CAPÍTULO II Análisis de la Empresa ABC SAC En el presente

CAPÍTULO II
Análisis de la Empresa ABC SAC
En el presente capítulo se realizará el análisis de la situación interna
de la empresa; definiéndose el giro del negocio y dentro de este apartado las
unidades de negocio que desarrolla la compañía, las áreas funcionales con
las que cuenta, las características del canal de distribución, la cartera de
clientes y proveedores. Como puntos finales se identificarán las fortalezas y
debilidades que tiene la empresa y las conclusiones producto del análisis
interno de la compañía.
1. Definición del Giro del Negocio.-
La Empresa ABC S.A.C. es una persona jurídica de derecho privado,
dedicada a las siguientes actividades, de acuerdo a lo establecido en su acta
de constitución suscrita el 29 de enero de 1999.
48
•
Realización de toda clase de construcciones; detalladas en el apartado
1.1 de este capítulo.
•
Actividad inmobiliaria; pudiendo alquilar, comprar y vender todo tipo de
bienes inmuebles.
•
Transporte de carga.
•
Alquiler de equipos de construcción; los cuales se detallan en al apartado
1.1 del presente capítulo.
Por lo general, estas actividades se realizan por cuenta propia de la
empresa, subcontratos y en asociaciones o contratos de colaboración
empresarial. Para realizar su objeto y las actividades relacionadas con él, la
empresa realiza todos los actos y celebra todos los contratos permitidos a
las sociedades anónimas de acuerdo a lo establecido por la Ley General de
Sociedades, normas pertinentes del Código Civil y demás normas sobre la
materia.
1.1 Identificación de las Unidades de Negocio.Las actividades que realiza la empresa, se agrupan en dos Unidades
de Negocio claramente definidas:
1.1.1 Construcción.En esta unidad de negocio están contempladas todas aquellas
actividades relacionadas a la rama de la ingeniería, facultada por las leyes
del país, como son construcciones en general y elementos afines a la
49
construcción de carreteras, puentes, túneles, instalaciones industriales y
electromecánicas, redes de agua potable y alcantarillado, líneas de
transmisión de energía eléctrica, entre otros.
1.1.2 Alquiler de Maquinaria de Construcción.Otra de las actividades que desarrolla la empresa es el alquiler de
equipos de construcción, lo cual constituye la segunda unidad de negocio de
la compañía.
Ésta es una unidad de negocio conexa a la construcción y tiene como
objetivo obtener un uso más eficiente de los activos; ya que la empresa no
cuenta con equipos destinados exclusivamente al alquiler, sino que destina a
dicha actividad la maquinaria que no está siendo utilizada, constituyéndose
en un ingreso adicional para la empresa.
Las maquinarias con las que cuenta la empresa y que a su vez
destina al alquiler son: Mezcladoras de concreto de 11 pies cúbicos, Tractor
D6D, Tractor 750C, Tractor sobre Oruga CAT MOD 060, Cisterna Dodge
95HP, Volquete Ford MOD Lt8000, Excavadora 200LC y Excavadora 330LC.
1.1.3 Objetivos y Políticas de las Unidades de Negocio.ABC SAC., como toda empresa, tiene establecidos los objetivos que
se espera alcanzar en el mediano y largo plazo, así como, las políticas
necesarias para poder alcanzarlos. La empresa no ha definido objetivos ni
50
políticas para cada unidad de negocio; sino que los ha definido a nivel
institucional.
a) Objetivos:
•
Cubrir las necesidades y asegurar la satisfacción de los clientes, de
tal forma que queden satisfechos con el resultado del trabajo
realizado.
•
Contar con un grupo de profesionales calificados que hagan posible el
funcionamiento y desarrollo de las actividades, permitiendo cumplir
con los compromisos contraídos.
•
Rentabilizar en forma integral las operaciones del negocio, de forma
específica la inversión realizada en los activos, así como, lograr un
uso eficiente de los mismos.
•
Implementar y mantener un sistema integral de motivación y
capacitación de personal.
•
Buscar la mejora continua del trabajo y la confianza de los clientes.
b) Políticas:
•
Con el objeto de ofrecer el mejor producto, la empresa no sólo se
preocupa de la calidad de aquella parte de la obra que ejecuta
directamente, sino que también exige a sus proveedores y
subcontratistas iguales niveles de calidad. Además se presta especial
atención a obtener la mejor calidad y eficiencia no sólo en los
51
aspectos visibles de la obra, sino con mayor razón en los que no se
aprecian a simple vista.
•
Brindar un eficiente servicio al cliente, a través del equipo técnico
encargado, solucionando con prontitud los problemas que puedan
presentarse en la ejecución de las obras.
•
Para cumplir con el objetivo de contar con personal calificado, los
trabajadores asisten a cursos de perfeccionamiento profesional. Con
esto se permite el desarrollo laboral de los trabajadores y a la vez se
mejora la calificación del personal, lo que redunda en una mejor
calidad de las construcciones y un aumento en la remuneración de los
trabajadores.
