Norma Fundamental

MANUAL DEL PROCESO DE
COORDINACIÓN GENERAL
ADMINISTRATIVA FINANCIERA
CÓDIGO:
REVISIÓN: 0
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SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN
NACIONAL DE TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO
ELABORADO POR:
Coordinación General de Planificación
Institucional
FECHA: Noviembre 2012
VIGENCIA A PARTIR DE: Noviembre 2012
PARA NÓMINA
REVISADO Y APROBADO POR:
Priscila Kon, Subcoordinadora Nacional de
Talento Humano, (e).
FECHA: Noviembre 2012
1. CONTROL DEL DOCUMENTO
Versión
Motivo Cambio ó Anulación
Fecha de Actualización
2. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es cumplir a tiempo con el pago de las obligaciones
económicas de Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y
Control Social.
4. DEFINICIONES
Horas suplementarias.- También conocidas como complementarias; son aquellas en las que
el (la) servidor (a) trabaja luego de la jornada ordinaria, con un máximo de 4 horas al día y 12
a la semana para los que se encuentran regidos por el Código del Trabajo y un máximo de 60
horas al mes para el resto de los (las) servidores (as).
Para el pago de estas horas debe realizarse un recargo del 50% hasta las 24H00. Código de
Trabajo.
Para el pago de estas horas debe realizarse un recargo del 25% hasta las 24H00. LOSEP.
Horas extraordinarias.- También llamadas horas extras son aquellas en las que el empleado
trabaja en sábados, domingos o días feriados.
Para el pago de estas horas debe realizarse un recargo del 60 o 100%. LOSEP.
Para el pago de estas horas debe realizarse un recargo del 100%. Código de Trabajo.
Residencia.- Según Art. 124 de la LOSEP, las servidoras y servidores que tuvieran su domicilio
habitual, fuera de la ciudad en la cual presten sus servicios y por tal motivo, deban trasladar su
residencia a otra ciudad de otra provincia, salvo los casos que fundamentadamente apruebe el
Ministerio de Relaciones Laborales, para cubrir los gastos de vivienda, tendrán derecho a un
viático que no podrá superar los tres salarios básicos unificados por mes para los trabajadores
en general del sector privado, de conformidad con la norma técnica que para el efecto expida
este Ministerio.
Remuneración mensual unificada.- En las Entidades, Instituciones, organismos y personas
jurídicas establecidas en el Artículo 3 de la LOSEP, se establece la remuneración mensual
unificada, la misma que resulta de dividir para doce la suma de todos los ingresos anuales que
las Dignatarias, Dignatarios, Autoridad, Funcionaria, Funcionario, Servidora y Servidor a que
tenga derecho y que se encuentren presupuestados. Art. 96 de la LOSEP.
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PROCEDIMIENTO PARA NÓMINA
Décimo tercera remuneración.- Las y los servidores de las entidades, instituciones,
organismos o personas jurídicas señaladas en el Artículo 3 de esta Ley, tienen derecho a
percibir hasta el 20 de diciembre de cada año, una remuneración equivalente a la doceava parte
de todas las remuneraciones que hubieren percibido durante el año calendario. Art. 97 de la
LOSEP.
Décimo cuarta remuneración.- Las y los servidores de las entidades, instituciones,
organismos o personas jurídicas señaladas en el Artículo 3 de esta Ley, sin perjuicio de todas
las remuneraciones a las que actualmente tienen derecho, recibirán una bonificación adicional
anual equivalente a una remuneración básica unificada vigente a la fecha de pago, que será
cancelada hasta el 15 de abril de cada año en las regiones de la Costa e Insular; y, hasta el 15
de agosto en las regiones de la Sierra y Amazonía, de conformidad con el Artículo 113 del
Código de Trabajo. Para el caso de las servidoras y servidores públicos del Régimen Especial de
Galápagos se pagará dos remuneraciones básicas unificadas. Art. 98 de la LOSEP.
