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Manual de Embarques
Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en docs.intelisis.com
Manual de Embarques
1
2
3
Introducción
1.1
Objetivos generales y aplicaciones con el ERP
4
1.2
Diagrama de Integración
5
1.3
Diagrama de Proceso
6
Configuración
2.1
Configuración General
8
2.2
Configuración de Módulo
9
2.3
Conceptos
11
2.4
Configuración de Embarques
12
Funcionalidad
3.1
4
Embarcar Movimientos
23
Exploradores, Herramientas y Reportes
4.1
Exploradores
44
4.2
Herramientas
47
4.3
Reportes
50
Introducción
Manual de Embarques - 3
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Objetivos generales y aplicaciones con el ERP
El Módulo de Embarques se utiliza para registrar la información y actividades
involucradas en el traslado de productos que manufactura y comercializa una
empresa, tales como: fecha de emisión, fecha de salida, vehículos, ruta, agente,
paquetes y destino de los productos. También se puede embarcar una nota, un
pedido, realizar un cobro, etc.
Entre las ventajas que proporciona el módulo de Embarques están:
•
•
•
•
•
•
•
•
Permite consultar el estatus en el que se encuentran los embarques.
Manejo fácil y seguro del transporte de materiales así como del responsable
de llevarlo.
Control de salidas de los destinos de embarque y de las cantidades que se
llevan.
Registro y asignación de rutas de entrega.
Registro de entregas realizadas y revisadas.
Se tiene un control total en el proceso de embarques, inclusive entre
sucursales.
Facilita la consulta rápida de los embarques a través de reportes específicos,
los cuales reflejan el comportamiento diario de esta actividad.
Permite transportar datos a Excel y Acrobat.
Los datos de entrada serán aquellos que provienen directamente del Módulo de
ventas con el movimiento tipo factura, especificando lugar de entrega, fechas,
condiciones y cantidades solicitadas que se entregarán al cliente. Algunos otros
datos de entrada provienen del Módulo de Cuentas por Cobrar cuando se trata
del movimiento Orden de Cobro.
También el Módulo de Embarques recibe entradas de información del Módulo
de Inventarios por medio de los movimientos Orden de Traspaso, Transferencia,
y algún otro, que son utilizados para enviar la mercancía entre almacenes o
sucursales. Compras es otro de los módulos de los que se genera información, ya
que el sistema permite generar embarques a partir de los movimientos Orden de
Compra y Requisición. Este manual está hecho especialmente para la versión
4600 de Intelisis ERP.
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Diagrama de Integración
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Diagrama de Proceso
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Configuración
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Configuración General
El módulo de embarques está integrado en la versión estándar de Intelisis, por lo
que no requiere una activación particular en la configuración general.
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Configuración de Módulo
Ruta: Configurar |Empresas |Seleccionar Empresa| Menú Edición| 2:
Configuración de Módulos| Pestaña Embarques
1. Estado del Embarque Pendiente (Por Omisión): Se puede seleccionar
entre diferentes estados previamente configurados en la ruta Configurar |
Embarques | Estados para que al momento de afectar el movimiento y pase a
pendiente se coloque éste dato en el campo Estado a nivel detalle del
movimiento.
2. Estado del Embarque Transito (Por Omisión): Seleccionar estado,
previamente configurado en la ruta Configurar | Embarques | Estados para
que sea el que se coloque por omisión en el campo Estado a nivel detalle del
movimiento cuando el embarque se encuentra en tránsito.
3. Base prorrateo Gastos: Seleccionar entre qué se deben prorratear los
posibles gastos que pueda generar un embarque.
•
Importe: Prorratea el o los gastos sobre el Importe Total que se ente
embarcando.
