Cartilla para Mejorar la gestión en el Área de Compras de la

1. COMPRAS EN LA EMPRESA MODERNA
La empresa es responsable de los suministros ordenados para sus clientes y
usuarios, su acción con respecto a la calidad se debe extender hacia sus
propios proveedores. Por otra parte la empresa debe prever, evaluar y saber
dirigir los riesgos en el campo de las compras y suministros como se hace en
todas las actividades necesarias para el buen funcionamiento.
Las compras y suministros representan para la empresa un costo y ejercen un
poder sobre los resultados en la medida en que las mejores compras sean
evidentemente el primer medio para asegurar la ganancia de la empresa. En la
empresa moderna debe ser manejada por un departamento especializado que
debe formar parte de la propia organización de la compañía.
“Una administración eficaz del subsistema de gestión de compras y suministros
da a la empresa y a sus clientes la confianza en la organización y el dominio del
proceso de compras y suministros. Dicha
Administración permite un desarrollo coherente de las actividades internas y
externas de la empresa”.1
1. 1. DEFINICION DE COMPRAS
3
Las compras son la adquisición de bienes y servicios de la calidad
conveniente, en el momento preciso, al precio adecuado y con el proveedor
más idóneo.
1.2. CARACTERISTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
•
Tener contacto con el mercado y en general con los vendedores
•
Coordinación con las demás dependencias
•
Asegurar la recepción de los materiales adecuados cuando se necesiten,
en las cantidades necesarias para la producción y establecer las entregas a
tiempo.
•
Ratificar que los artículos y productos principales se encuentren disponibles
en las cantidades suficientes para que la producción sea continua y los
servicios
se obtengan a las velocidades de consumo
requeridas.
1
Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC. Santafé de Bogotá 1990. Tecnología para el
aseguramiento de la calidad.
4
2. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El departamento de Compras tiene la función de ayudar a producir más
utilidades a la empresa. Cuando la empresa es grande se requiere de una
persona especializada en esta función a quien se le denomina Jefe, gerente o
director de Compras.
•
Aseguramiento de los materiales o servicios vitales con puntualidad en
momentos de escasez general para que se convierta en ventaja para la
institución.
•
El departamento tiene la función de localizar y seleccionar a los
proveedores.
2.1. FUNCIONES DE COMPRAS Y SUMINISTROS
La persona encargada de compras debe tener conocimientos de producción,
almacenes, control de inventarios y finanzas, pero además se necesita tener
creatividad, inteligencia, imaginación, interpretación y fácil comunicación, estos
conocimientos permitirán que al desarrollar sus actividades se desenvuelva en
5
forma adecuada,
para que pueda enfrentarse a las presiones internas y
externas a que será sometido dificultándole la toma de decisiones.
2.2.
LAS
FUNCIONES
PROPIAS
SOBRESALIENTES
DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS SON:
Hay funciones precisas en el departamento de compras entre ellas tenemos:
•
Recibir, revisar, clasificar, tramitar, distribuir y notificar documentos, datos
elementos y correspondencia relacionada con el proceso de compras.
•
Confrontar datos y la información de los documentos que le entreguen.
•
Cooperar con los funcionarios de las dependencias en la consecución de
información de cotizaciones y documentos necesarios para el desarrollo de
las funciones propias de la dependencia.
•
Diseñar y desarrollar sistemas de información, clasificación, actualización,
selección y manejo de proveedores.
•
Analizar, revisar, controlar evaluar la documentación, los
sistemas y
procedimientos.
6
•
Localizar, analizar y seleccionar las fuentes de suministro de productos y
servicios que la institución requiera.
•
Preparar y presentar el Plan anual de compras de la institución de acuerdo
con las necesidades de cada dependencia.
•
Estudiar preparar y presentar conceptos cuadros y documentos a la Junta
de Licitaciones con la oportunidad periodicidad requerida.
7
2.3. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN
COORDINACION
CON LAS DEMAS DEPENDENCIAS
•
Para que el departamento de compras pueda cumplir sus funciones con las
otras dependencias se hace necesario que la persona encargada de
Compras trabaje en coordinación con todos los departamentos de la
empresa, a su vez debe evitar fricciones en su trato con las demás
personas responsables de las mismas, pues su Información es importante
para que su departamento cumpla su objetivo.
