Planning, Organizing and Leading Effective Meetings Contents

Planning, Organizing and
Leading Effective Meetings
Planificar, Organizar, y
Liderar Reuniones de Manera
Eficaz
Content Developed by
Alan Vandehaar
Norm Riggs
Iowa State University
Extension to Communities
December 2001
Planning,
Organizing and
Leading Effective
Meetings
Planificar,
Organizar, y
Liderar Reuniones
de Manera Eficaz
Contenido
Contents
1. Meetings defined
1. Definir reuniones
2. Benefits of an “effective”
meeting
2. Los beneficios de una reunión
“eficaz”
3. Annoying aspects of meetings –
worksheet
3. Aspectos fastidiosos de una
reunión – hoja de trabajo
4. Important parts of effective
meetings
4. Partes importantes de reuniones
eficaces
5. Suggested meeting guidelines
5. Guias sugeridas para reuniones
6. Meeting scenarios
6. Escenas de reuniones
7. Group member roles in
meetings
7. El papel que desarrollan los
miembros en las reuniones
8. Dealing with people who play
individual roles – worksheet
8. Tratando con personas que
desarrollan papeles individuales
– hoja de trabajo
9. Why people meet
10.Ways to conduct meetings –
more formal; less formal
11. Parliamentary procedure
12. Key points to effective
meetings
13. The agenda
9. Por qué la gente se reúne
10.Maneras de conducir reuniones
– más formal, menos informal
11.El procedimiento parlamentario
12.Puntos clave para las reuniones
eficaces
13.La agenda
14. The meeting environment
14. El ambiente para la reunión
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Leading Effective
Meetings
A Meeting (defined)
“a getting together”
Why be concerned with
wanting more effective
meetings?
Liderando
Reuniones Eficaces
Definición de una reunión
“juntarse unos con otros”
¿Porque tanta importancia en
querer más reuniones eficaces?
A. Meetings are a key aspect of
the group decision-making
process in our democracy
A. Las reuniones son un aspecto
clave del proceso para hacer
decisiones en nuestra
democracia
B. It is only by meeting and
communicating that groups can
make decisions and move to
action.
B. Solamente por medio de
reuniones y comunicándose es
como los grupos pueden hacer
decisiones y pasar a la acción
C. Well structured and conducted
meetings can be rewarding.
C. Reuniones bien estructuradas y
conducidas pueden ser muy
provechosas
D. Effective meetings are at the
foundation of effective group
decision-making.
E. Knowing how to conduct
effective meetings will help
groups (and you and other
members) reach your goals.
D. Reuniones eficaces son la
fundación de las decisiones
hechas en grupo
E. Sabiendo como liderar
reuniones eficaces ayuda a los
grupos a alcanzar sus metas
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Important parts of
Effective Meetings
Los Puntos Claves Para
Las Reuniones Eficaces
• A skilled leader
• Un líder eficaz
• Commitment of members
• Compromiso de los miembros
• Meaningful purpose of the
• Un propósito definido del
grupo y de la reunión
group and the meeting
• Meeting pre-planning
• Conducive physical setting
• Use an effective procedure that
helps the group reach its goals
• Planear de antemano
• Considerar el ambiente fisico
• Usar un procedimiento eficaz
que ayude a los miembros a
alcanzar sus metas a tiempo
• Adopt meeting guidelines
• Adoptar guias para las
reuniones
• Use a written agenda
• Usar una agenda escrita
in a timely manner.
Meeting Guidelines
Suggestions for a Productive
Meeting
A. Everyone participates
B. No one dominates
C. Listen carefully
D. Be constructive
E. Share new ideas
F. Respect other opinions
G. One conversation at a time
H. Look for solutions
Una Guía Para Las
Reuniones
Sugerencias para una reunión
productiva
A. Todos participan
B. Ninguno domina la
conversación
C. Escuche cuidadosamente
D. Sea constructivo
E. Comparta nuevas ideas
F. Respete las opiniones de los
demás
G. Solamente una conversación a
la vez
H. Busque soluciones
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Group Member
Roles
• Task Roles
• Maintenance Roles
• Individual Roles
TASK ROLES
Positive Roles: To solve a problem or
accomplish a job
MAINTENANCE ROLES
Positive Roles: To help members of
the group interact effectively
Positive Roles – Review
Task Roles and Maintenance Roles
are important for group success.