•
Evitar la capacidad ociosa en los equipos, de modo que si no son
utilizados por la compañía, una alternativa viable es el alquiler de los
mismos.
2. Áreas Funcionales.-
A pesar que en la empresa no se ha definido aún una estructura
organizativa, tal como lo mencionamos más adelante, en este apartado nos
ocuparemos de las áreas funcionales con las que cuenta ABC SAC., así
como de los puestos, funciones y flujo de información para cada una de
ellas.
52
2.1 Puestos para cada área.La empresa no cuenta con una estructura organizativa definida que
permita identificar áreas funcionales. Frente a esta situación la compañía
tiene establecidas, de manera muy empírica, líneas de autoridad entre los
puestos de los niveles gerenciales, mandos medios y operativos; lo que ha
facilitado de una u otra forma el manejo de la organización, pero ello no evita
el riesgo de perder el control administrativo de la empresa.
El órgano máximo de ABC SAC. es la Junta General de Accionistas,
la cual determina las políticas y estrategias a seguir por la compañía; esta
junta la conforman el total de accionistas, los cuales se reúnen dos veces al
años (marzo y diciembre) según se encuentra establecido en el estatuto. Los
puestos con los que cuenta la empresa de acuerdo con su nivel de autoridad
se muestran en el cuadro N° 4:
Cuadro N°4
Puestos
Gerencia General
Administración
Construcción
Equipo Técnico
Asistentes de Obra
Alquiler de Maquinaria
Controlador de Equipos
Operadores
Chóferes
Mecánico
Ayudantes de mecánica
Total de Personal Fijo
Elaboración Propia
Número de
Personal
1
1
3
5
1
8
2
3
3
27
53
Los puestos antes indicados corresponden al personal estable de la
empresa; ABC SAC. también cuenta con personal eventual, el cual es
contratado cuando se presenta una construcción, dichos puestos son:
maestros de obra, capataces y obreros. La empresa dispone de una ficha de
información donde se registran los datos personales de los trabajadores y
las obras que han realizado para la compañía; facilitando así su ubicación
cuando se requiera de sus servicios, esta ficha es preparada por el asistente
de obra y es actualizada al inicio de cada obra de construcción.
2.2 Identificación de las funciones en cada puesto.Las funciones que detallamos a continuación son las que se realizan
en la empresa actualmente, las cuales pudimos determinar por observación
directa y por medio de los propios empleados que nos comentaron en qué
consistía su trabajo dentro de la empresa.
2.2.1 Puestos comunes a las dos unidades de negocios.a. Gerencia General: El objetivo de este puesto es la planificación,
organización, dirección y control de las distintas actividades que se
realizan en la empresa; es responsable de ejecutar los objetivos, políticas
y estrategias de la organización.
El puesto de Gerente General pertenece a las dos unidades de negocio
(construcción y alquiler de maquinaria).
54
Funciones:
•
Realizar la planificación, análisis y estudios de las metas y estrategias
tanto generales como específicas de la organización.
•
Suscribir todo tipo de contratos y convenios con los clientes,
principales proveedores y demás instituciones.
•
Fijar y modificar el horario y demás condiciones de trabajo, aprobar
las planillas, boletas de pago y liquidaciones de beneficios sociales.
•
Planificar las operaciones de la empresa, en lo referido a la
programación del personal para las diferentes obras de construcción o
de alquiler de equipos.
•
Realizar las gestiones pertinentes frente a las instituciones bancarias
con la finalidad de conseguir financiamiento.
•
Abrir y cerrar todo tipo de cuentas y depósitos que disponga la
compañía en cualquier institución bancaria.
•
Representar a la compañía ante todo tipo de instituciones públicas o
privadas, autoridades y funcionarios judiciales, civiles, municipales,
administrativos y tributarios; con las facultades de presentar toda
clase de recursos y reclamaciones y desistirse de ellos.
•
Autorizar el pago a los proveedores con los que cuenta la empresa,
ya que, es el único autorizado para firmar y girar cheques.
•
Verificar que se cumplan los controles administrativos y financieros
establecidos, con la finalidad de cautelar los recursos con los que
cuenta la empresa; así mismo participar en la elaboración, elección e
implementación de los métodos de control idóneos para la compañía.
55
•
Es responsable de la preparación de la información financiera de la
empresa; entendiéndose por tal a los estados financieros, tanto
semestrales como anuales.
•
Ordenar auditorías en el caso de ser necesarias.
•
Preparar los flujos de efectivo mensuales, así como los pronósticos de
ingresos y gastos para el inicio del año.
•
Ejecutar los acuerdos de la Junta General de Accionistas.
b. Contabilidad:
Las funciones del departamento de contabilidad se
encuentran terciarizadas, es decir, este departamento no forma parte de
la estructura organizativa de la compañía; su única función consiste en
preparar la información financiera y la liquidación de impuestos frente a la
administración tributaria. (SUNAT)
c. Administración: Se encarga de facilitar el normal desenvolvimiento de
las operaciones de la empresa, coordinando las distintas actividades de
ésta.
