EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS. La función archivística y su

EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS. La función archivística y su repercusión en la
plantilla.
Ramon Alberch, Mariona Corominas, M.Carme Martínez
1. UNAS REFLEXIONES INICIALES
La percepción que el mundo tiene de los archivos y de la función archivística no es, naturalmente, ni unívoca
ni homogénea. Por un lado, el sector profesional –consciente de la riqueza y pluralidad de su funciónreivindica una mejora de las dotaciones en recursos humanos y económicos para poder ejercer su trabajo con
el mismo nivel de calidad que el resto de profesionales de la administración pública, por otro, los políticos –y
la inmensa mayoría de la ciudadanía- ven el archivo como un servicio relativamente útil –en el mejor de los
casos como depositarios de un “tesoro” documental que hay que preservar- y con una función ordenadora
sencilla y, por tanto, de poca complejidad.
La escasa capacidad del colectivo profesional de archiveros para generar un estado de opinión coincidente
con las tesis profesionales se ha visto superada por la universalización de una visión conceptualmente
reduccionista del archivo, los archiveros y su función. O dicho de otra manera, la aparente simplicidad de la
función archivística ha limitado inicialmente su valoración, hasta el punto en que la mayoría de políticos y
altos funcionarios (secretarios, gerentes, gestores con poder de mando y decisión) perciben el archivo como
un servicio de carácter unipersonal. En este sentido, es innegable que la propia evolución del sector
archivístico catalán ha jugado –indirectamente- a favor de esta interpretación. A lo largo de los años ochenta
y noventa la preocupación esencial ha consistido en crear una mínima infraestructura archivística –locales
adecuados- con un profesional al frente. En realidad, y visto ahora desde una cierta perspectiva, lo que se ha
llevado a cabo es una política de “mínimos” que los responsables políticos han evaluado como una política de
“máximos” o al menos, normalizadora1.
La primera "revolución" en los archivos -concebida desde la más absoluta evidencia de encontrarnos ante un
desierto, donde prácticamente todo estaba por hacer- ha comportado ahora una doble lectura, bien
contradictoria, también, de la realidad archivística del país. Por un lado, la de aquellos que creen que se ha
alcanzado un nivel de normalidad y que los archivos han dejado de ser la asignatura pendiente de la reforma
de la administración pública. Por otro, la de aquellos que creemos que hay que ir hacia una segunda
"revolución" donde hay que poner más énfasis en la estructuración de unas plantillas dignas, así como
continuar con la potenciación de las infraestructuras, sector donde se ha avanzado bastante en los últimos
años.
Constatamos, por tanto, la necesidad de superar esta visión simplificadora y unipersonal de la función
archivística, y la evidencia de establecer mecanismos que permitan correlacionar las cargas de trabajo con
una plantilla suficiente en número y diversidad2. En realidad, ahora existe una compilación teórica y una
experiencia práctica lo suficientemente potente como para poder defender con toda forma de argumentos el
extraordinario abasto de la función archivística, desde la generación de los documentos en las oficinas hasta
su ingreso en el archivo, así como la integración de todas las funciones bajo un servicio de archivos unificado
conceptual y funcionalmente3.
2. LA LEGISLACIÓN
Dando cumplimiento al artículo 103.3 de la Constitución4 , se promulga la Ley 30/1984 de 2 de agosto, de
Medidas para la Reforma de la Función Pública5, que modifica substancialmente las competencias en
materia de personal, y establece que el Gobierno fijará la política de personal y las condiciones de trabajo de
los funcionarios públicos, sin perjuicio de las competencias de las comunidades autónomas. El objetivo
principal de esta ley fue la adaptación del funcionariado a la nueva realidad territorial. Para conseguir este
objetivo y, sobretodo, para establecer una coordinación del personal adscrito a las diferentes administraciones
públicas de todo el Estado, la Ley 30/1984 regula el Consejo Superior de la Función Pública6 y la Comisión
de Coordinación de la Función Pública, como órganos de participación y representación del personal de
1
todas las administraciones públicas y coordinación de las políticas de personal, respectivamente. De acuerdo
con esto, la Ley 30/1984 es la norma base que regula el régimen estatutario de los funcionarios públicos.
Pero, hay que tener en cuenta que el articulado referente a la relación de lugares de trabajo, promoción
profesional, estructura de cuerpos y escalas fue modificado por la Ley 23/1988, de 28 de julio, de
Modificación de la Ley de Medidas para la Reforma de la Función Pública7.
De acuerdo con la Ley 30/1984, la Generalitat de Cataluña promulgó la Ley 17/1985, de 23 de julio, de la
Función Pública de la Administración de la Generalitat8. Básicamente, esta Ley define la estructura, la
organización de la función pública y su régimen estatutario. El ámbito de aplicación de esta norma se limita
al personal de la Administración de la Generalitat, al de las Universidades, al de la Sindicatura de Comptes y
al del Consell Consultiu. Entre su articulado hay que destacar, en relación a esta ponencia, los artículos del
16 al 20 y la disposición adicional octava, que crea los cuerpos y escales de la Administración de la
Generalitat de Cataluña9.
Dos años después, el 24 de noviembre de 1986, se promulga la Ley 9/1986, de 10 de noviembre, de Cuerpo
de Funcionarios de la Generalitat de Cataluña10. Esta disposición establece la creación de los Cuerpos de la
Administración Especial de la Generalitat de Cataluña y define las funciones y titulaciones para acceder. Así
en su articulado determina el Cuerpo de Titulados Superiores Grupo A, con las funciones de: “estudio,
propuesta, control, ejecución e inspección de los trabajos técnicos derivados de su titulación académica”. El
Cuerpo de Diplomados, grupo B, que tiene a su cargo los trabajos “derivados del ejercicio profesional de su
titulación académica y las de colaboración en los trabajos específicos de estudio, control, de ejecución y de
inspección que corresponden a los cuerpos del Grupo A”. En tercer lugar, define el Cuerpo de Técnicos
Especialistas, Grupo C, que le corresponden las funciones “de ejecución, de colaboración y similares de
acuerdo con su nivel de titulación y de especialización”. Por último, establece el Cuerpo de Auxiliares
Técnicos, Grupo D, con funciones “de ejecución y colaboración de acuerdo con su nivel de especialización”.
En relación con la administración local, y de acuerdo con la normativa estatal y autonómica de Cataluña, la
normativa sobre la ordenación en materia de función pública se reguló mediante el Decreto 214/1990, de 30
de julio, por el cual se aprueba el Reglamento del personal al servicio de las entidades locales11. El artículo 2
de este Decreto establece la prelación de normas aplicables a la función pública local12. Sin embargo, hay que
destacar el apartado 3 de este artículo que indica que "la normativa propia de la Generalitat y del Estado, per
este orden, tendrán carácter supletorio".
Pero, con la promulgación de la Ley 9/1994, de 29 de junio, de Reforma de la legislación relativa a la función
pública de la Generalitat de Cataluña13, se modifica, entre otras cosas, el ámbito de aplicación de la Ley
17/1985 de la función pública de la Administración de la Generalitat, e incluye el personal al servicio de las
corporaciones locales de Cataluña y al mismo tiempo excluye otras14. Por último, hay que destacar el
apartado 2 de la disposición final de esta ley, que insta al Gobierno, a aprobar, en el plazo máximo de dos
años, "un proyecto de ley sobre la función pública de las administraciones públicas catalanas que comprenda
la armonización, la compilación y, si procede, la regulación del régimen jurídico del personal de la
Generalitat, de los consejos comarcales y de las corporaciones locales".
3. EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS Y SU PERFIL PROFESIONAL
Previamente a la descripción de los tipos de profesionales, su número y las titulaciones requeridas, hay que
insistir, aunque sea de forma breve, en la necesaria correlación entre una función archivística potente y
globalizadora y la adscripción del servicio de archivo a un órgano generalista y globalizador. Si partimos de
la base que el archivo tiene que incidir sobre toda la administración donde presta su servicio, de carácter
"transversal" u "horizontal", es evidente que su adscripción orgánica se tiene que caracterizar por los
siguientes elementos:
·
·
Ubicación del archivo en un ámbito central, de incidencia global e interdepartamental.
Rango jerárquico elevado para el órgano responsable de la función archivo15.
En este sentido, una encuesta reciente de la Associació de Arxivers de Cataluña muestra que la dependencia
orgánica de los archivos es todavía tributaria de una visión esencialmente historicista de su función, y que los
casos de adscripción generalista e interadministrativa son todavía muy minoritarios16. Reiteramos, pues, la
necesidad de defender una adscripción que permita actuar de manera indiscutida sobre toda la
2
administración, y superar la visión del archivero-historiador que en muchos casos actúa como una limitación
de nuestra función. En este sentido, hay que decir que es complicado y equívoco otorgar patentes de
centralidad a determinados servicios y que la opción escogida sea útil para cualquier forma de
administración. La ubicación generalista idónea será siempre el resultado de un análisis objetivo de los
servicios de una administración, al mismo tiempo muy cambiantes por la incidencia de estrategias políticas
concretas. No obstante, y a nivel orientativo, señalamos que las adscripciones a Alcaldía, Presidencia,
Función Pública o Administración Pública, Gobernación, Servicios Centrales o Generales pueden ser muy
apropiados para un servicio de archivo.
En relación con el perfil de los profesionales es bien conocido que la falta de una titulación específica
constituye actualmente el obstáculo más claro para el reconocimiento social de la profesión. Solo el
establecimiento y la continuidad de los másters en archivística en tanto que son estudios de tercer ciclo
impulsados por la Associació de Arxivers de Cataluña desde el año 1988 permiten vislumbrar el futuro con
un cierto optimismo, en la perspectiva de su materialización en una formación y titulación asumida desde las
universidades.
3.1. Las funciones del personal de los archivos
Actualmente, la titulación más extendida –y una de las más apropiadas- es la de licenciado en historia,
aunque otras titulaciones superiores (en administración, ciencias de la información, antropología, derecho,
filología) también se ha demostrado que contienen algunos elementos útiles para la práctica archivística. En
este mismo nivel de titulados superiores, con rango de técnicos especialistas, se tendría que situar, por
ejemplo, los restauradores (licenciatura en Bellas Artes, especialidad restauración, o licenciatura en
Químicas). En este sentido, parece razonable definir el lugar de trabajo en función de la especialidad y
alejarse de las denominaciones poco precisas17.
En cuanto a las titulaciones de grado medio, es evidente la polivalencia creciente y la emergencia de este
sector en el mundo de los archivos vista la relevancia de sus funciones, y también la limitación en la variedad
de titulaciones. Así, y como titulaciones con más tradición cuentan los Diplomados en historia, y los
Diplomados en Biblioteconomía y Documentación. Hay que prever, pero, la incidencia en este sector de la
nueva oferta de títulos que hacen las universidades catalanas, como sería el caso de la Diplomatura de
Gestión y Administración Pública de la Universidad Pompeu Fabra y el Graduado en Fotografía por la
Escuela de Fotografía de la Fundación Politécnica de Cataluña18 .
No obstante, es relativamente sencillo encontrar bibliografía sobre las funciones asociadas al desarrollo de la
función archivo; en cambio, son escasas las publicaciones que se ocupan específicamente de la asignación de
atribuciones del personal de los archivos atendiendo a cada una de las categorías profesionales que están
definidas en el marco de la Administración pública19. También, repasando la normativa catalana referida a
los archivos se pueden determinar algunas de las funciones que han desarrollado los archiveros adscritos a
Administración de la Generalitat20.
Ante esta perspectiva, una de las cuestiones que pretenden abordar es la distribución de las funciones del
personal que tiene que hacerse cargo de la función archivo en relación con su especialización y con sus
categorías profesionales.
La diversidad de trabajos que genera el desarrollo de la función de archivo hace necesario la existencia de
profesionales cualificados para cada una de las actividades. De esta manera, los trabajos relacionados con el
tratamiento de la documentación los tienen que realizar los profesionales especializados en archivística
paralelamente a la tendencia actual de acercarnos cada vez más hacia la especialización de algunos aspectos
de la función archivo o de convertirnos en expertos de determinados fondos documentales21. En el ámbito de
la Administración estos profesionales serán funcionarios adscritos a los Cuerpos de la Administración
Especial. Uno por cada nivel de titulación. De esta manera, en un archivo debería existir:
* archiveros, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A22;
* técnicos medios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo B23;
* auxiliares de archivo del Cuerpo de Técnicos Especialistas, Grupo C.
3
El desarrollo de los trabajos administrativos y también los de apoyo administrativo tienen que ser llevadas a
cabo por profesionales pertenecientes a los Cuerpos de Administración General, de acuerdo con la
disposición octava de la Ley 17/1985. Según esto, el personal del archivo que debería formar parte de estos
Cuerpos estará integrado por:
* administrativos: La Escala Administrativa de la Generalitat dentro del Cuerpo Administrativo de
la Generalitat, Grupo C;
* auxiliares administrativos: La Escala Administrativa de la Generalitat dentro del Cuerpo Auxiliar
Administrativo de la Generalitat, Grupo D;
* subalternos pertenecientes al Cuerpo Subalterno de la Administración de la Generalitat, Grupo E.
Igualmente, aquellos trabajos específicos que reúnen un trabajo de especialización en materias
complementarias a la función archivo tienen que ser desarrollados por los profesionales pertenecientes al
Cuerpo de la Administración Especial, como son:
* restauradores, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A.;
* fotógrafos y bibliotecarios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo B;
* otros.
A continuación, proponemos uno de los posibles modelos de distribución de las funciones que puede
desarrollar el personal de un archivo. Aunque en principio se ha pensado en un centro de cierto relieve, es
relativamente sencillo hacer la translación de estas funciones a las que puede realizar un centro de
características diferentes, de dimensiones más reducidas y, obviamente, con menos dotación de personal.
Para facilitar la comprensión de las funciones que tiene que realizar el personal de los archivos, la
información se ha desglosado en tres apartados:
• Objetivo: define el ámbito de competencia que abraza el ejercicio de la profesión.
• Funciones: desglosa las actividades más relevantes del objetivo o ámbito de competencia.
• Titulaciones recomendadas: sugerir la formación más adecuada para llevar a cabo las funciones
encomendadas.
FUNCIONES DEL DIRECTOR O DEL RESPONSABLE DE UN ARCHIVO
OBJETIVO
Ø Dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo, para custodiar y
organizar la documentación, con la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la
ha generado y también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la
documentación.
FUNCIONES
Ø Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del centro archivístico y, al
mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación interdepartamental con el objeto de facilitar el
sistema de organización documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
Ø Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del archivo
y, también, aquellas otras de aplicación a todas las áreas, departamentos o servicios del organismo a
las que pertenece el archivo, referidas a la consulta y préstamo de la documentación. El director o
responsable deberán velar también por el cumplimiento de la normativa establecida.
Ø Dirigir y coordinar las cuestiones relacionadas con las gestiones de personal y de administración
económica del archivo, así como cualquier otro trabajo que comporte la gestión administrativa del
centro.
Ø Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentación –de acuerdo con la normativa
vigente-, para que, una vez aprobadas por la Comisión correspondiente, puedan ser de aplicación en
el uso y consulta de la documentación.
Ø Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el archivo,
especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de
4
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación, calendario de
conservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación. Promover también un
buen método de trabajo entre el personal del archivo para establecer un sistema de
corresponsabilización funcional de acuerdo con la formación y los objetivos que se les haya
asignado.