• Everyone should have a role to
really be a part of the group.
• Members can/do play more
than one role
Los Papeles Que
Desarrollan Los
Miembros Del
Grupo
• Los papeles de trabajo
• Los papeles de
mantenimiento
• Los papeles individuales
EL PAPEL DE TRABAJO
Papeles Positivos: Para resolver un
problema o cumplir un trabajo
PAPEL DE
MANTENIMIENTO
Papel Positivo: Para ayudar a
miembros del grupo obrar
eficazmente
Rollos/Papeles Positivos –
Repaso
Los papeles de trabajo y de
mantenimiento son importantes para
el éxito del grupo.
• Todos deben de tener un papel
para de verdad ser parte del
grupo
• Los miembros pueden tener
más de un papel
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Individual Roles
Negative Roles: Promote personal
needs and self-interest above the
overall interest of the group.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Blocker
Dominator
Avoider
Withdrawer
Special-Interest Pleader
Self-Confessor
Sympathy Seeker
Anecdoter
Competitor
Recognition Seeker
• Joker
Papeles Individuales
Papeles Negativos: Promueven las
necesidades personales e intereses
propios por encima del interes del
grupo.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
El bloquedor
El dominante
El que rehuye
El que se separa
El suplicante de algun interés
especial
El Confesor
El que busca lástima
El que cuenta
El que compite
El que busca reconocimiento
El chistoso
Task Roles
Papeles de Trabajo
Members of the group play various task
roles throughout a meeting. Often, people
will shift between roles or play several roles
interchangeable. Some task roles include:
Los miembros del grupo desarrollan varios
papeles de trabajo durante la reunión. A
menudo las personas cambian de papel o
desarrollan varios papeles. Algunos trabajos
incluyen:
1. Procedural Technician: This person is
responsible for arranging the physical
environment of the meeting, such as
seating arrangements, temperature,
ventilation, materials, equipment,
lighting, and refreshments.
1. El tecnico del prodedimiento: Esta
persona es responsable del ambiente
fisico de la reunión, como el arreglo de
las sillas, la temperatura, los materiales,
el equipo, la luz, y los refrescos.
2. Recorder: In most instances it is helpful
to have someone serve as secretary to
capture the group’s ideas and decisions.
2. El registrador: En la mayoría de los
casos ayuda mucho tener a una persona
que sirva como secretaria/o para captar
las ideas y decisiones del grupo.
3. Initiator-Contributor: Proposes new
ideas or different ways of doing things;
an “idea generator” who opens others’
minds to new possibilities.
3. El Contribuyente: Propone nuevas ideas
o diferentes maneras de hacer las cosas,
un generador de ideas que abre las
mentes de los demás a muevas
posibilidades.
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4. Information Seeker: Asks for
clarification and requests facts and
information to promote effective
group decisions.
4. Buscador de información: Pide
clarificación y datos e información para
promover decisiones eficaces del grupo.
5. Information Giver: Provides factual
information and answers to questions.
This person often has expertise on a
given topic.
5. Da información: Provee información
factual y respuestas a las preguntas. Esta
persona a menudo tiene
especializaciones en un cierto tema.
6. Opinion Seeker: Asks for clarification
of values and opinions expressed by
other members of the group. Concerned
about how people feel about an idea.
6. Busca opinión: Pide clarificación de las
opiniones expresadas pro los otros
miembros del grupo. Preocupado sobre
lo que sienten las personas de la idea.
7. Opinion Giver: States his or her
beliefs and attitude about an idea. The
opinion giver expresses personal values
about an ideas as opposed to factual
information.
7. Da opinión: Expresa sus creencias y
actitudes sobre una idea. La persona que
da opinión expresa sus valores
personales sobre una idea.
