selección y vinculación de funcionarios

GH-pr-01
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
Pág.1/9
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Asegurar que el personal requerido por el COPNIA, se seleccione cumpliendo con los
requisitos (competencias y habilidades) exigidos para el cargo. Inicia con la identificación
de necesidades de personal, el reclutamiento, evaluación de candidatos hasta la vinculación
del funcionario.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Titulo
Fecha
Ley
842
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la
ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones
auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se
dictan otras disposiciones
2003
Resolución
078
Por la cual se establece el proceso de selección del Director
General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería —
COPNIA
2012
Nota: Como referencia para la definición del procedimiento se tomaron algunos artículos del
Decreto Ley 2400 de 1968, la Ley 190 de 1995 (Art. 5 y 15), Decreto 1950 de 1973 (Art. 22,
23, 54, 56, 58 y 59), Decreto 2232 de 1995, Decreto 736 de 1996, Decreto 4567 de
diciembre de 2011, en lo referente a empleos de libre nombramiento y remoción.
3. DEFINICIONES
3.1. SELECCIÓN DE PERSONAL:
Conjunto de pasos o actividades mediante los cuales se escoge e incorpora un aspirante
que cumple los requisitos especificados por el COPNIA en el manual de funciones y
requisitos para el desempeño de un determinado empleo de su planta de personal.
3.2 DECLARACION DE BIENES Y RENTAS:
Declaración juramentada de los bienes y rentas, así como la información de la actividad
económica privada de todos los funcionarios de la entidad.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Todas las necesidades de personal diferentes a las de la Planta de Personal detectadas
en la Dirección General, las Subdirecciones y los Seccionales, deben ser informadas a la
Subdirección Administrativa y Financiera para su correspondiente estudio.
GH-pr-01
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
Pág.2/9
4.2 Dentro del perfil, se encuentran definidas las competencias exigidas para cada empleo
en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades apropiadas.
4.3 El Profesional de Gestión de Talento Humano proyecta la descripción y el perfil de los
empleos, bajo los lineamientos establecidos en el Manual de Funciones, Requisitos y de
Competencias Laborales para los empleos del COPNIA.
4.4 Para proveer un empleo de planta en caso de vacancia definitiva la vinculación del
personal, posterior a su selección, se realiza con nombramiento ordinario a través de
resolución proyectada por el Profesional de Gestión de Talento Humano, revisada por el
Subdirector Administrativo y Financiero y aprobada y suscrita por el Director General del
COPNIA.
4.5 Las vacancias temporales, excepto las comisiones de servicio, se proveerán de la
siguiente manera:
 Para el empleo de Director General, por encargo que realice la Junta Nacional de
Consejeros, que recaerá únicamente en alguno de los empleos del nivel Directivo.
 Para los empleos de Subdirectores de cada una de las Subdirecciones, por encargo
que realice el Director General, dentro de los profesionales de mayor clasificación de
cada una de las Subdirecciones.
 Para los empleos del nivel Profesional, por encargo que realice el Director General en
otros profesionales coordinado con los Subdirectores de área respectiva.
 Para los empleos del nivel técnico auxiliar, el Director o Subdirector debe informar
por escrito a la Subdirección Administrativa y Financiera para que determine quién
será la persona que reemplace las vacaciones del titular, ya sea un funcionario de
planta o un supernumerario.
4.6 Para suplir necesidades por carga de trabajo se realizará con la vinculación del personal
supernumerario; posterior a su selección, se realiza el nombramiento a través de
resolución proyectada por el Profesional de Gestión de Talento Humano, revisada por el
Subdirector Administrativo y Financiero y aprobada y suscrita por el Director General del
COPNIA.
4.7 El Profesional de Gestión de Talento Humano prepara oficio para la firma del
Subdirector Administrativo y Financiero en el que se informe al interesado el
nombramiento en el empleo. Contiene como mínimo el nombre de la persona
seleccionada, nombre del empleo, número y fecha de resolución de nombramiento,
relación de los documentos y requisitos para posesionarse en el empleo; según modelo,
comunicado de nombramiento (ANEXO 6.4). En el caso de los nombramientos
supernumerarios se informa sobre la fecha de finalización de labor.
GH-pr-01
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
Pág.3/9
4.8 El Profesional de Gestión de Talento Humano prepara el acta de posesión. Esta acta es
firmada como acto de posesión, por el funcionario competente para tal efecto y la
persona nombrada en el empleo.
4.9 Las personas designadas por el Director General del COPNIA para realizar las
posesiones de personal son:
 El Presidente del COPNIA para el empleo de Director General.
 El Director General para los empleos de Subdirectores y Secretarios Seccionales.
 Los Subdirectores, para los empleos de sus respectivas áreas.
 Los Secretarios Seccionales para los empleos de planta correspondientes a su
Seccional.
4.10









La declaración de bienes y rentas debe contener como mínimo:
Nombre completo, documento de identidad y dirección de domicilio permanente.
Nombre y documento de identidad del cónyuge o compañero permanente y parientes
en primer grado de consanguinidad.
Relación de ingresos del último año.
Identificación de las cuentas corrientes y de ahorros en Colombia y en el extranjero, si
la hubiera.
Relación detallada de las acreencias y obligaciones vigentes.
Calidad de miembro de juntas o consejos directivos.
Mención sobre su carácter de socio en corporaciones, o sociedades o asociaciones.
Información sobre existencia de sociedad conyugal vigente o de sociedad de hecho
entre compañeros permanentes.
