Implementación de aplicaciones de negocio: Claves para lograr un

Implementación de aplicaciones de negocio:
Claves para lograr un proceso eficiente que
agregue valor y facilite la gestión de su
empresa
Alberto Merino P.
Alberto Merino Pohl es actualmente Gerente de Desarrollo Comercial para
Latinoamérica de SONDA, Anteriormente se desempeñó como Director de
Operaciones de SONDA México, Gerente Comercial SONDA Chile, Gerente de New
Horizons Chile (filial SONDA), Gerente Comercial de LOGICA (filial SONDA), entre
otros cargos. Ingresó a SONDA en 1988. Es Ingeniero Civil de la U. de Concepción
(Chile), y tiene un Postgrado en Administración U. de Adolfo Ibáñez (Chile).
Las aplicaciones de negocios son herramientas computacionales cuyo objetivo
principal es ayudar a las empresas u organizaciones a gestionar su negocio de
manera eficiente, automatizando procesos, incorporando mejores prácticas y,
si son bien utilizadas, pueden llegar a ser incluso diferenciadores por sobre la
competencia.
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Las aplicaciones de negocio se diferencian de las
aplicaciones de escritorio, debido a que
generalmente son multiusuarios e incorporan (o
automatizan) reglas que son propias del trabajo de
una organización, más que las de un usuario
individual. Existen aplicaciones de negocio de uso
general (horizontales), entre las que se destacan los
ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer
Relationship Management) y diversas herramientas
de Business Intelligence, cuyo propósito puede ser
de utilidad para cualquier tipo de empresa; y las
aplicaciones verticales, o de nicho, que están
orientadas a resolver problemáticas puntuales de
industrias específicas, tales como el sector
financiero, servicios, minería, constructoras, entre
otras. Las aplicaciones de negocio también se
pueden catalogar según el tamaño de la empresa
para las cuales fueron diseñadas: corporaciones,
empresas grandes, medianas y pequeñas. SONDA
orienta la implementación de aplicaciones de
negocio a corporaciones y empresas grandes, así
como también a empresas de tamaño mediano que
estén en proceso de expansión y requieran de las
Tecnologías de la Información para abordar este
proceso de crecimiento.
La decisión de implementar una aplicación de
negocios al interior de una organización puede ser
motivada por diversos factores, siendo el factor
“aumento de productividad” el más común entre
ellos. A modo de ejemplo, en la medida que una
compañía crece y alcanza un mayor grado de
madurez, necesita imperiosamente comenzar a
automatizar sus procesos de negocios, debido a que
éstos se tornan más complejos y demandantes en
términos de personal y de recursos. De no hacerlo,
los costos y los tiempos necesarios para procesar
información aumentan exponencialmente. Por otro
lado, también existen factores “competitivos” que
hacen necesaria la incorporación de tecnologías de
la información, y que permiten a la compañía
diferenciarse de la competencia ofreciendo, por
ejemplo, un servicio más rápido o de mejor calidad a
sus clientes.
La selección de la aplicación de negocios más
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adecuada para una organización es una decisión
estratégica, no solo por el impacto a todo nivel en la
compañía, sino también porque es una decisión a
largo plazo. Al elegir una aplicación de negocios, se
deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
funcionalidad - ¿están cubiertos todos los procesos de
negocios de la compañía en la solución adquirida? -;
escalabilidad - ¿la solución permite incorporar nuevos
usuarios, razones sociales, bodegas, u otras
funcionalidades adicionales en la medida que crezca
la compañía? - ; y transaccionalidad - ¿la herramienta
soporta el volumen de transacciones comerciales,
volumen de productos y/o volumen de socios de
negocios que administra la compañía actualmente?
Todos estos aspectos son clave, sin embargo, hay otro
que tiene vital importancia a la hora de elegir: la
confiabilidad del proveedor que realizará la
implementación y puesta en marcha de la aplicación.
Este es un aspecto crítico para el éxito del proceso
debido a que cuando una organización adopta una
aplicación de negocio, el proveedor o integrador
debe ser capaz de entender la cultura de la compañía
y conocer muy bien sus prácticas, políticas y procesos,
de modo de asegurar una implementación exitosa.
02
Entre los principales desafíos a los que se ve
enfrentada una empresa antes de comenzar a
implementar una aplicación de negocios, están el
conocer y definir muy bien el objetivo que se busca
con la implementación, establecer procesos de
negocios bien definidos y disponer de un equipo
interno de personas que acompañe el proceso de
implementación.
Por otro lado, las compañías que deciden abordar un
proceso de implementación de una aplicación de
negocios, deben ser conscientes de los riesgos a los
que se verán enfrentadas, los cuales deben ser
analizados con anterioridad, de modo de
administrarlos y mitigarlos adecuadamente. Un
ejemplo de esto es la incertidumbre que genera entre
empleados y usuarios la implementación de una
nueva aplicación. Esta situación podría, por ejemplo,
ser controlada a través de un lanzamiento de la
implementación de la solución, en donde se
divulguen los detalles del proyecto, así como sus
objetivos, para luego ir comunicando de manera
periódica los avances del mismo. Otra situación crítica
a resolver es la resistencia a cambiar la forma de hacer
las cosas, lo que debe ser enfrentado con planes de
capacitación y entrenamiento a los empleados y
usuarios, en donde se destaquen los beneficios que
tendrá para ellos aprender a utilizar este tipo de
herramientas. Además, se puede recurrir a un
consultor de gestión del cambio, que lidere este
proceso de internalización de la nueva herramienta.
Una de las preguntas que a menudo se hacen las
compañías que eligen una aplicación de negocios, es
cómo
capitalizar
los
beneficios
de
su
implementación en el largo plazo. Toda nueva
experiencia está asociada a una curva de aprendizaje
y esta no es la excepción. La capitalización de los
beneficios de haber implementado una herramienta
que permita gestionar el negocio de manera más
eficiente estará directamente relacionada al
aprovechamiento por parte de los usuarios de estas
funcionalidades. La clave allí será mantener
periódicamente planes de mejoramiento continuo
para reforzar el uso de las funcionalidades que la
aplicación contiene, y lo que es todavía más
importante, incorporar en el trabajo cotidiano
funcionalidades adicionales o más sofisticadas que la
aplicación incorpore. Este proceso de mejora
continua en el trabajo permitirá que se aproveche,
de manera gradual, un mayor porcentaje de las
funcionalidades de la aplicación, que se traduce en la
automatización de más procesos de la compañía, y
por ende, en una mayor eficiencia.
En SONDA, contamos con una trayectoria de casi 40
años implementando aplicaciones de negocio,
además de consultores y profesionales certificados
en las principales tecnologías que han ejecutado
exitosamente cientos de implementaciones en
distintos mercados. En este tiempo, nuestros
clientes han podido apreciar los beneficios de contar
con soluciones flexibles, escalables y que cuentan
con el respaldo de una empresa líder que conoce los
distintos entornos de negocio de la región.
Alberto Merino P.
Gerente de Desarrollo Comercial para Latinoamérica,
SONDA S.A.
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