Definiciones - Federación Española de Enfermedades Raras

PROCEDIMIENTO DE VOTO
Federación Espa ñola
de Enfermedades Raras
Definiciones:
Representación de la entidad miembro de FEDER: La representación de la entidad la
tiene siempre la persona que ostenta la presidencia de la misma, o en su ausencia el
vicepresidente. Cualquier otra persona que pretenda ostentar la representación,
deberá ser certificada mediante documento emitido por el presidente o el secretario
de dicha entidad. Así pues el representante de la asociación actúa con las mismas
atribuciones del presidente. Una persona solo puede ostentar la representación de
una asociación.
Solo ostentaran voto las entidades de pleno derecho de FEDER. Podrán ser
representadas todas las entidades miembros de FEDER ya que todos los tipos de socios
tienen voz.
Otras acreditaciones
Podrán estar acreditados para estar presentes en la Asamblea General:
1. Un acompañante por entidad. No tendrá, en ningún caso, voz ni voto y su
presencia en la sala de la Asamblea deberá ser acreditada antes del inicio de la
asamblea.
2. Las personas invitadas expresamente por la JD para dar una conferencia o
realizar funciones de moderación o de observación podrán participar con voz
en los momentos en los que la JD lo estipule previamente pero, en ningún caso,
participarán con voto.
Delegación de votos: Según el artículo 26.4 de los presentes estatutos de FEDER, “A
cada miembro corresponde un solo voto. El voto se podrá ejercer a través de otro socio
en quien se delegue, con un máximo de tres votos delegados. Previo al inicio de la
celebración de la Asamblea, se deberá comunicar a la Mesa de la Asamblea la
delegación del voto, así como entregar la autorización del presidente de la asociación
miembro, si es el caso.”. Por tanto cada entidad, además de su voto, puede llevar hasta
3 votos delegados. Sólo pueden llevar votos delegados aquellas personas
(representantes de entidades) con derecho a voto. La delegación de voto se efectuará
mediante un documento tipo firmado por el presidente o el secretario de la asociación,
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indicando el nombre de la entidad, el nombre, apellidos y DNI del presidente de la
entidad que emite el voto, el nombre de la entidad en la que delega, la fecha de la
asamblea y si el voto viene en sobre cerrado, y por tanto secreto y no modificable, o es
a discreción del portador.
Posibilidad de delegar el voto en sobre cerrado: Así pues, los votos delegados podrán
emitirse en sobre cerrado con el fin de preservar el derecho al secreto del voto, y la
integridad del mismo. De la misma forma que se realiza en las votaciones por correo
certificado, los sobres que contienen la votación estarán en blanco y se introducirán en
otro sobre, en el cual se hará constar el nombre de la asociación, y en el área del cierre
de la solapa del sobre, a fin de evitar manipulaciones, deberán llevar el sello de la
asociación estampado o, en su defecto, la firma de su presidente/a, de puño y letra, en
la misma área. Opcionalmente se puede aplicar por encima de esta marca un pedazo
de cinta adhesiva transparente.
Protocolo:
Previo a la asamblea
Una vez convocada la asamblea, se remitirán por correo electrónico a todas las
asociaciones miembros de pleno derecho de FEDER estas instrucciones, así como las
plantillas de los formularios necesarios para certificar la representación de la
asociación, la delegación de voto, y la papeleta de votación en donde constará cada
uno de los puntos a votar y las opciones de cada punto.
Se solicitará a las asociaciones que deleguen manden copia a FEDER (por correo postal,
correo electrónico o fax) del certificado de delegación de voto o de representación, a
fin de agilizar los trámites durante la recepción de la asamblea. No obstante, no es
obligado presentar esta certificación hasta el momento de la recepción a la Asamblea.
La delegación de voto, opcionalmente, se podrá ejercer en sobre cerrado a fin de
preservar el derecho al secreto del voto.
Previo a la votación.
Durante el proceso de recepción de la asamblea, se identificará cada una de las
asociaciones representadas en persona o por delegación, y después de verificar la
identidad de la persona representante, de que las asociaciones sean miembros de
pleno derecho, estén al corriente de sus obligaciones y no estén suspendidas de sus
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derechos, se les hará entrega de un número que se utilizará para indizarlas en la lista
de votantes. Este número se corresponderá con el número de socio de FEDER. En caso
de representar a entidades que deleguen su voto se le entregará también los números
de las entidades que han delegado.
Los sobres cerrados de delegación de voto serán comprobados para certificar su
procedencia correcta y que no hayan sido manipulados. En caso de duda la persona
encargada de la admisión, si es posible, se pondrá en contacto con la asociación
emisora para resolver la duda. De no poder ser así, el voto no será admitido.