Relación de bienes patrimoniales actualizada, de acuerdo al formato “Declaración de
bienes y renta” GH-fr-03 (ANEXO 6.6). Este documento debe actualizarse cada año y
es el Profesional de Gestión de Talento Humano el encargado de solicitar al personal
el cumplimiento de esta política.
4.11 Todo funcionario debe suministrar la información requerida en el formato “Hoja de
Vida-COPNIA” GH-fr-02 (ANEXO 6.5), el cual es archivado en la historia laboral
correspondiente en el momento de la apertura de la misma.
4.12 Para las inscripciones a seguridad social, el funcionario escoge las empresas que le
prestarán los servicios de salud y pensión, para cesantías se realiza la afiliación con el
Fondo Nacional del Ahorro, para riesgos profesionales y caja de compensación familiar
la afiliación se realiza con la empresa seleccionada por el COPNIA.
4.13 Los Secretarios Seccionales son los responsables de verificar y gestionar las
inscripciones a salud, pensión, Fondo Nacional del Ahorro y Caja de Compensación de
sus colaboradores en la ciudad donde funciona el Seccional, en coordinación con el
Profesional de Gestión de Talento Humano. Cuando sea necesario el Subdirector
GH-pr-01
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
Pág.4/9
Administrativo y Financiero delegará en los Secretarios Seccionales la firma de dichas
afiliaciones.
4.14 El Profesional de Gestión de Talento Humano conserva en su archivo de manera
organizada, la evidencia de los procesos de selección realizados y las hojas de vida de
acuerdo con el procedimiento establecido.
4.15 Los registros generados en la aplicación de este procedimiento son parte de la
historia laboral y su manejo y conservación está dada según lo establecido en la tabla
de retención documental para archivo de Historias laborales.
4.16 El Profesional de Gestión de Contabilidad debe mantener actualizado al Profesional
de Gestión de Talento Humano, en lo relacionado con el Banco y sucursales para
apertura de cuentas de nómina.
4.17 Para la selección del personal del nivel técnico, el Profesional de Gestión de Talento
Humano presentará a la Subdirección Administrativa y Financiera, preferiblemente una
terna por cada empleo vacante definitivo, con el fin de que el Subdirector Administrativo
y Financiero junto con el Subdirector correspondiente seleccionen el candidato que debe
ser vinculado. El Director General firmará el acto administrativo correspondiente. En el
caso de los supernumerarios para el cubrimiento de vacaciones, si la persona ha hecho
reemplazos antes, se tendrá en cuenta el concepto de los Secretarios Seccionales y
Profesionales de Gestión según el caso.
4.18 Para la selección del personal de los empleos de Subdirector es el Director del
Consejo quien decide la vinculación previo proceso de selección apoyado en empresas
especializadas de selección de Directivos. Se debe presentar preferiblemente una terna
habilitada.
4.19 Para la selección del personal del nivel Profesional es el Subdirector de cada
dependencia quien decide la vinculación previa entrevista, según sea el caso. Se debe
presentar preferiblemente una terna habilitada. El Director General decidirá si realiza
entrevista o no, complementando las ya realizadas.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
1
2
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
Inicio del
Procedimiento
Analizar necesidades
de personal
Revisa la planta de personal, para verificar los empleos que
están vacantes por alguna de las siguientes causas:
VACANCIA DEFINITIVA
- Vacancia no suministrada de acuerdo con el
organigrama.
Director General
Subdirector
Administrativo y
Financiero
GH-pr-01
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Declaratoria de insubsistencia.
Renuncia regularmente aceptada.
Invalidez absoluta.
Revocatoria del nombramiento
Declaratoria de nulidad de nombramiento
Traslado o ascenso
Mandato de la ley.
Destitución.
Declaratoria de vacante en los casos de abandono del
cargo.
- Por retiro con derecho a pensión de jubilación.
- Por edad
- Por muerte del empleado
- Por supresión del empleo.
- Por declaratoria de insubsistencia.
- Las demás que determine la ley o la Constitución
Nacional.
VACANCIA TEMPORAL
- Vacaciones, licencia, servicio militar
- En comisión, salvo en la de servicio.
- Cuando se encarga al funcionario de otro empleo
desligándolo de las funciones que ejerce
- En los casos de suspensión en el ejercicio del empleo
- Las demás que determine la ley o la Constitución
Nacional.
-
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
Pág.5/9
Responsable
Subdirector
Jurídico
Subdirector de
planeación y
Comunicaciones.
Director General
3
4
5
6
Determinar necesidad
de proveer empleos
vacantes definitivas
Solicitar disponibilidad
presupuestal
Realizar reclutamiento
de hojas de vida
Preseleccionar
candidatos.
Determina si:
- Es viable distribuir las cargas de trabajo dentro del
personal existente;
- Es posible proveer el cargo vacante con personal
existente en la entidad, según lo establecido en el
procedimiento de “Situaciones Administrativas” (GH-pr04); ó
- Es necesario proveer el empleo vacante con personas
externas.
-
-
-
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Subdirector
Jurídico
Subdirector de
planeación y
Comunicaciones
Solicita al área respectiva la expedición del certificado Profesional de
de disponibilidad presupuestal, según sea el caso, Gestión de Talento
(considerando salario base y tiempo) para iniciar el Humano
proceso de selección y contratación.
