sistema de gestión de garantia de la calidad

SISTEMA DE GESTIÓN
DE GARANTIA DE LA CALIDAD
Elaborado por
Equipo articulador
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
25 DE JUNIO DE 2009
MEDELLÍN
SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................ 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
1. CONCEPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD ................................... 3
2. OBJETIVO GENERAL: .................................................................................................................... 5
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ............................................................................................................. 5
4. EQUIPOS DE TRABAJO ................................................................................................................. 5
4.1
Autoevaluación de Programas Académicos ....................................................................... 5
4.1.1
Objetivos operativos del equipo de autoevaluación de programas académicos ....... 5
4.1.2
Equipo de autoevaluación de programas académicos................................................ 6
4.1.3
Funciones del equipo de autoevaluación de programas académicos ........................ 7
4.1.4
Plan de acción del equipo de acreditación de programas académicos ...................... 7
4.2
4.2.1
Objetivo operativo del equipo de acreditación institucional ...................................... 8
4.2.2
Integrantes del equipo de autoevaluación institucional............................................. 8
4.2.3
Funciones del equipo de autoevaluación institucional ............................................... 8
4.2.4
Plan de acción del equipo de autoevaluación institucional ........................................ 8
4.3
Investigación ....................................................................................................................... 8
4.3.1
Objetivo operativo del equipo de investigación ......................................................... 9
4.3.2
Integrantes del equipo de investigación .................................................................... 9
4.3.3
Funciones del equipo de investigación ....................................................................... 9
4.3.4
Plan de acción del equipo de investigación ................................................................ 9
4.4
5.
Autoevaluación institucional ............................................................................................... 8
Normalización de procesos ................................................................................................. 9
4.4.1
Objetivo operativo del equipo normalización de procesos ........................................ 9
4.4.2
Integrantes del equipo normalización de procesos .................................................... 9
4.4.3
Funciones del equipo normalización de procesos .................................................... 11
4.4.4
Plan de acción equipo normalización de procesos ................................................... 11
ACTIVIDADES INTEGRADORAS .................................................................................................. 11
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SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
INTRODUCCIÓN
CONCEPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA
CALIDAD
El Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad (SGGC) en la Universidad Pontificia Bolivariana
cuenta con unas entradas relacionadas con los criterios definidos por el usuario, los estamentos
reguladores y los requisitos internos que, por medio de una serie de actividades, se transforman
en salidas correspondientes a los resultados deseados por la Universidad.
Para el desarrollo del SGGC se establece el siguiente proceso:
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SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
Proceso de Calidad: está constituido por las etapas de diagnóstico, comparación de resultados
estándares, la elaboración de planes de mejoramiento y fortalecimiento. Este a su vez, incluye el
Proceso de Gestión que contiene las actividades de planeación, organización, ejecución y
evaluación.
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Estos procesos se comunican y relacionan a través de equipos que cumplen las funciones de
articulación, coordinación técnica y evaluación, así:
•
•
•
Equipo Central de autoevaluación Institucional, cumple la función articuladora y está
constituido por representantes de los equipos de coordinación técnica, con el objetivo de
consolidar la información y acciones referentes al SGAC y presentar resultados ante las
diferentes instancias.
Equipos de Normalización, de investigación, de Registro Calificado y Autoevaluación de
Programas, y de Autoevaluación Institucional, cumplen las funciones de coordinación
técnica en cada uno de los temas en los cuales son responsables, quienes generan
información para el Equipo Institucional.
Comité de Rectoría y Consejo Directivo; cumplen la función de evaluación, basado en los
criterios de pertinencia, eficacia y eficiencia.
Las directrices de la Universidad para el sistema de gestión de garantía de la calidad son:
Política de Calidad:
La Universidad Pontificia Bolivariana propende por la excelencia en la prestación de los servicios
asociados a los Macroprocesos que soportan su estructura organizacional y hacen realidad su
Proyecto Institucional.
La política de calidad se fundamenta en la acreditación institucional, la acreditación de programas,
la certificación de procesos, el mejoramiento en la clasificación de los grupos de investigación y la
indexación de revistas; integrados en un sistema de gestión de garantía de la calidad dirigido al
mejoramiento continuo de los procesos y el desarrollo de una cultura de la calidad.
La política de calidad contempla la autoevaluación permanente, la acreditación y la certificación
con el fin de entregar oportunamente investigación, docencia y proyección óptimas en la
construcción integral del ser humano. Para el efecto, la Universidad Pontificia Bolivariana respalda
el continuo desarrollo del talento humano como también revisa y ajusta su sistema de gestión de
la calidad de acuerdo con las necesidades e intereses de la comunidad universitaria y la sociedad
Objetivos de Calidad:
1. Entregar oportunamente y con alta calidad la Investigación e Innovación, la Docencia y
Aprendizaje y Proyección Social.
2. Optimizar los recursos físicos y financieros y la gestión del talento humano.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
3. Desarrollar competencias del personal para aumentar la calidad institucional.
4. Mantener los niveles óptimos de satisfacción de los clientes internos y externos de la
Investigación e Innovación, la Docencia y Aprendizaje y Proyección Social.
