estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad

ESTUDIO DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
Procede el Gerente de proyectos del programa Guajira mipyme digital de la
Cámara de Comercio de La Guajira, por orden del señor Presidente Ejecutivo a
realizar el estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad para contratar
“REALIZACIÓN DEL LANZAMIENTO Y EVENTOS SECTORIALES DEL
PROYECTO GUAJIRA MIPYME DIGITAL EN EL MUNICIPIO DE RIOHACHA,
EN EL MARCO DEL CONVENIO DE ASOCIACIÓN 040 DE 2013”. En el marco
de las normas vigentes de contratación estatal, el Manual de Contratación y
Compras de la Cámara de Comercio de La Guajira y el Manual de Contratación
Vive Digital Regional Documento 6.
NORMAS A APLICAR Y PROCEDIMIENTO DE LA CONTRATACION
Para el futuro contrato de prestación de servicios se deben aplicar, además de los
principios de la contratación estatal contenidos en la Constitución Política y demás
normas especiales de contratación, el manual de contratación Vive Digital
Regional Documento 6 y demás normas de derecho privado aplicables, los cuales
regulan todo lo relacionado con la Contratación de la Cámara de Comercio de La
Guajira, para el proyecto “Guajira mipyme digital”
DEFINICIÒN DE LA NECESIDAD
Dentro del marco del presente proyecto, pretendemos cerrar la brecha digital del
uso de las TIC en las Mipymes beneficiadas, implementando herramientas y killers
aplications que permitirán mejorar su actividad productiva.
El acceso a las TIC permite que las Mipymes de La Guajira (beneficiarias de este
proyecto) mejoren sus procesos de gestión y producción aumentando sus índices
de competitividad en el mercado. Las TIC son la herramientas que permiten la
creación y apoyo a nuevas oportunidades de desarrollo económico y al
fortalecimiento de la productividad y la competitividad, por ende este proyecto
busca fomentar el uso creativo de las TIC y en el supuesto técnico según el cual el
uso de estas está íntimamente asociado con los procesos de innovación
empresarial (Sistema de recaudos e inventarios on-line). Estas killer aplications le
darán a las Mipymes la oportunidad de transformar actividades comerciales,
financieras y de gestión.
Las Pymes permanentemente deben modernizar su aparato productivo para ser
competitivas en este mundo globalizado y obtener grandes beneficios en el
modelo de negocios y gestión de compañía.
El argumento tecnológico es decisivo para el sector Pymes en Colombia, pues le
permite a las pequeñas y medianas empresas simplificar sus gestiones operativas
y de seguridad, dedicarse al mejoramiento de sus negocios y acelerar su
crecimiento y competitividad.
Se incluye como killer aplications las cámaras de seguridad (que están conectadas
a internet y cuya grabación se guarda en la nube) la cual permite a los
beneficiarios del proyecto tener herramientas físicas tangibles en caso de robos o
atracos, realizar los correspondientes procesos judiciales (pruebas tangibles de los
criminales) para la respectiva judicialización.
Este proyecto está alineado con el plan de desarrollo nacional:
“Productividad empresarial: El Gobierno Nacional fomentara el uso y
aprovechamiento de las TIC en el sector empresarial, como base para promover
las inversión, mejorar la productividad, consolidar empresas más competitivas,
haciendo especial énfasis en la Mipymes y los sectores de clase mundial. Se
crearan programas para promover el acceso, uso y adopción de la TIC a las
Mipymes, así como para su aprovechamiento en la capacitación de empresarios.
“Plan de desarrollo nacional 2010-2014”.
Dentro del plan de desarrollo de La Guajira está contemplado:
“Masificar el uso de internet y apropiación de la tecnología para llevar al
departamento hacia la prosperidad para todos. Promover y estimular la
masificación de la apropiación de tecnología para reducir el desempleo, la
desigualdad, la pobreza y aumentar la competitividad del departamento.
