Licitación Privada

CONVOCATORIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA AGENCIA INTEGRAL DE MEDIOS,
PARA EL DESARROLLO DE PLANES ESTRATÉGICOS DE PUBLICIDAD DE LA SEDE
PRINCIPAL DE LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO
1. LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS – UNIMINUTO
La CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO, Institución de
Educación Superior, de carácter privado, sin ánimo de lucro, con personería jurídica reconocida
por el Ministerio de Educación Nacional, mediante Resolución No. 10345 del 01 de Agosto de
1990, cuyo NIT. 800.116.217-2, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., se permite invitar a
todas las personas jurídicas, constituidas como sociedades comerciales a presentar sus ofertas
para la prestación de servicios de Agencia Integral de Medios de la Sede Principal de
UNIMINUTO. Una vez se realice la selección la agencia escogida se llamará en adelante LA
CENTRAL.
2. OBJETO
2.1. El objeto de la presente invitación pública es contratar la prestación del Servicio de
Agencia Integral de Medios, para el desarrollo de planes estratégicos, campañas de
publicidad, plan de medios, actividades BTL, digital e internet, que permita la comunicación
efectiva de los servicios, marca y posicionamiento de la Sede Principal de UNIMINUTO.
Por lo tanto, LA CENTRAL elegida, se compromete a desplegar toda su capacidad y
experiencia a UNIMINUTO en la ejecución de la Estrategia Integral de Inversión en medios
publicitarios y digitales, bajo las orientaciones, recomendaciones y directrices que ésta le
imparta. En ese orden, LA CENTRAL se compromete a realizar todas sus actividades de
manera conjunta con la Dirección de Mercadeo de la Sede Principal de UNIMINUTO.
LA CENTRAL se compromete a realizar en forma conjunta con el equipo de Dirección de
Mercadeo de la Sede Principal, las siguientes actividades de carácter general:
a. Formular un plan orientado a una comunicación estratégica de producto, servicio, marca
y posicionamiento.
b. Formulación de un plan de inversión inteligente y objetivo, que permita obtener
descuentos o bonificaciones, dado los altos volúmenes de negociación de descuento,
trasladando a la Sede Principal de UNIMINUTO estos descuentos obtenidos por
mejores negociaciones que superen los obtenidos por contactos directos de la DM con
los medios.
c. Elaborar documentos tales como cronograma de pauta, diagnóstico de la inversión de la
categoría, informes mensuales del comportamiento de la competencia directa y de toda
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la categoría y análisis de la inversión de la misma, sin que para ello se deba pagar una
tarifa adicional ( fee ) por el servicio prestado.
3. NORMATIVIDAD APLICABLE. El presente proceso se rige por las normas de derecho
privado, y de conformidad con los reglamentos institucionales de UNIMINUTO, en especial por
las normas civiles y comerciales vigentes.
4. COMITÉ EVALUADOR: La escogencia de la propuesta se realizará por un Comité
Interdisciplinario. Los miembros del comité estudiarán el material que haya sido entregado
por los proponentes en medio físico. Los proponentes no podrán mejorar su propuesta con
posterioridad al cierre de la convocatoria, si así fuere, se considerará como inhabilitado. Una
vez estudiadas las propuestas serán evaluadas por los miembros del Comité, organismo que
traducirá a valores numéricos su apreciación sobre cada uno de los aspectos evaluados de
acuerdo con los ítems que se describirán a continuación en el numeral 14.6.1.
5. DURACION DEL CONTRATO. La duración del contrato será por un año, contado a partir del
primero de febrero de 2016, hasta el primero de febrero de 2017, previo cumplimiento de los
requisitos de perfeccionamiento y legalización. Dicho plazo eventualmente, podrá prorrogarse
previa justificación motivada por parte de la supervisión del contrato, el cual deberá
formalizarse mediante documento debidamente suscrito por sus representantes.
6. PRESUPUESTO
El Monto del Presupuesto estimado para la presente contratación es de seiscientos millones de
pesos ($600.000.000.oo), incluido IVA.
7. FORMA DE PAGO
UNIMINUTO cancelará el valor del contrato por mensualidades vencidas y sucesivas, hasta
agotar la partida presupuestal asignada, de acuerdo a las pautas publicadas. Para estos
efectos se deberá allegar la factura comercial, previa certificación de recibido a satisfacción y
visto bueno del coordinador de canales y del director de mercadeo de la Sede Principal
8. MODALIDAD DE SELECCIÓN:
La modalidad contractual mediante la que se desarrollara el presente proceso de contratación
corresponde al Concurso público, teniendo en cuenta el presupuesto a invertir.