Profesional de
Compila hojas de vida para la selección de personal. Gestión de Talento
Las hojas de vida reunidas por los Secretarios Humano
Seccionales, para los supernumerarios son enviadas al
Secretario
Nacional para el estudio correspondiente.
Seccional
Preselecciona candidatos que cumplan con requisitos Profesional de
del perfil.
Gestión de Talento
Informa a la Subdirección Administrativa y Financiera Humano
GH-pr-01
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
-
7
Coordinar entrevistas
-
-
-
-
8
Entrevistar y
seleccionar.
-
-
9
Proyectar y comunicar
la designación
-
los resultados de la preselección donde se evidencie el
cumplimiento del perfil exigido anexando los
documentos que así lo acredita.
El Subdirector Administrativo y Financiero presenta a
los Subdirectores y Secretarios Seccionales las hojas de
vida de los candidatos preseleccionados para su estudio
y aprobación.
Coordina con el (los) responsable(s) la realización de
la(s) entrevista(s).
Prepara y envía al (los) responsable(s) de realizar la(s)
entrevista(s) la documentación necesaria: formato de
“Informe entrevista” GH-fr-01 (ANEXO 6.1), listado de
personal preseleccionado y hoja de vida, según aplique.
Cita a los candidatos seleccionados para entrevista(s).
En el caso de los Seccionales, las citaciones las realiza
el Secretario Seccional o la Subdirección Administrativa
y Financiera si el empleo a proveer es el de Secretario
Seccional.
Basados en los conocimientos propios del empleo,
prepara cuestionario para la entrevista en el formato
“Informe entrevista” GH-fr-01 (ANEXO 6.1)
Realiza entrevista, da concepto sobre el candidato en el
formato “Informe entrevista” GH-fr-01 (ANEXO 6.1) y
entrega los resultados al Profesional de Gestión de
Talento Humano
Para las ternas de los empleos de Director General y
Subdirectores se realizarán las entrevistas conforme lo
establecido en la Resolución 78 de 2012 y este
procedimiento, respectivamente.
Para los empleos supernumerarios y de planta del nivel
técnico, el Profesional de Gestión de Talento Humano
entrega al Subdirector Administrativo y Financiero las
hojas de vida con los informes de entrevista,
preferiblemente de tres candidatos preseleccionados,
con el fin de que se seleccione uno (ver numeral 4.17
de las generalidades). Para los empleos del nivel
Profesional y Directivo es discrecional del nominador
junto con el Directivo que corresponda, indicar la
persona seleccionada para vinculación.
Proyecta y gestiona la resolución de nombramiento de
la persona seleccionada, según modelo (ANEXOS 6.2 y
6.3).
Proyecta y gestiona el oficio informando a la persona
seleccionada su nombramiento en el empleo, según
modelo (ANEXO 6.4); en el caso de un empleo de
planta el nombrado tendrá un plazo máximo de 10 días
hábiles a partir del comunicado para confirmar de
manera escrita su aceptación.
Informa a la persona que ha sido escogida para el
desempeño del empleo.
Solicita examen médico ocupacional de ingreso.
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
Pág.6/9
Responsable
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Profesional de
Gestión de Talento
Humano,
Presidente
Director General
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Subdirector
Jurídico
Subdirector de
Planeación y
Comunicaciones
Secretarios
Seccionales,
Profesionales de
Gestión
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
GH-pr-01
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
-
-
-
-
10
Verificar la designación
-
-
-
11
Realizar inscripciones a
seguridad social
-
12
Posesionar
-
Verifica la existencia de causas para revocar, modificar,
aclarar, sustituir o derogar el nombramiento:
 Cuando el nombrado no manifestó su aceptación o
no se posesionó dentro del plazo establecido.
 Cuando el nombrado manifiesta no aceptar.
 O las demás que la Ley determine
Verifica existencia de causas para que no se de la
posesión:
 La persona nombrada desempeña otro empleo
público del cual se ha separado en virtud de licencia.
 Tiene vigente auto de detención preventiva.
 El nombramiento haya sido realizado por personal
no competente.
 Están vencidos los términos para aceptar el
nombramiento
Solicita carta de aceptación del nombramiento, la cual
debe indicar la aceptación al empleo y la denominación
del empleo en el cual fue nombrado y los demás
documentos necesarios para la posesión
Revisa los documentos exigidos para la posesión.
Deja evidencia en el formato de hoja de vida (ANEXO
6.5), de la verificación de las competencias de personal
a vincular, donde se observe el cumplimiento del perfil
en cuanto a educación y experiencia, una vez la
persona se haya posesionado y antes de los 4 próximos
meses de su vinculación.
Coordina con el designado la fecha de llegada para
posesión (la cual debe ser máximo dentro de los 10 días
siguientes a la aceptación)
Prepara acta de posesión, según modelo, (ANEXO 6.7),
El acta de posesión debe ser firmada por el Director
General o Subdirector Administrativo y Financiero o
Subdirector Jurídico o Subdirector de Planeación y
Comunicaciones o Presidente o Secretario Seccional.
Para salud, pensión, cesantías y caja de compensación
familiar el funcionario diligencia el formato de la entidad
escogida o la que corresponda, los entrega al Secretario
Seccional o al Profesional de Gestión de Talento
Humano, según corresponda para que se diligencie la
información del empleador y firma del Subdirector
Administrativo y Financiero o Secretario Seccional;
radica con la documentación exigida y entrega copia al
Profesional de Gestión de Talento Humano para
actualización del expediente, “Historia Laboral” GH-fr05 (ANEXO 6.8).