Impulsar y ejecutar los proyectos necesarios para alcanzar las metas locales y
nacionales, desarrollando las diferentes estrategias de Guajira vive digital,
apoyados en los lineamientos del ministerio de las tecnologías y las
comunicaciones, con el plan vive digital (gobierno en línea, nativos digitales,
apropiación y vive digital regional)”.
Para iniciar el proyecto Guajira mipyme digital se hace necesario realizar un
lanzamiento del programa con el fin de divulgar de manera impactante a los
posibles beneficiarios del proyecto todos los aspectos positivos de este proyecto.
También se pretende realizar unos eventos sectoriales para reforzar la información
suministrada en el lanzamiento. Estos eventos servirán como trampolín para las
empresas que quieran participar del proyecto y también servirá como indicador del
número aproximado de empresas interesadas en participar del programa.
DEFINICIÓN TECNICA
2.1. INTRODUCCIÓN
El contratista seleccionado deberá realizar todas las actividades necesarias y
suficientes, para obtener los objetivos específicos mencionados. En especial
deberá tener en consideración los siguientes aspectos metodológicos, los cuales
se dividen en lineamientos generales, requerimientos obligatorios y lineamientos
opcionales.
2.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
El contrato tiene por Objeto la “Realización del Lanzamiento y
Eventos Sectoriales del Proyecto Guajira Mipyme Digital en el
Municipio de Riohacha, en el Marco del Convenio de
Asociación No. 040 de 2013”, debe comprender las siguientes
actividades generales:
ÍTEM
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
1
Evento de lanzamiento en el municipio de
1
Riohacha
2
Eventos sectoriales en específicos
3
LINEAMIENTOS GENERALES
a) Deberá conocer al detalle estos términos de referencia y todas las
disposiciones complementarias emitidas.
b) Es responsabilidad del contratista considerar todos los trabajos que se
requieran en el sitio, el desconocimiento de dichas características en ningún
caso servirá posteriormente para aducir justificaciones o posibles
incumplimientos del contrato o para solicitar bonificaciones al precio
consignado de su propuesta.
c) Presentación de informes finales de los eventos realizados
d) Presentación de informe final de la estrategia de socialización
implementada
e) Entregar a la CCG los formularios diligenciados durante el desarrollo de los
eventos
Lugar de actividades.
a) Las actividades se desarrollarán en la ciudad de Riohacha (evento de
promoción y lanzamiento)
b) Los eventos sectoriales se efectuarán en la ciudad de Riohacha.
Confidencialidad de la información.
El contratista tiene prohibido divulgar o revelar cualquier información reservada o
confidencial a la que pueda tener acceso a la ejecución del contrato, a menos que
la Cámara de Comercio de la Guajira (CCG) le haya dado autorización escrita en
sentido contrario la Consultora tendrá prohibido utilizar o divulgar a terceros con
excepción del Banco, cuales quiera de los documentos que prepare para la CCG.
2.3 REQUERIMIENTOS OBLIGATORIOS
Informes
Se presentará un informe por escrito y en magnético la propuesta detallada de
trabajo definiendo las metodologías a ser utilizada y estableciendo las fechas de
entrega de los productos en forma de borrador y final, también propondrá la
agenda de las reuniones de seguimiento que deben estar asociadas al
cronograma de entrega de productos. La propuesta detallada mencionada debe
presentar un guion del informe final del contratista.
a) El informe inicial se presentará a la Cámara de Comercio de la Guajira (CCG)
dentro de los primeros cinco días, calendario a partir de la formalización de
contrato.
b) La fecha de inicio de los trabajos será un día después de la aceptación del
informe inicial por parte de la CCG.
c) Designar a un responsable para permitir una eficiente comunicación entre el
contratista y la CCG.
d) Presentar programa calendarizado de actividades, mismo que debe contener el
manejo técnico, recursos materiales, humanos y de infraestructura a utilizarse a
lo largo de la ejecución de los trabajos.
e) El contratista deberá realizar la gestión pertinente correspondiente a los
permisos y de más, ante las entidades encargadas para la realización de los
eventos contratados.