9. ALCANCE DEL CONCURSO E INTERRUPCIÓN - TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL
PROCESO DE SELECCIÓN:
Cuando surjan circunstancias administrativas o presupuestales, o cualquiera otra que a juicio
de UNIMINUTO hagan inconveniente o innecesario continuar con este concurso público de
ofertas, UNIMINUTO se reserva la facultad de dar por terminado el proceso de selección del
proponente o interrumpirlo en el estado en el que se encuentre, sin que por ello haya lugar a
reclamación alguna, condición que aceptan los proponentes con el sólo hecho de presentar
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oferta, liberando a UNIMINUTO de cualquier responsabilidad. En caso de presentarse una
única oferta o en caso que sólo una oferta de las presentadas reúna los requisitos mínimos
para contratar, UNIMINUTO se reserva la facultad de adjudicar o no al único elegible posible.
Así mismo, deberá tener en cuenta al momento de presentar su propuesta, que el Servicio
Integral de Central de Medios, se realizará bajo su exclusiva responsabilidad y que para la
prestación del servicio a UNIMIINUTO suministrará el personal idóneo, equipos adecuados,
estudios, productos, servicios y los demás aspectos que consideren necesarios para la
adecuada, suficiente y eficiente prestación del servicio a contratar. UNIMINUTO se reserva la
facultad de verificar la calidad del servicio y revisar las condiciones de ejecución, pudiendo dar
por terminado el contrato aún antes del vencimiento del mismo, si dichas condiciones y calidad
no resultan ser satisfactorias y ajustadas a las obligaciones a que se comprometió LA
CENTRAL, en virtud de su oferta, del contrato y de los términos de referencia que hacen parte
integral del mismo. En estos eventos no habrá lugar al pago de suma alguna con destino a LA
CENTRAL, ni a la reclamación de perjuicios de alguna especie, situación que el proponente
acepta con la presentación de la oferta.
10. SUPERVISIÓN:
UNIMINUTO, con el fin de verificar el cumplimiento del contrato, ejercerá la supervisión a través
del Director de Mercadeo o quien haga sus veces.
LA CENTRAL proporcionará las facilidades necesarias al supervisor para el desempeño de su
labor. El supervisor podrá impartir por escrito a LA CENTRAL, las observaciones,
recomendaciones, que considere pertinentes para el cumplimiento del objeto del contrato.
11. OBLIGACIONES DEL CONTRATO:
El contratista en desarrollo del objeto contractual se compromete a realizar la totalidad de las
siguientes obligaciones: garantizar pauta acorde a malla de medios compartida por DM,
garantizar los espacios, tarifas, negociaciones, descuentos y bonificaciones.
12. GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO
El Proponente presentará con la propuesta, una garantía de seriedad de la misma a favor de
LA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS – UNIMINUTO, expedida por una
Compañía de Seguros, legalmente establecida en Colombia. Dicha garantía debe ser
constituida por el diez (10%) por ciento, del valor total del PRESUPUESTO ESTIMADO y con
una vigencia de tres (3) meses, contados a partir del cierre de la presente Invitación. Si se
llegare a prorrogar el plazo de la Invitación, los proponentes deben ampliar la vigencia de la
póliza a solicitud de UNIMINUTO. Las garantías deben estar acompañadas del recibo o
constancia de pago de la prima, de que la póliza no expira por falta de su pago o por
revocación unilateral. Cuando la propuesta la presente un Consorcio o Unión Temporal, la
Garantía de Seriedad debe ser tomada a nombre del Consorcio o Unión Temporal indicando
sus integrantes, y no a nombre del Representante Legal del Consorcio o de la Unión Temporal.
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La omisión de la Garantía no será subsanable en ningún caso y la propuesta será rechazada.
Cuando la Póliza de Seguros no sea expedida de acuerdo con los requerimientos de los
presentes términos, el Proponente debe modificarla dentro del día hábil siguiente al
requerimiento que le efectúe UNIMINUTO, de lo contrario incurrirá en causal de rechazo de la
propuesta.
Una vez adjudicado y suscrito el contrato. EL CONTRATISTA seleccionado se compromete a:
Constituir para el perfeccionamiento del contrato, las garantías que avalarán el cumplimiento de
las obligaciones surgidas del contrato y los perjuicios que se llegaren a ocasionar por su
incumplimiento total o parcial de sus obligaciones a nombre de la CORPORACIÓN
UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS UNIMINUTO y que deben amparar los siguientes riesgos:
13. CUMPLIMIENTO: El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al diez por ciento
(10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4)
meses más. En caso de que la liquidación supere los cuatro meses la garantía deberá
mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto.
14. CALIDAD DE LOS SERVICIOS: El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al
diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y
dos meses más contados a partir del acta de liquidación.
Responsabilidad Civil Extracontractual: El valor de esta garantía será equivalente al cinco por
ciento (5%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato.
El Contratista debe mantener vigente la garantía y ajustarla siempre que se produzca alguna
modificación en el plazo y/o valor del contrato, o en el evento en que se produzca la suspensión
temporal del mismo.
15. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN:
REQUISITOS MÍNIMOS:
Las evaluaciones jurídicas, financieras y técnicas, según el caso, determinarán si las
propuestas presentadas cumplen con los requisitos mínimos para efectuar la evaluación y
posterior ponderación y comparación de las propuestas.
