informe de control interno nº ag-i-33-2013

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº AG-I-33-2013
“EVALUACIÓN DEL PROCESO DE VISADO”
SETIEMBRE, 2013
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INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I-33-2013
SETIEMBRE 2013
ÍNDICE
1.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 3
1.1
ORIGEN DEL ESTUDIO ............................................................................... 3
1.2
ANTECEDENTES ......................................................................................... 3
1.3
NORMATIVA SOBRE EL TRÁMITE DE INFORMES ...................................... 3
1.4
OBJETIVO GENERAL ................................................................................. 6
1.5
ALCANCE .................................................................................................. 6
1.6
METODOLOGÍA ........................................................................................ 6
1.7
MARCO JURÍDICO ................................................................................... 6
1.8
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ......................................................... 7
1.9
RIESGO ...................................................................................................... 7
1.10
2.
SISTEMA DE CONTROL ........................................................................ 7
RESULTADOS ................................................................................................. 8
2.1
DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA ........................................................... 8
2.2
DE LA REVISIÓN DE LAS FACTURAS ......................................................... 8
2.3
DE LOS ASPECTOS GENERALES................................................................ 9
2.4
DE LOS ASPECTOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS .......................... 11
2.5
DE LOS ASPECTOS ESPECÍFICOS. .......................................................... 13
3.
CONCLUSIONES .......................................................................................... 19
4.
RECOMENDACIONES .................................................................................. 21
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“EVALUACIÓN DEL PROCESO DE VISADO”
1. INTRODUCCIÓN
1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO
Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el punto VI del
Plan Anual de Trabajo de esta Auditoría para el periodo 2013 y de
conformidad con el artículo 22, inciso a), de la Ley General de Control
Interno y del artículo Nº 14 del Reglamento sobre el Visado de Gastos con
cargo al Presupuesto de la República, esta Auditoría General procedió a
evaluar el sistema de control interno aplicado por la Administración en el
proceso de visado de los documentos presupuestarios.
1.2 ANTECEDENTES
Con oficio AG-1298-2012 del 07 de junio de 2012, esta Auditoría General
remitió al Despacho del señor Ministro, el Informe AG-I-21-2012 denominado
“EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN
EL PROCESO DE VISADO DE LA DOCUMENTACIÓN PRESUPUESTARIA”, el cual
contiene los resultados del último estudio realizado por esta Auditoría, sobre
el particular.
1.3 NORMATIVA SOBRE EL TRÁMITE DE INFORMES
De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República,
de la Ley General de Control Interno N° 8292 se incorporan en este informe
los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes de
auditoría.
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“Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los
informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los
titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles
contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la
implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el
transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con
copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las
cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones
alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de
veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la
documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá
ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las
soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su
propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros
diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio,
ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones
alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que
sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas,
en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular
subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”
“Artículo 37.—Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de
auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular
subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días
hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la
implantación
de
las
recomendaciones.
Si
discrepa
de
tales
recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las
soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que
comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente.”
“Artículo 38.—Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de
la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones
distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un
plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para
exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y
para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría
General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo
que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última
instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en
un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se
formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto
en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las
sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.”
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“Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los
titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y
civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes
asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el
régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos
incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus
acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones
necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo,
según la normativa técnica aplicable.
(...)
Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios
públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones
que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular
subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones
emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades
que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...).”
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1.4
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OBJETIVO GENERAL
Verificar
el
cumplimiento
de
los
lineamientos
establecidos
en
el
“REGLAMENTO SOBRE EL VISADO DE GASTOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE
LA REPÚBLICA y en el “INSTRUCTIVO SOBRE ASPECTOS MÍNIMOS A CONSIDERAR
EN EL ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EN EL
PROCESO DE VISADO”.
1.5 ALCANCE
El estudio comprende la revisión y verificación de las actividades de la
Dirección Financiera, mediante las cuales se respalda el pago de bienes y
servicios cancelados con el presupuesto del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes, asignado para el ejercicio económico 2012.