•
Paquetes: Prorratea entre el número de paquetes que vengan en el
movimiento a embarcar (si se quieren utilizar paquetes debe prenderse el
check paquetes en la pestaña Ventas de la configuración de módulos de la
empresa)
•
Peso: Se distribuye el gasto entre el peso de la mercancía a embarcar (El
campo PESO deben tener información esto se captura en la pestaña Datos
Generales del catálogo de artículos)
•
Volumen: Se distribuye el gasto entre el volumen de los artículos a embarcar
(El campo VOLUMEN deben tener información esto se captura en la pestaña
Datos Generales del catálogo de artículos)
•
Peso/Volumen: Se prorratean los gatos entre en peso y volumen de los
artículos contenidos en el movimiento a embarcar (Los campos PESO y
VOLUMEN deben tener información esto se captura en la pestaña Datos
Generales del catálogo de artículos (Cuentas |Artículos| Pestaña Datos
Generales)
4. Afectar Automáticamente los Embarques Cobrados: Permite generar y
concluir el movimiento cobro en el módulo de CXC, de la factura enviada al
módulo de embarques desde Cuentas por Cobrar.
5. Ejecutar sugerido Cobro al cobrar Embarques: Sugiere al usuario el
importe a cobrar, este sugerido es el importe total de las facturas embarcadas
Manual de Embarques - 9
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importe a cobrar, este sugerido es el importe total de las facturas embarcadas
desde CXC.
6. Cobrar de Más: Permite generar un cobro por un importe mayor al importe
de la factura enviada desde CXC (Importante: si el importe es mayor, el sistema
buscará contra qué otro movimiento del cliente aplicar esa diferencia).
7. Generar Gasto Automático Tarifa Zona: Se generan los gastos
configurados por la zona en que se van a entregar los artículos (Este gasto se
configura con base en la familia de los artículos, por lo que este campo debe
traer información).
8. Afectar Gasto Automático Tarifa-Zona: Se afecta el gasto generado por la
zona en la que se entregarán los artículos.
9. Desembarques parciales: Permite enviar en parcialidades el total del
movimiento enviado a embarcar (Sólo aplica para los movimientos enviados
desde el módulo de ventas)
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Conceptos
Para configurar los conceptos referentes al módulo dirigirse a la siguiente ruta:
Ruta: Configurar| Conceptos| Embarques
1. Concepto: Dar de alta el o los conceptos a utilizar en el módulo.
2. Dar click en Guardar y Cerrar.
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Configuración de Embarques
Vehículos
Ruta: Configurar| Embarques| Vehículos
En esta ruta se darán de alta todos los vehículos que se utilizarán para la entrega y
cobro de artículos, estos pueden ser propios o de un tercero que le preste el
servicio a la empresa.
Pestaña Vehículo
1. Clave. Esta puede ser alfa numérica, es la clave con la que se va a identificar al
vehículo.
2. Estatus. Por omisión el sistema colocará DISPONIBLE cuando se da de alta un
nuevo vehículo (Los otros estatus pueden ser EN TRANSITO y BLOQUEADO).
3. Descripción. Breve descripción del vehículo
4. Placas. Placas del Vehículo
5.Capacidad Volumen. Capacidad en metros cúbicos con la que cuenta en
vehículo.
6. Capacidad Peso. Capacidad en kilos.
7.Rendimiento Combustible. Rendimiento kilómetros por litro de combustible.
8.Rendimiento Termo. Capacidad del vehículo para mantener frío el espacio
en el que se transporta la mercancía (Artículos que requieran mantener una
temperatura para su transportación y consumo)
9.Ruta por omisión. Ruta que tendrá el vehículo por omisión (estas rutas se dan
de alta en la siguiente ruta; Configurar| Embarques| Rutas)
10.Proveedor. Si el servicio de transportación de mercancía lo presta un tercero,
en este campo se selecciona el proveedor al que pertenece el vehículo.
11. Generar Gasto (Tarifa Costo). Esto habilita la pestaña Gasto en la que se
configura las características del gasto a generar cuando se utilice este vehículo.
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Pestaña Agente.
1. Agente por Omisión: Seleccionar del catálogo de agentes el que por
omisión va a estar ligado al vehículo (Los agentes se dan de alta en la siguiente
ruta; (Cuentas| Agentes| Nuevo)
El sistema te permite configurar hasta tres agentes por vehículo.