La oferta deberá cumplir con los requerimientos mínimos (jurídico, financiero y técnico) que a
continuación se describen so pena, de que las propuestas sean evaluadas por los miembros
del COMITÉ EVALUADOR, con la decisión de “no cumplen jurídica, financiera y técnicamente”,
sin que ello no signifique que puedan solicitados a juicio del Comité Evaluador, los documentos
que inicialmente no se hayan presentado.
UNIMINUTO, con anterioridad a la decisión definitiva, tendrá la facultad de solicitarle a los
proponentes, aclaraciones o documentos que complementen la información, en cuanto se
estimen pertinentes, en relación con sus respectivas ofertas, sin que tales solicitudes puedan
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utilizarse para que los interesados puedan mejorar o modificar las condiciones o
especificaciones de sus respectivas propuestas.
15.1. REQUISITOS FINANCIEROS HABILITANTES:
UNIMINUTO realizará unos análisis a los estados financieros del oferente, correspondientes a
los años 2013 y 2014. Para cada uno de los años se determinarán los indicadores descritos a
continuación:
15.2. FACTORES DE LIQUIDEZ
Se considerará habilitado financieramente el proponente que cumpla con la totalidad de los
parámetros definidos a continuación en el presente pliego:
LIQUIDEZ. (Activo corriente sobre pasivo corriente)
Razón Corriente igual o superior a 1 Habilita
Razón Corriente inferior a 1 No Habilita
ENDEUDAMIENTO. (Pasivo total sobre activo total)
Endeudamiento inferior o igual a 70% Habilita
Superior al 70% No Habilita
RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES (Utilidad operacional /gastos de intereses)
Cobertura de Intereses igual o superior a 3.5 Habilita
Cobertura de Intereses inferior a 3.5 No Habilita
RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO= (Utilidad Operacional / Patrimonio)
Si el indicador ROE es igual o superior al 5% Habilita
Si el indicador ROE es inferior al 5% No Habilita
RENTABILIDAD DEL ACTIVO= (Utilidad Operacional / Activo Total)
Si el indicador ROI es igual o superior al 4% Habilita
Si el indicador ROI es inferior al 4% No Habilita
15.3. DOCUMENTOS FINANCIEROS DE LA OFERTA
Estados financieros básicos con corte a 31 de Diciembre de 2013 y Diciembre 31 de 2014:
Balance General, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera, estado de
cambios en el patrimonio y estado de flujo de efectivo.
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Los estados financieros deben estar debidamente clasificados según lo dispuesto en las
normas de contabilidad para comerciantes, acompañados de sus respectivas notas
explicativas, certificados por el representante legal de la empresa, el contador y/o Revisor
Fiscal cuando sea el caso, adjuntando copia de tarjeta profesional.
Copia de la Declaración de Renta para los años gravables 2013 y 2014, firmadas por el
representante legal, contador y/o revisor fiscal.
16. REQUISITOS HABILITANTES JURIDICOS:
16.1. CALIDADES DE LOS PROPONENTES
Las Sociedades invitadas al presente proceso de selección, deberán acreditar ser personas
jurídicas con domicilio en Colombia, deberán tener como objeto social la prestación del servicio
integral de Central de Medios adicionalmente no podrán estar incursos en las causales de
inhabilidad e incompatibilidad o conflicto de interés consagradas en la Constitución Política y la
ley que lo inhabilite o lo ponga en situación de incompatibilidad con ocasión de la presentación
de su oferta y del contrato que va a ser adjudicado, ni inmersos en algún conflicto de interés de
los previstos en tales disposiciones, ni tampoco podrán estar reportados en el Boletín de
Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, y deberán cumplir los demás
requerimientos de la presente invitación.
El oferente deberá tener en consideración que no debe tener limitación alguna respecto al
tiempo de prestación de dicho servicio como quiera que se trate de labores permanentes de
acuerdo con la frecuencia establecida por UNIMINUTO y no ocasionales o transitorias.
Cuando el representante legal de la sociedad se encuentre limitado en sus facultades para
contratar y comprometer a la sociedad, deberá acreditar mediante los documentos exigidos por
la Ley, que ha sido facultado para presentar oferta y firmar el contrato hasta por el valor total
del mismo.
16.2. DOCUMENTOS JURIDICOS DE LA OFERTA.
16.2.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Deberá elaborarse de acuerdo con el modelo suministrado por UNIMINUTO y suscribirse por el
representante legal de la persona jurídica, en la cual se manifestará que conocen y aceptan
todas las especificaciones y condiciones consignadas en el presente documento, se indique el
valor de la oferta, se manifieste expresamente el no encontrarse incurso en prohibiciones,
inhabilidades e incompatibilidades o conflictos de interés para contratar, de acuerdo con lo
descrito en la Constitución y la ley.
En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cual información de la suministrada en
su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter.