1.6 METODOLOGÍA
En cumplimiento de la Norma No. 1.3.3 de las Normas para el ejercicio de
la auditoría interna en el Sector Público, se informa que para cumplir con
los objetivos propuestos en este estudio se empleó la metodología
establecida en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público, lo cual incluyó revisiones selectivas, entrevistas, comprobaciones,
análisis y tabulación de datos.
1.7 MARCO JURÍDICO
El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la
siguiente normativa:








Ley General de la Administración Pública.
Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos públicos
y su Reglamento.
Ley General de Control de Interno Nº 8292.
Ley de Contratación Administrativa.
Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la
República.
Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE).
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (ROC-119-2009).
Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los
documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado y su
reforma
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1.8 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
En atención a la Norma Nº 205 (Comunicación de resultados) del Manual
de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el 11 de
setiembre de 2013, se remitió en formato digital, borrador del informe a la
Directora de la Dirección Financiera para su análisis y observaciones. El 16
de setiembre siguiente se realizará la discusión correspondiente en las
oficinas de la Auditoría General, habiéndose considerado para el presente
informe, las observaciones y/o aclaraciones pertinente ahí expresadas.
1.9 RIESGO
De acuerdo con lo establecido en el Manual de Normas Generales de
Auditoría para el Sector Público (M-2-2006-CO-DFOE), en el inciso c) del
punto 05 de la Norma 203, para efectos de sus estudios, las Auditorías
Internas deben considerar los resultados de la valoración del riesgo
institucional.
Para el presente informe no se señala el riesgo y la autoevaluación del
control interno Institucional, en el proceso de visado, dado que el
Departamento de Planes y Proyectos no efectúa la autoevaluación a nivel
de procesos, sino Direccional, tal como fue comunicado a la
Administración en el informe de control interno AG-I-08-2013, denominado
“Análisis de los Proceso de Valoración del Riesgo y la Autoevaluación del
Control Interno Institucional (SEVRI y ASCI)”
No obstante, esta Auditoría General cuenta con una herramienta
denominada "Matriz de Riesgo", la cual mide los riesgos institucionales de
los procesos oficializados, dentro de los cuales se considera lo
concerniente en el proceso de visado, el cual muestra un nivel de riesgo
alto.
1.10 SISTEMA DE CONTROL
Como parte de los mecanismos de control establecidos en el “Reglamento
sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República”, le
corresponde a esta Auditoría General efectuar evaluaciones periódicas,
sobre el ajuste del gasto propuesto al bloque de legalidad y asimismo, se
analiza el sistema de control interno, emitiendo las conclusiones y
recomendaciones que se estimen pertinentes, para minimizar riesgos que
atenten contra la adecuada administración de los recursos públicos.
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2. RESULTADOS
Del análisis sobre los aspectos a considerar en la documentación de
ejecución presupuestaria en el proceso de visado, así como de la revisión
de normativa al respecto, se obtuvo los siguientes resultados:
2.1 DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA
Con el oficio AG-0778-2013 del 09 de abril de 2013, se solicitó a la Dirección
Financiera, un detalle con los acuerdos de pago efectuados durante el
ejercicio económico 2012.
De la evaluación de los datos remitidos a esta Auditoría General, (oficio
No. 243 del 12 de abril de 2013), se evidencia que durante el periodo 2012
se tramitaron 9.5821 facturas, canceladas mediante 69 acuerdos de pago.
La muestra seleccionada mediante muestreo simple al azar, representa el
4% del total de las facturas (364), cuyo detalle consta en el Anexo No. 1,
del presente informe.
Dado que como parte de la programación de esta Auditoría, se
contempla estudios relacionados con viáticos ocasionales y corridos,
donde se evalúa el sistema de control interno aplicado en estos procesos,
dichos temas no se consideran en este estudio.
2.2 DE LA REVISIÓN DE LAS FACTURAS
El análisis de los documentos seleccionados en la muestra, se efectuó
aplicando los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la
República en el “INSTRUCTIVO SOBRE ASPECTOS MÍNIMOS A
CONSIDERAR EN EL ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS DE EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA EN EL PROCESO DE VISADO2, el cual considera
como documentos de ejecución presupuestaria, lo establecido en el
artículo 56 del Reglamento de la Ley Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos (Nº 32988), según se detalla:
“Documentos de ejecución presupuestaria.