Pestaña Activo Fijo
1. Artículo: Seleccionar el artículo con categoría de activo fijo.
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1. Artículo: Seleccionar el artículo con categoría de activo fijo.
2. Serie: Seleccionar la serie correspondiente a este vehículo.
Pestaña Otros Datos
En estos campos se pueden registrar descripciones más extensas sobre el
vehículo. Son campos de texto libre.
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Formas de envío
En este apartado se registran las diferentes formas de envío que utilizará la
empresa
1. Datos Forma de Envío: Datos con los que se identificará la forma de envío a
utilizar por el cliente. Dirección, colonia, código postal, población, estado, país,
teléfono, encargado.
2. Se Embarca: Permitirá identificar que se utilizará en el módulo de embarques
3. Es propia: Permite identificar que la forma de envío es de la empresa y no de
un tercero.
Zonas
Ruta: Configurar | Embarques | Zonas
La configuración de Zona se emplea para dar de alta las regiones que la empresa
quiera establecer para la entrega a sus clientes y proveedores.
1. Zona: Dar de alta las diferentes regiones a las cuales se enviarán embarques.
2. Tipo: Capturar los diferentes zonas de envío, es campo de texto libre.
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Rutas
Ruta: Configuración | Embarques | Rutas
La configuración de Rutas se utiliza para poder especificar direcciones o ámbitos
geográficos, como zona de trasporte, tiempo de entrega, etc. Permite
especificar la sucursal origen y destino para embarcar y trasladar mercancía
entre los almacenes de las diferente sucursales de la empresa.
1. Ruta: Dar de alta las diferentes rutas de embarque que utilizará la empresa.
2. Zona: Seleccionar la zona, previamente configurada y ligarla a una ruta.
3. Tiempo de Entrega: Tiempo estimado de entrega de la mercancía por ruta.
4. Unidad: Unidad para medir el tiempo de entrega, pueden ser horas, días,
semanas, etc.
5. Kilómetros: Kilómetros que abarca la ruta de embarque.
6. Costo: Costo estimado de cada una de las rutas.
7. Sucursal Origen: Sucursal de la que sale la mercancía (Se utiliza más para
traspasos de mercancía).
8. Sucursal Destino: Sucursal a la que será enviada la mercancía.
9. Clientes Ruta: Muestra los clientes a los que se les haya asignado una ruta
(Este dato se captura en la pestaña de datos generales del catálogo de clientes).
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10. Códigos Postales Ruta: Aquí se capturarán los códigos postales de cada
una de las rutas (esta la posibilidad de importar esta información desde un
archivo de Excel).
Tarifas
Ruta: Configurar | Embarques | Tarifas
Las tarifas son los costos por el traslado de mercancía a un lugar determinado. La
configuración de Tarifas permite registrar los diferentes importes que conforman
los costos de transporte, inventario y compras para llevar a cabo la entrega del
producto a los clientes.
1. Agrupador Artículo: Se captura el agrupador del artículo. Esto es para definir
tarifas por cada tipo de artículo (El único agrupador permitido del catálogo de
artículos es la familia).
2. Nombre: Trae el nombre de la familia seleccionada.
3. % Ventas, %Inventarios, % Compras: Definir el porcentaje de la tarifa por
embarque ya sea por inventario, volumen de venta o compra del artículo. Es
decir del importe de la venta se cobra un porcentaje como tarifa, por ejemplo en
este caso es de 2.5%.
Al concluir de registrar los datos anteriores se verificar que sean correctos y se
guarda presionando el botón Guardar y Cerrar.
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Acciones
Las acciones son un conjunto de enlaces cuya acción o evento únicamente
afecta al embarque.
Ruta: Configurar | Embarques | Acciones
1. Se captura el nombre de la acción y establece el orden.
2. Al concluir de registrar los datos anteriores se verificar que sean correctos y se
guarda presionando el botón Guardar y Cerrar.
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Estados
Los estados se emplean para describir una situación o etapas en el cual se halla el
embarque.