Para ARP, el Auxiliar de Talento Humano realiza la
afiliación, actualiza expediente, “Historia Laboral” GHfr-05 (ANEXO 6.8) y prepara el envío de la copia de
afiliación al funcionario. (la afiliación a la ARP debe ser
el día anterior al inicio de labores o fecha de posesión)
Toma el juramento, las dos partes firman el acta de
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
Pág.7/9
Responsable
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Secretarios
Seccionales
Funcionario,
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Profesional de
Gestión de Talento
Humano,
Secretario
Seccional
Presidente del
GH-pr-01
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
Pág.8/9
Responsable
posesión y entrega copia de las funciones del empleo al COPNIA,
nuevo funcionario
Director General
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Subdirector
Jurídico
Subdirector de
Planeación y
Comunicaciones
Secretarios
Seccionales
-
13
Solicitar apertura
cuenta bancaria para
nómina
-
-
14
Realizar apertura de
historia laboral
15
Carnetizar
-
16
Comunicar vinculación
-
17
Realizar inducción y
entrenamiento en el
cargo
18
Fin del procedimiento
6. ANEXOS
-
Proyecta para firma del funcionario competente la carta
de solicitud de apertura de cuenta bancaria para el pago
de nómina y prestaciones sociales,
Informa al funcionario en qué sucursal y banco debe
abrir la cuenta de nómina y le solicita informar el
número de cuenta para grabarlo en el programa de
nómina.
Con la documentación entregada por el nuevo
funcionario recolectada durante el proceso de
nombramiento y posesión el Auxiliar Operativo de
Talento Humano abre y organiza el expediente,
diligencia el formato “Historia Laboral” GH-fr-05 (ANEXO
6.8), para posterior verificación y firma por parte del
Profesional de Gestión de Talento Humano.
Incluye al nuevo funcionario en el aplicativo de nómina.
Tramita la elaboración del carné, suministrando
información de nombre, cédula, cargo y anexando foto.
Prepara la entrega al funcionario o envía para entrega
en seccionales.
Comunica a todas las sedes del COPNIA, a través de
la intranet, sobre la vinculación del nuevo funcionario.
Informa a las entidades con las que puede tener
contacto el nuevo funcionario, según su cargo, de la
vinculación (cuando sea aplicable).
Informa al área de sistemas para que actualice roles en
los aplicativos donde este involucrado el cargo.
Auxiliar Operativo
de Talento
Humano
Auxiliar Operativo
de talento Humano
Profesional de
Gestión de talento
Humano
Auxiliar Operativo
de Talento
Humano
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Se realiza de acuerdo a lo descrito en el procedimiento Profesional de
de “Inducción, Capacitación y Desarrollo del personal” Gestión de Talento
GH-pr-02
Humano
GH-pr-01
SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE FUNCIONARIOS
Vigente a partir de
Marzo de 2012
4a. Actualización
Pág.9/9
6.1 Informe entrevista (GH-fr-01)
6.2 Modelo, Resolución de nombramiento
6.3 Modelo, Resolución nombramiento supernumerario
6.4 Modelo, Comunicado de nombramiento y posesión
6.5 Hoja de vida – COPNIA (GH-fr-02)
6.6 Declaración de bienes y renta (GH-fr-03 )
6.7 Modelo, Acta de posesión
6.8 Historia Laboral (GH-fr-05)
7. CONTROL DE CAMBIOS
No.
Fecha
Descripción del cambio o modificación
1
Abr. /08
Primera emisión
2
Sep. /09
Cambios: 1) Ya no se realiza evaluación de desempeño en periodo de prueba, sino el
concepto del jefe inmediato para definir la permanencia del provisional en planta; 2) ya no se
realiza visita domiciliaria.
Ago. /11
Cambios: 1) Se incluye a todo el personal para la declaración juramentada de bienes y rentas;
2) Se incluye la actuación del comité asesor de presidencia en la elección del personal del
nivel técnico; 3) el reclutamiento de hojas de vida ya no se realiza a través de empresas
especializadas; 4) Se incluye la delegación de firma de las afiliaciones a la Seguridad Social
en los Secretarios Seccionales; 5) Se organizan las actividades en el orden como sucede en
la práctica. 6) los anexos 6.1 y 6.8 fueron actualizados.
Mar. /12
Cambios: 1) Se actualiza el procedimiento y los cargos conforme la reestructuración realizada
el 19 de enero de 2012. 2) desaparece el comité asesor de presidencia para dar paso a la
decisión por parte de cada uno de los directivos en coordinación con la Subdirección
Administrativa y Financiera. 3) Se proponen dos instructivos para el diligenciamiento de los
formatos de hoja de vida única y declaración juramentada de bienes
3
4
DIANA MARIA HERNANDEZ RUEDA
Profesional de Gestión de Talento Humano
ACTUALIZÓ
LUZ SOFIA AGUIRRE HERNANDEZ
Subdirectora Administrativa y Financiera
REVISÓ Y APROBÓ
ANEXO 6.1
GH-pr-01
Pag. 1/1
INFORME ENTREVISTA
Nombres:
Documento de identificación:
DATOS DEL CANDIDATO
Apellidos:
Empleo a desempeñar:
C.C.
C.E.
PAS.
No.
DATOS DE LA PERSONA QUE REALIZA EL INFORME DE ENTREVISTA (EVALUADOR)
Nombres:
Apellidos:
Empleo que desempeña:
Fecha del informe:
CONCEPTO GENERAL SOBRE EL CANDIDATO
<<Concepto y observaciones generales sobre el candidato>>
Firma del Evaluador
Concepto:
Apto.