8
•
La relación de la coordinación de Compras y la Vicerrectoría Administrativa
debe ser estrecha para que cualquier cambio de planes que se efectúe,
sea de su conocimiento. Cualquier falla en coordinar la información puede
ocasionar traumatismos a la institución.
•
La actividad de Compras está relacionada con todas las dependencias de
la empresa, en particular con el Almacén General e Inventarios.
•
Una de las funciones con otras áreas es estar atento que el área de
financiera cancele oportunamente las facturas de los proveedores de
acuerdo a las condiciones establecidas.
•
Otra de las funciones con las otras áreas es desarrollar sistemas
acelerados, beneficiosos, prácticos de la información que se origina y que
recibe en el departamento de compras.
•
Además entre sus funciones con las otras dependencias es acordar que las
solicitudes de elementos sean entregadas en fechas preestablecidas.
•
9
3. OBJETIVOS Y CONCEPTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
PARA
MATERIALES
EFECTUAR
EN
FORMA
UNA
EFICAZ
COMPRA
Y
CON
DE
UNA
ADECUADA ADMINISTRACION
Por pequeña que sea la entidad debe tener unos objetivos y conceptos
sobre la compra de materiales y suministros, para hace eficiente a la
empresa misma.
El Departamento de Compras es el lugar donde se elaboran todos los
procedimientos necesarios para hacer las ordenes de compra y las ordenes
de servicio de la institución.
3.1. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
•
Suministrar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y
servicios
requeridos para que la organización opere.
•
Mantener las inversiones y pérdidas mínimas en inventarios.
•
Controlar la calidad de los materiales que ingresen a la institución.
•
Buscar y encontrar vendedores competentes y apropiados.
10
•
Estandarizar en lo posible artículos comprados.
•
Obtener las compras y servicios con calidad, a los mejores precios con
buenas
condiciones de pago y entrega en el volumen requerido, en
tiempo oportuno y en el lugar adecuado.
3.2. ADMINISTRACION DE COMPRAS Y MATERIALES
Toda entidad tanto en el sector público como en el sector privado depende en
algún grado de los materiales y servicios ofrecidos por otras entidades.
Ninguna entidad es autosuficiente y requiere de una oficina de compras que por
más pequeña que sea esta necesita de mobiliario, papelería, y diversos
artículos para realizar sus funciones.
11
3.3. RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Desde 1980 se ha aumentado la complejidad de las organizaciones por el
crecimiento, las adquisiciones y las fusiones, donde las líneas de
abastecimiento se hicieron confusas, esto hizo que se prestara mayor atención
a la calidad de los materiales comprados al recibirlos, porque la actividad de
12
compras al extranjero se activó y los departamentos de compras tuvieron que
asumir responsabilidades superiores.
3.4. CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION DE LAS COMPRAS
3.4.1. Ventajas de la descentralización:
El rector y vicerrector administrativo son los únicos responsables de los
resultados es por ello que la responsabilidad y autoridad deben ir unidas.
3.4.1.1 La distancia de la central con respecto a los centros regionales es
grande
por tanto la gestión de compras necesita plazos de tiempo
considerables lo que puede crear problemas ante necesidades urgentes.
3.4.1.2.
La descentralización de compras permite interacción de la función
del
3.4.1.3
departamento lo que facilita la integración del equipo.
Cuando la empresa se encuentra ubicada en una comunidad
concreta, tiene
obligaciones con su entorno, esto favorece los
suministros locales.
3.4.1.4 Cuando la separación geográfica es grande encarece más los
suministros y resulta más económico apelar a las fuentes locales.
13
3.4.2. CENTRALIZACION DE LAS COMPRAS
Hay varios argumentos para centralizar las compras como:
3.4.2.1.
Cuando la responsabilidad de la función de compras recae sobre
una
persona se garantiza la unidad de criterios y políticas,
garantizando una buena coordinación y un control interno.
3.4.2.2.
La centralización trae consigo hacer una selección de proveedores
los que estarán en condiciones de ofrecer buenas ofertas con
excelentes condiciones.
3.4.2.3.
Cuando se centralizan las compras se obtiene mayores beneficios
porque se llega a adquirir una especialización al hacer dichas
compras.
14
4.
PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACION
ETAPAS
EN EL SISTEMA DE COMPRAS
La universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, como establecimiento
público de educación superior de carácter nacional con autonomía institucional
y patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de Educación Nacional, y
creada por la Ley 52 de 1981 y transformada por la Ley 396 del 5 de agosto de
1997, como entidad de educación a distancia, que es una metodología que
exige un conjunto de cambios mentales y de actividades por parte de la
comunidad educativa, lo que implica que todos los protagonistas asuman un
compromiso personal y social para autoformarse en esta metodología, por esto
toda persona que tenga a su cargo la responsabilidad de adquirir elementos o
hacer compras requiere tener un conocimiento de los procesos que se llevan a
cabo en toda la institución incluyendo los centros regionales. Aquí tratamos de
presentarlos en una forma organizada y clara, para que el área de Recursos
Físicos cumpla con sus funciones en forma eficaz, eficiente y oportuna.
15
De acuerdo a la compra se necesita un procedimiento especial y la institución
tiene bien definido estos procedimientos:
•
Reconocimiento de las necesidades de compras
•
Siendo la función de compras el análisis de cuales son las necesidades
manifiestas o implícitas
de las personas externas o internas se debe
identificar:
•
Los desempeños requeridos
•
Las cantidades requeridas y provisionales
•
Los plazos deseados
•
Los costos generados
•
Los subsidios asociados, esperados.
•
Las obligaciones internas de suministro que se tendrán en cuenta y las
condiciones económicas que se integrarán.
•
Esta identificación se facilita con el conocimiento de los productos y la
comprensión de su uso, las necesidades de prevención cualitativa y
cuantitativa así como la gestión de flujos y la fiabilidad de la información.
Todo este conocimiento nos ayuda para establecer las diferentes formas de
hacer las compras de los elementos y materiales para hacer funcional su
adquisición de acuerdo a las diferentes cuantías establecidas por ley y por las
normas establecidas en las entidades como son:
16
4.1. COMPRAS POR LICITACION
La ley 80 de 1993 del 18 de octubre por la cual se expidió el estatuto general
de contratación de la administración pública.
“DECRETA: I De las disposiciones generales
Articulo 1. Del objeto. La presente Ley tiene por objeto disponer las reglas y
principios que rigen los contratos de las entidades estatales.
Articulo 12. De la delegación para contratar. Los jefes y los representantes
legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la
competencia para celebrar contratos y
desconcentrar la realización de
licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del
nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.”
Las instituciones públicas como la UNAD, tienen una parte legal en la cual
basan algunos de sus actos administrativos tales como la resolución emanada
de Secretaria General y firmada por el rector de la institución, donde señala
cuantías para la contratación en el año, basados en el Artículo 24 de la Ley 80
de 1993, Estatuto General de Contratación, el cual dispone las reglas y
principios que rigen los contratos de las entidades estatales como la nuestra.
17
Las compras se hacen en tres instancias en el comité de Licitaciones, comité
de compras, y compras de menor cuantía ordenadas por el vicerrector
administrativo
En cuanto a las licitaciones cada una tiene especificaciones especiales de
acuerdo al objeto
de cada una de ellas, pero a su vez tienen pasos
fundamentales que se deben tener en cuenta como:
4.1.2. ASPECTOS DE PROCEDIMIENTO PARA UNA LICITACION
Para elaborar una licitación el rector presenta la solicitud al Consejo superior y
éste una vez la aprueba emana un acuerdo para comenzar a elaborar los
trámites necesarios como son:
•
Solicitud de C.D.P. o disponibilidad presupuestal.
•
Reunión de miembros para programar fechas de publicaciones tanto de
apertura como de cierre.
•
Se toman unos 10 o 20 días antes de la apertura para hacer las respectivas
publicaciones en un diario de circulación nacional. Se hacen mínimas dos
publicaciones con intervalos de tres días entre cada una.
•
Durante estos días se preparan los pliegos para la apertura.
18
•
A los tres días siguientes a la última publicación se programa una visita al
sitio dependiendo de la clase de licitación, o en una reunión se hacen las
aclaraciones con respeto al pliego.
Si hay aclaraciones se profieren
adendos.
•
Llegada la fecha y hora se hace el respectivo cierre estipulado en la
publicación.