8. Orienter: Defines the position of the
group relative to the goals, helping keep
the group focused and on track.
8. Orientador: Defina la posición del grupo
relativo a las metas, ayudando al grupo a
mantener sus enfoque.
9. Coordinator: Show the relationship or
linkage among various ideas and
suggestions.
9. Coordinador: Demuestra la relación
entre varias ideas y sugerencias.
10. Reality Tester: makes a critical
analysis of an idea and tests that idea
against factual information to see if it is
realistic.
10. Examinador de la realidad: Hace un
análisis critico de la idea y prueba esa
idea en contra de la información factual
para ver si es realista.
11. Summarizer: Periodically sums up the
main ideas of the group, thus helping to
keep the group focused and on track.
11. El que da el resumen: Periodicamente
resume las ideas principales del grupo y
así mantiene al grupo enfocado.
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Maintenance Roles
No matter how effective a group may be at
pursuing the task, the emotional needs of
members of the group must also be attended
to. Members of effective groups play
various positive maintenance roles
throughout a meeting to accommodate
individual needs and feelings. Some
common maintenance roles include:
1. Encourager: Offers praise and
commends others’ ideas when they have
merit. This person provides group
energy and motivates individuals be
providing positive, enthusiastic support.
Papeles de
Mantenimiento
No importa que tan eficaz sea un grupo en
su trabajo, sus necesidades emocionales de
los miembros del grupo tambien tienen que
ser atendidos. Los miembros de grupos
eficaces juegan varios papeles de
mantenimiento positivos para ayudar con las
necesidades y sentimientos individuales.
Algunos papeles comunes incluyen:
1. El animador: Ofrece elogios y
encomenda las ideas de otros que tienen
mérito. Esta persona provee energía y
motivación.
2. Harmonizer: Promotes mutual respect
and reduces personal conflicts and group
tensions.
2. Conciliador: Promueve respeto mutuo y
reduce conflictos personales y tensiones
del grupo.
3. Compromiser: Offers compromise when
conflict arises over an idea. May modify
an idea to promote acceptance.
3. El que entra en un arreglo: Ofrece
arreglos cuando un conflicto resulta sobre
una idea. Puede modificar la idea para
promover aceptación.
4. Consensus Tester: Asks if the group is
nearing a decision. Sends up a trial
balloon to test a possible solution.
5. Process Observer: Observes how the
group is working and offers observations
and standards for improving the group’s
efficiency.
6. Gate Keeper: Strives to keep
communication free and open so that all
members of the group have an
opportunity to participate. Suggests
procedures that encourage sharing of
ideas.
7. Active Listener: Conveys thoughtful
acceptance of other’s ideas by listening
attentively and providing appropriate
feedback..
8. “Follower:” Most people play this
passive role the majority of the meeting
by listening carefully and accepting
others’ ideas.
4. El que genera el acuerdo general:
Pregunta si el grupo ya está por llegar a
una decisión.
5. Observador del proceso: Observa como
el grupo esta trabajando y ofrece
observaciones y sugerencias para mejorar
la eficancia del grupo.
6. El que mantiene la puerta: Trata de
mantener la comunicación libre y abierta
para que todos miembros del grupo
tengan la oportunidad de participar.
Sugiere procedimientos que animan a
compartir ideas.
7. El que escucha activamente: Transmite
aceptación de las ideas de los demás
escuchando atentamente y dando su
resumen.
8. El Seguidor: La mayoría de las personas
juegan este papel pasivo la mayor parte
de la reunión con sólo escuchar y
aceptar las ideas de otros.
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Group Member Roles
Individual Roles – Worksheet
Dealing with Difficult People:
How do we deal with people who play individual roles?
It is natural for individuals to be guided by personal opinions, values, and self-interest.