El puesto de administración pertenece a las dos unidades de negocio.
Funciones:
•
Disponer y coordinar las necesidades que se presenten con el
personal, clientes y proveedores.
•
Planificar, distribuir y autorizar la utilización de los equipos con los que
cuenta la compañía.
56
•
Realizar los contactos con clientes potenciales para el alquiler de
maquinaria y preparar los posibles contratos que serán firmados por
la gerencia.
•
Preparar las valorizaciones para el alquiler de maquinaria.
•
Realizar la facturación por los servicios brindados a los clientes.
•
Negociar con los clientes las condiciones de pago, realizando las
gestiones de cobranza pertinentes.
•
Mantener actualizadas las cuentas corrientes de los clientes, así
mismo la hoja resumen de los ingresos diarios.
•
Manejo de los fondos de caja chica para las dos unidades de negocio
y las rendiciones por la utilización de dichos fondos, las cuales deben
ser presentadas a la gerencia cada quince días y realizar diariamente
el cierre de caja chica.
•
Realizar el pago de los servicios de agua, luz y teléfono.
•
Realizar las compras necesarias para el mantenimiento de la
maquinaria.
•
Llevar un control exacto de las compras realizadas y de las cuentas
por pagar a los proveedores.
•
Mantener actualizada las cuentas corrientes de los proveedores, la
hoja resumen de las compras diarias y actualizar el archivo de
proveedores cuando sea necesario.
•
Preparar los flujos de egresos mensuales, sobre la base de los gastos
realizados en el mes, el cual debe ser presentado a la gerencia.
57
•
Proporcionar al contador la información necesaria para la preparación
de los estados financieros y la liquidación de impuestos.
•
Elaborar el tareo (hoja resumen de la planilla) de los empleados y
operadores y realizar el pago quincenal al personal.
•
Preparar y archivar la documentación referente a los activos de la
compañía.
•
Disponer la limpieza de la oficina, contratando al personal que se
encargará de realizarla.
•
Ejecutar las ordenes dispuestas por la gerencia.
2.2.2 Puestos de la Unidad de Negocio de Construcción.a. Equipo Técnico: Está conformado por los residentes de obra (dos
ingenieros civiles y un arquitecto). El objetivo del equipo técnico es contar
con personal competitivo que permita satisfacer los requerimientos de las
obras de construcción que le sean asignadas a la compañía. La gerencia
general forma parte del equipo técnico pero no asume las funciones de
este puesto, ya que su función en este cargo es planear, dirigir y
coordinar las actividades que se van a realizar en construcción.
Funciones:
•
Preparar el expediente técnico y calendarios de avance de obras, en
el caso de licitaciones para obras públicas y elaborar los
presupuestos y planos requeridos para las obras en el sector privado.
•
Presentar los expedientes técnicos a los organismos licitantes.
•
Negociar con los clientes privados las condiciones de la construcción.
58
•
Disponer de los equipos necesarios para la realización de la obra.
•
Realizar la rendición de los fondos asignados a la obra.
•
Preparar la planilla de pago para el personal no calificado.
b. Asistente de Obra: El objetivo de este puesto es preparar a sus
integrantes para que puedan adquirir la experiencia necesaria que les
permita preparase y convertirse en residentes de obra. Sus funciones son
asignadas por el residente de obra.
Funciones:
•
Asistir al residente de obra en la preparación de los expedientes
técnicos, presupuestos y planos necesarios para la realización de la
obra.
•
Organizar al personal no calificado (maestros de obra, capataces y
obreros) necesarios para la obra.
•
Trasmitir a los maestros de obra y capataces las disposiciones de los
residentes de obra.
•
Ejecutar las órdenes que les impartan los residentes de obra.
•
Controlar la maquinaria asignada a la construcción.
•
Preparar la hoja resumen del tareo de obra.
•
Preparar las fichas de información del personal no calificado.
59
2.2.3 Puestos de la Unidad de Negocios de Alquiler de Maquinaria.a. Controlador de Equipos: El objetivo de este puesto es distribuir la
maquinaria entre las obras, tanto de construcción como de alquiler a
terceros y controlar la maquinaria destinada al alquiler.
Funciones:
•
Supervisar la salida, trabajo y llegada de la maquinaria.
•
Distribuir la maquinaria y sus respectivos operadores en el campo,
sobre la base de las obras presentadas.
•
Coordinar las necesidades de transporte de la maquinaria.
•
Controlar a los operadores de la maquinaria.
•
Preparar la hoja resumen de tareo que será reportada a la
administración.
•
Preparar los reportes de utilización de la maquinaria, en base a los
partes diarios de la maquinaria que ha sido destinada al alquiler.
•
Ayudar a la administración en las valorizaciones para el alquiler de la
maquinaria.
b. Operadores: Es el personal encargado de guiar a la maquinaria en la
labor asignada.