•
La entidad hace el estudio de las propuestas en la estancia jurídica, si los
aprueba pasa a la estancia financiera y técnica, si no los aprueba los
rechaza y no se hacen más estudios.
•
La propuesta estudiada pasa a la Secretaria General, donde tienen 5 días
hábiles los oferentes para ver las calificaciones, mirar propuestas y
establecer observaciones con respecto a los proponentes.
•
Después de esto pasa a estudio de los departamentos resolviendo
inquietudes.
•
Por último se define el ganador de la propuesta.
•
Cuando los oferentes no están de acuerdo en algunas observaciones,
solicitan Audiencia, que debe ser solicitada por las dos terceras partes, que
debe ser contestada a cada proponente una a una las observaciones que
hicieron al respecto.
•
Cuando no hay Audiencia se elabora la Resolución con el ganador de la
propuesta.
•
Por último se perfecciona el contrato.
19
4.1.3. CONDICIONES GENERALES DE LA LICITACION
•
Objeto de la Licitación
•
Plazo de ejecución
•
Presupuesto oficial estimado y fondos
•
Régimen jurídico aplicable
•
Apertura de la Licitación
•
Consulta y venta de pliegos de condiciones
•
Valor de pliegos
•
Audiencia para precisar el contenido y el alcance de los documentos
•
Cierre de la Licitación
•
Requisitos para participar
•
Costo de preparación y elaboración de la propuesta
•
Interventor.
4.1.4. DOCUMENTOS DE LA LICITACION
•
Documentos de la Licitación
•
Aclaraciones respecto a los documentos de la Licitación
•
Modificaciones de los documentos
20
4.1.5. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
•
Idioma en que se debe elaborar la propuesta
•
Presentación de documentos que sustenten la propuesta
4.1.6.
PRESENTACION,
APERTURA
Y
EVALUACION
DE
PROPUESTAS Y ADJUDICACION DE CONTRATO
•
Presentación de la propuesta
•
Retiro de las propuestas
•
Apertura de las propuestas
•
Confidencialidad del proceso
•
Término para el análisis y evaluación de las propuestas
•
Análisis de las propuestas y verificación de que se ajustan a las condiciones
del pliego
•
Término para las observaciones a los informes de evaluación de las
propuestas
•
Admisión o rechazo de las propuestas
•
De cuando se declara desierta la licitación
•
Criterios para la adjudicación
•
Plazo para la adjudicación o declaratoria desierta
•
Plazo para la firma del contrato y para constitución de las garantías
21
•
Forma de pago
4.1.7.
EVALUACION
DE
LOS
ASPECTOS
ECONOMICOS,
FINANCIEROS TECNICOS
•
Aspecto económico
•
Aspecto Financiero
•
Aspecto Técnico
4.1.8. RAZON DE LA LICITACION
•
En este punto se aclaran todos los aspectos de la Licitación en sí.
•
Especificaciones técnicas de la Licitación si las tiene.
4.1.9. ANEXOS
22
4.2. COMPRAS POR CONTRATO
Las instituciones establecen en sus resoluciones las cuantías de las compras
por Contrato cuando correspondan a la menor cuantía que se determina en
función de los presupuestos anuales de las Entidades, en relación con el salario
mínimo legal vigente en el país. (S.M.L.V.).
Toda entidad estatal al contratar se debe regir por la Ley 80 de 1993 vigente,
y los Decretos reglamentarios al respecto. Cada año Secretaria General saca
una resolución estipulando las cuantías señaladas por la rectoría. Pero a su vez
entregaron la circular no. 01/98, donde recuerdan a todos los funcionarios que
al solicitar la elaboración de los contratos y órdenes de servicio se deben tener
en cuenta los requisitos señalados en la circular del 11 de noviembre de 1997
donde se reiteran los trámites necesarios para contratación.
4.3. ORDENES DE COMPRA
Para la elaboración de una orden de compra se debe tener en cuenta los datos
que a continuación se requieren y que tenemos establecidas en la institución:
•
La solicitud de elementos de consumo – devolutivo se debe tener en cuenta :
23
•
El formato establecido por la entidad que debe ser llenado por todas las
persona que soliciten elementos, y enviarlo
directamente a Almacén
General según fechas preestablecidas al comienzo de año en circular
entregada para este fin.
