la importancia de documentar las operaciones comerciales y su

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LA IMPORTANCIA DE DOCUMENTAR LAS OPERACIONES
COMERCIALES Y SU REGULACION EN EL CODIGO DE
COMERCIO.
POR EL LIC. ROBERTO MOTA VARGAS
ASOCIADO DEL AREA DE LITIGIO CIVIL Y MERCANTIL DE GOODRICH, RIQUELME Y
ASOCIADOS.
Hoy en día la actividad comercial de las empresas engendra para las mismas la obligación de
estar al día en tecnología y desarrollos que sirvan para que estén a la vanguardia, lo que
ayudaría en mucho a lograr el éxito comercial que todas ellas cotidianamente buscan.
El ritmo vertiginoso de las operaciones comerciales diarias, las variaciones en las contrataciones
de precios, mercancías, etc…, en ocasiones provoca que se descuide la manera de instrumentar
y documentar las mismas.
Dicho descuido puede repercutir de manera importante en caso de que se presente alguna
problemática o controversia con respecto a una operación determinada.
Es muy importante destacar que dentro de la materia mercantil no se requieren formalidades
determinadas para que las partes asuman obligaciones. Es decir, las obligaciones en materia
mercantil se adquieren mediante la suscripción de documentos o emisión de los mismos, cartas
de crédito, nota de crédito, notas de remisión, facturas, intercambio de correspondencia, correos
electrónicos, etc…, por lo que todos y cada uno de los compromisos que se adquieran, generan
obligaciones para las partes que los emiten.
Por otra parte, si se pretende evitar toda clase de riesgos de una determinada operación o
cúmulo de ellas, lo óptimo es que la misma se sustente documentalmente a efecto de que exista
evidencia de que efectivamente la operación comercial tuvo lugar y que las partes adquirieron
determinadas obligaciones.
Un empresario en cualquier decisión que tome con respecto a su negocio, necesariamente debe
medir las consecuencias que la misma engendre midiendo en la medida de lo posible las
contingencias o riesgos que puedan surgir y tomar todas las medidas que estén al alcance de su
mano para que no le afecten en caso de que las mismas se presenten.
BOMCHIL, CASTRO, GOODRICH, CLARO, AROSEMENA Y ASOCIADOS
A RGE NTINA , B OL I V I A , B RA S IL , CHIL E , COL OMB IA , COS TA RICA , E CUA DOR, E L S A LV ADOR, GUA TE MA L A , HONDURA S ,
NICA RA GUA , P A NA MA , P A RA GUA Y, P E RU, P UE RTO RICO, RE P UB L ICA DOMINICA NA , UR UGUA Y, V E NE ZUE L A
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Así existen contratos de garantía de determinadas obligaciones que se encuentran reguladas en
diversos cuerpos normativos, cuya instrumentación es recomendable en caso de que sea
necesario el garantizar de una manera eficiente la obligación principal asumida por el deudor.
Sin embargo, en el presente artículo no se pretende realizar una descripción de dichos contratos,
el objetivo del mismo es simplemente dar una perspectiva general de las pruebas que el Código
de Comercio regula para el caso de la existencia de un juicio mercantil, ya sea ordinario o
ejecutivo, lo cual se determinará tomando en cuenta los documentos que sirvan de base de la
acción que se ejercita.
Se considera importante el saber qué tipo de pruebas se pueden presentar en un determinado
procedimiento, por dos razones fundamentales:
1.- Que el empresario esté consciente de los elementos con los que debe contar para poder
sustentar de manera correcta una determinada operación y,
2.- En caso de alguna controversia, tener a su disposición elementos que sirvan para que en caso
de que se presente un juicio, exista la posibilidad de acreditar ante el juez todos y cada uno de
los elementos que se deben de probar ante una instancia jurisdiccional. Lo anterior, con el objeto
de poder conseguir un resultado favorable dentro del juicio que se presente.
Siendo así, en el Código de Comercio en su Libro Quinto denominado "De los Juicios
Mercantiles", dentro del Título Primero de Disposiciones Generales, en sus capítulos XII a XX, se
contemplan las diversas pruebas admisibles en un juicio mercantil, las reglas generales de las
mismas así como el valor que se le otorga a cada una de ellas.
Los medios de prueba que son admisibles en nuestro sistema judicial son:
1.- La confesión. Dicha prueba resulta ser muy importante ya que las partes tienen la
oportunidad de que la parte contraria sea citada para que comparezca ante el Juzgado a que
conteste preguntas que sean relevantes para la controversia que se presenta, previamente
analizadas y autorizadas por el Juez a fin de que las respuestas vertidas en sentido afirmativo o
negativo sirvan como un medio para probar los hechos en los que una de las partes basa su
acción.
