instructivo: registrar la unidad de caja aprobada y la devolución en

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Código: U-IN-12.001.007
Versión: 2.0
INSTRUCTIVO: REGISTRAR LA UNIDAD DE CAJA APROBADA
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Y LA DEVOLUCIÓN EN EL SGF-QUIPU
PROCESO: PRESUPUESTO
SUBPROCESO: EJECUTAR LOS INGRESOS
INSTRUCTIVO:
REGISTRAR LA UNIDAD DE CAJA APROBADA Y
LA DEVOLUCIÓN EN EL SGF-QUIPU.
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Indicar el paso a paso que se debe realizar en el SGF-QUIPU para el registro de la unidad de
caja aprobada y su devolución.
ALCANCE: Inicia con la recepción de la resolución de aprobación de la Unidad de Caja y finaliza con el
registro de la devolución de la Unidad de Caja en el SGF-QUIPU. Aplica para las dependencias encargadas
del manejo presupuestal de la Gestión General y Unidades Especiales en el Nivel Nacional, de Sede, de
Facultad de la Universidad Nacional de Colombia.
DEFINICIONES:
1. Flujo de Fondos: Es el instrumento de manejo de la ejecución del presupuesto de la Universidad Nacional
de Colombia que define el monto máximo mensual de fondos disponibles producto de los ingresos
provenientes de la Nación y de los recursos propios, cuya finalidad es el cumplimiento de los compromisos
institucionales para optimizar el manejo de los recursos y la liquidez de tesorería. (Acuerdo 153 de 2014,
Artículo 41).
2. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macro proceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
3. Unidad de Caja: Herramienta financiera que permite que con el recaudo de todas las rentas y recursos de
capital, se realice una caja común destinada a atender el pago de las obligaciones que se asumen, con
cargo a las apropiaciones presupuestales aprobadas en cada vigencia de acuerdo con la normatividad
interna de la Universidad (Cfr. Aspectos generales del presupuesto público. Min. Hda.)
4. Unidad de Gestión General: Tiene como propósito garantizar el adecuado desarrollo de las funciones
misionales de la institución y su correspondiente soporte. Se divide en niveles centrales y fondos
especiales.
5. Unidades especiales: Tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley
a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas
que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. Para realizar el registro de la unidad de caja aprobada y la devolución debe existir previamente la
resolución del ordenador del gasto respectivo.
3. Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las
apropiaciones autorizadas en el presupuesto general de la Universidad Nacional de Colombia, salvo las
excepciones que establezca la ley o Régimen financiero de la Universidad Nacional de Colombia (Acuerdo
153 de 2014, Artículo 11, Literal M.).
4. Los fondos especiales constituyen sistemas de administración y manejo de los recursos generados por
actividades de formación, investigación, y extensión y podrán operar en el Nivel Nacional, de sede y de
facultad, con el fin de garantizar el fortalecimiento de las funciones propias de la institución.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Registrar la unidad de caja en el SGF – QUIPU en una misma vigencia
1.1. Asignar la Unidad de Caja
a) Una vez autorizada la Unidad de Caja por resolución, se registrará en el SGF- Quipu una
disminución del recaudo del nivel rentístico donde exista recaudo del proyecto de gastos de
funcionamiento o destinación regulada, utilizando en el SGF -QUIPU el documento AUC
(ASIGNACION UNIDAD DE CAJA) el cual no afectará el acumulado del recaudo del proyecto,
es decir, no se reflejará la disminución en el recaudo. Este documento servirá de control al
proyecto para que no permita pagar más del recaudo disponible. Con el fin de llevar el control
de la asignación y devolución de la unidad de caja se debe registrar el código de la empresa
origen y el número de la resolución que autoriza la Unidad de Caja (ejemplo: 1001-GNFA003).
Para este documento se recomienda utilizar como beneficiario la empresa destino de la
asignación de la unidad de caja independiente que sea la misma empresa.
b) Igualmente se registrará el recaudo en el proyecto al cual se le asignará la unidad de caja
utilizando en el SGF -QUIPU el documento RAC (RECIBO DE UNIDAD DE CAJA) y el nivel
rentístico origen de la Unidad de caja. Este recaudo no afectará el acumulado del recaudo del
proyecto es decir, que podrá pagar compromisos sin recaudo efectivo en el proyecto. Para este
caso el documento se debe registrar el código de la empresa origen y el número de la
resolución que autoriza la Unidad de Caja (ejemplo: 1001-GNFA003). Este número debe ser
igual al registrado en la asignación de la Unidad de Caja el cual permitirá hacer el seguimiento
respectivo (trazabilidad).
Para este documento se recomienda utilizar como beneficiario la empresa origen de la
asignación de la unidad de caja independiente que sea la misma empresa.