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En todo caso, aquella información que se requiera para la comparación de las ofertas y la
determinación de la mejor, no podrá tener carácter de reservado, no obstante, al optar por
concursar en el presente proceso, el oferente acepta irrevocablemente que a esta información
no podrán acceder los demás participantes. El participante que acceda a la información de otro
participante sin su debida autorización será descalificado.
La validez de la propuesta no podrá ser inferior a sesenta (60) días calendario contados a partir
de la fecha límite de presentación de su oferta. La cual se entenderá prorrogada en caso de
modificaciones al cronograma del concurso.
La omisión de este documento, no serán subsanable por lo tanto la ausencia del mismo
es causal para que el oferente no cumpla jurídicamente.
16.2.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Y AUTORIZACIÓN
LEGAL
El oferente deberá anexar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la
autoridad competente en donde conste que la sociedad cuenta con no menos de siete (7) años
de constituida, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación.
Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer
obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntar con su oferta el documento de
autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para
presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor presupuestado. El objeto social del
proponente deberá contemplar actividades relacionadas con el objeto a contratar.
La certificación sobre existencia y representación legal deberá haber sido expedida con fecha
no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de su oferta. En
este certificado debe constar el término de duración de la persona jurídica, el cual no podrá ser
inferior a la del plazo de vigencia del contrato y un año más, so pena de rechazo.
Cuando no se acredite la existencia de las autorizaciones que de conformidad con los
estatutos sociales se requieran para representar y comprometer válidamente a la
persona jurídica, la incapacidad legal de la misma para desarrollar el objeto del contrato
a celebrar o el hecho de que el objeto social no tenga relación con el solicitado para la
presente invitación no son subsanables y, darán lugar a que la propuesta NO CUMPLA
JURIDICAMENTE.
16.2.3. AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO SOCIAL COMPETENTE
Cuando el representante legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer
obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntar el documento de Autorización
Expresa del Órgano Social competente, en el cual conste que está facultado para presentar
la propuesta y firmar el contrato que resulte del presente Concurso.
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La omisión de la autorización prevista en el presente numeral será causal de rechazo de
la propuesta.
17. REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS:
17.1. EXPERIENCIA
Las certificaciones no deben ser mayores de 90 días de expedidas.
Cada certificación debe contener la siguiente información:
 Nombre de la Entidad o persona que certifica (datos de información)
 Numero de contrato
 Nombre del contratista certificado
 Firma de quién certifica.
En caso que el proponente allegue certificaciones de contratos en los que participó como
integrante de un consorcio o unión temporal, se tendrán en cuenta estas certificaciones en
proporción al porcentaje de su participación en la unión temporal, o de acuerdo con el número
de miembros que conforman el consorcio, según el caso.
La certificación no puede ser remplazada por la copia del contrato, y debe contener la totalidad
de la información requerida en los pliegos, de lo contrario no será tenida en cuenta para efectos
de establecer el mínimo de experiencia requerido.
La propuesta que no acredite la experiencia mínima requerida, no pasará a la siguiente etapa
de verificación y no será calificada en los criterios económico, técnico y de experiencia,
establecidos en el pliego de condiciones.
17.2. CERTIFICACIONES
Las calidades y demás requisitos exigidos a los proponentes en este pliego de condiciones,
deben acreditarse mediante los documentos expedidos por la entidad o autoridad que fuere
competente, conforme a la ley colombiana.
17.3. FACTORES Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN
17.3.1. PONDERACION DE CRITERIO
FACTOR
Experiencia
Coordinador de Servicio.
Calidades excepcionales del proponente.
Certificado de calidad ISO 9001.
PUNTAJE
400
300
100
200
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Total puntaje 1000
FACTORES
a) POR EXPERIENCIA: 400. Experiencia igual o mayor a 7 años.
200: Experiencia mínima de 4 años
b) ASIGNACIÓN DE COORDINADOR DEL SERVICIO: 300 puntos
El oferente que asigne un coordinador del servicio sin costo adicional, se le asignarán
300 puntos. El proponente que no ofrezca coordinador no obtendrá puntaje por este
concepto.
C) CONDICION EXCEPCIONAL1
Al proponente que reúna esta condición especial en el medio, se le asignarán 100 puntos por
este concepto.
d) CERTIFICADO DE CALIDAD ISO 9001 – 200 puntos.
Para obtener la puntuación indicada el proponente debe aportar un certificado de gestión de la
calidad bajo la norma ISO 9001 VERSION 2008 otorgado por organismo certificador autorizado
para tal fin por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Quien presente el certificado con el lleno de los requisitos mencionados obtendrá 200 puntos,
quien no lo presente con la totalidad de los requisitos obtendrá cero (0) puntos.
16. SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
UNIMINUTO adjudicará el contrato a quien obtenga el mayor puntaje de conformidad con los
factores anteriormente mencionados. En el evento de existir empate entre varias propuestas
que se encuentren en igualdad en el puntaje total, UNIMINUTO tendrá en cuenta, en su orden
y de manera sucesiva y excluyente, los siguientes criterios de desempate:
a) En primer lugar, se preferirá al oferente que haya logrado mayor calificación en el factor
excepcional.
b) En caso de subsistir el empate se preferirá al oferente que haya logrado mayor calificación
en el factor experiencia.