However, the personal needs of individuals must be balanced against the larger interest of the
group. When individuals assume self-centered roles and place their personal interest above the
needs of the group, this behavior has a negative effect on the functioning of the group. Below
are some common individual roles. Following each role described below, write down how you
might deal with the person(s) playing this role:
1. The Blocker: Consistently reacts negatively to other’s ideas. Typical response is “It’ll
never work” or “We tried that before.”
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
2. The Dominator: This person tends to monopolize discussion and contends that his or
her idea is “the best way.” Often places self-interest above the interest of the group.
Dominators may assert their authority or superiority because of a position of power or
by sheer will and personality.
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
3. The Avoider: Changes the subject to prevent the group from dealing with controversy.
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
4. The Withdrawer: Refuses to become engaged in the topic or discussion. Displays
boredom, indifference, or daydreaming. Avoids showing interest or commitment.
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
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5. The Special-Interest Pleader: Is preoccupied with promoting personal interest above
the needs of the group. Often represents a special outside interest group and
aggressively promotes its cause.
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
6. Self-Confessor: Uses the group as a sounding board for expressing personal feelings.
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
7. Sympathy-Seeker: Similar to the self-confessor, but goes one step further by pointing
out personal problems or misfortunes.
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
8. Anecdoter: Throws discussion off track by telling personal stories that are often
irrelevant.
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
9. Competitor: Competes with others for the best idea. Talks frequently and plays various other
roles to gain attention.
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
10. Recognition Seeker: Similar to the competitor, this person attempts to call attention
to personal achievements and is not above bragging.
Possible solutions: __________________________________________________
_________________________________________________________________
Note: Individual roles are often manifestations of individual personality and are not necessarily
negative if asserted infrequently and in an appropriate manner. For example, an anecdoter’s
story – if relevant or humorous – may add insight about an idea or relieve group tension.
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Papeles De Los Miembros Del Grupo
Hoja De Trabajo –Papeles Individuales
Tratando con Personas Difíciles:
¿Cómo tratamos con personas que desarrollan papeles individuales?
Es natural que las personas sean guiadas por opiniones personales, valores, e intereses propios.
Sin embargo, las necesidades personales de las personas deben de ser balanceadas con el interés
más grande del grupo. Cuando personas asumen papeles individuales y ponen sus intereses
personales por encima de las necesidades del grupo, este comportamiento tiene un efecto
negativo en el funcionamiento del grupo. Abajo hay algunos papeles individuales comunes.
Despues de la definición de cada papel, escriba como usted trataría a tal persona:
1. El Bloqueador: Consistentemente reacciona negativamente a las ideas de los demás.
Respuesta típica es “Nunca va funcionar” o “Ya hemos tratado eso antes.”
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
2. El Dominante: Esta persona tiene la tendencia de monopolizar la discusión y dice que
sus ideas son “la mejor manera.” A menudo pone sus intereses propios por encima de los
intereses del grupo. El dominante ejerce su autoridad o superioridad por una posición de
poder o sencillamente su voluntad y personalidad.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
3. El que rehuye: Esta persona cambia de tema para prevenir que el grupo enfrente
controversia.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
4. El que se separa: Se niega a involucrarse en el tema o la discusión. Muestra aburrimiento,
indiferencia, o se pone a soñar.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
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5. El suplicante de algun interés especial: Esta preocupado con promover su interés personal por
encima de las necesidades del grupo. Muy a menudo representa el interés de un grupo de
afuera y agresivamente promueve su causa.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
6. El Confesor: Usa al grupo como su confesionario para expresar sus sentimientos personales.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
7. El que busca lástima: Similar al confesor, se va a un paso más lejos señalando problemas
personales o desdichas.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
8. El que cuenta: Confunde la discusión contando cuentos personales que no tienen que ver con
lo se esta discutiendo.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
9. El que compite: Compite con los demás para la mejor idea. Habla frecuentemente y hace
otros papeles para ganar la atención.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
10. El que busca reconocimiento: Similar al que compite, esta persona intenta llamar la
atención con sus logros personales.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
11. El chistoso: Siempre con chistes; trata de llamar la atención distrayendo al grupo.
Posibles soluciones: __________________________________________________
_________________________________________________________________
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Effective Meetings:
Why Do People Meet?
