L. Responsabilidad del CONTRATISTA:
El CONTRATISTA es responsable por la calidad ofrecida por los servicios ofertados por
un plazo no menor de un (01) año contado a partir de la conformidad otorgada, de
acuerdo a lo indicado en el artículo 50° de la Ley de Contrataciones del Estado.
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M. Obligaciones del CONTRATISTA:
1. Ejecutar los trabajos de acuerdo a las Especificaciones Técnicas señalados en las
Bases y a las condiciones generales de su Propuesta Técnica del Postor, que
forman parte integrante del contrato que se suscribe con EL CONTRATISTA.
2. Prestar el servicio con eficiencia, eficacia y en estricta observancia conforme a la
descripción específica.
3. Garantizar que el personal asignado a las actividades del servicio sean profesionales
y técnicos especializados con experiencia, a fin de que puedan resolver los
problemas que se presenten. SEDAPAL se reserva el derecho de solicitar la
separación del consultor designado en cuanto este no satisfaga sus expectativas o
realice acciones en perjuicio de la imagen de la Empresa.
4. Cumplir obligatoriamente con todas las disposiciones contenidas en el D.S. Nº 0092005-TR y su modificación mediante Decreto Supremo Nº 007-2007-TR.
5. Asumir responsabilidad por los daños y perjuicios ocasionados a SEDAPAL o
terceros por errores o fallas atribuibles a EL CONTRATISTA.
6. Celebrar cuando lo solicite SEDAPAL, reuniones de coordinación, con participación
de los responsables de las partes.
7. Aceptar cualquier procedimiento de supervisión y/o fiscalización que efectúe en
cualquier momento y sin previo aviso personal designado por SEDAPAL, para lo
cual brindará las facilidades del caso.
8. Asumir la responsabilidad, obligaciones civiles y penales por los daños que puedan
ocasionar sus trabajadores a SEDAPAL y/o a terceros, durante el desarrollo del
servicio, sean éstos materiales o personales.
9. Evitar la subcontratación o transferencia total o parcial de las actividades del
servicio contratado, bajo sanción de resolución del presente contrato.
10. EL CONTRATISTA no podrá desmembrar, sustraer ni retirar de las instalaciones
de SEDAPAL ningún documento.
11. Cualquier inspección del Equipo Comercial de Ate Vitarte se realizará de modo tal
que no se produzcan retrasos indebidos en el avance del contratista.
12. El contratista estará en constante coordinación con el supervisor designado por el
Equipo acerca de las acciones que deberá realizar para organizar la documentación.
N. Obligaciones de SEDAPAL:
SEDAPAL, por el presente servicio se obliga a:
a)
Designar al personal de supervisión a través del Equipo Comercial de Ate Vitarte,
en su calidad de área usuaria, para controlar la ejecución del servicio.
b)
Evaluar permanentemente el desarrollo del servicio por el contratista para verificar
el cumplimiento de las cláusulas del contrato.
c)
Facilitar el ingreso a las instalaciones para la realización y verificación de la
prestación del servicio.
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d)
Proporcionar la documentación e información necesaria para el desarrollo
adecuado del servicio.
e)
Tramitar y ordenar el pago de las facturas presentadas por EL CONTRATISTA, de
acuerdo a los términos y condiciones establecidos en las Bases.
f)
Exigir, a través del Equipo Comercial de Ate Vitarte de la Gerencia Comercial, el
estricto cumplimiento de todos los términos y condiciones del presente Contrato,
siendo EL CONTRATISTA responsable de su sujeción a las Bases y a las
condiciones generales de su propuesta técnico económica, que forma parte integrante
del contrato que se suscribe con EL CONTRATISTA, estando facultada la primera
para aplicar multas, sanciones y/o penalidades, pudiendo de ser el caso, plantear
la resolución del Contrato.
SEDAPAL verificará el cumplimiento de las normas ambientales para cautelar la calidad
del Ecosistema.
O. Forma de Pago:
La forma de pago será mensual de acuerdo a lo establecido en el presente Términos de
Referencia, a los cuarenta y cinco (45) días calendario contado comercial previa
conformidad del servicio por parte del Equipo Comercial de Ate Vitarte, que será
otorgada en un plazo que no excederá los diez (10) días calendario, contados a partir
de la entrega de la factura e informe(s) por parte de El CONTRATISTA.
P. Sistema de Contratación:
El presente proceso se rige por el sistema de SUMA ALZADA.
Q. Plazo de Ejecución:
El plazo de ejecución del servicio será de cinco (05) meses.