19. FASES DEL CONCURSO
19.1. APERTURA DEL PROCESO
1
Calidades excepcionales del proponente. Se le asignarán puntos al proponente que ofrezca Calidades
excepcionales en años de servicios, premios y reconocimientos de gremios y asociaciones reconocidas en
publicidad y medios publicitarios.
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La apertura del presente concurso abierto corresponderá a la fecha en que se publiquen en la
página web de UNIMINUTO los términos de referencia con destino a las Sociedades que estén
interesadas en hacer parte del mismo.
19.2. OBSERVACIONES
En caso de existir alguna(s) inquietud (es) que deba (n) ser atendida (s) por UNIMINUTO, ésta
(s) podrá (n) presentarse durante el término descrito en el cronograma de esta invitación, la
cual deberá formularse al correo [email protected] y/o por carta radicada en las
oficinas de correspondencia de UNIMINUTO ubicadas en calle 81B No. 72B-70 y obtendrá, las
aclaraciones del caso, vía correo electrónico a la dirección señalada en el documento de
observaciones. No son admisibles las consultas telefónicas ni las visitas personales.
19.3. PRESENTACION DE LAS OFERTAS.
Las propuestas deberán ser entregadas en UNIMINUTO, en sobre cerrado en un (1) original y
dos (2) copias debidamente foliadas, en idioma español, elaboradas en medio mecánico,
electrónico o en letra imprenta, sin tachaduras o enmendaduras, en la Dirección de Mercadeo
ubicada en la ciudad de Bogotá en la calle 82ª No. 73 esquina, hasta las 4:00 p.m. del día
establecido en el cronograma de esta invitación.
Para el recibo de las propuestas el horario de atención es de 9:00 a.m. a 4:00 p.m. de lunes a
viernes (días hábiles).
Las propuestas radicadas en un lugar diferente a la dirección descrita en estos términos;
aquellas enviadas por correo o vía fax, e-mail o las que por cualquier causa lleguen con
posterioridad al lugar, fecha y hora señaladas para su entrega, serán consideradas
extemporáneas y por ende se rechazarán.
Toda tachadura o enmendadura para ser tenida en cuenta, debe estar aclarada o convalidada
con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta.
El original y copias deberán venir cada una dentro de un sobre, paquete o caja cerrado y
rotulado con el nombre del proponente. Estos sobres deberán numerarse: original, copia I y
copia II, dirigirse así:
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS, UNIMIUTO
Concurso Público para Central de Medios.
Nombre del Proponente
UNIMINUTO se reserva la facultad de aceptar las ofertas cuando éstas no vengan
acompañadas del número solicitado de copias.
UNIMINUTO se exime de responsabilidad al rechazar cualquiera de las ofertas presentadas
que hayan sido indebidamente radicadas sin el lleno de los requisitos exigidos para su
presentación.
La validez de la propuesta no podrá ser inferior a sesenta (60) días calendario contados a partir
de la fecha límite de presentación de la propuesta. En caso de no expresar el término de
vigencia de la oferta se entenderá como tal el término establecido en la póliza de seriedad de la
oferta.
UNIMINUTO podrá solicitar, si ello fuere necesario, la ampliación de la vigencia de la oferta y
por ende la ampliación de la garantía de seriedad por el término que se requiera.
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Durante el periodo de evaluación, el oferente no podrá retirar su oferta ni modificar los términos
o las condiciones de la misma.
UNIMINUTO no acepta la presentación de ofertas alternativas ni parciales, so pena de
rechazo. El proponente deberá ofrecer a totalidad de los servicios requeridos en la presente
invitación. No se aceptarán ofertas complementarias o modificatorias, presentadas con
posterioridad al cierre de la invitación.
19.4. COSTOS Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA:
Serán de cargo del oferente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su
oferta, así como a la realización de los estudios y análisis necesarios para la presentación de la
misma, y en ningún caso UNIMINUTO se hará responsable de los mismos, ni tampoco de que
no se alcancen las expectativas que sirvieron de base para la formulación de la postulación.
El oferente mantendrá indemne a UNIMINUTO de toda reclamación, demanda, acciones
legales o similares, provenientes de terceros, que tenga como causa toda acción u omisión
generada por éste, sus subcontratistas o proveedores, que se constituyan en hechos
generadores de daños, lesiones y/o perjuicios materiales y/o morales en la integridad personal
y/o patrimonial de los mencionados terceros, para la estructuración de la propuesta. Así mismo
se señala, que en el evento de presentarse alguna discrepancia entre el original de la
propuesta y las copias, prevalecerá el original.
19.5. ADENDAS Y AVISOS
UNIMINUTO se reserva la facultad para hacer modificaciones a estos términos, en los plazos
previstos en el cronograma. En estos casos, al igual que los documentos publicados a través
de la página Web de UNIMINUTO formarán parte integral de los mismos. La consulta
permanente de la página Web es responsabilidad del oferente, por lo cual UNIMINUTO no dará
avisos individuales, ni notificaciones a los correos indicados, respecto de cualquier
modificación, adenda o aclaración a los términos del concurso.