Ruta: Configurar | Embarques | Estados
1. Estado: Ingresar la nueva condición para identificar un embarque.
2. Tipo: Elegir la Opción que corresponda en la nueva situación ingresada
(Entregado, recibido, cobrado, pendiente, desembarcar).
3. Al concluir de registrar los datos anteriores se verificar que sean correctos y se
guarda presionando el botón Guardar y Cerrar.
Causas
La configuración de una Causa se emplea para crear un catálogo de instancias a
partir de la cual se desarrollan eventos o situaciones específicas involucradas en
el Embarque. Regularmente se utilizan para justificar porque no se pudo entregar
o cobrar un movimiento.
Ruta: Configurar | Embarques | Causas
1. Causa: Capturar las posibles causas por las que no se pudo entregar o cobrar
el movimiento embarcado.
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el movimiento embarcado.
2. Categoría: Categoría que servida para distinguir una causa de otra (se dan de
alta seleccionando el icono de categorías del encabezado de la pestaña).
3. Dar click en Guardar y cerrar
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Funcionalidad
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Embarcar Movimientos
Ingreso al Módulo
Ruta: Logística | Embarques
Dar click en Nuevo.
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Pantalla de Captura
La pantalla de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se
dividen en dos partes, la parte del Encabezado (1) y el Detalle (2).
La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los
movimientos introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas
correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación.
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Flujo Embaracar Movimientos
Antes de iniciar con este proceso, es necesario enviar el o los movimientos a
embarcar en el módulo de ventas, esta se pueden hacer de varias formas:
1. Manual
Ruta: Comercial | Ventas | Seleccionar Movimiento a Embarcar | Abrir |
Menú Archivo | Embarcar.
Aceptar y confirmar el embarque Manual.
2. Embarcar en Lote
Esta forma se explicará en la sección Herramientas de este manual.
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3. Movimientos desde el Módulo de Embarques
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Ruta: Logísitica | Embarques | Nuevo
1. Movimiento. Campo que indica el movimiento a realizar dentro del Módulo
correspondiente.
2. Proyecto. Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al
movimiento.
3. UEN. La Unidad Estrategica de Negocios es un clasificador que ayuda a dividir
a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a una planeación
estrategica.
4. Fecha Emisión. Indica la fecha en que se originó el movimiento,
generalmente aparece automáticamente la fecha local o la del servidor.
5. Vehículo. Selecciona el vehículo a asigar el embarque.
6. Agente. Selecciona el agente a cargo del vehículo o embarque.
7. Cuenta de Dinero. En caso de cobro del pedido indica la cuenta de dinero a
la que ingresará el importe cobrado.
8. Ruta. Indica la ruta de distribución que corresponda (esta puede estar ligada
directamente al vehículo, revisar alta de vehículos).
9. Referencia. Registra el código o forma de identificar el pedido (campo de
texto libre).
10. Concepto. Indica el concepto por el cual se esta realizando el movimiento.
11. Observaciones. Campo abierto para el registro de algún comentario o
característica sobre el pedido.
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1. Fecha Salida. Indica la fecha en que parte el vehículo para la entrega del
pedido.
2. Fecha Retorno. Indica la fecha en que regresa el vehículo después de la
entrega del pedido.
3. Termo Inicia. Este campo se utiliza para registrar la temperatura que indica el
termómetro de una caja de refrigeración al enviar el embarque.
4. Termo Fin. Este campo se utiliza para registrar la temperatura que indica el
termómetro de una caja de refrigeración después de entregar el embarque.
5. Kilómetros Salida. Registra el número de kilómetros recorridos por el
vehículo para realizar la entrega de mercancía.
6. Kilómetros Retorno. Registra el número de kilómetros recorridos por el
vehículo para regresar al lugar de origen una vez entregada la mercancía.
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Con el movimiento abierto, ir al Menú Edición | Asignar Embarques
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De inmediato se despliega la pantalla Asignar Embarques en la cual:
1. Se seleccionan las facturas a Embarcar activando el check del pedido.
2. Presionar el botón Asignar Selección.
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En la imagen se muestra cómo el sistema asignará la selección realizada al
movimiento de embarque.