No Apto.
GH-fr-01
v.2 Ago. 11
ANEXO 6.2
GH-pr-01
Pag.1/1
REPÚBLICA DE COLOMBIA
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
COPNIA
RESOLUCION Nº. «Número consecutivo de resolución»
«Fecha, indicando día, mes y año»
Por medio de la cual se hace un nombramiento
El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las
facultades que le otorga el literal o) del artículo 3 de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el
Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante
Resolución Nacional N° 0077 del 2012 y;
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO: Nómbrase a «NOMBRE DEL FUNCIONARIO DESIGNADO», con cédula
de ciudadanía No. «número de cedulas», en el empleo de «Nombre del empleo», código «código
del empleo», Grado «grado del empleo», «jornada laboral del empleo (medio tiempo ó tiempo
completo», de la Planta de Personal del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – Seccional
«Nombre del Seccional al cual está asignado el funcionario», con una asignación básica mensual
de «VALOR DE LA ASIGNACIÓN MENSUAL EN LETRAS» («valor de la asignación mensual en
números»), empleo que deberá desempeñar de lunes a viernes en el horario que se estipule en el
Acta de Posesión.
ARTICULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su comunicación y
surte sus efectos a partir de la fecha del Acta de posesión respectiva, previa acreditación de los
requisitos establecidos para el empleo.
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los «días en letras» («días en números») días del mes de «mes»del año
«año en letras» («año en números»).
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
Director General
«Apellido del transcriptor con mayúscula inicial»
Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.
ANEXO 6.3
GH-pr-01
Pag.1/1
REPÚBLICA DE COLOMBIA
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
COPNIA
RESOLUCION Nº. «Número consecutivo de resolución»
«Fecha, indicando día, mes y año»
Por medio de la cual se vincula a un supernumerario
El Director General del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería -COPNIA en ejercicio de las
facultades que le otorga el literal o) del artículo 3 de la Resolución Nacional N° 0075 del 2012 y el
Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales adoptado mediante
Resolución Nacional N° 0077 del 2012 y;
CONSIDERANDO:
Que el artículo 83 del Decreto Ley 1042 de 1978, establece que para suplir las vacancias
temporales de los empleados públicos en caso de licencias o vacaciones o para suplir necesidades
del servicio en actividades de carácter netamente transitorio podrá vincularse personal
supernumerario.
Que el mencionado artículo 83, establece igualmente que la vinculación de supernumerarios se
hará mediante resolución administrativa, en la cual deberá constar expresamente el término
durante el cual se prestarán los servicios y la asignación básica respectiva.
Que mediante certificado de incapacidad numero XXXXXX la EPS XXXX le concedió licencia de
maternidad a la funcionaria XXXXX por 84 días comprendidos entre el XX de MES al XX de MES
de 2008,
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO: Nómbrase como supernumerario a <<NOMBRES>>, identificada(o) con
cédula de ciudadanía No. CC, para cumplir las funciones del empleo denominado:
DENOMINACION DEL EMPLEO, Código XXXX, Grado XX, con una asignación básica mensual de
VALOR EN LETRAS PESOS M/CTE ($Valor en números), desde el XX de MES de 2008 al XX de
MES de 2008, mientras dura la licencia concedida a NOMBRES TITULAR DEL EMPLEO, CC
TITULAR EMPLEO o las vacaciones o la incapacidad, etc.
ARTICULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y surte
efectos desde la fecha de su comunicación al interesado.
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los «días en letras» («días en números») días del mes de «mes»del año
«año en letras» («año en números»).
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
Director General
«Apellido del transcriptor con mayúscula inicial»
Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.
ANEXO 6.4
GH-pr-01
Pag.1/2
Bogotá,
Señor (a)(ita)
«NOMBRE DEL FUNCIONARIO»
Bogotá
Asunto: Información sobre nombramiento y posesión
Apreciada Señor (a) (ita):
Me permito informarle que mediante la Resolución No. «número consecutivo de
resolución» del «fecha indicando día en numeros, mes y año», usted ha sido
nombrada en el empleo de «nombre del empleo según manual de funciones»,
Código «número de código según manual de funciones», Grado «número de
grado según manual de funciones», de la Planta de Personal del Consejo
Profesional Nacional de Ingeniería. Dado lo anterior, le solicitamos que por medio
de oficio dirigido al Director General del COPNIA, manifieste la aceptación o no del
empleo en el cual fue nombrado(a).
Para llevar a cabo la diligencia de posesión, usted deberá aportar como mínimo la
documentación señalada a continuación:
a) Oficio dirigido al Director General, aceptando el cargo para el cual fue
designado.
b) Formato único de hoja de vida diligenciado.
c) Formato de declaración de bienes y renta diligenciado. (cuando sea
superior a tres meses la vinculación)
d) Copia de la libreta militar (en el caso de los hombres)
e) Original y copia de la cédula de ciudadanía.
f) Copia de las certificaciones laborales que respaldan su experiencia
profesional.
g) Copia de certificados de estudio
h) Copia de la tarjeta profesional (si es del caso)
i) Original del certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la
Procuraduría
j) Original del certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría
General de la Nación
ANEXO 6.4
GH-pr-01
Pag.2/2
Paralelamente al proceso de posesión en el empleo, usted deberá presentar el
formulario de afiliación a EPS (salud), el formulario de afiliación a Fondo de
Pensiones o en su defecto una certificación del estado activo de la afiliación.