Fondos de reserva.- Los servidores y servidoras de las entidades, instituciones, organismos o
personas jurídicas señaladas en el artículo 3 de esta ley, tienen derecho a recibir anualmente y
a partir del segundo año por concepto de fondos de reserva una remuneración mensual
unificada del servidor equivalente a la que perciba, conforme a los normas pertinentes que
regulan la seguridad social. Art. 99 de la LOSEP.
Honorarios.- Cuando, dentro de un mes quedare vacante un puesto comprendido en el inciso
primero del artículo anterior y la persona designada para tal cargo entrare al servicio después
del primer día hábil de dicho mes, el pago de los servicios prestados será proporcional al tiempo
efectivamente trabajado y cancelado con cargo a la partida correspondiente. Sin perjuicio de lo
señalado en el inciso anterior, los derechos de las y los servidores se reconocerán desde el
primer día del ejercicio de sus funciones. Se hará en forma de honorarios en relación con el
tiempo de labor, aplicando el gasto a la partida correspondiente. Art. 108 de la LOSEP.
5. BASE LEGAL
•
•
•
•
•
•
Constitución de República del Ecuador.
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social.
Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP) y su Reglamento.
Reglamento Interno de Recursos Humanos.
Código de trabajo.
Normativa relacionada de acuerdo al requerimiento:
o Norma de Residencia.
o Viáticos.
o Dietas.
o Ley de Seguridad Social.
o Manuales de usuario del Sistema ESIPREN.
6. DIRECTRICES
6.1. Para efecto de aplicación de pagos la Subcoordinación Nacional de Talento Humano se
regirá al Titulo IX de la LOSEP, Título V del Reglamento de la LOSEP, Ámbito y Objeto de
las Remuneraciones e Indemnizaciones del Sector Público, Código del Trabajo y a la
Normativa Relacionada de acuerdo al requerimiento.
6.2. Las servidoras y servidores que tuvieren su domicilio habitual, fuera de la ciudad en la
cual presten sus servicios y por tal motivo deban trasladar su residencia a otra ciudad de
otra provincia, salvo los casos que fundamentadamente apruebe el Ministerio de
Relaciones Laborales, para cubrir los gastos de vivienda, tendrán derecho a un viático que
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no podrá superar los tres salarios básicos unificados por mes para los trabajadores en
general del sector privado, de conformidad con la norma técnica que para el efecto expida
este Ministerio. Art. 124 de la LOSEP.
6.3. La persona que ingrese la modalidad comisión de servicios sin remuneración se le
solicitará una carta a la Institución de donde proviene donde indique hasta que día recibió
remuneración.
6.4. En el caso de que se dé por terminado el contrato de servicios ocasionales en cualquier día
del mes se cancelará la remuneración hasta el día efectivamente trabajado. Art. 147 del
Reglamento de la LOSEP.
7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO
•
•
•
Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano.
Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano.
Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera.
8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO
•
•
Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano.
Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera.
9. PROCEDIMIENTO
9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano recibe
notificaciones de parte del (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano sobre
quienes han ingresado o salido de la entidad, cambios de sueldos, descuentos, encargos,
subrogaciones y comisiones de servicios.
9.2. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano solicita al
Ministerio de Finanzas mediante reformas web la aprobación del ingreso del personal. Para
el caso de un nuevo Servidor (a), será necesario disponer del contrato o acción de
personal de nombramiento.
9.3. Si el Ministerio de Finanzas aprueba, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de
Talento Humano ingresa las novedades a través de la página web del IESS y genera las
planillas y los comprobantes para el pago de obligaciones.
9.4. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el Rol de
Pagos mensual una vez realizado el ingreso del Impuesto a la Renta y Anticipo C en el
sistema por parte del (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión
Financiera encargado del pago de impuestos.
9.5. El (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera revisa a través
del SISTEMA ERP que exista consistencia en la información.
9.6. El (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano carga la
información en el Sistema ESIPREN afectando a las partidas presupuestarias
correspondientes.
9.7. El (la) Subcoordinador Nacional de Talento Humano procede a generar el CUR en el
sistema ESIPREN.