Funciones:
•
Operar la maquinaria asignada.
60
•
Apoyar en el mantenimiento de la maquinaria, controlar diariamente
los niveles de aceite, lubricantes y combustible necesarios para
realizar las tareas asignadas.
•
Preparar los partes diarios por utilización de la maquinaria, indicando
las horas empleadas, el consumo de combustible, aceite y lubricantes
y finalmente el motivo por el cual es utilizada la maquinaria (por la
empresa o alquiler).
c. Choferes: Se encargan del transporte del personal y de los materiales
de construcción necesarios para las obras asignadas.
Funciones:
•
Conducir los vehículos de la compañía.
•
Verificar los niveles de aceite, agua, frenos, llantas, sistemas de
encendido, combustión y lubricación.
•
Llevar el control de las horas trabajadas, así como del consumo de
combustible y lubricantes.
•
Informar al mecánico por las fallas que se presente en el vehículo.
d. Mecánico: El objetivo de este puesto es reparar y dar mantenimiento a la
maquinaria con la que cuenta la empresa.
Funciones:
•
Realizar las reparaciones y trabajos encomendados.
•
Dar mantenimiento periódico a la maquinaria.
61
•
Realizar las compras necesarias para el mantenimiento de los
equipos, contando para ello con la autorización de la administración.
•
Abastecer de combustible a la maquinaria de la empresa.
e. Ayudante de Mecánica: El objetivo de este puesto es asistir al mecánico
en los trabajos que se le asignen y adquirir la experiencia necesaria para
poder convertirse posteriormente en el responsable de las reparaciones
de la maquinaria.
Funciones:
•
Asistir al mecánico en los trabajos de reparación que se presenten.
•
Verificar antes de que se inicie el trabajo de la maquinaria el buen
estado de la misma.
2.3 Flujo de información entre las áreas.A pesar que la ausencia de una estructura organizativa dificulta la
identificación de las áreas funcionales de la empresa, hemos distinguido tres
niveles por los que fluye la información en las operaciones de ABC SAC.
2.3.1 Nivel Inferior.Conformado por los operadores, choferes y mecánicos, los cuales
para realizar sus funciones requieren información de las actividades y
necesidades que surgen en el interior de la empresa, a su vez éstos brindan
información al controlador de equipos respecto a los daños y necesidades de
mantenimiento de la maquinaria a su cargo.
62
Este nivel también está conformado por los asistentes de obra, los
cuales para poder realizar sus funciones requieren información de las obras
de construcción encargadas a la compañía, así como las características de
la misma, fecha de culminación de la obra y requerimientos de personal para
las obras; los asistentes de obra son los encargados de supervisar el trabajo
de los maestros de obra, capataces y obreros (los cuales se contratan de
forma eventual, conforme se van presentando los trabajos de construcción) e
informar de ello al equipo técnico (residentes de obra).
Las características de los puestos que conforman este nivel son:
•
Mecánicos: este puesto exige un nivel de preparación técnico, el personal
cuenta con experiencia en reparación de maquinaria de construcción.
Dado el tiempo que tienen en la empresa (desde el inicio de sus
actividades) es personal de confianza de la gerencia, encargados de la
reparación de la maquinaria y compra de los repuestos e insumos para la
misma.
•
Operadores: en este puesto el nivel de preparación se logra en el campo
de trabajo, es decir es personal experimentado en el manejo de
maquinaria de construcción; la gran mayoría de los operadores laboran
en la empresa desde los inicios de las misma, por lo cual cuentan con la
confianza de la gerencia.
•
Choferes: no cuentan con preparación alguna, su experiencia la han
logrado en el campo de acción, a demás éste no es un factor decisivo, ya
63
que su función principal es conducir los vehículos de la empresa y estar a
disposición de la gerencia y administración.
•
Asistentes de Obra: en este puesto sus integrantes cuentan con
preparación a nivel universitario (ingenieros civiles y arquitectos), la
experiencia se logra con las obras asignadas a la compañía.
•
Maestros de obra: personal que no cuenta con preparación universitaria,
ni técnica forman parte del personal eventual de la empresa. Cuentan
con una amplia experiencia en obras de construcción civil.
•
Capataces: no cuentan con preparación universitaria, ni técnica; al igual
que los maestros de obra forman parte del personal eventual de la
empresa, tienen experiencia en obras de construcción aunque en menor
grado que los maestros de obra.
•
Obreros: también forman parte del personal eventual de la compañía, no
cuentan con preparación universitaria, ni técnica y sus conocimientos de
construcción los han obtenido por medio de la experiencia. Existen tres
tipos de obreros:
•
Operarios: son los obreros con mayor experiencia que les permite
realizar tareas con mayor grado de dificultad como: levantamiento de
muros, encofrado de techos, etc.
•
Oficiales: se encargan de tareas más simples como: doblado de
fierros de construcción, tarrajeo de paredes, etc.