Dichos documentos deberán ser diligenciados en la parte correspondiente a los
datos del empleado y su grupo familiar, para que posteriormente sean firmados
por el funcionario competente (este campo varía entre Subdirector Administrativo y
Financiero y Secretarios Seccionales) y devueltos para la legalización definitiva de
las afiliaciones al sistema de seguridad social.
En cuanto a la afiliación al fondo de cesantías, usted deberá acercarse a las
oficinas del Fondo Nacional del Ahorro en <Ciudad>, y solicitar la tarjeta de
registro de firmas y el formato de afiliación, documentos de los cuales deberá
remitir copia a este despacho una vez hayan sido radicados en esa entidad.
Cordialmente,
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
<Subdirector Administrativo y Financiero,>
<Apellido del Transcriptor>
Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.
ANEXO 6.5
GH-pr-01
Pag. 1/3
HOJA DE VIDA - COPNIA
DATOS PERSONALES
Primer apellido:
Segundo apellido
Documento de identificación:
Sexo:
C.C.
C.E.
PAS.
Libreta militar:
F
No.
Primera clase:
Segunda clase:
Fecha y lugar de nacimiento:
Número:
Fecha:
AAAA
DD
MM
Nombres:
Nacionalidad:
M
Col.
Ext.
País:
D.M.:
País:
Departamento:
Residencia:
Municipio:
Dirección:
Teléfonos:
Departamento:
Municipio:
E-mail:
FORMACIÓN ACADÉMICA
Educación básica y media:
Marque con una X el último grado aprobado:
1o.
Básica Primaria
3o. 4o.
2o
Básica
5o
6o.
7o
Título obtenido:
Media
8o.
9o.
10o
Centro educativo:
11o.
Fecha de grado:
Educación superior (Pregrado y postgrado)
Diligencie en estricto orden cronológico y relacione el frente el número de la tarjeta profesional si ha sido prevista en la ley.
Las modalidades académicas se clasifican así:
TC (Técnica)
TL (Tecnológica)
TE (Tecnológica especializada)
UN (Universitaria)
ES (Especialización)
MG (Maestría o magíster) DOC (Doctorado o PHD)
Modalidad
académica
No. Semestres
aprobados
Nombre de los estudios o titulo obtenido
Graduado
SI / NO
FORMACIÓN NO FORMAL
Las modalidades se clasifican así: CR (Curso); SM (seminario); FR (foro); si es otro especifique cual.
Fecha
Modalidad
Duración
Nombre del curso, seminario o foro
finalización
académica
(en horas)
(Mes / Año)
Terminación
Año
No. Tarjeta
profesional
Entidad / Instructor
GH-fr-02
v2 . Mar. 12
ANEXO 6.5
GH-pr-01
Pag. 2/3
HOJA DE VIDA - COPNIA
EXPERIENCIA LABORAL
Relacione su experiencia laboral o de prestación e servicios en orden cronológico comenzando por el último o actual
Empresa o entidad:
Dirección:
Tipo de contrato:
Laboral
Temporal
Nombre del cargo:
Ultimo empleo, empleo actual o contrato vigente
Tipo:
Teléfonos:
Pública:
Privada:
País:
Departamento:
Practicante
Prestación de servicios
Área de desempeño:
Becario
Otro
Cual?
Fecha ingreso:
Correo electrónico entidad:
Municipio:
Aprendiz
Fecha retiro:
Funciones realizadas:
Empresa o entidad:
Dirección:
Tipo de contrato:
Laboral
Temporal
Nombre del cargo:
Empleo o contrato anterior
Tipo:
Teléfonos:
Pública:
Privada:
País:
Departamento:
Practicante
Prestación de servicios
Área de desempeño:
Becario
Otro
Cual?
Fecha ingreso:
Correo electrónico entidad:
Municipio:
Aprendiz
Fecha retiro:
Funciones realizadas:
Empresa o entidad:
Dirección:
Tipo de contrato:
Laboral
Temporal
Nombre del cargo:
Empleo o contrato anterior
Tipo:
Teléfonos:
Pública:
Privada:
País:
Departamento:
Practicante
Prestación de servicios
Área de desempeño:
Becario
Otro
Cual?
Fecha ingreso:
Correo electrónico entidad:
Municipio:
Aprendiz
Fecha retiro:
Funciones realizadas:
NOTA: Si requiere adicionar más experiencia adicione copias de esta hoja.
GH-fr-02
v2 . Mar. 12
ANEXO 6.5
GH-pr-01
Pag. 3/3
HOJA DE VIDA - COPNIA
TIEMPO TOTAL DE EXPERIENCIA
Indique el tiempo total de experiencia laboral en número de años y meses
TIEMPO DE EXPERIENCIA
OCUPACIÓN
AÑOS
MESES
Servidor Público
Empleado del Sector Privado
Trabajador independiente
TOTAL TIEMPO DE EXPERIENCIA
FIRMA DEL SERVIDOR PUBLICO O CONTRATISTA
MANIFIESTO BAJO GRAVEDAD DEL JURAMENTO QUE SI ____ NO ____ ME ENCUENTRO DENTRO
DE LAS CAUSALES DE INHABILIDAD O DE INCOMPATIBILIDAD DEL ORDEN CONSTITUCIONAL O
LEGAL, PARA EJERCER EMPLEOS PÚBLICOS O PARA CELEBRAR CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.