1
2
No considera las facturas relacionadas con viáticos ocasionales y viáticos corridos
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Sin perjuicio de otros que pueda llegar a definir la Dirección General de
Presupuesto, mediante la normativa técnica respectiva, existirán los
siguientes tipos de documentos de ejecución presupuestaria:
a) Solicitud de pedido: se utiliza para realizar una separación
presupuestaria de fondos, permitiéndole al órgano ejecutor el desarrollo
de procesos de contratación administrativa. Para efectos de la
contabilidad presupuestaria, afecta el Solicitado.
b) Pedido: se utiliza para comprometer el pago con los proveedores de
mercancías o servicios. Para efectos de la contabilidad presupuestaria,
afecta el Comprometido.
c) Reserva de Recursos: permite separar fondos presupuestarios para la
adquisición de bienes o servicios, o para el pago de obligaciones con
terceros que no requieren formalizarse mediante un proceso de
contratación
administrativa.
Para
efectos
de
la
contabilidad
presupuestaria, afecta el Comprometido.
d) Factura: permite registrar la obligación de pago a un tercero por parte
del Gobierno, por concepto de contraprestación de bienes, servicios u
otras obligaciones, así como, el registro de giro de recursos
correspondientes a subvenciones, transferencias y gastos por servicios
personales. Para efectos de la contabilidad presupuestaria afecta el
Devengado.
e) Pagos: Se utiliza para registrar la ejecución del pago. Para efectos de la
contabilidad presupuestaria, afecta el Pagado.
f) Traslado de Recursos: se utiliza para realizar ajustes contables a las
partidas de presupuesto mediante Notas de Cargo y Notas de Abono que
serán emitidos y registrados en el Sistema Integrado de Información de
la Administración Financiera. Las Notas de Cargo, además de los ajustes
contables, se utilizarán para registrar los pagos por concepto de servicio
de la deuda pública y transferencias de ejecución particular, como es el
caso de los Certificados de Abono Tributario y los Certificados de Abono
Forestal, previa existencia de la Reserva de Recursos respectiva. Para
efectos de la contabilidad presupuestaria, afecta el Devengado y el
Pagado.”
En la evaluación practicada por esta Auditoría General, se consideraron
los aspectos siguientes:
2.3
DE LOS ASPECTOS GENERALES
De la revisión efectuada a los documentos seleccionados en la muestra,
se evidencia que la Administración se ajusta a los aspectos de legalidad,
en lo que corresponde a la partida, contenido presupuestario y al
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procedimiento de contratación de acuerdo con la cuantía3, los
lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República y la Ley
de la Contratación Administrativa y su Reglamento.
En el punto No.4 del Instructivo, se establece:
“Que se cumpla con lo dispuesto en normativa específica relacionada
con un gasto en particular…”
Los pagos que se efectúan mediante el “Fondo General de Caja Chica”,
están orientados a gastos menores, imprevistos, indispensables y de
urgencia, tal como lo indica en oficio de la Tesorería Nacional FIS-219-2012,
mediante el cual se autoriza un pago por un monto superior al límite
(acuerdo de pago número 09057), a efectos de reparar el equipo número
144-198 (niveladora).
Sin embargo además de lo indicado, durante el periodo objeto de
estudio, se tramitaron otras facturas para la reparación de ese equipo,
según consta en oficio del 12 de junio de 2013, suscrito por el Director de la
Macro Región Pacífico Central, mediante el cual se remitió el detalle de
todos los vehículos para los cuales se gestionaron reparaciones a través
del Fondo General de Caja Chica, lo cual representa un riesgo para la
Administración, en el sentido de que, como práctica usual, se utilice el
fondo para adquisiciones de bienes y servicios que pueden ser adquiridos
mediante las modalidades de Contratación Administrativa, con una
adecuada planificación o programación de los recursos.
No obstante, de acuerdo con lo indicado por la Directora Financiera, en la
comunicación de resultados, los pagos efectuados con recursos del Fondo
General de Caja Chica se ajustan a los lineamientos técnicos y jurídicos
establecidos, en aras de satisfacer el interés público con eficiencia.