•
Peón: carece de preparación, tiene a su cargo tareas muy simples
como: limpieza del terreno, cargar material de construcción, etc.
64
2.3.2 Nivel Medio.Abarca
las
necesidades
de
información
requerida
por
la
administración, equipo técnico y controlador de equipos, la cual es
transmitida al nivel superior. En este nivel, la información se basa en las
operaciones que se realizan en cada área de la organización (construcción y
alquiler de maquinaria). Este tipo de información debe ser directa, precisa y
veraz, de modo que permita al nivel superior tomar las decisiones más
acertadas.
Las características de los puestos que conforman este nivel son:
•
Administrador:
tiene
preparación
universitaria,
licenciatura
en
administración de empresas, labora en la empresa desde el inicio de las
actividades de la misma; la experiencia en el ramo de construcción la
obtuvo trabajando en ABC SAC., dado el tiempo que lleva en la empresa
cuenta con la confianza de la gerencia general.
•
Equipo Técnico: cuentan con preparación universitaria (ingenieros civiles
y arquitectos), se encuentran laborando en la empresa desde que ésta
inicio sus actividades, tienen una amplia experiencia ganada tanto en la
empresa como en trabajos anteriores.
•
Controlador
de
Equipos:
no
tiene preparación
universitaria,
los
conocimientos los ha adquirido en el campo de trabajo; tiene un año
trabajando para la empresa y está sujeto al control directo de la
administración.
65
2.3.3 Nivel Superior.En este nivel se encuentran ubicadas la gerencia general y la Junta
General de Accionistas, en las que se concentra las toma de decisiones. La
Junta General de Accionistas está conformada por el gerente general el cual
concentra el 80% de las acciones con derecho a voto y dos socios que
tienen el 20% restante de las acciones de la compañía, con ello queda
establecido que el poder decisión se centra en el gerente general.
Está claro que antes que la gerencia tome una decisión, se verifica la
información proveniente de los niveles más bajos, para evitar tomar
decisiones erróneas que puedan afectar gravemente la situación de la
empresa.
El gerente general cuenta con preparación universitaria, ingeniero
civil, dispone de amplia experiencia en el ramo de la construcción civil,
obtenida antes de iniciar su propia empresa al trabajar en otras empresas
constructoras del país y cuenta con cursos de especialización en
construcción civil, que le permite estar al corriente de las nuevas técnicas de
construcción.
Los niveles superior, medio e inferior de ABC S.A.C. se pueden
apreciar en el gráfico N°4.
66
Gráfico N°4
Pirámide de Información de ABC SAC
Junta General de Accionistas
Gerencia General
Administración
Equipo Técnico
Controlador de Equipos
Asistentes de Obra
Operadores
Choferes
Mecánico
Nivel Superior
Nivel Medio
Nivel Inferior
3. Control Administrativo y Financiero.-
En este apartado detallaremos los controles administrativos y
financieros llevados a cabo por la empresa en cuestión; analizaremos los
controles de compras, ventas, caja - bancos y activo fijo.
67
3.1 Control de Compras (Cuentas por Pagar).Este sistema de control permite dar a conocer la cantidad de
productos que se compran, el costo de dichos productos y la lista de los
proveedores con los que se trabaja.
La
compañía
realiza
las
siguientes
compras:
materiales
de
construcción, combustible, aceite, lubricantes e insumos diversos; por lo cual
se ha implantado el siguiente sistema de control para las compras y cuentas
por pagar:
Cuenta Corriente para Proveedores: donde se registra la cantidad
de artículos comprados, el costo unitario, el valor facturado, el monto
cancelado, el monto adeudado (si lo hubiera), la fecha en que se contrajo la
deuda y la fecha de vencimiento de la misma1.
Archivo de Proveedores: conjuntamente con la cuenta corriente
para proveedores se cuenta con un archivo, en donde se registran los datos
de los proveedores (razón social, dirección y teléfono), los artículos que
vende así como sus precios; este archivo es actualizado únicamente por la
administración cuando se produce un cambio en el stock de artículos o
precios de los mismos, así como el ingreso de un nuevo proveedor.
1
Ver Anexo Nº 5
68
Hoja Resumen de Gastos Diarios: donde se anotan las compras
realizadas en el día (el proveedor, los artículos comprados y el monto
facturado), el monto gastado debe cuadrar con el monto desembolsado, en
caso de no cuadrar la diferencia se deberá a las compras realizadas al
crédito2.
Los beneficios que se obtienen por sistema de control son los siguientes:
•
Permite llevar un estricto control sobre los gastos realizados y los fondos
desembolsados por dicho motivo.
•
Tener conocimiento de cuanto es lo que se gasta por compras de
materiales de construcción, lubricantes, aceite, combustible e insumos
diversos;
permitiendo
determinar
con
precisión
los
rubros
más
importantes, así como partidas de gasto que pueden eliminarse.