Requerimientos técnicos generales mínimos para llevar a cabo el censo
El contratista presentará los requerimientos técnicos mínimos necesarios que se
establecen a continuación:
a) Personal técnico para la logística de los eventos
b) Material y equipo necesario para cada uno de los eventos (se requiere
presentación de una propuesta para el evento)
c) Medidas de seguridad.
 Señalización y delimitación del área en la cual se realizara cada uno de los
eventos
 Equipo en buenas condiciones del operador.
d) En cada uno de los eventos el contratista deberá ofrecer un refrigerio a los
asistentes
Ficha de asistencia mínima para los eventos:
1. Evento de promoción y lanzamiento (Riohacha): Se espera una asistencia
mínima de 2.000 personas
2. 3 Eventos sectorizados en corregimientos específicos: Se espera una
asistencia mínima de 300 personas en cada uno de los eventos
sectorizados
Características mínimas de los eventos:
1. El evento contemplará como mínimo:
a. Palabras del presidente de la CCG exponiendo los beneficios del
proyecto
b. Un espacio donde los asistentes a través de los formularios se
inscribirán al programa
c. Entrega del refrigerio a los asistentes
d. Video Beam para la presentación
e. Pantallas
f. Sonido amplificado
g. Sillas para 2.000 asistentes
h. Espacio delimitado para invitados de prensa
i. Diseño e impresión de invitaciones para beneficiarios y periodistas de
la región
j. Diseño e impresión de material para la promoción de los eventos
k. Diseño de escenografía
l. Diseño e impresión de información relevante del proyecto para cada
uno de los asistentes.
El proponente debe presentar una propuesta temática para cada uno de los
eventos.
Apoyo a la supervisión.
La supervisión de los eventos realizados, la llevará a cabo un funcionario que
delegue la Cámara de Comercio de la Guajira.
Informe final
El contratista entregará a la CCG un informe final al término del contrato. Deberá
entregar el producto final con las siguientes características:
a) Los informes deberán entregarse de manera escrita y en magnético ( formato
Word y PDF)
b) Original de los formatos y/o formularios diligenciados
c) Registro fotográfico en CD.
d) Planillas de pago de seguridad social y honorarios de cada uno de los
trabajadores inmersos en la ejecución del contrato.
e) Informe de implementación de la estrategia de socialización.
2.4 REQUISITOS
a)
El contratista presentará en su propuesta técnica (actividades puntuales y
cronograma) y económica para la ejecución de los eventos
2.5 ENTREGA DE PRODUCTOS
Se mencionará la presentación de los productos indicados en los objetivos
específicos conforme al programa de trabajo detallado que el contratista
presentará, teniendo en consideración los periodos indicados en el cuadro
siguiente:
PRODUCTO
SEMANAS
1
Entrega del cronograma y
X
actividades a desarrollar
Coordinación con
autoridades para la normal
ejecución de los eventos
planteados
Coordinación de logística
Adecuación de
2
3
X
X
X
4
5
X
X
X
6
7
instalaciones donde en
coordinación con la CCG
se realizarán los eventos
mencionados
Realización del evento de
lanzamiento
Realización de eventos
sectoriales
Entrega de informe final
de los eventos y
formularios diligenciados
X
X
X
X
Este cronograma está sujeto a cambios
Cada producto deberá entregarse terminado al 100%; en el caso de los
documentos, éstos se entregarán a revisión del contratante, para realizar
posteriormente las correcciones indicadas. Al aprobarse, se entregarán 3
ejemplares de tamaño carta en papel membrete contratista debidamente
encuadernado y CD´s con el contenido del Informe, planillas de pagos de
seguridad social y/o cuenta cobro por concepto de honorarios de todos los
operarios y/o trabajadores que participen en la ejecución de dicho contrato, el
contenido de las figuras y/o gráficas en Excel.