19.6. LUGAR, HORA Y FECHA DE CIERRE DEL CONCURSO
Las propuestas se entregarán en las oficinas de la Dirección de Mercadeo de la Sede Principal
de UNIMINUTO ubicadas en la Calle 82A No. 73 -Esquina, en el barrio Minuto de Dios, hasta el
día viernes 04 de diciembre de 2015 a las 4:00 p.m.
En tal oportunidad se levantará un acta donde se consignarán los nombres de los proponentes
y el número de folios de sus propuestas, acorde con las postulaciones que hayan sido
debidamente depositadas en la urna dispuesta para tal fin en las oficinas de Mercadeo de sede
de UNIMINUTO ubicada en la sede principal de la Ciudad de Bogotá.
No se aceptarán propuestas dejadas en un lugar diferente a las oficinas de Mercadeo antes
mencionada; tampoco se aceptarán aquellas enviadas por correo, ni las que por cualquier
causa lleguen con posterioridad a la fecha y hora señaladas para el cierre del concurso, de tal
forma que las mismas se consideraran extemporáneas y por ende se rechazarán.
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Las propuestas serán recibidas de lunes a viernes únicamente y el horario de atención es de
9:00 a.m. a 4:00 p.m. únicamente, UNIMINUTO se exime de responsabilidad en caso de tener
que rechazar cualquier propuesta que se radique sin el lleno de los requisitos para su
presentación o por no estar debidamente identificado el sobre de la presentación de la misma.
Para confirmar la puntualidad de la hora aquí señalada, se tomará como oficial, la suministrada
por http://horalegal.inm.gov.co/ LA HORA LEGAL PARA COLOMBIA del Instituto Nacional de
Metrología de Colombia, vencida esta hora no se aceptarán propuestas.
19.7. EVALUACION DE LAS POSTULACIONES Y PUBLICACION DE RESULTADOS.
El comité evaluador de UNIMINUTO evaluará las propuestas entres los días 4 y 14 de
diciembre de 2015 y publicará la evaluación provisional el día 18 de diciembre de 2015, una
vez publicado se dejará hasta el día 15 de enero de 2016 para que los oferentes remitan sus
observaciones.
El día 20 de enero de 2016 se publicará la evaluación definitiva, precisando que UNIMINUTO
procederá a efectuar la adjudicación o, si ésta no fuere posible, a declarar desierto el proceso.
La adjudicación y el resultado de las evaluaciones definitivas, se publicará en la página web de
UNIMINUTO.
La adjudicación se informará adicionalmente a los oferentes mediante comunicación escrita.
19.8. PRÓRROGA DEL CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN.
Cuando UNIMINUTO lo estime conveniente, prorrogará antes de su vencimiento, cualquiera de
los términos y fechas previstos en el cronograma del presente concurso, lo cual dará a conocer
a través de su página Web www.uniminuto.edu
19.9. CRONOGRAMA
ACTIVIDAD
Apertura Del
proceso y publicación de
Términos de Referencia
Formulación de preguntas observaciones y
aclaraciones.
Respuestas a preguntas, observaciones y
aclaraciones.
Presentación o radicación de oferta en medio
impreso
Evaluación de ofertas
Publicación de acta de resultados de
evaluación
FECHA
13 de noviembre de 2015
17 al 20 de noviembre de 2015
23 al 27 de noviembre de 2015
30 de noviembre al 4 de diciembre de 2015
(hasta las 4:00 p.m.)
7 al 14 de diciembre de 2015
18 de diciembre de 2015
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Observaciones al acta de resultados.
Respuesta a las observaciones del acta de
resultados
Adjudicación o en su defecto, declaratoria
desierta
Firma del contrato
21 de diciembre de 20152
11 al 13 de enero de 2016
15 de enero de 2016
26 de enero de 2016
20. UNIMINUTO podrá rechazar cualquiera o todas las ofertas antes de la selección del
oferente, en los siguientes casos:
a) Cuando el Oferente se halle incurso en alguna o algunas de las prohibiciones, inhabilidades
e Incompatibilidades para contratar, establecidas en la Ley, en el Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero, la Constitución Política que lo inhabilite o lo ponga en situación de
incompatibilidad o se encuentre inmerso en algún conflicto de interés.
b) Cuando la oferta o los documentos que hagan parte de ella contengan enmendaduras o
presenten alteraciones e irregularidades no convalidadas o certificadas por la firma del
proponente.
c) Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que
no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta
invitación.
d) Cuando el oferente no subsane correcta o completamente y dentro del término fijado, la
información o documentación solicitada por UNIMINUTO.
e) Cuando se compruebe falsedad o inexactitud en la información suministrada por el oferente
o la contenida en los documentos y certificados anexos a la oferta, que no permita la
evaluación objetiva de la misma.
