La impresión a doble cara - Gerencia de la UGR

 La impresión a doble cara
BREVE DESCRIPCIÓN DE LA IDEA Todas las propuestas para la modernización de los servicios públicos en la actualidad están basadas en la idea de conseguir una oficina “sin papel”, esto es, una oficina que incorpore las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones modificando los hábitos de trabajo en la Administración para obtener una serie de beneficios: la mejora del servicio a la ciudadanía, el incremento de la productividad en la organización y la preservación del medio ambiente. La Universidad debe continuar su camino en esta dirección mediante la implantación progresiva de la Administración Electrónica, pero hemos de ser conscientes de que las herramientas tecnológicas no suprimen el papel, al menos a corto plazo. La sociedad de la información, lejos de reducir el consumo de papel lo ha aumentado por varios motivos: los malos hábitos en la impresión, las dificultades para implantar la firma electrónica, la falta de confianza en la intangibilidad de los medios electrónicos, las dificultades para leer en la pantalla del ordenador...etc. La realidad es que tenemos acceso a mucha más información y eso ha tenido como consecuencia un incremento de la impresión. Conforme se vaya implantando la “oficina virtual” muchos de los trámites de nuestros actuales procedimientos no necesitarán el soporte papel, pero el conjunto de actividades accesorias que son imprescindibles para formar la voluntad de quienes tienen que tomar decisiones sobre los mismos (informes, memorias, estudios...etc) seguirán realizándose por el medio tradicional de su impresión en papel. En este sentido, nuestra iniciativa pretende contribuir a la sostenibilidad medioambiental mediante la incorporación progresiva de la impresión a doble cara de los documentos que se generen en el ámbito de la Universidad de Granada y que no estén sujetos a necesidades especiales de formato por sus especiales características. Hay estudios que resultan significativos y que evidencian los costes medioambientales que supone la producción de papel, así, producir una tonelada de papel exige 15 toneladas de agua si se trata de papel de pasta química o 2 toneladas de agua, si se trata de papel reciclado. Respecto al consumo energético, obtener una hoja de papel a partir de 100% de madera, precisa 17 Wh, o 12 Wh si se trata de papel reciclado. 1 La impresión a doble cara
BENEFICIOS PARA LA GESTIÓN Lo importante de este proyecto es que con una implantación muy simple se consiguen grandes beneficios: 1.
La preservación del medio ambiente. La Universidad de Granada consume toneladas de papel. No disponemos de los datos agregados, pero a modo de ejemplo en el año 2007 una de las principales empresas suministradores de papel a servicios centrales y a otros centros sirvió 5.060 paquetes de 500 folios. Implantando la impresión a doble cara el ahorro sería considerable. Por otro lado, medir la disminución del consumo no sería difícil. 2.
La disminución del gasto. Para la Universidad en el año 2007, el coste de un paquete de 500 folios era de 2.04 € más IVA . Dado que algunos documentos sólo requieren impresión por una cara, se estima que la impresión a doble cara supondría como mínimo un ahorro de 1/3 de papel, es decir de un paquete de 500 folios, la impresión a doble cara (impresoras y fotocopiadoras) ahorraría en torno a 170 folios. 3.
La mejora del espacio disponible. Uno de los principales problemas de cualquier oficina administrativa es la acumulación de papel, ya sea en expedientes administrativos o en archivo para la consulta personal. Reducir el número de folios por la impresión a doble cara supone “adelgazar” el volumen necesario para su archivo prácticamente a la mitad. También supondría un ahorro en carpetas o AZ ( ahorro en número y en coste) que sirven de soporte para almacenar documentos o expedientes. 4.
El impulso de una nueva cultura. Una de las mayores dificultades que existen en la modernización de los servicios públicos es la resistencia de las personas a los cambios en sus hábitos de trabajo. Iniciativas como esta suponen un cambio mínimo en la actividad pero pueden alcanzan resultados muy positivos en la interiorización por parte de las personas que trabajan en la Universidad de la necesidad de hacer un uso responsable del papel, lo que va a contribuir a aceptar antes todas las reformas que se introduzcan con la Administración Electrónica. 5.