Planificar y coordinar el sistema de organización integral de la documentación del organismo o
entidad a la que pertenece el archivo.
Proponer la creación y coordinar las comisiones interdepartamentales de trabajo -evaluación de la
documentación, accesibilidad,....- con la finalidad de corresponsabilizar a todos los agentes del
organismo en la toma de decisiones referidas a la gestión de los documentos.
Planificar y coordinar la formación del personal del archivo y, de acuerdo con la definición del
sistema integral de organización de la documentación, realizar los cursos de formación de los
responsables de los archivos de gestión del organismo al que pertenece el archivo.
Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la documentación que custodia el
archivo.
Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guías, inventarios, catálogos. También,
elaborar las memorias anuales del archivo, entre otras publicaciones.
Planificar y coordinar las actividades de difusión que anualmente se realizan en el centro, ya sean
exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc.
Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación y también del edificio,
así como velar por su seguridad.
TITULACIONES RECOMENDADAS
Ø Licenciatura, preferentemente en Historia aunque también hay otras titulaciones superiores que
pueden ser adecuadas como Ciencias de la Información, Antropología, Derecho y Filología, y
los másters o postgrados en archivística.
FUNCIONES DE LOS ARCHIVEROS
OBJETIVO
Ø Colaborar en todas aquellas cuestiones que le delegue o encomiende el director del centro y, en
especial, velar por la organización y la custodia de la documentación que está bajo su
responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta.
FUNCIONES
Ø Colaborar en aquellas cuestiones específicas que le indique la dirección del centro, en especial, la
elaboración y aplicación de las normas de organización y funcionamiento del archivo. También,
proponer todas aquellas acciones que se consideren oportunas para mejorar, agilizar o facilitar la
gestión del archivo.
Ø Elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o
entidad para que se aplique de forma unívoca y generalizada en todos los archivos de gestión,
además del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualización de su proceso.
Ø Definir y dirigir, de acuerdo con la responsabilidad otorgada desde la dirección del organismo, el
sistema de organización integral de la documentación. También, el archivero tendrá que ejecutar su
aplicación y, al mismo tiempo, asesorar al personal administrativo de los archivos de gestión,
ofreciéndole la ayuda técnica necesaria en la implementación de este método de trabajo. Igualmente,
el archivero tendrá que llevar a cabo el seguimiento y la actualización de todo el proceso de gestión
integral de la documentación, además de organizar e impartir los cursos de formación al personal de
los archivos de gestión.
Ø Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación
custodiada en el archivo - catálogos, inventarios, índices u otros- y realizar aquellos que requieran
una descripción documental más especializada.
Ø Colaborar en el proceso de definición e implementación del sistema informático de organización de
la documentación. También, deberá llevar a cabo el control de calidad de la información contenida
5
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
en la mecanización de la gestión de los documentos y supervisar, especialmente, la descripción, la
codificación y la asignación de descriptores.
Elaborar el calendario de conservación y eliminación de la documentación de acuerdo con la
normativa establecida por la CNATD y las tablas de evaluación documental.
Planificar, dirigir y controlar el proceso de transferencias de la documentación desde las
dependencias del organismo o entidad hasta la ubicación en los depósitos del archivo o bien de
transferencia entre dos archivos.
Definir y organizar el sistema de información, consulta y préstamo de la documentación del archivo.
También le corresponderá asesorar a los usuarios que requieran una información más especializada.
Promover y organizar las actividades de difusión del archivo: visitas de estudiantes y del público en
general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.
Organizar, dirigir y supervisar la preservación, la conservación y la seguridad de la documentación,
en especial, los soportes documentales de las nuevas tecnologías.
Planificar, dirigir y controlar la conservación y los sistemas de seguridad del edificio y los depósitos
del archivo y, también, de todos los equipamientos que dispone el centro.
TITULACIONES RECOMENDADAS
Ø Licenciatura, preferentemente en Historia aunque también hay otras titulaciones superiores que
pueden ser adecuadas como las de Ciencias de la Información, Antropología, Derecho y
Filología, y los másters o postgrados en archivística.
FUNCIONES DE LOS TÉCNICOS MEDIOS
OBJETIVO
Ø Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial,
participar con los técnicos superiores en el proceso de organización integral de la
documentación, en la consulta y la difusión de los fondos documentales. De una forma más
explícita los técnicos medios contribuirán –de acuerdo con su formación- en la ejecución y
control de las técnicas archivísticas más conceptuales del tratamiento documental, como son la
clasificación y la descripción documental y, también, en la consulta y difusión de la
documentación, entre otras cosas.
FUNCIONES
Ø Colaborar en la custodia y en la organización de la documentación del archivo y en la aplicación del
sistema de organización integral de la documentación en los archivos de gestión del organismo o
entidad.
Ø Asesorar a los responsables de los archivos de gestión en el proceso de implementación del sistema
de organización integral de la documentación, ofreciéndoles ayuda técnica en la descripción,
modificación o asignación de descriptores, etc.
Ø Elaborar los instrumentos de descripción de las series documentales que no requieran de una
especialización, además de asignar los descriptores en el momento de la introducción de los datos.
Ø Colaborar en el proceso de aplicación de las tablas de evaluación documental aprobadas por la
CNATD ejecutando la gestión y el control de la documentación a eliminar.
Ø Llevar a cabo la gestión y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo
documental y, muy especialmente, velar por el asesoramiento del personal de los archivos de gestión
en el desarrollo de esta actividad.
Ø Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias, comprobando la
correspondencia entre las hojas de transferencia y la documentación transferida.
Ø Atender las consultas sobre información y la documentación custodiada en los depósitos del archivo,
y hacer su seguimiento.
Ø Gestión y control del préstamo de la documentación a las dependencias del organismo, institución o
entidad a la que pertenece el archivo.
Ø Colaborar en las actividades de difusión de la documentación que se organicen en el centro.
Ø Llevar a cabo la gestión y el control de la prevención y conservación del acondicionamiento físico de
los diferentes soportes de la documentación.
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TITULACIONES RECOMENDADAS
Ø Diplomatura, preferentemente, en Historia, pero, también, en Biblioteconomía y Documentación
y en Gestión y Administración.
FUNCIONES DE LOS AUXILIARES DE ARCHIVO
OBJETIVO
Ø Colaborar en los trabajos de ejecución y control de la documentación, en especial, aquellas que
conciernan más directamente con las técnicas archivísticas manuales de la organización
documental como pueden ser la gestión de los depósitos y las de prevención y conservación de
la documentación, entre otras.
FUNCIONES
Ø Colaborar con los otros técnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documental
consistentes en la ordenación física de la documentación de algunas series documentales, etc.
Ø Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha indicado su superior jerárquico, en
aplicación del calendario de conservación y eliminación.
Ø Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias hasta los depósitos del
archivo, otorgándoles la ubicación adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales y su
numeración.
Ø Llevar a cabo la gestión del espacio de los depósitos, de acuerdo con las directrices de su superior
jerárquico, comprobando la ubicación de la documentación y los espacios que quedan libres, con la
finalidad de asignar nuevas unidades de instalación.
Ø Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estado
físico; y además le corresponderá notificar las incidencias, así como proponer las mejoras oportunas
para que los documentos se conserven en un estado óptimo.
Ø Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentación y así mismo extraer los
clips, gomas, plásticos,... de los documentos.
Ø Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los diferentes depósitos, a partir
del uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservación y seguridad
del edificio y los depósitos.
TITULACIONES RECOMENDADAS
Ø Preferentemente, Bachillerato Superior y Formación Profesional de segundo grado en la
especialidad de administración.
FUNCIONES DE LOS ADMINISTRATIVOS Y AUXILIARES ADMINISTRATIVOS
OBJETIVO
Ø Recibir y atender al público del archivo y también llevar la gestión de los trabajos
administrativos, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
FUNCIONES
Ø Recibir y atender al público del archivo ofreciéndole la información que requiera, o bien
dirigiéndolo a la sala de consulta o las salas donde se efectúa alguna actividad.
