manual para el usuario del sistema de aviso anticipado

MANUAL PARA EL USUARIO DEL SISTEMA DE AVISO ANTICIPADO DE
EMBARQUE
1.
OBJETIVO
2
2.
POLÍTICAS
2.1 Políticas de operación
2.2 Políticas de entrega
2
3
3.
PROCESO DE PRUEBAS Y LIBERACIÓN DE NUEVOS PROVEEDORES
7
4.
SOLICITUD DE CITAS
4.1 Solicitud de citas a través de la Pantalla de Captura Liverpool
4.2 Solicitud por medio de un archivo de texto
9
14
RESPUESTA DE CITAS
5.1 Consulta de citas en la Pantalla de Captura Liverpool
5.2 Consulta de citas tomando un archivo de texto
15
17
5.
6.
7.
ANEXOS
6.1 Anexo 1: ENVÍO
a) Estructura del envío
b) Datos del envío
c) Ejemplo del archivo .txt
6.2 Anexo 2: Proveedores de software
6.3 Anexo 3: Proveedores de terminales móviles
6.4 Anexo 4: Índice de razones de rechazo
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20
20
CONTACTOS
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Dirección de Logística
Respuesta Dinámica/ Desarrollo a proveedores
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Manual para el usuario del Aviso Anticipado de Embarque
1. Objetivo:
Agilizar el proceso de entrega de mercancía en el Centro de
Distribución.
Definición:
El Aviso Anticipado de Embarque (ASN, por sus siglas en inglés
Advanced Shipping Notice), consiste en que el proveedor
informe a Liverpool la mercancía que entregará en el Centro de
Distribución Tultitlán.
Requerimientos
1. Contar con EDI (directo o indirecto) para la recepción de
órdenes de compra.
2. Contar con conexión a Internet.
3. Cumplir con los estándares de recepción en el Centro de
Distribución Tultitlán al 100% (etiquetación de precio,
utilización de embalajes, identificación de envío).
4. Las transacciones que se utilizarán serán:
ENVÍO: Para informar a Liverpool la mercancía que
entregará el proveedor.
RESPUESTA: Para informar al proveedor el resultado de la
validación y la fecha y hora de su cita.
5. Opcional: Terminal Móvil o Software generador de ENVÍOS en
formato de texto.
2.
Políticas:
2.1
Índice
Políticas de operación:
1. El Aviso Anticipado de Embarque solo se utiliza para las
órdenes de compra que deban entregarse en el Centro de
Distribución Tultitlán (00090).
2. El horario para enviar información, horario de sesión, será de
las 7:00 a las 18:00 hrs., de lunes a viernes.
3. El proveedor recibirá la RESPUESTA al ENVÍO en línea,
consultándola en la opción “Consulta de citas”, en la que se
le informara el número de pedido, fecha de proceso, fecha y
hora de entrega, número de cita, cantidad de contendores,
piezas citadas y status de la misma.
4. Ya aprobados los pedidos que se van citar, es indispensable
imprimir el resultado de la RESPUESTA al ENVÍO para
presentarla junto con su documentación al momento de
presentarse a la cita en el CDT.
5. En caso de requerir enviar una corrección, el usuario podrá
eliminar la cita para ese pedido y volver a enviar la
información correcta.
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6. Si el proveedor tiene citas confirmadas a diferente horario,
deberá entregar todos sus pedidos en el horario más
temprano, el cual podrá verificar en “consulta de citas”
7. Para ingresar al sitio, el proveedor deberá contar con un
número de usuario y una clave de acceso confidencial
8. El proveedor debe de entregar la mercancía agrupada por
pedidos.
9. No se podrán entregar contenedores que no estén
manifestados en el aviso o que hayan sido rechazados.
10. La información que el usuario grabe permanecerá guardada
durante el horario de sesión.
11. El proveedor debe identificar cada embalaje (caja azul, caja
verde, cartón, tarima, etc.) con una etiqueta u hoja
simplificada, la cual deberá de contener la siguiente
información: *
2.2
Políticas para la entrega de mercancía en el Sistema de Aviso
Anticipado de Embarque (ASN):
2.2.1
Aspectos generales:
a) Todos los proveedores en ASN deberán entregar su mercancía en
contenedores (cajas azules, cajas verdes, cajas de cartón, tarima, etc.),
debidamente identificados con la etiqueta/ hoja simplificada y la etiqueta
del contenedor (para el caso de semi-voluminoso)
b) Recordar que durante las primeras entregas que se realicen por medio de
este sistema, el proveedor deberá, adicionalmente, etiquetar sus
contenedores con la etiqueta/ hoja de envío, la cual nos permitirá recibir la
mercancía en caso de cualquier error que pueda presentarse durante su
periodo de aprendizaje (periodo de pruebas).