1. Seleccionar el botón Aceptar.
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Al aceptar la asignación del embarque, aparece de nuevo el movimiento con el
pedido asignado.
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Al afectar el movimiento Embarque, este pasa de estatus Sin Afectar a
Pendiente. En estatus pendiente se habilitará el campo “Estado”, que se
configuró por omisión.
En este paso se puede cambiar el Estado del embarque para concluir el
movimiento.
Estados:
•
•
•
•
•
•
Entregado. Indica que el embarque fue entregado en su destino, el sistema
colocará en el campo Fecha y Hora, del cambio de estado (Este estado
permite concluir el movimiento Embarque).
Cobrado. Solo aplica para órdenes de cobro.
Tránsito. Le indica al sistema que el embarque no ha llegado a su destino.
Pendiente. Como su nombre lo indica, el embarque sigue pendiente de
darle un seguimiento.
Recogido. Se coloca sí cuando en lugar de entregar mercancía se va a
recoger mercancía en algún almacén de las sucursales de la empresa (aplica
para movimientos embarcados desde el módulo de inventarios o compras).
Desembarcar. Si por algún motivo la mercancía no puedo ser entregada, se
coloca este estado y una vez concluido el movimiento el movimiento
embarcado vuelve a quedar disponible para utilizarlo en un nuevo
embarque.
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Embarque desde Gastos
Para vincular gastos al Embarque ir a la siguiente ruta:
Logística | Embarques | Seleccionar Movimiento en estatus pendiente |
Menú Edición | Gatos.
Dar click en Nuevo.
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1. Movimiento. Seleccionar Gasto.
2. Acreedor Resp. Seleccionar al Acreedor al que se le adjudicará el gasto.
3. Concepto. Seleccionar el concepto que corresponda al gasto. Para este
ejemplo se seleccionó Viaje.
4. Importe. Capturar el importe del gasto
5. Dar click en Guardar y regresar al movimiento Embarque.
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Afectar el movimiento y concluirlo. Ir al siguiente menú:
Menú Edición | Posición del Movimiento
Se puede observar el moviemiento Gasto generado y concluido.
Orden de Cobro
1. Movimiento. Seleccionar Oden de Cobro.
2. Proyecto. Campo para seleccuinar el proyecto que está relacionado al
movimiento.
3. UEN. La Unidad Estrategica de Negocios es un clasificador que ayuda a dividir
a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a una planeación
estrategica.
4. Cobrador. Permite Asignar al cobrador (Catalogo de Personal)
5. Fecha Emisión. Indica la fecha en que se originó el movimiento, aparece
automáticamente la fecha local o la del servidor.
6. Vehículo. Selecciona el vehículo a asigar el embarque.
7. Agente. Selecciona el agente a cargo del vehículo o embarque.
8. Cuenta de Dinero. En caso de cobro del pedido, indica la cuenta de dinero a
la que ingresará el importe cobrado.
9. Ruta. Indica la ruta de de distribución que corresponda (esta puede estar
ligada directamente al vehículo, revisar alta de vehículos)
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ligada directamente al vehículo, revisar alta de vehículos)
10. Referencia. Registra el código o forma de identificar el pedido (campo de
texto libre).
11. Concepto. Indica el concepto por el que se está realizando el movimiento.
12. Observaciones. Campo abierto para el registro de algún comentario o
característica sobre el pedido.
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Con el movimeinto abierto, ir al Siguiente menú:
Menú Edición | Asignar embarques.
Aparecerán los movimientos para asignar las órdenes de cobro.
1. Activar el check de los movimientos a asignar.
2. Dar click en Asignar Selección.
3. Dar click en Aceptar para cerrar la ventana y regresar al movimiento de Orden
de Cobro.
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Al seleccionar la asignación, esta aparece en el movimiento y queda listo para
afectar.
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Al Afectar por primera vez, se agrega en el detalle la columna Estado, en la que
se selecciona el nuevo estado del embarque; si dicho estado cambia a
Entregado, al afectar el movimeinto quedará en Concluido.