Ø Realizar los trabajos administrativos del centro.
Ø Introducción de los datos de algunas series documentales ya inventariadas al sistema informático.
Ø Realizar las estadísticas de la actividad del archivo: usuarios, consultas, préstamo de la
documentación, entre otras.
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TITULACIONES EXIGIDAS
Ø Administrativos: título de Bachillerato, de Formación Profesional de segundo grado o equivalente.
Ø Auxiliares administrativos: título de Graduado Escolar, de Formación Profesional de primer grado o
equivalente.
FUNCIONES DE LOS SUBALTERNOS
OBJETIVO
Ø Colaborar en la consulta y el préstamo sirviendo la documentación a los usuarios y haciendo
copias. Repartir y recoger la documentación de las dependencias administrativas o cualquier
otro trabajo de correo, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
FUNCIONES
Ø Transportar las unidades de instalación de las transferencias a los depósitos del archivo.
Ø Efectuar todos los cambios de situación de las unidades de instalación de los depósitos.
Ø Localizar la documentación en los depósitos del archivo y servirla a los usuarios, devolviéndola a su
lugar una vez finalizada la consulta. Igualmente, extraerá de los depósitos aquella documentación
que le indiquen para la preparación del préstamo.
Ø Reproducir la documentación solicitada por los usuarios (fotocopias).
Ø Repartir la documentación del préstamo a las dependencias administrativas o cualquier otro trabajo
de correo.
TITULACIONES EXIGIDAS
Ø Certificado de Escolaridad.
FUNCIONES DE LOS TÉCNICOS SUPERIORES ESPECIALISTAS
OBJETIVO
Ø Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, velar
y aplicar las técnicas más apropiadas para la prevención, reproducción y preservación de la
documentación en cualquier tipo de soporte documental.
FUNCIONES
Ø Estudiar y proponer a la dirección del centro todas aquellas acciones encaminadas a llevar a cabo
una buena política de prevención, reproducción y preservación de la documentación. También
deberá controlar el estado de conservación de la documentación en cualquier tipo de soporte
documental.
Ø Organizar y dirigir las técnicas de restauración más apropiadas para cada tipo de soporte
documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas técnicas que requieran una manipulación más
especializada.
Ø Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la
documentación para la conservación o consulta.
TITULACIONES RECOMENDADAS
Ø Licenciados en Bellas Artes, especializados en restauración.
Ø Licenciados en Químicas.
FUNCIONES DE LOS TÉCNICOS MEDIOS ESPECIALISTAS
OBJETIVO
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Ø Colaborar en todas aquellas cuestiones que se le indiquen y, en especial, participar de acuerdo
con su formación en el proceso de la especialización a la que están adscritos.
FUNCIONES
Conservadores, restauradores y fotógrafos
Ø Colaborar con su jefe superior en la ejecución de las técnicas de preservación y reproducción de los
documentos en cualquier tipo de soporte documental (documentación gráfica, audiovisual, ...).
Ø Colaborar y efectuar todos aquellos trabajos indicados por su superior jerárquico para realizar las
copias de seguridad de la documentación para su conservación o consulta.
Ø Planificar, realizar o colaborar en reportajes fotográficos para aumentar los fondos de imágenes.
Ø Reproducir los fondos de imágenes con la finalidad de preservarlos, difundirlos y editarlos.
Ø Colaborar en la definición de los lenguajes normalizados que afectan a los fondos de imágenes.
Ø Bibliotecarios
Ø Atender y asesorar a los usuarios en la consulta y préstamo de las publicaciones de la biblioteca.
Ø Proponer y adquirir las publicaciones que tienen que formar parte del fondo bibliográfico del
archivo. También, vigilará el seguimiento y la recepción de las publicaciones.
Ø Hacer los trabajos de catalogación del fondo bibliográfico y hemerográfico de la biblioteca auxiliar
del archivo.
TITULACIONES RECOMENDADAS
Ø Diplomados de la Escuela Superior de Conservación y Restauración de Bienes Culturales de
Cataluña, especialidad conservación y restauración del documento gráfico.
Ø Graduados en Artes y Oficios, especialidad en documentos gráficos.
Ø Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación.
Ø Graduados en Fotografía por la Escuela de Fotografía de la Fundación Politécnica de Cataluña.
4.- EL INSTRUMENTO DEFINIDOR DEL PERSONAL DE ARCHIVOS (IDPA)
El IDPA es un conjunto de datos numéricos que tienen por objeto el estudio de diversos fenómenos que
inciden, en diferentes grados, en el funcionamiento y en el servicio que ofrecen los archivos.
La necesidad de disponer de un instrumento que ayude al archivero a definir la plantilla de personal que
necesita, según las características del archivo, es obvia y lo que ha motivado la elaboración de la presente
propuesta. Somos conscientes que un instrumento como el que se presenta no es infalible, ya que no podemos
predecir comportamientos evolutivos futuros de los archivos, y sus resultados hay que considerarlos
orientativos.
El IDPA analiza catorce indicadores que se han creído más importantes en el momento de estudiar un
archivo. La agrupación de estos catorce indicadores se ha hecho bajo tres criterios. El primero agrupa los
indicadores que por ellos mismos tienen que dar la estructura base de funcionamiento. Son variables no
previsibles en su evolución, es decir, el archivero poco puede influir en cual será la evolución de estos datos a
corto o largo plazo, ya que son ajenos a su campo estricto de actuación y dependen tanto del público como de
la institución donde está ubicado. El segundo agrupa los indicadores que definen una estructura especializada
y complementan las necesidades específicas no recogidas en el primer grupo, es decir, perfilan la estructura
base resultante del grupo anterior. Por último, el tercero agrupa los indicadores que denotan las necesidades
de carácter temporal, es decir, personal de ayuda durante un tiempo determinado. Este grupo, a diferencia del
primero, sí que es controlado directamente por el archivero y, por tanto, puede hacer una temporalización.
Los indicadores tienen dos o más variables. Estas pueden ser de dos clases: cualitativas o cuantitativas. Las
variables cualitativas se utilizan para estudiar los datos no susceptibles de ser medidos, por ejemplo, los
conocimientos específicos para ejercer el lugar de trabajo. Las cuantitativas se utilizan para las variables que
son susceptibles de medir, como, por ejemplo, el volumen de metros lineales.
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A cada variable, se le asigna un valor según una ponderación establecida con antelación. Para facilitar la
definición de este valor, se ha dividido en intervalos parciales –generalmente de igual amplitud- que son,
desde el punto de vista estadístico, los intervalos de clase24.
4.1. El proceso de elaboración del IDPA
Una vez se definió el objeto de la investigación a efectuar y las técnicas estadísticas más apropiadas, se
delimitó el colectivo a investigar, fijando las características que tenían que reunir sus elementos, lo que
permite excluir todos los que no las cumplen. Así, se definió materialmente que se entiende por archivo, con
la finalidad de excluir aquellas situaciones en que el archivo es una mezcla entre centro documental-museoarchivo-biblioteca. En segundo lugar, se fijó el universo que en este caso es aplicable tanto a los archivos
catalanes como españoles. De acuerdo con esto, las fases de elaboración del IDPA fueron las siguientes:
♦
Fase de recopilación de la información: Para la recopilación de la información se utilizaron técnicas
directas e indirectas. Las técnicas directas hacen referencia a cuestionarios, entrevistas, observaciones,
experiencias, etc. Las indirectas agrupan la información procedente, entre otras, de memorias,
estadísticas, estudios y artículos.