Etiqueta simplificada *
Medidas: 2” x 4”
Usada cuando el proveedor tiene impresora de etiquetas.
Fecha: 02 / 01 / 2006
Fecha de entrega
PO 12345678
Orden de compra
Código de barras de la
orden de compra
Almacén (Destino de
la mercancía)
Liverpool
INSURGENTES
Departamento
__________
DEPTO: 222
Sello #__________
Sello #__________
AVISO ANTICIPADO DE EMBARQUE
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Liverpool
Número de folio de sello de
seguridad en caso de cajas
azules
Leyenda “Aviso Anticipado
de Embarque”
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Hoja simplificada *
Medidas: media hoja carta
Usada cuando el proveedor no tiene impresora de etiquetas.
FECHA DE ENTREGA
Fecha: 15-01-99
PO 12345678
ORDEN DE COMPRA
INSURGENTES
DEPTO: 222
ALMACEN (DESTINO DE LA
MCIA)
DEPARTAMENTO
Sello #
NÚMERO DE FOLIO DE
SELLO DE
Sello #
SEGURIDAD
AVISO ANTICIPADO DE EMBARQUE
LEYENDA “AVISO
ANTICIPADO DE EMBARQUE
c) De acuerdo con su tipo de mercancía (contenedor) entregarán bajo las
siguientes condiciones:
2.2.2
Políticas de entrega según tipo de mercancía
2.2.2.1
Entrega en contenedor azul, verde o cartón
a) Toda etiqueta que vaya adherida a los contenedores azules, verdes
o cartón se pegará en la parte superior de la caja. Esto evitará
problemas de lectura en el punto de distribución a las cortinas de
envíos.
b) Las etiquetas de 2” x 4” generadas por el proveedor deberán ser
compradas en el Centro de distribución, en el área de suministros.
Estas etiquetas tienen impreso el logo de Liverpool y tienen un
adhesivo removible, que permite que las cajas permanezcan
limpias.
Etiqueta
simplificada
de ASN
Etiqueta de
identificación de la
caja (Todas las cajas
deberán estar
identificados en los 4
costados.
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Etiqueta
simplificada
de ASN
(Tapa)
Etiqueta de
identificación de la
caja de cartón(Todas
las cajas deberán
estar identificados en
los 2 costados.
2.2.2.2
Entrega
de
mercancía
semivoluminosa
contenedores naranjas, bultos o cajas de cartón)
(Pallets,
a) Los proveedores que entreguen una cantidad considerable de cajas
de cartón por tienda y que puedan alcanzar una altura entre 1.60m y
2.20m en el pallet, deberán colocar exclusivamente un solo código de
barras que contenga toda la información del pallet con su respectiva
etiqueta simplificada.
Etiqueta simplificada
Etiqueta de
identificación del
pallet.
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b) Para aquellos proveedores que traen su mercancía paletizada desde su
empresa se escaneará el código del pallet original, y para aquellos
proveedores que armen sus pallets en el CDT deberán colocar tanto el
código de barras como la etiqueta simplificada a un solo costado y en
la parte media de la mercancía emplayada.
c) Si llegaran a entregar una cantidad mínima de cajas de cartón por
tienda, se tendrán que formar bultos manejables y emplayados para así
ocupar un solo código de barras por bulto. De manera que si por
ejemplo, se llegarán a entregar 6 cajas por tienda se harían bultos de
dos o tres cajas de cartón según las dimensiones de las mismas. Estas
entregas deberán realizarse en el área de semi-voluminoso, en la
sección de consolidación.
Etiqueta de
identificación del
pallet.
Etiqueta simplificada
d) Proveedores que entreguen edredones, cojines o muñecas deben
realizar bultos manejables con su código de barras y etiqueta
simplificada respectivamente.
Etiquetas:
Simplificada, de
envío y de
contenedor
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e) Se podrán colocar 2 o más pedidos por pallet siempre y cuando vayan
los bultos para la misma tienda e identificadas con su respectiva
etiqueta simplificada y su código de barras.
Etiqueta de
contenedor del
segundo pedido
Etiqueta de
contenedor del
primer pedido
3.
Proceso de pruebas y liberación de nuevos proveedores
Los proveedores que se incorporen al ASN tienen dos opciones para enviarnos su
información. El proveedor puede enviarnos su información a través de nuestra
Pantalla de Captura, o bien, si el proveedor cuenta con infraestructura para generar
archivos de texto, el proveedor podrá utilizarlos para solicitar su cita.
