PROCEDIMIENTO Recepción y respuesta de solicitudes de

PROCEDIMIENTO
Recepción y respuesta de solicitudes de información
Código: PR-AI-001
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PROCEDIMIENTO
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1. PROPOSITO:
Describir las acciones para proveer a la ciudadanía información pública sobre la ARLSS,
mediante un eficiente funcionamiento de la oficina de acceso a la información, garantizando
el cumplimiento de la Ley No. 200-04.
2. ALCANCE:
Desde la recepción de la solicitud hasta la respuesta a la misma.
3. DEFINICIONES:
RAI: El representante de Acceso a la Información, es el responsable de tramitar y facilitar las
informaciones requeridas y de ser el canal de comunicación entre la institución, ciudadanos y
ciudadanas.
OAI: Oficina de libre acceso a la información pública, se encargará de ofrecer información
sobre las actividades administrativas de la ARLSS, y que son tácitamente detalladas en la
Ley No. 200-04, por lo cual toda aquella información relativa a su misión institucional sera
ofrecida por las áreas competentes con apego a la norma legal que rige nuestra institución.
Información Pública: A los fines de la Ley No. 200-04, se entiende como cualquier tipo de
documentación financiera relativa al presupuesto público o proveniente de instituciones
financieras del ámbito privado que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa,
incluyendo las minutas de reuniones oficiales, esto sin importar la forma en que se presente
la información, es decir documentos, fotografías, soportes magnéticos o digitales.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
Responsable
Solicitante
Documentos
Aplicables
Descripción de Actividades
4.1 Solicita la información
presencial, vía web, etc.
requerida
de
manera
FO-AI-002
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4.2 Recibe la solicitud y verifica que el contenido de la
misma cumpla con los requisitos establecidos.
4.3 Entrega el acuse de recibo al solicitante y registra la
solicitud en el cronológico destinado para este proceso.
FO-AI-004
4.4 Evalúa si la solicitud corresponde, para ofrecer la
información.
4.4.1 Si la solicitud corresponde a la institución, pasa a la
actividad 4.6.
IN-AI-001
4.4.2 Si la información solicitada corresponde a la
institución dar respuesta, pasa a la actividad 4.5.
Responsable de
acceso a la
información
4.5 Causas de devolución.
4.5.1 Si la solicitud es rechaza por una de las causales
que consigna la ley, completa el formulario de rechazo
de solicitud, con el apoyo del departamento de
consultoría jurídica a fines de opinión sobre denegación
de la solicitud. (Fin del procedimiento)
FO-AI-006
IN-AI-001
4.5.2 De no estar disponible la respuesta a la solicitud,
se remite a la entidad correspondiente, e informa al
solicitante la eventualidad. (Fin del procedimiento)
4.6 Recolecta la información requerida o envía la
solicitud a la máxima autoridad del/ las área(s)
responsable(s) de dar la información, indicando el plazo
para recibir respuesta.
Máxima autoridad
de área
4.7 Gestiona la elaboración y/o recopilación de la
información solicitada y remite a al responsable de
acceso a la información.
Nota: De existir imposibilidad de la entrega de
documentos dentro del período establecido, completa
el formulario de prorroga excepcional.
4.8 Recibe y revisa la información suministrada,
cerciorándose de que todo esté según la solicitud.
Responsable de
acceso a la
información
4.8.1 Si la información está completa, comunica al
solicitante, por la vía seleccionada por el mismo..
4.8.2 Si la documentación requerida está incorrecta y/o
incompleta, devuelve la documentación a la máxima
autoridad responsable de la recopilación, para su
corrección y pasa a la actividad 4.7.
FO-AI-005
IN-AI-001
FO-AI-002
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Responsable de
acceso a la
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4.9 Prepara y firma el formulario de constancia de
entrega e información solicitada.
FO-AI-003
4.10 Entrega el formulario de encuesta satisfacción
usuarios OAI de manera presencial.
FO-AI-001
4.11 Archiva la evidencia de la entrega de la información.
FO-AI-003
4
Fin del procedimiento
5. REGISTROS DE CALIDAD:
Formulario de Encuesta satisfacción usuarios Oficina de Libre Acceso a La Información Pública (OAI)
FO-AI-001.
Formulario
de
solicitud
de
información
(FO-AI-002).
Formulario de constancia de entrega de información (FO-AI-003).
Formulario de Acuse de recibo (FO-AI-004).
Formulario de Prorroga excepcional (FO-AI-005).
Formulario de rechazo de solicitud de acceso a la información pública (FO-AI-006).
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución de la República Dominicana Articulo No. 49.
Ley General de Libre Acceso a la Información Pública, No. 200-04.
Decreto No. 130-05, que aprueba su Reglamento de Aplicación.
7. NOTIFICACIÓN DE CAMBIOS:
Rev.
No.
Código
Doc.
HISTORIAL DE CAMBIOS Y MODIFICACIONES AL DOCUMENTO
Nombre del
Descripción del
Fecha
Responsable
Documento
Cambio