5. Revisar de manera permanente el sistema de gestión para actualizar los procesos y mejorar
su eficacia
1.
OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar un sistema de evaluación de la calidad para efectuar una revisión crítica de los
procesos institucionales y su articulación al contexto sociocultural.
2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
2.1 Valorar los resultados que conlleven una toma de decisiones hacia el mejoramiento
institucional
2.2 Propiciar la reconfiguración permanente y participativa de los procesos, los propósitos y las
metas institucionales.
2.3 Articular los resultados del sistema de evaluación de la calidad a la planeación institucional
para el logro de altos niveles de calidad institucional.
2.4 Promover el ejercicio de autorregulación institucional como expresión de la autonomía y toma
de decisiones.
2.5 Hacer visible la calidad del sistema institucional.
2.6 Rendir cuentas a la comunidad académica y a la sociedad desde el principio de la
transparencia.
3.
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EQUIPOS DE TRABAJO
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3.1.1 Objetivos operativos del equipo de autoevaluación de programas
académicos
En coherencia con los propósitos institucionales, son objetivos del equipo de AE y acreditación de
programas académicos:
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SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
-
Promover la cultura de la calidad y la autorregulación de los programas de pregrado y de
postgrado.
-
Motivar y apoyar en dichos programas, los procesos de autoevaluación con fines de
autorregulación, y con fines de certificación y acreditación, bajo los lineamientos de
autoevaluación nacional del CNA o internacionales de otros entes acreditadores.
3.1.2 Equipo de autoevaluación de programas académicos
Este equipo tiene dos tipos de integrantes: El equipo base y los equipos de apoyo tanto
institucional como de los Programas académicos
Equipo Base
El Equipo Base estará conformado al menos por:
- El Director de Asesoría Académica
- Un asesor o persona de apoyo de AE para los programas de pregrado
- Un asesor o persona de apoyo de AE para los programas de postgrado
Perfil de los asesores:
- Nivel de formación de postgrado y/o experiencia en la coordinación o apoyo a procesos de
autoevaluación de programas académicos.
- Perfil de investigadores y/o experiencia en investigación.
- Conocimiento de la normatividad del MEN y de la UPB en lo referente aseguramiento de la
calidad y la autoevaluación.
- Conocimiento de la estructura organizacional y de procesos de la UPB
Equipo de Apoyo Institucional
Este equipo de apoyo estará conformado por:
- El Director de Docencia
- El Director de Planeación o su representante
- El Director Administrativo
- El Director de CTIC o su representante
- El Jefe del Departamento de Gestión Documental
- Coordinador de Autoevaluación Institucional
- Un experto en archivística
- Un equipo de asesores internos o externos para la evaluación y/o acompañamiento
directo de los procesos de autoevaluación con fines de certificación y acreditación.
- Los Coordinadores de Autoevaluación de cada uno de los programas de pregrado.
- Otros integrantes tendrán un carácter más provisional, acorde con las demandas de los
procesos y dinámicas que se vayan generando.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
Este equipo apoya la articulación estratégica de los procesos de autoevaluación con el sistema de
gestión de garantía de la calidad, con la estructura organizativa institucional, y con su sistema de
información.
Equipo de Apoyo en los Programas Académicos
El Decano de Escuela como articulador, los Directores de Programa como líderes y los
Coordinadores de Autoevaluación de cada uno de los programas de pregrado y de postgrado,
como dinamizadores.
3.1.3 Funciones del equipo de autoevaluación de programas académicos
Orientar y apoyar los procesos de autoevaluación de los programas de pregrado y de postgrado, a
partir tanto de su estandarización estratégica, metodológica, técnica e instrumental, como de la
cualificación de los Coordinadores de AE.
Orientar las directrices generales de los procesos de AE, y de su ajuste periódico con base en las
directrices institucionales y del CNA.
Apoyar la implementación y consolidación del sistema de gestión de la información de los
programas de pregrado y de postgrado, como soporte tanto a los procesos de autoevaluación,
como a la toma de decisiones.
Definir medios, instrumentos y estrategias que propicien la articulación del sistema de evaluación
de la calidad, tanto a la planeación de cada programa como a la planeación institucional, para el
logro de altos niveles de calidad institucional.
3.1.4 Plan de acción del equipo de acreditación de programas académicos
El plan de acción 2008-2009 del equipo de autoevaluación, se centra en:
- Sistematización y estandarización de los proceso de autoevaluación de programas de
pregrado.
-
Sistematización y estandarización de los proceso de autoevaluación de programas de
postgrado.
-
La concepción e implementación de una propuesta metodológica y operativa del sistema
de gestión de la información, que apoye los procesos de autoevaluación. (Ver documento
adjunto).
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SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
3
.
-
Apoyo a la implementación y consolidación del sistema de información institucional y de
programas académicos, como soporte tanto a los procesos de autoevaluación como a la
toma de decisiones
-
La cualificación y orientación del equipo de Coordinadores de AE de los programas
académicos.