No se profundiza en el tema, dado que esta Auditoría se encuentra
realizando un estudio de control interno sobre la administración del Fondo
General
de
Caja
Chica,
cuyos
resultados,
conclusiones
y
recomendaciones serán remitidos a la Administración oportunamente.
3 Incisos del a) al j) del artículo 27, así como al artículo 84 de Ley de la Contratación Administrativa y sus reformas, publicados en
La Gaceta N°41, del 27 de febrero del 2012.
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2.4 DE LOS ASPECTOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS
De la revisión efectuada a la documentación de ejecución presupuestaria,
en el proceso de visado, no se evidencian acciones en perjuicio del
bloque de legalidad:
a)
b)
c)
d)
e)
Registro inicial en los sistemas informáticos de apoyo.
Código presupuestario y descripción del objeto del gasto.
Los bienes y servicios responden a los objetivos del programa presupuestario
y al plan de compras.
Cumplimiento de las circulares e instructivos de los entes rectores del
Sistema de Administración Financiera.
Cálculos aritméticos.
Otro de los aspectos a evaluar dentro de este apartado es que todo
documento de ejecución presupuestaria, dentro del proceso de visado,
contenga los sellos y firmas autorizadas que correspondan. De la revisión
sobre el particular, se determinó que la Administración se ajusta a los
lineamientos establecidos, observándose el sello de cada una de las
Dependencias que participan en el proceso de visado.
Para el trámite de pago de las facturas comerciales se utiliza el formulario
DPA-641 denominado “BOLETA PARA PAGO DE BIENES Y SERVICIOS CON
CARGO A RESERVA DE RECURSOS O PEDIDO DE COMPRA”, formulario al cual se
le adjuntan documentos tales como la factura comercial, pedido de
compra, reporte de que el proveedor se encuentra al día en el pago de
las obligaciones de la CCSS, etc. En la aplicación del documento se
evidencia lo siguiente:

Se utilizan versiones diferentes del formulario indicado, DPA-641; DPA641 (v.1), DPA-641(v.2), DPA-641(v.3), en contraposición de lo establecido en
la norma 4.4.2 del Manual de Normas de control interno para el Sector
Público (N-2-2009-CO-DFOE), la cual establece:
“Formularios uniformes: El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración,
el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la
documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se
efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para
garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.”
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Para el periodo objeto de estudio el formulario oficializado es la boleta
DPA-641(v.3), dado que con cada actualización se deroga las versiones
anteriores.

Pese a que la boleta para pago (formulario DPA-641), cuenta con
espacios para que los funcionarios encargados de autorizar y registrar
información, además de la firma se registre el nombre, hay casos
donde se omite el nombre. Como ejemplo se citan las espacios
denominado “INCLUIDA EN EL SIGAF (POR OFICIALÍA PRESUPUESTAL), INCLUIDA MOPT”,
asimismo, en el espacio designado para el Oficial Presupuestal. El
detalle según documento SIGAF, consta en el Anexo I del informe.

El formulario dispone de un apartado para registrar información
relacionada con la inclusión en el Sistema de Patrimonio (fecha, nombre y
firma del funcionario responsable), cuando corresponda. No obstante, se
evidencia la práctica de omitir estos registros, pues en las boletas
relacionadas con los bienes adquiridos y seleccionados en la muestra
no consta información al respecto, lo que representa una falla en el
sistema de control, pues mediante este registro la Administración se
garantiza que los bienes de la Institución estén identificados, registrados
y patrimoniados en los sistemas (SIBINET-MOPT), a efectos de minimizar
el riesgo de información y registros inexactos y desactualizados, así
como desviaciones o pérdida, máxime si se considera que los bienes
adquiridos pueden involucrar dispositivos móviles como teléfonos,
tabletas, agendas electrónicas, o en general productos informáticos de
costo relevante y de fácil extravío.
Al respecto, la norma 2.5.2 del Manual de Normas de Control Interno para
el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), establece:
“Regulaciones y dispositivos de seguridad
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben
disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de
seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la
relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y
su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular,….”