•
Tener un control sobre lo gastado y por ende desembolsado, ésta es una
forma de evitar una posible malversación de fondos y tener conocimiento
de los diversos rubros en los que se disponen los recursos financieros de
la compañía.
•
Llevar un seguimiento de las deudas con los proveedores, los plazos de
pago; haciendo más eficiente el pago de las deudas, evitando mayores
desembolsos por gastos financieros.
2
Ver Anexo Nº 6
69
3.2 Control de Ventas (Cuentas por Cobrar).Se realiza con la finalidad de llevar un control detallado de los pagos y
adelantos realizados por los clientes, para ello se cuenta con las siguientes
medidas de control:
Hoja Resumen de Ingresos Diarios: Los pagos o adelantos por
servicios brindados serán registrados en esta hoja, en donde se anotará el
monto cancelado, el servicio brindado, el tipo y número de comprobante.
El total recaudado en el día es depositado al siguiente día en la
cuenta bancaria de la empresa, el voucher de depósito es anexado junto a la
hoja resumen y ambas son archivadas en el file de ingresos mensuales3.
Cuenta Corriente por Cliente: La compañía dispone de cuentas
corrientes por cliente, en las cuales además de los datos del cliente se
encuentra especificado el servicio brindado (construcción o alquiler de
maquinaria), el número y tipo de documento emitido, la fecha de emisión, el
monto total del servicio, el monto cancelado, los montos adeudados y la
fecha de cancelación4.
El sistema de control de ventas genera los siguientes beneficios:
•
Permite una gestión adecuada de clientes, pues se cuenta con
información detallada de los servicios brindados, los niveles de deuda,
3
4
Ver Anexo Nº 7
Ver Anexo Nº 8
70
los clientes morosos y demás información necesaria para una eficiente
gestión de las cuentas por cobrar.
•
Tener conocimiento de los montos facturados, cancelados y adeudados
por cada unidad de negocio.
•
Realizar un seguimiento de cobro de los montos adeudados por cada
cliente, haciendo más eficaz y eficiente la gestión de cobro por parte de
la compañía
•
Al tener un control sobre lo facturado, cobrado y depositado se evita la
posibilidad de una malversación de fondos por parte del personal
encargado del cobro de los servicios brindados.
3.3 Control de Caja y Bancos.ABC S.A.C. mantiene caja chica para las dos unidades de negocio
con las que cuenta; los montos asignados son de diez mil soles para la
unidad de negocio de construcción y de cinco mil soles para alquiler de
maquinaria, estos montos son renovados quincenalmente, a menos que se
disponga del total de dichos fondos antes de terminarse la quincena, en cuyo
caso son renovados una vez realizada la rendición de los fondos, sobre la
base del siguiente formato:
71
Monto Asignado
XXXX
Egresos de Efectivo
Vales de caja
xxxx
Facturas
xxxx
Boletas de venta
xxxx
Dinero en Efectivo
XXXX
XXXX
Los montos asignados son utilizados para gastos operativos como
son mantenimiento, combustible, entre otros; para la compra de materiales
de construcción se utiliza la caja chica cuando la obra es pequeña, en caso
de obras de mayor envergadura se crea un fondo propio para la obra que
contempla la compra de materiales, el pago a los obreros y demás gastos
susceptibles a presentarse en el transcurso de la obra. El fondo asignado a
dichas obras es rendido a medida que se consume o cuando se termina la
obra lo que ocurra primero y el responsable de dicha rendición es el
residente de obra asignado.
Para la gestión y control de la caja chica se dispone de las siguientes
medidas:
•
El gerente general es quien determina a cuanto debe ascender el monto
asignado a cada unidad de negocio, dicho monto es entregado al
administrador quien maneja los fondos para las dos unidades de negocio;
al momento de la entrega de los fondos se emite un recibo de ingresos
72
de caja prenumerado el cual es firmado por el gerente general y el
administrador.
•
Para los egresos de caja se cuenta con vales de caja prenumerados los
cuales deben ser rendidos por el solicitante en el transcurso de cuarenta
y ocho horas, en el caso de gastos por los que no se emiten
comprobantes de pago como la movilidad local (taxis), el sustento y
rendición es el mismo vale de caja.
•
Se realizan cierres de caja diarios, en los que se especifica el dinero en
efectivo con el que se cuenta, las boletas y facturas por los vales
rendidos y los vales por rendir; la suma de estos tres conceptos debe
necesariamente ser igual al monto asignado inicialmente.
•
Cada quincena el administrador prepara la rendición de gastos,
empleando el mismo esquema antes indicado.
Las cuentas corrientes bancarias son controladas por medio de
conciliaciones bancarias que prepara mensualmente el encargado de la
contabilidad y son presentadas al gerente general, único autorizado para la
firma de cheques, quien se encargará de preparar un listado de cheques
emitidos y el motivo por el cual fueron emitidos, de modo que se pueda
comparar con la conciliación bancaria y determinar cuales han sido
cobrados.
