sistema de sueldos y jornales

S ISTEMA DE SUELDOS Y JORNALES
CARACTERISTICAS
A través del sistema de sueldos y jornales se realiza la liquidación de remuneraciones de todos los integrantes
de la organización, así como también la obtención de la información necesaria para cumplir con los
requerimientos legales vigentes (como, por ejemplo: jubilación, aportes a sindicatos, ART, etc.).
Otro aspecto importante para destacar es que el sistema debe prever la generación de informes para los
niveles gerenciales con la amplitud requerida por los mismos, así como también en tiempo y forma.
En esto último es imprescindible tener en cuenta que la información debería ser suministrada por centro de
costos, por sectores, por empleados, etcétera.
Involucrando al sistema estudiado con el contexto externo, el mismo debe ser capaz de poder adaptarse a los
cambios que se generen en la legislación relacionada con el ámbito laboral.
Desde el punto de vista interno al ámbito organizacional, el mismo debe contemplar las variaciones en la
situación de cada uno de los empleados.
LEGAJOS DE LOS EMPLEADOS
Cada uno de los empleados debe tener dentro de la organización un legajo donde no sólo consten sus datos
personales, sino también:

Examen psicotécnico.

Examen médico de ingreso.

Premios y sanciones.

Certificados de ausencia.

Certificados de cursos realizados.

Evaluaciones de desempeño.
Es de notable importancia tener en cuenta que los legajos deben estar actualizados, tanto por modificaciones
en los datos del empleado como en los demás ítem.
Podemos distinguir tres funciones:

Legal: notificación de domicilio, licencias por enfermedad, certificación de recepción de ropa de
trabajo, etcétera.

Histórica: en el legajo se encuentra la historia de cada empleado tanto en su desarrollo profesional
dentro del ámbito laboral como en su desarrollo personal. Aquí también se encuentra su desempeño
en lo que respecta a medidas disciplinarias.

Control interno: en todos los legajos deben quedar asentados los ascensos, los cambios de categoría y
todas aquellas modificaciones que cambien la situación del empleado frente a la organización.
Cada uno de estos legajos lleva un número que seguramente será el mismo que se utilizará al cargar los datos
necesarios para la liquidación.
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EL SISTEMA DE LIQUIDACION DE SUELDOS Y JORNALES
MODULOS DEL SISTEMA
Los módulos que conforman el sistema de liquidación de sueldos y jornales son los siguientes, sin dejar de
mencionar que los mismos son generales y evidentemente pueden surgir modificaciones de acuerdo con las
necesidades de la organización.
1. Emisión de información de asistencia.
2. Control de informes de asistencia.
3. Cálculo de la liquidación.
4. Pago de la liquidación.
5. Registración o contabilización de la liquidación.
EMISION DE INFORMACION DE ASISTENCIA
Todos los sectores emiten un informe de asistencia para enviar al sector de personal.
En el caso de sueldos se deben tener en cuenta las licencias, las inasistencias autorizadas o no, etcétera.
En caso de tener tarjetas magnéticas, Personal hace este control mediante la obtención de datos que surgen
de éstas.
Igualmente es importante mencionar que cualquier novedad (licencias) o modificación con respecto a algún
empleado del sector debe ser informado a Personal por el responsable de la mencionada área.
Por ejemplo:

Licencia por examen.

Enfermedad.

Cambio de categoría.
Lo anteriormente mencionado es de gran importancia, ya que en caso de realizar el control de asistencia por
los datos arrojados por tarjetas, estas modificaciones no están contempladas.
CALCULO DE LA LIQUIDACION
El sector de liquidación de sueldos y jornales es el responsable de preparar la planilla de sueldos y jornales, y el
recibo para cada empleado.
Recibe el listado de Personal que contiene todos los datos necesarios para la realización de los cálculos
correspondientes.

Sueldos: los datos a tener en cuenta son: número de legajo, nombre y apellido del empleado,
categoría, sector, inasistencias justificadas o no justificadas, licencias autorizadas, novedades o
modificaciones.