Estos movimientos en el SGF –QUIPU se realizan por el módulo de presupuesto/operativo/
registro de operaciones.
Ejemplo: Asignación de la Unidad de Caja
Proyecto
xxxxxxx
Ej.
Matriculas
pregrado
yyyyyyy
Ej. Inversión
Origen
Destino
Fuente de
financiación
Nivel Rentístico
de
Ej.
20
Recursos
Propios
Tipo de
documento
Valor
-
auc (asignación
unidad de caja)
(-) $100.0000
10 – Aporte
Nación
rac (recibo de la
unidad de caja )
(+) $100.0000
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Nota:
Para el caso en que asignación de la unidad de caja sea de la misma empresa en el SGFQUIPU y misma cuenta bancaria el registro se hará únicamente en presupuesto. Cuando la
asignación de la Unidad de Caja sea entre cuentas bancarias diferentes se hace el registro en
presupuesto y se enviará a la Tesorería para que se proceda a realizar los giros
correspondientes sin afectación presupuestal.
1.2. Devolver la Unidad de Caja
a) Una vez el proyecto (al cual se le asignó la unidad de caja), haya registrado el recaudo real del
proyecto, el usuario de presupuesto ingresa a la funcionalidad de registro de operaciones del
módulo de presupuesto, utilizando el documento DUC (DEVOLUCION DE UNIDAD DE CAJA),
con el mismo nivel rentístico, área origen de la asignación de la unidad de caja y el código de
la empresa origen y el número de la resolución que autoriza la Unidad de Caja (ejemplo: 1001GNFA003) con el cual devuelve la unidad de caja. Este documento no afectará el acumulado
del recaudo del proyecto
b) Igualmente se registrará el recaudo en el proyecto (el cual financió la unidad de caja) utilizando
en el SGF -QUIPU el documento RDU (RECIBE DEVOLUCION DE UNIDAD DE CAJA), con el
mismo nivel rentístico y área origen. Este recaudo no afectará el acumulado del recaudo del
proyecto y permitirá disponer de ese recaudo para los pagos. Para este caso, como número del
documento se debe registrar el código de la empresa origen y el número de la resolución que
autoriza la Unidad de Caja (ejemplo: 1001-GNFA003). Este número debe ser igual al registrado
en la asignación de la Unidad de Caja el cual permitirá hacer el seguimiento respectivo
(trazabilidad).
Para este documento se recomienda utilizar como beneficiario la empresa origen de la
devolución de la unidad de caja independiente que sea la misma empresa.
Ejemplo: Devolución de la Unidad de Caja
Proyecto
yyyyyyy
Ej.
Matriculas
pregrado
xxxxxx
Ej. Inversión
Origen
Destino
Fuente de
financiación
Nivel Rentístico
de
Tipo de
documento
Valor
-
El mismo usado
para
recibir
la
unidad de caja Rac
Recibo
Y
Devolución
De
Unidad De Caja
(-) $100.0000
10 – Aporte
Nación
Rdu
Recibe
Devolución
De
Unidad De Caja
(+)
$100.0000
Ej.
20
Recursos
Propios
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Nota:
Para el caso en que devolución de la unidad de caja sea de la misma empresa en el SGFQUIPU y misma cuenta bancaria el registro se hará únicamente en presupuesto. Cuando la
devolución de la Unidad de Caja sea entre cuentas bancarias diferentes se hace el registro en
presupuesto y se enviará a la Tesorería para que se proceda a realizar los giros
correspondientes sin afectación presupuestal.
2. Unidad de Caja para el cierre de vigencia de los proyectos en el SGF-QUIPU.
Cuando al cierre de la vigencia el proyecto tenga compromisos que supere el valor del recaudo se debe
elaborar una resolución que autoriza la Unidad de Caja que ampara el valor de las reservas y cuentas
por pagar que se pagarán en la siguiente vigencia.
Al cierre de la vigencia fiscal en el momento de constituir las reservas y cuentas por pagar el SGFQuipu insertará un movimiento el cual pasará a la siguiente vigencia las unidades de caja que no han
sido devueltas al cierre.
Fin del instructivo.
ELABORÓ
Amanda Elsy Almanza
Celis
REVISÓ
Socorro Cardozo Miranda
Cielo Murcia Moreno
Ingrith Paola Rivera
APROBÓ
Gerardo Ernesto
Mejía Alfaro
CARGO
Gerente Nacional
Financiero y
Administrativo
FECHA
Julio 5 de 2016
CARGO
Asistente Administrativo
CARGO
Jefe División Nacional de
Gestión Presupuestal,
Contratistas Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa
FECHA
Junio 1 de 2016
FECHA
Junio 7 de 2016