Unidad III Metodología para realizar auditorías administrativas

“Por siempre responsable de lo que se ha cultivado”
Universidad del valle de México
Auditoria de la Gestión Administrativa
Metodología para realizar
Auditorías Administrativas
CP Isaias Marrufo Góngora MAF, MAD
Unidad III
Metodología para realizar auditorías
administrativas
OBJETIVO DE LA UNIDAD
El estudiante aplicará la metodología en la auditoría
administrativa para su uso en todo tipo de
organizaciones.
Unidad III
Metodología para realizar auditorías administrativas
El proceso de la auditoría administrativa
Teoría de sistemas
Analizan los comportamientos de elementos frente a
otros, poniendo en relieve que cada uno de ellos existe
dentro de un contexto con el que tiene múltiples
interrelaciones de distinto nivel de relevancia.
Esto es aplicable a la administración, economía,
ingeniería, etc
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El proceso de la auditoría administrativa
Concepto de proceso
Forma sistémica de transformar insumos en un producto
terminado.
J Rodríguez Valencia
Transformación de uno o varios insumos en un producto,
mediante pasos prestablecidos.
Córdoba C.
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Autorización del
Servicio
Evaluación preliminar
de la organización
(Datos generales,
historia)
Planeación de la
auditoría (diagnóstico,
alcance, cronograma,
recursos y técnicas)
Desarrollo de la
auditoría, análisis y
recomendaciones
Presentación de
resultados, Informe
Desarrollo del modelo
administrativo
propuesto
Ejecución del modelo
administrativo
propuesto
Observación de los
cambios, control y
mantenimiento
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El proceso de la auditoría administrativa
¿Qué se espera del auditor administrativo?
Obtener suficiente información evidencial para
determinar que:
• Existe un sistema de información que proporcione
datos confiables para la planeación, organización,
dirección y control
• Este sistema genere resultados confiables y fáciles
de entender.
Esto mediante evaluaciones y exámenes
Lo esencial para llegar a los objetivos
anteriores es mediante el examen y
evaluación del sistema de
administración de la organización y
así apreciar funciones administrativas
donde existan deficiencias e
irregularidades para implantar
mejoras.
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El proceso de la auditoría administrativa
Cuidados que debe tener el auditor durante su
revisión:
•
•
•
•
Independencia de criterio
Objetividad
Competencia (experiencia)
Apego a normas generales (metodología)
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El proceso de la auditoría administrativa
Intercambiar la siguiente opinión en parejas:
¿Puede convertirse un auditor posteriormente en un
consultor?
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Tareas a realizar para evaluar el Sistema de
Administración SA
• Determinar el ó los departamentos a auditar
• Definir el tipo de auditoría administrativa
• Examinar el sistema de administración en práctica para
confirmar la exactitud de su definición y lo completo y
efectivo de ese sistema.
• Evaluar y determinar puntos fuertes y débiles del SA
(Planeación, Organización, Dirección y Control)
• Presentar por escrito recomendaciones para mejorar la
práctica del sistema de administración.
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Metodología para realizar auditorías administrativas
Factores a revisar y evaluar
Planes y objetivos
Estructura
orgánica
Recurso
humano y
material
Políticas
Sistemas y
procedimientos
Métodos
de control
Formas de
operación
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Planes y objetivos
• Definir bien los principios de la organización
• Objetivos claros, medibles, que representen un reto y
a su vez sean alcanzables
• Metas, estrategias y tácticas bien definidas que nos
lleven a alcanzar los objetivos
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Estructura orgánica
• La estructura orgánica debe responder a los objetivos de la
empresa
• El organigrama es el adecuado para alcanzar los
objetivos?
• Errores comunes en la estructura son:
• No responde a las necesidades de la empresa
• Funciones no coordinadas y controladas
• Falta delegar autoridad y responsabilidad de manera
apropiada
• Personal no calificado en puestos claves
• Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes
• No están actualizados, no representan la realidad
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Políticas
• Deben determinar las intenciones de la dirección
• Deben constituir principios orientadores
• Bien redactadas y comunicadas
• Lo óptimo será que las políticas y valores de la empresa
den autonomía a los miembros de la empresa de modo que
ésta pueda operar con mayor facilidad y la gente pueda
tomar decisiones.
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Sistemas y procedimientos
• Entender el propósito del proceso y que esté encaminado a
uno de los objetivos de la empresa.
• Debe estar diseñado de modo que de seguridad razonable
que se alcanzarán los objetivos del proceso.
• Cada etapa del proceso debe tener una razón de ser,
analizar que actividades agregan valor al proceso y cuales
no.
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Métodos de Control
• Comprenden una comparación entre lo real vs lo esperado
• Para que el control sea eficaz en cualquier actividad
tenemos que medir continua y detalladamente la realización
de la actividad y del control
• Las recomendaciones de control deben hacerse de manera
oportuna, más si hablamos de un proceso que se realiza
constantemente
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Formas de operación
• Determinar la fuerza de trabajo que requerimos en tiempo
y capacidades de los colaboradores
• Importante mantener un indicador del proceso revisado
• Adecuada relación entre las diversas funciones para
alcanzar los mejores resultados
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Recursos humanos y
materiales
• Analizar políticas y prácticas del personal
• Analizar la capacidad del personal para su puesto
• Condiciones de trabajo adecuadas
• Analizar fortalezas y debilidades del personal
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Método de William P. Leonard
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Estudio preliminar
Programa de auditoría
Investigación
Análisis, interpretación y síntesis
Preparación del informe
Discusión con los directamente afectados
Informe final a la dirección
Revisión sistemática
La auditoría administrativa es un servicio de
asesoramiento integral a la dirección de la
empresa
William P. Leonard
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Método de Norbeck
1.
