instructivo: elaborar conciliación bancaria

Código: U-IN-12.004.035
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR CONCILIACIÓN BANCARIA
PROCESO: TESORERÍA
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
INSTRUCTIVO:
ELABORAR CONCILIACIÓN BANCARIA
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INSTRUCTIVO: ELABORAR CONCILIACIÓN BANCARIA
PROCESO: TESORERÍA
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Verificar la información registrada en libros en relación con los extractos bancarios, de manera tal
que se que permita establecer cuáles son las partidas que están pendientes por depurar, para elaborar el
respectivo informe para el seguimiento.
1.
ALCANCE: Inicia con el cargue del archivo plano que contiene los registros del extracto bancario en el SGF –
QUIPU y finaliza con el archivo de los soportes de la conciliación bancaria y del informe de partidas
pendientes por depurar. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las
Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. Archivo Plano: Archivo conformado por un conjunto de caracteres secuenciales separado por espacios,
comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite
que sea interpretado por los diferentes sistemas.
2. Conciliación bancaria: Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la Tesorería tiene
registrados, en una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del
extracto bancario.
3. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
4. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las conciliaciones bancarias de las cuentas bancarias de la Universidad Nacional de Colombia, se deben
elaborar mensualmente.
2. Para realizar el proceso de consolidación de la información de conciliaciones bancarias y partidas
pendientes por depurar de la Universidad Nacional de Colombia, la División Nacional de Tesorería
elabora anualmente un cronograma para entrega de conciliaciones bancarias.
3. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
4. Las partidas conciliatorias no deben tener antigüedad mayor a dos (2) meses.
5. El seguimiento de la depuración de partidas conciliatorias correspondiente a las Tesorerías de la Sede
Bogotá estará a cargo de la Sección Tesorería de la Sede Bogotá.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Cargar archivo plano que contiene los registros del extracto bancario en el SGF
– QUIPU y generar conciliación automática en el SGF – QUIPU
El auxiliar de Tesorería debe cargar en el SGF – QUIPU el archivo plano que contiene los registros del
extracto bancario. La conciliación debe hacerse a partir de la información de libros en el SGF – QUIPU,
por lo cual el extracto debe ser cargado en archivo plano en el mismo Sistema.
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para cargar el archivo plano del extracto bancario:
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SGF – QUIPU:
Tesorería>Operativo>Conciliación>Importa extracto
Cuando se trate de rendimientos financieros que se hayan generado en cuentas bancarias del Banco
Davivienda, el auxiliar de Tesorería debe registrar manualmente dichos ingresos.
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para cargar manualmente los registros del extracto
correspondientes a rendimientos financieros:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Operativo>Conciliación>Entra Extracto
Una vez haya cargado el archivo plano en el SGF – QUIPU, el auxiliar de Tesorería, debe revisar que
en la pantalla de conciliación bancaria no se generen diferencias entre el saldo en extracto y en libros.
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para revisar que no se hayan generado diferencias
entre el valor en extracto en relación con el valor en libros:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Operativo>Conciliación>Conciliación Bancos>Conciliación Bancaria
El auxiliar de Tesorería debe elaborar la conciliación automática en el SGF – QUIPU, una vez cargado
el archivo plano.
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para generar la conciliación automática:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Operativo>Conciliación>Conciliación Bancos>Conciliación Bancaria
2. Validar información
El auxiliar de Tesorería debe realizar una revisión de cada una de las partidas que han quedado
pendientes por depurar, a fin de identificar situaciones como las siguientes:
a. Partidas que no fueron cruzadas y que aparecen en los movimientos de ingreso y egreso.
b. Verificar que en el registro de la partida por Gravamen a los Movimientos Financieros,
únicamente se incluyan valores por dicho concepto.
c. Validar que el descuento efectuado por Gravamen a los Movimientos Financieros corresponda
a los giros efectivamente realizados.
d. Validar que no se realice cobro de Retenciones en la Fuente, ni de Gravamen a los
Movimientos Financieros en operaciones que ya están previamente exentas por la ley.
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Todo crédito o débito efectuado por el banco en las cuentas bancarias de la Universidad Nacional de
Colombia, deberá estar justificado y soportado y el tesorero no debe permitir cruces por parte de la
entidad bancaria sin la respectiva autorización. Las partidas pendientes por depurar deberán estar
justificadas para llevar a cabo los respectivos cruces en el SGF – QUIPU.
¿Requiere cruce manual en el SGF – QUIPU?
Algunas partidas conciliatorias se pueden ajustar o cruzar manualmente en el SGF – QUIPU, para
efectuar posteriormente las correspondientes depuraciones.
Sí: Efectuar cruce manual en el SGF – QUIPU para conciliar partidas, ir al numeral 3.
No: Generar y firmar reporte de conciliación en el SGF – QUIPU, ir al numeral 4.
3. Efectuar cruce manual en el SGF – QUIPU para conciliar partidas
El auxiliar de Tesorería puede realizar los cruces manuales de partidas en la conciliación bancaria de:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Pagos electrónicos,
Recaudo masivo,
Rendimientos Financieros,
Gravamen a los Movimientos Financieros,
Comisiones de tarjetas débito y crédito,
Devolución de comisiones bancarias, gravamen a los movimientos financieros, retenciones en
la fuente, entre otros.