Otro aspecto observado en la boleta DPA-641, son correcciones en
los montos a pagar. Para subsanar lo indicado la Unidad de
Informática de la Dirección Financiera, inició un proyecto, el cual
como una primera etapa implementó el formulario electrónico
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denominado “BOLETA DE PAGO DE BIENES Y SERVICIOS”, para los
bienes que ingresan por medio de las Bodegas del Ministerio.
Como una segunda fase, se está en el proceso de levantamiento y análisis
de los requerimientos para diseñar la tarjeta electrónica para el resto de
servicios.
2.5 DE LOS ASPECTOS ESPECÍFICOS.
Adicional a los aspectos generales indicados, el “INSTRUCTIVO SOBRE
ASPECTOS MÍNIMOS A CONSIDERAR EN EL ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS DE
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA EN EL PROCESO DE VISADO”, establece que se
deben evaluar aspectos específicos para cada uno de los tipos de los
documentos de ejecución presupuestaria, según se detalla:
2.5.1
Solicitud de Pedido
Las solicitudes de pedidos confeccionadas para cubrir gastos
relacionados con publicidad, compra de uniforme y becas, deben
considerar los siguientes aspectos:
 Gastos por publicidad “Revisar que en todo tipo de información que se
vaya a divulgar a través de distintos medios informativos (radio, televisión,
periódicos, revistas, etc.), se indique expresamente el órgano responsable de su
difusión. Verificar que los funcionarios competentes justifiquen que el contenido de
la información a divulgar es congruente con los objetivos y metas del plan anual
operativo.

Gastos por compra de uniformes “Verificar que el gasto… se encuentre
fundamentado en el artículo 9 de la Ley de Salarios de la Administración Pública.
Consecuentemente, sólo se permite la compra de uniformes cuando el uso de éste
responda a una evidente necesidad del servicio …”

Gastos por becas “Verificar por parte de las unidades competentes
involucradas en la aprobación de las becas, lo siguiente:
1.
2.
3.
La base legal, competencias y atribuciones del órgano para otorgar este tipo
de beneficios a sus funcionarios.
El cumplimiento de la reglamentación interna correspondiente.
El interés que tiene la Administración en la formación técnica o profesional
del beneficiario, cargo que ocupa, funciones que realiza la congruencia que
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4.
5.
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existe entre el programa de estudio de la beca y los objetivos y metas de la
Institución.
Existencia de un contrato entre el beneficiario y el órgano que la otorga.
Si en el Presupuesto de la República existe alguna restricción para el
otorgamiento de becas.”
Los resultados de la revisión de los gastos por concepto de publicidad y
uniformes que conformaron parte de la muestra, reflejan que la
Administración actúa de acuerdo con los lineamientos establecidos en el
citado instructivo.
El gasto por concepto de becas no fue evaluado, dado que en la muestra
seleccionada no se obtuvo documentación al respecto.
2.5.2
Pedido
En lo que concierne al pedido se debe comprobar lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Que conste el número de la solicitud de pedido.
Que el código presupuestario coincida con el de la solicitud de pedido.
Que la información del proveedor sea la correcta de acuerdo con la
documentación que respalda el proceso de contratación.
Que indique el proceso de contratación que corresponde: Licitación Pública,
por Registro, Restringida o Contratación Directa.
Que se especifique el número de oficio y la fecha en que la Contraloría
General de la República refrendó el contrato respectivo, o en que la
Administración dio su aprobación al mismo.
Que el contrato esté vigente, la periodicidad de los pagos y el lapso al cual
corresponde la gestión de pago.
Como parte del sistema de control interno que utiliza la Administración, el
Departamento de Ejecución Presupuestaria, aplica un formulario interno
denominado “PLANTILLA PARA REVISIÓN DE FACTURAS PARA TRÁMITE DE
PAGO DE…”, documento donde se consigna la verificación y/o
cumplimiento de la información, de acuerdo con objeto del gasto
(contrato y alquiler de maquinaria, reajustes de precio, bienes y servicios,
etc.); los requisitos se constatan, una vez especificados en el documento
los aspectos generales del tipo de contratación, puntualizando, según
corresponda con un sí o un no en el formulario indicado.