•
Este formato cumple con los requisitos para conocer las necesidades que
tienen las dependencias, información necesaria para la elaboración del plan
de compras del año.
4.3.1. SOLICITUD DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS
La institución tiene un formato establecido el cual es enviado a las
dependencias en los primeros meses del año para que sea diligenciado y
remitido al Almacén general, para su ejecución.
4.3.2. SOLICITUDES DE ÓRDENES DE COMPRA Y/O SERVICIOS
Toda solicitud de orden de compra debe incluir los siguientes datos:
•
•
Ciudad y fecha
Número de consecutivo del destinatario
•
Dirigido al ordenador del gasto (Vicerrector Administrativo)
•
Especificar elementos aclarando características requeridas (colores,
tamaños, marcas, referencias, etc.)
24
•
Nombre y firma de la persona que realiza la solicitud
ACACIAS.....
Doctor
GABRIEL LAGOS
Vicerrector
Administrativo
Una vez elaborada la solicitud debe ser enviada al almacén para que le
despachen los elementos si no los hay, esta solicitud pasa al departamento de
compras para comenzar a gestionar las compras de los elementos y para ello
comenzamos adquiriendo las cotizaciones.
Toda empresa para cotizar debe estar registrada en la Cámara de Comercio
de la localidad y cumplir con las siguientes:
4.3.3 CONDICIONES
•
Nombre del almacén o persona responsable
•
NIT ó Cédula de Ciudadanía
25
•
Especificar clase de Régimen (Común o simplificado)
•
Fecha
•
Número telefónico y dirección del proveedor
•
Especificar elementos aclarando características requeridas
•
(colores, tamaños, marcas, referencias, etc.) esto, con su respectivo valor
unitario
•
Totalizar la cotización mostrando el I.V.A. en caso de ser régimen común
•
Garantía
•
Tiempo de entrega
26
4.4. ELABORACION
ORDENES
DE
SERVICIO
Y/O
ORDENES DE COMPRA
Para la elaboración de una orden de compra o una orden de servicio
necesitamos
de los siguientes documentos de acuerdo a lo establecido en la institución que
cumple con lo mandado por la ley:
•
Solicitud de la persona y/o oficina que necesita el servicio.
•
Autorización del ordenador del gasto.
27
•
Cotizaciones (Mínimo tres)
•
Elaboración de la orden por parte de la oficina de compras
•
Una vez elaborada la orden se envía a la oficina de presupuesto para
imputación presupuestal.
•
De presupuesto se remite para firma del ordenador del gasto
•
Firmada vuelve a la oficina de compras para la respectiva notificación al
proveedor.
•
Si el proveedor es de Régimen común deben obligatoriamente enviar
factura preimpresa según ley, si es de régimen simplificado o persona
natural, no es necesaria la cuenta de cobro, solo la certificación del hecho
cumplido por parte del director o destinatario.
•
Si es orden de compras se envía al almacén para trámite de comprobante
de entrada de la mercancía.
•
Pasa a contabilidad para su respectivo asiento contable.
•
Se elabora la orden de pago y pasa a tesorería para el pago al proveedor
respectivo.
28
.
4.5 PLAN DE COMPRAS PARA AÑO FISCAL
Toda entidad moderna necesita hacer un Plan de Compras para el año
siguiente, esto implica que es necesario elaborar un plan de compras con la
colaboración de algunas dependencias que tienen que ver con la planeación
general de la institución como son: Oficina de planeación que tiene a su cargo
la distribución de ingresos de la entidad, la oficina de Presupuesto que es la
que aprueba la imputación presupuestal. En un ejemplo veremos como se
elabora:
•
La oficina de Planeación reúne a las dependencias interesadas para
informarles como ha sido la distribución de los ingresos de la entidad.
•
Con el valor global que le ha sido asignado a la oficina de compras hace el
respectivo Plan de Compras del año fiscal.
•
Una vez elaborado este plan, se pasa a la oficina de Vicerrectoria
Administrativa para que sea conocido por el ordenador del gasto, y a la
oficina de Presupuesto para que lo tengan en cuenta al elaborar la
disponibilidad presupuestal.
29
5. DESCRIPCION EXACTA DE LA MERCANCIA DESEADA
En la solicitud debe ir la descripción exacta de la mercancía que se necesita
para que al hacer la compra no se preste para equivocaciones y se hagan
compras innecesarias.