f) Cuando existan condicionamientos frente al presente documento.
g) Cuando no se presente oportunamente la oferta.
h) Cuando el (los) oferente(s) haya(n) tratado de interferir, influenciar o informarse
indebidamente sobre el análisis de las ofertas.
i) Cuando la oferta sea contraría a la ley.
j) Cuando un oferente tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que presente
oferta en el mismo proceso o cuando se trate de ofertas que correspondan a sociedades que
tengan socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas.
k) Cuando el oferente se encuentre vinculado a procesos penales por extinción de dominio,
narcotráfico y delitos conexos o la persona jurídica cuyos socios o beneficiarios reales se
encuentran en la misma situación.
l) El oferente, cuyo representante legal, accionista, socio, miembro de la Junta Directiva o
beneficiario real, haya sido condenado por delitos contra el Patrimonio del Estado.
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A partir del día 22 de diciembre, se suspende la atención por la entrada en periodo de vacaciones colectivas hasta
el día 11 de enero de 2016.
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m) El oferente, que se encuentre reportado en cualquiera de las listas de control por lavado de
activos que llegare a consultar a UNIMINUTO o lo estén sus socios, sus representantes legales
o beneficiarios reales.
n) El oferente que se encuentre incluido en el Boletín de responsables fiscales, de conformidad
con las previsiones del artículo 60 de la Ley 610 de 2000, como también si lo están sus
representantes legales, socios o beneficiarios reales.
o) El oferente cuyos accionistas, socios, miembros de la Junta Directiva o beneficiarios reales
ostenten o lleguen a ostentar la calidad de funcionarios de UNIMINUTO mediante cualquier
tipo de vinculación directa o por outsourcing.
p) El oferente que a través de una sociedad, consorcio o unión temporal de la cual sea socio o
integrante, haya incumplido a UNIMINUTO, alguna de las obligaciones surgidas en virtud del
contrato celebrado con cualquiera de aquellas.
q) El oferente que sea deudor moroso de UNIMINUTO, bien sea directamente o a través de la
sociedad, de la cual sea socio o integrante.
21. CONDICIONES PARA DECLARATORIA DE DESIERTA
El proceso culminará sin adjudicación a alguna de las ofertas presentadas cuando sea
imposible elegir entre éstas de manera objetiva y principalmente:
a) Cuando ninguna de las ofertas cumpla los requisitos sustanciales exigidos para el efecto en
este concurso, como cuando todos los oferentes se encuentren inhabilitados, o deban ser
rechazadas todas las ofertas por las causales aquí dispuestas.
b) Cuando exista evidencia acerca de la configuración de colusión entre los diferentes
proponentes o cuando exista fundamento cierto para concluir acerca de la configuración de
irregularidades derivadas de acuerdos indebidos o connivencia entre uno o varios de los
oferentes y el o los responsables de la estructuración o la dirección del correspondiente
procedimiento de selección o de la evaluación de las ofertas.
c) Cuando ninguna de las propuestas resulte conveniente para la entidad por razón de factores
objetivos tales como la calidad de los servicios requeridos, los precios, la tecnología o
especificaciones correspondientes o las garantías de mantenimiento o soporte, en relación con
las condiciones del mercado.
d) Cuando falte voluntad de participación.
e) Las demás que en estos términos puedan preverse.
ANEXO 1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE OFERTA
Bogotá D.C., ______________
Señores
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO
Bogotá D.C.
ASUNTO: CONCURSO PÚBLICO PARA CENTRAL DE MEDIOS
Respetados señores:
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En mi calidad de representante legal de _________________________ (nombre del oferente o
de cada una de las personas que integran cualquier forma de asociación), o
_______________, actuando en nombre propio, de conformidad con las condiciones
establecidas en los documentos del proceso citado en el asunto, presento oferta, para la
prestación de los servicios de CENTRAL DE MEDIOS, para realizar la estrategia de
comunicación publicitaria para la construcción de campañas de marca, fidelización de clientes
en los diferentes segmentos, de conformidad con las condiciones previstas en el presente.
En consecuencia, el (los) suscrito(s), declara (mos) que:
(a) La presentación de la oferta constituye la aceptación de todos los documentos que hacen
parte de la Invitación (términos de referencia, los cuales he (mos) leído y comprendido
cuidadosa e íntegramente.
(b) Garantizo (amos) la total correspondencia de la Oferta con el contenido de los mencionados
documentos, sin salvedades, excepciones, alternativas, condicionamientos, ni modificación
alguna.
(c) La garantía de seriedad de la oferta tiene la vigencia exigida en los términos de referencia.
(d) Los siguientes documentos de mi oferta son de carácter reservado de acuerdo con las
normas legales vigentes: _____________________. (Relacionarlos)
(e) Acepto (amos) que cualquier comunicación que se deba cursar durante el proceso, me
(nos) sea(n) enviada a las direcciones de correo electrónico señaladas en la presente
comunicación. Así mismo, acepto como realizada por mí cualquier comunicación proveniente
de mi dirección electrónica con destino a UNIMINUTO dentro del proceso.
