instructivo: elaborar flujo de caja proyectado

Código: U-IN-12.004.021
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR FLUJO DE CAJA PROYECTADO
PROCESO: TESORERÍA
Versión: 0.0
Página: 1 de 6
SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO:
ELABORAR FLUJO DE CAJA PROYECTADO
Código: U-IN-12.004.021
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR FLUJO DE CAJA PROYECTADO
PROCESO: TESORERÍA
Versión: 0.0
Página: 2 de 6
SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Elaborar flujo de caja proyectado, con el fin de optimizar el manejo de los recursos financieros, en
especial, en lo relacionado con los excedentes temporales.
ALCANCE: Inicia con la generación de reportes en el SGF – QUIPU y la recopilación de información que se
requiere dentro de la elaboración del flujo de caja proyectado, y finaliza con la revisión y firma del formato de
flujo de caja proyectado. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en
las Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. CDT – Certificado de Depósito a Término: Instrumento de captación de ahorro nominal, de libre
negociación. Puede ser emitido por los bancos comerciales, compañías de financiamiento comercial y
por las corporaciones financieras, y su plazo de vencimiento puede ir desde 30 días hasta más de 360
días. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).
2. Flujo de caja: Herramienta administrativa y financiera de Tesorería que refleja las entradas (Ingresos) y
salidas (Desembolsos) de dinero generadas en una entidad. (cfr. Diccionario de Términos de
Contabilidad Pública de la CGN).
3. Inversión: Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de empresas públicas y privadas, y en la
adquisición de valores como títulos e instrumentos derivados, en cumplimiento de políticas financieras,
económicas y sociales determinadas y que como consecuencia pueden generar utilidades.
4. Liquidez: 1. Situación financiera que expresa la capacidad de una entidad o persona de responder en el
corto plazo por sus obligaciones o pasivos corrientes. 2. Mayor o menor facilidad que tiene el tenedor de
un título o de un activo para transformarlo en dinero en cualquier momento. (cfr. Diccionario de Términos
de Contabilidad Pública de la CGN).
5. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
6. Solvencia: Capacidad de pago de una persona o una entidad para responder por su pasivo. (cfr.
Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).
7. TES: Títulos de deuda pública doméstica, emitidos por el gobierno y administrados por el Banco de la
República.
8. Título Valor: Documento negociable necesario para legitimar y ejercer los derechos en él incorporados.
(cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).
9. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. El flujo de caja debe ser elaborado cada vez que se requiera, ya que es una herramienta necesaria
diariamente en la entidad para el manejo eficiente de los recursos, permitiendo planear el financiamiento,
determinar la capacidad de pago de los créditos y estudiar alternativas de inversión de excedentes.
Código: U-IN-12.004.021
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR FLUJO DE CAJA PROYECTADO
PROCESO: TESORERÍA
Versión: 0.0
Página: 3 de 6
SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Generar reportes en el SGF – QUIPU y recopilar la información que se requiere
dentro de la elaboración del flujo de caja proyectado
El auxiliar de Tesorería debe generar los reportes en el SGF – QUIPU para extraer la información previa
a la elaboración del flujo de caja. La información a obtener es la siguiente:
a) Disponible: Corresponde a los saldos con que se cuenta en caja, cuentas bancarias e inversiones
financieras en el momento en el que se va a realizar el flujo de caja.
Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para identificar los recursos disponibles en
cuentas bancarias:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Consultas>Saldos Bancos
Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para identificar los recursos en inversiones
vigentes:
SGF – QUIPU:
Inversiones>Reportes>Inversiones Vigentes>Relación de Inversiones Vigentes a la Fecha
b) Ingresos: Corresponden a los valores que proyecta recibir la Tesorería en desarrollo de contratos,
convenios, matrículas, rendimientos, devolución de IVA, cursos de educación continuada,
diplomados, entre otros.
c) Ejecución presupuestal:
1. Disponibilidad: Es el documento que garantiza la apropiación para atender los gastos.
2. Registro: Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la
apropiación presupuestal, garantizando que solo se utilizará para determinado contrato (ODS,
ODC, RAG, contrato con formalidades plenas). Con este acto se perfecciona el compromiso.
Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para generar el reporte de Ejecución
Presupuestal Acumulada por proyecto y recurso:
SGF – QUIPU:
Presupuesto>Reportes>Operativos>Ejecuciones>Acumulada/Empresa>Ejecución de Reportes
d) Proyección otros giros: Corresponde a aquellos giros que no están contemplados en la
información de registros presupuestales, como es en los siguientes casos:
Código: U-IN-12.004.021
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR FLUJO DE CAJA PROYECTADO
PROCESO: TESORERÍA
Versión: 0.0
Página: 4 de 6
SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS
i. En la División Nacional de Tesorería: el giro de los recursos de balance y la devolución del IVA que
se recibe de la DIAN y que se debe distribuir entre las sedes.
ii. En el Nivel Central de la Sede Bogotá: los giros recibidos del ICETEX y que deben ser
posteriormente girados a las áreas de Tesorería beneficiarias por pago de matrículas de posgrado,
el valor de matrículas de pregrado que debe ser girado del Nivel Central a la UGI del Nivel Central
de la Sede Bogotá, y los recursos para desarrollo de proyectos que deben ser girados del Nivel
Central a las UGIS de las áreas de Tesorería de la Sede Bogotá.
e) Superávit o déficit acumulado: corresponde al resultado de restarle al total disponible más
ingresos, el total proyectado a girar, dando como resultado la diferencia de los ingresos sobre los
gastos (egresos), durante un periodo determinado, que permite establecer si se cuenta o no con
excedentes de liquidez.
2. Realizar reunión con el área de Presupuesto con el fin de elaborar informe de
flujo de caja proyectado
El tesorero debe reunirse con el jefe de Presupuesto, con el fin de revisar la información financiera con
la que cuenta la sede, Facultad o Unidad Especial, que permita establecer la proyección de ingresos y
egresos que se esperan a futuro, al igual que la situación actual respecto de compromisos adquiridos,
entre otros. La información que reporte el flujo de caja debe ser lo más aproximada posible, es decir,
que las variaciones sólo deben obedecer a hechos que no pudieron ser controlados o previstos. Lo
anterior, por cuanto la diferencia entre los ingresos y egresos, que reflejará el superávit o déficit en cada
uno de los periodos, constituye la base para la toma de decisiones en materia de inversión, lo que se
genera a partir de una buena programación y seguimiento a la ejecución de los recursos (ingresos y
egresos). Así mismo, se debe tener en cuenta que, para efectuar los pagos, se debe contar con ingreso
efectivo, es decir, que la Universidad Nacional de Colombia haya recaudado efectivamente en las
cuentas bancarias el dinero producto de la venta de bienes o servicios teniendo en cuenta el principio
de equilibrio presupuestal.
El tesorero y el jefe de Presupuesto deben elaborar el informe de flujo de caja proyectado en el formato
establecido para tal fin, en el cual se deberá relacionar la información correspondiente a los recursos
que se encuentran disponibles, los ingresos, la ejecución presupuestal y demás información necesaria
para analizar y tomar las decisiones de manejo de recursos.
En el análisis preliminar de la información del flujo de caja se deben tener en cuenta las siguientes
premisas:
a) En el portafolio es importante tener en cuenta la vigencia de las inversiones con el fin de
determinar en qué momento se podría disponer de esos recursos en los casos en que se
requieran.
b) Cuando se realice el análisis del portafolio, se debe evaluar la liquidez en relación a la apropiación
presupuestal para la vigencia, haciendo énfasis en la disponibilidad presupuestal, siendo éste el
monto efectivamente destinado para cubrir las obligaciones.
c) Las obligaciones, registros y disponibilidad por pagar, se deben evaluar frente al saldo neto en
cuentas bancarias, con el objeto de determinar a qué plazo se puede reinvertir, constituir o redimir
una inversión para asegurar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por la Universidad
Nacional de Colombia.