Hay elementos que son
importados tales como
repuestos de algunas máquinas, componentes de equipos de sistemas etc., se
consiguen con determinados proveedores y/o ciudades capitales hay que tener
cuidado con estos elementos por que una equivocación es crucial para la
empresa.
6. DESCRIPCION E INSPECCION DE CALIDAD, CANTIDAD
Cuando se hace una compra el uso del término calidad en cuanto un elemento
de compra encierra en sí las nociones de función, adaptabilidad, confiabilidad y
conformidad.
30
Una vez hecha la compra es recibida en el Almacén donde la persona
encargada para aceptarla revisa las especificaciones de la solicitud, el
empaque y envase que debe llevar la mercancía para obtener una buena
calidad, revisa fecha de expedición si los elementos así lo requieren.
La
institución ha nombrado una persona como coordinadora de Almacén que
cumple esta función.
La calidad encierra tres retos para el abastecimiento de una empresa que son:
aprender a
desempeño.
aplicar los principios de calidad para comprar por su propio
Trabajar en cooperación con los vendedores para el
mejoramiento continuo de la calidad y por último es cómo tratar con la
racionalización del vendedor y todo lo que esto implica.
La cantidad de materiales comprados debe ser adecuada a las necesidades
ya que existe la posibilidad de que sobren elementos que no se vuelvan a
necesitar, perjudicando a la empresa en forma sustancial o viceversa que no
se compren los elementos necesarios para que los funcionarios de las distintas
dependencias cumplan su función correctamente.
31
7. SELECCIÓN Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR
Cada institución tiene su propio sistema de reclutar sus proveedores, quienes
deben presentar junto con los requerimientos exigidos por la entidad los de ley
como estar inscritos Cámara de Comercio de la Región.
7.1. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA DE PROVEEDORES
La consulta de proveedores se rige por procedimientos internos con
documentos que incluyan las disposiciones relativas a:
•
Consulta a uno o varios proveedores.
•
Las licitaciones cerradas.
•
Las licitaciones abiertas.
•
Las invitaciones a licitar.
32
7.2. LAS SELECCIONES DE PROPUESTAS RECIBIDAS
El mecanismo de selección de las propuestas recibidas se debe someter a
procedimientos internos documentados que incluyan:
•
Como esta compuesto el grupo que decide.
•
Los criterios de admisión de ofertas, como son calidad y precio.
•
Los métodos de comparación de ofertas, como se elaboran cuadros
comparativos.
•
Los métodos de toma de decisión y aprobación de ofertas.
Estas
decisiones se toman de acuerdo a los mismos cuadros con las
comparaciones efectuadas.
La institución lleva un kardex donde el proveedor debe ofrecer sus servicios por
medio de una carta de presentación, adjuntando copia de papeles tales como
registro de la Cámara y Comercio, listas de elementos, especialidades
características de materiales que ofrece, catálogos del mismo etc.
Para seleccionar un proveedor se realiza con base a los resultados de la
evaluación y de las herramientas de decisión adecuadas. La selección la
efectúan personas diferentes a las que presentan los resultados de evaluación.
33
El objetivo, método y alcance de la selección depende del tipo de producto
comprado y de acuerdo a la capacidad y desempeño de cada proveedor.
Todo proveedor debe demostrar una situación financiera que se pueda
comprobar en el momento que le sea asignada una compra.
Además se necesita conocer del proveedor si esta en capacidad de hacer las
entregas de mercancía en los tiempos convenidos, y con los precios
acordados.
7.3 INTEGRANTES DEL GRUPO DE COMPRAS
•
La institución para efectuar una Licitación integra un grupo de personas
capacitadas de diferentes dependencias como son: por Secretaria General
participan los Juristas, el jefe de Financiera, el jefe de Planeación, y parte
técnica según la clase de licitación que se realice.
•
El grupo de Comité de Compras esta compuesto: por Vicerrector
Administrativo. Secretario General, Jefe de Compras, con función de
Secretario del mismo comité y un invitado especial de acuerdo a la compra
que se elabore para una dependencia determinada.
Esto se hace
34
especialmente con compras elaboradas que necesitan hacerse por
contrato.