♦
Fase de preparación de los datos: Con los datos recopilados se procedió a definir los indicadores y sus
variables agrupándolos en los tres grupos mencionados anteriormente: indicadores de estructura básica,
indicadores de estructura específica e indicadores de estructura temporal. Posteriormente, se determinó
el tipo de ponderación que le correspondía a cada variable.
♦
Fase de análisis e interpretación: La diversidad de los servicios de archivo existentes comportó que
durante la fase de análisis se realizara una pequeña prueba que indicara si tanto los indicadores, como
las variables y los valores de ponderación eran correctos. En este sentido, se entrevistó a diversos
archiveros seleccionados de tal forma que representaran las diferentes tipologías de archivos existentes.
El resultado fue satisfactorio, pero aparecieron pequeñas disfunciones en los archivos de grandes
dimensiones.
♦
Fase de modificación y comprobación: Durante esta fase se procedió a modificar aquellas variables que
no estaban correctamente ponderadas y se añadieron otros indicadores que se habían obviado en la
primera fase. De acuerdo con esto, se corrigió el IDPA y se realizó la prueba definitiva. Esta prueba se
efectuó pasando el IDPA a una muestra mucho más amplia que la anterior.
4.2. Consideraciones previas sobre la utilización del IDPA
El IDPA sirve como referente de la actividad archivística y conocimiento de las disfunciones internas de un
arxiu, pero también lo es para los nuevos centros de archivo, ya que da a conocer la estructura de personal
que se necesitará, es decir, sirve como referente para establecer el número de personal que se deberá tener en
cuenta cuando se proceda a la apertura del nuevo servicio de archivo. En tercer lugar, es un instrumento útil
para incluirlo en las memorias anuales de los centros, para dar a conocer a los superiores jerárquicos datos
evolutivos, disfunciones y necesidades puntuales del archivo.
De acuerdo con esto, el IDPA es susceptible, también, de utilizarse de forma sectorializada (archivos
municipales, archivos comarcales, volumen de metros lineales de los archivos municipales, volumen de
consultas en los archivos catalanes, etc.) En relación con el elemento temporal, hay que tener en cuenta que
este instrumento se limita a hacer una fotografía del momento en que se encuentra el archivo y es aconsejable
aplicarlo periódicamente, para saber si hay que efectuar variaciones en la plantilla de personal del archivo.
No obstante, se recomienda aplicarlo una vez al año.
El IDPA está dividido en tres grupos: A, B y C. Cada grupo dispone de indicadores que inciden en un tipo de
estructura determinada. Así, el grupo A establece la estructura base (archiveros, técnicos medios, auxiliares,
subalternos, etc.); el grupo B, la estructura específica (fotógrafos, expertos en microfilms, paleógrafos,
restauradores, etc. según las necesidades del archivo). De acuerdo con esto, los datos procedentes de estos
tres grupos ofrecen la información siguiente:
10
♦
Estructura Base: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo A. Este grupo indica
la estructura de personal de carácter permanente. Es decir, corresponde a la plantilla de trabajadores que
un archivo necesitará para cubrir las necesidades mínimas. Sus indicadores informan de rasgos
elementales y comunes a todos los archivos, sin prejuicio de su estructura y ámbito competencial.
♦
Estructura Específica: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo B. Este grupo
indica la estructura específica de personal. Es decir, los especialistas necesarios para incluir en la
plantilla de personal de carácter permanente. Los datos que ofrece este segundo grupo complementan los
datos de la estructura base. Sus indicadores analizan funciones que pueden ser ejercidas por algunos
archivos, pero que no son una característica común en todos ellos.
♦
Estructura Temporal: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo C. Este grupo
indica la estructura temporal de personal. Es decir, la contratación de profesionales en régimen temporal
para la realización de trabajos puntuales, de tal forma que una vez realizados desaparece la relación
jurídica entre ambos sujetos (institución-profesional). Los datos de este grupo complementa las dos
estructuras anteriores.
Por último, para una correcta aplicación del IDPA será necesario tener en cuenta las siguientes
observaciones:
♦
♦
♦
♦
Si el archivo está formado por dos edificios y en ambos hay, habitualmente, personal, se deberá utilizar
un IDPA para cada centro.
Los archivos centrales de los departamentos de la Generalitat de Cataluña no podrán sumar datos
procedentes de los archivos de las unidades de carácter territorial, independientemente exista o no
archivero.
Se tienen que utilizar los datos más recientes, es decir, los obtenidos el último año.
Se tienen que responder los indicadores de los tres grupos. Los grupos no pueden funcionar de forma
independiente.
GRUPO A: INDICADORES DE ESTRUCTURA
BASE
A.1. Número de metros lineales
Hace referencia al volumen de ocupación real, no al volumen de metros lineales disponibles. Hay que sumar
todos los metros lineales de documentación aunque esté ubicada en locales diferentes.
Variable
Hasta 1.000 ml.
De 1.001 a 3.000 ml.
De 3.001. a 6.000 ml.
De 6.001 a 9.000 ml.
De 9.001 a 12.000 ml.
De 12.001 a 15.000 ml.
Más de 15.001 ml.
Valor
1
3
5
7
9
11
13
Valor seleccionado
A.2. Número de consultas
Bajo este concepto hay que agrupar los préstamos y las consultas, tanto externos como internos que se
producen anualmente.
Variable
Hasta 1.000 consultas
De 1.001 a 5.000 consultas
De 5.001 a 10.000 consultas
De 10.001 a 15.000 consultas
Valor
1
3
9
12
11
Valor seleccionado
De 15.001 a 20.000 consultas
De 20.001 a 25.000 consultas
De 25.001 a 30.000 consultas
Más de 30.001 consultas
15
17
20
22
A.3. Número de trabajadores
Hay que sumar todas las personas dedicadas a trabajos administrativos o bucrocráticos que trabajan en el
organismo donde el archivero presta sus servicios. En aquellos casos que por consorcio convenio o similar
exista más de un organismo y el archivero tenga que gestionar la documentación -en toda sus fasesprocedente de éste, se tendrá que añadir el número de trabajadores de este segundo organismo. Pero, si la
función del archivero corresponde solo al depósito y la custodia de esta documentación no podrá sumar el
número de trabajadores de este organismo secundario.
Variable
Hasta 500 personas
De 501 a 1.500 personas
De 1.501 a 3.000 personas
De 3.001 a 4.500 personas
Más de 4.501 personas
Valor
1
3
6
9
12
Valor seleccionado
A.4. Volumen anual de crecimiento documental
Hay que calcular los metros lineales (ml) de documentación que anualmente son depositados en el archivo.
Hay que utilizar los últimos datos estadísticos.
Variable
Valor
1
2
3
4
5
7
9
11
13
15
Hasta 100 m.l.
De 101 a 300 m.l.
De 301 a 600 m.l.
De 601 a 900 m.l.
De 901 a 1.200 m.l.
De 1.201 a 1.500 m.l.
De 1.501 a 2.000 m.l.
De 2.001 a 2.500 m.l.
De 2.501 a 3.000 m.l.
Más de 3.001 m.l.
Valor seleccionado
A.5. Prestaciones y actividades que ofrece el centro a los usuarios externos
Las prestaciones y las actividades incluyen los siguientes servicios: reproducción de audiovisuales (audios,
vídeos, casetes, compactos), reproducción de microfilms, reproducción de fotografías, reproducción de
planos, asesoramiento a los usuarios, organización de exposiciones, visitas (profesionales, estudiantes y
público en general), trabajos de estudio (mesas redondas, conferencias, seminarios y similares). En ningún
caso se tiene que sumar la repetición de una misma actividad o prestación. Tampoco se tendrá que tener en
cuenta las prestaciones y actividades dirigidas a los usuarios internos. Todas las prestaciones y actividades
tendrán que ser ejercidas por el propio centro de archivo.