2.- Los instrumentos y documentos. Todos los documentos sean públicos (actuaciones judiciales,
documentos notariales, documentos administrativos, constancias registrales, etc…) o privados
pueden ser ocupados dentro de un determinado procedimiento para producir convicción en el
juzgador. La parte contraria al oferente tiene la oportunidad de desvirtuar los mismos mediante
el incidente que se promueva conforme a lo estipulado por el artículo 1247 del Código de
Comercio. Es importante el objetar un determinado documento por cualquier cuestión anómala
que estos puedan presentar.
Ahora bien, es muy importante resaltar el hecho de que nuestra legislación mercantil contempla
la posibilidad de adquirir derechos y obligaciones mediante el intercambio de información a
través de los mecanismos electrónicos, tales como correos electrónicos, mensajes de datos,
etc…. Igualmente existe la posibilidad de identificar firmas electrónicas, mismas que hoy en día
sirven para agilizar la actividad comercial.
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3.- Los dictámenes periciales. Existen ciertas cuestiones que los jueces no conocen y que para
resolver conforme a derecho y justicia deben comprender. Es por ello, que en ocasiones dentro
de los juicios es necesario que personas con conocimiento en una específica materia auxilien al
Juez al emitir su opinión mediante un dictamen en el cual le expliquen al mismo claramente su
postura ante un determinado cuestionario que se le someta a su consideración. Gracias a las
opiniones de los expertos, el Juez cuenta con los elementos para dictar una sentencia sustentada
en la realidad de los hechos.
4.- El reconocimiento o inspección judicial. La presente prueba se ofrece cuando existen hechos
que para acreditar la existencia de los mismos sea necesaria la presencia o inspección que el
propio Juez realice a través de sus sentidos, a efecto de que sea el mismo juzgador quien se
cerciore de ciertas situaciones que busque acreditar el oferente con respecto a los hechos
aducidos.
5.- El testimonio de terceros. La presente prueba resulta ser muy importante en cualquier
procedimiento, en virtud de que la información que pueda tener cualquier otra persona ajena a
las partes (tercero) dentro de un juicio puede ser vital para la correcta resolución de la
controversia. Es por ello que la legislación mercantil regula y contempla el desahogo de dicha
probanza, cuidando que los testigos que se presenten a declarar sean objetivos y veraces,
buscando siempre el esclarecimiento de la verdad.
6.- Las fotografías, copias fotostáticas, registros dactiloscópicos y, en general, todos aquellos
elementos aportados por los descubrimientos de la ciencia. Hoy en día la tecnología avanza a
pasos acelerados, por lo que nuestra legislación contempla dicha circunstancia a efecto de que la
misma no rebase al sistema procedimental. Para un empresario es muy importante tomar en
cuenta esta consideración debido a que el estar a la vanguardia en instrumentos, estrategias y
aparatos tecnológicos se constituye en un paso fundamental para llegar a tener éxito en un
negocio.
7.- La fama pública. Esta prueba no es muy ocupada hoy en día, sin embargo el Código de
Comercio aún la regula y dan las condiciones para que la misma sea admitida como prueba,
misma que debe ser probada con base a tres testigos que sean fidedignos.
8.- Las presunciones. La presunción es una operación lógica mediante la cual, partiendo de un
hecho conocido, se allega a la aceptación como existente de otro que no era conocido o incierto.
Dichas presunciones revisten dos aspectos, el legal que parte de la ley y la humana que se da
cuando de un hecho debidamente probado se deduce otro que es consecuencia ordinaria de
aquél.
9.- Los demás medios que produzcan convicción en el juzgador. El legislador al dejar abierta la
posibilidad de que las partes pueden ofrecer cualquier medio que produzca convicción en el
juzgador hace que nuestro sistema procedimental no sea restrictivo y ya será labor del juez el
admitir y valorar una prueba ofrecida dentro de una determinada controversia.
En la práctica igualmente se suele ofrecer la prueba instrumental de actuaciones que son todas
aquéllas constancias que aparezcan en el expediente en el cual se tramita el juicio.
Como usted amable lector se podrá percatar, la legislación procesal en materia mercantil
contempla la existencia de una amplia gama de probanzas que en un momento dado pueden ser
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ofrecidas dentro de un determinado juicio. Es por ello que de una forma sucinta se han detallado
cada una de ellas a fin de que la comunidad empresarial cuente con una idea ante lo que pudiera
enfrentarse en caso de que se presente un juicio de dicha naturaleza.
Es muy importante tomar en consideración todo lo anterior, ya que al contar con todos y cada
uno los medios de prueba que puedan producir convicción en el juez sobre la existencia de los
hechos narrados, se da un paso muy importante para la consecución de un fin primordial en el
trabajo de cualquier litigante y su cliente: obtener una sentencia favorable.