procedimiento trámite de pólizas

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Código : PFI.24
Versión : 03
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PÓLIZAS
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Revisó:
Jefe División Financiera
Jefe Grupo de Inventarios
Profesional Planeación
Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Resolución N° 1858
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades necesarias para realizar el trámite de pólizas de
la Universidad.
Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas.
NORMATIVIDAD
·
·
·
Reglamento de Contratación UIS, Acuerdo 019 de 2005.
Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la
Universidad Industrial de Santander.
Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 “Salida de Bienes”, del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y
Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
Cláusulas: cada una de las disposiciones de un contrato, tratado o cualquier otro documento.
·
Exclusión: Se refiere a los aspectos que se rechazan o se niegan en las pólizas por parte de la Compañía de Seguros.
·
Garantías: Compromiso que asegura y protege contra algún riesgo o necesidad.
·
Informe de Evaluación Jurídica: Informe realizado por la Dirección de Contratación a las propuestas presentadas por los proponentes en relación
a la parte legal.
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DEFINICIONES
·
Informe de Evaluación técnica: Informe realizado por el Jefe del Grupo de Inventarios y el Corredor de Seguros de la Universidad a las
propuestas de los proponentes en relación a condiciones generales de las pólizas, vigencia, garantías, deducibles, riesgos amparados, etc.
·
Pliego de Condiciones: Reglamento que disciplina el procedimiento licitatorio de selección del proponente y delimita el contenido y alcance del
contrato; fuente de derechos y obligaciones de las partes y elemento fundamental para su interpretación e integración, pues contienen la voluntad
de la Administración a la que se someten los contratantes durante la licitación y la vida del contrato.
·
Póliza de Seguros: Documento firmado por las partes en el cual se declaran la existencia y los términos del contrato de seguros.
·
Proponente: Persona o entidad que participa en un proceso licitatorio.
·
Riesgos Amparados: Cada una de las contingencias que pueden ocurrir y que son amparadas por las Compañía de Seguros.
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisión
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Revisa la vigencia de las pólizas contratadas por la
Universidad y con dos (2) meses de anticipación a la fecha de
vencimiento, informa por medio de una carta u oficio a
Vicerrectoria Administrativa, División financiera y Dirección
de contratación, con el objeto de realizar el proceso de
convocatoria correspondiente.
Jefe Grupo de
Inventarios
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
Revisa vigencia de pólizas
e informa
Carta
Contratación de
Bienes y Servicios
Cuantía Igual o
Mayor a 500 SMLMV
(Licitaciones)
Envía a los proponentes la
relación de bienes
muebles e inmuebles y
personas responsables de
tomar decisiones.
Relación de bienes
muebles e inmuebles y
personas
Recibe relación y presenta
propuesta
Propuesta
1
2. Una vez los proponentes adquieren el pliego de
condiciones, se les envía la relación de los bienes muebles e
inmuebles y nombre de las personas que requieren ser
asegurados y que son responsables de tomar decisiones que
puedan llegar a afectar el patrimonio de la Universidad, como
consecuencia de actos incorrectos en el desempeño exclusivo
de sus funciones.
3. Recibe relación y presenta propuesta.
Procedimiento
Contratación de bienes y
servicios cuantía igual o
mayor a 500 SMLMV
(Licitaciones)
Jefe Grupo de
Inventarios
Proponente
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
Realiza análisis técnico y
jurídico
4. Después que los proponentes hayan presentado sus ofertas
se procede a realizar simultáneamente el análisis técnico y
jurídico.
Informe Técnico
a) Realiza análisis técnico.
Jefe Grupo de
Inventarios y Corredor
de Seguros de la
Universidad
Presenta Informe
b) Presenta informe de evaluación técnica a la Dirección de
Contratación.
Jefe Grupo de
Inventarios y Corredor
de Seguros de la
Universidad
Realiza Análisis Jurídico
c) Realiza análisis jurídico.
Dirección de
Contratación y Proyectos
de Inversión
d) Verifica los informes de evaluación jurídica y técnica.