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2.5.3
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Facturas con Cargo a un Pedido
En cuanto a las facturas con cargo a un pedido se debe evaluar lo
siguiente:
1. Indicación del número de pedido correspondiente y que el código
presupuestario consignado en la misma coincidiera con el pedido.
2. Descripción del bien o servicio comprado o el servicio obtenido, esté acorde
con lo señalado en los documentos presupuestarios que lo anteceden y
forman parte del procedimiento de contratación.
3. Que la información contenida en los sistemas de información coincida con la
de la factura comercial y la documentación de respaldo del proceso de
contratación.
4. Que en el “recibido por”, se indique la fecha y firma del funcionario
encargado de recibir a satisfacción los bienes y servicios correspondientes.
5. El cálculo de la retención del 2% de impuesto sobre la renta, de conformidad
con lo establecido en la Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.
6. Que la factura comercial que respalda la obligación sea original.
7. Que el pago que se esté realizando no se haya efectuado previamente.
8. Que en los casos de pagos continuos se indique la vigencia del contrato y el
periodo al que corresponde.
En relación con lo indicado, no se evidencian acciones que afecten los
lineamientos establecidos. Para la verificación del cumplimiento del marco
de legalidad la Administración aplica el formulario DPA-641, documento
donde consta el cumplimiento de los aspectos señalados y quedan
establecidos los niveles de autoridad y responsabilidad de los funcionarios
que interactúan en el proceso.
Aunado a lo anterior, el Instructivo establece que se deben evaluar
aspectos específicos de algunas facturas con cargo a un pedido, según
se detalla:
2.5.3.1
Por concepto de Transporte de Estudiantes
En la factura, tanto electrónica como comercial, debe constar el número
de ruta, tarifa, cantidad de estudiantes transportados, mes y días durante
los que se prestó el servicio, firma del Director y sello de la Institución
educativa. Al respecto no aplica análisis, pues dentro de las funciones del
Ministerio no se efectúa esta actividad.
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2.5.3.2
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Por concepto de Becas
Debe observarse la fecha a partir de la cual se concedió el beneficio, la
vigencia del contrato y el cumplimiento de sus cláusulas.
Dentro de los documentos seleccionados en la muestra no se reflejan
gastos específicos por becas, de ahí que el trámite sobre el particular no
fue evaluado, no obstante, la revisión efectuada contemplo lo referente a
otros gastos por capacitación, donde no se evidencia incumplimiento a
los lineamientos establecidos.
2.5.3.3
Por concepto de Expropiación o Compra de Terrenos
1. Que se indique el número de acuerdo mediante el cual se dispone la
expropiación o compra y citas de su publicación.
2. Que el expediente administrativo contenga información completa y
fehaciente que fundamente el pago.
3. Que el pago quede condicionado a la suscripción de la escritura pública
correspondiente elaborada por la Procuraduría General de la República u
otro órgano debidamente autorizado.
En los documentos evaluados que conformaron parte de la muestra
seleccionada por esta Auditoría, se evidencia que la Administración ha
actuado ajustada al bloque de legalidad.
2.5.4
Reservas de Recursos
Para el trámite del documento de ejecución presupuestaria denominado
reserva de recursos, el Instructivo establece que además de lo señalado
en el parte No. 2 “Aspectos Generales”, se debe cumplir con las directrices
emitidas por el Ministerio de Hacienda.
De la revisión efectuada a la información consignada en ese documento,
no se evidencian irregularidades en la aplicación de la normativa.
2.5.5
Facturas con cargo a reservas de recursos amparadas a una
resolución administrativa.
Otros aspectos que deben ser evaluados de conformidad con el
instructivo, se relacionan con las facturas por concepto de prestaciones
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legales, reconocimiento de otros derechos laborales, indemnizaciones a
particulares, diferencias de pensión y cuentas pendientes de ejercicios
anteriores, así como devolución de sumas captadas a los administrados
por parte del Ministerio de Hacienda, las cuales se deberán fundamentar
en una resolución administrativa o documento idóneo que para tales
efectos establezca la instancia competente, salvo que el gasto
corresponda al cumplimiento de obligaciones ordenadas por mandatos y
sentencias judiciales en firme, en cuyo caso estos serán títulos únicos y
suficientes para el pago respectivo.