Some reasons for meetings:
1. To accomplish a goal of a
group of people
2. To make decisions and move
on to action
3. To share information
4. To identify, develop, or gather
ideas and insights
5. To build group/organization
support for a goal
6. To better understand a policy
(e.g. school board)
7. To develop better working
relationships among members
8. To express unity of purpose
9. To have some fun, a good
feeling working with other
people to reach an important
goal
Ways To Conduct
Meetings
It is desirable to use a procedure that
is . . .
• Understandable and open
• Involves members of group
• Helps group make decisions in
a timely manner
• Encourages a group to make
decisions and move on to
action
Una Reunión Eficaz:
¿Porque Se Reune La
Gente?
Algunas razones para tener una
reunión:
1. Para cumplir una meta de un grupo
de personas
2. Para hacer decisiones y desarrollar
acciones
3. Para compartir información
4. Para identificar, desarrollar, o
juntar ideas
5. Para aumentar apoyo del
grupo/organización para lograr una
meta
6. Para mejor enterder la política de
algo (ejemplo: La directiva de la
escuela)
7. Para desarrollar mejores relaciones
de trabajo entre los miembros
8. Para expresar la unidad en el
propósito o la razón del grupo
9. Para divertirse un poco, se goza
trabajando con otras personas para
alcanzar una meta importante
Maneras de Liderar
Reuniones
Es deseable un proceso que es . . .
• Comprensible y abierto
• Involucra a los miembros del
grupo
• Ayuda al grupo a hacer
decisiones a tiempo
• Anima al grupo a tomar
decisiones e ir a la acción
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Select a Fitting
Procedure:
Escoja un proceso que
quede con el grupo
(framework)
• Formal
• Menos Formal
• Formal
• Less formal
Formal
Formal
(Parliamentary Procedure)
(Proceso Parlamentario)
Most U.S. governments use this – federal
state, city, schools, etc.
La mayoría de los goviernos
estadounidenses usan este proceso – federal,
estatal, municipal, escolar.
Generally, the higher the stakes, (legislative
action) the more formal the procedure used.
Majority rules.
Generalmente, entre más altas las
consecuencias, más formal es proceso. La
mayoría gobierna.
Why? Within a political context there are
competing interests and relatively high
stakes.
¿Por qué? Dentro de un contexto político
hay intereses que compiten y altas
consecuencias.
In a democracy, the process used has a
powerful effect on that action (for public
support and confidence in our elected
representatives).
En una democracia, el proceso que se usa
tiene un efecto poderoso en esa acción (para
el apoyo público y confianza en nuestros
representantes elegidos).
Parliamentary
Procedure
•
The form and safeguards of
Parliamentary Procedure were invented
for democratic governance
•
These procedures are important for
groups sharing power and who are
responsible to those who have elected
them to represent us
•
Not used in private sector, where higher
value is placed on secrecy, speed,
executive decision making, and private
(not public) interest
El Proceso
Parlamentario
•
La forma y las defensas del PP fueron
inventadas para un gobierno democratico
•
Estos procesos son importante para los
grupos que comparten el poder y quienes
son responsables para aquellos quienes
los han elegidos para representarlos
•
No se usa en el sector privado, donde
hay más secreto, rapidez, decisiones
hechas por ejecutivos, e intereses
privados
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A Less Formal
Meeting Procedure
• A ‘modified’ parliamentary
procedure
• More focus on discussion,
agreement, working together –
process is more “open” and
“friendly”
• Used more in community and
non-profit groups
• The procedure “language” is
more everyday language – not
formal PP
• More focus on helping the
group reach its goals
Why Is It Important To
Have An Understanding Of
Parliamentary Procedure?
Most of our “public” business is
conducted with PP. If you don’t
know the (PP) language, how can you
participate and affect decisions made?
Which Procedure to Use?
(Formal vs. Informal)
It Depends!
• Government bodies are usually
required to follow some form of
PP.
