Evaluación Cualitativa Control Interno Fortalezas y debilidades 2015

HOSPITAL CLARITA SANTOS E.S.E.
COORDINACION OFICINA CONTROL INTERNO
SANDONA - NARIÑO
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
HOSPITAL CLARITA SANTOS E.S.E
Coordinador Oficina de
GUILLERMO LEITON Periodo del Estado : VIGENCIA 2015
Control Interno
BETANCOURT
Fecha de Elaboración : 15 de Febrero 2016
Evaluación Cualitativa Control Interno Fortalezas y debilidades 2015
FORTALEZAS.
El Hospital Clarita Santos ESE de Sandoná, viene desarrollando claramente los roles y responsabilidades del
Modelo estándar de control interno MECI, modelo que entrega una sede de pautas o guías dirigidos a controlar
la planificación, gestión, evaluación y seguimiento institucional.
Se cumplió con el 100% de las capacitaciones programadas según el plan Institucional de formación y
capacitación 2015 de la institución, garantizando la construcción real y permanente de las competencias,
habilidades y capacidades en los colaboradores de la entidad, de igual forma mejorando el desarrollo de los
procesos y procedimientos asistenciales y administrativos.
La estructura MECI está compuesta por los componentes de talento humano, direccionamiento estratégico,
administración del nesgo, autoevaluación institucional. Auditoria interna, planes de mejoramiento y un eje
transversal enfocado a la información y comunicación.
La inducción y re inducción se ha desarrollado adecuadamente y con oportunidad a los funcionarios nuevos y a
los que se encuentran vinculados con la entidad, en estos espacios se socializa de manera efectiva la plataforma
estratégica del Hospital misión, visión, políticas institucionales, plan de desarrollo, código de ética y bien
gobierno, valores institucionales, entre otros. El personal una vez seleccionado para que ingrese a laborar en la
institución es capacitado entre un mes y mínimo 15 días en las funciones, procesos y procedimientos que la
naturaleza del cargo determine, también se realiza evaluaciones escritas y practicas por parte del coordinador de
área para determinar si la persona que va a laborar en la institución es competente en sus labores.
Se le dio vital importancia al desarrollo del talento humano y fortalecimiento del Comité de Bienestar Social de la
Entidad, fortaleciendo la comunicación y estrechando el vínculo entre la parte administrativa, los trabajadores y
la comunidad.
Se ha efectuado la definición de la matriz de roles y responsabilidades del Modelo estándar de control interno
MECI, la cual está en proceso de socialización, sensibilización y apersonamiento, y aún implementación en el
personal que labora en la entidad.
La ESE está adelantando la actualización y revisión sobre la documentación y aprobación de sus procesos,
procedimientos, instructivos y formatos, tarea que muestra un avance importante, en conjunto con la encargada
del programa de calidad en el Hospital Clarita Santos E.S.E.
En pro del mejoramiento continuo de los procesos de la entidad se han practicado auditorias sobre las cuales se
está realizando un efectivo seguimiento.
Se han establecido los riesgos por proceso que incluyen los riesgos de los procesos misionales y de apoyo, y el
mapa de riesgos de corrupción y atención al ciudadano.
Se ha publicado los informes pormenorizados de Control Interno en la página Web de la entidad
correspondientes a la vigencia los cuales que contextualizan la acción de la Oficina de Control Interno para el
2015.
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Se realizan los comités institucionales de manera oportuna y efectiva en cabeza de las Subgerencias
Administrativa y científica, en los cuales se evalúan las fortalezas y debilidades del equipo de trabajo y del
funcionamiento de la entidad.
Se hace seguimiento a cada uno de los procesos jurídicos dentro de los términos establecidos en la ley y se ha
logrado sentencias en favor de la ESE que han evitado perjuicio en sus finanzas.
La ESE cuenta con la oficina SIAU la cual ha sido fortalecida mediante el apoyo de la Asociación de Usuarios,
en aras de una mejor gestión en la asignación de citas médicas; por otra parte, es la encargada de recepcionar
peticiones quejas reclamos y sugerencias de manera efectiva y oportuna, las cuales son respondidas en el
menor tiempo posible, determinando su causas, generando las explicaciones del caso y formulando mejoras en
la prestación del servicio.
Se encuentra muy adelantado el programa del sistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo, adoptando
e implementando todas las políticas, estrategias y recursos que garanticen un mejor y seguro ambiente de
trabajo.
DEBILIDADES
Aunque se ha efectuado la identificación de los Riesgos por proceso, se debe definir la matriz de riesgos
institucional que permita administrarlos y controlarlos adecuadamente así como revisar y actualizar el mapa de
riesgos de corrupción, el cual se formuló pero en la vigencia no se le realizó el seguimiento del caso. En éste
aspecto, el personal no asimila la cultura del riesgo ya para la Coordinación de Control Interno, le ha resultado
muy difícil su entendimiento, manejo y administración por parte del equipo de colaboradores de la entidad.
Es importante que se defina la matriz de flujos de comunicación interna y externa para la ESE; pues no se dio
cumplimiento al Plan de Comunicaciones formulado en el 2014.
Se requiere fortalecer la cultura de autoevaluación y adopción de estrategias y metodologías para realizar y
documentar las acciones de mejora por procesos, formulación y elaboración de Planes de Mejoramiento y de la
cultura del autocontrol.
La normalización de procesos y procedimientos de la entidad no se ha culminado y aún esta en proceso de
ajuste, así como tampoco se ha realizado seguimiento efectivo a los procesos que están rezagados en esta
actividad, la cual viene siendo acompañada por parte de la oficina de calidad.
Se deben implementar mecanismos de control respecto de la información generada a través del software SALUD
IPS, con el fin de contar con la trazabilidad y calidad de la información que se maneja en facturación y la cual no
es alimentada desde el mismo programa al Oficina de Cuentas Médicas para el manejo de Glosas.
En pro del mejoramiento continuo de los proceso de la entidad NO se han suscrito planes de mejora respecto de
los hallazgos evidenciados en las diferentes auditorías practicadas sobre los cuales por ésta razón no se está
realizando un efectivo seguimiento.
NO se realizó, el informe de seguimiento a la estrategia del plan anticorrupción y de atención al ciudadano a 30
de abril de 2014.
Se desarrolló la Página WEB, sin embargo, no se lleva a cabo su actualización por parte de los encargados de
su alimentación, lo que no ha permitido constituirse en una herramienta que facilita la comunicación con los
usuarios.
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No se ésta dando estricto cumplimiento a las tablas de retención documental TRD.
Pese a que la entidad tiene implementado el manual de Indicadores, su diligenciamiento y estructuración
únicamente se hace sobre los indicadores que exigen los diferentes organismos de control y vigilancia, dejando
de lado un número importante de indicadores de eficacia y eficiencia.
GUILLERMO LEITON BETANCORUT
Coordinador Oficina de Control Interno
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Original Firmado
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