Dado que los documentos que forman parte de la muestra, no consideran
gastos amparados a una resolución administrativa, no se evaluó el apego
al bloque de la legalidad.
2.5.6
Gastos de representación y dietas.
En lo que respecta a gastos de representación y dietas el instructivo
establece que además de los aspectos generales, se debe verificar:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Que exista base legal que fundamente el gasto.
Que conste el número y cédula del beneficiario.
Que se indique que el periodo que cubre el gasto.
Que en caso de pago de dietas, se indique el número de secciones a
las que asistió el beneficiario, si fue como propietario o suplente y
monto a pagar por sesión.
Que los pagos por concepto de gastos de representación fijos incluyan
las retenciones mensuales que por ley se establecen.
Que en cuanto a pagos de gastos de representación sujetos a
liquidación, verificar que se ajusten a los trámites establecidos y que
se adjunten los comprobantes originales que justifican las erogaciones
efectuadas.
Si el pago se realiza por medio de factura, además de lo anterior se
debe verificar que se indique el número de reserva de recursos a la
que se carga la factura y que el código presupuestario coincida con el
de la reserva de recursos.
El ajuste del bloque de legalidad en los gastos de representación no se
considera en el presente informe, dado que ese tema, está relacionado
con la partida remuneraciones, la cual es tramitada por la Dirección de
Gestión Institucional de Recursos Humanos, y no por la Dirección
Financiera, por lo cual no se incluye en el alcance de este estudio de
visado.
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En cuanto a dietas se refiere, es importante indicar que dentro de la
estructura del Ministerio, no efectúan acciones que requieran erogaciones
por ese concepto.
2.5.7
Planillas por concepto de salario y horas extras
Otras regulaciones que establece el “INSTRUCTIVO SOBRE ASPECTOS
MÍNIMOS A CONSIDERAR EN EL ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS DE EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA EN EL PROCESO DE VISADO”, es lo relacionado con la
planilla por concepto de salarios incluido el pago de horas extras, así
como las planillas por transferencia. Para ello el documento establece que
las Unidades de Recursos Humanos, de conformidad con lo establecido en
el Decreto Ejecutivo N° 26402-H, tienen la responsabilidad de procesar las
planillas de gastos correspondientes a la partida de servicios personales,
por lo que a los titulares de esas Dependencias les corresponde, verificar,
además de los aspectos generales del Instructivo, entre otros, lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
Ejercer un adecuado seguimiento y control de la partida de servicios
personales, de forma que se garantice la ejecución de estos gastos en
estricto apego al bloque de legalidad.
Establecer los mecanismos y procedimientos de control interno que
les permita garantizar la adecuada ejecución y seguimiento de la
partida de servicios personales y gastos asociados.
Que se cumpla con lo estipulado en la Relación de puestos del
Presupuesto de la República.
Que exista contenido presupuestario suficiente para el pago de las
respectivas planillas.
En el caso particular de horas extras deben existir las autorizaciones
correspondientes.
El cumplimiento de estas regulaciones no se evalúa, pues como se indicó
en el punto anterior, a la fecha, esta Auditoría se encuentra realizando un
estudio de control interno, mediante el cual se pretende evaluar su
cumplimiento y demás lineamientos establecidos para la partida de
remuneraciones, incluido lo correspondiente al tiempo extraordinario,
cuyos resultados conclusiones y recomendaciones serán remitidas a la
Administración oportunamente.
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3. CONCLUSIONES
De los resultados de la muestra analizada para el presente estudio (364
documentos), se tienen las siguientes conclusiones:
3.1 La Administración se ajusta al bloque de la legalidad en los aspectos
generales, contables y presupuestarios, asimismo, con los aspectos
específicos para los documentos de ejecución presupuestaria, señalados
en el “Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis
de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de
visado”.