El proceso de implementación para los nuevos proveedores es el siguiente:
3.1
Proveedores que envíen información desde la Pantalla de Captura:
1. Solicitar al proveedor de software de etiquetación la
instalación de la versión que cuente con el formato de la
etiqueta simplificada.
2. El proveedor enviará un pedido, a manera de prueba y
podrá revisar el resultado de la misma en la pantalla de
consulta de citas. Para esto, deberá acceder a la página de
pago a proveedores con su usuario y su password.
Índice
3. Siendo satisfactorias las pruebas, el proveedor quedará
incorporado al Aviso Anticipado de Embarque y durante las
10 primeras entregas que realice por medio de este sistema,
se le considerará “Proveedor de Reciente ingreso”. Posterior a
este lapso, el proveedor deberá cumplir al 100% las políticas
de envío de la mercancía.
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3.2
Proveedores que soliciten su cita al adjuntar un archivo de texto:
1.
Solicitar a Liverpool el formato (Layout) del archivo de texto
para la transacción de ENVÍO.
2.
El proveedor enviará este archivo al área de Respuesta
Dinámica, para su revisión.
3.
En caso de requerir correcciones, Respuesta Dinámica
informará al proveedor las que haya que efectuar.
4. Si el proveedor genera sus archivos por medio de un Software
o Terminal Móvil Certificado por Liverpool*, no será necesario
revisarlos y el proveedor estará autorizado para acceder.
5.
El proveedor enviará un pedido, a manera de prueba y
podrá revisar el resultado de la misma en la pantalla de
consulta de citas.
6.
Siendo satisfactorias las pruebas, el proveedor quedará
incorporado al Aviso Anticipado de Embarque y durante las
10 primeras entregas que realice por medio de este sistema,
se le considerará “Proveedor de Reciente ingreso”. Posterior a
este lapso, el proveedor deberá cumplir al 100% las políticas
de envío de la mercancía.
* Ver Anexo 2: Lista de proveedores de software ASN certificados por Liverpool.
* Ver Anexo 3: Lista de proveedores de terminales móviles certificados por Liverpool.
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4.
Solicitud de citas
4.1
Solicitud de citas a través de la Pantalla de Captura Liverpool
Para acceder al sistema, teclee la dirección de la página de pago a proveedores:
extranet.liverpool.com.mx
200.79.19.93
Dentro de esta página, elija la opción “SISTEMA DE AVISO ANTICIPADO DE
EMBARQUE” y teclee su nombre de usuario y contraseña (password).
A continuación aparecerá el menú principal con los datos del proveedor:
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Elija la opción “PANTALLA DE CAPTURA”. En esta pantalla, aparecerán los datos del
proveedor y las órdenes de compra que se encuentren vigentes, es decir, todas
aquellas órdenes que se encuentren en estatus ON, o bien que hayan sido
parcialmente entregadas pero que no hayan cancelado (estatus PN).
Seleccione la orden de compra que desee programar y posteriormente elija el SKU
del pedido que desee embarcar.
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Enseguida, aparecerá la distribución del SKU para cada almacén.
Tipo de contenedor ** (caja azul,
verde, cartón, tarima, etc.)
En este punto, el proveedor
registrará el número de
contenedores que utilizará
para ese almacén.
Con ayuda del botón
“especificar”, el proveedor
abrirá la ventana en la cual
ingresará el número de
contenedor (Etiqueta con
código de barras: Inicial B, S,
P, etc. mayúscula y 8 dígitos)
y el número de piezas que
llevará en el interior.
Total de piezas embarcadas**
** Información que el usuario no tiene que capturar, ya que el sistema los obtiene automáticamente.
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Una vez programados los contenedores de un SKU, presione la tecla “grabar”.
Notará que junto al SKU aparecerá un asterisco “*” indicando que ese SKU ha sido
modificado. Recuerde que la información que grabe permanecerá almacenada
durante el horario de conexión de la página. Al terminar el horario de sesión, esta
información se borrará.
Al terminar de programar todos los contenedores del pedido, presione la tecla
“continuar”.
Para reiniciar los valores de un SKU, es decir, para borrar los contenedores y dejar las
cantidades en cero, presione el botón “borrar SKU”.
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A continuación, aparecerá una ventana con los datos del pedido, en la que se
ingresa la fecha y hora de la cita y el número e importe de la factura con la que
enviará su mercancía.
