PROYECTO: “SISTEMA AUTOMATIZADO PARA CONTROLAR Y

PROYECTO: “SISTEMA AUTOMATIZADO PARA CONTROLAR Y ADMINISTRAR LOS
PROCESOS QUE SE REALIZAN EN LA COORDINACIÓN DE LABORATORIOS Y
PROYECTOS”
El fin de esta investigación fue automatizar los procesos que se llevan a cabo dentro de la
coordinación, para la elaboración del sistema Web se eligió el proceso de desarrollo unificado de
software RUB (Racional unified Process), el cual abarcó un conjunto de fases y flujos de trabajo
que junto con el resultado de la recolección de información permitió la construcción de los
módulos de administración, abastecimiento y mantenimiento de equipos. El sistema cumplió con
las necesidades de mejorar y facilitar la asignación de recursos a los laboratorios, adquirir la
arquitectura tecnológica necesaria en los laboratorios para la buena ejecución del sistema.
Los sistemas de información tienen cada vez mayor importancia al punto que se han convertido
en una necesidad para las organizaciones, pues satisfacen en gran medida los requerimientos
de información y sirven de soporte para la toma de decisiones. En la mayoría de los casos la
utilización de un sistema automatizado representa el progreso de una empresa ya que genera
resultados eficaces y en menor tiempo sobre los procesos y actividades cotidianas de la misma.
Esta investigación beneficiará en gran medida a la comunidad universitaria en general, debido a
que el abastecimiento de insumos garantiza el funcionamiento de los laboratorios, lo que trae
consigo una educación de calidad al estudiantado, formando profesionales competitivos en el
mercado laboral, creando un prestigio para la universidad
Planteamiento del problema
La coordinación de laboratorios y proyectos requiere de información detallada en la que destaca,
código, nombre, cantidad de los requerimientos, materiales, insumos y los equipos de los
laboratorios, para así poder asignarle los recursos necesarios a dichos laboratorios, por tal
motivo cada laboratorio realiza una solicitud que contenga las especificaciones de los materiales
necesarios. Actualmente este proceso se hace en forma manual, los técnicos o encargados del
laboratorio llenan la solicitud con especificaciones y la llevan a la coordinación de laboratorios y
proyectos, allí son atendidas pero sin un orden específico, lo que ocasiona una demora notoria a
la hora de satisfacerlas, pues muchas veces se atienden solicitudes de laboratorios que acaban
de introducirse en vez de darle prioridad a las ya existentes, causando incomodidad a los
usuarios, puesto que el manual requerido no es abastecido para la fecha que fue solicitado.
Además la Coordinación lleva un inventario de los recursos existentes, el cual no toma en cuenta
la fecha de vencimiento de los productos perecederos, por lo tanto existe material que se
dispone para la asignación de recursos, con el que realmente no se cuenta porque ya ha
expirado. Igualmente cuando e realizan retiros de inventario no queda inventario de la persona
que lo efectuó, lo que representa un problema significativo, ya que en oportunidades existe
perdida de material y no existe un responsable.
Objetivos
Objetivo General
Desarrollar un Sistema automatizado para controlar y administrar los procesos que se realizan
en la Coordinación de Laboratorios y Proyectos
Objetivos específicos
•
Recopilar información acerca de las actividades y procesos que realiza la Coordinación
de Laboratorios y Proyectos
•
Diagnosticar los requerimientos y necesidades de la Coordinación de Laboratorios y
Proyectos de acuerdo a la información recopilada
•
Diseñar el modelo de datos del sistema mediante el lenguaje UML (Unified Modeling
Lenguaje)
•
Diseñar una interfaz de usuario amigable
•
Codificar el sistema automatizado que incluye los módulos de administración,
abastecimiento y mantenimiento para la coordinación de Laboratorios y Proyectos
•
Desarrollar un plan de prueba para cada uno de los módulos elaborados, empleando
datos reales con la participación de futuros usuarios del sistema
•
Integrar los módulos del sistema
•
Elaborar el manual del sistema y el manual del usuario
Justificación e importancia
Las ventajas de automatizar los procesos son numerosas: reducir costos, reducir el trabajo de
los empleados, enfrentar a un número de variables cada vez mayor, satisfacer unas expectativas
de servicio extremadamente elevadas, reducir al mínimo el tiempo de entrega y la pérdida de
información.