73
3.4 Control de Activo Fijo.Los equipos con los que cuenta la empresa representan la mayor
inversión realizada por los accionistas; es por eso que se han dispuesto los
medios necesarios para poder controlar tanto el registro como el acceso y
uso de los mismos. En la empresa se han definido los siguientes controles:
En cuanto al registro:
•
Mantener un listado de los equipos con los que cuenta la empresa,
clasificados en: maquinaria, terrenos y equipos de cómputos y menores;
este listado debe ser visado por el gerente general.
•
Mantener un archivo de los certificados de gravamen, tarjetas de
propiedad y documentos pertinentes a la propiedad de cada uno de los
activos fijos con los que se dispone.
•
Preparar mensualmente un estado de los equipos que indique: las obras
en los que han sido utilizados, las horas maquina empleadas,
reparaciones y mantenimiento realizados y el monto gastado en ellos.
En cuanto a su acceso y uso:
•
El uso de los equipos es autorizado por la administración, para ello, se
prepara un parte de uso de equipos prenumerado en donde se anota la
obra en la que se va a utilizar, las horas presupuestadas para su
utilización y la firma del administrador y del solicitante.
74
•
La documentación sobre los equipos es archivada por la administración y
sólo tiene acceso a ella la gerencia y la administración.
•
Los equipos sólo son utilizados por el operador asignado y el control lo
realiza el asistente de obra (en caso de construcción) o el controlador de
equipos (en caso de alquiler de maquinaria).
4. Canal de Distribución.-
Dadas las características propias del giro de negocio en el que se
desenvuelve la empresa analizada, el canal de distribución carece de
intermediarios, es decir, existe una relación directa entre la empresa y sus
clientes, como se muestra en el gráfico N°5.
Gráfico N°5
ABC S.A.C.
CLIENTE
4.1 Características del Canal de Distribución.•
Carencia de intermediarios entre la empresa y el cliente, debido a que el
giro del negocio de la empresa es la construcción y el alquiler de
maquinaria, en ambos casos no se emplean intermediarios; es decir,
existe un trato directo entre el cliente y la empresa.
75
•
No se requiere de una fuerza de ventas que promocione los servicios que
se brindan, pues no se trata de un producto de distribución masiva, sino
de un servicio que se tangibiliza en la construcción de la obra o en el
alquiler de la maquinaria, los cuales no precisan de un proceso de
distribución propiamente dicho, debido a que es el cliente quien solicita el
servicio.
5. Clientes.-
ABC SAC, al igual que las demás empresas del sector construcción,
cuenta con una cartera de clientes pertenecientes tanto al sector público
como al privado.
5.1 Clientes Públicos.La empresa cuenta con los siguientes clientes:
•
Municipalidades:
Municipalidad de Piura
Municipalidad de La Unión
Municipalidad de La Arena
Municipalidad de Sullana
•
Consejo Transitorio de Administración Regional (CTAR); hoy Gobierno
Regional
76
Los servicios que brinda a esta clase de clientes son: Construcciones,
dentro las cuales podemos mencionar: obras viales, edificaciones y
expansión, obras sanitarias y mejoramiento urbano. También brinda el
servicio de alquiler de maquinaria.
La cartera de clientes públicos es la más importante y representa el
mayor porcentaje de sus ingresos tanto en construcción como en alquiler de
maquinaria; debido a la envergadura de las obras que se licitan.
5.2 Clientes Privados.Representan un menor porcentaje de los ingresos para la empresa y
están conformados por aquellas personas de clase alta y media alta que
solicitan construcciones referidas a edificaciones, remodelaciones y
ampliaciones.
En alquiler de maquinaria se cuentan también con clientes del sector
privado y está conformado por pequeñas y medianas constructoras que
subarriendan maquinaria para las construcciones.
6. Proveedores.-
ABC SAC. cuenta con los mismos proveedores que se indicaron en el
capítulo uno, en el apartado 2.3.
77
La compañía no ha desarrollado ninguna alianza estratégica con los
proveedores del sector, debido a que en la región existe suficiente
disponibilidad y variedad de precios, marcas, cantidad y calidad de
materiales, razón por la cual los proveedores de la zona no cuentan con
poder de negociación frente a los constructores locales.
7. Identificación de Fortalezas y Debilidades.-
7.1 Fortalezas.•
La empresa, al llevar tres años en el negocio, cuenta con un
conocimiento razonable de las actividades que se realizan en el sector
construcción en el cual se desenvuelve.
•
La posibilidad de alquilar la maquinaria que no está siendo utilizada,
constituye para la compañía un ingreso adicional que le permite hacer
frente a sus obligaciones frente a terceros y con el personal de la
empresa.
•
La capacidad de contar con personal capacitado, conocer las fuentes de
mano de obra no calificada (maestros de obra, capataces y obreros) y las
características y condiciones del mercado local; constituyen para la
empresa una ventaja frente a las constructoras foráneas que licitan en la
región.
