Procedimiento de registro de reservas y verificación de

Departamento de Gestión Tecnológica – Sede Cali 2015
Procedimiento de registro de reservas y verificación de
disponibilidad de espacios
Sede Cali
La aplicación RESERVAS es un recurso disponible para toda la comunidad
universitaria, a través de la cual el usuario puede realizar las siguientes
acciones:
 Verificar capacidad, ubicación y recursos disponibles en el espacio: Se puede
conocer el bloque, el piso en el cual realizará la actividad, la capacidad del espacio por número de
personas que se admite, si cuenta o no con: Aire acondicionado, video proyector, equipo de
cómputo, servicio de Internet.
 Verificar la disponibilidad de espacios conforme a fecha: Esta función le permite
conocer si un espacio está disponible en una fecha y hora determinada y en consecuencia realizar
o solicitar la programación del evento, actividad, clase o reunión que se planea realizar. También
permite tener varias alternativas de disponibilidad de espacios para planear sus actividades.
 Realizar las reservas correspondientes a la programación de clases: Esta función le
permite al usuario registrar el uso de un espacio específico en una fecha determinada
previamente como disponible. El usuario simplemente accede a la aplicación, verifica si en un
momento específico el espacio está libre y posteriormente puede directamente realizar la
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reserva. La reserva puede realizarse para una fecha exclusivamente o puede realizarse para una
fecha y proyectarse para todo el semestre.
En el caso de la programación de clases, cada facultad (a cargo de la secretaria) realiza la reserva y
proyecta la misma reserva para todo el semestre, de manera que ser realiza el registro de un espacio
que va a ser ocupado para una clase determinada durante todo el semestre. Si la reserva no se
proyecta para el semestre, se debe entender que solo quedará registrado el uso de un espacio para
un único día.
Una vez realizada las reservas del semestre, cada usuario responsable de la facultad debe remitir un
e-mail al Analista de Audiovisuales (Aybert Soto) informando que ya se ejecutó la actividad.

Realizar las reservas correspondientes a la programación de eventos
organizados por las dependencias o facultades. Esta función le permite al usuario
registrar el uso de un espacio específico en una fecha determinada previamente
como disponible. El usuario simplemente accede a la aplicación, verifica si en un
momento específico el espacio está libre y posteriormente puede solicitar la reserva
para el caso de las dependencias o puede directamente realizar la reserva en el caso
de las facultades.
En el caso de las dependencias que requieran una reserva, se debe remitir un e-mail con
mínimo 5 días de antelación a la realización de la actividad al siguiente correo
[email protected] con asunto: Reserva, en el correo mencionar:
Fecha (día-mes-año):
Hora inicio-Hora fin:
Nombre de la Actividad:
Recursos solicitados: videoconferencia, streaming, sonido, entre otros.
La respuesta a su solicitud se remitirá el mismo día.
En el caso de las facultades, cada facultad puede realizar directamente la reserva en la
mayoría de los espacios, a excepción del auditorio, salones de postgrados, salones 309 y
308. En cuyo caso se debe remitir la solicitud de reserva conforme al procedimiento
previamente descrito para las dependencias.
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Lo ideal es que cada área pueda planificar sus actividades con antelación y asegurar los
recursos que requiere, de manera que se puedan programar semestralmente las
actividades a desarrollar en la Sede Cali.

Eliminar Reservas:
persona que creo la reserva.
Una reserva puede ser solo eliminada por la
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Pasos para usar la aplicación de reservas
PASO 1. Ingrese a la siguiente URL:
http://181.118.151.11/calcop/Web/index.php?redirect=
PASO 2. Haga click sobre la opción ver planificación
(cualquier usuario pueden ver la programación de
reservas)
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PASO 3. Seleccione el tipo de espacio que desea reservar
conforme a la necesidad de la actividad a realizar. Se
puede seleccionar solamente una de las siguientes
opciones cada vez que se desea realizar la reserva:
Salas de cómputo, salones, auditorio, entre otros.
PASO 4. Verifique la disponibilidad conforme a fecha y hora. Si el
espacio está disponible puede realizar directamente la reserva
(facultades) o puede dirigir la solicitud al email del Analista de
Audiovisuales (facultades y dependencias). Antes de elegir el
espacio puede verificar previamente los recursos disponibles en el
espacio, para determinar si el espacio es el adecuado.
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PASO 5. Si es un usuario registrado en la aplicación, digite nombre y
contraseña para iniciar sesión, y haga click en Iniciar Sesión. Si no
tiene permisos sobre la aplicación remita la solicitud de reserva vía
email al analista de audiovisuales.
Usuario
XXXXXXX8753
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PASO 6. Haga click sobre planificación, luego haga click sobre reservas.
A continuación repita el Paso 3.
PASO 7. Seleccionar la hora y fecha en la cual se desea crear la
reserva (se arrastra el mouse sobre el espacio y hora seleccionado
para realizar la reserva, la selección queda marcada en color
verde) Una vez seleccionada se hace click sobre la selección.
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PASO 8. Registre el nombre del evento en la casilla TITULO DE LA
RESERVA y registre el nombre del usuario responsable del evento
en la casilla DESCRIPCIÓN DE LA RESERVA. Verifique la hora de
inicio y la hora fin. En caso de ser necesario proyecte la reserva
durante las semanas y días que desea que se repita la misma
reserva.
PASO 9. Añada los elementos requeridos para la realización de la
clase o para la realización de la actividad, haciendo click sobre
ACCESORIOS. Una vez abierta la ventana AÑADIR ACCESORIOS,
digite la cantidad solicitada de cada elemento y haga click sobre
el botón HECHO. Esto permitirá que el personal auxiliar realice el
alistamiento de los elementos pertinentes con anticipación, de
manera que estén disponibles en el horario programado.
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PASO 10. Haga click sobre el botón CREAR. A continuación aparece
el mensaje que le muestra que la reserva fue creada.
Ficha de creación:
Elaborado: Andrea Gómez Santacruz
Revisado: James Jaramillo; Aybert Soto
Versión 1-20-02-2015