En el caso de gráficas, figuras, fotografías y otros elementos, se aprobará en el
Informe Inicial el formato para su integración dentro de los informes respectivos,
siempre presentando una calidad totalmente nítida aún en el caso de copias con el
fin de lograr la mayor precisión y claridad en la información contenida.
Para la Promoción y lanzamiento del proyecto Guajira Mipyme Digital la CCG
dispone de $57.100.000 (Cincuenta y siete millones cien mil pesos) pesos
colombianos, por lo cual las propuestas presentadas no deben superar este
monto.
Los proponentes deben presentar la propuesta económica a todo costo,
incluyendo impuestos de ley.
CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
1. OBJETO: “REALIZACIÓN DEL LANZAMIENTO Y EVENTOS
SECTORIALES DEL PROYECTO GUAJIRA MIPYME DIGITAL EN
EL MUNICIPIO DE RIOHACHA, EN EL MARCO DEL CONVENIO DE
ASOCIACIÓN 040 DE 2013”.
2. DURACIÓN DEL CONTRATO: : El contrato a celebrar tendrá una duración de
siete (07) semanas, contados a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo
3. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: Según los estudios de precios de
mercado realizados por la Cámara de Comercio de La Guajira, el valor estimado
del contrato es de CINCUENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/C
($57’000.000.oo), impuestos incluidos.
4. FORMA DE PAGO: Una vez se legalice el contrato, se firme acta de inicio y se
apruebe el cronograma de trabajo presentado por el contratista la Cámara
de Comercio de La Guajira realizará un pago de anticipo del 50% del valor
del mismo.
Un único pago, por valor del 50% restante, se realizara una vez el
contratista haya ejecutado al 100% las actividades del cronograma de
trabajo aprobado y haga la presentación de actas e informes finales. El
contratista deberá presentar factura, en la cual se detallarán los servicios
prestados, y previa presentación del certificado de recibo a satisfacción
expedido por el Supervisor asignado por la Cámara de Comercio de la
Guajira.
De igual manera el contratista para el pago deberá acreditar el cumplimiento de
sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y
aportes parafiscales, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley
789 de 2002.
5. CRITERIOS DE HABILITACIÓN: Para las ofertas presentadas serán criterios
de habilitación:
Experiencia
Capacidad Jurídica
Capacidad Financiera
Cumple – No cumple
Cumple – No cumple
Cumple – No cumple
5.1 EXPERIENCIA: Para la experiencia del proponente se verificará si “Cumple”.
Se debe aportar máxima una (1) certificación de contratos celebrados en los
últimos cinco (5) años con entidades públicas o privadas cuyo objeto sea igual o
similar al objeto del contrato y que su valor sea igual o superior a una (01) vez el
presupuesto oficial expresado en SMMLV. En el caso de consorcio o uniones
temporales los integrantes que la conformen deben cumplir con este
requerimiento.
5.2 CAPACIDAD JURÍDICA: Se evaluará la totalidad de los documentos
solicitados. Se verificará si CUMPLE – NO CUMPLE dependiendo de si aporta o
no la totalidad de los documentos requeridos.
5.3 CAPACIDAD FINANCIERA: El proponente deberá acreditar esta información
aportando el RUP actualizado con la información en firme, donde se pueda
verificar lo siguiente, se verificará si CUMPLE – NO CUMPLE dependiendo de si
aporta o no la totalidad de los documentos requeridos.
Registro único de proponentes (RUP). Los proponentes deberán adjuntar
el registro único de proponentes vigente, expedido por la cámara de
comercio con fecha de expedición no superior a cuarenta y cinco (45) días
anteriores a la fecha prevista para el cierre del proceso e inscrito como
proveedor.
Actividad comercial. El proponente deberá tener clasificación del CIIU:
CLASIFICACIÓN CIIU
7310
8230
Experiencia probable.
 Capital de Trabajo: Deberá ser superior al (100%) del valor del presupuesto
oficial de la presente convocatoria.