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Exploradores, Herramientas y Reportes
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Exploradores
Los Exploradores son reportes dinámicos ya que incluyen filtros de búsqueda
para requerir sólo la información necesaria, el usuario podrá utilizar dichos filtros
para visualizar la información de acuerdo a sus necesidades.
Ruta: Exploradores | Embarques | Explorador deseado.
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Pendientes Por Embarcar
Muestra la información de los movimientos pendientes de embarcar. La vista por
omisión de este explorador despliega el movimiento, zona, ruta, cliente, sucursal
del cliente, nombre del envío, importe total, días, entre otros datos.
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Embarques (por Cliente)
Esta opción de exploración permite ver los embarques asignados por cliente. La
vista por omisión del explorador despliega las columnas Embarque, Movimiento,
Estado, Días, Zona, Ruta, Proveedor, Importe y Observaciones.
Embarques (por Vehículo)
Esta opción de exploración permite ver los embarques asignados al vehículo.
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Herramientas
Ruta: Herramientas | Embarques | Asistente
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1. Movimiento. Seleccionar el Movimiento a editar.
2. Consecutivo. Capturar el consecutivo del movimiento a editar.
3. Estado. Desplegar con el combo de selección los estados por los que se
puede cambiar el movimiento.
4. Dar click en Aceptar.
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Al volver al movimiento editado, se puede observar el cambio de estado del
mismo.
Manual de Embarques - 49
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Reportes
Los Reportes son una forma de presentación de la información de los
movimientos realizados que se encuentran delimitados por filtros.
En todas las opciones que se presentan, el usuario debe determinar los rangos
que desean desplegar en el reporte. Además, es posible establecer el orden en
que la información será distribuida, o bien, el nivel de detalle del reporte.
Dentro del Reporte y como encabezado, aparecen el Nombre del Reporte, el
Ejercicio y el nombre de la Empresa, debajo de este encabezado se presentan
las columnas que organizan la información con base a los filtros y variables
seleccionadas, y en la parte inferior, aparecen los Subtotales, Totales y Gran
Totales de la información.
Ruta: Reportes | Embarques | General de Movimientos
Este reporte muestra los saldos acumulados por movimientos del módulo, los
cuales se pueden filtrar y elegir de acuerdo a los siguientes criterios:
1. Del agente. Seleccionar al Agente desde donde se desea realizar el reporte.
2. Al agente. Seleccionar al Agente hasta donde se desea realizar el reporte.
3. Del Cliente. Seleccionar al Cliente desde donde se desea realizar el reporte.
4. Al Cliente. Seleccionar al Cliente hasta donde se desea realizar el reporte.
5. Categoría. Seleccionar la categoría de Clientes de la que se desea obtener el
reporte.
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reporte.
6. Grupo. Seleccionar el Grupo de Clientes de la que se desea obtener el
reporte.
7. Familia. Seleccionar la Familia de Clientes de la que se desea obtener el
reporte.
8. Sucursal. Seleccionar la sucursal de donde se desea obtener el reporte.
9. UEN. Indicar el tipo de UEN que se desea consultar.
10. Tipo de Movimiento. Seleccionar el movimiento específico del que se
desea elaborar el reporte.
11. Estatus. Seleccionar el estatus en el que debe encontrar el movimiento para
elaborar el reporte.
12. De la fecha. Indicar la fecha a partir de la cual se desea el reporte.
13. A la Fecha. Indicar la fecha hasta la que se desea elaborar el reporte.
14. Desglosar. Indica si se desea que los movimientos que aparecerán en el
reporte muestren el detalle de los conceptos para los que se realizaron.
15. Dar click en Preliminar.
El sistema muestra el resultado de los filtros aplicados. Dicha vista cuenta con las
siguientes opciones.
•
•
Imprimir.
Exportar a Excel.
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•
•
•
•
Exportar a Excel.
Guardar.
Enviar vía e-mail.
Convertir a archivo PDF.
Al terminar la consula dar click en Cerrar.
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