Dirección de
Contratación y Proyectos
de Inversión
Informe de estudio
jurídico
Verifica informe técnico y
jurídico
1
Autoriza publicación en la
Web
2
e) Autoriza la publicación de los informes en la página web de
la Universidad.
Dirección de
Contratación y Proyectos
de Inversión
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
f) Si los proponentes presentan observaciones al informe de
evaluación jurídica, analiza y elabora respuestas.
Dirección de
Contratación y Proyectos
de Inversión
g) En caso de presentarse observaciones al informe de
evaluación técnica, las remite al
Jefe del Grupo de
Inventarios.
Dirección de
Contratación y Proyectos
de Inversión
h) Revisa observaciones presentadas por los proponentes a la
evaluación técnica y en caso de ser necesario realiza las
modificaciones al informe de evaluación e informa a la
Dirección de Contratación.
Jefe Grupo de
Inventarios
i) Estudia modificaciones y si lo considera necesario analiza
con el Jefe del Grupo de Inventarios los cambios a realizar y
los incluye en el informe de evaluación; seguidamente
continúa con el proceso de selección del proponente.
Dirección de
Contratación y Proyectos
de Inversión
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
¿observaciones al
No
informe de evaluación
jurídica?
Si
Analiza y elabora
respuestas
No
¿observaciones al
informe de evaluación
técnica?
Si
Remite informe a
Inventarios
Revisa observaciones,
realiza ajustes e informa
Estudia observaciones y si
es necesario modifica
informe de evaluación
Contratación de
bienes y servicios
cuantía igual o mayor
a 500 SMLMV
3
1
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Procedimiento
Contratación de bienes y
servicios cuantía igual o
mayor a 500 SMLMV
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
5. Una vez adjudicado el contrato, envía al Grupo de
Inventarios las carátulas de las pólizas junto con sus
respectivos anexos, y documento soporte de cobro.
Compañía Aseguradora
Recibe y revisa
documentos
6. Hace la revisión de las carátulas de las pólizas, anexos de
cada póliza, los cuales incluyen objeto de seguro, riesgos
amparados, cláusulas adicionales, deducibles, exclusiones,
garantías, vigencia, concepto general a que se refiera la póliza,
condiciones, demás anexos y documento soporte de cobro.
Jefe Grupo de
Inventarios
Verifica inclusión de los
bienes muebles e
inmuebles, personas y
valores
7. Verifica que la relación de los bienes muebles e inmuebles
y de las personas responsables, se hayan ingresado
correctamente en cada una de las pólizas, a su vez revisa que
los valores del documento soporte de cobro correspondan a
los inicialmente pactados.
Jefe Grupo de
Inventarios
a) En caso de encontrar inconsistencias, las reporta a la
compañía aseguradora para que realice las respectivas
modificaciones.
Jefe Grupo de
Inventarios
DIAGRAMA DE FLUJO
3
3
Envía carátulas de las
pólizas, anexos y
documentos soporte de
cobro
Carátulas de pólizas
Anexos de cada póliza
Dcto soporte de cobro
5
¿ Se presentan
inconsistencias?
No
2
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Si
Reporta a la Compañía
aseguradora
4
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
b) Realiza las respectivas modificaciones y envía nuevamente
los documentos al Jefe del Grupo de Inventarios.
Compañía Aseguradora
Realiza Trámite de pago
8. Realiza el trámite de pago, para ello elabora en el SIF la
orden de pago manual, a favor de la compañía aseguradora
por el valor acordado. (Manejo de egresos ® Contratación ®
Orden de pago manual).
Auxiliar Inventarios
Orden de Pago
Manual
La orden de pago manual se realiza por cada póliza de forma
individual y no global.
DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
4
Realiza modificaciones
2
3
Pág 6
Procedimiento Orden
de Pago Manual
FIN
Reporta la necesidad de
adquisición de pólizas para
convenios y/o proyectos
9. En caso de convenios y/o contratos reporta al Jefe del
Grupo de Inventarios la necesidad de la adquisición de dichas
pólizas.
Envía convenio y/o
proyecto a la compañía
corredora de seguros
10. Si se presenta la necesidad de adquirir una nueva póliza
por solicitud de convenios y/o contratos diferentes a la
incluidas dentro del programa de pólizas que tiene la
Universidad, envía ésta información a la Compañía corredora
de seguros con el objeto que realice el respectivo estudio.