Una vez verificado la validez, si la votación se realiza en sobre cerrado, se extraerá el
sobre interno y en su solapa la persona encargada de la recepción estampará el sello
de FEDER. Cualquier duda en el procedimiento de admisión será informada al
secretario/a de FEDER. Si en el interior del sobre externo se hubiera puesto la papeleta
sin sobre, el encargado lo introducirá en un sobre blanco que tendrá dispuesto.
Cada asociación está representada por una sola persona, le corresponde un solo voto,
y la posibilidad de delegación de otras tres entidades. Si se produjeran conflictos por
haber más de un representante de una misma asociación, deberán ellos ponerse de
acuerdo en quien actuará de representante. En caso contrario, de no llegar a un
acuerdo, si FEDER no tiene en su poder evidencias incontrovertibles y demostrables de
a quien le corresponde dicho derecho, ninguna de las partes podrán ejercer su
derecho a voto.
Previo a la votación se pedirá entre los representantes de las entidades cuatro
voluntarios para actuar como apoderados durante el proceso de votación y para
prestar apoyo a la función del secretario/a. De existir diversas candidaturas, se dará
prioridad a los presidenciables para que cada uno de ellos designe apoderados en igual
número para cada uno de ellos.
La mesa electoral quedará constituida por el secretario de FEDER, los cuatro
apoderados y la persona responsable del proceso de admisión, como apoyo a la mesa.
El secretario y dos de los apoderados dispondrán de una lista con el registro de
asociaciones de FEDER, en la que constará si son asociaciones de pleno derecho, si han
sido admitidas a la votación, si votan en presencia o por delegación, si están al
corriente de sus obligaciones y si están suspendidos de sus derechos. El secretario de
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FEDER podrá pedir los apoyos que crea necesarios para el proceso de votación y
recuento.
Durante la votación.
La votación empezará en el momento en que así lo indique el secretario/a de FEDER,
acercándose los representantes de las entidades miembros a la mesa electoral, en la
que previamente se habrá instalado la urna, identificándose mediante el número que
les ha sido entregado en la admisión, o mediante la persona responsable del proceso
de admisión. Una vez localizada y anotada en el registro de miembros del secretario/a
y de los apoderados, ratificando que sea una miembro de pleno derecho, que estén al
corriente de los pagos y que no estén suspendidas de sus derechos, podrá proceder a
introducir su voto en la urna. Este protocolo se realizará para cada delegación que
lleve cada representante.
En el caso de que algún miembro con derecho a voto y debidamente registrado tenga
que ausentarse antes de terminar el proceso de votación, podrá confiar su papeleta,
debidamente cumplimentada, al secretario de la mesa. Este procedimiento es válido
únicamente para los votos propios, no para los votos delegados. Estas papeletas se
introducirán en la urna también al terminar la votación de los miembros presentes.
Después de la votación.
Una vez hayan votado todas las entidades, incluidos los miembros de la mesa que
deban hacerlo, la mesa electoral, junto con la urna, se trasladará a un espacio
apropiado para proceder al recuento. El secretario anunciará que quien así lo desee
podrá participar como observador durante el recuento.
Una vez acomodada de nuevo la mesa, el secretario/a dará la orden para proceder a la
apertura de la urna y posterior recuento.
Para proceder al recuento de los votos, se utilizarán unas hojas tipo, en la que sus filas
estarán compuestas por cada uno de los temas a votar, subdivididos en las respuestas
posibles, incluyendo el voto en blanco o nulo, y sus columnas numeradas
representaran (hasta 50) las personas que votan, habiendo de estas hojas el número
suficiente para completar la votación, y para al menos dos veces el secretario/a y uno
de los apoderados.
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Uno de los apoderados irá recuperando una a una las papeletas de voto de la urna y
leyendo los resultados en voz alta. El secretario y otro apoderado irán apuntando los
resultados en las hojas a tal efecto, hasta completar todas las papeletas. Los otros dos
apoderados vigilarán el proceso a fin de evitar errores.
Una vez terminado el proceso, se procederá a totalizar los resultados. El resultado del
secretario/a y el del apoderado deben coincidir. De no ser así se iniciará de nuevo el
escrutinio.
Una vez finalizado el proceso, el secretario, junto con los apoderados y con el visto
bueno del presidente rellenarán y firmarán el formulario de resultados del escrutinio,
haciendo constar cuantas incidencias significativas hayan sucedido durante la votación
o el recuento, en número de dos para FEDER y una para cada candidatura que se haya
presentado. Hecho esto la mesa electoral se volverá a trasladar a la sala de la asamblea.
El secretario procederá a leer a la Asamblea los resultados punto por punto,
especificando el tema y el sumatorio de cada una de las opciones, así como los votos
en blanco y nulos detectados.
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