Sistema de Control Óptimo de Efectivo (COE)

Sistema de Control Óptimo de Efectivo (COE)
Esta solución ha sido diseñada específicamente para ayudar a las entidades
financieras en la gestión integral y eficiente de los recursos monetarios (las remesas
bancarias) con el fin de maximizar la rentabilidad de su utilización mediante la
reducción de gastos, y aprovechando el coste de oportunidad por el mantenimiento de
saldos ociosos ocasionados por una gestión imprecisa de los mismos.
La idea nace a partir del hecho de toda entidad financiera posee un área central de
procesamiento de solicitudes de efectivo donde cuenta con un grupo de analistas que
son necesarios para atender a la cantidad de unidades de negocio que lo solicitan
(oficinas bancarias, cajeros automáticos y centros de acopio), lo que representa costes
de personal sin eliminar los márgenes de errores incurridos.
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Ventajas Financieras del COE
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Rentabilidad del efectivo o masa monetaria en un 20 % el primer mes de
instalación de la aplicación.
Control de los saldos existentes en cada una de las unidades de negocio
Planificación eficaz del déficit o exceso de efectivo
Gráficas con estadísticas que apoyan a las decisiones de forma eficaz
Reducción de gastos de comunicaciones
Generación de la posición contable
Eliminación de costes de papelería e imprenta
Control sobre el coste imputable a todas las unidades de negocio
Ventajas sobre los actuales procesos
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Rápido análisis del efectivo adecuado para las unidades de negocio
Control sobre depósitos y retiradas de efectivo de Bancos Centrales
Solicitud y recepción de pedidos en línea
Manejo de los estados de un pedido, desde “solicitud”, “aprobación”, “envío”,
recepción”, y confirmación”
Monitorización permanente de pedidos enviados y recibidos a nivel nacional, a
través de 80 tipos de consultas generales, 100 tipos de Reportes y más de 65
pantallas de mantenimiento.
Control en línea del estado del efectivo en cada unidad de negocio.
Cuadre automático de agencias, cajeros de ventanilla y cajeros automáticos
Control permanente sobre las Empresas que realizan el Transporte
Control de clientes especiales o corporativos y sus distintos tipos de productos
Seguridad
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Modulo de auditoría que permite consultar el histórico de los diferentes eventos
que genera el Sistema
Consulta de eventos por usuario, por remesa, por envío y por unidad de
negocio
Comunicaciones seguras bajo criptografías PKI de 128 bits.
Permite obtener y llevar registro de acceso de usuarios por fechas o por horas
Solo permite acceso a usuarios que estén validados en el Sistema de
Seguridad.
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Descripción del COE
Control Óptimo de Efectivo (COE) es una herramienta de gestión centralizada de
control del efectivo monetario, especialmente diseñada para reducir costes de
operación, disponer de un “cash flor mangement”, reducir el número de remesas y
llevar un control total de las operaciones.
En la actualidad, lo nomal es que la comunicación entre el área central de control y las
unidades de negocio se haga través de los mecanismos de comunicación disponibles
(telefonía, correo electrónico, etc.) con los costes que ellos representan y los retrasos
en el procesamiento de la información. Esto repercute en desviaciones en los
procesos así como incrementa los costes de operación.
El sistema COE consta de una serie de módulos e interfases que brindan solución a
cada una de las dificultades que la actividad del control del efectivo representa a las
entidades financieras.
Módulo de Proyecciones
Su objetivo es determinar la cantidad
óptima del efectivo a mantener en cada
unidad de negocio (agencias y ATMs),
basado en los datos históricos de
movimientos de efectivo (saldo de cierre,
entrada y salida de efectivo) de las
mismas.
Adicionalmente ofrece a los usuarios recomendaciones del escenario (Minimización de
costes, rentabilidad financiera, punto de equilibrio) que mejor se ajuste a la estrategia
de un día en particular o el pronóstico en los próximos quince días, así como también
sugerir la optimización de la composición del efectivo (denominación de billetes y
número) tomando en cuenta la demanda o especificación del usuario y disponibilidad
por denominación de cada unidad de negocio (punto de reorden).
Las políticas de proyección de efectivo ya implantadas en el módulo pueden generar
hasta un año de comportamiento futuro, evaluando para ello las distintas variables
económicas del país, políticas de reducción de costes y mayor rentabilidad financiera,
permitiendo identificar nuevas estrategias que redunden en beneficios para la entidad.