Variable
Hasta 4 prestaciones
5/6 prestaciones
Más de 7 prestaciones
Valor
1
3
6
A.6. Régimen de horarios
12
Valor seleccionado
Hay que seleccionar el nivel correspondiente al régimen de horario semanal que tiene establecido el archivo
para los usuarios externos. El archivo que por sus funciones solo presta servicios internos no podrá
seleccionar ningún nivel.
Variable
Hasta a 38 horas semanales
De 39 a 45 horas semanales
De 46 a 50 horas semanales
Más de 51 horas semanales
Valor
1
5
10
15
Valor seleccionado
TOTAL VALORES: A.1. + A.2. + A.3. + A.4. + A.5 + A.6. = estructura base
GRUPO B: INDICADORES DE ESTRUCTURA
ESPECÍFICA
B.1. Secciones del archivo
Estas secciones son las siguientes: registro general de documentos, audiovisuales, hemeroteca, gráficos,
laboratorio de restauración y laboratorio fotográfico-microfilmación. Para tener en cuenta la sección de
registro general de documentos, el archivero tiene que reunir dos requisitos: que jurídicamente sea el
responsable y que la utilice como parte del sistema integral de organización documental. La sección de
audiovisuales (audios, vídeos, casetes, comptactos) tiene que contener un mínimo de cinco mil piezas. En
cuanto a la sección de hemeroteca hay que tener en el depósito más del 50% de los títulos, en relación con las
publicaciones periódicas editadas en el ámbito competencial del archivo. La sección de gráficos (carteles,
mapas, planos, dibujos, grabados, etc.) tendrá que superar las dos mil piezas. En relación con las secciones
del laboratorio de restauración y del laboratorio fotográfico-microfilmación será necesario que dispongan de
personal y equipamiento propios.
Variable
Valor
1
3
5
10
1 sección
2/3 secciones
4 secciones
Más de 5 secciones
Valor seleccionado
B.2. Conocimientos específicos
Hay que tener en cuenta si, por las características del fondo documental del archivo, el archivero tiene que
tener unos conocimientos específicos para el tratamiento de la documentación. En este sentido, se diferencian
tres grupos genéricos de conocimientos: derecho administrativo, historia y ciencias auxiliares.
Variable
Derecho administrativo
Decrecho administrativo e historia
Derecho administrativo, historia y ciencias
auxiliares
Valor
1
3
7
Valor seleccionado
B.3. Responsabilidades administrativas
Hace referencia a las responsabilidades que asume, legalmente, el archivero para resolver asuntos
administrativos. Estas responsabilidades son las siguientes: coordinación del personal, gestión administrativa
del personal, elaboración de normativa administrativa o técnica y gestión económica. La coordinación del
personal agrupa las gestiones referentes a la distribución del personal, a las órdenes de servicio, a la
orientación y a la supervisión del trabajo. La segunda hace referencia a la gestión de los recursos humanos
desde el punto de vista de las amonestaciones, del régimen disciplinario, de las autorizaciones de permisos,
etc. En relación con la elaboración de normativa se incluye tanto las normas administrativas como técnicas,
13
pero el archivero tiene que disponer legalmente de la potestad para elaborar disposiciones que afecten tanto a
la organización interna como a todos los usuarios. Por último, si se asume la gestión econòmica del archivo,
será necesario que el archivero disponga de sus propias partidas presupuestarias superiores a diez millones de
pesetas y, además, que sea el reponsable.
Variable
Valor
1
3
5
10
1 responsabilidad
2 responsabilidades
3 responsabilidades
4 responsabilidades
Valor seleccionado
B.4. Funciones extra-archivísticas
Se sumarán las funciones que se ejercen en el mismo lugar de trabajo cuando son ajenas a la profesión y que
son asumidas por el archivero por orden de un superior jerárquico. Estas funciones pueden ser, entre otras,
corrección de textos, servicio de publicaciones, asesoramiento histórico, gestión de museos, biblioteca
histórica. No se podrán sumar la biblioteca auxiliar ni las publicaciones de materia archivística referentes al
archivo.
Variable
1 función
2/3 funciones
4/7 funciones
Más de 8 funciones
Valor
1
3
5
7
Valor seleccionado
TOTAL VALORES: B.1. + B.2. + B.3.+ B.4. = estructura específica
GRUPO C: INDICADORES DE ESTRUCTURA
TEMPORAL
C.1. Nivel asumido de evaluación y eliminación de series
La evaluacion y eliminación de series incluye la documentación generada y producida a partir de 1940. Los
archivos que por sus características no dispongan de documentación a partir de esta fecha no podrán
seleccionar ningún nivel. Hay que calcular la totalidad de series de documentación contemporánea y aplicar
el % de las series evaluadas o eliminadas. Si no se ha procedido a la evaluación de ninguna serie documental
o no se han aplicado nunca las Tablas de Evaluación Documental (TAD) proporcionadas por la Comissió
Nacional d'Avaluació i Tria de Documentació (CNATD), no se podrá seleccionar ningún nivel.
Variable
Valor
1
3
5
7
Más de un 81%
De un 51% a un 80%
De un 31% a un 50%
Hasta un 30%
Valor seleccionado
C.2. Nivel de elaboración de instrumentos de descripción de la documentación inactiva
Este nivel incluye cualquier instrumento de descripción que sirva para la recuperación de la documentación o
de la información, independientemente de su soporte o de su grado de descripción, y esté a disposición de los
usuarios. Hay que calcular el nivel asumido de descripción en % en relación al total del fondo documental.
Variable
Valor
1
3
5
7
Más del 81%
Del 51% al 80%
del 31% al 50%
Hasta un 30%
14
Valor seleccionado
C.3. Aplicación de un sistema integral de la documentación
El término integral comprende absolutamente todas las partes o todos los elementos que puede tener un
sistema. En el ámbito de la archivística hace referencia al sistema de gestión documental. Este sistema és
único para todo el ciclo de vida de los documentos sin perjuicio del principio de procedencia de los fondos
generados por diversas instituciones. Si el sistema utilizado por el archivo no forma parte de ningún sistema
integral, no se podrá seleccionar ningún nivel.
Variable
En fase de mantenimiento
En fase de implantación
En fase de elaboración y diseño
Valor
1
5
10
Valor seleccionado
C.4. Superfície de depósitos complementarios
Calcular, en m2, la superfície de los locales, fuera del edificio del archivo, donde hay depositada
documentación. Si el local está compartido con otras dependencias u otro material, se tendrá que restar los
m2 que este ocupa. Si hay más de un local, hay que sumar la totalidad de los m2 de todos los locales.
Variable
Hasta 200 m2
De 201 a 1.000 m2
De 1.001 a 1.500 m2
Más de 1.500 m2
Valor
1
3
6
10
Valor seleccionado
TOTAL VALORES: C.1.+ C.2. + C.3.+C.4. = estructura temporal
4.3. Interpretación de los resultados
Para una correcta interpretación de los datos obtenidos, el IDPA incluye dos instrumentos: la escala
orientativa del número de personal y la estructura del tipo de personal.
La escala o tabla cuantitativa indica qué número aproximado de personal necesita el archivo. Las
coordenadas (abcisas y ordenadas) hacen referencia a la puntuación obtenida de los grupos A, B y C. El
punto de intersección (orígen) de las dos coordenadas indica el número de personal del archivo. Este personal
incluye todos los cuerpos, escalas, clases y categorías tanto del personal funcionario como laboral. De
acuerdo con esto, hay que seguir el siguiente proceso:
1. Sumar la puntuación de cada grupo:
TOTAL POR GRUPO
Grupo A: Estructura base
Grupo B: Estructura específica
Grupo C: Estructura temporal
PUNTUACIÓN OBTENIDA
2. Sumar los puntos de los tres grupos
TOTAL GRUPOS
A+B+C
PUNTUACIÓN OBTENIDA
3. Con la puntuación global (suma de los tres grupos), consultar la escala o tabla del número de personal. El
número de personal que indica hace referencia a las tres estructuras (A, B, y C).