Llamar la atención de la gerencia hacia el
rompimiento de los controles operativos
2. Señalar las áreas en las que se pueden reducir
costos
3. Sugerir mejoras potenciales de operación
4. Señalar los casos en los que la falta de
cumplimiento de las responsabilidades
funcionales en diversas áreas las hayan
afectado significativamente
La auditoría administrativa es una
extensión de la auditoría interna hacia
todos los aspectos de una empresa, no
únicamente dedicada a las áreas financieras
y contables
Norbeck
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Cualidades del auditor
•
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•
•
•
Capacidad de análisis
Creatividad
Redacción y expresión clara y lógica
Capacidad de observación
Facilidad para trabajar en equipo
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Conocimientos del auditor
•
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•
•
•
•
Teoría de la administración
Problemas administrativos
Toma de decisiones
Contabilidad
Planeación y control de presupuestos
Estadística administrativa
Administración financiera
Relaciones humanas
Comunicación administrativa
Medición del trabajo
Sistemas y procedimientos
Redacción de informes
Normas de la auditoría administrativa
Comisión de auditoría administrativa
Asociación nacional de licenciados en administración AC
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Estudio preliminar
•
•
•
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•
•
•
•
•
Apreciación general del desarrollo de las operaciones
administrativas de la empresa
Evaluar la efectividad de la determinación del área en
cuestión
Describir áreas en las que haya problemas de
administración
¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que
hay que examinar y evaluar?
¿Por qué es necesario evaluar cada uno de los mismos?
¿Por donde empezar?
¿Hasta donde llega el estudio preliminar?
Estimación de tiempos y recursos necesarios
Propuesta de medidas correctivas
Evaluar áreas que puedan ser revisadas posteriormente
Unidad III
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¿Qué nos debemos preguntar todo el
tiempo como auditores?
•
•
•
•
•
•
¿Quién lo hace?
¿Qué está haciendo?
¿Dónde se hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Por qué se hace?
Todas las respuestas son el mejor modo de hacerlo?
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Metodología para realizar auditorías administrativas
Herramientas para hacernos de
información
•
•
•
•
•
•
Recopilar información documental (reglamentos,
informes, estadísticas, información financiera, etc).
Información sobre el campo de trabajo (presentación
adecuada del administrador, de ello depende la
recopilación de información).
Entrevistas, es importante saber a quien entrevistar
y diseñar bien la entrevista.
Cuestionarios previamente definidos (ejemplos
entregados)
Comentarios de mejora de los entrevistados
Reportes estadísticos y gráficas
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Técnicas de Investigación:
•
•
•
La observación
La encuesta
La entrevista
Menciona una ventaja y una desventaja de cada una de
estas técnicas.
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Enfoque del análisis factorial
Consiste en examinar y evaluar los factores que
intervienen e influyen en la administración de un
organismo social.
Contabilidad y
estadística
Medio
ambiente
Política y
dirección
Programas y
procesos
Mercado
Actividad
productora
Financiam
iento
Medios de
producción
Suministros
Fuerza de
trabajo
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Enfoque del análisis factorial
Consiste en examinar y evaluar los factores que
intervienen e influyen en la administración de un
organismo social.
Este enfoque es una herramienta más para poder hacernos
de información de la empresa
Medio ambiente
Política y dirección
• Conjunto de influencias externas que actúan
sobre la operación de la empresa
• Orientación y manejo de la empresa mediante
la dirección y vigilancia de sus actividades
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Enfoque del análisis factorial
Consiste en examinar y evaluar los factores que
intervienen e influyen en la administración de un
organismo social.
Programas y procesos
Financiamiento
• Selección y diseño de los bienes que se han de
producir y de los métodos usados en la
fabricación de los mismos
• Manejo de los aspectos monetarios y
crediticios.
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Enfoque del análisis factorial
Medios de
producción
Fuerza de trabajo
Suministros
• Inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e
instalaciones de servicios
• Personal ocupado en la empresa
• Materias primas, materiales auxiliares y servicios
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Enfoque del análisis factorial
Actividad productora
• Transformación de los materiales auxiliares y
servicios
Mercado
• Orientación y manejo de la venta y de la distribución
de los productos
Contabilidad
estadística
• Registro de información de los hechos y operaciones
económicas y financieras de la empresa
Una vez concluida la obtención de
información…
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Análisis y evaluación de la información obtenida
El análisis suministra una base de comprensión para
conocer la situación con mayor claridad.
Hay que analizar con que eficiencia se están logrando
los objetivos.
Identificar causas que reducen ó incrementan la
eficiencia.
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Informe de auditoría
Debe ser un instrumento que ayude a la
toma de decisiones.
Indica la situación administrativa de la
empresa.
Brinda recomendaciones y las formas de
mejora.
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Implementación
La implementación de las recomendaciones
buscarán solucionar el problema que detonó
la auditoría administrativa.
Debemos medir los resultados de las
implementaciones y cotejarlo vs el costo de
la auditoría.
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Seguimiento - Control
Es importante revisar los resultados de la
implementación de nuestras propuestas.
Si por alguna razón una propuesta no fue
exitosa habrá que reconocerlo e identificar los
factores que influyeron en dicho fracaso.
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Metodología para realizar auditorías administrativas
Ya no es suficiente con administrar empíricamente,
hay que profesionalizar la gestión del negocio. La
auditoría administrativa es una herramienta que nos
permitirá obtener una opinión independiente respecto
a como estamos haciendo las cosas.
Gracias por su atención