Si bien es cierto que la toma de decisiones depende en gran medida del
comportamiento del efectivo, la ejecución es lenta y causaría riesgos innecesarios
impactando el día a día de la operativa. Si por el contrario se posee este módulo, se
pueden modelar escenarios probables, estudiar su comportamiento y tomar decisiones
precisas con sólo realizar una acción.
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Módulo de Agencias (Oficinas)
Una de las principales bondades de
este módulo es brindar a las oficinas
bancarias un manejo integral de su
efectivo
heredando
del
módulo
operativo ventajas en cuanto al
workflow de las remesas, el coste de su
efectivo, el arqueo de los cajeros
automáticos (ATM), el cuadre de la
oficina y la generación de los asientos
contables. Este módulo se puede
integrar con la aplicación “core
bancario” con el fin de reaprovechar las
operaciones ya existentes en los
sistemas actuales de la entidad.
El sistema es capaz mantener un registro en línea de todas las entradas y salidas
(envíos y recepción de remesas, pases de bóveda a cajeros) de efectivo de la bóveda
de cada unidad de negocio, en este caso oficinas, conectada al módulo central.
Estas operaciones además se pueden registrar en la aplicación contable de las
oficinas. De esta forma el sistema puede emitir alertas de saldos muy superiores o
muy inferiores a los preestablecidos para la oficina, generando tareas de envío o
solicitud de efectivo para cubir déficit o superávit según sea el caso.
A través de los saldos en línea de todas las operaciones y dependiendo del esquema
operativo de control que se adopte, el sistema permite la monitorización remota de las
oficinas, estableciendo así un doble control operativo minimizando riesgos.
Siendo el módulo de agencia la otra pieza fundamental para el control operativo del
efectivo, con éste y el anterior módulo se dispone de un registro permanente de todas
las transacciones y las reducciones de costes derivadas del nuevo esquema de
control. Los ahorros que se obtienen con la implantación del COE son inmediatos:
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Personal que controla centralizadamente los traslados de efectivo
Prácticamente el 100% de los costes de comunicaciones (telefonía, fax, etc…)
se pueden llegar a eliminar.
Eliminación de formularios preimpresos
Reducción de costes de transporte, al optimizar los viajes a realizar por las
empresas de transporte contratadas.
Este módulo del COE es autocargable remotamente desde cualquier “browser” capaz
de ejecutar Java por estar residente en un servidor Web. Se elimina así el hecho de la
distribución de software a las oficinas.
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Módulo de Clientes Corporativos
Permite la comunicación en línea con
clientes
considerados
VIP
que
demandan grandes cantidades de
efectivo, tanto de recogida de remesas
como de acopio de efectivo. Mediante
este módulo se pueden controlar los
ingresos generados por clientes
corporativos, controlar costes por
custodia, consolidar transportes para
recogida.
Módulo Central Operativo
Es el pilar fundamental del sistema ya
que centraliza todas las remesas del
banco, discriminadas por oficinas,
cajeros
automáticos,
clientes
corporativos, venta de efectivo a otros
bancos y depósitos y retiradas de
efectivo con el banco central, siendo un
módulo muy sencillo de parametrizar
en donde se tiene como premisa
fundamental el control de los distintos
entes que interactúan en el manejo del
efectivo desde la sucursal o ATM, el
departamento de efectivo del banco y
las empresas de transporte.
Controla todas las facetas del manejo de efectivo tales como el tratamiento de
múltiples monedas, productos, transportistas y el registro a nivel contable de cada una
de las operaciones, a través de un work flow que registra en cada uno de sus estados
información importante, precisa y oportuna para la toma de decisiones.
Comprende la naturaleza básica de envíos y sus respectivos estados: solicitado,
aprobado, despachado, recibido, confirmado y atracado. Este control básico se realiza
sobre la estructura parametrizable de entes emisores y receptores (oficinas y centros
de acopio), tratamiento de multimonedas, parametrización de denominaciones por
moneda, definición de tipos de envío, de transportista, generación de ayudas
contables por unidad de negocio, etc… Es capaz de registrar toda la operativa diaria
emitiendo reportes de esta gestión.