4. Con la puntuación obtenida en el grupo C (estructura temporal), consultar la escala o tabla. El número de
personal resultante corresponderá al personal de caràcter temporal.
15
5. Restar el número de personal temporal (grupo C, estructura temporal) del número de personal obtenido de
los grupos A, B y C. El resultado de la operación indicará la plantilla de personal permanente del archivo.
EJEMPLO:
Archivo "X"
1. Sumar la puntuación de cada grupo:
TOTAL POR GRUPO
Grupo A: Estructura base
Grupo B: Estructura específica
Grupo C: Estructura temporal
PUNTUACIÓN OBTENIDA
43
10
23
2. Sumar los puntos de los tres grupos:
TOTAL GRUPOS
A+B+C
PUNTUACIÓN OBTENIDA
76
3. Con la puntuación global (suma de los tres grupos), consultar la escala o tabla del número de personal. El
número de personal que indica hace referencia a las tres estructuras (A, B, i C).
76⇒21/24
4. Con la puntuación obtenida en el grupo (estructura temporal), consultar la escala o tabla. El número de
personal resultante corresponderá al personal de carácter temporal.
23⇒3/4
5. Restar el número de personal temporal (grupo C, estructura temporal) del número de personal obtenido de
los grupos A, B y C. El resultado de la operación indicará la plantilla de personal permanente del archivo.
21/24

3/4
---------------18/21
Por último, se incluyen cinco modelos de estructuras de personal, es decir, estructuras de tipos de personal.
Los modelos propuestos son orientativos, por tanto, el archivero tendrá que hacer las variaciones que
considere oportunas con la finalidad de adecuar sus necesidades al tipo de personal.
Para consultar los modelos de estructura de personal hay que seguir el siguiente proceso:
1. Partir de la puntuación global, es decir, de la suma de los tres grupos: A + B + C
2. De acuerdo con esta puntuación, seleccionar el modelo que le corresponda.
3. Adaptar la estructura partiendo del número de personal obtenido de la totalidad de los tres grupos.
4. Identificar el personal de carácter temporal teniendo en cuenta el número de personal obtenido a
través del grupo C. De acuerdo con las características del archivo, el archivero definirá el tipo de
personal temporal, de acuerdo con sus necesidades.
EJEMPLO:
Archivo "X"
1. Partir de la puntuación global, es decir, de la suma de los tres grupos: A + B + C
76
16
2. De acuerdo con esta puntuación, seleccionar el model que le corresponda.
Modelo: de 64 a 84 punts
Estructura: 24 persones
3. Adaptar la estructura partiendo del número de personal obtenido de la totalidad de los tres grupos.
21/24
MODELO INICIAL
1 Técnico Superior (dir.)
5 Técnicos Superiores
2 Técnicos Superiores Especialistas
5 Técnicos Medios
2 Técnicos Medios Especialistas
2 Administrativos
1 Auxiliar de archivos
6 Subalternos
MODELO ADAPTADO
1 Técnico Superior (dir.)
5 Técnicos Superiores
1 Técnico Superior Especialista
4 Técnicos Medios
1 Técnico Medio Especialista
4 Administrativos
3 Auxiliar de archivos
5 Subalternos
4. Identificar el personal de carácter temporal teniendo en cuenta el número de personal obtenido a través del
grupo C. De acuerdo con las características del archivo, el archivero definirá el tipo de personal temporal
según sus necesiades técnicas.
Estructura temporal: 3/4
Estructura permanente: 18/21
MODELO ADAPTADO
1 Técnico Superior (dir.)
5 Técnicos Superiores
1 Técnico Superior Especialista
4 Técnicos Medios
1 Técnico Medio Especialista
4 Administrativos
3 Auxiliar de archivos
5 Subalternos
TOTAL ESTRUCTURA
PERSONAL PERMANENTE
1 Técnico Superior (dir.)
4 Técnicos Superiores
1 Técnico Superior Especialista
3 Técnicos Medios
4 Administrativos
2 Auxiliar de archivos
5 Subalternos
20
PERSONAL TEMPORAL
1 Técnico Superior
1 Técnico Medio
1 Técnico Medio Especialista
1 Auxiliar de archivos
4
MODELOS DE ESTRUCTURAS ATENDIENDO AL TIPO DE PERSONAL
HASTA 21 PUNTOS
Modelo de estructura con 3 personas:
1 Técnico Superior (responsable/director del archivo)
1 Administrativo
1 Subalterno
DE 22 A 42 PUNTOS
Modelo de estructura con 6 personas:
1 Técnico Superior (responsable/director del archivo)
1 Técnico Superior
1 Técnico Medio
1 Técnico Medio especialista
1 Administrativo
1 Subalterno
17
DE 43 A 63 PUNTOS
Modelo de estructura con 12 personas:
1 Técnico Superior (responsable/director del archivo)
2 Técnicos Superiores
1 Técnico Superior especialista
2 Técnicos Medios
1 Técnico Medio especialista
1 Administrativo
1 Auxiliar de archivos
3 Subalternos
DE 64 A 84 PUNTOS
Modelo de estructura con 24 personas:
1 Técnico Superior (responsable/director del archivo)
5 Técnicos Superiores
2 Técnicos Superiores especialistas
5 Técnicos Medios
2 Técnicos Medios especialistas
2 Administrativos
1 Auxiliar de archivos
6 Subalternos
MÁS DE 85 PUNTOS
Modelo de estructura con 48 personas:
1 Técnico Superior (responsable/director de archivo)
10 Técnicos Superiores
4 Técnicos Superiores especialistas
8 Técnicos Medios
4 Técnicos Medios especialistas
6 Administrativos
4 Auxiliares de archivos
11 Subalternos
18
5
PUNTOS
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
100
105
110
115
120
125
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
100
105
110
115
120
125
0/1
1/2
2/3
3/4
3/4
4/5
5/6
6/7
7/8
9/10
10/11
12/13
14/16
17/20
21/24
25/30
31/36
37/42
43/48
49/54
55/60
61/66
67/72
73/78
79/84
19
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20
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21
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Els arxius: l'experiència catalana. Barcelona: AAC, 1995.
1
/ Se ha convertido en usual la creencia que un local mínimamente dotado con un archivero al frente constituye un
verdadero servicio de archivo. Paralelamente, en muchos municipios se ha visto al archivero como un profesional
polivalente, con todas las ventajas e inconvenientes que esto supone.
2
/ En el esfuerzo necesario para hacernos inteligibles a los gestores públicos y a los ciudadanos, sería necesario superar
algunas actitudes excesivamente doctrinarias –enfatizando excesivamente los aspectos más ininteligibles para los
profanos de nuestra profesión- y remarcar las vertientes más útiles de la función archivística, vinculados a la aportación
de la profesión hacia la mejora de la gestión administrativa o el ahorro de costos en personal y locales que supone una
política de eliminación racional de documentos inútiles, sólo por poner dos ejemplos.
3
/ Valga el ejemplo de los materiales agrupados con motivo de las V Jornades de Arxivística celebradas a Lleida el 1995,
bajo el título "L´Arxiu como a servei: estratègies per al futur".
4
/ El artículo 103.3 de la Constitución declara: La Ley regulará el estatuto de los funcionarios públicos, el acceso a la
función pública de acuerdo con los principios de mérito y capacidad, las peculiaridades del ejercicio de su derecho a
sindicación, el sistema de incompatibilidades y las garantías para la imparcialidad en el ejercicio de sus funciones.
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/ BOE núm. 185, de 3 de agosto de 1984 y corrección de errores BOE núm. 229 y 244, de 24 de septiembre de 1984 y
11 de octubre de 1984, respectivamente.