• Smaller groups may use more
informal, friendly procedure – use
what will help you reach your
goals.
Un Proceso Menos
Formal
• Un proceso parlamentario
"modificado"
• Más enfocado en discusión,
acuerdo, trabajar en conjunto – el
proceso es más "abierto" y
"amistoso"
• Se usa más en comunidades y
grupos no lucrativos
• El idioma del proceso es más usual
– no es formal como PP
• Más enfocado en ayudar al grupo a
alcanzar sus metas
¿Por Qué Es Importante
Entender El Proceso
Parlamentario?
La mayoría de nuestro negocio"público"
es conducido por PP. ¿Si no sabes el
idioma del PP, como vas a participar
y afectar las decisiones que hagas?
¿Qué Proceso Debemos Usar?
(Formal vs. Informal)
¡Eso Depende!
• Los cuerpos gubernamentales son
usualmente requeridos que sigan
una forma de PP
• Grupos más pequeños usan un
proceso menos formal, más
amistoso – usa lo que te ayude ha
alcanzar tus metas
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What is the intent of
Parliamentary Procedure?
•
Well proven rules to move meeting
along
•
Reglas bien probadas que hacen que
la renunión siga adelante
•
Maintains order
•
Mantiene orden
•
Controls communication process
•
Controla el proceso de comunicación
•
Orderly, democratic
•
Ordenado, democrático
When is PP necessary?
A small group working effectively
without formal rules, with no one
trying to dominate the meetings and
members respecting other’s
viewpoints.
YES or NO?
•
•
•
•
¿Cúal es la Intención del
Proceso Parlamentario?
Usually when groups become larger
Issues – complex, controversial
Stakes higher (money, policy)
Usually, the higher the stakes, the more
formal the procedure
Some Principles of PP
(Serves democratic principles)
• Only one issue discussed at a time
• All members have equal basic
rights – to vote, to be heard, to
oppose
• Rights of the minority must be
protected
• No one can speak until recognized
by the chairperson
• Every member can speak to the
issue on the floor; no one can
speak a second time as long as
another wants to speak a first time
• A majority vote decides an issue
• Chairperson strictly impartial
¿Cuándo es necesario el PP?
Un pequeño grupo trabajando
eficazmente sin regalas formales, sin
que nadie domine la reunión y los
miembros se respetan.
¿Sí o No?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Usualmente cuando los grupose hacen
más grandes
Temas – complejos, controversiales
Consecuencias importantes (dinero,
politica)
Usualmente entre más altas las
consecuencias más formal el proceso
Algunos Principios del Proceso
Parlamentario
Hablar de solamente un asunto a la vez
Todos los miembros tienen los mismos
derechos básicos – votar, ser, escuchado,
oponer
Es preciso respetar los derechos de la
minoría
Nadie puede hablar sin ser reconocido
por el dirigente de la reunión
Cada miembro puede hablar del asunto
por decidir; nadie puede hablar por
segunda vez hasta que todos los que
desean hablar por primera vez han tenido
la oportunidad
Mayoría de votos decide la cuestión
El que dirige la reunión es
completamente imparcial
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Parliamentary Procedure:
A Careful Blend of . . .
1. Due process – safeguards and
protections of individual rights
2. Equity – equal treatment of all
participants
3. The need for explicit routines
for conducting business, so
everyone knows the procedure
4. The need for discussion and
ways to manage it
5. The executive need to manage
discussion and business in a
way that produces closure,
work plans, and records of
actions and discussion.
Key Points for Effective
Meetings
• An Effective Leader must
possess the skills and
understanding of what makes
an effective meeting.
• Flexibility. There are different
ways to conduct a meeting –
understand the situation and
recognize that there is not just
one way. Generally, the higher
the stakes, the more formal the
meeting procedure.
• Pre-Planning is crucial.
El Procedimiento
Parlamentario: Una Mezcla
Cuidadosa de . . .
1. Due process – resguardos y
protecciones de los derechos
individuales
2. Igualdad – el tratamiento igual
para todos los participantes
3. La necesidad para rutinas
explicitos para conducir los
negocios del grupo, para que todos
sepan la manera de conducir la
reunión.