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Módulo de Gestión
Todos los ejecutivos y gerentes de la
entidad autorizados pueden visualizar
mediante vistas de gestión el efectivo
en todas sus etapas y en cada una de
las formas posibles. Se pueden realizar
consultas desde una visión global
pudiendo conocer todo el efectivo a
nivel nacional, por zona o cualquier otra
estructura definida por el banco,
también se podrán ver los costes
asociados. El usuario podrá realizar
vistas rápidas del status de los cupos:
si estan por encima o por debajo de lo
parametrizado y se encargará de
producir una serie de reportes que
apoyaran su gestión.
Representa la herramienta principal del gerente para la toma de decisiones. Este
sistema de información de gestión permite evaluar el escenario actual del efectivo en
bóveda/transito/reclamaciones, costes, desviaciones, riesgos, cuotas, etc…, para así
generar ahorros, rentabilidad financiera y efectivo óptimo según las necesidades de la
entidad en cada momento. Para ello se dispone de estadísticas de comportamiento y
comparativas sobre variables como: saldos de efectivo, de reclamaciones, de efectivo
en tránsito, déficit/superávit en oficinas, cupos asignados, efectivo trasladado, masa
monetaria, etc…
Módulo de Mantenimiento
Todo el esquema de parametrización
del sistema es realizado por nuestros
consultores y las áreas involucradas
del banco con el fin de obtener toda la
información necesaria para alimentar el
COE. Como integrador de solución de
negocios y especialistas en el negocio
se recomendarán las mejores practicas
para esto, ya que es vital para nosotros
que el sistema pueda ser mantenido y
administrado por el cliente en casi
todas sus etapas lo que nos da como
beneficios el control por parte del
cliente de sus datos y evita la
dependencia del proveedor.
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Módulo de Consultas y Reportes
Este módulo dispone de más de 80
tipos de consultas y 100 reportes
característicos del proceso de efectivo,
en donde el usuario parametriza los
datos a consultar entre rangos de
fechas, tipo de moneda, tipo de
instrumento llámese efectivo u otro
caso que se encuentre contemplado.
En este sentido se dispone de un
módulo lo suficientemente amplio para
proporcionar grandes beneficios e
información vital para la toma de
decisiones.
Módulo de Cajeros Automáticos (ATM)
Se dispone de un módulo de ATM para
centralizar en un solo sistema todas las
operaciones de efectivo. El módulo de
ATM controla mediante interfases a los
sistemas de ATM los eventos a nivel de
efectivo tanto en cajeros en sucursales
o en localizaciones especiales. Este
módulo incorpora la función de arqueo
y cuadre del ATM en donde se
centralizan estas operaciones y se
administra el envió de remesas a los
mismos. Proporciona así la completa
administración de la dotación de los
ATM por parte del banco y no por parte
de la empresa transportista.
Módulo de Costes
Siendo el manejo del efectivo una de
las partidas de gastos importantes en
que incurre cualquier banco dentro de
su estructura de costes, es imperativo
conocer y establecer cada una de las
actividades por la cual se generan los
mismos y así saber a nivel de centros
de costes quienes y de que forman
consumen este presupuesto. Mediante
estos cálculos, cifras y reportes el
banco puede realizar análisis bien
puntuales de sus operaciones y lo que
esto acarrea así como alimentar datos
en proyecciones para sus posteriores
recomendaciones.
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La parametrización de tarifas de transporte, hace que el sistema de control de efectivo
posea los datos necesarios para convertirse en un sistema de información de gestión
de control de costes, este módulo encuentra su fundamento en la identificación de
oportunidades de mejoras en los esquemas de envíos que hasta la fecha ha manejado
la entidad, ya que lejos de presentar los costes como un gran acumulado anual
almacenado en una cuenta de gastos, permite correlacionar la participación de cada
envío, tipo de envío, déficit/superávit de cada unidad emisora/receptora, rotación del
efectivo, etc. en el costo total de traslados; más aún permite la conciliación detallada
de cada una de las facturas de traslados por cada transportista evitando el incremento
de recurso humano para esta tarea.
El registro de costes por envío requiere análisis de gestión, identificar oportunidades
de mejora y actuar en consecuencia, eliminando rutas de transporte duplicadas,
envíos de remesas con mayor frecuencia de la necesaria y chequeando
sobrefacturación por errores humanos debido al volumen de traslados realizados. Para
esto el COE posee otro módulo que permite al Gestor la toma de decisiones
oportunas. Este módulo es el Módulo de Gestión. Si bien es cierto que el sistema
podría funcionar solo con el módulo de control de costes aunado a los módulos de
base operativa, en caso de no tenerlo el gestor tendría que dedicar tiempo suficiente
para recopilar toda la información del sistema en alguna herramienta disponible (hojas
de cálculos, sistema de proyecciones, etc.).