5
Jefe o Director de UAA
y/o funcionario
responsable
Jefe Grupo de
Inventarios
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Recibe convenio y/o
proyecto y estudia
garantías
a) Recibe convenio(s) y/o contrato (s) y estudia las garantías
que se requieren.
Corredor de Seguros
Verifica en el mercado
que empresas ofrecen las
pólizas requeridas
b) Verifica en el mercado cuales empresas ofrecen este tipo
de pólizas, determinando cual ofrece mejores opciones en
cuanto a valor, cobertura, vigencia, tasas, deducibles entre
otros.
Corredor de Seguros
Determina la empresa y
solicita póliza
c) Basado en estos criterios, determina la empresa que
cumple con la mejor oferta y con las especificaciones
anteriormente estipuladas y solicita póliza.
Corredor de Seguros
Envía póliza y documento
soporte de cobro
11. Reporta esta información al Jefe del Grupo de Inventarios,
envía póliza y documento soporte de cobro.
Corredor de Seguros
12. Recibe, analiza y envía póliza y documento soporte de
cobro a la UAA que presenta el (los) convenio(s) y/o
contrato(s).
Jefe Grupo de
Inventarios
DIAGRAMA DE FLUJO
5
Póliza
Dcto soporte de Cobro
Analiza y envía
documentos a la UAA
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
13. Recibe documentos y realiza trámite de pago de la póliza
adquirida (Ver Procedimiento Orden de Pago Manual).
Jefe o Director de la
UAA y/o funcionario
responsable
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
6
Recibe y realiza tramite de
pago
Procedimiento Orden
de Pago Manual
Orden de Pago
Manual
FIN
Envía relación de los
nuevos elementos a la
Compañía aseguradora y
registra los elementos
dados de baja.
¿Es un elemento
nuevo?
No
14. Mensualmente envía a la Compañía aseguradora la
relación de los nuevos bienes muebles e inmuebles adquiridos
por la Universidad con el objeto que sean incluidos y
amparados por las respectivas pólizas; al igual que registra los
elementos dados de baja, junto con su valor de compra, con
el fin de descargarlos de los elementos asegurados.
Jefe Grupo de
Inventarios
15. Revisa la relación de los nuevos bienes y los incluye en las
pólizas respectivas.
Compañía
Aseguradora
4
Pág10
Si
Incluye los elementos
adquiridos en las pólizas
respectivas
7
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
16. Genera el documento soporte de cobro por el ingreso de
los nuevos elementos a las respectivas pólizas y lo envía al
Jefe del Grupo de Inventarios para que realice el trámite de
pago.
Compañía
Aseguradora
Revisa los bienes dados de
baja y los excluye de los
elementos amparados
17. Revisa los bienes muebles e inmuebles dados de baja,
reportados por la Universidad y los excluye de la relación de
los elementos amparados.
Compañía
Aseguradora
Reintegra el valor a favor
de la Universidad
18. Hace el reintegro a favor de la Universidad (Ver
Procedimiento Ingresos por Bancos).
Compañía
Aseguradora
DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
7
Genera dcto soporte de
cobro por concepto de los
nuevos elementos
Documento soporte de
cobro
4
Ingresos por Bancos
FIN
5
Pág 6
Procedimiento
Ingresos por Bancos
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Diciembre 04 de 2007
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Se incluyó el nombre completo del Procedimiento Contratación de bienes y servicios cuantía
igual o mayor a 500 SMLMV.
2
Abril 15 de 2009
En la actividad 14 se eliminó que envía en línea en la página web de la compañía de seguros la
relación de los elementos adquiridos por la Universidad.
En la actividad 17 se eliminó la consulta que realiza la Compañía de Seguros a la página web
para verificar el reporte de los elementos dados de baja. Estas dos últimas actividades se
eliminan debido a que en la página web de la Compañía de seguros no es posible reportar
dicha información.
3
Noviembre 19 de 2009
Se incluyó nuevos responsables de las actividades 9 y 13.