PARA TODOS LOS EFECTOS LEGALES, CERTIFICO QUE LOS DATOS POR MI ANOTADOS EN EL
PRESENTE FORMATO SE HOJA DE VIDA, SON VERACES. (ARTICULO 5O. DE LA LEY 190/95)
FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO O CONTRATISTA
FIRMA TALENTO HUMANO
Observaciones de Gestión de Talento Humano
CERTIFICO QUE LA INFORMACIÓN AQUÍ SUMINISTRADA HA SIDO CONSTATADA FRENTE A LOS
DOCUMENTOS QUE HAN SIDO PRESENTADOS COMO SOPORTE.
NOMBRE Y FIRMA DEL PROFESIONAL DE GESTION DE TALENTO HUMANO
GH-fr-02
v2 . Mar. 12
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO UNICO DE HOJA DE
VIDA COPNIA
El formato único hoja de vida COPNIA, tiene como propósito principal
recolectar la información más importante de cada una de las personas que en
determinado momento se han vinculado al Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería COPNIA, en calidad de funcionarios o contratistas, por lo tanto es
necesario que tanto el formato como los datos que allí queden consignados
cumplan con todas y cada una de las siguientes especificaciones:
1. El formato debe imprimirse por ambas caras de una misma hoja
2. Si el espacio destinado para registrar la experiencia laboral no es suficiente,
se debe imprimir una hoja adicional para este fin y de ser necesario por
ambas caras.
3. El formato no puede tener tachones ni enmendaduras hechas con esfero,
lápiz o corrector, deberá ser diligenciado siempre con esfero de tinta negra y
con letra legible
4. Todos los datos consignados en el formato se deben escribir completos
5. Respecto a la información académica formal y no formal se debe registrar
estrictamente la que corresponda a las certificaciones de estudios
aportadas, teniendo en cuenta el orden cronológico y la clasificación de las
modalidades académicas establecidas.
6. Para registrar la experiencia laboral también se debe tener en cuenta que
esta debe corresponder estrictamente a la contenida en las certificaciones
laborales aportadas, teniendo en cuenta que las fechas de ingreso y retiro
se deben escribir completas en el siguiente orden: día, mes y año, el
campo funciones realizadas es obligatorio y la descripción de estas debe
ser muy especifica.
7. No se puede registrar información académica ni laboral que no haya sido
debidamente soportada con las certificaciones correspondientes.
8. El tiempo de experiencia laboral y la sumatoria de ésta debe corresponder
al tiempo acreditado mediante las respectivas certificaciones laborales,
especificando el tiempo laborado en años y en meses.
9. Es obligatorio responder el cuestionamiento bajo la gravedad de juramento,
sobre las incompatibilidades e inhabilidades de orden constitucional y legal
planteadas en el formato.
10. Se debe firmar el formato en el espacio destinado para este fin.
11. El formato hoja de vida tiene un campo designado para la firma y
observaciones de Talento Humano, por lo tanto este deberá ser firmado por
el funcionario de Gestión de Talento Humano o quien haga sus veces.
12. Para el caso de las personas que se vinculen en los Seccionales a Nivel
Nacional, será el Secretario Seccional el encargado de verificar que el
formato único de hoja de vida COPNIA, así mismo que los documentos
soporte de estos cumplan con los requerimientos establecidos en el
presente instructivo.
ANEXO 6.6
GH-pr-01
1/2
DECLARACION DE BIENES Y RENTA
1. DECLARACION DOCUMENTADA
1.1 DE BIENES Y RENTA
YO,
Identificado con:
C.C.
C.E.
T.I.
Con domicilio en:
País:
Departamento:
Dirección:
Y teniendo como parientes de primer grado de consanguinidad a
Nombres
Apellidos
No.
Municipio:
Teléfono:
C.C.
C.E.
T.I.
Documento de
Parentesco
identidad
declaro, en cumplimiento de lo dispuesto en el articulo122, inciso 3, de la Constitución Política de Colombia y
en los articulos 13 y 14 de la Ley 190 de 1995, para:
Tomar posesión
Para retirarme
Para actualizacion
Para modificar los datos consignados previamente
que los unicos bienes y rentas que poseo a la fecha, en forma personal o por interpuesta personal, son los que
relaciono a continuación.
A. Los ingresos y rentas que obtuve en el ultimo año gravable fueron:
CONCEPTO
VALOR
Salarios y demás ingresos laborales
Cesantias e intereses de cesantias
Gastos de representación
Arriendos
Honorarios
Otros ingresos y rentas:
TOTAL $
B. Las cuentas corrientes y de ahorro que poseo en Colombia y en el exterior son:
ENTIDAD FINANCIERA
TIPO DE
CUENTA
NUMERO DE
CUENTA
SEDE DE LA CUENTA
SALDO DE
LA CUENTA
C. Mis bienes patrimoniales son los siguientes:
TIPO DE BIEN
IDENTIFICACION DEL BIEN
VALOR
GH-fr-03
v1. Abr.08
ANEXO 6.6
GH-pr-01
2/2
DECLARACION DE BIENES Y RENTA
D. Las acreencias y obligaciones vigentes a la fecha son:
ENTIDAD O PERSONA
CONCEPTO
VALOR
1.2 DE PARTICIPACION EN JUNTAS, CONSEJOS, CORPORACIONES, SOCIEDADES Y ASOCIACIONES
A. En la actualidad participo como miembro de las siguientes justas y consejos directivos:
ENTIDAD O INSTITUCION
CALIDAD DE MIEMBRO
B. A la fecha soy socio de las siguientes corporaciones, sociales y/o asociaciones:
CORPORACIÓN, SOCIEDAD O ASOCIACION
CALIDAD DE MIEMBRO
C. En la actualidad tengo sociedad conyugal o de hecho vigente:
NOMBRE Y APELLIDO DEL CONYUGE O
COMPAÑERO O COMPAÑERA PERMANENTE
SI
NO
con,
DOCUMENTO DE IDENTIDAD No.