Código: U-IN-12.004.021
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR FLUJO DE CAJA PROYECTADO
PROCESO: TESORERÍA
Versión: 0.0
Página: 5 de 6
SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS
d) Determinar si existen excedentes de liquidez previa evaluación del flujo de caja, para efectos de
constituir inversiones financieras, para lo cual es necesario determinar monto y plazo de la misma,
teniendo en cuenta el impacto generado por el gravamen a los movimientos financieros al
momento de constituir una nueva inversión.
e) A título informativo y para que sirva de soporte en el análisis de la constitución de nuevas
inversiones, dentro del formato de flujo de caja debe indicarse la rentabilidad que generan los
recursos en la cuenta bancaria donde a la fecha se tienen, en relación con las tasas que está
ofreciendo el mercado para la constitución de CDTs o TES, según corresponda.
En el formato de flujo de caja se debe justificar que, aún existiendo excedentes de liquidez, no es
posible efectuar la inversión financiera, teniendo en cuenta el plazo al cual es viable constituirla, el
impacto del gravamen financiero y las condiciones actuales de mercado.
Ver formato flujo de caja proyectado.
3. Revisión y firma del formato de flujo de caja proyectado
Los funcionarios relacionados a continuación son los encargados de analizar y avalar la información
financiera para la toma de decisiones, según sea el caso, para lo cual deben firmar el formato de flujo
de caja proyectado:
a. En el Nivel Nacional:
i. Gerente Nacional Financiero y Administrativo
ii. Jefe División Nacional de Presupuesto
iii. Jefe División Nacional de Tesorería
b. En el Nivel Central de la Sede Bogotá:
i. Director de Gestión o Director Administrativo
ii. Jefe División Administrativo y Financiero
iii. Jefe de Sección Tesorería
c. En las Facultades de la sede Bogotá:
i. Decano
ii. Jefe de la Unidad Administrativa de la Facultad
iii. Tesorero
d. En la Dirección Académica de la sede Bogotá:
i. Director
ii. Jefe de la Unidad Administrativa
iii. Tesorero
e. En el Nivel Central de la Sede Medellín, Manizales y Palmira:
i. Director Administrativo
ii. Jefe Financiero
iii. Tesorero
f.
En las Sedes Caribe, Amazonía y Orinoquía:
Código: U-IN-12.004.021
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR FLUJO DE CAJA PROYECTADO
PROCESO: TESORERÍA
Versión: 0.0
Página: 6 de 6
SUBPROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS
i. Director de Sede
ii. Asistente Administrativo
iii. Tesorero
g.
En UNISALUD de Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira y Fondo Pensional Universidad
Nacional de Colombia:
i. Director
ii. Jefe Financiero
iii. Tesorero
h. Unimedios y Editorial Universidad Nacional de Colombia:
i. Director
ii. Jefe Financiero o Jefe Administrativo o quien haga sus veces
iii. Tesorero
¿Es viable efectuar una inversión financiera o una reinversión?
El tesorero y los funcionarios delegados, luego del análisis del flujo de caja, establecen si es viable
efectuar una inversión financiera o una reinversión, a partir de los recursos disponibles.
Sí: Ir al procedimiento Planificar, efectuar y liquidar inversiones financieras (Proceso Tesorería),
Actividad: Constituir o reinvertir inversiones financieras
No: ¿El análisis realizado con el flujo de caja es para establecer si se realiza una reinversión
o liquidación anticipada de una inversión?
Sí: Ir al procedimiento Planificar, efectuar y liquidar inversiones financieras (Proceso
Tesorería), Actividad: Redimir o liquidar anticipadamente inversiones financieras
No: Fin del instructivo
ELABORÓ
Socorro
Cardozo
Miranda,
Nohora Judith Rojas
Rojas,
María Fernanda Forero
CARGO
Jefe División Nacional de
Tesorería,
Asistente administrativo
División Nacional de
Tesorería,
Contratista
FECHA
Julio 30 de 2010
REVISÓ
CARGO
FECHA
Áreas de Tesorería o
dependencias
que
hagan sus veces de la
Universidad Nacional
de Colombia, Liliana
Diaz Poveda, Katty A.
Novoa Cardoso, Aura
María
Cárdenas
Paulsen.
Tesorero, auxiliar de
Tesorería o quienes
ejercen
ente
rol,
asesoras y contratista
de
la
Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa
Agosto 23 de 2010
APROBÓ
CARGO
FECHA
Ángela María González
Lozada
Gerente
Nacional
Financiera
y
Administrativa
Febrero 11 de 2011