3.2 Para el trámite de pago de las facturas comerciales se cuenta con
un formulario oficializado, denominado “BOLETA PARA PAGO DE BIENES Y
SERVICIOS CON CARGO A RESERVA DE RECURSOS O PEDIDO DE COMPRA” (DPA641(v.3), en el cual se evidencia la utilización de versiones diferentes DPA641, DPA-641 (v.1), DPA-641(v.2), DPA-641(v.3) en perjuicio de los lineamientos
establecidos:
Como parte de las deficiencias evidenciadas en la aplicación del
formulario indicado, se denota lo siguiente:
 Pese a que el formulario cuenta con un apartado diseñado para que el
responsable de cada proceso consigne la firma y el nombre, se
observan casos donde se omite lo referente al nombre, lo que
imposibilita la identificación, en caso de que la Administración de
acuerdo con los registros, requiera información, relacionada con el
funcionario encargado del proceso.
 El apartado disponible para registrar datos en relación con el Sistema
de Patrimonio (fecha, nombre y firma del funcionario responsable), no es
utilizado, lo que representa una deficiencia en el sistema de control,
dado que mediante el registro de la información ahí requerida se
minimiza el riesgo de información y registros inexactos y
desactualizados, relacionados con los bienes del Estado sujetos a
patrimonio.
 Existen boletas con correcciones en los montos a pagar, a efectos de
minimizar subsanar aspectos como este la Administración ha diseñado
una “BOLETA DE PAGO DE BIENES Y SERVICIOS”, para los bienes que
ingresan por medio de las Bodegas del Ministerio, el cual a la fecha, se
encuentra en fase de pruebas.
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 Como herramienta de control para verificar el cumplimiento de las
lineamientos técnicos y jurídicos, establecidos de acuerdo con el
marco de la legalidad, el Departamento de Ejecución Presupuestaria
aplica el formulario denominado “Plantilla para revisión de facturas
para trámite de pago ….”, donde se consigna la verificación o
cumplimiento del marco de la legalidad.
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4. RECOMENDACIONES
En razón de las conclusiones expuestas se recomienda:
A LA PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
4.1
Con el propósito de estandarizar la aplicación de la “BOLETA PARA
PAGO DE BIENES Y SERVICIOS CON CARGO A RESERVA DE RECURSOS O PEDIDO
DE COMPRA”, especificar en el cartel o pliego de condiciones la boleta
oficializada para el trámite de pago de bienes o servicios.
4.2
Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del
presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley
General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo
recomendado por esta Unidad, aportando la documentación que
evidencie lo actuado al respecto.
A LA DIRECCIÓN FINANCIERA
4.3
Emitir una directriz a los Ejecutores, Sub ejecutores, Unidades
Administrativas, etc., para que se utilice la boleta actualizada y oficializada
por la Dirección de Planeamiento Administrativo, asimismo, para que se
consigne la información conforme a los requerimientos establecidos en el
documento (nombre, firma, sellos etc.), de modo que la misma se registre
en forma completa y correcta, a fin de que el proceso no se vea afectado
por un llenado incorrecto.
4.4
Instruir a los funcionarios de las dependencias a su cargo,
encargados del registro de información, así como de la verificación del
cumplimiento del marco de legalidad en materia de ejecución
presupuestaria, para que se confirme el uso del formulario autorizado,
asimismo, para que la información solicitada en el documento sea
consignada, conforme corresponda.
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4.5
Instruir a la Unidad de Informática de la Dirección Financiera, para
que en la herramienta electrónica denominada “BOLETA DE PAGO DE
BIENES Y SERVICIOS”, se habilite una aplicación para el registro de la
información relacionada con los bienes adquiridos por el Ministerio, sujetos
a patrimonio.
4.6
Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del
presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley
General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo
recomendado por esta Unidad, aportando la documentación que
evidencie lo actuado al respecto.
AL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL
4.7
Coordinar con la Dirección Financiera la implementación y puesta
en práctica de la aplicación indicada en la recomendación 4.5, por lo que
compete a ese Departamento el registro oportuno de la información
relacionada con el patrimonio de los bienes, a efectos de que los datos
queden consignados en la boleta durante el proceso de visado.
4.8
Solicitar al Departamento de Planeamiento Administrativo la
actualización de las funciones y el Manual de Procedimientos del
Departamento de Patrimonio.
4.9
Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del
presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley
General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo
recomendado por esta Unidad, aportando la documentación que
evidencie lo actuado al respecto.