Las ordenes de compra necesitan de las tres cotizaciones de acuerdo al valor
de la misma cumpliendo los requerimientos de cualquier compra calidad
eficiencia y prontitud estas deben ser aprobadas por el ordenador del gasto.
7.4. RELACIONES COMUNES ENTRE PROVEEDOR Y CLIENTE
•
Son relaciones de mediano o largo plazo de acuerdo a la satisfacción de
las necesidades puntuales de la empresa.
•
De los datos provenientes de los proveedores en competencia podemos
caracterizar por niveles de conformidad, cantidades, plazos, y precios para
satisfacer las necesidades de la empresa, las relaciones con estos.
•
Cuando por productividad o desempeño se crean molestias entre el cliente
y el proveedor se hace necesario buscar canales de entendimiento para
evitar roces con la misma.
35
7.5. DECISION DE PRECIOS
Como el mejor precio no indica que sea él más bajo sino que debe ser el más
conveniente para la institución, se hace necesario hacer un estudio de las
propuestas de los proveedores, donde se analizan calidad, cantidad y entregas
oportunas.
El comité de compras elabora cuadros comparativos para medir los
parámetros de calidad cantidad y el precio, que viene determinado por la
competencia del mercado.
7.6. ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS
Toda compra debe ser aprobada por el ordenador del gasto. Una vez pactada
la compra con el proveedor y hecha la entrega de los elementos por parte de
este se le debe hacer el respectivo seguimiento para que la factura sea
cancelada por parte del comprador y que el proveedor cumpla con todos los
pactos como son cumplimiento de contratos, garantías, aceptación o rechazo
de artículos.
36
Hay que tener en cuenta que el acto de compra compromete jurídicamente a la
empresa, por esto al elaborar un contrato con un proveedor se debe recurrir a
un jurista competente en el campo implicado para evitar cualquier
inconveniente.
7.7. COMPRAS PÚBLICAS
Los objetivos de las compras gubernamentales son los mismos que para las
compras industriales e incluyen:
•
Seguridad en el abastecimiento continuo para satisfacer las necesidades
del servicio.
•
Evitar duplicaciones y desperdicios mediante estandarización.
•
Mantener estándares de calidad requeridos en los artículos y servicios
comprados.
•
Desarrollo de un ambiente de cooperación entre las compras y las oficinas
y departamentos servidos.
•
Obtención de los máximos ahorros por medio de una compra innovadora y
por la aplicación de técnicas de análisis de valor.
•
Administración de la función de compras con eficiencia interna.
•
Compras al menor precio con calidad, desempeño y requerimientos de
envío.
37
8. ETICA EN LAS COMPRAS DE LA INSTITUCION
Todo comprador debe ser integro objetivo e imparcial en sus decisiones, debe
tener profundo respeto por su empresa y por sus proveedores.
Sus
actuaciones deben ser regidas por la objetividad y no deben existir
compromisos como resultantes de prácticas deshonestas que están por fuera
de las políticas y principios generales que rigen la actividad y las instituciones.
8.1. EJECUCION DE LAS COMPRAS
Todas las entidades estatales en cumplimiento de sus funciones deben
elaborar un plan de compras que el caso nuestro se comienza a ejecutar en el
mes de marzo época en que comienza el año fiscal.
Las compras en la institución se van ejecutando de acuerdo al plan de
compras establecido.
38
8.2 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS COMPRAS
Una vez hecha la compra los elementos debe ser entregada en el beneficiario
para la respectiva entrada por Almacén o inventarios.
El proveedor debe entregar la factura o remisión para comprobar que son los
elementos que esta entregando sean los mismos que se le solicitan en la orden
de compra.
Una vez se tenga la factura junto con la solicitud, copia de la orden de compra
pasa al departamento de contabilidad donde hacen el respectivo registro y de
allí pasa a la elaboración de orden de pago y finalmente se elabora el cheque
para entrega al proveedor.
Para hacer este segui miento la oficina de compras elabora un cuadro control
para conocer en que proceso se encuentra la orden.
39
9.
ESTRUCTURA ORGANICA PARCIAL DEL AREA DE
COMPRAS
La entidad tiene una estructura de planta global en su organigrama se ven
conformados grupos de trabajo.
La oficina de compras fue creada por medio de la resolución No. 772 de 1998
y depende directamente de la Vicerrectoría Administrativa quedando en la
siguiente forma:
40