•
El adecuado control financiero implementado en la empresa, les permite
llevar una gestión eficiente de sus recursos evitando pérdidas por
malversación y mala utilización de los activos de la compañía.
78
7.2 Debilidades.•
La empresa carece de una estructura organizativa, que permita
establecer con facilidad las líneas de autoridad entre los puestos de los
niveles gerenciales, mandos medios y operativos e identificar las áreas
funcionales con las que cuenta.
•
La carencia de una estructura organizativa y la mala distribución de las
funciones y responsabilidades entre los puestos de la organización
aumenta el riesgo de perder el control administrativo de la misma y con
ello la posibilidad de seguir como negocio en marcha.
•
Incumplimiento de los objetivos y políticas referidos a la capacitación y
perfeccionamiento profesional del personal, a pesar de haber sido
establecidas por la empresa; han generado la desmotivación y
disminución de la eficiencia del personal.
•
Baja capacidad de endeudamiento, con respecto a las empresas de Lima
y extranjeras que también participan de las licitaciones en la región, lo
que impide participar en obras de mayor envergadura por falta de
recursos financieros y medios para conseguirlos.
•
No existe una adecuada planificación del trabajo sino que se trabaja para
resolver los problemas que se presentan “día a día”, de modo que la
gerencia se dedica a la solución de las necesidades cotidianas
(secundarios) y deja de lado (por falta de tiempo) las principales
carencias y problemas de la empresa, es decir, la gerencia se orienta a
79
una política de “apaga incendios”, en vez de planificar los medios para
evitarlos.
•
No se aplican las técnicas de personal, lo cual trae consigo la falta de
delimitación de las funciones, requerimientos de los puestos y un
desconocimiento de las aptitudes, intereses profesionales, habilidades y
potencial de desarrollo del personal con el que dispone la empresa.
8. Conclusiones a Nivel Empresa.-
•
ABC SAC. es una empresa cuyas actividades se agrupan en dos
unidades de negocio claramente definidos: construcción y alquiler de
maquinaria.
•
ABC SAC ha establecido, a nivel institucional, los objetivos que espera
lograr a través del desarrollo de sus actividades, así como, las políticas
necesarias para
poder alcanzarlos. Los objetivos referidos a la
capacitación y motivación del personal no han sido implantados por la
compañía,
el
personal
no
asiste
a
cursos
de
capacitación
y
perfeccionamiento profesional; debido al descuido gerencial y a la falta
de recursos financieros necesarios para asumir dichos gastos.
•
ABC SAC. no cuenta con una estructura organizativa definida, que
permita identificar las áreas funcionales de la empresa y por ende el flujo
de la información entre ellas. Las líneas de autoridad han sido definidas
de forma empírica, afectándose el principio de unidad de mando, lo cual
conlleva un alto riesgo de perder el control administrativo de la empresa y
80
ocasionar desconcierto y desmotivación en el personal; constituyéndose
todo esto en una debilidad importante que afecta la buena marcha de la
empresa.
•
La empresa presenta duplicidad de funciones en los siguientes puestos:
Gerencia general – Administración
Gerencia general – Equipo técnico
Administración – Controlador de equipos
•
Existe
excesiva
concentración
de
funciones
operativas
en
la
administración que le restan tiempo para la planificación y control; esta
situación podría solucionarse con la implementación de un nuevo puesto
de trabajo que asuma estas funciones, lo cual será detallado en el
apartado cuatro y cinco del capítulo tres y en el apartado cuatro del
capítulo cuatro.
•
La empresa no ha definido las funciones del personal eventual (maestro
de obra, capataces y obra), de manera que se pueda evaluar el
rendimiento de dicho personal, al compararlo con un estándar mínimo
establecido por la empresa.
•
La empresa, con la finalidad de asegurar un control administrativo y
financiero, lleva controles de compras, de ventas, de caja – bancos y de
activo fijo, que son los rubros más susceptibles de fraude y malversación;
estos controles son un paliativo a esta situación y a la explicada en los
apartados anteriores.
•
El canal de distribución carece de intermediarios, por lo tanto existe una
relación directa entre la empresa y sus clientes, esta situación se
81
presenta dadas las características propias del negocio en el que se
desenvuelve la compañía.
•
ABC SAC. tiene dos tipos de clientes:
Públicos (Municipalidades, Gobierno Regional) que representan el mayor
porcentaje de los ingresos de la compañía.
Privados (Personas naturales que solicitan sus servicios).
•
ABC SAC. no ha implementado ningún tipo de alianza estratégica con
sus proveedores; ya que éstos no cuentan con poder de negociación
frente a las constructoras locales.
Hasta este punto hemos analizado el macroentorno (análisis del
sector construcción) y el microentorno (análisis de la empresa); en los
siguientes capítulos nos ocuparemos de los problemas que ocasionan en la
empresa la carencia de una estructura organizativa y las consecuencias que
se generan al no implementarse unas técnicas de personal adecuadas a su
realidad.