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3.2.1 Objetivo operativo del equipo de acreditación institucional
Obtener la renovación de la autoevaluación institucional como resultado del proceso de
autoevaluación y bajo los parámetros establecidos en el Proyecto Institucional y en el Plan de
Desarrollo.
3.2.2 Equipo de autoevaluación institucional
Equipo Base
Equipo de Apoyo
3.2.3 Funciones del equipo de autoevaluación institucional
Estandarizar (sistematizar)
Capacitar socializar
Implementar
Evaluar - mejorar
3.2.4 Plan de acción del equipo de autoevaluación institucional
Tener en cuenta hacer el plan de acción teniendo en cuenta actividades del Planear, hacer,
Verificar y Actuar
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3.3.1 Objetivo operativo del equipo de investigación
Alcanzar altos niveles de calidad en los procesos de investigación institucional reflejados en la
clasificación de los grupos de investigación , la indexación de revistas, la obtención de marcas y
patentes
3.3.2 Equipo de investigación
Equipo Base
Equipo de Apoyo
3.3.3 Funciones del equipo de investigación
Estandarizar (sistematizar)
Capacitar socializar
Implementar
Evaluar - mejorar
3.3.4 Plan de acción del equipo de investigación
Tener en cuenta hacer el plan de acción teniendo en cuenta actividades del Planear, hacer,
Verificar y Actuar
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3.4.1 Objetivo operativo del equipo normalización de procesos
Lograr la normalización del quehacer universitario a través de la orientación por procesos, para
obtener mayores niveles desempeño en la prestación de los servicios institucionales y aumentar la
satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus expectativas.
3.4.2 Equipo normalización de procesos
Este equipo tiene dos tipos de integrantes: El equipo base y los equipos de apoyo por proceso
que serán liderados por responsable directo de cada proceso
Equipo Base
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SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
El Equipo Base estará conformado al menos por:
- El Director Administrativo
- Coordinador de Calidad
- Profesionales de Apoyo en los 5 macroprocesos universitarios
Perfil del los integrantes del equipo base:
- Experiencia en la coordinación o apoyo a procesos universitarios.
- Conocimiento de la normatividad del MEN y de la UPB en lo referente aseguramiento de la
calidad y la autoevaluación.
- Conocimiento de la estructura organizacional y de procesos de la UPB
Equipo de Apoyo
Este equipo de apoyo estará conformado por:
- Director de Planeación
- Jefe Comunicaciones y relaciones públicas
- Autoevaluación para la acreditación institucional
- Asesoría académica para la acreditación de programas
- Coordinador Administrativa CIDI
- Coordinador de Transferencia
- Coordinador de Investigaciones
- Profesional de apoyo administrativo – Dirección Docencia
- Vicerrector Pastoral
- Jefe de compras
- Coordinador administrativo – Gestión Humana
- Coordinadora desarrollo de personal
- Tesorero
- Contador
- Activos Fijos
- Jefe CTIC
- Jefe de Servicios Generales
- Jefe Liquidaciones
- Jefe de Cartera
- Secretaria académica
- Representante de docentes
- Representante de estudiantes
- Otros integrantes tendrán un carácter más provisional, acorde con las demandas de los
procesos y dinámicas que se vayan generando.
Este equipo apoya la articulación estratégica de los procesos con el sistema de gestión de garantía
de la calidad, con la estructura organizativa institucional, y con su sistema de información.
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SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
3.4.3 Funciones del equipo normalización de procesos
-
Identificar los procesos de la Universidad
Documentar los Procesos y controlar la documentación de estos.
Definir puntos de control de los procesos
Diseñar indicadores para los procesos, asociándolos a los de autoevaluación
Capacitar al personal en el tema de procesos
Socializar la información sobre los procesos universitarios
Fomentar la medición y análisis de indicadores
Propiciar espacios para la discusión y análisis del desempeño de los procesos y su
mejoramiento
Realizar seguimiento y auditorías internas a los procesos para proponer opciones de
mejoramiento.
3.4.4 Plan de acción equipo normalización de procesos
El plan de acción 2008-2009 del equipo de autoevaluación, se centra en:
-
4.
Revisar las caracterizaciones y completar con los indicadores universitarios
Elaborar flujogramas de los procesos
Mantener actualizada la documentación de los procesos
Promover la capacitación en temas relacionados con la gestión por procesos
Promover la socialización de los resultados de la gestión por procesos
Promover el mejoramiento de los procesos, a través del análisis de los indicadores, la
satisfacción de los usuarios, las quejas, entre otros.
Ejecutar auditorias a los procesos
Informar a la alta dirección los resultados de los procesos
ACTIVIDADES INTEGRADORAS
-
Revisión de la documentación de los procesos y métodos de trabajo
Publicación de la documentación universitaria actualizada a través de “
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Autoevaluación o Auditorías internas a los procesos y factores para la acreditación
Medición de la satisfacción de los estudiantes, docentes, egresados y partes interesadas
Medición de los indicadores
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