9.8. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano remite el documento físico y vía
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ESIPREN envía al (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera para el pago de
la nómina.
9.9. El (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano consolida la
información del rol de pagos versus comprobantes del IESS.
LIQUIDACIONES
9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano recibe:
•
•
•
Renuncia
Notificación de dar por terminado el contrato.
Formulario de descargo para liquidación de haberes legalizado.
9.2. El (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano responsable de
nómina solicita al (la) responsable de control de asistencia el saldo de vacaciones del (la)
servidor al cual se le va a liquidar y lo remite a la Subcoordinación Nacional de Gestión
Financiera.
9.3. La Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera realiza el cálculo de liquidación de
haberes y remite los valores calculados al (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional
de Talento Humano encargado (a) de nómina.
9.4. Se procede de acuerdo con el punto 9.7. y 9.8. del presente manual, correspondiente al
procedimiento de pago normal de nómina.
PAGO DE HORAS EXTRAS
9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano recibe por parte
del (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano los informes relacionados a horas
extras trabajadas y autorizaciones para el pago de las mismas.
9.2. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano en base a los
informes presentados y al registro de asistencia, realiza un análisis detallado por persona.
9.3. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el rol de
pagos en el Sistema ERP.
9.4. Se procede de acuerdo con los puntos 9.5. al 9.8. del presente manual, correspondiente al
procedimiento de pago normal de nómina.
9.5. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano reporta las
novedades de horas extras al IESS y se procede de acuerdo con el punto 9.8. del presente
manual, correspondiente al procedimiento de pago normal de nómina.
PAGO DE FONDOS DE RESERVA
9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano determina los
beneficios de fondos de reserva a través de las planillas y el listado generado por el
sistema del IESS.
9.2. Para el personal que se encuentra en comisión de servicios, el (la) Servidor (a) de la
Subcoordinación Nacional de Talento Humano solicita la certificación en la cual se
determina la fecha hasta cuando fueron liquidados sus fondos de reserva.
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PROCEDIMIENTO PARA NÓMINA
9.3. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el rol de
pagos en el Sistema ERP y se procede de acuerdo con los puntos 9.5. al 9.9. del presente
manual, correspondiente al procedimiento de pago normal de nómina.
PAGOS DE ANTICIPOS
9.1. Los (las) Servidores (as) solicitan a la Subcoordinación Nacional de Talento Humano un
anticipo de remuneración, el cual deberá ser máximo el 50% de la misma y solicitada
dentro de los primeros días de cada mes, según normativa vigente.
9.2. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano remite al (la) servidor (a) de la
Subcoordinación encargado (a) de nómina las solicitudes de anticipo.
9.3. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano encargado (a) de
nómina sube la información en el sistema ESIPREN.
9.4. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano autoriza el CUR de pago y remite
la documentación física y vía ESIPREN a la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera
para que apruebe el CUR de pago de los anticipos y realice el pago de los mismos.
9.5. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano considera estos
anticipos para ser descontados en el rol de pagos a fin de mes.
COMPENSACIONES POR RESIDENCIA
9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el Informe
Técnico de Talento Humano en el cual indica si corresponde el pago de residencia. La
elaboración de este informe se basa en la declaración juramentada entregada por el (la)
servidor (a) contratado al momento que ingresa a la Institución. (Proceso de
contratación).
9.2. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano remite el Informe a
la Autoridad Nominadora o a su delegado (a) para que autorice el pago.
9.3. Si autoriza, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora
el rol de pagos.
9.4. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera revisa a través
del SISTEMA ERP que exista consistencia en la información.
9.5. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano remite el documento físico a la
Subcoordinación de Gestión Financiera para el pago de la nómina.
10. REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO
•
•
•
•
Rol de pagos.
Informes de Recursos Humanos para residencia.
Reporte de horas extras.
Planillas del IESS.
11. CONTROL DE REGISTROS
Nombre
Código
Ubicación Física
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Criterio de Almacenamiento
Tiempo de Conservación en Área
Tiempo en archivo Inactivo
Método de Destrucción
Responsable
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