Garantizar un stock óptimo de inventario de elementos devolutivos y

PROCEDIMIENTO ENTRADA DE ELEMENTOS A ALMACÉN POR ADQUISICIÓN Y O
REINTEGROS
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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1. OBJETIVO
Garantizar un stock óptimo de inventario de elementos devolutivos y de consumo para cubrir
las necesidades logísticas de la Entidad, cumpliendo con los requisitos ambientales y de
seguridad y salud en el trabajo aplicables a la CGN; así como registrar los movimientos de los
elementos devolutivos a fin de tener actualizados los inventarios de bienes reintegrados en
almacén y en cada uno de los servidores públicos y/o contratistas.
2. DEFINICIONES
ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN ALMACÉN: Conjunto sistemático de procedimientos
relacionados con planear adquirir organizar custodiar almacenar conservar controlar (dar de
baja por obsolescencia y deterioro donar a otras entidades) y distribuir los elementos
proveyendo a los servidores públicos de bienes devolutivos y de consumo tales como muebles
equipos de computo dispositivos papelería y demás componentes necesarios para el cabal
desarrollo de las diferentes funciones en la UAE - Contaduría General de la Nación.
ELEMENTO O BIEN DEVOLUTIVO: Objeto fabricado o manufacturado con el fin de prestar un
servicio y que no se desgasta en un tiempo prudencial. Ej.: muebles equipos de cómputo
dispositivos electrónicos etc.
ELEMENTO O BIEN DE CONSUMO: Objeto producido con el fin de ser utilizado para
satisfacer necesidades y que se consume con su primer uso o en un periodo razonable de
tiempo. Ej: tóner y papelería.
REPOSICIÓN: Actividad que se genera cuando un servidor público repone un elemento que
previamente se ha perdido
REINTEGRO: Devolución de recursos programados y situados por la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional
SISTEMA ON LINE ADMINISTRATIVO S.O.A: Aplicación utilizada en el almacén para el
manejo y gestión de los inventarios orientada a administrar los bienes devolutivos y de
consumo propiedad de la UAE - Contaduría General de la Nación a través de la cual se accede
a un balance pormenorizado detallado y actualizado de cualquier tipo de bien generando
diferentes comprobantes los cuales son los soportes para las conciliaciones entre almacén y
contabilidad.
TRASPASO: Cesión de un bien a favor de otra entidad del dominio de algo
VALORIZACIÓN: Actualizar el valor de un bien
3. MARCO LEGAL
Resolución 627 de 14 de noviembre de 2012. Por la cual se adoptan los parámetros para el
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control y la administración de los bienes propiedad de la Unidad Administratiba Especial de la
CGN
Resolución 681 de 26 de noviembre de 2012. Por la cual se deroga la Resolución 049 de 18
de marzo de 1999 y se actualiza el manejo administrativo de los bienes en servicio propiedad
de la Contaduría General de la Nación
Resolución 018 de 23 de enero de 2013. Resolución por la cual se constituye la caja menor
de gastos generales de la U.A.E Contaduría General de la Nación para la vigencia fiscal 2013
Decreto 943 de 21 de mayo de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control
Interno -MECI
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP 1000-2009. En cumplimiento de lo
establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma especifica los requisitos para la
implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder
público y otras entidades prestadoras de servicios.
Norma Técnica Internacional ISO 9001-2008. Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001-2004. Sistema de gestión Ambiental
Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001-2007. Sistemas de Gestión en Seguridad y
Salud ocupacional
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
REINTEGRO DE ELEMENTOS AL ALMACÉN_GAD03-FOR01
5. DOCUMENTOS ANEXOS
IC01: Entrada elementos de consumo por compras funcionamiento
IC02: Entradas elementos consumo compras de inversión.
IC30: Entrada elementos de consumo por compras caja menor funcionamiento
IC31: Entrada compras consumo caja menor por inversión.
ID01: Entrada elementos devolutivos por compra de inversión.
ID02: Entrada elementos devolutivos por compras funcionamiento.
ID30: Entrada elementos devolutivos por compra caja menor funcionamiento
ID10: Entrada elementos devolutivos por traspaso de bienes de otra entidad.
ID15: Entrada elementos devolutivos por valorización inversión.
ID14: Entrada de elementos devolutivos por valorización funcionamiento.
IR04: Entrada reintegro bienes devolutivos usados al almacén
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IS21: Entrada por reposición de bienes.
Orden de Compra
Contrato
Copia de Factura.
Resolución o Actas de entrega
Comunicación interna
Remisión numerada y Valorizada
6. PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
1 Remitir
Se remite de servicios generales Coordinador GIT Orden de Compra
documentos
administrativos y financieros al
Servicios
Contrato
correspondientes almacen, copia de la orden de
Factura
Generales,
compra,
contrato,
factura,
Tiquete
tiquete, remisión y/o resolución Administrativos y Remisión y/o
Financieros.
por traspaso según el caso.
Resolución por
traspaso
2 Recibir y verificar Recibir y verificar si los bienes
los Bienes
detallados en los documentos
anteriores cumplen con las
especificaciones
estipuladas,
incluidos los requisitos de la
norma NTC-ISO 14001:2004 y
NTC-OHSAS
18001:2007
definidas si es del caso.
Nota: Cuenta y revisa el estado
de los bienes al recibir, establece
igualdad o en caso contrario
procede a su devolución.
3 Aprobación
Firma documento recibido a
satisfacción y entrega copia
firmada al proveedor.