6
/ El Consejo de la Función Pública fue creado por el artículo 31 de la Ley 12/1983, de 14 de octubre, del Proceso
Autonómico (BOE núm.247,de 15 de octubre de 1983, correción de errores BOE núm. 251, de 20 de octubre de 1983).
7
/ La modificación de la Ley 30/1984 por la Ley 23/1988 (BOE núm. 181, de 29 de julio de 1988) fue motivada por la
STC, núm. 99/87, de 11 de junio de 1987 que comportó la adaptación de preceptos de acuerdo con los criterios
establecidos por el Tribunal Constitucional.
8
/ DOGC núm. 569, de 31 de julio de 1985 y corrección de errores DOGC núm. 587, de 13 de septiembre de 1985.
9
/ La disposición adicional octaba crea los Cuerpos de la Administración de la Generalitat y define las escalas y las
funciones inherentes a cada una de las categorías profesionales. Así, crea el Cuerpo Superior de Administración de la
Generalitat (Grupo A), el Cuerpo de Gestión de Administración de la Generalitat (Grupo B), el Cuerpo Administrativo
de la Generalitat (Grupo C), el Cuerpo de Auxiliar de la Administración de la Generalitat (Grupo D) y el Cuerpo
Subalterno de Administración de la Generalitat (Grupo E).
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11
/DOGC núm. 770, de 24 de noviembre de 1986.
/ DOGC núm. 1348, de 28 de septiembre de 1990.
12
/ El artículo 2 del Decreto 214/1990, de 30 de julio, por el cual se aprueba el reglamento del personal al servicios de
las entidades locales, establece:
<"-1 El estatuto de la función pública local de Cataluña se rige: a) por la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las
bases del régimen local.
b) Por la Ley 30/1984, de 2 de agosto, de medidas para la reforma de la función pública, modificada por la Ley
23/1988, de 28 de julio, en los preceptos de carácter básico, dictados al amparo del artículo 149.1.18 de la
Constitución, y por la legislación que con carácter básico elabore el Estado.
c) Por el Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, que contiene el texto refundido de las
disposiciones vigentes en materia de régimen local, en aquello que se considera básico.
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d) Por la Ley 8/1987, de 15 de abril, municipal y de régimen local de Cataluña.
e) Por las normas que desplegan la lesgilación sobre régimen local de Cataluña.
f) Por las ordenanzas y la normativa de cada entidad, en el ámbito de sus competencias, y también por los
convenios colectivos y los pactos o acuerdos sobre condiciones de trabajo que subscriban las entidades locales
con las representaciones de los trabajadores.
-2 La Ley 17/1985, de 23 de julio, de la función pública de la Administración de la Generalitat, y la normativa que la
desplega, son aplicables en los términos que establece la legislación sobre la función pública promulgada por la
Generalitat.>
13
/ DOGC núm. 1921, de 15 de julio de 1994.
14
/ Excluye el personal del Parlament de Cataluña, el del Síndic de Greuges, el de la Sindicatura de Comptes y el de las
entidades de derecho público sujetas al derecho privado, que se rigen por normativa específica.
15
/ Casademont, Miquel; Corominas, Mariona; Matas, Josep: "Estratègies per promoure els archivos en el si de las
administracions", Lligall, 9 (1995), p.29-31.
16
/ En los archivos de órganos que tratan exclusivamente con documentación administrativa es usual la dependencia de
Secretarías o Servicios de organización administrativa; en el caso de la administración local se da una cierta polarización
entre la adscripción a la Secretaría General o Cultura. Cfr. Corominas, Mariona: "Resultat de l´enquesta sobre la situació
professional de los archiveros a Cataluña", Lligall, 10 (1995), p.203-204. En realidad, el panorama coincide en buena
parte con unas jornadas celebradas en Madrid en 1986, donde se señalaba que el archivo tenía que depender de
Secretaría “por tener el Secretario fe pública municipal, y requerirse en el Archivo unos elementos incuestionables de
veracidad en la documentación y de fidelidad en la custodia", Cfr. Garcia Ramos, José Maria: "Funcionamiento,
administración y servicios de archivos en la ley 7/85, de 2 de abril", Madrid, IEAL, 1986, p.13.
17
/ Es el caso del cargo de “asesores técnicos en Conservación e Investigación, y en Gestión Documental" creados en
1989 por la Junta de Andalucía. Cfr. Cuevas, Mercedes; González de Aguilar, Concha: "La figura del archivero en la
relación de puestos de trabajo en la Junta de Andalucía", Actas del I Congreso de la Asociación de Archiveros de
Andalucia, Tría, 1(1994), p. 145.
18
/ Hay que tener presente también la aportación de algunos estudios de tercer ciclo –másters y postgrados- que
comportan una capacitación de un cierto nivel, y que pueden ser útiles en el proceso de transición a una titulación
universitaria específica. A parte del caso emblemático de los másters en archivística organizados por la AAC y las
universidades catalanas, con el apoyo de la Generalitat de Cataluña, hay que tener presente los postgrados en
documentación del Institut Català de Tecnologia y de los Jesuitas de Caspe.
19
/ Entre estos hay que citar la ponencia elaborada por CERDA, J. y otros: Personal de archivos municipales. En "La
profesión de Archivero: presente y futuro de los archiveros municipales" de las VIII Jornadas de Archivos municipales y
también la obra de GALLEGO,O. y LOPEZ, P: Introducción a la archivística.
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/ La normativa de la Generalitat referida a los archivos establece las funciones que tienen que realizar el personal
adscrito al Cuerpo de Archiveros de la Generalitat. Así, los art. 5.1, 5.2 y 5.3 del Decreto 110/1988 hacen un resumen de
los trabajos que tienen que asumirlos directores de los archivos históricos comarcales. Los art. 6.1 y 6.2 del Decreto
117/1990 explican las funciones de los archiveros en relación con la evaluación de la documentación. El Decreto
277/1994 hace referencia a las competencias para expedir copias auténticas de documentos y certificaciones sobre estos.
El Decreto 2/1995 de reestructuración del Archivo Nacional de Cataluña se ocupa de las atribuciones de los técnicos de
este archivo. El Decreto 76/1996 se refiere a las funciones de los técnicos de los archivos centrales de los departamentos
de la Generalitat, el de los archivos centrales de las delegaciones territoriales y el de las entidades autónomas de la
Generalitat.
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/ Podemos hablar de archiveros especializados en las diversas tipologías de fondos documentales, en los diferentes
soportes documentales e incluso en cada una de las etapas del ciclo documental. De esta manera, tienen que existir
especialistas en fondos documentales municipales, patrimoniales, de empresa, de arquitectura, hospitalarios, judiciales,
militares, eclesiásticos, y también de los fondos documentales audiovisuales y otro material sensible, de la
documentación de gestión, administrativa, histórica, etc. En este sentido hay que agradecer las aportaciones y
sugerencias de la señora Carme Bello y de los señores Xavier Tarraubella y Rafel Torrella.
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/ En la actualidad solamente existe el Cuerpo de Titulados Superiores Archiveros de la Generalitat.
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/ En el organigrama de algunas instituciones se llaman ayudantes de archivo. Consideramos que el término técnicos
medios de archivo es mucho más adecuado que el mencionado anteriormente, porque denota más claridad la categoría
profesional de este tipo de personal.
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/ Esta agrupación de los valores ha permitido tratar las variables contínuas (valor infinito) de la misma manera que las
discretas (valor finito). Además de ayudar a perfilar la ponderación de los valores, también puede ofrecer datos sobre la
frecuencia en que se presenta una característica (frecuencia absoluta de un intervalo) y sobre la frecuencia relativa de un
intervalo (cociente de dividir la frecuencia absoluta del intervalo por el número de elementos de la población estudiada).
En la elaboración de los criterios para definir y agrupar las variables del IDPA han sido fundamentales las aportaciones y
sugerencias de los señores José Ramón Cruz Mundet y Albert Orts i Nomen.
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