Jornales: los datos a tener en cuenta son: número de legajo, nombre y apellido del empleado,
categoría, sector, inasistencias justificadas o no justificadas, licencias autorizadas, novedades o
modificaciones, horas trabajadas en la quincena, valor de la hora por categoría.
Sobre la base de estos datos se realizarán los cálculos de sueldos y/o jornales teniendo en cuenta los aportes y
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retenciones, así como también las asignaciones familiares correspondientes.
En caso de que correspondiese, este sector es el encargado de realizar los cálculos del SAC y/o vacaciones, así
como también de indemnizaciones en caso que sea necesario.
Al momento de la liquidación, el sistema debe ser capaz no sólo de generar los cálculos automáticamente, sino
también de emitir los totales a pagar por el empleador tanto de aportes como de retenciones.
Es destacable mencionar que existe una preliquidación (en general, un cierre de acumulación de información
al día 20), donde se tienen en cuenta todas las modificaciones, licencias, etc., hasta un momento determinado.
A partir allí, se preparan las liquidaciones que evidentemente van a ser ajustadas en ejercicios anteriores dada
esta condición.
Lo que querernos destacar es que para tener listas las liquidaciones en el momento oportuno para poder
realizar su pago es necesario prepararlas con anterioridad y darle un corte a la carga de información
proveniente de los distintos sectores. Desde el momento de corte hasta el fin del ejercicio evidentemente
habrá situaciones no previstas, inasistencias, por ejemplo, que serán contempladas en el mes siguiente con los
respectivos ajustes.
Por otro lado, no ocurre lo mismo con el pago de las horas extra, ya que las mismas se pagan vencidas, es
decir, al mes siguiente de que se efectuaron; por ello en este caso el cálculo que se realiza es exacto y no está
sujeto a modificaciones.
Es importante que el sistema posea la flexibilidad necesaria para consultar la información histórica de cada
empleado para realizar las modificaciones necesarias en los porcentajes de cálculo de toda índole, así como
también la generación automática de asientos para que éstos sean utilizados por Contabilidad General.
Una vez realizados los cálculos correspondientes a cada empleado, el sistema emite cada uno de los recibos
por duplicado.
A su vez, la información individual de remuneraciones que contiene la planilla mensual de sueldos y quincenal
de jornales es enviada a Contaduría para la emisión de la orden de pago previo control de la misma, que será
enviada por ésta a Tesorería.
PAGO DE LA LIQUIDACION
Es evidente que no podemos determinar una única forma de pago ya que la misma está sujeta a la normativa
de la organización de la que se trate.
Pero a los fines de poder dar distintos ejemplos podemos desarrollar tres que, en general, son los más
utilizados.
Los criterios comunes a todos son: una vez emitido el recibo por duplicado por liquidación de sueldos,
Tesorería es la encargada de realizar los pagos correspondientes a cada empleado.
Por otro lado, recibe la orden de pago emitida por Contaduría y chequea la información que surge de los
recibos.
Pago en efectivo: si el pago se realiza en efectivo dentro de la organización, el sistema debe ser capaz de
generar un listado de cambio, sobre la base de cada una de las remuneraciones que se deben realizar.
Sobre la base del total de remuneraciones a pagar, Tesorería es el sector encargado de emitir el cheque por el
total del importe, para que el dinero sea retirado en el banco.
Se retira el efectivo teniendo en cuenta los valores arrojados por el listado de cambio, para proceder de esta
manera a preparar el total a cobrar por cada uno de los empleados en los correspondientes sobres.
Cada empleado pasa a cobrar por Tesorería. Retira su sobre, firma el recibo de sueldo correspondiente y se
lleva el duplicado, quedando el original en poder de Tesorería
Cheque: si el pago a cada empleado fuera realizado por cheque el sistema debe ser capaz de imprimir en
formularios continuos y numerados cada uno de los mismos con fecha, nombre y apellido del empleado, total
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a pagar en número y letras.
El cheque puede llevar una o dos firmas, esto varía de acuerdo con la cantidad de personas autorizadas que
figuren en la cuenta bancaria.
El personal retira su cheque por Tesorería, firma el recibo y Tesorería deja en su poder el original.
Cajero automático: en caso de que los empleados cuenten con una caja de ahorros donde se depositan sus
haberes, Tesorería envía la planilla de liquidación autorizada juntamente con un disquete al banco
correspondiente para que éste deposite los importes en cada una de las cuentas que figuren en el listado.
Los recibos son entregados por liquidación de sueldos a cada responsable de área.
Estos son los encargados de que cada uno de los empleados de su sector firme los mismos, y luego envía los
originales a Tesorería. Otra opción sería que los empleados pasen a conformar el recibo directamente en este
sector (Tesorería).
REGISTRACION O CONTABILIZACION DE LA LIQUIDACION
Evidentemente toda la documentación necesaria para realizar la contabilización es enviada por los distintos
sectores a Contaduría.
Tesorería le envía los recibos que son controlados con la orden de pago.
El sector de contaduría realiza las contabilizaciones correspondientes, las cuales podemos dividir en:

El devengamiento del pasivo con la correspondiente variación patrimonial modificativa.

Pago de la remuneraciones, es decir, la cancelación de una parte del pasivo (deuda con el personal),
produciéndose una variación patrimonial permu-tativa.

Pago de los aportes y las retenciones, a los distintos organismos previsio-nales donde se cancela el
resto del pasivo.
CONTROL INTERNO
Desde u n punto de vista general el sistema de sueldos y jornales debe prever normas de control interno, dado
que revisten un especial interés, ya que se pueden cometer gran cantidad de errores o, en caso contrario,
fraudes:
Los errores más comunes pueden ser:
1. Incluir en la lista de personal a empleados que no existen y retener sus remuneraciones.
2. Apropiación de todas aquellas remuneraciones no reclamadas por sus beneficiarios, aunque no es muy
común.
Es por ello que deben estar autorizadas:
1. Todas las modificaciones, altas, bajas, promociones, despidos, etcétera.
2. Las horas extra, las ausencias por vacaciones, y todo tipo de licencias mencionadas anteriormente.
3. Las liquidaciones.
4. La contabilización de las liquidaciones.
5. Los pagos.
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Normas
1. Las personas que liquidan las remuneraciones no deben ser las mismas que controlan horas
normales, horas extra, asistencia, etcétera.
2. Todas las personas que sean responsables de la liquidación deben verificar que los ítem a liquidar
estén autorizados por los responsables que correspondan.
3. El sistema debe contar con contraseñas y perfiles de usuarios para seguridad, es decir, no todos
los usuarios deben tener el acceso permitido al sistema de liquidación
4. Alguien ajeno al personal de liquidación debe verificar que las horas trabajadas por cada empleado
sean las reales, siempre y cuando la cantidad de personal de la organización lo permita. En caso de
existir una gran cantidad de personal, se debería trabajar con totales de control y muestras.
5. Una manera global de realizar las verificaciones correspondientes es trabajar con totales globales:
a los jornales anteriores se le suman las altas y se le restan las bajas (de personal), luego se restan
o suman las modificaciones en los sueldos y se le suman las horas extra.
6. Los recibos emitidos deben estar prenumerados, y en caso de anulación de alguno, éstos deben
ser también archivados (original y copia).
7. Se debe prever seguridad de los archivos y copias.
8. En el caso de la asistencia, la misma debe ser controlada en forma diaria ya sea por tarjetas reloj o
magnéticas, o a través de la firma del libro de asistencia que se encuentra en cada sector. En el
caso de existir inasistencias, se debe acompañar la información anterior con un informe de
inasistencia para, posteriormente, adjuntar los comprobantes en el caso de que las mismas estén
justificadas.
9. Constancia para la liquidación de subsidios familiares: no sólo se le debe exigir a cada empleado la
declaración jurada de cargas de familia, sino también la presentación de los comprobantes de
matrimonio, nacimiento de hijos, certificado de alumno regular en caso de niños en edad escolar,
etcétera.
10. En cuanto al cumplimiento de los requisitos legales, es necesario que el libro de sueldo se
encuentre rubricado y con la información al día. Tanto el libro como los recibos deben poseer el
formato que corresponda de acuerdo con la legislación vigente.
11. Por último, es necesario que el pago se efectúe al destinatario del mismo teniendo total seguridad
de que así se está realizando. Es por ello que muchas organizaciones acreditan los haberes a través
de cuentas bancarias para no sólo evitar este tipo de errores, sino también robos.
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