Capital de Trabajo = Activo Corriente – Pasivo Corriente.
 Índice de liquidez: Deberá ser mayor a dos (2)
Liquidez=
Activo Corriente
Pasivo Corriente
>2
 Nivel de Endeudamiento: Deberá ser menor o igual al sesenta por ciento (60 %).
Nivel de Endeudamiento =
Pasivo Total
Activo Total
= < ó = 60 %
 Indicador de Crecimiento EBITDA: Deberá ser mayor o igual a 1
EBITDA del último año/EBITDA del año inmediatamente anterior
No aplica para los proponentes que tienen menos de un año fiscal
 Capacidad de Organización Operacional: Deberá ser mayor o igual a 20.000
SMMLV
Será necesario que en la verificación de la capacidad financiera, las propuestas hayan
sido consideradas ADMISIBLE para poder continuar en el proceso de evaluación.
SERÁN RECHAZADAS, la(s) oferta(s) que no cumpla(n) con la totalidad de los
porcentaje mínimo exigido en el presente criterio de verificación
6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN: Además de lo anterior, se evaluaran dos (2)
aspectos:
Aspectos Económicos
250 Puntos
Aspectos Técnicos
250 Puntos
TOTAL…………………………….……………….500 Puntos
6.1 ASPECTOS ECONÓMICOS: La propuesta económica corresponderá a las
necesidades formuladas por la Cámara de Comercio de La Guajira. Para una
mejor evaluación en este aspecto deberá discriminarse el costo unitario de cada
uno de los ítem solicitados: se asignarán 250 puntos a la propuesta que presente
mejor oferta económica, con respecto al presupuesto oficial del Proyecto Riohacha
Vive Digital” de la Cámara de Comercio de La Guajira; 150 puntos a la segunda y
50 puntos a la tercera. No se aceptarán propuestas con precios artificialmente
bajos.
6.2 ASPECTOS TÉCNICOS: Se asignarán puntajes de acuerdo con la siguiente
tabla de requerimientos.
Ítem
1
2
Criterios de Evaluación
Puntaje
Máximo
Si el proponente aporta hoja de vida y contrato de vinculación o
100
de prestación de servicio de un (01) trabajador social o afines
con un mínimo de cuatro (4) años de experiencia en proyectos
similares al del objeto del contrato, el cual garantice el
acompañamiento en el proceso.
El proponente que mejore las características técnicas en cada
uno de los componentes del proyecto y ofrezca valores
agregados a la propuesta, las cuales serán evaluadas por el
comité y se otorgará puntaje, a criterio de este, dependiendo
del grado de beneficio e impacto para el desarrollo del mismo
proyecto.
150
7. CRITERIOS DE DESEMPATE. En el caso de que dos o más ofertas presenten
igual puntaje, la Cámara de Comercio seleccionará al oferente teniendo en cuenta
el puntaje obtenido en el factor técnico; en caso de que continúe el empate se
escogerá al proponente que haya celebrado contratos con mayor valor en los
últimas dos (2) años, siempre y cuando esté debidamente acreditado.
8. RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN: Para amparar los riesgos que se puedan
presentar en la ejecución del Contrato, y para la protección y seguridad de la
Cámara de Comercio de la Guajira, se exigirá al contratista constituya las pólizas
que para este tipo de contrato aparece en el estatuto General de Contratación de
la entidad ejecutora que son entre otras: Garantía de cumplimiento, amparo de
anticipo (en el evento que se pacte), calidad del servicio y salario y prestaciones
sociales.
9. VEEDURIAS: Se invita a todas las veedurías existentes en la Cámara de
Comercio de La Guajira para que participen en el proceso de selección del
contratante, en los términos de los acuerdos vigentes.
Riohacha, 21 de Abril de 2014.
ALVARO ROMERO GUERRERO
PRESIDENTE EJECUTIVO
CAMARA DE COMERCIO DE LA GUAJIRA