Los usuarios podrán manejar en forma estándar las solicitudes en cuanto su aplicación u
aceptación, además verificar el estado en que se encuentran, de ésta manera se evitarán
muchos inconvenientes, como por ejemplo pérdida de información y solicitudes doblemente
emitidas. De la misma manera al controlar algunos datos específicos del inventario existente se
podrá disminuir en gran medida la pérdida de material, la asignación de insumos no existentes y
el fallo de entregas pendientes.
Los recursos necesarios en el tiempo pautado se garantiza el buen funcionamiento de los
laboratorios y por ende la calidad de los procesos de enseñanza y aprendizaje que se llevan a
cabo en los diferentes laboratorios
Por otra parte este trabajo brinda un aporte importante para la UNET porque representa un
avance en el aspecto tecnológico ya que actualmente la coordinación realiza las operaciones en
forma manual. A su vez contribuye en el área de sistemas basado en procesos similares a los
manejados (administración, abastecimiento y mantenimiento), o como punto de referencia a
futuros investigadores que deseen abarcar otros procesos que vayan más allá de los alcances
de este sistema.
Para finalizar se puede decir que este proyecto está motivado a aplicar los conocimientos
adquiridos y a dejar un aporte funcional en la UNET, institución que nos ha brindado grandes
beneficios a lo largo de los años de estudio.
Con la finalidad de proteger el sistema de acciones indebidas o manejo inapropiado de la
información, es decir, garantizar la integridad y autentificación, se tienen usuarios que se
diferencian por la asignación de sus privilegios, usuarios que poseen dominio total del sistema y
usuarios con privilegios limitados asignados por el administrador según las actividades que
realicen dentro de la coordinación
El sistema fue desarrollado en PHP 4.0 como lenguaje de programación, empleando MySQL
como base de datos y Apache como Servidor Web; por ser una aplicación Web las operaciones
se pueden realizar desde cualquier parte donde se tenga acceso a Internet, de este modo las
solicitudes y otras operaciones pueden hacerse con facilidad y rapidez.
El sistema de gestión evita la redundancia y pérdida de información, disminuye los tiempos de
respuesta y el descontrol de productos, pues se lleva un registro minucioso del inventario que se
tiene para abastecer los laboratorios y el almacén de herramientas y suministros para el
mantenimiento de los equipos de dichos laboratorios
Observaciones
•
El sistema de instalación del software será en los servidores centrales administrados por
el centro de estudios de Teleinformática CETI para facilitar el acceso al mismo y la
interconexión de cada una de las exigencia
•
El sistema se mantendrá a disposición de los trabajadores de los laboratorios que están
dentro de su dependencia
•
El personal de los laboratorios se dotará de un adiestramiento adecuado que junto con el
manual de usuario facilitará el manejo del sistema y el cumplimiento de las actividades
de la Coordinación.
•
Se Tomará en cuenta los estándares de desarrollo y metodología utilizados en este
trabajo al momento de realizar el mantenimiento del sistema o reingeniería cuando este
lo requiera.
•
Se Adquirirá arquitectura tecnológica en los puntos necesarios para el buen manejo del
sistema, incluyendo cada uno de los laboratorios que atiende y en el fortín donde se
guardan los materiales y reactivos.
•
Estudiar la posibilidad de extender el alcance del proyecto para facilitar la comunicación
tecnológica con el departamento de compras al momento de generar las órdenes de
compra.
•
Una vez implantado el sistema se llevará paralelamente con las operaciones manuales y
se evaluará el desenvolvimiento del mismo así como la adaptabilidad de los usuarios al
cambio por un período aproximado de dos meses.