Excelencia en la gestión. Cualquier organización que inicie un trabajo en materia de calidad siguiendo modelos de certificación como la ISO 9001:2000, debe completar el proceso con el cumplimiento de objetivos medioambientales que se certifican con las normas ISO 14000:2000. También habría que resaltar la mejora de imagen que ofrecería esta Universidad a la sociedad en materia de responsabilidad social corporativa. 2 La impresión a doble cara
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO La implantación de la impresión a doble cara en los documentos generados por la Universidad de Granada exige en primer lugar la implicación de los órganos de gobierno mediante la adopción de un Acuerdo en este sentido como medida institucional y su traslado a la comunidad universitaria. Evidentemente la impresión a doble cara exige contar con impresoras y fotocopiadoras que permitan esta opción. En el caso de las fotocopiadoras no suele ser un problema porque todas están dotadas de esta utilidad. En el caso de la impresoras tenemos tres opciones: impresoras que ya disponen de esta posibilidad, impresoras que no disponen de ella pero a las que se pueden adaptar dispositivos que permiten la impresión a doble cara, y por último impresoras que no pueden adaptarse en ningún caso para este fín. Esta situación de partida hace que la implantación de la iniciativa haya de ser progresiva. En un primer momento afectaría a todos los servicios en cuanto a las fotocopias y solo a los puestos que dispongan de impresoras con opción a doble cara para la impresión. En una segunda fase se comprarían adaptadores para las impresoras que los admitan (el coste no es excesivo, por debajo de los 50 euros en la mayoría de los casos). Y en una tercera fase se podrían adquirir impresoras que permitan esta opción de impresión como un “plan renove” progresivo. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN PRIMERA FASE: 1. Estudio detallado del gasto realizado en papel durante un año por la Universidad de Granada. 2. Estudio de todas las impresoras existentes en la Universidad distinguiendo las que pueden imprimir a doble cara, las que pueden adaptarse y las que es necesario renovar. 3. Estudio del coste total en adaptadores para esta primera fase. 4. Estudio del coste de incluir en el programa de renovación de impresoras con que cuente ya la Universidad el requisito de que las nuevas adquisiciones permitan la impresión a doble cara. 3 La impresión a doble cara
SEGUNDA FASE: 1. Elaboración de un Plan de Implantación con los datos recogidos en la primera fase que pueda ser presentado a los órganos de gobierno para su aprobación y que incluya la propuesta de un Acuerdo para su traslado a toda la comunidad universitaria. 2. Acuerdo de los órganos de gobierno. 3. Adquisición de los dispositivos adaptadores para las impresoras que lo permitan. TERCERA FASE 1. Progresiva renovación de las impresoras para que todas puedan imprimir a doble cara. 2. Estudio del ahorro de papel asociado a la implantación de esta iniciativa de impresión a doble cara en la Universidad de Granada en un año. FASES
E
F
M
A
M
PRIMERA
J
JL
A
S
O
N
D
AÑO 2008
SEGUNDA
TERCERA
AÑO 2009
VALORACIÓN DE COSTES DE MATERIAL Si bien no se dispone de un estudio comparativo entre la diferencia de costes que supone la adquisición de una impresora que permita la doble impresión respecto a la que solo posibilita la impresión simple, sí que es cierto que la mayoría de las impresoras que hay en la 4 La impresión a doble cara
Universidad son laser, conectadas a red, y por tanto de un tamaño que permite la implantación de los dispositivos necesarios para realizar la doble impresión, y que su coste actual a valor de mercado oscila entre los 38 y los 55 euros, precios que indudablemente podrían ser más bajos si se ofertaran mediante adquisición centralizada a través de la correspondiente contratación pública. NECESIDADES DE FORMACION Si bien no se precisa una formación específica y reglada, sí que sería recomendable la redacción de unas instrucciones sencillas a divulgar mediante el correo electrónico, en las se que explicaran a los usuarios como acceder a la doble impresión desde su equipo. DEFINICION DE INDICADORES 1. Porcentaje de disminución de las compras anuales de papel 2. Porcentaje de disminución de los costes destinados a la compra de papel 3. Porcentaje de ahorro energético y de agua, en función de la disminución de gasto en papel. 4. Porcentaje de disminución de las compras de material de oficina para el archivo de la documentación (archivadores, AZ...) 5