C.C.
C.E.
T.I.
2. ACTIVIDAD ECONOMICA PRIVADA
las actividades economicas de carácter privado, adicionales a las declaradas anteriormente, que he venido
desarrollando de forma ocasional o permanente son las siguientes
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
FORMA DE PARTICIPACIÓN
3. FIRMA
FIRMA DEL FUNCIONARIO O CONTRATISTA
CIUDAD Y FECHA
GH-fr-03
v1. Abr.08
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO DE DECLARACIÓN DE
BIENES Y RENTA
1. El formato debe imprimirse por ambas caras de una misma hoja
2. El formato no puede tener tachones ni enmendaduras hechas con
esfero, lápiz o corrector, deberá ser diligenciado siempre con esfero de
tinta negra y con letra legible
3. Todos los datos consignados en el formato se deben escribir completos
y deben ser veraces y demostrables
4. Para registrar los datos de los parientes se debe tener en cuenta que los
únicos en primer grado de consanguinidad son los hijos y los padres
5. Con respecto a los valores reportados por concepto de ingresos y rentas
obtenidos en el último año gravable, cuentas de ahorro, corrientes y
bienes patrimoniales estos deben corresponder a lo que en caso de ser
necesario pueda demostrarse documentalmente.
6. El formato debe ser firmado en el espacio destinado para este fin, al
frente se escribe la ciudad y la fecha en donde fue firmado.
7. Para el caso de las personas que se vinculen en los Seccionales a Nivel
Nacional, será el Secretario Seccional el encargado de verificar que el
formato de declaración de bienes y renta cumplan con los
requerimientos establecidos en el presente instructivo.
ANEXO 6.7
GH-pr-01
Pag.1/1
ACTA DE POSESIÓN
En <Ciudad donde se realiza la posesión>, a los «días en letras» («días en números»)
días del mes de «mes» del año «año en letras» («año en números»), siendo las «hora
en que se realiza la posesión)», se presentó «NOMBRE DEL FUNCIONARIO
DESIGNADO», identificado con la C.C. «número de cédula», para tomar posesión del
empleo de «Nombre del empleo», código «código del empleo», Grado «grado del
empleo», de la Planta de Personal del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería –
Seccional «Nombre del seccional al cual está asignado el funcionario, si corresponde»,
empleo para el cual fue incorporado o nombrado, (según el caso), mediante Resolución
No. «número de resolución de nombramiento», del «Fecha, indicando día, mes y
año»), y que desempeñará en el horario de lunes a viernes de «Jornada laboral ,
indicando hora de entrada y hora de salida».
El funcionario acredita el cumplimiento de los requisitos del cargo en el cual ha sido
reincorporado, de acuerdo con el manual de funciones y requisitos adoptados por el
COPNIA.
El <Cargo y nombre de quien realiza la posesión> , le toma el juramento de rigor:
“ Jura usted cumplir fielmente la Constitución, las leyes y las funciones del cargo para el
cual fue nombrado”
El funcionario posesionado responde:
“ Si juro”
El <Cargo de quien realiza la posesión> le manifiesta:
“ Si así fuere, que Dios y la Patria os lo premien y si no que El y Ella os lo demanden”
Siendo las «hora de finalización de la posesión)»., se da por terminada la diligencia.
EL <CARGO DE QUIEN POSESIONA>
EL POSESIONADO
«NOMBRE DE QUIEN POSESIONA »
Empleo de quien posesiona
«NOMBRE DEL FUNCIONARIO »
«Empleo, Código y grado»
<Apellido del Transcriptor>
Es un modelo general, siempre debe ajustarse a las particularidades del caso.
ANEXO 6.8
GH-pr-01
Pag.1/1
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA
HISTORIA LABORAL - HOJA DE CONTROL
Nombre Funcionario:
FECHA
DD/MM/AA
TIPO DOCUMENTAL
NOMBRE CLARO DEL
RESPONSABLE DEL
REGISTRO
FOLIO (S)
ACTO ADMINISTRATIVO DE NOMBRAMIENTO
OFICIO DE NOTIFICACION DEL NOMBRAMIENTO
CARTA DE ACEPTACION DEL NOMBRAMIENTO
FORMATO UNICO HOJA DE VIDA COPNIA
DOCUMENTO DE IDENTIFICACION (CC O CE)
CERTIFICADOS DE ESTUDIO PARA LA POSESION
TARJETA PROFESIONAL EN LOS CASOS QUE SE REQUIERA
CERTIFICADOS DE EXPERIENCIA PARA LA POSESION
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES
PASADO JUDICIAL
FORMATO DE DECLARACION JURAMENTADA DE BIENES Y RENTAS
AFILIACIONES A SEGURIDAD SOCIAL (SALUD, PENSION, ARP, CAJA)
AFILIACION AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO
ACTA DE POSESION
Firma funcionario responsable manejo Historia Laboral
Profesional de Gestión de Talento Humano
GH-fr-05
v3. Mar. 12