4. Generar y firmar reporte de conciliación en el SGF – QUIPU
El auxiliar de Tesorería debe generar y firmar el reporte de conciliación bancaria. Si se presenta alguna
situación que por razones técnicas no permita generar la conciliación en el SGF – QUIPU, se debe
elaborar la conciliación en una hoja de cálculo hasta tanto se solucione dicho inconveniente.
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para generar el reporte de conciliación:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Reportes>Movimientos>Conciliaciones
5. Revisar y firmar reporte de conciliación bancaria
El tesorero debe efectuar una revisión de la conciliación, para llevar a cabo posteriormente la firma del
reporte de conciliación bancaria generado desde SGF – QUIPU.
6. Cerrar conciliaciones en el SGF – QUIPU
El auxiliar de Tesorería debe cerrar la conciliación en el SGF – QUIPU para dejar en firme la
conciliación del mes.
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para cerrar conciliaciones:
SGF – QUIPU:
Tesorería>Operativo>Conciliación>Cierre Conciliación>Cierre Conciliación Bancaria
7. Elaborar informe mensual de partidas pendientes por depurar.
El auxiliar de Tesorería debe elaborar el informe de partidas pendientes por depurar en forma
mensualizada en el formato preestablecido. En la Sede Bogotá cada una de las Tesorerías debe enviar
el informe mensual de partidas pendientes por depurar a la División Nacional de Tesorería, las demás
Sedes deben consolidar la información de partidas pendientes por depurar, para posterior envío a la
División Nacional de Tesorería, de acuerdo con el cronograma de entrega establecido anualmente.
Formato partidas pendientes por depurar
8. Revisar el informe mensual de partidas pendientes por depurar
El tesorero debe revisar la información relacionada en el formato de partidas pendientes por depurar
mensualizada.
¿Está correcto el informe?
Se debe verificar si el informe está correcto o si presenta inconsistencias.
Sí: Firmar informe de partidas pendientes por depurar, ir al numeral 10.
No: Realizar la corrección del informe de partidas pendientes por depurar, ir al numeral 9.
9. Realizar la corrección del informe de partidas pendientes por depurar
El auxiliar de Tesorería debe realizar la corrección del informe mensual de partidas pendientes por
depurar, y una vez corregido deberán nuevamente pasarlo a revisión por parte del tesorero.
Ir al numeral 8, Revisar el informe mensual de partidas pendientes por depurar
10. Firmar informe de partidas pendientes por depurar
Tanto el tesorero como el auxiliar de Tesorería, que elaboró el informe mensual de partidas pendientes
por depurar, deben firmarlo como señal de aprobación de la información que se está reportando.
11. Enviar informe de partidas pendientes por depurar
El tesorero debe enviar para el proceso de consolidación a la División Nacional de Tesorería, de
acuerdo con el cronograma anual establecido, la siguiente información con el fin de realizar control y
seguimiento a las partidas pendientes por conciliar en bancos y conocer la realidad económica de los
saldos bancarios de las Tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia:
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a. Formato de partidas pendientes por depurar impreso y a través de correo electrónico.
b. Anexo 1 "Relación de cheques con fecha superior a 60 días (en caja)".
c. Anexo 2 "Relación de cheques con fecha superior a 180 días (entregado al beneficiario)".
d. Informe de seguimiento a las partidas pendientes por depurar registradas en la cuenta contable
recaudos por clasificar.
El informe debe estar consolidado por Tesorería, es decir incluir todas las cuentas bancarias que
maneja cada Tesorería en el mismo formato de partidas pendientes por depurar. Así mismo, se deberá
tener en cuenta que la información debe ser entregada en su totalidad debidamente firmada, de lo
contrario la División Nacional de Tesorería no la recibe.
12. Archivar soportes de la conciliación bancaria y del informe de partidas
pendientes por depurar
El auxiliar de Tesorería, en cada una de las Tesorerías, debe archivar los soportes del procedimiento
de conciliación como son:
a. Conciliaciones bancarias, debidamente firmadas.
b. Formato de partidas pendientes por depurar, debidamente firmado.
c. Anexo 1 "Relación de cheques con fecha superior a 60 días (en caja)".
d. Anexo 2 "Relación de cheques con fecha superior a 180 días (entregado al beneficiario)".
e. Informe de seguimiento a las partidas pendientes por depurar registradas en la cuenta contable
recaudos por clasificar.
Ir al Procedimiento Efectuar apertura y cierre diario de Tesorería - Instructivo para archivar los
documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental.
Ir al Instructivo para depurar partidas conciliatorias.
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PROCESO: TESORERÍA
ELABORÓ
Socorro Cardozo Miranda,
Nohora Judith
Rojas Rojas,
María Fernanda Forero
CARGO
Jefe División Nacional de
Tesorería,
Asistente
administrativo
División
Nacional
de
Tesorería,
Contratista
FECHA
Julio 21 de 2010
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REVISÓ
CARGO
FECHA
Áreas de Tesorería o
dependencias
que
hagan sus veces en el
Nivel Nacional y de
Sede Bogotá, , Liliana
Díaz Poveda, Katty A.
Novoa Cardoso, Aura
María
Cárdenas
Paulsen
Tesorero, auxiliar de
Tesorería o quienes
ejercen
este
rol,
asesoras y contratista
de la Gerencia Nacional
Financiera
y
Administrativa.
Agosto 23 de 2010
APROBÓ
CARGO
FECHA
Ángela
María
González Lozada
Gerente
Nacional
Financiera
y
Administrativa
Octubre 26 de 2010