En la parte inferior de la ventana se despliega un reporte de los contenedores
enviados, ordenados por almacén.
Recuerde que el número de factura
y el importe son campos obligatorios
para el envío de información. Son
numéricos diferentes a cero y no
deben llevar caracteres adicionales
como letras o símbolos (-, $, %, &, #, ’,
comma, etc).
Para generar la cita, presione el
botón “procesar”, regrese al
menú principal y presione el
botón de “Consulta de citas”.
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4.2
Solicitud de citas por medio de un archivo de texto
En el menú principal, presione el botón “Cargar archivo”.
Enseguida, aparecerá una opción para que el usuario seleccione el archivo de
texto con el formato (layout) autorizado por Liverpool.
Para continuar, presione el botón “aceptar” y consulte su cita en la pantalla
principal con ayuda del botón “Consulta de citas”.
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5.
Respuesta de citas
5.1
Consulta de citas en la Pantalla de Captura Liverpool.
En el menú principal, consulte la opción “Consulta de Citas”, que aparece en el
ángulo inferior izquierdo de la pantalla.
Índice
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En esta pantalla se puede consultar el número de pedido, información registrada en
el mismo, fecha y hora de entrega, número de cita, contenedores y piezas citadas y
status de cada uno de los pedidos.
Pedido No 11904303
Al presionar el botón
“pedido”, la página
desplegará un
reporte con el total
de contenedores y
piezas capturadas
por pedido.
En caso de que el proveedor desee cancelar su cita, puede hacerlo presionando el
botón “eliminar” y confirmando dicha cancelación.
Si su pedido es rechazado por algún
motivo, esta pantalla cuenta con un
Índice de razones de rechazo, que le
ayudará a ampliar su información y a
corregir el error. (Anexo 4)
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5.2
Consulta de citas tomando un archivo de texto
En el menú principal, el proveedor podrá saber la fecha y hora de su cita con ayuda
de la opción “Consulta de Citas”, ubicada del lado derecho.
Si el proveedor necesitara tener la información de sus confirmaciones para integrarla
a sus procesos internos, puede bajar el archivo presionando el botón “Descargar
archivo”, ubicado entre las opciones del menú principal.
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6.
ANEXOS
6.1 Anexo 1: ENVÍO
a) Diagrama de la estructura:
Header (embarque-pedido)
Nivel 2 (container1-tienda1)
Articulo1 cantidad embarcada 1
Articulo2 cantidad embarcada 2
Articulo3 cantidad embarcada 3
Nivel 2 (container2-tienda1)
Articulo1 cantidad embarcada 1
Articulo2 cantidad embarcada 2
Articulo3 cantidad embarcada 3
Nivel 2 (container1-tienda2)
Articulo1 cantidad embarcada 1
Articulo2 cantidad embarcada 2
Articulo3 cantidad embarcada 3
Nivel 2 (container1-tienda3)
Articulo1 cantidad embarcada 1
Articulo2 cantidad embarcada 2
Articulo3 cantidad embarcada 3
b) Layout
HEADER (Embarque, Nivel 1)
Datos
Tipo de campo Longitud
Tipo de registro
AN
2
Código de Acción
Número de embarque
Fecha de la transacción
Fecha de embarque
Fecha de entrega
Hora de entrega
Número de proveedor
RFC
Número de pedido
Número de factura
Importe total de la factura
AN
N
DT
DT
AN
AN
N
AN
AN
AN
N2
1
4
8
8
8
4
10
14
8
13
9V99
Departamento (Liverpool)
AN
4
Lugar de entrega
AN
5
Observaciones
Tipo de identificador del registro Header
'HD'
Indica: "A" alta
Rellenar con ceros a la izquierda
CCYYMMDD
CCYYMMDD
CCYYMMDD
HHMM
Rellenar con espacios a la derecha
AAA-AAAAAAA-AAA
Rellenar con ceros a la izquierda
Rellenar con espacios a la derecha
NNNNNNNNN (dos decimales sin punto)
Ejemplo "0004" rellenar con ceros a la
izquierda
Ejemplo "00090" rellenar con ceros a la
izquierda.
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CONTENEDOR (Nivel 2)
Datos
Tipo de campo Longitud
Tipo de registro
AN
2
Almacén o tienda
AN
5
Tipo de mercancía
Número de contenedor
N
1
AN
9
Observaciones
Tipo de identificador del registro
Contenedor 'CN'
Ejemplo "00090" rellenar con ceros a la
izquierda
Tipo de mercancía
'1' Recepción plano- Cajas azules y
verdes.