En condiciones normales el volumen de traslados, masa monetaria, control de riesgos,
control contable, conciliación manual, etc. dificultan los análisis sobre los costes por
indisponibilidad de información y el tiempo de dedicación que este requiere. Es por ello
que este módulo ayuda minimizar aun más los costes de operación.
Módulo de Auditoria
Con este módulo se puede controlar y
tener una trazabilidad de todas las
transacciones y operaciones del
sistema, con el de fin de contar con una
auditoria en cuanto a remesas,
tiempos, cupos e incluso las alertas
que se puedan parametrizar para
controlar todas las operaciones y
monitorizar el tiempo de cumplimiento
de las empresas transportistas.
En todo esquema de envíos se presentan desviaciones inherentes a retrasos por la
propia operación. Este módulo lleva un detalle exhaustivo de cada envío identificado
por su remesa, permitiendo controlar estas desviaciones a través de consultas
predefinidas , disminuyendo el riesgo de pérdida e incremento de saldos ociosos por
envíos no completados en el tiempo óptimo.
Está de más decir que el efectivo representa el mayor objetivo de fraude en una
entidad financiera. Este módulo redunda en controles que permiten minimizar el riesgo
aumentando el control oportuno sobre todo el movimiento de efectivo. La detección
casi inmediata de cualquier desviación informa a los individuos propensos a cometer
fraudes el mensaje "estamos alerta”. Además de proveer el control sobre el patrimonio
de la entidad, el módulo evita retrasos en traslados de remesas a través de un control
detallado diario.
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Módulo de Transportista
A través de este modulo, el
transportista podrá consultar y atender
todas las solicitudes de traslado de
efectivo una vez aprobadas por el
banco,
con
las
características
necesarias
para
su
realización:
denominación, tipo de envío, criticidad,
etc. Sin embargo, este módulo no es
obligatorio y se pueden usar otros
mecanismos de comunicación que el
banco posea.
No obstante este modulo puede brindar beneficios a las empresas transportistas a fin
de calcular sus costes y generar la facturación por cada cliente en los diferentes
servicios que les sea prestado, generando para la empresa transportista beneficios
financieros en el aprovechamiento de sus recursos y a su vez brindar una mejora de
sus servicios al banco.
Interfase Terminal Financiero
Esta interfase mantiene la consistencia de los datos entre las operaciones registradas
en la aplicación de Terminal Financiero y el COE, evitando incrementos en la carga
operativa de la oficina. De esta forma se evita la doble introducción de datos y
disminuye el riego de error humano.
Este módulo de Interfase con el Terminal Financiero nos permitirá saber en línea los
saldos disponibles de efectivo, incluso las referencias de efectivo de cada unos de los
cajeros de ventanilla de cada una de las sucursales de la entidad. El nivel de control
que proporciona este módulo nos permitirá la toma de decisiones sobre el efectivo,
incluso antes del cierre diario de las oficinas.
Interfase Contable
El control contable necesario para la operación de efectivo es cubierto por est
interfase, ya que permite establecer los asientos contables de las distintas cuentas
donde se controla el efectivo de la entidad. Esta característica es normalmente exigida
por los departamentos financieros , ya que es la única forma de controlar la posición
de efectivo en un momento determinado. Si no se posee, cada unidad deberá registrar
cada movimiento a través de notas procesadas en el sistema contable del banco
incrementando la operativa y, y por tanto los errores humanos y la doble trascripción al
registrar estos asientos. Los registros contables se realizan según los eventos,
cuentas, conceptos parametrizables en el sistema según cada entidad.
Interfase Cajero Automático
El sistema de control de efectivo no solo es capaz de controlar los movimientos de
efectivo en las unidades (agencia y centros de acopio), sino también de los cajeros
automáticos, que dependiendo de la entidad, puede representar un porcentaje muy
alto del efectivo ocioso. Con esta interfase la operativa de cajeros automáticos hereda
todos los beneficios y oportunidades de mejora ya mencionados en los módulos del
COE.
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