Garantizo que la empresa que represento cuenta con todas las herramientas tecnológicas para
asegurar y conservar el contenido de los documentos escritos, su autor, fecha, la circunstancia
de no haber sido alterado, y su recibo por el destinatario.
(f) En el evento en que la oferta resulte favorecida, me obligo a allegar, dentro de los dos 2 días
hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación, los documentos no aportados que se
requieran para mi inscripción como proveedor de UNIMINUTO. (En caso de no estar inscrito) o
para la correspondiente actualización, y a suscribir la minuta del contrato, así como a presentar
la documentación para la obtención de los certificados de seguro exigidos por parte de
UNIMINUTO dentro de los plazos establecidos.
(g) Para todos los efectos relacionados con el desarrollo del presente proceso, a continuación
me permito indicar la información completa, así como las direcciones electrónicas en la que
recibiré cualquier notificación, comunicación o requerimientos sobre el particular:
Nombre o Razón Social del oferente: [xxxxxxxx]
Nombre del Representante: [xxxxxxxx]
NIT o Cédula de Ciudadanía No xxxxxxxxx de xxxxxxxx
Dirección Electrónica: [xxxxxxxx]
Ciudad: [xxxxxxxx]
Teléfono Fijo: [xxxxxxxx]
Teléfono Móvil: [xxxxxxxx]
Datos del Contacto
Nombre: [xxxxxxxx]
Cédula de Ciudadanía No xxxxxxxxx de xxxxxxxx
Dirección Electrónica: [xxxxxxxx]
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Ciudad: [xxxxxxxx]
Teléfono Fijo: [xxxxxxxx]
Teléfono Móvil: [xxxxxxxx
Adicionalmente, bajo la gravedad de juramento declaro que:
Para los fines previstos en el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, ni el capital de la sociedad, ni
los recursos que se utilizarán para la ejecución del contrato que llegare a suscribirse en virtud
de la adjudicación de la oferta, provienen de actividades ilícitas.
Ni la sociedad, ni los socios o accionistas, ni los representantes o administradores tienen
relaciones comerciales o de parentesco con empleados de UNIMINUTO.
(En caso de tenerlas debe diligenciarse la siguiente información:
Que la sociedad ó ______________ quien es (socio, accionista, representante o administrador)
tiene (n) relación comercial con ______________, quien es empleado de UNIMINUTO y trabaja
en ____________ (indicar área).
Que ______________ quien es [socio, accionista, representante legal, miembro de Junta
Directiva, etc.] tiene parentesco en _______ grado de ____________ con
______________________, quien es empleado de UNIMINUTO y trabaja en ____________
(indicar área).
Ni la sociedad, los socios o accionistas, representantes o administradores se hallan incursos en
ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Constitución
Política y en la Ley, para la presentación de la oferta y para la celebración y ejecución del
contrato.
Igualmente, acepto expresamente el compromiso Anticorrupción y me obligo para con
UNIMINUTO a:
Estructurar propuestas serias, con información fidedigna y económicamente ajustadas a la
realidad, que aseguren la ejecución del contrato en las condiciones de calidad y oportunidad
exigidas en los términos de referencia.
Actuar en el proceso de contratación con estricto apego a las normas jurídicas y éticas propias
de este tipo de procedimientos, y conforme a los principios de buena fe, transparencia y
equidad.
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Abstenerme de realizar u ofrecer, directa o indirectamente pagos de comisiones o dádivas,
sobornos u otra forma de halago a trabajador alguno de UNIMINUTO o de utilizar medios de
presión con ocasión del proceso en el que participa.
Impartir instrucciones y adoptar todas las medidas necesarias para que todos sus trabajadores,
agentes, cualesquiera otros representantes no incurran en conductas violatorias del presente
pacto, exigiéndoles en todo momento el cumplimiento de las leyes colombianas y
especialmente aquellas que rigen el proceso de selección y la relación contractual que podría
derivarse del mismo, e imponer la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago
corrupto a los trabajadores de UNIMINUTO, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras
personas que puedan influir en dichos trabajadores.
Cumplir con rigor las exigencias de UNIMINUTO en el curso del proceso de selección y utilizar
las oportunidades y mecanismos jurídicos que la Ley faculta para evitar cualquier forma de
abuso del derecho.
No celebrar acuerdos ni incurrir en actos o conductas que tengan por objeto coludir en el
proceso de selección.
No interferir en la etapa de evaluación de las propuestas para efectos de buscar la
descalificación de sus competidores o influenciar o entorpecer el resultado del proceso. Y
Denunciar con la debida justificación y de manera inmediata ante las autoridades competentes,
las Directivas de UNIMINUTO, la Auditoría y/o Revisoría Fiscal y los demás órganos de control,
cualquier actuación irregular ejecutada por trabajadores de UNIMINUTO y/o los proponentes.
Cordialmente,
Nombre y firma del Representante Legal
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