RF-In02 Instructivo para el calculo y registro de provisiones para

Catalin
PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO PARA EL CALCULO Y REGISTRO DE LA
PROVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES
CODIGO: RF-In02
VERSIÓN: 02
FECHA APROBACIÓN:
2016-09-22
SENADO DE LA REPÚBLICA
1. OBJETIVO
Establecer las actividades para realizar el cálculo y registro de las provisiones de prestaciones
sociales.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para toda la nómina del Senado de la República, e inicia con la liquidación
de provisiones y finaliza con el reporte del comprobante contable.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES1

Provisión: representa aquellos valores estimados de las prestaciones sociales a que tiene
derecho todo empleado, conforme al período que se liquida. Representa el valor estimado de las
obligaciones de la entidad contable pública, por concepto de acreencias laborales no
consolidadas, determinadas de conformidad con las normas vigentes, convencionales o pactos
colectivos.
Prestaciones sociales: representa el valor de las obligaciones por pagar a los empleados como
resultado de la relación laboral existente y las originadas como consecuencia del derecho
adquirido por acuerdos laborales, de conformidad con las disposiciones legales2

4. RESPONSABLES
Jefe Sección de Contabilidad: es responsable de: a) Registrar en el aplicativo SIIF Nación, la
información consolidada remitida por la Sección de Registro y Control.
Jefe Sección de Registro y Control: es responsable de a) Generar y enviar la información extraída
del aplicativo de nómina a la Sección de Contabilidad.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
Descripción de la Actividad
Responsable o
Rol
Registros
GENERAR REPORTE LIQUIDACIÓN DE PROVISIONES
1
Funcionario
Una vez cerrada la nómina en el aplicativo, ingresar al designado de la
módulo pre liquidación de pasivos laborales y generar
Sección de
mensualmente la liquidación de provisiones sobre las Registro y Control.
nóminas de Senadores, UTL y planta.
1
Diccionario de términos de contabilidad pública, Contaduría General de la Nación, Noviembre 2009.
2
Contaduría General de la Nación, Régimen de Contabilidad Pública, Manual de procedimientos 2007
ELABORÓ
REVISÓ
Reporte de
nómina.
APROBÓ
GRUPO EVALUADOR SGC
Nombre: M. Velandia y C. Martínez
Nombre: Reinaldo Rafael Serpa Gonzalez
Nombre:
Cargo: Jefe Sección de Contabilidad y Contratista
DPS
Cargo: Jefe División Financiera y de Presupuesto
No. Acta y Fecha: 043 del 22 de septiembre 2016
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PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO PARA EL CALCULO Y REGISTRO DE LA
PROVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES
SENADO DE LA REPÚBLICA
No.
Descripción de la Actividad
CODIGO: RF-In02
VERSIÓN: 02
FECHA APROBACIÓN:
2016-09-22
Responsable o
Rol
Registros
ENVIAR REPORTE DE LIQUIDACIÓN DE PROVISIONES
2
Una vez generado el reporte de liquidación de provisiones
del mes correspondiente, se generan dos tipos de reportes:
Funcionario
consolidado por tipo de nómina e individual por funcionario, designado de la
el reporte consolidado se envía al correo electrónico de la
Sección de
Jefe de la Sección de Contabilidad y a la mecanógrafa de la Registro y Control.
Sección, y el reporte individual se archivará en el servidor
del aplicativo de nómina para su posterior consulta.
Reportes de
nómina.
REALIZAR RESUMEN DE PROVISIONES
3
Recibir el reporte consolidado por tipo de nómina de la
actividad anterior y realizar un resumen por cada concepto Mecanógrafa de la
de nómina.
Sección de
Contabilidad
Una vez consolidadas las provisiones, enviarlas al Jefe de la
Sección de Contabilidad, para calcular el valor a registrar.
Reporte
resumen
CALCULAR EL VALOR A REGISTRAR
4
De acuerdo con el resumen de provisiones, calcular el valor
a registrar, teniendo en cuenta los saldos del balance
general.
Jefe Sección
Contabilidad
Reporte de
provisiones
Auxiliar Contable
de la Sección
Contabilidad.
Comprobante
Contable
SIIF Nación
(reporte).
Mecanógrafa de la
Sección de
Contabilidad
Inventario de
carpeta
Calculado el valor a registrar enviarlo al auxiliar contable,
para realizar el registro en el SIIF Nación.
REGISTRAR PROVISIONES EN SIIF NACIÓN
5
Registrar en el aplicativo SIIF Nación, los valores resultantes
de la actividad anterior e imprimir comprobante contable y
entregarlo para su archivo.
ARCHIVAR COMPROBANTE CONTABLE
6
Archivar el comprobante contable en la carpeta
correspondiente, de acuerdo con las tablas de retención
documental.
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CODIGO: RF-In02
VERSIÓN: 02
FECHA APROBACIÓN:
2016-09-22
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Por cambio en la estructura de codificación del SGC
esta versión reemplaza el anterior documento
“PE03-S03-D01” Procedimiento para calculo registro
de provisión prestaciones sociales V1”
FECHA
2015-06-18
Se emite versión para divulgación e implementación.
02
Se actualizaron los responsables y las actividades
No.1 y No.2
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