4. La necesidad para libre
discusión y la manera de dirigirla.
5. La necesidad ejecutiva para
dirigir la discusión y negocios de
tal manera que produzca
finalidad, plan de trabajo, y un
archivo de las acciones tomadas
y la discusión.
Los Puntos Claves Para Las
Reuniones Eficaces
• Un/Una Líder Eficaz debe tener
las habilidades necesarias y una
comprensión de lo que importa
para una reunión eficaz.
• La Flexibilidad. Hay varias
maneras de conducir una reunión.
Comprender la situación y
reconocer que no hay solamente
una manera. Por lo general, cuanto
más importantes el resultado, más
formal la reunión en cuanto a su
procedimiento.
• La Preparación con anticipación
es esencial.
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•
•
•
•
Before the Meeting
Make sure you have a reason to meet.
Ask what would happen if you didn’t
hold the meeting.
Prepare an agenda. Get input from
others about agenda items.
If possible, send agenda out ahead of
time.
Consider the physical setting: comfort,
equipment, seating conducive to
situation and group interaction.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Estar serguro de que hay una razón
para reunirse.
• Preparar una agenda. Recibir
sugerencias de los otros sobre los
asuntos.
• Si sea posible, mandar la agenda de
antemano.
• Dar consideración al ambiente físico:
comódo, el equipaje necesario, los
asientos para la situación y la interacción
del grupo.
During the Meeting
Begin on time
Team Building – introductions; ice
breakers
If group is not well acquainted,
consider name tag or placards
Establish ground rules that all
members agree to follow
Decide how decisions are to be made
(consensus, majority vote, or by
chairperson)
Follow the agenda
- Mail before meeting
- Review with group at beginning of
meeting
- State purpose or desired outcomes
for meeting and also for each
agenda item
- Place most important items first
- Assign time frame for each item
- Allocate time frame according to
importance of items
Assign jobs of recorder, time
watcher, and other relevant roles
Record ideas and decisions on flip
chart or white board for all to see
Verify date, time, and place of next
meeting
In closing, verify assigned
responsibilities of members
End on time!
Antes de la Reunión
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Durante la Reunión
Comenzar a tiempo
Apoyar el grupo como un equipo –
precentaciones, dinámicas
Si el grupo no se conoce bien, es buena idea
utilizar algo para sus nombres.
Establecer las reglas o los prodecimientos en
los cuales todos están acuerdo
Decidir como van a hacer las decisiones – el
consenso, un voto de la mayoría, o por el
dirigente
Seguir la agenda
- Mandarla antes de la reunión
- Repasarla con el grupo al comienzo de
la reunión
- Explicar el propósito o los resultados
deseados
- Colocar los asuntos más importantes
primeros
- Decidir cuanto tiempo va a necesitar
para cada asunto, y poner cierta
cantidad de tiempo
Nombrar a personas para responsibilidades
como secretaria/o, persona para fijar la hora,
y otros papeles de importancia para el grupo
Escribir las ideas importantes en papel
grande y pegarlo a la pared para que todos
pueden ver
Verificar el lugar, la hora y la fecha para la
próxima reunión
Para terminar la reunión, nombrar a
personas responsables para cierto trabajos en
la próxima reunión
Terminar a la hora
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After the Meeting
•
Mentally review and assess the
meeting as soon as possible
afterward – problems and successes
• Send participants’ a copy of the
meeting minutes
• Remind participants of assignments
and plans for the next meeting
Effective Meetings:
The Agenda
An agenda is a written order of business to
conduct a meeting; it is a list of things to be
done. It is an invaluable tool to help a group
focus on the business at hand and more
quickly achieve its goals.
An agenda can help your group:
Brainstorm
Get feedback
Report
Plan
Make decisions
Solve problems
The meeting agenda includes:
Date
Time
Location
Name of the group
Title or topic of the meeting
Name and phone number of a contact
Person
The chairperson or leader is responsible
for preparing the agenda in advance of the
meeting. Consulting with some members in
advance is a good idea to make sure the key
items are on the agenda. Let members know
ahead of time if you expect them to make a
report on the progress of a project at the
meeting.