5 Parametrización Se realiza si es necesaria una
Contable
comunicación a contabilidad con
la relación de los bienes
recibidos para su respectiva
parametrización Contable.
6 Elaboración
Elabora entrada elementos por
Comprobante de compras según el caso en
Ingreso
la Aplicación S.O.A emitiendo el
consecutivo correspondiente en
Auxiliar
Administrativo
(almacenista)
Orden de Compra
Contrato
Factura
Tiquete
Remisión y/o
Resolución por
traspaso
Auxiliar
Administrativo
(almacenista)
Auxiliar
Administrativo
(almacenista)
Contador
Encargado
Auxiliar
Administrativo
(almacenista)
Documento de
recibo firmado
Comunicación
interna
IC01, IC02, IC30,
IC31, ID01, ID02,
ID30, ID10, ID15,
ID14 y IS21
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7 Clasificación y
Organización de
Bienes.
8 Identificación
9 Firma
Comprobante.
original y dos copias así:
Original: Presupuesto, Primera
copia:
Almacén,
Segunda
copia:Contabilidad
El Aplicativo S.O.A. en el
momento de realizar el (IC01 –
IC30) (ID01) y (ID30) (IR10)
(ID10) genera los códigos de
barras y números de placas
para cada uno de los bienes.
Se identifica cada uno de dichos
bienes con su respectivo código
de barras y se procede a grabar
el número de placa.
Clasifica los elementos de
acuerdo a sus características y
organiza en los estantes.
Auxiliar
Administrativo
(almacenista)
IC01, IC02, IC30,
IC31, ID01, ID02,
ID30, ID10, ID15,
ID14 y IS21
Auxiliar
Administrativo
(almacenista)
IC01, IC02, IC30,
IC31, ID01, ID02,
ID30, ID10, ID15,
ID14 y IS21
IC01, IC02, IC30,
IC31, ID01, ID02,
ID30, ID10, ID15,
ID14 y IS21
Firma el Auxiliar Administrativo
los comprobantes de entrada al
S.O.A. y lo remite al Coordinador
GIT Servicios
Generales,
Administrativos y Financieros
para su verificación y firma.
Auxiliar
Administrativo
(almacenista)
Coordinador
Se envian comprobantes con
informe mensual a contabilidad y
una copia se archiva en
almacen.
Auxiliar
Ad
ministr
ativo
(almacenista)
GIT Servicios
Generales,
Administrativos y
Financieros
10 Solicitud de Póliza Se envía a servicios generales Asesor Servicios Comunicación
de Seguro en
administrativos y financieros una
Generales.
interna
caso de elementos comunicación donde se detalla
Auxiliar
devolutivos
los totales por agrupación de los
Ad
bienes o elementos devolutivos
ministr
adquiridos para trámite de póliza
ativo
de aseguramiento.
(almacenista)
11 Archivo del
comprobante
IC01, IC02, IC30,
IC31, ID01, ID02,
ID30, ID10, ID15,
ID14 y IS21
Orden de Compra
Contrato Copia de
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Factura.
Resolución o
Actas de entrega
Comunicación
interna
6.1. PROCEDIMIENTO PARA REINTEGROS (Elementos usados)
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1 Diligenciar
El
Servidor
Público
y/o Servidor Público
Formato de
Contratista diligencia el Formato
Coordinador
Reintegro por
GAD03FOR01 Reintegro de
correo electronico Elementos
al
Almacén
GIT Servicios
o service desk
relacionando el bien.
Generales,
Administrativos
y
Se envia el formato por correo
Financieros
electronico al responsable de
2 Recepción de
Bienes al
Almacén
3 Elaboración
Comprobante
4 Firma
Comprobante.
almacen o al responsable de
tomar el servicio en mesa de
ayuda EXT (633).
Se verifican los elementos
recibidos contra el formato
reintegro al almacén
de
elementos;
el
Auxiliar
Administrativo
al
recibirlos
constata su estado, clase,
marca, número de placa de
inventario
y
demás
características.
De encontrar conforme el bien el
almacenista
elabora
el
comprobante
de
entrada
reintegro bienes
devolutivos
usados al almacén (IR04) en
la Aplicación S.O.A.
Firma Auxiliar Administrativo el
IR04. Actualiza Inventario en el
Programa S.O.A.
REGISTRO
Formato GAD03FOR01 Reintegro
de Elementos al
lmacén
Auxiliar
Ad
ministr
ativo
(almacenista)
Formato GAD03FOR01
Reintegro de
Elementos al
Almacén
Auxiliar
Ad
ministr
ativo
(almacenista)
Entrada reintegro
bienes
devolutivos
usados al
almacén
(IR04)
Entrada reintegro
bienes
devolutivos
usados al
almacén
(IR04)
Auxiliar
Ad
ministr
ativo
(almacenista)
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5 Archivo del
Comprobante
Se archiva primera copia en
almacen y la segunda copia se
entrega a contabilidad.
Auxiliar
Ad
ministr
ativo
(almacenista)
Entrada reintegro
bienes devolutivos
usados al
almacén (IR04)
Formato GAD03FOR01 Reintegro
de Elementos al
Almacén
Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las
Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema
de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional,
Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo
que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito
sostenido del SIGI.
Revisado por:
LIDER DEL PROCESO
GESTION DE RECURSOS
ADMINISTRATIVOS
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Aprobado por:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
LÍDER DEL PROCESO DE PLANEACIÓN
INTEGRAL