'6' Recepción semi-voluminoso
DETALLE (Artículo, Nivel 3)
Datos
Tipo de campo Longitud
Observaciones
Tipo de identificador del registro Detail
'DT'
Tipo de registro
AN
2
Código de barras
Tipo de código
Código de Liverpool
(SKU)
Estilo
Talla
Color
Cantidad embarcada
(empaques)
Unidad de medida
Piezas por empaque
AN
AN
13
3
EN' EAN
AN
8
Rellenar con ceros a la izquierda
AN
AN
AN
20
10
20
N2
10
Rellenar con espacios a la derecha
Rellenar con espacios a la derecha
Rellenar con espacios a la derecha
NNNNNNNNNNNN (dos decimales sin
punto)
AN
N
3
6
6.2
'UP' UPC
NNNNNNNN (Siempre unidades)
*ANEXO 2: Lista de proveedores de software ASN, autorizados por Liverpool
SOFTWARE
ASN GRID
CADESADV
MATRIX
EDI BURÓ
REDI
WEB MASTEREDI
EMPRESA
TELÉFONO
Levicom Sistemas
5093-0020
Ekomercio
5221-7369 ext.7392
Edi Commerce
5525-3365
Paebsa
5688-4047
Proscai
5545-6735
Masteredi
2615-5555 ext.106
CONTACTO
Lic. Carla González
Ing. Pablo Acevedo
Ing. Carlos Mendoza
Ing. Tenoch Torres
Ing. Carlo Patargo
Ing. Óscar Juárez
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6.3
ANEXO 3: Lista de proveedores de terminales móviles, autorizados por Liverpool
EMPRESA
Sysmovil
Metrologic
TELÉFONO
5611-0153
5227-7370
CONTACTO
Ing.Eduardo Moya Flores
Ing.Gerardo Alcerreca
6.4 ANEXO 4: Índice de razones de rechazo
Códigos de Rechazo para la repuesta de cita
CÓDIGO
AT
AS
PIN
PVE
PRI
CNI
CIN
SIN
CEX
DIN
DUP
IMP
DP
INV
NLA
FIN
FAC
TME
RAZÓN
Artículo no pedido.
Código de artículo desconocido (no viene en el pedido).
Pedido Inválido. Es cuando el pedido ya ha sido recibido por completo.
Pedido vencido o cancelado: El pedido se puede cancelar ya sea por fecha o bien porque lo
cancela un comprador o el jefe de la tienda.
Proveedor inválido. Aparece cuando el número del proveedor o el RFC que se esta
enviando son diferentes a los que Liverpool tiene registrados.
Contenedor no válido. No existe el tipo de mercancía: Aparece cuando se envía un número
de contenedor que no existe en la base de datos de Liverpool.
Contenedor con inventario: Aparece cuando, por error, el proveedor envía un número de
contenedor diferente al que dice la etiqueta y que coincide con un contenedor que esta
almacenado en el Centro de Tultitlán
SKU Inválido: Cuando el SKU que se manda no viene expresado en el pedido.
Contenedor que excede la cantidad solicitada en la orden de compra.
Distribución inválida para este almacén.
Pedido o contenedor duplicado: Aparece cuando el proveedor envía dos veces la misma
información.
Importe de factura es igual a cero. Puede aparecer cuando el proveedor manda el importe
con separadores de miles "," o precedido por signo de pesos "$"
SKU duplicado.
Datos Inválidos
Día NO Laborable para el Centro de Distribución, estos días son designados por Liverpool.
La fecha de entrega es inválida, fecha de entrega mayor a fecha de cancelación del pedido
o la fecha de entrega es menor al día de hoy.
Número de factura en cero, el número de factura no deberá ser nulo o cero.
Tipo de Mercancía inválido, los tipos deberán ser 1,2,6
(RECPLA, RECGAN, RECPAL).
Índice
Después del código de rechazo pueden aparecer las siguientes razones:
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CÓDIGO
AT
AS
DP
7.
RAZÓN
Artículo no pedido
Código de artículo desconocido (no viene en el pedido).
SKU duplicado
Contactos
Soporte de Aviso Anticipado de Embarque CDT.
Cesar Bracamontes Becerril
Tel.:58-64-21-49
[email protected]
Felipe Pérez López
Tel.:58-64-21-52
[email protected]
Ejecutivos Respuesta Dinámica
Vicente Díaz Muñoz 5328-6400 Ext. 5392
[email protected]
Pablo Machorro Macias 5328-6400 Ext. 5389
[email protected]
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