•
•
•
Después de la Reunión
Repasar y evaluar la reunión tan pronto
como sea posible – problemas y éxitos
Mandar a todos los participantes unas
actas de lo que pasó
Recordar a todos los participantes de sus
tareas o los planes para la próxima
reunión
La Reunión Eficaz:
La Agenda
Una agenda es un orden de procedimiento
escrito que se usa para dirigir una reunión.
Es una lista de las cosas que hay que hacer.
Es una herramienta importante para ayudar
al grupo enfocar en lo que hay que hacer al
momento y llegar a sus metas más
rapidamente.
La agenda puede ayudar que su grupo:
1. “Brainstorm” (ataque de ideas) –
generar una lista de posibilidades sin
criticar
2. Recibir feedback – reacciones
después de proponer una idea
3. Llevar información al grupo, quizás
un informe sobre un tema
4. Planificar las acciones del grupo
5. Decidir
6. Resolver problemas
La agenda de la reunión incluye:
La fecha
La hora
El local
El nombre del grupo
El tema, o el título, o el asunto
principal de la reunión
Nombre y teléfono de la persona con
quien puede ponerse en contacto
con preguntas de antemano
El chairperson o líder o dirigente es
responsable para preparar la agenda con
antipación de la reunión. Es buena idea
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Start and end the meeting on time – you’ll
earn member’s respect. It is often helpful to
specify the start time for each item and the
amount of time to be spent on each item –
this can help keep the meeting focused on
the most important items and the meeting
moving along on time.
Setting Up the Meeting
Environment
An important aspect of a productive meeting
is creating an environment that encourages a
“group process” where everyone is
encouraged to participate.
Attributes of a desirable
meeting environment:
•
Movable tables and chairs, arranged
so everyone can see and hear the
other members of the group. This
shows that each person is important.
• Quiet
• Well-lighted, well-ventilated
• Comfortable
• Restrooms nearby
• Equipment on hand – newsprint,
easel, markers, tape
• Wall space to post flip charts, for
everyone to see
• Refreshments available – more
sociable, builds group togetherness
consultar con algunos miembros con tiempo
para asegurar que los propósitos claves están
en la agenda. Comuníquese con los
miembros de antemano si espera que hagan
un informe o una plática sobre algun asunto
o proyecto durante la reunión.
Empezar y termimar la reunión a tiempo
– para ganar el respeto del grupo. A veces es
bueno fijar cierta cantidad de tiempo para
cada asunto en la agenda. Es una ayuda para
enfocar y mantener el horario de la reunión.
Ponga Atención al
Ambiente de la Reunión
Un aspecto muy importante de una reunión
productiva es el crear un ambiente que
anime al “proceso de grupo” donde todos
puedan participar.
Algunas cosas que hay que
considerar para un ambiente
deseable:
•
•
•
•
•
•
•
Room Setup:
Take a few minutes before the meeting to set
up the room to encourage full participation.
If everyone can see and hear all other
participants, chances are you will have more
active participation by all members of the
group.
•
Sillas y mesas que se puedan mover,
acomodadas de tal manera que se pueden
ver y escuchar todos los miembros del
grupo. Esto demuestra que cada persona
es importante.
Silencio
Tener buena luz, ventilación
Cómodo
Baños cerca
Equipo a mano – papeleta, marcadores,
cinta
Espacio para poner las papeletas en la
pared que todos puedan ver
Refrescos disponibles – más sociable
El Salón:
Tome unos minutos antes de la reunión para
arreglar el salón de tal manera que anime a
una participación entera. Si todos pueden
ver y escuchar a los demás participantes, va
a tener más participación activa de los
miembros.
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Setting Up the Meeting Environment:
Table Arrangements and Seating Suggestions
This:
Éste:
Not This:
No Éste:
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